Sistema de Administración y Cobro de BECAS SBA-TUI UV

Transcripción

1 Dirección de Sistemas de Información y Computación (DISICO) Sistema de Administración y Cobro de BECAS SBA-TUI UV Participación Concurso Golden TUI Univesidad de Valparaíso P á g i n a 0 23

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN SITUACIÓN ACTUAL PROYECTOS TUI SERVICIOS EN FUNCIONAMIENTO EN LA UV ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS PARA UN NUEVO SISTEMA FUNCIONAMIENTO SBA-TUI UV CONSULTA SBA-TUI UV LECTURA SBA-TUI UV EN TERRENO DESPLIEGUE DE DATOS COBRO SBA-TUI UV DESPLIEGUE DE DATOS MENSAJES DE ÉXITO O FRACASO CONCESIONARIO INICIO DE SESIÓN ESTADÍSTICAS DIARIAS ESTADÍSTICAS SEMANALES ESTADÍSTICAS POR MES FUNCIONARIO UNIVERSIDAD ESTADÍSTICAS VER DATOS ALUMNOS EDITAR DATOS ALUMNOS ELIMINAR ALUMNO CARGAR DATOS MASIVOS RENOVACIÓN DE ALMUERZOS CONCLUSIONES GENERALES P á g i n a 1 23

3 1. INTRODUCCIÓN Dentro de la Universidad de Valparaíso, la Dirección de Sistemas de Información y Computación (DISICO) es la encargado de instaurar nuevas tecnologías para la Tarjeta Universitaria Inteligente (TUI). Hoy en día existe una variedad de tecnologías, la cual permite realizar distintas aplicaciones con el objetivo de brindar diversos servicios a los alumnos pertenecientes a esta misma. Una de las tecnologías que posee esta tarjeta, es la incorporación de un Chip inteligente, el cual permite guardar una gran cantidad de datos con el fin de seccionar la información de un alumno o funcionario de la Universidad, además de brindar seguridad a estos mismos. Uno de los servicios que hoy está asociado a esta Tarjeta Inteligente es el cobro de becas de almuerzo por parte de los alumnos de la Universidad de Valparaíso. Este sistema se ha implementado desde hace 2 años, permitiendo cumplir sólo con las funciones básicas que hacen cobro de las becas de alimentación. Lamentablemente el sistema antes mencionado, debido a que fue desarrollado por una institución externa y privada, este no se adapta a las principales necesidades que posee nuestra Universidad. Además, cabe señalar que para hacer uso de este sistema se debe renovar anualmente un contrato de arriendo entre ambas instituciones. En base a todo lo antes señalado, se plantea la necesidad de crear una plataforma propia de la Universidad de Valparaíso, con el fin de poder economizar los costos de mantención del sistema ya implementado, y también poder adaptar este mismo a las necesidades que posee nuestra Universidad en un servicio que es crítico y sensible como es la administración y cobro de becas de alimentación, A continuación, se procederá a detallar el avance técnico del nuevo sistema de cobro de becas de alimentación que se desea implementar por parte de la Universidad de Valparaíso. P á g i n a 2 23

4 2. SITUACIÓN ACTUAL PROYECTOS TUI Hoy en día dentro de las Universidades ubicadas en la región de Valparaíso en Chile, existen distintos sistemas que permiten a los alumnos poder dar utilidad a la Tarjeta Inteligente Universitaria (TUI). Algunos ejemplos de estos sistemas son: Préstamo de libros. Aparcamiento. Control de acceso. Control de asistencia. Cabe señalar que muchos de estos son desarrollados por empresas externas y privadas que prestan servicios a estas Universidades SERVICIOS EN FUNCIONAMIENTO EN LA UV Dentro de la Universidad de Valparaíso (UV) existe una variedad de sistemas que permiten dar utilidad de esta tarjeta TUI, algunos de ellos son: I. Control de acceso a las bibliotecas pertenecientes a la Universidad de Valparaíso. Figura 1. Rector Universidad de Valparaíso, Período Actual Figura 2. Alumno Perteneciente a la Universidad de Valparaíso P á g i n a 3 23

5 II. Identificación de alumnos en Campos Clínicos. Figura 3. Alumnos Facultad de medicina, Universidad de Valparaíso III. Dispositivo de comunicación mediante Rut (DIMRUT), la cual permite desplegar el Rut de cualquier TUI, mediante un lector NFC. Figura 4. Lectura TUI Figura 5. Pantalla Principal DIMRUT P á g i n a 4 23

6 Figura 6. Inducción DIMRUT IV. Préstamos de libros en las bibliotecas de la Universidad de Valparaíso. Figura 7. Bibliotecóloga Facultad de Arquitectura P á g i n a 5 23

7 V. Cobro de becas de alimento en el Casino de Facultad de Arquitectura. Figura 8. Alumna en Casino Facultad de Arquitectura De acuerdo a lo anterior se puede inferir que esta tarjeta ha obtenido un alto nivel de protagonismo en el área tecnológica de la Universidad de Valparaíso y por sobretodo en la calidad de los servicios a los alumnos. P á g i n a 6 23

8 3. ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS PARA UN NUEVO SISTEMA El sistema de cobro de becas de alimentación es uno de los servicios, que hoy en día se encuentra en funcionamiento gracias al convenio que la Universidad de Valparaíso con el Banco Santander. Sin embargo, dado a nuevos requerimientos y necesidades de la Universidad nace la necesidad de crear un software propio con características que den respuesta a dichas necesidades en un tema de alta sensibilidad. En base a observaciones y reuniones con administrativos de la Universidad surgen algunas necesidades básicas para el desarrollo de un nuevo sistema, las cuales se detallan a continuación: I. Los alumnos de la Universidad de Valparaíso, deben poder consultar y cobrar sus becas de alimentación mediante la tarjeta universitaria inteligente (TUI) en casino habilitados con el servicio.. II. Los alumnos de la Universidad de Valparaíso, deben poder visualizar un historial indicando los cobros de almuerzos realizados, además de la cantidad de almuerzos asignados por parte de la Universidad. III. El concesionario del casino y el administrativo de la Universidad, debe poder visualizar mediante una aplicación web un historial, el cual indica los alumnos que han utilizado la beca de almuerzo. Este historial debe poder filtrar por Fecha, Rut y Carrera. IV. El administrativo de la Universidad de Valparaíso, debe poder cargar datos de los alumnos beneficiados. Esta carga de datos puede ser masiva o individual. V. El administrativo de la Universidad, debe poder gestionar a los alumnos beneficiados. Cabe señalar que los requerimientos antes señalados demuestran las funciones generales del sistema. A medida del desarrollo de este, se detallarán de forma más específica cada una de estas. P á g i n a 7 23

9 4. FUNCIONAMIENTO SBA-TUI UV 4.1. CONSULTA SBA-TUI UV A continuación se presenta un esquema de funcionamiento de un nuevo Sistema Administración y Cobro de Beca en la operación de consulta. Figura 9. Diagrama General LECTURA SBA-TUI UV EN TERRENO Figura 10. Tablet Hall Casino Facultad de Humanidades En la Figura 10, se muestra como una alumna perteneciente a la Universidad de Valparaíso, consulta su saldo mediante la lectura de su tarjeta TUI. P á g i n a 8 23

10 DESPLIEGUE DE DATOS Figura 11. Visualización Datos Alumno Como se muestra en la Figura 11, inmediatamente después que el alumno ha acercado su tarjeta TUI donde se ubica el lector NFC que posee el Tablet, la aplicación desarrollada en Android despliega la información del alumno que indica datos personales, tipo de beca asignada, casino asignado y cantidad de almuerzos restantes. P á g i n a 9 23

11 4.2. COBRO SBA-TUI UV A continuación se presenta un esquema de funcionamiento de un nuevo Sistema Administración y Cobro de Beca en la operación de cobro. Figura 12. Diagrama General P á g i n a 10 23

12 DESPLIEGUE DE DATOS Figura 13. Visualización Datos Alumno La Figura 13, señala como el concesionario es quien mediante la tarjeta TUI del alumno que desea cobrar su almuerzo, realiza la lectura de los datos con el objetivo de validar si realmente el alumno que porta la tarjeta TUI es el dueño y luego de verificar dicha información es quien descuenta el cobro del almuerzo mediante la aplicación. P á g i n a 11 23

13 MENSAJES DE ÉXITO O FRACASO. Figura 14. Pantalla de Éxito al Momento de Cobrar el Almuerzo La figura 14, indica que el alumno ha podido cobrar con éxito su almuerzo. P á g i n a 12 23

14 Figura 15. Pantalla de Advertencia La figura 15, indica que el alumno ya ha cobrado al menos un almuerzo durante el día, por lo que de acuerdo a las restricciones de la Universidad esto no está permitido realiza otro cobro durante el mismo día. P á g i n a 13 23

15 Figura 16. Pantalla de Advertencia La figura 16, indica que el alumno no posee beca de alimentación, por lo tanto, no puede realizar el cobro de almuerzos. P á g i n a 14 23

16 4.3. CONCESIONARIO Figura 17. Diagrama General INICIO DE SESIÓN Figura 18. Inicio de Sesión Con el objetivo de brindar seguridad al concesionario, el ingreso al sistema es por medio de la autentificación de su nombre de usuario y su contraseña. Como lo indica la Figura 18. P á g i n a 15 23

17 ESTADÍSTICAS DIARIAS Figura 19. Estadísticas Diarias Como indica la Figura 19, el sistema creado para el uso del concesionario posee una sección que le permite visualizar cuantos alumnos han hecho efectivo su beca de alimentación durante el día en el cual se encuentra ESTADÍSTICAS SEMANALES Figura 20. Estadísticas Semanales La Figura 20, nos permite visualizar las estadísticas semanales perteneciente al casino. P á g i n a 16 23

18 ESTADÍSTICAS POR MES Figura 21. Estadística Mensual La Figura 21 nos permite visualizar las estadísticas por cada mes perteneciente al casino FUNCIONARIO UNIVERSIDAD Figura 22. Diagrama General ESTADÍSTICAS El funcionario UV puede visualizar las figuras 19, 20, 21 señaladas anteriormente. Esto debido a que por motivo de transparencia de acuerdo a las restricciones de la Universidad es fundamental manejar la misma información, con el objetivo de minimizar los errores al momento de comparar la información. P á g i n a 17 23

19 VER DATOS ALUMNOS Figura 23. Datos Alumnos La Figura 23, nos permite visualizar como el concesionario, por medio de un filtro por carrera puede ver los datos de todos los alumnos pertenecientes a esta misma. Figura 24. Datos Específicos del Alumno P á g i n a 18 23

20 Además, en el caso que el concesionario quisiera ver más datos sobre algún alumno en específico, este puede presionar el botón indicado en la Figura 23 (Cuadrado Rojo) y le desplegará más información personal en conjunto con un gráfico, el cual detalla el comportamiento del alumno que fue seleccionado. Ver Figura EDITAR DATOS ALUMNOS Figura 25. Edición datos alumnos El funcionario de la universidad, además tiene la facultad de poder editar los datos de los alumnos. Para realizar esta acción basta con presionar el botón que posee un icono de lápiz (Cuadrado ROJO). Ver Figura 25. P á g i n a 19 23

21 Figura 26. Pantalla de Edición de Datos Al momento de realizar la acción indicada en la Figura 25, se desplegar una ventana la cual mostrará todos los datos del alumno seleccionado. Para proceder a editar estos mismo, basta con posicionarse en el campo deseado y cambiar su contenido. Cabe señalar que para que se haga efectivos estos cambios se debe presionar el botón editar, como se muestra en la Figura 26. P á g i n a 20 23

22 ELIMINAR ALUMNO Figura 27. Eliminar Alumno Para poder eliminar un alumno del sistema SBA-TUI UV, es necesario que se presione el botón señalado en la Figura 27 (Cuadro Rojo). Luego de realizar esta acción aparecerá un mensaje de confirmación. Esta acción es necesaria, ya que de acuerdo a las restricciones de la Universidad de Valparaíso se debe ir actualizando mes a mes esta lista de estudiantes, de acuerdo a sus condiciones económicas. P á g i n a 21 23

23 CARGAR DATOS MASIVOS Figura 28. Carga de Datos Masivos Una de las principales funciones que debe realizar el funcionario encargado de asignar las becas de alimentación, es cargar los datos de todos los alumnos que han sido beneficiados. Para realizar esta acción se ha facilitado como muestra la Figura 28, que solo basta con buscar un archivo antes generado por otras plataformas de la Universidad de Valparaíso y subir este por medio de la interfaz señalada. Automáticamente el sistema analizará este archivo y generará la carga de los alumnos dentro de las bases de datos del sistema SBA-TUI UV RENOVACIÓN DE ALMUERZOS Figura 29. Renovación de Almuerzos Otra de las funciones que debe realizar el funcionario de la Universidad de Valparaíso es renovar mes a mes la cantidad de almuerzos que se le ha otorgado a cada alumno beneficiado. Para realizar esta acción se ha facilitado como muestra la Figura 29, debido a que solo basta con presionar el botón señalado en dicha figura y automáticamente el sistema renovará la cantidad de almuerzos de todos los alumnos beneficiados. Cabe señalar que esta renovación se realizará de acuerdo a el tipo de beca que posea el alumno becado. P á g i n a 22 23

24 Nota: Beca Media: 12 almuerzos mensuales. Beca Completa: 22 almuerzos mensuales. 5. CONCLUSIONES GENERALES Durante el primer semestre del presente año, se han realizado pruebas de conectividad en algunos de los casinos perteneciente a la Universidad de Valparaíso. Asimismo, se trabaja en conjunto con los concesionarios, con el objetivo de plantear mejoras al sistema, otorgando así una mayor relación entre la Universidad de Valparaíso y estos mismos. Además, se han realizado pruebas de estrés al sistema en conjunto con estudiantes, con la misión de analizar cuáles son los principales problemas que se pueden generar al momento de utilizar este mismo. Cabe señalar que el sistema se está dando a conocer a los estudiantes de la Universidad de Valparaíso, con el fin de que utilicen las plataformas, y así obtener un feedback con toda la comunidad. De esta manera, este proyecto resuelve deficiencias de servicios implementados por terceros, con un desarrollo interno de la Universidad y con la flexibilidad e integración de sistemas que ello conlleva. P á g i n a 23 23