SISTEMA INDUSTRIAL. Beneficios. Características

Transcripción

1 El sistema pretende determinar y controlar los costos de producción tanto de materiales como de mano de obra y las necesidades de compras de materias primas para cumplir con la producción. Sistema Integrado desarrollado para empresas Industriales. Planifique y Controle todos los procesos operativos y administrativos dentro de su empresa. Ideal para Industria Metalmecánica, Ensambladoras, Alimenticias, Manufacturera, Fábricas de Muebles. Beneficios Solución completa para satisfacer sus necesidades de manufactura. Permite medir el desempeño de su planta de producción. Obtenga información valorizada del costo directo e indirecto de producción. Información siempre actualizada y en línea con la contabilidad. Sus inventarios No estarán por encima de sus necesidades. Es una herramienta para la toma oportuna de decisiones. Facilidad en la definición de todos los documentos y su elaboración. El funcionario realiza sus labores con el apoyo del Sistema. Optimiza tiempo de trabajo de usuarios en digitación y consulta. Garantía permanente del Sistema. Necesidades de compra mensuales de acuerdo con el programa de producción. Características Este Módulo es multiempresas. Sistema de Seguridad sofisticado permite que solo usuarios autorizados ingresen al modulo correspondiente. Todos los listados se ven por pantalla. Lista inventario de productos terminados costeados y en cantidades en las diferentes bodegas. Definición de la explosión de materiales de todas las partes fabricadas o ensambladas Registro de la secuencia de operaciones para fabricar un producto Simulación del costo de un producto terminado basado en su explosión de materiales Costeo de materias primas, productos en proceso y producto terminado. Programación de la Producción por pedidos y para stock. Control de retrabajos o reprocesos realizados por terceros

2 Sistema de Seguridad Posee un sofisticado sistema de seguridad cuyas características son: acceso al programa sólo para usuarios que han sido previamente creados por el administrador. Cada usuario tiene asociada una clave secreta que puede modificar cuando desee. No se puede utilizar alguna de las 5 últimas claves. Se puede restringir (o permitir) el acceso a cualquier operación del sistema para cualquiera de los usuarios creados. Ciertas funciones están reservadas exclusivamente al administrador. Personas Permite registrar los Proveedores, Clientes y Vendedores incluyendo los datos de identificación comerciales y fiscales de los terceros. Inventarios El sistema permite llevar un control detallado de los inventarios por cada bodega, con un sistema de costo promedio. Aquí se encuentra el manejo de kárdex de referencia que entrega la información por medio de listados o pantalla. Permite manejar en forma flexible la identificación de la mercancía, incluyendo los códigos asociados con unidades de medida (unidad de compra y unidad de inventarios), bodegas, clases de referencias, familias de referencias y referencias de 16 dígitos alfanuméricos. Cada referencia se identifica por un código; permite además el manejo de códigos alternos para que la captura de operaciones con proveedores sea más ágil. Cuando incluye el manejo de códigos de barras para el ingreso y salida de las mercancías. A través de este módulo el sistema permite realizar las operaciones de entradas al almacén, salidas del almacén, ajustes al inventario y el control del inventario que incluye la carga inicial del mismo y el control de información propiamente dicho. El usuario puede crear una tabla de conceptos de ajuste para entradas o salidas a conveniencia, permitiendo manejar por ejemplo salidas por muestras, etc. este módulo brinda información por cada referencia de las existencias actuales, existencias en tránsito (aquellas que ya fueron solicitadas a proveedores) y existencias reservadas para cada bodega creada. Al realizar el proceso de elaboración e impresión de entradas al almacén, el sistema toma como base el precio de la orden de compra respectiva para calcular el nuevo costo del inventario. Tiene el manejo de productos con fechas y lotes de vencimiento, que le permite llevar el control de medicamentos, o elementos que requieran de controlar garantías. Posee un modulo de inventario físico generando las tarjetas de preparación, uno, dos o tres conteos si existen diferencias. Se ingresa el resultado de cada conteo. Y se actualiza el inventario de acuerdo con la parametrización definida previamente. Compras A través de este módulo se lleva un control detallado de las compras realizadas por la compañía. El sistema brinda una opción para elaborar las órdenes de compra cerradas y abiertas a los proveedores, para lo cual es necesario tener una codificación de ellos con la información complementa El sistema automáticamente genera el número consecutivo de la orden y la imprime. En las órdenes de compra abiertas se definen cantidades y valor de las mercancías y posteriormente se realiza la programación de las entregas de cada mes. En la orden de compra cerrada se pacta plazo de entrega, cantidades, costos, forma de pago, descuentos, etc. en el momento de realizar la orden de compra.

3 Continuación Compras Cuando se digita una referencia en la elaboración de la orden, indica al usuario cuando fue la última compra realizada, a quien fue comprada y porque valor. A partir de este momento se lleva un control de la fecha en que debe recibirse, las cantidades y los valores, de tal manera que los siguientes procesos de entrada de mercancía, costeo, ingreso de la factura del proveedor y pago se realizan sobre los datos originales, disminuyendo la posibilidad de errores y fraudes. Existe la opción de registrar ordenes de compra de contratos que se cancelan periódicamente (mensual, trimestral, semestral o anualmente) donde se definen las cuotas, el tiempo de vigencia del mismo, si se renueva automáticamente, el incremento pactado, y las pólizas de seguros. Permite tener una información estadística de los proveedores, volumen de compras, así como un control detallado por cada orden de compra, en cuanto al estado y saldo de la misma. posee un módulo de costeo de las importaciones que va ligado a la orden de compra en moneda extranjera, en la cual se registran los eventos de importación inicialmente como presupuesto y a medida que van llegando los gastos reales, se van actualizando sobre la importación. Cuando llega la mercancía se hace una liquidación de la importación de modo que al hacer la entrada de almacén esta queda valorizada incluyendo los gastos de importación hasta ese momento. Posteriormente existe la posibilidad de agregar o modificar eventos ya registrados, permitiendo hacer una post-liquidación de la misma, proceso que genera automáticamente un ajuste por valor en el inventario. Producción En esta aplicación se define la explosión de materiales de todas las partes fabricadas o ensambladas y su registro de la secuencia de operaciones para fabricar un Producto. Se puede realizar la Simulación del costo de un producto terminado basado en la explosión de materiales. Programación de producción El sistema posee un módulo de Presupuesto de Ventas que se realiza mes a mes por referencia; basado en los requerimientos de ventas y en el criterio de producción, se reporta al sistema el programa de producción mensual, con la posibilidad de desglosarlo con la información necesaria para la elaboración de las Ordenes de Producción. Lleva un registro permanente para consulta, que muestra como se están comportando las diferentes ejecuciones presupuestales en cuanto a referencias de productos terminados, de las cantidades programadas por mes, de las cantidades ordenadas, de las cantidades pedidas y de las realmente vendidas. Ordenes de Producción En cualquier momento es posible elaborar una Orden de Producción indicando el código del producto y la cantidad total a producir. Este programa permite registrar las órdenes de producción generando automáticamente órdenes de fabricación para cada estación de trabajo y las autorizaciones de entrega de materias primas. Genera también asignando el consecutivo, las autorizaciones de salidas de almacén o entrega de suministros a línea, calculando las cantidades con basado en la explosión de materiales. También elabora y asigna el consecutivo de las órdenes de fabricación para los subconjuntos que se requieran fabricar como partes del producto terminado e imprime finalmente un listado con los materiales que deben ser comprados, si son materias primas o material comprado y las órdenes de fabricación pertinentes, si son productos fabricados ya sea por nosotros directamente o por terceros. Las cantidades requeridas de cada material, a partir de ese momento son reservadas por el sistema.

4 Salida de suministro de material a línea En la medida que se requiera se va elaborando las salidas por suministro a línea a la estación que lo va requiriendo. El sistema lleva un control detallado de los costos de materiales que se han cargado sobre cada orden de producción. Reportes de producción Diariamente se debe ir reportando el trabajo realizado por cada estación, indicando las referencias de partes fabricadas y las cantidades de cada una de ellas. En este momento el sistema acumula sobre cada una de las referencias los costos tanto de material como de mano de obra y carga fabril, basado en los tiempos estándar previamente definidos. Control de producción Con base en los procesos mencionados anteriormente, se lleva un estricto control de la producción, conociendo el estado de cada orden, sus costos, los volúmenes de producción diarios, los reportes de fabricación de maquinaria. Control de calidad y producto terminado Mediante el proceso de control de calidad, se aprueban o rechazan los productos terminados indicando en caso de rechazo la causa del mismo. Existen 3 posibilidades de rechazo: totalmente, que implica un retrabajo o genera un producto de segunda. Los reportes de producción de producto terminado ingresan automáticamente a la bodega una vez han sido aprobados por el control de calidad, valorizándolos y dejándolos listos para el proceso de venta. Ventas El proceso de ventas se origina desde la conformación de la lista de precios, la cual se puede hacer manual o automáticamente basada en un porcentaje de utilidad fijado en la creación de las familias. El paso siguiente es la captura del pedido del comprador quien dependiendo del tipo de cliente donde haya sido categorizado, compara las condiciones comerciales con las estipuladas en dicho pedido para realizar o no su aprobación. Existen cuatro formas diferentes de facturar en el sistema: por pedidos, directa, otros conceptos y automática. En el caso de la factura directa, esta descarga automáticamente de inventarios y actúa también eventualmente como recibo de caja. La facturación por pedidos incluye las cantidades y condiciones comerciales especificadas en el pedido correspondiente y afectan el inventario si lo requiere y además genera un registro automático en Cartera. Se permite realizar una factura de varios pedidos del mismo cliente. Tiene otras funcionalidades adicionales como cambio de factura, facturar a un cliente diferente al definido en el pedido, etc. Tesorería Con este módulo se da inicio al control financiero, el cual posee un sofisticado manejo contable permitiendo parametrizar automáticamente, cuando se graba cualquier documento de ingreso o egreso, la distribución por centro de costo o en diferentes cuentas contables, etc. Control de Cartera El sistema realiza una consolidación de todos los documentos de un cliente como facturas, notas crédito, notas débito, recibos de caja, etc. y entrega los reportes del estado de cartera por vendedor, cliente, edad, por sucursal, etc.

5 Continuación Tesorería Ordenes de Pago Todas las facturas que llegan de los proveedores por cumplimiento de órdenes de compra, pago de servicios, pago de anticipos y otros pagos, deben ser cargadas al sistema quedando contabilizadas automáticamente en el modulo de contabilidad. Con base en la información digitada de las órdenes de pago, se lleva un control de las cuentas por pagar por proveedor, por fecha, por concepto, etc. el funcionario que autoriza los pagos a proveedores ingresa al sistema y autoriza las órdenes de pago. Se puede realizar la programación de pagos masivos por tipo de proveedor. El sistema provee la distribución de los gastos por centros de costos o por cuenta. Egresos o tranferencias electrónicas Con base en las cuentas por pagar, se definen que pagos efectivamente van a ser realizados elaborando los cheques y los comprobantes de egreso respectivos. En el caso de los pagos masivos se expiden los comprobantes de egreso por lotes y se realiza la contabilización automáticamente. Si se va a realizar una transferencia electrónica se produce el archivo para la entidad financiera y envía un al proveedor informándole la consignación a la cuenta y los valores de las retenciones realizadas. Ingresos El sistema lleva también un control de ingresos donde realiza la captura de todos los pagos correspondiente a facturas, notas crédito, etc. realizando los ajustes pertinentes en cartera, elaboración de consignaciones automáticas y recibos de caja. Este módulo también lleva todo el control de las notas débito y crédito realizando el cruce de cuentas entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Bancos El sistema tiene implementado un módulo completo para control de los bancos, que incluye las consignaciones, a conciliación bancaria y el libro de bancos, este proceso obviamente está "amarrado" a los procesos de egresos e ingresos. Caja Menor Es un sistema de información que permite la operación y el control detallado de los gastos de la caja menor. Generalmente su manejo implica un volumen muy grande de gastos de pequeñas cuantías lo que requiere de una inversión grande de tiempo para su administración. El sistema de Grexco pretende proveer una herramienta de muy fácil manejo para administrar la caja menor y a su vez generar la contabilización de la misma. Incluye: parámetros, conceptos de caja menor, maneja varias cajas menores, anticipos, gastos, reembolsos, arqueos de caja, contabilización automática o por interfaz. Interfaz Este módulo ofrece la posibilidad de parametrizar todos los conceptos de pagos y de ingresos (entradas y salidas de almacén, órdenes de pago, egresos, consignaciones, notas contables, facturas directas, facturas por pedido, facturas automáticas, facturas de otros conceptos, recibos de caja, notas debito y crédito de cliente y proveedor, y gastos de caja menor.) que se registran en el sistema contabilizándolos automáticamente en el módulo de Contabilidad.

6 Solución desarrollada en ambiente Windows: - Lenguaje de progamación: Visual Basic V6.0 - Programa para reportes: Crystal Reports V8.5 Base de datos que soporta una solución: - SQL Server 2000 o Superior - Oracle 10G - POSTGRESQL Requerimientos técnicos de equipos: - Sistema operativo en red: Windows 2003 Server o superior - Sistema operativo estación Windows 2000 Pro o Windows XP Pro - Procesador: Celeron o superior - Memoria RAM: 3 GB - Disco Duro Espacio: Con base de datos SQL Server: 30 GB Con base de datos Oracle 10G: 100 GB