Contabilidad empresarial para empresas emergentes

Transcripción

1 Contabilidad empresarial para empresas emergentes 7 cosas que tienes que saber Empieza aquí

2 Mucho más que una visión panorámica Dori Barrios Socia fundadora El Mercado de María «Buscaba un programa de contabilidad online que permita tanto a mi equipo como a mi gestor, controlar diariamente de manera rápida y eficaz, mis gastos e ingresos.» Trabajas duro para hacer prosperar tu negocio porque te gusta lo que haces, no porque te guste preparar las cuentas. Pero la contabilidad es un aspecto esencial del negocio que es crítico para el éxito. No tiene por qué ser tedioso o abrumador. La contabilidad te ofrece más bien una visión multidimensional de tu negocio: una auditoría continua de tus operaciones, una herramienta fiable para medir los logros y un marco potente para planificar tu rumbo para el futuro. Dondequiera que estés en tu aventura emprendedora, aquí hay siete consejos esenciales que siempre serán válidos y que te ayudarán a gestionar con éxito las finanzas de tu empresa. 2

3 01 Cuando Entiende tu situación financiera miras tus estados financieros, tendrías que saber qué hay detrás de cada cifra. Aunque no necesitas realizar un curso en contabilidad avanzada, es útil tener unos buenos conocimientos de la terminología y prácticas contables básicas, incluidos los tres tipos de estados: El balance es una instantánea de tu situación financiera en un momento dado. La cuenta de resultados muestra el progreso de un negocio durante un periodo de tiempo determinado. El estado de cash flow muestra cómo afectan los movimientos del balance y de los resultados a la posición de efectivo. Las cuentas de tu empresa no tienen por qué llevarte horas. Con las buenas herramientas, la contabilidad puede ser rápida y sencilla, para que te puedas centrar en tu aventura emprendedora. 3

4 02 Las Mantén unos registros actualizados empresas con unos registros contables actualizados tienen mucha más capacidad de tomar unas decisiones adecuadas y bien fundadas, basadas en hechos reales y actuales. Por consiguiente, es esencial que dediques algo de tiempo cada semana a actualizar tus cuentas. Con las herramientas adecuadas, no tienes por qué pasar más que algunos minutos al día, pero tu negocio no tardará en recoger los frutos. Mantener tus registros al día te ayudará a crear y mantener una idea sólida y fiable del progreso, esto te permitirá ver fácilmente si puedes pagar tu sueldo y el de tus empleados este mes. Tienes que registrar los ingresos, los costes del negocio y los gastos permitidos a medida que se produzcan. Unos pocos minutos al día te ahorrarán horas a lo largo del año. 4

5 Prepara y mantén un presupuesto 03Trata de trazar tus ingresos y gastos futuros previstos para poder anticipar el flujo de caja. Preparar un presupuesto mensual hasta finales del ejercicio en curso, y luego seguir y actualizar tus cifras provisionales con las reales a medida que dispongas de ellas, te ayudará a seguir los progresos con respecto a tu plan y ajustarlo para mejorar el rendimiento futuro. Y recuerda que preparar el presupuesto general debe cubrir todo el ejercicio en curso (habitualmente un año) para tener también en cuenta los gastos puntuales, como las primas de seguros anuales, los impuestos o los gastos por servicios periódicos. 5

6 Controla y gestiona tu tiempo 04El tiempo es uno de tus recursos más importantes: lo sabes mejor que nadie. Una de las habilidades más importantes que necesitas al llevar un negocio es la gestión del tiempo: debes entender bien cómo dar prioridad con eficiencia a las tareas más importantes. Además, en las actividades de servicios tienes que llevar un control riguroso del tiempo que pasan tus empleados con cada una de tus cuentas de clientes y asegurar que se refleja en el importe que les facturas cada mes. Pasar demasiado tiempo en cuentas que no generan beneficios es un error que cuesta caro. 6

7 Vigila de cerca los costes innecesarios 05Controlar cuánto tiempo se dedica a las actividades no facturables que no pueden imputarse a ninguna cuenta puede marcar una gran diferencia en tu cash flow. Entender correctamente estos costes ser consciente, por ejemplo, de que un consultor externo tiene una mayor tarifa horaria que un empleado y tomar las medidas oportunas significa que tienes más capacidad de actuar con decisión y reducir los costes. Y esto se aplica también a todos tus demás gastos empresariales. Tanto si se trata de encontrar unos proveedores de suministros más baratos, como de decidir imprimir los folletos de tu empresa con un acabado no tan caro, debes vigilar de cerca los costes y adoptar unos procesos internos de aprobación de compras adecuados. 7

8 Asegúrate de cobrar siempre (a tiempo) 06Para asegurarte de que tu negocio se mantiene a flote, es esencial que tus ingresos lleguen cuando los esperas. Los retrasos en los pagos provocan gastos adicionales inoportunos que no siempre podrás prevenir, pero sí puedes tomar algunas medidas razonables para minimizar su riesgo: Ten una política de facturación uniforme. Acuerda con tu cliente por adelantado cuándo se les va a facturar (cada semana, cada mes, un pago a cuenta de un determinado porcentaje, un determinado porcentaje cuando se alcancen ciertos objetivos y el resto al final, etc.) para que puedan asignar el presupuesto necesario para pagarte. Estipula tus condiciones de pago cuando aceptes pedidos y hazlas constar también en las facturas. Evalúa el riesgo por anticipado y, si hace falta, realiza verificaciones de la solvencia. Sopesa las consecuencias para tu empresa de un impago frente al valor de la venta. Si alguien tiene un problema para pagarte, habla con ellos con tranquilidad y trata de acordar un plan de pago que evite unos costes adicionales o más retrasos excesivos. 8 1/4 90 % 47 % de las quiebras de empresas se deben directamente a problemas de cash flow 1 de los empresarios dicen que pagarían a sus proveedores puntualmente si cobraran puntualmente de sus clientes 2 de los proveedores cobran con retraso, algunos hasta 45 días 3 1 Federación de pequeñas empresas (2003) 2 Grupo de Mejores Prácticas de Pago (2003) 3 Taulia (2015)

9 07 Al Supera la presentación de cuentas de fin de año final de cada ejercicio tendrás que preparar las cuentas de la empresa y luego pagar impuestos sobre tus beneficios. Si bien tendrás tiempo para prever el importe de los impuestos en sí, el impacto sobre las operaciones de la contabilidad de fin de año puede ser agotador si no estás bien preparado. Para facilitar tu trabajo, archiva siempre todas las facturas, recibos, notificaciones de pagos y toda la demás documentación contable a finales de cada mes, por orden cronológico, para que te sea más fácil acceder a ella y preparar las cuentas. 9

10 Conclusión Date la máxima oportunidad de éxito empresarial y dota a tu negocio de unas herramientas contables potentes. Un software de contabilidad moderno puede ayudarte a gestionar tus ingresos y gastos más fácilmente y mantenerte al día de todas tus actividades empresariales diarias , The Sage Group plc y sus licenciantes. Todos los derechos reservados.