Guí a para el registro de tesis (DB-GE-G-03)

Transcripción

1 Guí a para el registro de tesis (DB-GE-G-03)

2 Tabla de contenido Registro de tesis... 3 Búsquedas... 3 Agregar ejemplar Nuevo registro... 8 Etiquetas... 9 Etiqueta: 000 [Líder]... 9 Etiqueta: 003 [Identificador del número de control]... 0 Etiqueta: 005 [Fecha y hora de la última transacción]... 0 Etiqueta: 008 [Elementos de longitud fija]... 0 Etiqueta: 040 [Fuente de catalogación]... 3 Etiqueta: 090 [Clasificación]... 3 Etiqueta: 00 [Nombre del autor]... 4 Etiqueta: 245 [Registro de título y mención de responsabilidad]... 4 Etiqueta: 264 [Producción, publicación, distribución, fabricación y derecho de autor]... 5 Etiqueta: 300 [Descripción física]... 6 Etiqueta: 300 [Descripción física] - Con ilustraciones... 7 Etiqueta: 300 [Descripción física] - Sin ilustraciones... 7 Etiqueta: 300 [Descripción física] - Con material complementario... 8 Etiqueta: 502 [Nota de tesis]... 8 Etiqueta: 530 [Nota de formato físico adicional disponible]... 9 Etiqueta: 690 [Carrera]... 9 Etiqueta: 700 [Autor secundario Nombre personal] Etiqueta: 856 [Localización y accesos electrónicos]... 2 Etiquetas: 942 [Entrada tipo de material] Histórico de Revisiones Firmas de Autorización

3 Registro de tesis La presente guía nos muestra el procedimiento a seguir para la elaboración de registros de las Tesis en el sistema KOHA, tanto en formato impreso como en formato CD. Es importante señalar que en el caso de contar con un título tanto en formato impreso como en formato CD, habrá un registro bibliográfico para cada uno de ellos. Para acceder al sistema se debe ir a la siguiente liga: En la ventana de inicio se escribe nombre del usuario y la contraseña del personal operativo. Búsquedas Se realiza una Búsqueda simple o Palabra clave en el renglón ubicado en la parte superior de la pantalla que dice Ingrese palabras claves para la búsqueda, escribiendo Título o Autor, posteriormente seleccionar Buscar en el catálogo y finalmente dar clic en Enviar. 3

4 Si no se encuentra el título, se realiza una Búsqueda avanzada, para esto debemos dar clic en inicio y posteriormente en búsqueda avanzada. Elegir los diferentes criterios de búsqueda, que se quieran combinar y seleccionar el tipo de ejemplar, en este caso Tesis y/o Tesis en formato CD. Después de seleccionar los criterios de búsqueda, dar clic en Buscar que se encuentra en la parte superior izquierda. 4

5 Agregar ejemplar. Si el título de la tesis fue encontrado en el catálogo colectivo, se debe seleccionar la pestaña Nuevo y dar clic en Nuevo ejemplar para agregar la copia. Aparece el formato en el que se deben llenar los datos de las siguientes posiciones: 2: con la opción Alfanumérico, 3: seleccionando el Área temática en este caso correspondiente a la carrera que se trate, 8: con la opción Colección tesis, o: con el prefijo de la biblioteca y el número consecutivo, p: con el código de barras compuesto por el prefijo de la biblioteca, más el número de la región según corresponda del al 5 y la letra T, v.gr. XBC0T no excediendo los 2 caracteres, t: el número de ejemplar que se está agregando, z: con la licenciatura o posgrado. Si no aparece en el listado, comunicarlo a la Dirección General de Bibliotecas para su creación y y: seleccionando el tipo de material Tesis o Tesis en formato CD. 5

6 Formato impreso: Al terminar el llenado debe quedar de la siguiente manera: Formato en CD Al terminar el llenado, quedará de la siguiente manera: 6

7 Para ambos casos es necesario dar clic en Agregar ejemplar y una vez terminado este proceso seleccionar la opción Normal del menú que aparece a la izquierda de la pantalla y poder visualizar el ejemplar cargado en la parte inferior del registro, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos: Formato impreso Formato en CD 7

8 Nuevo registro Si el título de la tesis no se encuentra en el catálogo colectivo, dar clic en Inicio y elegir Catalogación Seleccionar en Nuevo registro, la opción Tesis. Posteriormente para el llenado de etiquetas, aparece el siguiente formato: 8

9 Etiquetas Etiqueta: 000 [Líder] Para el formato impreso dar clic en el subcampo para actualizar los datos. Para el caso de tesis en formato CD se deberán editar esta etiqueta, dando clic en el ícono ubicado a la derecha de la misma. Modificando posición 06: con el valor m-archivo de computadora. Al terminar el llenado, dar clic en OK y la etiqueta se verá de la siguiente manera: 9

10 Etiqueta: 003 [Identificador del número de control] Dar clic en el subcampo para actualizar los datos. Etiqueta: 005 [Fecha y hora de la última transacción] Dar clic en el subcampo para actualizar los datos. Etiqueta: 008 [Elementos de longitud fija] Dar clic en el ícono de edición de la etiqueta ubicada del lado derecho. Y automáticamente aparece el siguiente cuadro. 0

11 En el caso de tesis en formato impreso: se deben modificar los datos de las siguientes posiciones: 06: seleccionar s- Fecha conocida/probable sencilla. 07-0: Año de publicación de tesis. 5-7: Escribir el código MARC para México mx#. 8: En caso de tener gráficas, mapas, fotografías, etc., seleccionar la opción ilustraciones : Escribir el código de idioma que corresponda a la tesis que se va a ingresar, ya que automáticamente sale spa (español), pero puede ser en cualquier idioma, ejemplo: eng (inglés), fre (francés), ger (alemán), etc. Y al terminar el llenado debe quedar de la siguiente manera, según sea el caso: Al terminar el llenado, dar clic en OK y la etiqueta se verá de la siguiente manera:

12 En el caso de tesis en formato CD, se deben modificar los datos de las siguientes posiciones: 06: seleccionar s- Fecha conocida/probable sencilla. 07-0: Año de publicación de tesis. 5-7: Escribir el código MARC para México mx#. 23: seleccionar el valor q-electrónico directo. 26: Colocar como tipo de archivo de computadora d-documento : se dejará en blanco, borrando los símbolos que contenga : Escribir el código de idioma que corresponda a la tesis que se va a ingresar, ya que automáticamente sale spa (español), pero puede ser en cualquier idioma, ejemplo: eng (inglés), fre (francés), ger (alemán), etc. El llenado debe quedar de la siguiente manera, según sea el caso: 2

13 Al terminar el llenado, dar clic en OK y la etiqueta se verá de la siguiente manera: Etiqueta: 040 [Fuente de catalogación] Datos predefinidos por el sistema (aparecen en automático). Etiqueta: 090 [Clasificación] Clasificación local está compuesta por el prefijo de la biblioteca y el número progresivo de la tesis. Nota: La etiqueta 090 será colocada por la biblioteca que crea el registro de la tesis y cargue el primer ejemplar. La signatura topográfica de los siguientes ejemplares se editará únicamente en la posición o, del formato Agregar ejemplar. 3

14 Etiqueta: 00 [Nombre del autor] Primer indicador = Segundo indicador = indefinido [vacío] Para registrar el nombre del autor, en el subcampo a, se escriben primero los apellidos separados del nombre por una coma y en el subcampo e, se anotará el termino de relación autor. Cuando la tesis tenga más de un autor, el primero que aparece en la tesis se ingresará en la etiqueta 00 y los demás en la etiqueta 700, escribiendo en el subcampo e, el término de relación autor. Nota: Se deberá cuidar el ingreso correcto del nombre del autor de la tesis. Etiqueta: 245 [Registro de título y mención de responsabilidad] Primer indicador = Segundo indicador = se escribe el número de caracteres que no se alfabetizan en la búsqueda, incluyendo espacios (el, la, los, las, guiones; signos de interrogación, admiración; artículos indeterminados ). Escribir el título tal y como aparece en la portada respetando la ortografía del español o el idioma original de la tesis. De tener subtítulo debe ir precedido por dos puntos. 4

15 La mención de responsabilidad son el(los) autor(es), director o asesor tal y como aparecen en la portada. Para separar a más de dos autores se utiliza coma y para separar autor del director o asesor, se utiliza punto y coma (ver ejemplo anterior) y sólo en caso de encontrar más de tres autores, se escribe el nombre del primer autor, espacio y a continuación la frase entre corchetes y otros, más el número restante de los coautores como se indica en el siguiente ejemplo: Etiqueta: 264 [Producción, publicación, distribución, fabricación y derecho de autor] Esta etiqueta deberá llevar en el segundo indicador el número, en el subcampo a, anotar el lugar de publicación (tal y como aparece en la portada) seguido de espacio dos puntos, en el b, nombre del editor seguido por una coma, espacio y el nombre de la entidad subordinada, seguida por coma y en el c, fecha de publicación seguido de un punto. 5

16 En caso de no encontrar en la tesis el lugar de publicación pero se sabe que es de la Universidad veracruzana se podrá de la siguiente manera: Cuando no se encuentre la fecha de publicación se pondrá de la siguiente manera: Etiqueta: 300 [Descripción física] Para el formato impreso en el subcampo a, anotar el número de páginas (cuando ambas caras de las hojas van numeradas) o el número de hojas (si la numeración va en una sola cara de la hoja), seguido de espacio dos puntos, si presenta ilustraciones o espacio punto y coma si no presenta. Si las páginas u hojas finales de la tesis aparecen sin numeración, se contabilizan y se ponen entre corchetes. 6

17 Si la numeración inicial está escrita en número romano, se escribirá dicho número en minúsculas seguido de coma, espacio y el total de página u hojas en número arábigo que corresponda. Si la tesis no viene numerada, se escribirá entre corchetes la frase sin paginación: Nota: En tesis de derecho es muy común que la numeración sea por hojas y no por páginas. En el subcampo b, en caso de existir gráficas, mapas, diagramas, fotografías, etc., se escribirá sólo la palabra: ilustraciones, seguido de espacio, punto y coma. En el subcampo c, se coloca la altura en centímetros de la tesis, seguida de un punto final. Para los casos en que se incluya material complementario (CD, DVD, etc.), se deberá colocar un signo de más al final de la línea, y escribir en el subcampo e: disco compacto (4 3/4 pulgadas), videodisco (4 3/4 pulgadas), etc. Ejemplos: Etiqueta: 300 [Descripción física] - Con ilustraciones Etiqueta: 300 [Descripción física] - Sin ilustraciones 7

18 Etiqueta: 300 [Descripción física] - Con material complementario Para las tesis en formato en CD, se deberá colocar la siguiente información: Etiqueta: 502 [Nota de tesis] Escribir el grado académico y la carrera que indica la tesis. Se escribe la palabra Tesis, Tesina, Monografía, Reporte, Rotafolio, etc. y entre paréntesis el grado académico, espacio, dos guiones, espacio, el nombre de entidad educativa en este caso (Universidad Veracruzana), seguida de una coma y el año de su publicación, tal como aparece en los ejemplos. Ejemplos de etiqueta 502: 8

19 Etiqueta: 530 [Nota de formato físico adicional disponible] Esta etiqueta se utilizará para los títulos contenidos tanto en formato impreso, como en electrónico (CD), o que también se encuentren en el Repositorio institucional, con la finalidad de informar al usuario los diferentes formatos disponibles de una tesis. En el registro bibliográfico de las tesis impresas que también se encuentren en CD, se agregará en el subcampo a, el texto: También disponible en formato CD, quedando la etiqueta de la siguiente manera: Y en el registro bibliográfico de la tesis en CD, se agregará en el subcampo a, la nota: También disponible en formato impreso, quedando de la siguiente manera: Para los títulos contenidos en formato impreso y que también se encuentren en el Repositorio institucional, se agregará en el subcampo a, la nota: También disponible en el Repositorio institucional, quedando de la siguiente forma: Nota: En este caso se agregará una etiqueta 856 con la información correspondiente para la localización del documento. Etiqueta: 690 [Carrera] Escribir el área de conocimiento de la tesis 9

20 Etiqueta: 700 [Autor secundario Nombre personal] (R o Repetible) Primer indicador = Segundo indicador = indefinido [vacío] La etiqueta 700 debe repetirse cuando la tesis tenga más de un autor, director, coordinador, asesor, etc. Para registrar el nombre de coautor (se anota como autor), de director, de codirector o de asesor se escriben primero los apellidos separados del nombre por una coma. El contenido del subcampo e, se escribe en minúsculas, por ser un término de relación. Ejemplos: Nota: Se debe cuidar el correcto ingreso del nombre del coautor, director, asesor, coasesor, etc. de la tesis. 20

21 Etiqueta: 856 [Localización y accesos electrónicos] Esta etiqueta se utiliza para los títulos contenidos en formato impreso o en formato CD que también se encuentren en el Repositorio institucional. Primer indicador = 4 Segundo indicador = 2 En el subcampo u, se debe colocar la siguiente dirección electrónica: Y en el subcampo z, únicamente se escribe la frase: Repositorio institucional. Etiquetas: 942 [Entrada tipo de material]. Seleccionar el tipo de material Tesis o Tesis en formato CD según sea el caso. Al concluir el llenado de los campos, dar un clic en el botón Guardar 2

22 Y automáticamente aparece el formato en el que se deben llenar los datos de las siguientes posiciones: 2: con la opción Alfanumérico, 3: seleccionando el Área temática en este caso correspondiente a la carrera que se trate, 8: con la opción Colección tesis, o: con el prefijo de la biblioteca y el número consecutivo, p: con el código de barras compuesto por el prefijo de la biblioteca, más el número de la región según corresponda del al 5 y la letra T, v.gr. XBC0T no excediendo los 2 caracteres, t: el número de ejemplar que se está agregando, z: con la licenciatura o posgrado. Si no aparece en el listado, comunicarlo a la Dirección General de Bibliotecas para su creación y y: seleccionando el tipo de material Tesis o Tesis en formato CD. Al terminar el llenado deben quedar de la siguiente manera: Formato impreso 22

23 Formato CD Al concluir el llenado, dar clic en Agregar ejemplar y una vez terminado este proceso, dar clic en la opción Normal del menú que aparece a la izquierda para visualizar el registro completo. Nota: Se pide su apoyo para la corrección ortográfica cuando sea necesaria dentro del registro. 23

24 Histórico de Revisiones No. de Revisión Fecha Revisión o Modificación 20/04/207 20/04/207 20/04/207 Sección o Página Modificada Página 2: se corrige la numeración del índice Página 2: se incluyen las etiquetas 504 y 590 Página 2: se agregan los temas I y II 20/04/207 Página 3: se asigna el número romano I, a registro de tesis 20/04/207 Página 3: se numera el primer subtítulo 20/04/207 Página 4: la frase aparece el siguiente formulario, se mueve a la siguiente página 20/04/207 Página 4: se numera el segundo subtítulo 20/04/207 Página 6: se numera el tercer subtítulo 20/04/207 Página 7: se numera el cuarto título 20/04/207 Página 8: se agrega texto a las etiquetas 00 y /04/207 Página 8: se desplaza contenido a la siguiente páginas 20/04/207 Página 9: se explica la etiqueta /04/207 Página 0: se agrega contenido 20/04/207 Página : se agrega contenido de la página 0 y se ingresa la etiqueta /04/207 Página : se desplaza contenido a la siguiente página 20/04/207 Página 2 el subtítulo (que anteriormente estaba en la página ) Agregar copias se numera Descripción de la Revisión o Modificación Se reasigna la numeración para que haya coherencia con las modificaciones subsiguientes Se añaden al índice las etiquetas 504: bibliografía; y 590: notas Se agregan al índice los temas II: Histórico de revisiones; y III: Firmas de autorización Se numera con I al primer tema general Se asigna el número al subtítulo: búsqueda de título. La frase aparece el siguiente formulario, se desplaza a la página 5 Se asigna el número 2 al subtítulo: Agregar ejemplar (copia). Se asigna el número 3 al subtítulo: Nuevo registro. Se asigna el número 4 al subtítulo: Etiquetas Se especifica con detalle el llenado de las etiquetas 00 y 245 Como resultado de lo anterior parte del contenido de ésta celda se desplaza a la 9 Se explica con detalle el llenado de la etiqueta 260 Se agregan 5 ejemplos de la etiqueta 300 y se ingresa la etiqueta 504 (bibliografía) Las etiquetas: 690, 700 y 942, ahora se ubican en la página El contenido se ubica ahora en la página 2 Se asigna el número 5 al subtítulo: Agregar copias 24

25 20/04/207 Página 2 la última parte del contenido de la página se desplaza a la siguiente 2 23/0/207 Página 5, 6 y 7: se cambian imágenes de ejemplos. 2 23/0/207 Página 2 y 3: Se agrega ejemplos. Se añade la página 3 para dar espacio al contenido desplazado de la página 2. En los nuevos ejemplos ya se ingresa el área temática. Se agregan nuevos casos para las etiquetas 260 y /0/207 Página 5: Etiqueta repetible. Se agrega la información de etiqueta 700 como repetible, cuando sea necesario. 3 28/02/208 Página 3: Se agrega texto Se agrega que el alcance de la guía es para tesis impresas y en formato CD. 3 28/02/208 Página 4: se cambia imagen de ejemplo. En el nuevo ejemplo se ingresa el tipo de material Tesis en formato CD. 3 28/02/208 Página 5: Se modifica texto. Se modifica texto de tipo de material (subcampo y) a Tesis o Tesis en formato CD. 3 28/02/208 Páginas 6, 7 y 23: Se agregan imágenes de ejemplo. 3 28/02/208 Páginas 9 y 2: Se modifica texto y se agregan imágenes con ejemplos. 3 28/02/208 Página 5 y 6: Se modifican texto e imágenes de ejemplo. 3 28/02/208 Página 8: Se agrega imagen con ejemplo. 3 28/02/208 Página 9: Se agrega texto e imágenes con ejemplos. Se integran ejemplos de cómo agregar ejemplares en formato CD. Se agregan ejemplos para nuevos registros de tesis en formato CD en las etiquetas 000 y 008. Se cambia la etiqueta 260 por la 264 y se modifican ejemplos. Se agrega ejemplo para la descripción física de tesis en formato CD en la etiqueta 300. Se agrega la etiqueta 530 con indicaciones y ejemplos. 25

26 + 3 28/02/208 Página 2: Se agrega texto e imágenes con ejemplos Universidad Veracru:z.ana Se agrega la etiqueta 856 con indicaciones y ejemplos. 3 28/02/ /02/208 Página 2: Se modifica texto Se agrega ejemplo para Tesis y se agrega imagen de en formato CD en la etiqueta ejemplo Página 23: Se modifica Se modifica la nota final de la texto. guía. 4 2/03/208 Página 3: Se agrega texto. Se agrega la URL del sistema integral bibliotecario. 4 2/03/208 Página 8: Se cambian Se cambian ejemplos para la imágenes. etiqueta /03/208 Página 2: Se cambia texto. Se modifica el alcance de la etiqueta 856. Firmas de Autorización alazar Vázquez de Bibliotecas lazar Vázquez Directora General de Bibliotecas 3/03/208 6/03/208 26