Herramienta de Evaluación de Programas de Voluntariado Corporativo

Transcripción

1 Herramienta de Evaluación de Programas de Voluntariado Corporativo Disponible en: En qué consiste la Herramienta online? La Herramienta de Evaluación de Programas de Voluntariado Corporativo permite medir los resultados e impactos del voluntariado de una empresa en un país desde la visión de los ejecutivos, los trabajadores, los miembros de la comunidad y de las instituciones que colaboran en el desarrollo del programa, como por ejemplo, ONGs, consultoras o instituciones gubernamentales. La herramienta compara las percepciones de los grupos de interés frente a un programa de voluntariado corporativo de carácter nacional determinado. La empresa tiene la posibilidad de evaluar cada uno de sus programas en forma separada y sin costo. Qué gana su empresa? Como resultado, la empresa obtendrá un informe privado con información detallada acerca de la evaluación de su programa. La compañía se podrá sumar a este sistema de medición homologado y reconocido como válido por diversos actores. Ventajas de la herramienta Es gratuita y de libre uso, Permite la cuantificación de los resultados de las estrategias de voluntariado corporativo. Mide el costo- beneficio de los programas de VC, los resultados e impactos cuantitativos más relevantes, Produce un reporte para la empresa. Construye un sistema de reporte de resultados homologado y común para las empresas de América y España, Produce estadísticas agregadas online sobre los programas de VC de América y España, resguardando la confidencialidad total de las empresas que responden (disponible desde el momento en que 20 empresas hayan participado), Es un instrumento de autogestión, pues la evaluación de los programas es realizada por un software que analiza las respuestas de los ejecutivos y los grupos de interés involucrados. 1

2 Secciones de la herramienta: Instructivo para los distintos usuarios. Una cláusula asegura la confidencialidad de la información, Formulario para la empresa, Formularios para empleados, ONGs y beneficiarios, Estadísticas online y "just in time" que reflejan los datos de los programas que se cargan en la plataforma, Reporte a la empresa enviado por , Benchmark para la empresa de cómo está en relación a su industria y a otros programas que abordan el mismo tema (disponible desde el momento en que 20 empresas hayan participado). INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LA HERRAMIENTA Cómo completar la Herramienta? Quiénes la deben completar? Por favor, lea atentamente estas instrucciones antes de completar el cuestionario: Pueden completar esta herramienta empresas de todos los tamaños y actividades económicas de América Latina y España. El resultado que recibe la empresa es un reporte de la evaluación de su programa que será enviado sólo al que la empresa indique. La empresa podrá colocar este informe en los soportes comunicacionales que desee y en sus reportes de sostenibilidad. Las estadísticas y datos del programa se gestionan en forma agregada y se asegura la confidencialidad de toda la información entregada. La herramienta evalúa todas las acciones y programas de Voluntariado de una empresa en UN PAÍS. Para que la medición sea válida, cada empresa debe completar 4 tipos de cuestionarios: 1 ejecutivo con conocimiento de las actividades de Voluntariado Corporativo de la empresa en el país seleccionado. 10 trabajadores que hayan participado de estas actividades. 1 representante de una organización que haya colaborado en el desarrollo de las actividades (ONG, consultoras, municipalidades, etc.). 10 representantes de la comunidad beneficiada con estas actividades. El reporte de resultados para la empresa SÓLO será generado y enviado por si la empresa logra que todas las personas indicadas anteriormente respondan los cuestionarios. 2

3 El sistema enviará el reporte final a los 2 meses de iniciado el proceso, por lo tanto, todos los cuestionarios deben ser completados en ese período de tiempo. El ejecutivo debe indicar su . Este es la única forma que tendrá el sistema de comunicarse con él. Se recomienda que el ejecutivo envíe la invitación a participar del cuestionario a trabajadores, organizaciones colaboradoras y comunidades beneficiadas. Modelos de para enviar a cada uno de ellos para trabajadores (mínimo 10 participantes) Estimados voluntarios, Estamos evaluando los programas de Voluntariado Corporativo de (TU EMPRESA) en (TU PAIS). Para ello, les pedimos por favor que nos entreguen su opinión en forma anónima, contestando una encuesta online durante 15 minutos. Por favor haz clic aquí para responder la encuesta. para representante de entidad colaboradora (mínimo 1 representante de ONG, Consultora, Municipalidad, etc.) Estimado amigo, Estamos evaluando los programas de Voluntariado Corporativo de (TU EMPRESA) en (TU PAIS). Para ello, le pedimos por favor que nos entregue su opinión en forma anónima, contestando una encuesta online durante 15 minutos. Por favor haz clic aquí para responder la encuesta. para beneficiarios (mínimo 10 participantes) Estimados amigos, Estamos evaluando los programas de Voluntariado Corporativo de (TU EMPRESA) en (TU PAIS). Para ello, les pedimos que nos entreguen su opinión en forma anónima, contestando una encuesta por internet durante 15 minutos. Por favor haz clic aquí para responder la encuesta 3

4 QUÉ ASPECTOS DEL VOLUNTARIADO CORPORATIVO MIDE ESTA HERRAMIENTA? Los ejecutivos, trabajadores, organizaciones colaboradoras y comunidad beneficiada pueden acceder a cuestionarios que le permitirán evaluar sus programas de voluntariado corporativo de carácter nacional. La Herramienta funciona de forma automatizada, así, basta responder el cuestionario completo para obtener un informe privado con la evaluación de la empresa. Por otra parte, la información general se almacena en una base de datos que presenta las estadísticas a nivel de país, actividad económica y área de intervención. Dimensiones que evalúa la Herramienta La Herramienta evalúa las cuatro etapas de un programa genérico de Voluntariado Corporativo: Diseño: Configuración previa o planificación del proyecto de Voluntariado Corporativo que influirá en la dimensión del impacto del programa. Por ejemplo, se incluyen subdimensiones tales como el ajuste del programa a la estrategia general de Responsabilidad Social de la empresa o la focalización del programa en torno al Core Business de la compañía. Inversión: Contribución de la empresa al programa de voluntariado o elementos que le permiten a la empresa su ejecución, como los recursos monetarios, productos, servicios o las horas destinadas al voluntariado por parte de los trabajadores. Ejecución: Forma en que el apoyo y/u operación de los proyectos de Voluntariado Corporativo de la compañía son organizados, manejados y desarrollados durante su implementación o intervención. Percepción de Impacto: Percepción de resultados a corto y a largo plazo. En algunas herramientas se divide entre resultados a corto plazo y largo plazo. En este caso se ha optado por unirlas en una sola dimensión, producto de la heterogeneidad de los proyectos a evaluar, lo que dificultaría una medición de los resultados a corto plazo. Por ejemplo, evaluar programas de voluntariado corporativo que tienen como resultado la construcción de viviendas no es comparable a un programa que busca la capacitación laboral de mujeres; no obstante, sí son comparables a mediano o largo plazo en el impacto ya que ambos buscan mejorar la calidad de vida de la comunidad. Se han escogido estas dimensiones en base a las siguientes consideraciones: 1.- El instituto Points of Light elaboró, en colaboración con otras instituciones, recomendaciones para una evaluación estandarizada de los programas de VC y recomienda que se consideren al menos 4 tipos de datos: input, proceso, output y outcome. Estos 4 tipos de datos propuestos por Points of Light son la base de las dimensiones de los cuestionarios de esta Herramienta. Se decidió unir output y outcome en la dimensión denominada impacto recogiendo la terminología propuesta por la Guía ISO Por otra parte, se decidió denominar a los datos de proceso como ejecución para clarificar su contenido. Además, se adicionó la dimensión de diseño para integrar aquellos indicadores que permitan evaluar la planificación, coherencia global e integración del programa a la estrategia de RSE de la empresa. Y, finalmente, se decidió denominar a la dimensión input como inversión. Estas denominaciones buscan clarificar los nombres de las dimensiones en el idioma español. 4

5 2.- El principal criterio que se aplica en la selección de estas dimensiones es la exhaustividad ya que, estas etapas se dan en forma consecutiva. Esta selección de dimensiones permite evaluar ex post la totalidad de un programa de Voluntariado Corporativo de principio a fin. Resultados de la Herramienta Durante la primera etapa el sistema enviará a cada empresa un reporte (al que la empresa indique) con los resultados de la aplicación de la herramienta sobre las acciones de voluntariado en el país que se haya evaluado. Esta evaluación clasificará las acciones de voluntariado de la empresa, en el país seleccionado, según el cumplimiento de los siguientes criterios: Las acciones de Voluntariado Corporativo de la empresa en su país a.- Cuentan con una política claramente establecida por escrito que se comunica a todos las partes involucradas: ejecutivos, voluntarios, ONGs colaboradoras, beneficiarios, entre otros.(aspecto en relación al Diseño del VC). b.- Se utilizan los recursos necesarios para que el programa de Voluntariado Corporativo logre buenos resultados e impactos (Criterio relacionado a la dimensión de la Inversión en VC). c.- Brinda la oportunidad de implementar el programa de voluntariado con efectividad en toda la estructura de la empresa (en relación a la dimensión de la Ejecución). d.- Se percibe que las acciones de voluntariado de la empresa tienen un impacto en todos los grupos de interés involucrados en el programa (Percepción de Impacto). El cumplimiento de estos criterios es medido con distintas preguntas en el cuestionario. Dicha medición entrega un puntaje que permite clasificar a las acciones de voluntariado corporativo en un país en los siguientes niveles: VC Avanzado: De 66,7 a 100 puntos VC Intermedio: De 33,4 a 66,6 puntos VC Inicial: De 0 a 33,3 puntos Para clasificar el programa como Inicial, Intermedio o Avanzado, se utilizan las respuestas de los ejecutivos a las cuatro dimensiones evaluadas por la herramienta (diseño, inversión, ejecución e impacto). Cada una de las dimensiones es construida a través de la sumatoria de las preguntas correspondientes. Cada dimensión tiene un rango de valores entre 0 y 10. Al sumarlos pueden obtener un puntaje de 0 a 40. 5

6 Cuadro 1. Esquema general de evaluación global del Voluntariado Corporativo POR QUÉ Y PARA QUÉ CONSTRUIMOS ESTA HERRAMIENTA? Tras la realización de nuestro Primer Estudio Culturas de Voluntariado Corporativo: Rasgos Distintivos en Programas Exitosos de Voluntariado Corporativo en Europa y Latinoamérica notamos un gran desarrollo de los programas de Voluntariado Corporativo en ambas regiones con propuestas variadas y coherentes con la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) y la sostenibilidad. Sin embargo, dicho desarrollo NO es sostenible en el tiempo si no es acompañado por un método de evaluación común, el cual está ausente en un 70% de las empresa que tienen programas en España. Existe una variedad de sistemas para determinar el aporte de estos programas, como el número de horas trabajadas voluntariamente, así como evaluaciones antes y después de la ejecución del programa sobre las habilidades y actitudes de los voluntarios. Sin embargo, la medición de los impactos para la comunidad sigue siendo una asignatura pendiente para la mayoría de las iniciativas de VC. Por otra parte, la ISO señala que el desempeño efectivo de la Responsabilidad Social depende, entre otras cosas, de la 6

7 evaluación, seguimiento y revisión de las actividades que la componen. La diversidad de los programas, sus objetivo, y las realidades culturales donde se desarrollan, dificultan la creación de un sistema común de medición de los resultados. Y si bien la naturaleza de algunos proyectos facilita la cuantificación de resultados, como por ejemplo, el número de beneficiarios o el tamaño de área geográfica atendida, la mayoría no se puede medir de manera tan sencilla. Generalmente los sistemas de medición son complejos y requieren de personas que realicen análisis; esto dificulta su masividad y la posibilidad de comparar los programas de VC. La cantidad de programas de VC aumenta progresivamente, al igual que la cantidad de dinero y tiempo invertidos en ellos; es por eso que se torna fundamental contar con instrumentos que puedan medir sus resultados. La existencia de un proyecto en sí no es una demostración de su éxito. Se requiere saber qué impacto tuvo la iniciativa, tanto en la empresa como entre sus trabajadores, las instituciones colaboradoras y la comunidad beneficiada. Además es imprescindible contar con una Herramienta que evalúe los programas y permita reconocer cómo los distintos stakeholders están percibiendo su desarrollo e impacto. Esto posibilitará transparentar las actividades de la compañía y en especial, de sus actividades de Voluntariado Corporativo mediante la identificación de brechas de percepción. METODOLOGÍA: Cómo construimos esta Herramienta? Etapa I: Desarrollo de dimensiones, indicadores y diseño del reporte de resultados. Selección de dimensiones e indicadores revisando fuentes secundarias y priorizando la selección de indicadores cuantitativos, Desarrollo de los instructivos: quién debe completar la evaluación, y cómo se completa, Diseño del reporte homologado para las empresas que participan. Etapa II: Validación del contenido de los cuestionarios. Validación de los indicadores y el formato del reporte por parte de empresas multinacionales que tengan programas de voluntariado y expertos en el tema. La validación se realizó con la metodología panel de expertos, Revisión y ajuste de los cuestionarios o formularios según las sugerencias del panel. Etapa III: Construcción del sitio Web. Colocar la herramienta online, creando un formulario, una base de datos, un sistema de producción de estadísticas y el output de un reporte online. Etapa IV: Validación estadística de las dimensiones e indicadores. Prueba piloto de la herramienta en terreno y online. Ajuste del instrumento post verificación estadística. 7

8 Etapa V: Marcha blanca de la Herramienta. Se inicia el uso de la Herramienta hasta completar 20 casos. Etapa VI: Desarrollo total de la Herramienta online. Cuando20 empresas hayan evaluado sus programas con esta Herramienta, se dispondrá enla web las estadísticas online agregadas. Para el desarrollo de la herramienta Forum Empresa y Fundar contaron con el asesoramiento estratégico de Celina Pagani-Tousignant y Francisco Olivos, a quienes agradecemos su colaboración. A continuación se incluyen detalles sobre los procedimientos de las Etapas I y IV. Etapa I: Desarrollo de dimensiones, indicadores y diseño del reporte de resultados. Análisis de 19 herramientas ya existentes, identificando su propósito y aspecto distintivo, Clasificación de las herramientas según dos criterios: a) Herramientas con contenido básico, avanzado o específico en temas de VC, b) Herramientas con contenido en temas no relacionados con el VC, pero con un formato similar a la herramienta que se buscaba crear, Selección de los aspectos relevantes a incluir en esta herramienta. Las 19 herramientas y documentos revisados fueron: 1. Codespa (2010). Voluntariado Corporativo para el Desarrollo. Una herramienta estratégica para integrar empresa, empleados y desarrollo. 2. Forum Empresa & Fundar. Voluntariado Corporativo en España y Latinoamérica. Santiago, Chile: GrupoK. 3. Business in the community (sf). How to be Cares Team Leader. 4. Engage Tool Kit Employee Community Engagement 5. Mathieu, M., Charlotte Coker & Jennifer Kim (2004). Developing Excellence in Workplace Volunteer Programs: Guidelines for success. Washington: Points of Light Foundation & Volunteer Center National Network. 6. Boccalandro, B. (2009). Mapping Success in Employee Volunteering: The Drivers of Effectiveness for Employee Volunteering and Giving Programs and Fortune 500 Performance. Boston College Center for Corporate Citizenship. 7. Points of Light Foundation (2007). Policies and Procedures of the Best Employee Volunteer Programs. Washington D.C.: Points of Light Foundation. 8. Points of Light Foundation & Boston College Center for Corporate Citizenship (2005). Measuring Employee Volunteer programs: The Human resources Tool. 9. Nicholls, J., Eilis Lawlor, Eva Neitzert & Tim Goodspeed (2009). A Guide on Social Return on Investment. Inglaterra: Society Media. 10. Benefits to businesses that enable their staff to get involved in community activities 11. Employee Engagement: The Impact of Community Activity on Employees 12. London Benchmarking Group (2000). Companies in Communities: Valuing the Contributions and Assessing the Impact. Londres: Charities Aid Foundation. 13. Dow Jones Sustainability Indexes. 8

9 14. Quintero, V. (2007). Evaluación de Impactos del Desarrollo de Base. RedEAmérica. 15. Naciones Unidas (2008). Seguimiento de la observancia del Año Internacional de los Voluntarios. Informe. 16. International Organization for Standarization (2009). Guidance on social responsibility ISO Ginebra. 17. Sedex: History/Collaborative Tools in Sedex 18. Sedex (2008). Información de Perfil y Cuestionario de Autoevaluación. 19. Timberland (2009). Responsibility Beyond Factory Walls: Engaging Factory Workers & Strengthening Communities. Construcción de Indicadores Con el fin de construir los indicadores se realizó una búsqueda bibliográfica para identificar las evaluaciones de Voluntariado Corporativo actualmente disponibles: publicaciones o sistemas de medición utilizadas por otras entidades. Estas herramientas fueron una base para la selección de los indicadores que componen las dimensiones de la herramienta de Forum Empresa y Fundar. Entre las herramientas que contenían efectivamente indicadores y que podían ser medibles a través del cuestionario están: The EVP Repoting Standards Developed del instituto Points of Light; Mapping Success in Employee Volunteering del Boston College; Corporate Citizenship Workbook del BITC y el Informe Voluntariado Corporativo España 2009 del Observatorio de Voluntariado Corporativo. Además, se incluyeron algunos indicadores construidos a partir del conocimiento y la experiencia en temas de voluntariado, no contemplados en las herramientas revisadas. Los criterios de selección de indicadores fueron: Pertinencia y claridad, Posibilidad de agruparlos en alguna de las dimensiones propuestas, Viabilidad de la recolección de información, Posibilidad de realizar comparaciones entre los programas de las empresas (agregada y confidencial). Los tipos de indicadores utilizados fueron: Escalas Likert: Muy de acuerdo, De acuerdo, Ni de acuerdo Ni en desacuerdo, En desacuerdo, Muy en desacuerdo. Variables dicotómicas (Sí/No) de existencia de determinados procesos o procedimientos. Preguntas abiertas que solicitan cifras exactas que buscan cuantificar aspectos del programa como, por ejemplo, la valoración del capital humano invertido. En la dimensión de impacto se usaron indicadores de percepción, debido a la dificultad que implicaba construir indicadores objetivos que permitieran cuantificar los beneficios de los programas. Este problema se produce porque existe una infinidad de tipos de impacto y programas de distinta naturaleza, lo que impide una cuantificación homogénea. Así, se optó por criterios prácticos que permitan evaluar el impacto del programa de voluntariado corporativo. Por ejemplo, si se considera que la Herramienta se puede utilizar para evaluar programas de catástrofes naturales así como, actividades culturales en una comunidad, podemos pensar que ambos tienen impactos muy distintos y requerirían indicadores particulares adaptados a cada tipo de programa, como por ejemplo, la cantidad de viviendas reconstruidas o el porcentaje de personas que han podido acceder a actividades culturales luego del programa. Esto no permitiría comparar los programas y exigiría que las empresas contasen con información que muchas veces no disponen. Por ello, se decidió 9

10 evaluar la percepción de los impactos con el fin de homologarlos independientemente de la diversidad de los programas. Siguiendo con el ejemplo, puede ser difícil que un trabajador o un miembro de la comunidad conozcan la información del porcentaje de personas que han podido acceder a un programa cultural. En cambio, la percepción sí es un elemento del que disponen los cuatro actores que responden la Herramienta. Así, el indicador que mide la percepción será el grado de acuerdo o desacuerdo con un determinado tipo de impacto. Etapa IV: Validación estadística de las dimensiones e indicadores. El puntaje de dimensiones de la evaluación resulta de la sumatoria de las respuestas entregadas por los actores que completan la Herramienta. A cada categoría de respuesta se le entrega un determinado valor. Los tratamientos que se le hicieron a las variables son: Clasificación de las acciones de voluntariado: Para clasificar el programa como Inicial, Intermedio o Avanzado se utilizan las respuestas de los ejecutivos a las cuatro dimensiones evaluadas por la Herramienta (diseño, inversión, ejecución e impacto). Cada una de dichas dimensiones es construida a través de la sumatoria de las preguntas correspondientes. Cada dimensión tiene un rango de valores entre 0 y 10. Al sumarlos pueden obtener un puntaje de 0 a 100. Brechas de percepción: Los cuestionarios de los trabajadores y de las organizaciones colaboradoras permiten obtener el puntaje de las dimensiones de ejecución y percepción de impacto. Los puntajes se obtienen con la sumatoria de las preguntas correspondientes a cada dimensión y son llevados a un rango de valores que va de 0 a 10. Estos resultados son comparados con las respuestas de los ejecutivos para las mismas dimensiones. La percepción de impacto en los distintos grupos de interés (impacto en el medio ambiente, en los trabajadores, en la comunidad beneficiada y en las organizaciones colaboradoras) es comparada entre las respuestas de los 4 actores. Para esto se realiza una sumatoria de las preguntas de cada una de estas dimensiones, y son llevadas a una escala que fluctúa en un intervalo de 0 a 5. Las preguntas del cuestionario contienen variables dicotómicas (Si/No) y escalas de acuerdo Likert con 5 categorías. Estandarización de variables: Para construir un indicador único es necesario que las variables estén en la misma unidad de medida. Para esto se llevan todas a un rango de valores que va de 0 a 1. Así: Sí: 1 No: 0 Muy de acuerdo: 1 De acuerdo: 0,75 Ni de acuerdo ni en desacuerdo: 0,5 En desacuerdo: 0,25 Muy en desacuerdo: 0 Categorías No sabe/no Aplica : son consideradas con puntaje 0 dado que indicaría una insuficiencia del programa, falta de comunicación o de transparencia. 10

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