Seminario 51. Excel Avanzado (tablas dinámicas y gráficos dinámicos)

Transcripción

1 Seminario 51. Excel Avanzado (tablas dinámicas y gráficos dinámicos)

2 Contenidos 1. Introducción 2. Herramientas 1. Importar archivos de texto 2. Ordenar datos 3. Eliminar duplicados 4. Filtrar datos 5. Funciones de búsqueda 6. Funciones de texto 7. Funciones lógicas 3. Tablas dinámicas 4. Consejos útiles

3 1. Introducción Plantilla de cálculo, orientadas a generar información numérica preferentemente para realizar cálculos y gráficos complejos. Elementos básicos para trabajar con MS Excel

4 2. Herramientas Herramientas que vamos a ver en las siguientes diapositivas: Importar ficheros de texto Ordenar datos Filtrar datos Eliminar duplicados Funciones de búsqueda Funciones de texto Funciones lógicas

5 2.1. Herramientas: Importar ficheros de texto Para importar ficheros de texto (ya sean.txt,.csv, etc), iremos a la pestaña DATA y elegiremos la opción From Text, dentro de la barra Get External Data. Una vez dentro, tendremos que seleccionar el fichero que queremos importar y después tenemos dos opciones: 1. Si el fichero viene delimitado con algún carácter (por ejemplo ; o ), elegiremos la opción Delimited 2. Si el fichero viene separado con espacios entre columnas elegiremos la opción Fixed width Si el fichero viene delimitado, en el paso siguiente elegiremos el carácter correspondiente (si no es ninguno de la lista elegiremos Other e indicaremos cuál es.

6 2.1. Herramientas: Importar ficheros de texto En la siguiente pantalla podremos elegir el formato de dato General, texto, fecha o no importar la columna. En el caso de la fecha nos deja elegir la máscara. Después de esto elegiremos en que celda comienza a poner los datos.

7 2.2. Herramientas: Ordenar datos Para ordenar los datos elegiremos la opción DATA Sort Se pueden añadir tantos campos como se deseen y su prioridad en la ordenación. Si hemos seleccionado tanto datos como la cabecera tendremos que marcar la opción Mis datos tienen encabezados. Nos dará la opción de ordenar de A to Z, Z to A, de más reciente a menos, etc.. Podemos ordenar tanto por el valor de la celda como por su color, su fuente..

8 2.3. Herramientas: Eliminar duplicados Para ordenar los datos seleccionaremos el rango de celdas donde buscar duplicados y pulsaremos sobre DATA Remove Duplicates. Seleccionaremos las columnas a comparar para buscar duplicados. Por ejemplo, si seleccionamos las columnas nombre y apellidos, buscará y eliminará aquellas filas en las que coincida tanto nombre como apellido, y si seleccionamos todas las columnas buscará que el registro sea idéntico a otro. Tendremos que tener en cuenta también si hemos seleccionado las cabeceras, en ese caso tendremos que marcar My data has headers.

9 2.4. Filtros Simples y Avanzados en Excel Los filtros automáticos / Simples permiten mostrar un subconjunto dentro de una lista con tan solo hacer clic en el botón del ratón. Cuando seleccionamos el comando Filtro en el menú Datos, Excel colocará flechas desplegables directamente en los rótulos de columnas de la lista. Menú Datos y luego Filtro

10 2.4. Filtros Simples y Avanzados en Excel Si hacemos clic en una flecha aparecerá una lista con todos los elementos únicos de la columna. Si seleccionamos un elemento de la lista de una columna específica, ocultará automáticamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado. Ver Ejemplo

11 2.4. Filtros Simples y Avanzados en Excel Filtros seleccionando valores. Filtros por colores. Filtros por Texto : Es igual a / No es Igual a. Contiene / No Contiene. Comienza / Termina. Personalizado. Filtros de número : Es igual, es mayor, es menor, etc. Cuando existe un filtro no olvidar el embudo en la columna pre-filtrada

12 2.4. Filtros Simples y Avanzados en Excel Los filtros avanzados: podemos recurrir a los filtros avanzados cuando los automáticos se muestran insuficientes para resolver los problemas que se nos puedan plantear. Ejemplo: Aplicar más de un criterio a la misma columna. Mover los resultados a otro lugar.

13 2.4. Filtros Simples y Avanzados en Excel Los filtros avanzados. Se selecciona si la lista se filtra y/o si se copia el filtrado a otro lugar. Se especifica el rango de la lista. Se especifica además el rango de criterios.

14 2.4. Filtros Simples y Avanzados en Excel Los filtros avanzados. Permiten seleccionar criterios múltiples. También puedes especificar varias condiciones para diferentes columnas y presentar sólo las filas que cumplan todas las condiciones mediante el comando Filtro del menú Datos.

15 2.4. Filtros Simples y Avanzados en Excel Los filtros avanzados. Permite eliminar duplicados o bien filtrar por valores distintos. Seleccionar rango y aplicar solo registros únicos. Quitar duplicados.

16 2.5. Fórmulas: Funciones de búsqueda FILA: Devuelve el número de fila de la referencia. Se toma la propia celda como referencia por omisión. =FILA( [referencia]) COLUMNA: Devuelve el número de columna de la referencia. Se toma la propia celda como referencia por omisión. =COLUMNA( [referencia]) CONSULTAV: Realizar búsquedas de una referencia en un rango, pudiendo obtener así la información del campo deseado para ese valor. Únicamente devuelve los valores para la primera línea del rango encontrado. Indicando el valor a buscar (Valor buscado), la tabla en la que realizar la búsqueda (Tabla de referencia), la columna con el dato que queremos obtener (Indicador de columna) y opcional, devovler el valor anterior si no encuentra el valor deseado [aproximado]. =CONSULTAV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador columnas, [aproximado]) DESREF: Devuelve el valor de una celda o un rango de celdas en base a otra referencia dada. La referencia en la que se basa la desviación (Valor de referencia), el número de filas hacia abajo (positivo) o hacia arriba (negativo) de la celda superior izquierda del resultado (número de filas), número de columnas hacia la derecha (positivo) o hacia la izquierda (negativo) de la celda superior izquierda del resultado (numero de columnas) y opcionalmente, el número de filas que se desea que tenga la referencia devuelta y número de columnas que se desea que tenga la referencia devuelta. = DESREF(Valor de referencia; número de filas; número de columnas; [height]; [width])

17 2.6. Fórmulas: Funciones de texto CONCATENAR: La función CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirán pueden ser texto, números, referencias de celda o una combinación de estos elementos. Una alternativa es usar el carácter &. CONCATENAR(texto1; [texto2];...) ENCONTRAR: Devuelve el número del caracter en que un determinado caracter o cadena de texto se encuentra en primer lugar, a partir de start_num. Es sensible a las mayúsculas y minúsculas. HALLAR: Devuelve el número del caracter en que un determinado caracter o cadena de texto (find_text) se encuentra en primer lugar, a partir del start_num. No es case sensitive =BUSCAR(find_text;within_text;[start_num] SUSTITUIR: Sustituye un texto_viejo por texto_nuevo dentro de una cadena de texto. Usar SUSTITUIR para reemplazar texto específico en una cadena de texto y usar REEMPLAZAR para cambiar cualquier texto que aparezca en una ubicación específica dentro de una cadena de texto. SUBSTITUIR(texto; texto_viejo;texto_nuevo)

18 2.6. Fórmulas: Funciones de texto IZQUIERDA: Devuelve los num_chars primeros caracteres del texto seleccionado (texto). =IZQUIERDA(text,num_chars) DERECHA: Devuelve los num_chars últimos caracteres del texto seleccionado (texto). =DERECHA(text,num_chars) EXTRAE: Devuelve los num_chars caracteres definidos desde una posición start_num dentro del texto. =EXTRAE(texto;start_num;num_chars) ESPACIOS: Elimina los espacios en blanco delante y detrás, no los espacios en blanco que aparecen en medio de un texto. LARGO: Devuelve el número de caracteres de un texto. MINUSC: Convierte a minúscula todas las letras de un texto. MAYUSC: Convierte a mayúscula todas las letras de un texto.

19 2.8. Fórmulas: Funciones lógicas SI: Se valida una condición definida (Prueba_Lógica), si es correcta devuelve un valor, si es errónea devuelve otro. Los valores de resultado son opcionales. SI(Pueba_logica;[valor_verdadero];[valor_falso]) SIERROR: Si el valor a devolver es un error (#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? o #NULL!), devuelve otro valor predefinido. SIERROR(valor;valor_si_error) Y: Permite evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas O: Devuelve los valores VERDADERO o FALSO después de haber evaluado las expresiones lógicas que se hayan colocado como argumentos

20 2.9. Fórmulas: Funciones matemáticas ABS LOG REDONDEA.PAR ACOS LOG10 REDONDEAR ACOSH M.C.D REDONDEAR.MAS AGREGAR M.C.M REDONDEAR.MENOS ALEATORIO MDETERM RESIDUO ALEATORIO.ENTRE MINVERSA SENO ASENO MMULT SENOH ASENOH MULTINOMIAL SIGNO ATAN MULTIPLO.INFERIOR SUBTOTALES ATAN2 MULTIPLO.INFERIOR.EXACTO SUMA ATANH MULTIPLO.SUPERIOR SUMA.CUADRADOS COCIENTE MULTIPLO.SUPERIOR.EXACTO SUMA.SERIES COMBINAT NUMERO.ROMANO SUMAPRODUCTO COS PI SUMAR.SI COSH POTENCIA SUMAR.SI.CONJUNTO ENTERO PRODUCTO SUMAX2MASY2 EXP RADIANES SUMAX2MENOSY2 FACT RAIZ SUMAXMENOSY2 FACT.DOBLE RAIZ2PI TAN GRADOS REDOND.MULT TANH LN REDONDEA.IMPAR TRUNCAR

21 3. Tablas Dinámicas En ocasiones, las listas contienen muchas filas que debemos resumir y analizar para extraer información relevante. Las tablas dinámicas permiten resumir y analizar, de modo sencillo, los datos de una lista. Excel cuenta con un asistente para crear informes de tablas y gráficos dinámicos. Para crear una tabla dinámica seleccionamos cualquier celda de la lista de datos y ejecutamos en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, Tabla Dinámica.

22 3. Tablas Dinámicas Para crear la tabla dinámica. Seleccionamos cualquier celda de la lista de datos y ejecutamos en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, Tabla Dinámica. IMPORTANTE. La selección de datos debe tener columnas y/o títulos diferentes.

23 3. Tablas Dinámicas Formatos de Tablas Dinámicas y Segmentación de Datos.

24 3. Tablas Dinámicas Formatos de Tablas Dinámicas y Segmentación de Datos.

25 4. Consejos útiles ATAJOS Ctrl + Flechas: Seleccionar la última celda rellena o siguiente celda rellena en caso de Ctrl + Shift + Flechas: Seleccionar el rango hasta la última celda rellena Ctrl + J: Copiar hacia abajo en las celdas seleccionadas Ctrl + D: Copiar hacia la derecha en las celdas seleccionadas. Ctrl + Avpag: Ir a pestaña siguiente Ctrl + Repag: Ir a pestaña anterior Ctrl + Z: Deshacer Ctrl + Y: Rehacer Ctrl + N: Nuevo libro Shift + F11: Nueva hoja Ctrl + Espacio: Seleccionar toda la columna seleccionada. Shift + Espacio: Seleccionar toda la fila seleccionada. Ctrl + Shift + L: Aplicar / Quitar filtro en la fila seleccionada Alt + Flecha abajo (en una celda con filtro): Desplegar el filtro F2: Editar celda seleccionada F4: Alternar el tipo de referencia (absoluta, relativa, parcial) F9: Realizar los cálculos en todo el documento Shift + F9: Realizar los cálculos en la hoja actual

26 Preguntas y Dudas?

27 Muchas Gracias!!