REPUBLICA DE COLOMBIA PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO PNUD

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1 REPUBLICA DE COLOMBIA PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO PNUD DOCUMENTO DE RESPUESTAS SOLICITUD DE ACLARACIONES EFECTUADAS POR ESCRITO POR POSIBLES PROPONENTES. Proceso Objeto Asistencia técnica para el fortalecimiento de los laboratorios de ensayo y calibración colombianos para la realización de ensayos de consumo y eficiencia energética a equipos de uso final de energía objeto del Reglamento Técnico de Etiquetado -RETIQ. Julio 27 de 2015 A continuación se transcriben las observaciones tal como fueron formuladas por escrito por posibles proponentes y las respuestas dadas por el proyecto responsable del proceso. Por medio de la presente me permito solicitar aclaración referente a las siguientes inquietudes: Página 21 Experiencia de la firma. PREGUNTA No.1: Para la experiencia de la firma en contratos adicionales los contratos de: evaluación de conformidad o vigilancia y control de productos y servicios - Es posible sustentar la ejecución de contratos de evaluación de conformidad a través de la aceptación formal de ofertas emitidas de certificación de producto para otros reglamentos técnicos tales como RETIE o RETILAP Se acepta la experiencia en certificación de producto para otros reglamentos técnicos tales como RETIE o RETILAP. Sin embargo la experiencia debe estar certificada por contratos culminados a satisfacción. PREGUNTA No.2: - En caso de ser posible, deberíamos realizar la solicitud de conformidad con el servicio por parte del cliente, en donde se evidencia el feliz término de la culminación del servicio de evaluación de conformidad?

2 La experiencia de la firma se debe sustentar con certificaciones de las actividades de (el) o (los) contratos cumplidos a satisfacción. Para la experiencia de la firma en contratos adicionales los contratos de: Elaboración, asesoría o ejecución de procedimientos para la implementación de ensayos de consumo y eficiencia energética. PREGUNTA No.3: - XXX es una firma multinacional que cuenta con laboratorios de evaluación de conformidad de etiquetado en eficiencia energética en países tales como Alemania, China y Estados Unidos. Dado que el alcance de contratos implica la solicitud de experiencias en Ejecución de procedimientos para la implementación de ensayos de consumo y eficiencia energética quisiera saber sí los contratos establecidos por nuestras filiales de XXX Alemania, XXX China y XXX USA con sus respectivos clientes, para ejecución de pruebas de laboratorio de equipos en consumo y eficiencia energética, nos pueden servir para acreditar esta experiencia solicitada? No se admiten experiencias de filiales. PREGUNTA No.4: - En caso de poder presentar esas experiencias, aceptan uds. que las experiencias de nuestras filiales en Alemania, China y Estados Unidos, que son filiales con razones comerciales diferentes a las de XXX Colombia S.A., pero que pertenecen al grupo XXX, sean presentadas como parte de la experiencia del grupo XXX, o deberíamos presentar un consorcio entre las firmas XXX que suministrarían estos contratos. Para que estas experiencias sean válidas se debería conformar un consorcio o unión temporal. PREGUNTA No.5: - En caso de permitirnos presentar los contratos de ejecución de ensayos de nuestras filiales, nosotros podríamos suministrar una carta adicional emitida por el representante legal del XXX de cada país mencionando que la filial de XXX Colombia, XXX Alemania, XXX China o XXX USA, pertenecen al grupo suizo multinacional XXX. Por favor confirmar si este sería un procedimiento valido? No se permitiría ya que no se aceptan experiencia de filiales. Lo anterior debido a que la experiencia debe ser de la empresa específica que se está postulando.

3 PREGUNTA No.6: - XXX realizó una experiencia el año pasado con el PNUD en la que realizó la evaluación de la implementación de pruebas e implementación de ISO a nivel nacional en laboratorios con capacidad de ejecutar ensayos de consumo y eficiencia energética. Quisiéramos que nos confirmaran que podemos presentar esta experiencia como parte de las experiencias exigidas en este numeral teniendo en cuenta que uno de los productos requeridos en dicha asesoría fue: Caracterización de la red de laboratorios de pruebas a nivel nacional y la evaluación de la capacidad técnico-operativa y de infraestructura. El cual debía cumplir con el objetivo específico de: Caracterizar la red de laboratorios de pruebas a nivel nacional y evaluar su capacidad técnico-operativa y de infraestructura para implementar protocolos y/o ensayos para la medición del rendimiento energético de los equipos de uso final objeto de estudio. Dicho objetivo tenía el siguiente alcance: ALCANCE DE LOS SERVICIOS, RESULTADOS ESPERADOS Y CONCLUSIÓN DEL OBJETIVO Caracterización de la red de laboratorios nacional y evaluación de su capacidad para implementar pruebas de rendimiento energético de equipos de uso final Realizar un inventario actualizado de laboratorios a nivel nacional y sobre esta base determinar la capacidad técnica y de recurso humano para realizar pruebas de rendimiento energético en los equipos de uso final objeto de estudio, - refrigeradores y/o congeladores (para uso doméstico y comercial), lámparas fluorescentes compactas, de vapor de sodio y mercurio, balastos, acondicionadores de aire, calentadores de agua, lavadoras, gasodomésticos y motores de inducción de uso industrial. -. Es importante tener en cuenta los siguientes parámetros para su caracterización: i) Oferta actual de laboratorios a nivel nacional, ii) Procedencia o vinculación del laboratorio (entidad educativa, empresas, otras instituciones), iii) Origen (ciudad de domicilio del laboratorio), iv) Especialidad en la oferta de pruebas y dentro de éstas, analizar la capacidad de los laboratorios para la realización de pruebas de eficiencia energética de diferentes equipos de uso final objeto de estudio, v) Infraestructura física y tenencia de equipos para la realización de pruebas de rendimiento energético de equipos de uso final, teniendo en cuenta los requerimientos de calidad de orden nacional e internacional, vi) Capacidad de recurso humano básico para la realización de pruebas de eficiencia energética en equipos de uso final y vii) Laboratorios acreditados y no acreditados teniendo en cuenta tipo de prueba realizada y tasa de pruebas realizadas al año Nota 1: El inventario de laboratorios debe abarcar el territorio nacional. Es válido utilizar información secundaria para su construcción, sin embargo se deberá levantar información primaria en los casos de información inexistente de alguna región del país. Nota 2: Se deberá diseñar y desarrollar encuestas a laboratorios, así como a instituciones pertinentes para establecer datos confiables sobre el inventario nacional de laboratorios.

4 Para evaluar la capacidad técnico-operativa del inventario de laboratorios existentes encargados de realizar pruebas de conformidad de la calidad de refrigeradores y/o congeladores (para uso doméstico y comercial), lámparas fluorescentes compactas, de vapor de sodio y mercurio, balastos, acondicionadores de aire, calentadores de agua, lavadoras, gasodomésticos y motores de inducción de uso industrial, frente a los requerimientos para la realización de pruebas de eficiencia energética de equipos de uso final de energía, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos i) Situación actual de la infraestructura de los laboratorios en términos de instalaciones, equipos y personal idóneo para la implementación de pruebas de rendimiento energético, de acuerdo con la normativa vigente para el sector de laboratorios, ii) Frecuencia de ejecución de pruebas y ensayos para determinar niveles de rendimiento energético de equipos de uso final objeto de estudio y iii) Cumplimiento de normas de calidad aplicables en los temas de metrología y calibración. Nota 3: Se deberá tener en cuenta los métodos de ensayo para equipos de uso final establecidos en el proyecto de Reglamento Técnico de Etiquetado - RetiQ. Nota 4: Se deberá llevar a cabo visitas técnicas a los laboratorios soportadas en formularios diseñados para el levantamiento de información relevante que garanticen la evaluación de la capacidad técnica y humana para prestar servicios de pruebas a terceros. De acuerdo con el alcance de las actividades presentadas, parece que es aplicable. Sin embargo, no es sencillo determinar en este momento si esta experiencia es válida o no. Se recomienda al proponente evaluar la pertinencia de presentar la experiencia referenciada. Experiencia del personal

5 PREGUNTA No.7: Para el profesional 1, se pide experiencia en cualquiera de las siguientes temáticas: 1. Evaluación de la conformidad, en la rama de certificación de productos o acreditación de laboratorios de ensayo y calibración. 2. Elaboración, asesoría o ejecución de procedimientos para la implementación de ensayos de consumo y eficiencia energética. Esto quiero decir que podemos presentar experiencia en una u otra actividad? Idem para profesional 2. Si, de acuerdo con el texto de los pliegos se puede presentar para cualquiera de las dos temáticas, por lo tanto aplica experiencia certificada en una (cualquiera de las dos) o ambas de las temáticas especificadas. PREGUNTA No.8: En la página 18, en el ítem C Duración prevista se estipulan 6 meses de ejecución. Sin embargo, considerando los tiempos si se contratara en el mes de agosto se estaría dando cumplimiento hasta el mes de Enero La duración del contrato será de seis meses contada a partir del perfeccionamiento del mismo. PREGUNTA No.9: En consideración al punto 5.2 Actividades. Para el curso magistral a desarrollar en las 3 principales ciudades (Bogotá, Cali y Medellin) cuál sería el máximo de participantes por cada capacitación. Toda vez que la logística de éstas, deberá ser asumida por la empresa adjudicataria. El proponente deberá presentar como parte de su oferta este nivel de detalle. Este planteamiento se tendrá en cuenta en la evaluación de propuestas. Es importante tener en cuenta lo estipulado en los pliegos en relación con el nivel de impacto esperado, que establece lo siguiente: El proponente deberá generar una estrategia que permita impactar como mínimo los laboratorios de ensayo y calibración ubicados en las siguientes ciudades: Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla, Bucaramanga, Manizales, Pereira, Popayán, Copacabana, Palmira, Yumbo, Tenjo, Tunja, Soacha, Zipaquirá y Envigado. En cuanto a la cobertura de la capacitación y la asistencia técnica, se espera que se logre capacitar, asesorar y socializar los temas incluidos en la guía, a 58 laboratorios de ensayo y calibración existentes en el país, teniendo en cuenta las diferentes capacidades técnicas de los mismos, en cuanto a la tenencia de equipos, la calidad de

6 la infraestructura, el aseguramiento de la calidad y la competencia del recurso humano. La ubicación geográfica de dichos laboratorios se concentra principalmente en los departamentos de Cundinamarca, Valle del Cauca y Antioquia, en especial en las ciudades capitales, Bogotá, Cali y Medellín y ciudades aledañas. Por otro lado, los pliegos no establecen un número mínimo o máximo de asistentes, pero como se muestra a continuación, son claros en exigir que se garantice la cobertura a los laboratorios en cuanto a capacitación, asesoría y difusión de material generado: Con el fin de garantizar la cobertura de la capacitación, el proponente deberá desarrollar un (1) curso magistral en mínimo tres (3) ciudades principales de los departamentos que presentan la mayor concentración de laboratorios, para un total de al menos tres (3) jornadas de capacitación de 20 horas cada una. Las ciudades con mayor concentración de laboratorios de ensayo y calibración son Bogotá, Cali y Medellín. Para garantizar la cobertura a un mayor número de laboratorios en ciudades diferentes a las mencionadas, se deberá diseñar una estrategia de conectividad virtual, la cual deberá validarse con el supervisor del contrato. El proponente deberá presentar el diseño del curso especializado y un plan de capacitación, que incluya la metodología a ser utilizada, el contenido programático, los recursos, responsables y tiempos para llevar a cabo las jornadas de capacitación. Así mismo al finalizar el curso, deberá presentar las evidencias pertinentes tales como listas de asistencia, evaluaciones del curso, presentaciones en power point, fotografías, entre otros soportes que demuestren su ejecución. En cuanto a la logística del curso el proponente deberá garantizar los espacios necesarios para desarrollar el curso de capacitación en cada una de las ciudades principales -Bogotá, Cali y Medellín-, así como los apoyos tecnológicos, de personal y alimentos requeridos coffe breaks y lunch- para las jornadas de capacitación. El Proyecto de Normalización y Etiquetado de Eficiencia Energética 76979, apoyará al contratista en la selección de los lugares y el seguimiento a la convocatoria como parte de las tareas logísticas que se deriven de los procesos de capacitación. Por lo tanto los costos asociados a la logística, el alquiler de espacios, apoyos tecnológicos, de personal y alimentos requeridos, así como los desplazamientos de los consultores y demás costos asociados a la realización de las jornadas de capacitación deberán ser incluidos en la propuesta económica del proponente. PREGUNTA No.10: Agradecemos se aclare, cual es el alcance del apoyo del Proyecto de Normalización y Etiquetado de Eficiencia Energética 76979, apoyará al contratista en la selección de los lugares y el seguimiento a la convocatoria, esto significa que el Proyecto de Normalización se hará cargo de los costos en los que se incurra por arriendo de los sitios para la capacitación en las 3 ciudades? No, el alcance del apoyo del Proyecto de Normalización y Etiquetado de Eficiencia Energética 76979, en cuanto a apoyar al contratista en la selección de los lugares y el seguimiento a la convocatoria, se refiere a que el Proyecto supervisará cuáles serán los lugares seleccionados por el contratista para desarrollar las jornadas de capacitación y eventualmente sugerirá posibles lugares para llevarlas a cabo. Por otro lado supervisará la convocatoria de los asistentes a dichas jornadas, de manera que se garantice la participación de actores clave así como la cobertura

7 exigida y estipulada en el alcance de los pliegos y el numeral 5.2 de los mismos. El Proyecto no asumirá ningún costo. Al respecto se recalca lo contenido en el numeral 5.2 Actividades literal a de los pliegos (o la SDP?) el cual indica: los costos asociados a la logística, el alquiler de espacios, apoyos tecnológicos, de personal y alimentos requeridos, así como los desplazamientos de los consultores y demás costos asociados a la realización de las jornadas de capacitación deberán ser incluidos en la propuesta económica del proponente. PREGUNTA No.11: Por otro lado, dado que se han identificado 58 laboratorios. Serán éstos los laboratorios alcance de la presente contratación o se ha considerado incluir más. Los laboratorios identificados para recibir los beneficios de este contrato son los estipulados en los pliegos, los cuales son 58. Sin embargo, si el proponente y el supervisor, en el desarrollo del contrato identifican que este número varía ya sea por aumento o disminución se deberá revisar en conjunto con el supervisor el alcance de esta nueva cobertura. Sin embargo se espera que el número no varíe en mayor medida en donde no se abordarán más de 65 laboratorios. PREGUNTA No.12: Dentro del punto b (página 26), en el ítem Definición de las estrategias más apropiadas para prestar asistencia Dichas estrategias deben incluir al menos las siguientes acciones se solicita dar las opción de utilizar algunas o la mezcla de las opciones propuestas. Toda vez que las estrategias de asistencia serán variables dependiendo del Estado identificado para cada laboratorio. Motivo por el cual se considera en el ítem siguiente la consideración de prioridades. El proponente de acuerdo con su experiencia deberá plantear la estrategia más pertinente para llevar a cabo la asistencia técnica, la cual será evaluada en su propuesta. De acuerdo con lo establecido en los pliegos, se solicita que al menos las estrategias estipuladas se incluyan en la asistencia técnica ya que han sido identificadas como básicas a la hora de llevar a cabo un proceso de esta naturaleza. La mezcla de dichas estrategias es permitida. Igualmente se da la libertad para que el proponente presente estrategias adicionales. Adicionalmente, es importante recordar que los pliegos estipulan que Durante la asistencia técnica el contratista deberá garantizar la asesoría mediante visita de campo, en al menos un (1) laboratorio para cada uno de los ensayos de consumo y eficiencia energética correspondientes a los equipos objeto de estudio. A continuación se presenta el texto de los pliegos en el cual se hace alusión a este aspecto: Definición de las estrategias más apropiadas para prestar la asistencia técnica a los distintos laboratorios de la red de laboratorios de ensayo y calibración de acuerdo con

8 su nivel técnico-operativo, dichas estrategias deben incluir al menos las siguientes acciones: i) Visitas de campo; ii) Entrevistas; iii) Charlas presenciales o semipresenciales; iv) Otras que se consideren pertinentes. PREGUNTA No.13: En términos de la asistencia técnica, cuál es el alcance de la misma. Se entiende que se deberán visitar todos los 58 laboratorios para la implementación de ensayos de consumo y eficiencia energética a equipos de uso final objeto del RETIQ, pero eso no implica que la asistencia llegue hasta que se implemente el ensayo y/o hasta la acreditación del laboratorio. El alcance de la asistencia técnica establece con detalle en el numeral 5.2 Actividades, literal b, que el proponente deberá llevar a cabo una Priorización de los laboratorios de acuerdo con su nivel técnico-operativo y selección de las estrategias de asistencia técnica más apropiada para los distintos laboratorios. Así mismo que Durante la asistencia técnica el contratista deberá garantizar la asesoría mediante visita de campo in situ-, en al menos un (1) laboratorio para cada uno de los ensayos de consumo y eficiencia energética correspondientes a los equipos objeto de estudio. Por lo tanto un laboratorio que tenga posibilidades de implementar un ensayo o acreditarse ante un organismo, debería recibir una asistencia técnica acorde a sus necesidades puntuales. Sin embargo dentro de este alcance no se establece que el proponente deba garantizar la implementación de los ensayos o la acreditación del laboratorio. Punto c. En el alcance de la guía se busca dar el paso a paso para realizar el ensayo o el paso a paso del método de ensayo. La guía deberá incluir el contenido temático del curso el cual abarca, entre otros aspectos, las condiciones necesarias para la realización de los ensayos (infraestructura, equipos, documentación, habilidades de laboratoristas, etc) así como los procedimientos específicos para llevarlos a cabo (es decir los métodos). A continuación se relacionan los apartes de los pliegos donde se menciona lo pertinente: Normas Técnicas Colombianas NTC- y Normas Técnicas Internacionales de ensayos de consumo y eficiencia energética (y de consumo de energía cuando aplique) de los equipos objeto del RETIQ y del alcance del contrato. Generalidades para la medición de la consumo y eficiencia energética y de consumo de energía en equipos de uso final objeto del RETIQ y del alcance del contrato: i) Equipamiento necesario para la medición y necesidades de calibración; ii) Criterios de montaje y preparación de bancos de prueba; iii) Condiciones ambientales requeridas para la implementación de los ensayos en el laboratorio; iv) Unidades y medidas de acuerdo con el SIM; v) Recepción y preparación de las muestras; vi) Análisis de datos y estadística aplicada al análisis de resultados; vii) Seguridad Industrial; ix) otras que se consideren pertinentes Conocimiento, habilidades y competencias necesarias de laboratoristas.

9 Lineamientos para la elaboración de protocolos de prueba genéricos para la implementación de ensayos de consumo y eficiencia energética en equipos de uso final de energía objeto del RETIQ y del alcance del contrato, teniendo en cuenta las características técnicas y operativas de los laboratorios de ensayo y calibración identificados en el territorio nacional. El proponente deberá utilizar como insumo el Reglamento Técnico de Etiquetado y la normativa asociada como referencia para la orientación en la elaboración de los protocolos de ensayo. PREGUNTA No.14: Punto 7(pag 28). Experiencia Mínima de la firma, se solicita Realización de estudios en las temáticas de Evaluación de Conformidad Sin embargo, en cuanto a este criterio (Experiencia mínima) en la página 20, se había expresado lo siguiente: Evaluación de la Conformidad. Agradecería aclarar, cuál de los dos es el criterio habilitante para la experiencia mínima. La experiencia mínima solicitada para la firma se estipula en la tabla del numeral 7 Experiencia Mínimas de la Firma de la página 28. En la página 20 se establece el puntaje de la experiencia de la firma (mínima y adicional), y se establecen las características de la experiencia adicional. Un saludo cordial,