- MUY IMPORTANTE - La aplicación posee diferentes opciones de configuración que permiten personalizarla para un entorno y unas necesidades dadas.

Transcripción

1 Configuración de parámetros generales de la aplicación - MUY IMPORTANTE - La aplicación posee diferentes opciones de configuración que permiten personalizarla para un entorno y unas necesidades dadas. Es preciso, antes de iniciar el trabajo con la aplicación, definir adecuadamente los métodos de trabajo que se pueden personalizar bajo Géminis. Algunos de ellos, numeradores de documentos, campos optativos, etc., pueden ser modificados con facilidad una vez puesta en marcha la aplicación. Sin embargo otros, tales como codificación automática, tipo de precio a considerar en los cálculos, etc., pueden resultar difíciles de cambiar una vez establecida la puesta en marcha. Es preciso, pues, leer atentamente este Anexo y establecer que configuración es la adecuada para nuestras necesidades. A la configuración general de Géminis, se accede desde el menú principal eligiendo la opción Utilidades, y dentro de esta, Configuración General. Tras elegir la opción de configuración general, aparece una pantalla. A continuación se va a detallar cada uno de los parámetros que deben ser configurados.

2 En primer lugar, en la zona superior izquierda de la pantalla de configuración aparecen una serie de pestañas. La primera son las opciones para TAMAÑO y NUMERACIÓN. Es MUY IMPORTANTE, dimensionar adecuadamente la longitud de los diferentes códigos que van a ser usados en los diferentes ficheros del programa. En esta parte de la configuración podemos definir la longitud del código a utilizar en los códigos de artículos, proveedores, clientes y vendedores, así como la longitud de los contadores de numeración de los documentos de compra y de venta. También debe configurarse la longitud del código de la familia en las que se podrán agrupar los artículos. Finalmente, debe definirse la longitud de las cuentas contables y el número de decimales que llevaran los importes. En la parte derecha de la pantalla de configuración, aparece la zona dedicada a los contadores de numeración automática de documentos. Aquí debemos introducir los valores a partir de los cuales deseamos que Géminis inicie la numeración de los diferentes documentos. De esta forma, podemos poner en marcha la aplicación, partiendo de una numeración anterior existente. En la parte inferior podemos indicar los inicios de serie de numeración para las series de contado y crédito. Estas series deben ser alfanuméricas, no admitiéndose valores numéricos. En la pestaña de contabilidad podemos introducir los códigos contables que la aplicación tomará por defecto en las diferentes operaciones. Aquí debemos fijar las cuentas de compras, devoluciones de compras, ventas, devoluciones de ventas, cajas y retenciones, indicando en este último caso el porcentaje de retención para los pagos a profesionales, así como las cuentas de portes y descuento pronto pago.

3 Como se ha indicado anteriormente estas cuentas será cuentas por defecto, es decir en gran parte de los procesos el programa nos mostrará estas cuentas y nos permitirá validarlas o cambiarlas. La opción ENLACE CON CONTAPLUS nos permite enlazar la contabilidad con el programa contaplus, con la de APLICAR GESTION CONTABLE indicamos que vamos a generar asientos contables a través del programa. Con la de DESGLOSE DE CIERRE DE CAJA, indicaremos a Geminis que al generar los asientos desglose o no las facturas del cierre de caja. Además hay una opción que es la de GESTION AUTOMATICA DE ASIENTOS que nos permite definir si el programa generará los asientos nada más efectuado un movimiento contable o no. De no estar activo será necesario pulsar Generar Asientos en el menú Contabilidad. Si elegimos activar la Gestión Contable, se activará la parte de Géminis que gestiona la contabilidad, si la dejamos inactiva, esta gestión desaparecerá por completo. La opción de Contabilizar Albaranes de Compra, como su nombre indica, nos genera asientos al crear los albaranes de compra. En la pestaña Generalidades existe una zona destinada a las OPCIONES DE ARTÍCULOS. Aquí, no debemos introducir valores, sino activar o desactivar cada una de las opciones.

4 Las dos primeras, mostrar peso y mostrar unidades caja. El estado activo o no activo de estas dos opciones cambia la configuración de la pantalla de artículos mostrando u ocultando dichas casillas. En la zona superior derecha de la pantalla de artículos, existen dos campos fijos denominados A PEDIR y MINIMO, que configuran la cantidad a incluir en los pedidos a proveedores y el mínimo en stock, a partir del cual hay que generar pedidos. A la derecha de estos dos campos, pueden aparecer o no, los valores de peso y unidades caja, en función de si se han activado o no en esta parte de la pantalla de configuración. Especialmente IMPORTANTE son las dos opciones siguientes, pues Géminis utiliza elementos de automatización del cálculo de las diferentes tarifas de venta. Estos cálculos pueden basarse en el último precio de compra del artículo, o en el coste medio de este. En síntesis, deberemos elegir que el cálculo automático de precios de venta se realice sobre el último precio de compra, obteniendo así un seguimiento riguroso de los precios de venta respecto a los precios del mercado en cada momento, o bien en base al coste medio, con lo que fijaremos el precio de venta, no en los valores del mercado, sino en los valores de coste que dicho artículo ha tenido para nosotros. Otro campo de ESPECIAL IMPORTANCIA, es la CODIFICACIÓN AUTOMÁTICA POR CÓDIGO, que es una prestación que Géminis ofrece para permitir simplificar las operaciones de codificación al dar de alta nuevos artículos y cuyo uso es altamente recomendado, por cuanto simplifica y automatiza la entrada de nuevos artículos. Hay que tener en cuenta, que si utilizamos la codificación automática y hemos importado por nuestros medios los códigos desde una antigua base de datos, la longitud de dichos códigos debe ser siempre la misma, pues en caso contrario no funcionará bien la codificación. Del mismo modo si trabajamos sin codificación automática y con longitud variable, si activamos esta opción posteriormente, tampoco funcionará correctamente, e incluso si intentamos acceder a artículos con mayor o menor longitud a la establecida nos dará un error. El funcionamiento de este sistema de codificación es el siguiente: Si deseamos entrar un nuevo artículo, debemos buscar una nueva codificación para él. Si la codificación automática está activa, bastará con entrar la raíz del código donde deseamos colocar el artículo, y el programa nos buscará automáticamente el primer código libre. Por ejemplo, si tenemos un código de 6 dígitos y codificamos los bolígrafos colocando 050 en los tres primeros dígitos, y nos llega un nuevo bolígrafo, bastará entrar 050 y el programa nos asignará el primer número de código libre. Es decir si nuestra codificación llegaba hasta el , nos aparecerá automáticamente el código Si marcamos esta opción, eliminaremos esta codificación automática. Si no la marcamos, se aplicarán las ayudas a la codificación que se han descrito. En la zona destinada a OPCIONES DE VENTAS, si queremos que en ventas se presente el número de pedido del cliente deberemos activar la casilla siguiente.

5 Con la siguiente opción, podemos obligar al usuario a introducir lo abonado por el cliente. La siguiente nos aplica descuentos a los precios por cantidad a la hora de realizar una venta y a continuación también podemos aplicar o no la tarifa de la revista a la venta directa. La siguiente opción nos permite definir si imprimimos en la facturación automática, las facturas de crédito, si a la hora de enviar por nos encontramos un cliente que no tiene correo electrónico. La siguiente opción es importante pues nos permite tener por defecto en el módulo de ventas la casilla de NIF para la búsqueda de clientes. Continuando en la pantalla de configuración, en la parte central, aparece una ventana denominada OPCIONES GENERALES. En esta zona de la configuración podemos indicar si se imprimen documentos con formato diferente según la tienda en la que estemos. Podemos entrar el IVA a aplicar, por defecto, a los portes, y el cambio Pts. / Euro. Con respecto a los campos INTERVALO MAX ST-BY (min.) y INTERVALO COPIA SEG. (MIN,), la función de estos dos campos es una función de SEGURIDAD. Los dos son configurables de forma independiente para cada terminal, utilizando la Configuración de Terminal, pero desde la Configuración General se puede forzar a que no puedan sobrepasar un determinado valor. EL funcionamiento de los dos parámetros es el siguiente: INTERVALO MAX. ST-BY. Intervalo máximo que un terminal puede estar en stand-by (espera), con un usuario activado, pero sin realizar ningún tipo de operación en él. Esto se realiza para evitar que un usuario deje su terminal activado con su clave, se vaya del puesto de trabajo, y otra persona utilice el terminal aprovechando la clave del empleado ausente. En cada terminal puede configurarse este tiempo, pero desde la configuración general se fija el máximo admisible. Si alguien configura un tiempo mayor en su terminal, será el valor de la configuración general el que prevalecerá. INTERVALO COPIA SEG. (min.) Intervalo máximo de la copia de seguridad en minutos. Desde cada terminal se realizan copias de seguridad automáticas de la base de datos del servidor de ficheros al disco duro del propio terminal. En cada terminal se puede definir si se deben realizar o no dichas copias de seguridad al disco duro del terminal. Aquí se fija el intervalo de tiempo en que se realizarán de forma automática las copias de seguridad. La opción redondeo en Facturas de Compras, nos permite definir una cifra que no podrá ser sobrepasada tanto por arriba como por debajo del importe total de la factura con respecto a los albaranes marcados a facturar. También podemos indicar el procedimiento por defecto para la generación de remesas, pudiendo ser el 19 o 58. En las Opciones de TITULOS, es posible entrar el título que aparecerá sobre la columna de entrada del código de barras en las distintas operaciones del programa que utilizan este campo,

6 así como el Titulo para el campo Otros Abonos, que se nos mostrará en la pantalla de cambio en ventas. El Titulo para el Campo de Series nos permite definir el título a asignar y la longitud predefinida para dicho campo. En el campo de redondeo determinamos el importe a redondear y a partir de cuanto. En los siguientes campos Indicaremos los códigos que utilizaremos para los casos de transformación de Clientes Potenciales en Clientes Generales y el que asignaremos al recuperar clientes desde la Web en el caso de que usemos la Gestión Web de Geminis. Ambos códigos deberán estar creados previamente en el módulo de Clientes. Mediante la opción de Gestión de Tarjeta de Fidelización indicaremos al programa si vamos a trabajar con la Gestión de Puntos de Clientes e indicaremos además el valor de puntos por cada euro de venta. En la sección de Domicilio de Facturación de clientes, indicaremos en que módulos de venta presentaremos o no dichos domicilios al introducir un cliente. IMPORTANTE El fichero de CONFIGURACIÓN GENERAL, es un único fichero para toda la aplicación, que se guarda en el servidor de ficheros, junto con el resto de bases de datos. Lo adecuado, es que en la configuración de usuarios (ver Anexo correspondiente), sólo el usuario ADMINISTRADOR tenga acceso a los cambios de esta configuración.