4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Fud: Formulario único de devoluciones, novedades y reclamos, tiene dos tipos:

Transcripción

1 1. MARCO LEGAL No aplica 2. OBJETIVO Solucionar todos los casos de faltantes o sobrantes de materiales así como también la oportuna trazabilidad de la información. 3. ALCANCE Desde la recepción de los materiales hasta la solución del problema entendiéndose como solución la aceptación o negación de la discrepancia. 4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Fud: Formulario único de devoluciones, novedades y reclamos, tiene dos tipos: 1. Fud para proveedor R2-PDD-1 2. Formulario de Devoluciones R1-PPV-2 Prolan: Sistema administrativo- contable de Megaprofer. Materiales: Artículos que comercializa Megaprofer. Transferencias.-Traslado interno de materiales entre bodegas con registro en sistema administrativo-contable de Megaprofer. Caja 7: Es una bodega ficticia en el sistema administrativo-contable de Megaprofer. en donde se registra los materiales que tiene algún problema evidenciado por los proveedores con la finalidad de no afectar al inventario real de las bodegas de Megaprofer. 5. DESCRIPCIÓN DEL No. Actividad Responsable 1.-GESTION DE COMPRAS 1.1 Recepta las novedades de sobrantes o faltantes de materiales para distribución a través del documento FACTURAS DE COMPRA y 1

2 FUD R2-PDD-1 con firmas de responsable de bodega y representante de proveedor (transportistas) a consecuencia de la recepción de materiales en la bodega matriz de Megaprofer. Nacio, Internacio Soluciona con proveedores en un plazo máximo de 60 días calendario. Nacio,Internacio 1.3 Para la autorización del pago de valores generados por la compra de materiales se procede a descontar el valor proporcional de los materiales faltantes. Si el proveedor no soluciona la discrepancia en el tiempo establecido, se solicita a gestión financiera que realice la baja del saldo y los materiales en la contabilidad y el sistema. Nacio,Internacio En caso de sobrantes de materiales se le comunica al proveedor para que emita la factura correspondiente o se procede a disponer la devolución Las novedades se registran en el sistema Prolan módulo compras en la opción transferencias, descargando de la bodega matriz hacia la bodega devoluciones. Nacio,Internacio Nacio,Internacio 2

3 1.6.- Los documentos notas de crédito se entregan al proceso de gestión financiera para descargar los inventarios de la bodega devoluciones. Nacio,Internacio Realiza la transferencia de los materiales repuestos por el proveedor desde la bodega devoluciones hacia la bodega matriz. Nacio,Internacio Realiza un reporte digital mensual del estado del stock de la caja 7 devoluciones y se envía a los analistas de compras. 2.-ALMACENAMIENTO Y RECEPCIÓN Si se detecta alguna novedad (mal estado, incompleto o cambiado) se debe realizar el FUDP R2-PDD-1 y asegurarse de registrar la novedad en la factura, entregar el FUDP R2-PDD-1 al personal de responsable del material adquirido y receptar su firma y la hora de entrega, llevar las copias que le corresponde, los cuales en un plazo de 24 horas deberán realizar los cambios en el sistema administrativo-contable de Megaprofer. Cuando el proveedor repone los materiales con novedad (mal estado, incompleto o cambiado), el responsable de recepción por sección debe reportar verbalmente o vía telefónica al personal de responsable del material adquirido. Jefe de Supervisor de Recepción/Responsab le de Materiales Externos Supervisor de Recepción/Responsab le de Materiales Externos 3

4 DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN Los materiales producto de la venta que se detectan que no han sido embarcados en el transporte se entregan al proceso de posventa a través de una copia de la orden de despacho. Ayudante de Bodega 3.2. Para las diferencias (cruces y faltantes) de materiales el jefe de bodega emite un reporte al proceso de posventa indicando el número de errores en despacho y empaque en el que se detalla las personas y el porcentaje de corresponsabilidad del inventario. Jefe de Bodega 6. REFERENCIAS No tiene referencias. 7. REGISTROS LISTA DE REGISTROS CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE DE ARCHIVO UBICACIÓN DEL REGISTRO R2-PDD-1 FUD PROVEEDOR ( EN ASISTENTE DE ARCHIVO CASO DE GARANTÍAS) POSVENTA 3 POSVENTA TIEMPO DE RETENCIÓN 6 MESES 4

5 8. CONTROL DE CAMBIOS # FECHA CAMBIO RESPONSABLE 1 16/09/2013 Emisión Original Líder de AR/DD 2 01/07/2014 Revisión con cambios, los mismos que se encuentran subrayados Líder de AR/DD 3 24/11/2014 Revisión con cambios Líder de AR/DD/GC/PV 4 24/11/2016 Revisión con cambios: actividades Líder de DD/GC/PV 9. ANEXOS 5