13 de junio del 2016 DCA-1512

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio No Señor Ramiro Ramírez Sánchez Director General Sistema Nacional de Educación Musical Estimado señor: 13 de junio del 2016 DCA-1512 Asunto: Se concede autorización al Sistema Nacional de Educación Musical (SINEM), para que contrate directamente con la empresa Escuela Social Juan Veintitrés S.A., la contratación del servicio de hospedaje y alimentación para 150 personas (incluyendo servicio médico, seguridad y vigilancia), del 03 al 15 de julio de 2016, por un monto de ,00, para la realización del Campamento de Orquestas Nacionales. Damos respuesta a su oficio N DA-SINEM del 05 de mayo del 2016, recibido en esta Contraloría General el 06 de ese mismo mes y año, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficios No (DCA-1230) del 12 de mayo de 2016 y (DCA-1343) del 25 de mayo del presente año, esta División solicitó información adicional necesaria para atender el trámite, requerimientos que fueron atendidos por esa Administración mediante los oficio Nos. DG-SINEM del 18 de mayo de 2016 y DG-SINEM del 25 de mayo del I. Antecedentes y justificaciones. A los efectos de la solicitud de autorización el Sistema Nacional de Educación Musical señala como parte de las justificaciones los siguientes aspectos: 1. Señala la Administración que desde hace varios años el SINEM, realiza durante las vacaciones de medio año del Ministerio de Educación Pública, el Campamento de Orquestas Nacionales, donde participan músicos, estudiantes de todas las sedes de SINEM alrededor del país, directores invitados, tanto nacionales como extranjeros y profesores especializados en instrumentos de la orquesta, actividad que resulta muy importante para la formación e interacción de los estudiantes, permitiendo expandir sus conocimientos. Durante estos días se brindan clases maestras y se realizan presentaciones en comunidades aledañas. Agrega que quienes participan de este campamento son estudiantes que pasan por un proceso de selección, por lo que

2 2 consideran a las orquestas Carmen Lyra y Julio Fonseca, como las Selecciones Nacionales de Música del país, en categorías infantil y juvenil, respectivamente. 2. Manifiesta que para el presente año la Administración requiere realizar el Campamento de Orquestas Nacionales en las fechas que corren desde el 03 hasta el 15 de julio de 2016, fechas que consideran indispensables pues coinciden con las vacaciones de medio año (del MEP), y al tratarse de estudiantes escolares y colegiales, solamente en estas fechas les sería posible celebrar el campamento, por lo que requieren de un lugar que reúna las condiciones mínimas necesarias para poder ofrecer a los niños y jóvenes del SINEM una agradable experiencia en el Campamento de Orquestas Nacionales y que además tenga capacidad y disponibilidad de espacio para 150 personas en las fechas indicadas. 3. Afirma el SINEM que para la celebración del Campamento de Orquestas Nacionales a celebrarse del 03 al 15 de julio de 2016, requiere que el lugar a contratar cuente con las siguientes condiciones mínimas, a saber: - Ubicado en el gran área metropolitana, para facilitar el transporte de los músicos de las sedes al lugar del campamento y además del campamento a los centros de población escogidos para realizar los conciertos, 4 conciertos en total. (Basílica de Nuestra Señora de los Ángeles, Terramall, Catedral Metropolitana y Templo Católico de Curridabat). - Hospedaje para 150 personas, ya sea en hospedajes dobles, o grupales con camarotes y duchas en módulos independientes, para facilitarles a los estudiantes que no deban salir a los pasillos para ir a bañarse o al servicio sanitario. - Auditorio para actividades grupales, (talleres, charlas, recitales, etc.). Debe contar con asientos para todos los participantes e invitados. Buena iluminación, salidas de emergencias, visibilidad adecuada del escenario. La capacidad del auditorio deber ser por lo menos para 250 personas. - Salas de ensayo de al menos 8 x 2 mts para que toda la orquesta tenga buen espacio y que la altura de al menos 3 metros propicie una buena acústica. - Además, es necesario contar con salas más pequeñas para clases seccionales y clases personalizadas. - Cada estudiante o participante hospedado debe contar con una cama individual. Todos los colchones y almohadas utilizados deben ser confortables, aptos para un sueño reponedor. Cada cama debe contar como mínimo con dos sábanas y una cobija. - Las habitaciones no deben exceder la capacidad de tres personas por habitación a no ser que sean adaptados camarotes. Siempre conservando una excelente calidad en el ambiente. - Cada habitación debe contar con servicios sanitarios, duchas suficientes, ganchos para colgar ropa, bancas y con muy buen orden y limpieza.

3 - Las habitaciones deben contar con aire acondicionado o un ventilador por habitación doble o dos por habitación triple. - Las habitaciones deben ser limpiadas, revisadas y acondicionadas una vez al día como mínimo. - Brindar el servicio de alimentación completo (3 comidas, dos meriendas) en un salón o área dedicada para la alimentación: desayunos, almuerzos, cenas y meriendas servidos en el lugar del hospedaje. Son 5 tiempos de comida en total. Las cenas y almuerzos deben ser plato fuerte: al menos dos porciones de carne (porción tamaño equivalente a la palma de la mano) de buena calidad y tres acompañamientos. El lugar debe ofrecer este servicio y la posibilidad de variar en caso de ser necesario. - El desayuno debe ser variado por día: Pinto, huevos, jamón, salchicha, queso blanco, fruta, tostadas, café o chocolate y jugo. - Limpieza diaria de dormitorios y otras áreas, seguridad 24/7, enfermería o servicio de emergencias médicas, aulas, salón grande para ensayos de la orquesta, espacios abiertos al aire libre para actividades recreativas y ubicación de toldos para los seccionales y/o clases maestras si fueran requeridos. - Acceso rápido a centros de salud en caso de emergencia. - Disponibilidad de fechas (para nosotros es vital realizar el campamento durante las vacaciones de medio año del MEP). 4. Afirma la Administración solicitante que para la ejecución del Campamento de Orquestas Nacionales cuenta con un disponible presupuestario de ,00, y aporta certificación de contenido presupuestario No. DF visible a folio Indica que, se realizó un estudio de mercado, afirmando que todos los potenciales oferentes les fueron planteados los mismos requerimientos del SINEM para la realización del Campamento de Orquestas Nacionales obteniendo el siguiente resultado: 3 Campamento La Montaña Christian Camps en San Ramón de Alajuela, no posee disponibilidad en las fechas solicitadas (folios 3 y 8) Campamento Bautista en Alajuela No cuenta con las condiciones necesarias para las actividades de la institución ya que no posee un salón adecuado para ensayos generales y no cuenta con una distribución y capacidad apropiadas para los fines institucionales. Igualmente no cuenta con capacidad para albergar a tantas personas (folios 3 y 9) Universidad EARTH no solamente está muy alejada del Gran Área Metropolitana sino que también el costo de las operaciones es más elevado que el que cuenta la Institución. (folios 3 y 12) La Campiña Country Club En estas instalaciones solamente tienen espacio de hospedaje para 90 personas y no cuentan con los demás servicios que la Institución requiere. (folios 3 y 18)

4 4 Campamento Roble Alto en Heredia Las Instalaciones cuentan con suficiente espacio, pero los salones de ensayos son para grupos pequeños y no cuentan con un auditorio cerrado y dada la época invernal es necesario que el lugar de presentación o ensayos sea cerrado. 6. Debido a lo anterior, indica que de acuerdo al tracto económico de la institución u las características requeridas para la actividad les fue imposible encontrar, a través de un estudio de mercado, otro oferente que participe en la contratación y del estudio realizado únicamente la empresa Escuela Social Juan Veintitrés S.A. cuenta con la disponibilidad de espacio para las fechas señaladas, cuenta con espacio suficiente de instalaciones para el hospedaje y alimentación de 150 personas, que brinden el servicio médico, seguridad y vigilancia, de las delegaciones participantes en la actividad. Señala la institución solicitante que los servicios de hospedaje, alimentación, servicio médico y seguridad y vigilancia son necesarios ya que la mayoría de participantes de la actividad son niños y adolescentes que necesitan de este cuidado, además manifiesta que los instrumentos musicales son propiedad del SINEM y de no contar con servicio de seguridad se corre el riesgo de algún tipo de daño o pérdida y que la Administración no cuenta con funcionarios médicos ni guardas de seguridad. Por su ubicación cuenta con facilidad para transportar a los estudiantes de todas las sedes del SINEM alrededor del país hasta el lugar del campamento. En caso de emergencia médica cuenta con un área de salud cercana. Agrega que el precio cotizado se ajusta el contenido presupuestario de la Institución, pues el precio ofertado fue de , En cuanto al interés público que persigue la Administración con la celebración del Campamento de Orquestas nacionales, manifiesta el SINEM que además de verse satisfecho el fin público y los objetivos de la Institución, este evento representa un gran avance y motivación para niños y adolescentes provenientes de zonas con indicadores de deterioro social de todo el país, sirviendo como herramientas para el desarrollo humano e inclusión social de esta población. Afirma que con ello se persigue el fomento de destrezas, habilidades, actitudes de quienes asisten al campamento, pues los niños y adolescentes tendrán la oportunidad de ser dirigidos por directores musicales internacional como el señor Gerald Brown de los Estados Unidos de América y el señor Enrique Perreño de España, así como otros que los visitarán de México. 8. Considera la Administración solicitante que la contratación directa de la que solicita autorización es la mejor forma de satisfacer el interés público, pues como indica, el estudio de mercado realizado no dio el resultado esperado, pues no les fue posible encontrar potenciales oferentes, especialmente por las características que conlleva el evento (hospedaje, alimentación, servicio médico, seguridad y vigilancia), todo para 150 personas, las fechas del evento pues coinciden con vacaciones de medio periodo del Ministerio de Educación Pública y con la autorización se garantiza el campamento. 9. Por las razones expuestas solicita ese Sistema Nacional de Educación Musical, se autorice realizar una contratación directa, directamente con la empresa Escuela Social Juan Veintitrés S.A., para la contratación del servicio de hospedaje y alimentación para

5 5 150 personas, del 03 al 15 de julio de 2016, por un monto de ,00, para la realización del Campamento de Orquestas Nacionales. 10. Aporta la certificación de contenido presupuestario, declaraciones juradas en relación con el régimen de prohibiciones en materia de contratación administrativa e impuestos nacionales, certificación de la C.C.S.S. sobre las obligaciones obrero /patronales y FODESAF, por parte de la empresa Escuela Social Juan Veintitrés S.A. II. Criterio de la División. La Ley de Contratación Administrativa, contempla como excepciones a los procedimientos ordinarios, la contratación directa autorizada que regulan los artículos 2 bis inciso c), de la Ley de Contratación Administrativa, así como los artículos 138 y 139 de su Reglamento, habilitando la aplicación de la excepción cuando existan razones suficientes para considerar que el procedimiento de contratación directa es la mejor forma alcanzar la debida satisfacción del interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Al respecto, para aplicar un mecanismo de excepción, deben mediar razones suficientes que lleven al convencimiento de que la contratación directa es la vía que mejor satisface el interés público, tal y como lo señala el artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA) al establecer: La Contraloría General de la República podrá autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios en otros supuestos no previstos por las anteriores disposiciones, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. (lo destacado no es del original) En el caso que se analiza, el Sistema Nacional de Educación Musical solicita autorización de este órgano contralor para contratar directamente a la empresa Escuela Social Juan Veintitrés S.A. para el servicio de hospedaje y alimentación para 150 personas (incluyendo servicio médico, seguridad y vigilancia), del 03 al 15 de julio de 2016, por un monto de ,00, para la realización del Campamento de Orquestas Nacionales, puesto que no les fue posible encontrar, a través de un estudio de mercado, otro oferente que participara en la contratación. Justifica también el SINEM que con esta contratación logrará verse satisfecho el fin público y los objetivos de la Institución, agrega además, que este evento representa un gran avance y motivación para niños y adolescentes provenientes de zonas con indicadores de deterioro social de todo el país, sirviendo como herramientas para el desarrollo humano e inclusión social de esta población. Afirma que con ello se persigue el fomento de destrezas, habilidades, actitudes de quienes asisten al campamento, pues los niños y adolescentes tendrán la oportunidad de ser dirigidos por directores musicales internacional como el señor Gerald Brown de los Estados Unidos de América y el señor Enrique Perreño de España, así como otros que los visitarán de México. Al respecto, considera esta Contraloría General que las justificaciones resultan válidas para otorgar la solicitud de autorización, siendo que la realización del campamento indicado

6 resulta necesario para el cumplimiento del fin público y objetivos institucionales, como lo dispone el artículo de la Ley de Creación del SINEM No a saber: a) Crear y desarrollar escuelas de música en todo el país, b) ofrecer a la población costarricense, especialmente a niñas, niños y adolescentes, la oportunidad de acceder a un programa de orquesta y programas especiales de promoción para la formación musical, c) utilizar el proceso de formación musical como una herramienta de desarrollo humano en poblaciones de alto riesgo, para fomentar destrezas, habilidades mentales y actitudes que permitan mejorar la convivencia y las relaciones interpersonales, d) descubrir talentos entre la población de niños, niñas y jóvenes costarricenses, que les permita desarrollarse en el campo musical, e) desconcentrar la educación musical en regiones del país que hayan demostrado el inicio de la formación musical como arma o instrumento laboral para el futuro, f) abrir programas musicales en zonas que padecen deterioro de los indicadores sociales como pobreza, deserción escolar y drogadicción; estos programas se llamarán de acción social musical, y serán infantiles y ensambles varios y g) brindar formación artística y cultural para niños, niñas y adolescentes fuera de la zona metropolitana, gestando la calidad humana y el producto artístico. Ahora bien, pretende ese Institución que se autorice contratar directamente con la empresa Escuela Social Juan Veintitrés S.A., ya que esta cuenta con la disponibilidad de espacio para las fechas señaladas, cuenta con espacio suficiente de instalaciones para el hospedaje y alimentación de 150 personas, que brinden el servicio médico y seguridad de las delegaciones participantes en la actividad. Señala que los servicios de hospedaje, alimentación, servicio médico y seguridad y vigilancia son necesarios ya que la mayoría de participantes de la actividad son niños y adolescentes que necesitan de este cuidado, además manifiesta que los instrumentos musicales son propiedad del SINEM y de no contar con servicio de seguridad se corre el riesgo de algún tipo de daño o pérdida y que la Administración no cuenta con funcionarios médicos ni guardas de seguridad. Por su ubicación cuenta con facilidad para transportar a los estudiantes de todas las sedes del SINEM alrededor del país hasta el lugar del campamento. En caso de emergencia médica cuenta con un área de salud cercana. Agrega que el precio cotizado se ajusta el contenido presupuestario de la Institución, pues el precio ofertado fue de ,00. Sobre las razones brindadas, considera esta Contraloría General que son suficientes para autorizar la contratación directa con la empresa Escuela Social Juan Veintitrés S.A. para el servicio de hospedaje y alimentación para 150 personas (incluyendo servicio médico, seguridad y vigilancia), del 03 al 15 de julio de 2016, por un monto de ,00, para la realización del Campamento de Orquestas Nacionales, en el tanto se tiene por acreditado que de ser de otra forma en este momento- se afectaría el interés público que se persigue, afectando población en riesgo como lo son niños y adolescentes provenientes de zonas con indicadores de deterioro social. Considerando, las razones expuestas entiende este órgano contralor que sí existen razones para proceder a valorar la aplicación de la contratación directa autorizada que contemplan los artículos 2 bis inciso c de la Ley de Contratación Administrativa y 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y se autoriza al Sistema Nacional de Educación Musical para que contrate directamente con la empresa Escuela Social Juan 6

7 Veintitrés S.A. para el servicio de hospedaje y alimentación para 150 personas (incluyendo servicio médico, seguridad y vigilancia), del 03 al 15 de julio de 2016, por un monto de ,00, para la realización del Campamento de Orquestas Nacionales. En cuanto al plazo de la contratación, se estima que es razonable, tratándose de pocos días de relación contractual. De conformidad con lo dispuesto en el párrafo último del artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, procede señalar que en atención a que se autoriza la contratación de marras con una empresa específica, se omite referirse al régimen recursivo por resultar inaplicable. De igual forma en virtud del monto de esta contratación, la misma no requiere del trámite de refrendo ante la Contraloría General de la República y se encarga la debida aprobación interna a la Administración. III. Condiciones de la autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente: 7 1. Se autoriza al Sistema Nacional de Educación Musical para que contrate directamente con la empresa Escuela Social Juan Veintitrés S.A. para el servicio de hospedaje y alimentación para 150 personas (incluyendo servicio médico, seguridad y vigilancia), del 03 al 15 de julio de 2016, por un monto de ,00, para la realización del Campamento de Orquestas Nacionales. 2. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 3. De conformidad con lo señalado en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Administración podrá adjudicar a ofertas que superen ese monto hasta en un diez por ciento. Si la propuesta que se debe adjudicar supera ese diez por ciento, deberá requerir autorización previa a esta Contraloría General para continuar con el procedimiento. 4. De previo al inicio de su trámite, la Administración deberá verificar que se cuenta con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente a las obligaciones derivadas de la presente autorización. 5. De previo a dar inicio a la contratación deberá la Administración verificar que se cuente con todas las autorizaciones y permisos que prevé el ordenamiento jurídico. 6. La Administración deberá verificar que la empresa pueda contratar con el Estado, de forma tal que se respete el régimen de prohibiciones previsto en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, ni que esas empresas cuenten con algún tipo de sanción que les impida contratar con la Municipalidad.

8 8 7. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, que la empresa contratista, se encuentre al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 8. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de los oferentes de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 9. La Administración debe levantar un expediente administrativo que contenga la totalidad de las actuaciones que se realicen en relación con la contratación que se autoriza. 10. Del mismo modo, queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración la conveniencia de realizar la contratación que se autoriza por medio de este oficio, para solventar las necesidades expuestas. 11. Queda bajo exclusiva responsabilidad de la administración, la idoneidad técnica y financiera de la empresa, aspecto que deberá quedar acreditado en el expediente que se confeccione a esos efectos por parte de la Administración. En ese sentido, también queda bajo responsabilidad de la Administración la razonabilidad de los precios acordados. 12. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 13. Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 14. El contrato que llegue a suscribirse deberá contar con la aprobación interna según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 15. Por último, para efectos de la realización de futuros Campamentos de Orquestas Nacionales, deberá esa Administración tomar las medidas necesarias para que el SINEM proceda a contratar los servicios aquí autorizados, aplicando los

9 9 procedimientos ordinarios de contratación administrativa que por el monto corresponda conforme las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del Sr. Ramiro Ramírez Sánchez, Director General o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Alfredo Aguilar Arguedas Gerente Asociado a.i David Venegas Rojas Fiscalizador DVR/chc NI: 12334, 13420, 13445, 14421, Ci: Archivo Central G: