Guía del Secretario Financiero

Transcripción

1 Guía del Secretario Financiero Liderazgo basado en la Caridad, la Unidad y la Fraternidad

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3 Guía del Secretario Financiero Estos días hay mucha pobreza en el mundo y eso es un escándalo cuando tenemos tantas riquezas y recursos que dar. Papa Francisco Como Secretario Financiero fue escogido por su consejo y nombrado por el Caballero Supremo. Mediante su profesionalismo, precisión, grandes habilidades organizacionales y puntualidad, su consejo será sólido financieramente y será capaz de realizar proyectos caritativos en su parroquia y en su comunidad. Esta guía está diseñada para ayudarle a ser un Secretario Financiero eficiente. Necesitará: comprender sus deberes y responsabilidades asegurarse de que se sigan los procedimientos contables adecuados mantener registros precisos ayudar con las ejemplificaciones de Primer Grado mantener una contabilidad detallada del flujo de dinero en su consejo presentar de inmediato todas las facturas al consejo para que autorice su pago asegurarse de que todos los miembros estén al corriente con sus cuotas La mejor forma de medir su éxito como Secretario Financiero es preguntarse, He mantenido los registros y cuentas de mi consejo con profesionalismo, precisión, puntualidad e integridad?. Si la respuesta es sí, entonces ha tenido éxito. 10 puntos claves para el éxito como Secretario Financiero 1. Mantenga una organización. 2. Mantenga al corriente los registros del consejo y de los miembros. 3. Procese los cobros de cuotas y tarjetas de membresía puntualmente. 4. Cree buenas relaciones con los miembros de su consejo, el Consejo de Estado y el Consejo Supremo. 5. Promueva el excelente programa de seguros de la Orden. 6. Mantenga una contabilidad precisa del flujo de dinero de su consejo.

4 7. Tenga conocimientos prácticos de las Leyes de la Orden y los estatutos de su consejo para ayudar a sus miembros a respetar dichas leyes. 8. Proporcione sus registros para la auditoría de los libros de contabilidad de su consejo. 9. Use las aplicaciones Gestión de Miembros/Facturación a Miembros disponibles en la página web de Caballeros de Colón. 10.Manténgase informado revisando el material que le proporcionan su Consejo de Estado y el Consejo Supremo. Mantener una organización Estar bien organizado es vital. Tener buenas habilidades de organización le ayudará con sus deberes administrativos como Secretario Financiero. Para tener éxito mantenga organizados sus registros y prepárese para su presentación en sus reuniones de consejo. Mantenga al corriente los registros del consejo y de los miembros Una parte sustancial de sus deberes es mantener actualizados los registros de cada miembro en su consejo. Revise regularmente (tan a menudo como le sea posible) los registros del Consejo Supremo para asegurarse de que coinciden con los de su consejo. Puede revisar los detalles de los registros de su consejo consultando la sección Funcionarios en Línea de la página web de Caballeros de Colón, kofc.org. y comparar sus registros con los del panel de control del consejo. Si existe alguna discrepancia, tome medidas para resolverla de manera puntual. Procese los cobros de cuotas y tarjetas de membresía puntualmente El procesamiento inmediato de los cobros de cuotas es vital para la estabilidad financiera de su consejo y los miembros de su consejo esperan la entrega rápida de sus tarjetas de membresía. Para ayudar con esta función el Consejo Supremo ofrece las aplicaciones Gestión de Miembros/Facturación a Miembros que se encuentran en la sección Funcionarios en Línea de la página web de Caballeros de Colón, kofc.org. Este sistema le ayudará a mantener registros de membresía precisos tanto para su consejo como para el Consejo Supremo. Cree buenas relaciones con los miembros de su consejo, el Consejo de Estado y el Consejo Supremo Mantener buenas relaciones con los miembros del consejo así como con el Consejo de Estado y el Consejo Supremo ayuda al buen funcionamiento de su consejo. Es también lo que nos une como fraternidad católica. Estas relaciones también ayudan a asegurar que sus hermanos Caballeros están ahí para ayudarlo cuando se les necesita o se les solicita. Participar en proyectos caritativos del consejo, por ejemplo, no solo contribuye con el éxito del evento, le permite conocer mejor a los miembros del consejo y a sus

5 familias, crear amistades y a desarrollar un fraternalismo que puede extenderse a niveles del Consejo de Estado y del Consejo Supremo. Promueva el excelente programa de seguros de la Orden. Todos los miembros y sus familias tienen acceso al excelente programa de seguros de la Orden. Nuestra Sociedad de Beneficios Fraternales se encuentra entre las mejor calificadas en Norteamérica y está preparada para proporcionar seguridad financiera a los miembros de sus familias. Para asegurarse de que los miembros conocen este beneficio: r Entregue de inmediato copia de nuevas Formas #100 a su agente general del consejo. r Exhorte a los nuevos miembros y a sus familias a que contemplen la posibilidad de beneficiarse de nuestros productos de seguros como el Plan de Anualidades de Nuevo Miembro. Mantenga una contabilidad precisa del flujo de dinero de su consejo Este es uno de sus principales papeles como Secretario Financiero y da cumplimiento a su responsabilidad de supervisar que el flujo de dinero de su consejo se registre de manera precisa. Cuando reciba y distribuya dinero siga los procedimientos adecuados tal y como se indica en la sección Secretario Financiero del Folleto de Recursos de Liderazgo de Caballeros de Colón. Para ello, use las aplicaciones Gestión de Miembros y Facturación a Miembros disponibles en Funcionarios en Línea. Tenga conocimientos prácticos de las Leyes de la Orden y los estatutos de su consejo para ayudar a sus miembros a respetar dichas leyes. Como Secretario Financiero está a cargo de supervisar que todos los nuevos miembros firmen la Lista Constitucional, que los sujeta a las Leyes de la Orden y a los estatutos de su consejo. Estar familiarizado con estas leyes lo ayudará a contestar cualquier pregunta de los miembros respecto a dichas leyes. Proporcione sus registros para la auditoría de los libros financieros de su consejo. Haga gala de su profesionalismo e integridad administrando los detalles del flujo de dinero de su consejo. Proporcione sus registros a los Fideicomisarios y al Gran Caballero de su consejo ya que son los responsables de realizar la Auditoria Semestral de Consejo (#1295) y necesita su cooperación para realizar su tarea. Se requiere del envío de la auditoría al Consejo Supremo para que la fianza disponible para su cargo así como para la del Tesorero de su consejo esté vigente. Use las aplicaciones Gestión de Miembros/Facturación a Miembros disponibles en la página web de Caballeros de Colón. Todos tienen acceso a la página web de Caballeros de Colón, kofc.org. Como Secretario Financiero usted tiene acceso a la sección segura Funcionarios en Línea que contiene las aplicaciones Gestión de Miembros/Facturación a Miembros. Es la

6 mejor forma de dar seguimiento a sus registros de membresía y facturación. También puede acceder al Centro de Recursos para Funcionarios, Estatutos en Línea y la posibilidad de hacer pedidos en línea para los suministros del consejo. Manténgase informado revisando el material que le proporciona su Consejo de Estado y el Consejo Supremo. Estar actualizado con las iniciativas de su jurisdicción así como toda nueva iniciativa del Consejo Supremo lo convertirá en la persona de referencia indicada para los funcionarios y miembros de su consejo. Además, el kit anual con el CD Surgir con Servicio se envía al inicio de cada año fraternal. Asegúrese de revisar el material del kit y de distribuirlo entre el equipo de líderes de su consejo. Para mayor información sobre su papel como Secretario Financiero, favor de consultar el folleto de Recursos de Liderazgo de Caballeros de Colón.

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8 Esta Guía del Secretario Financiero reemplaza a todas las publicaciones anteriores sobre el Secretario Financiero S 10/14