CÓDIGO: M Página 1 de 58 SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION DE RIESGOS SIAR COPROAGRO S.A.

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1 CÓDIGO: M Página 1 de 58 SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION DE RIESGOS SIAR COPROAGRO S.A. CAPITULO RIESGOS DE REPUTACIÒN (Con Incidencia en Riesgo Legal) CÓDIGO: M MANUAL: SARLAFT PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS DISTRIBUCIÓN: COPROAGRO S.A.- CAR UCR OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ORGANIZACION EN GENERAL FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/09/09 MANUAL SARLAFT - PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS

2 CÓDIGO: M Página 2 de 58 TABLA DE CONTENIDO Introducción... 5 Capítulo 1 - Aspectos Generales Definición Etapas del Proceso de Lavado de Activos Obtención Colocación Diversificación Integración Reutilización Criterios Aplicables a la Prevención y Control del Lavado de Activos Alcance y Efectos del Lavado de Activos en el Sector de las Entidades Vigiladas Obligación de Prevención y Control del Lavado de Activos Prácticas Inseguras Capítulo 2 - Normatividad y Políticas Normatividad Políticas Capítulo 3 - Mecanismos e Instrumentos del SARLAFT Mecanismos de Control Conocimiento del Cliente Concepto de Cliente Condiciones Mínimas de los Procedimientos de Conocimiento del Cliente Requisitos para la Vinculación de Clientes Excepciones a la Obligación de Diligenciar el Formulario de Vinculación de Clientes Obligaciones y Responsabilidades de los Intermediarios Prohibición Expresa de Establecer o Mantener Relación Comercial Conocimiento del Mercado Detección de Operaciones Inusuales Determinación de Operaciones Sospechosas Concepto de Operación Sospechosa Responsables de Determinar Operaciones Sospechosas Consolidación de Operaciones FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/09/09 MANUAL SARLAFT - PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS

3 CÓDIGO: M Página 3 de Instrumentos para la Adecuada Aplicación de los Mecanismos de Control Señales de Alerta Actividades de Alto Riesgo de Ser Utilizadas en el Proceso de Lavado de Activos Zonas Vulnerables para el Lavado de Activos Desarrollo Tecnológico Segmentación del Mercado Industrial Comercial Líneas Personales Control y Registro de Transacciones Individuales En Efectivo Control de Transacciones Múltiples Capacitación y Entrenamiento del Personal Capítulo 4 - Reglas Aplicables Reglas Aplicables al Oficial de Cumplimiento Obligación de Designar y Posesionar a un Oficial de Cumplimiento Funciones Reglas Aplicables a la Control Interno Reglas Aplicables a la Revisoría Fiscal Capítulo 5 - Reportes Derivados de la Prevención y Control del Lavado de Activos Reportes Internos Reporte Interno Sobre Transacciones Inusuales Reporte Interno Sobre Operaciones Sospechosas Reportes Externos Reporte Externo de Operaciones Sospechosas - ROS Reporte Mensual de Ausencia de Operaciones Sospechosas Reporte de Operaciones en Efectivo Los Gerentes de Sucursales Dirección de Operaciones El Oficial de Cumplimiento Reporte de Transacciones Múltiples Reporte de Clientes Exonerados Capítulo 6 - Conservación de Documentos FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/09/09 MANUAL SARLAFT - PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS

4 CÓDIGO: M Página 4 de 58 Capítulo 7 - Procedimientos Procedimientos Para la Prevención del Lavado de Activos Procedimiento para la Vinculación de Clientes Procedimiento para Reportar Operaciones Sospechosas Procedimiento Para Reportar Transacciones en Efectivo Funciones del funcionario que recibe el efectivo: Responsabilidades Responsabilidades del Representante Legal Responsabilidades del Nivel Administrativo de la Entidad Capítulo 8 - Régimen Sancionatorio Ante el Incumplimiento de los Procedimientos Específicos Régimen Personal Régimen Institucional Prácticas Inseguras Capítulo 9 - Código de Ética ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 - Normatividad Externa Tabla 2 - Requisitos para la Vinculación de Clientes El presente Manual debe permanecer a disposición de los accionistas, administradores, Funcionarios e intermediarios de COPROAGRO S.A., de la Superintendencia Financiera de Colombia y demás entes de control o autoridades internacionales y deberá ser actualizado y/o modificado en forma permanente, correspondiendo su aprobación a la Junta Directiva de la entidad. Cabe señalar que es indispensable que todos los Funcionarios de la Compañía, como también de los intermediarios conozcan y comprendan el presente documento, para lo cual dejaran constancia de tal situación mediante su firma, documento que deberá formar parte de su carpeta personal. FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/09/09 MANUAL SARLAFT - PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS

5 CÓDIGO: M Página 5 de 58 INTRODUCCIÓN Como todo sistema de administración de riesgos, el Sistema Integrado para la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT - adoptado por COPROAGRO S.A. contiene las políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos de control. El manual se desarrolla en nueve (9) capítulos, que en su orden son: Aspectos Generales, Normatividad y Políticas, Mecanismos es Instrumentos de Control, Reglas Aplicables, Reportes, Conservación de Documentos, Procedimientos, Régimen Sancionatorio, Código de Ética y Anexos. El capítulo 1, hace referencia a puntos generales con el fin de facilitar la comprensión del tema por parte de todos los empleados de la Firma. En el capítulo 2, se indica la normatividad vigente relacionada con el tema y las políticas que ha institucionalizado la Firma Comisionista en torno a la prevención del lavado de activos. En el capítulo 3 se especifican los mecanismos es instrumentos de control que tiene la Firma Comisionista para resguardarse de este delito. El capítulo 4 describe las reglas que deben cumplir tanto el Oficial de Cumplimiento, así como la Control Interno y la Revisoría Fiscal de la Firma. El capítulo 5 define los reportes que se han definido para informar las operaciones sospechosas dentro de COPROAGRO S.A. El capítulo 6 trata sobre el tiempo que se deben conservar los documentos. En el capítulo 7 describe los procedimientos que se deben seguir para la prevención de lavado de activos en la Firma. El capítulo 8 señala las sanciones en las que se puede incurrir en caso de incumplimiento de estas normas. El capítulo 9 presenta los preceptos que la Firma Comisionista ha adoptado y que se constituyen en la plataforma moral y ética institucional. Por último el capítulo 10 presenta los diferentes anexos que se mencionan dentro del manual. Es preciso finalmente destacar la obligatoriedad que tienen todos los Empleados de la Firma Comisionista de leer, analizar, resolver las inquietudes que surjan con el superior inmediato y cumplir las disposiciones contenidas en este Manual, responsabilidad que cobra especial significado dada la importancia y sensibilidad del tema. FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 03/09/09 MANUAL SARLAFT - PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS

6 CÓDIGO: M Página 6 de 58 Capítulo 1 - Aspectos Generales 1. Definición El lavado de activos es una conducta tendiente a dar apariencia de legalidad a bienes que originalmente provienen de actividades ilícitas. Es intentar ocultar la verdadera fuente o propiedad de capital ilícitamente devengado para que aparente ser producto de un negocio lícito. El lavado de activos, es entonces, una conducta que no se agota en un solo acto, sino que requiere de múltiples etapas dirigidas hacia un mismo propósito. 2. Etapas del Proceso de Lavado de Activos De acuerdo con los expertos, el blanqueo de activos es un proceso que comprende varias etapas: 2.1. Obtención Consiste en la recepción física de grandes cantidades de dinero en efectivo en desarrollo y como consecuencia de actividades ilícitas Colocación Consiste en la introducción de los activos en el sistema financiero. Supone normalmente intervención de paraísos financieros Diversificación Consiste en la realización de sucesivas operaciones financieras y comerciales dirigidas a eliminar su rastro, o bien a que éste sea más complejo de encontrar, de tal suerte que se impida conocer el verdadero origen ilícito de los dineros mediante la mezcla con dineros de origen legal Integración Consiste en el proceso mediante el cual el dinero líquido se convierte en bienes tanto muebles como inmuebles o en negocios de fachada. Al efecto, se utilizan 1 Son países en los cuales presentan alguna de las siguientes características: Reserva bancaria amparada por el Código Penal; Desinterés por el origen de los Fondos; Inmunidad cambiaria, bancaria y tributaria, entre otros. CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

7 CÓDIGO: M Página 7 de 58 mecanismos como traspasar los fondos blanqueados a organizaciones o empresas legales, sin vínculos aparentes con el delito organizado Reutilización Consiste en reutilizar los activos para la financiación de nuevas actividades ilícitas. 3. Criterios Aplicables a la Prevención y Control del Lavado de Activos y financiación del terrorismo La prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo abarca las operaciones relacionadas con los servicios y productos de la entidad, sean éstas documentarias, electrónicas, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra forma; se trate de operaciones en moneda legal o extranjera; o sean operaciones activas, pasivas o neutras Alcance y Efectos del Lavado de Activos Para los efectos de este manual de SARLAFT, el lavado de activos (LA) y la financiación del Terrorismo (FT), en adelante (LA/FT) se vincula al riesgo legal y reputacional a que se expone la Firma, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, al ser utilizada, entre otros, para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas Obligación de Prevención y Control del Lavado de Activos Como entidad vigilada, por la Superintendencia Financiera, COPROAGRO S.A. está en la obligación de prevenir y controlar el lavado y financiación del terrorismo en todas sus operaciones. 3.3 Misión del SARLAFT: Por medio de la identificación, medición y tratamiento de los riesgos de lavados de activos y financiación del terrorismo en todos los procesos de la organización y la capacitación de todos los funcionarios, el SARLAFT, busca prevenir, detectar y controlar el lavado de activos y combatir la financiación del terrorismo en todas sus operaciones. CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

8 CÓDIGO: M Página 8 de Objetivos del SARLAFT: No ser usada para LA / FT En este sentido la compañía ha definido que debemos conocer y analizar las diferentes tipologías utilizadas para el Lavado de Activos y Financiamiento del terrorismo a nivel Nacional e Internacional. De otra parte, se establecieron señales de alerta, que permiten minimizar el grado de exposición ante el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Como política de la Compañía, se definió que debemos realizar una debida diligencia en el conocimiento de los clientes. No ser sancionada por incumplimientos de las normas aplicables Debemos evitar sanciones por parte de los entes de Vigilancia y Control, las definidas en el Código Penal y las normas Internacionales. Detectar las operaciones inusuales y sospechosas asociadas al LA / FT En este sentido, se ha definido efectuar seguimiento a las operaciones y la información de los clientes con el fin de verificar la coherencia en las actividades que realizan y en los datos que reportan. Es importante efectuar un seguimiento al proceso de prevención e implementar los correctivos necesarios para una eficiente y oportuna detección de operaciones inusuales y/o sospechosas. En el código de ética, se definieron parámetros mínimos que permiten a los funcionarios evitar y resolver conflictos de interés, las sanciones por favorecimiento a clientes con actividades delictivas y la conducta que debemos seguir en materia de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Efectuar los informes de Ley a los diferentes entes de vigilancia y control Mediante la debida diligencia en el conocimiento integral de los clientes, efectuaremos reportes con calidad a las centrales de información, Fiscalía General de la Nación, Departamento Administrativo de Seguridad, UIAF, Superfinanciera, entre otras. CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

9 CÓDIGO: M Página 9 de 58 Los reportes establecidos por los entes de vigilancia y control, se efectuaran de forma sistematizada manteniendo la oportunidad en la transmisión de los mismos. Para efectos de la confidencialidad de la información, hemos definido estándares de seguridad en la custodia y acceso a la información consignada en los formularios de conocimiento del cliente. No realizar operaciones con personas (naturales ó jurídicas) reconocidas como lavadores Debemos evitar operaciones con clientes que se encuentren registrados en las internacionales (lista OFAC), extraditables, Justicia y Paz, condenados por la justicia Nacional e Internacional en temas relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como aquellos que aparecen divulgados a través de los medios masivos de comunicación. No tener relación con bienes e ingresos de origen ilícito Es primordial, efectuar un debido conocimiento de los bienes e ingresos a través de los cuales COPROAGRO S.A. comercializa sus productos, para ello debemos evitar suscribir negocios con bienes que se encuentren en extinción de dominio, con medidas dictadas por las autoridades competentes y sustancias prohibidas. En el caso de los ingresos, debemos efectuar seguimiento a las operaciones que no guarden relación con las características y/o perfiles de los clientes, así como los pagos que realizan. Ser considerada una entidad bien protegida El compromiso de la Compañía es cumplir con los parámetros mínimos establecidos en la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo e implementar de manera sistemática los controles que mitiguen el riesgo mencionado anteriormente. CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

10 CÓDIGO: M Página 10 de Estructura organizacional del SARLAFT: ORGANIGRAMA SARLAFT ASAMBLEA DE ACCIONISTAS REVISORÍA FISCAL JUNTA DIRECTIVA Establecen las políticas y asignan recursos COMITE CAR GERENCIA Evalúan el Sistema Administran el Sistema OFICIAL DE CUMPLIMIENTO UNIDAD DE CONTROL UCR DIRECTOR OPERACIONES Traiders Gestionan el riesgo CARGOS OPERATIVOS CARGOS OPERATIVOS Funciones de los órganos de administración en el SARLAFT: Son funciones generales de los órganos de administración las que a continuación se relacionan, independientemente de las que más adelante se determinan en forma específica. CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

11 CÓDIGO: M Página 11 de Junta Directiva: Establecer las políticas del SARLAFT. Adoptar el código de ética e relación con el SARLAFT. Aprobar el Manual de procedimientos y sus actualizaciones. Designar al Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente. Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia. Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad. Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el Oficial de Cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta. Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal y el Comité de Administración de Riesgos o la Unidad de Control de Riesgos, el oficial de Cumplimiento, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la respectiva acta. Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT. Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas. Establecer y hacer seguimiento a las metodologías para la realización de entrevistas no presenciales y/o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad. Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT. CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

12 CÓDIGO: M Página 12 de 58 Designar la(s) instancia(s) autorizada(s) para exonerar clientes del diligenciamiento del Formulario de Transacciones en Efectivo. Designar la (s) instancia(s) responsable(s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales Representante Legal: Someter a aprobación de la junta directiva en coordinación con el CAR y el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones. Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas adoptadas por la Junta Directiva u órgano que haga sus veces. Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados. Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en el SARLAFT. Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento. Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida. Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden perpetrarse por éstos Oficial de Cumplimiento: 1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT. CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

13 CÓDIGO: M Página 13 de Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes escritos a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos: Los resultados de la gestión desarrollada. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades. La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en la presente circular, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT. Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u órgano que haga sus veces. Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF. 3. Promover la adopción de correctivos al SARLAFT. 4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación. 5. Proponer a la administración la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios. 6. Colaborar con la instancia designada por la Junta Directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales. 7. Evaluar los informes presentados por la Unidad de Control de Riesgos, y los informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas. 8. Aplicar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

14 CÓDIGO: M Página 14 de 58 del SARLAFT. 9. Elaborar y someter a la aprobación de la Junta Directiva los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad Revisoría Fiscal: Elaborar un reporte trimestral dirigido a la Junta Directiva, en el que informe a cerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT. Poner en conocimiento del CAR, La UCR y el Oficial de Cumplimiento, las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia Comité de Administración de Riesgos: Evaluar conjuntamente con La UCR y el Oficial de Cumplimiento en forma trimestral la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y los elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones. Informar los resultados de la evaluación al Oficial de Cumplimiento y a la Junta Directiva. Realizar una revisión periódica de los procesos relacionados con las exoneraciones y parametrizaciones de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico. Todas las demás funciones asignadas a este órgano en el SARO Unidad de Control del Riesgos Realizar todas las funciones determinadas en el manual del SIAR y el SARO, para el control de los diversos riesgos en la organización sin que sea incompatible con las funciones del oficial de cumplimiento, pero respetando la competencia especifica de éste último. CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

15 CÓDIGO: M Página 15 de Plataforma tecnológica para el SARLAFT. COPORAGRO S.A. cuenta con un sistema de Información denominado SIMONA, software por medio del cual se administra la operación de sus productos, esta herramienta cuenta con módulos que integran la información relativa a: clientes, contabilidad entre otros. Además implemento un Software para la administración de topo tipo de riesgos en la organización cuenta con políticas y controles que permiten minimizar el riesgo en las diferentes actividades de la operación, dichos controles generan alarmas para las operaciones cuando las mismas no cumplen los criterios y permisos establecidos para su realización. Para efecto de la Segmentación del Mercado utiliza la plataforma ACCES de Microsoft Office controlando los perfiles de los clientes de acuerdo con actividad, producto, patrimonio, zona geográfica en que se desempeña, etc., así mismo permite obtener información y reportes para que con un posterior análisis se logren detectar y administrar algunos de los riesgos. El SARLAFT genera una base de datos que se registra en formato.xls (matriz de riesgos) permitiendo registrar y consultar la siguiente información: Los riesgos identificados y sus características como: código, área, proceso,, factores SARLAFT, probabilidad, impacto, controles y su calidad, lo que permite bajo la Metodología de Custer establecer el nivel de riesgos en la organización y la obertura frente a los mismos. Controles existentes Los perfiles de riesgos inherente y residual, individual y consolidado. Planes de tratamiento: Acciones, recursos, presupuesto, cronograma, indicadores, estado de avance. Las herramientas tecnológicas le permiten monitorear permanentemente las transacciones de sus clientes, de forma tal que las mismas puedan ser comparadas con la actividad económica, el segmento del mercado y en general con la información consignada en el formulario de vinculación y demás soportes documentales. 4. Prácticas Inseguras La Superintendencia Financiera califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5º del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el capítulo 11 de la Circular Básica 007 Externa, en especial sin cumplir con la debida diligencia en el proceso de conocimiento del cliente. CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

16 CÓDIGO: M Página 16 de Normatividad Capítulo 2 - Normatividad y Políticas En la Tabla 1 se presentan las normas relacionadas con el control y prevención del lavado de activos. Tabla 1 - Normatividad Externa No. Documento No. Fecha Emitido por Descripción 1. Decreto 663 Congreso de la 02/04/93 República 2. Ley 190 Congreso de la 06/06/95 República Estatuto Anticorrupción 3. Decreto /06/95 4. Decreto /09/95 Ministerio de Justicia y del Derecho Ministerio de Hacienda y Crédito Público 5. Circular Externa Superfinanciera (SFC) 6. Circular Externa SFC 7. Decreto /04/96 8. Ley /02/97 9. Circular Externa /06/03 SFC Ministerio de Justicia y del Derecho Congreso de la República Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Creación de la Comisión de Coordinación Interinstitucional para el Control del Lavado de Activos Creación de la Unidad Especial de Prevención de Lavado de Activos de la Superintendencia de Economía Solidaria (SES) Circular Básica Jurídica sobre Reglas de Prevención del Lavado de Activos Modifica varios artículos del Decreto 950de 1995 Delito de Lavado Modificaciones al Capítulo Decimoprimero, Título I de la Circular Externa 007 de Circular Básica Jurídica sobre Reglas de Prevención del Lavado de Activos 10. Ley Artículo 22 (LV/FT) 11. Debe actualizarse en le medida que se expidan nuevas normas CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

17 CÓDIGO: M Página 17 de Políticas A continuación se presenta las políticas de COPROAGRO S.A. relacionadas con la prevención del LA/FAT. Compromiso de COPROAGRO S.A. con Clientes, Directivos, Intermediarios, Asesores Financieros, Empleados y clientes, de adoptar todos los mecanismos de prevención y control que estén a su alcance para asegurar el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero EOSF y el artículo 22 de la Ley 964 del 2005, con el propósito no sólo de contribuir a la realización de los fines del Estado y de cumplir la Ley, sino de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional de los sistemas cuyo control y vigilancia competen a la Superintendencia Financiera de Colombia. Participación activa en los programas que se desarrollen y promuevan en el ámbito gremial y gubernamental para enfrentar este delito. Colaboración con las autoridades en el suministro de la información necesaria para investigar y combatir la delincuencia organizada, auxiliando oficiosamente en la lucha contra el delito. Divulgación, capacitación y entrenamiento permanente a Empleados, intermediarios y asesores, en relación con normas, políticas, procedimientos y directrices para la prevención y control de actividades delictivas. Cumplimiento de los requisitos previstos por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para acceder a cualquier producto o servicio de la Firma. Prohibición de desarrollar operaciones comerciales con cualquier persona natural o jurídica que esté involucrada en actividades ilícitas. Apoyo irrestricto a la gestión de prevención y control que deben adelantar los Empleados e intermediarios responsables de velar porque los mecanismos de prevención consignados en el presente manual se adelanten prioritariamente. CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

18 CÓDIGO: M Página 18 de 58 Para el adecuado cumplimiento del deber que tiene COPROAGRO S.A. de prevenir y controlar el riesgo de LA/FT, sus órganos de administración y de control, así como el Oficial de Cumplimiento y demás Empleados, deben tener en cuenta, entre otros, las siguientes premisas: Conocimiento del cliente y del usuario Métodos para la confirmación y actualización de la información de los clientes, indicando los niveles o cargos responsables de su ejecución. Conocimiento y segmentación del mercado. Detección y reporte interno de operaciones inusuales y sospechosas. Reporte de operaciones sospechosas a la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero), adscrita al Ministerio de Hacienda. Análisis cuidadoso de las operaciones inusuales y procedimiento para el reporte de operaciones sospechosas a las autoridades competentes. Programas de capacitación continúa. Funciones y responsabilidades del "Oficial de Cumplimiento" y sus delegados. Responsabilidades de los Empleados que tienen la facultad de decisión. Desarrollo tecnológico. Determinación de "Señales de Alerta". Procedimientos para el "registro y control de operaciones individuales en efectivo". Procedimientos para la determinación de "operaciones múltiples en efectivo". Procedimiento para la conservación y archivo de los documentos soportes de las operaciones. Procedimiento para el reporte de información periódica a la Superintendencia y a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). Funciones de la Control Interno con respecto a la prevención del riesgo de lavado de activos. Funciones de la Revisoría Fiscal con respecto a la prevención del riesgo de LA/FT. Régimen sancionatorio ante incumplimiento de los procedimientos específicos. CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

19 CÓDIGO: M Página 19 de 58 Capítulo 3 - Mecanismos e Instrumentos del SARLAFT 1. Mecanismos de Control 1.1. Conocimiento del Cliente / Usuario El lavador de activos empleará todas las formas de asumir perfiles que no levanten sospechas. Tratará de mostrase como el "cliente ideal". Igualmente, acudirá a utilizar empresas que no tengan adecuadas políticas de prevención y a aquellas que no ofrezcan cooperación judicial e intercambio de información para perseguir el delito de LA/FT. El conocimiento adecuado de los clientes es un proceso que permite a la Firma, mediante la diligencia necesaria, obtener la información mínima requerida para conocer adecuadamente a la persona natural o jurídica con la cual entabla una relación comercial, facilitando la selección del riesgo moral Concepto de CLIENTE De conformidad con lo previsto en el numeral 1.3 del Título XI de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia son clientes, aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y mantiene una relación de tipo legal o contractual para la prestación de algún servicio o el suministro de cualquier producto propio de la actividad Son clientes, aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y mantiene una relación de tipo legal o contractual para la prestación de algún servicio o el suministro de cualquier producto propio de la actividad. Dentro de este concepto es preciso incluir a tomadores, proveedores de productos o servicios propios de nuestra actividad, asesores financieros, y cualquier otra persona natural o jurídica que preste un servicio directo o indirectamente a la Firma. En los contratos, cuando el ejecutor sea una persona diferente del contratista, la información relativa a aquél será solicitada, tomada y verificada por el funcionario responsable de atender y autorizar el pago (Anexo 1). CAPÍTULO 2 -NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

20 CÓDIGO: M Página 20 de 58 En los eventos en que el ejecutor no suministre la información exigida en el formato la operación debe calificarse como inusual; lo mismo aplica si la información suministrada no puede confirmarse. Estos dos hechos constituyen una señal de alerta, que deberá ser reportada por el funcionario responsable de la verificación de la información al Oficial de Cumplimiento. En relación con la política del conocimiento del cliente, la labor del Oficial de Cumplimiento se debe dirigir a verificar que sea obtenida la información necesaria de los clientes que permita un control de sus operaciones. Si la información no contiene los datos suficientes para conocer al cliente, podrá solicitar que ésta se complete Condiciones Mínimas de los Procedimientos de Conocimiento del Cliente El SARLAFT debe contar con procedimientos adecuados para obtener un conocimiento de todos los clientes de la entidad (tanto de aquellos vigentes como de aquellos que se vayan a vincular). La información mínima que el mecanismo de conocimiento del cliente debe contener es la siguiente: Identificación de la persona que aspira a tener una relación comercial de tipo contractual o legal con la Firma Comisionista y su respectiva verificación. Actividad económica del potencial cliente. Características y montos de los ingresos y egresos del potencial cliente. Características y montos de las transacciones y operaciones del cliente en la respectiva entidad. El mecanismo de conocimiento del cliente debe servir cuando menos al propósito de: Suministrarle a la Firma Comisionista información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes. Contar con elementos objetivos que permitan evaluar si amerita entablar vínculos comerciales con personas que no pueden ser identificadas. Contar con elementos de juicio y soportes documentales que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar CAPÍTULO 3 - MECANISMOS E INSTRUMENTOS

21 CÓDIGO: M Página 21 de Concepto USUARIO De conformidad con lo previsto en el numeral 1.16.de la Circular Externa 007 del 2003 de la SFC de la norma antes citada son Usuarios Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes, la entidad les presta un servicio, Por ejemplo el registro de incentivo tributario para un cliente de nuestro cliente, o el beneficiario final del producto u operación con uno de nuestros clientes. Servicios Son todas aquellas interacciones de Coproagro S.A. con personas diferentes a sus clientes.(numeral 1.14 Circular Básica SF ) Beneficiario final Es toda persona natural o jurídica que, sin tener la condición de cliente, es la propietaria o destinataria de los recursos o bienes objeto del contrato o se encuentra autorizada o facultada para disponer de los mismos. (Numeral 1-2) Producto Son las operaciones legalmente autorizadas que pueden adelantar Coproagro S.A. mediante la celebración de un contrato (Numeral 1.5 Circular Básica SF) Actividades relacionadas con clientes y usuarios de COPROAGRO S.A. El análisis de las operaciones, interacciones y servicios que realiza COPROAGRO S.A., relación con las actividades autorizadas de su objeto social permite determinar que la actividad principal de la firma se realiza por Operaciones de Pregón Electrónico o de registro, comúnmente denominadas OPES, de conformidad con el reglamento de la BNA aprobado por la Superintendencia Financiera de Colombia. Este tipo de actividad comprende el 98% de las operaciones realizadas. En esta actividad se presenta operaciones con clientes e interacciones y servicios con usuarios, razón por la cual los empleados de la entidad deben tener absoluta claridad, en la identificación y clasificación de cada participante, a fin que se permita identificar los procedimientos de vinculación concerniente a cada uno. CAPÍTULO 3 - MECANISMOS E INSTRUMENTOS

22 CÓDIGO: M Página 22 de 58 Si bien es cierto que actualmente existen diferentes modalidades de negocios en el mercado público para el sector agropecuario, tales como la negociación de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales, títulos valores sobre subyacentes del mismo tipo, futuros, opciones, forwards, entre otros, es de tener en cuenta que en las operaciones de registro realizadas sobre pagos o abonos en cuenta por concepto de compras de productos de origen agrícola o pecuario, sin procesamiento industrial o con transformación industrial primaria, que se realicen a través de las ruedas de negocios de la Bolsa de Producto Agropecuario, no están sometidos a retención en la fuente, sin importar su cuantía, razón por la cual en estas operaciones la firma comisionista realiza las operaciones con sus clientes para efecto de registrar el incentivo tributario para los clientes de sus clientes (usuario), sin que la firma realice transacción de bienes o dinero entre las partes. Por tal razón las operaciones de conformidad con lo previsto en el artículo 1º. Del Decreto 574 del 2002, correspondan a registro y por lo tanto la relación de operación corresponde a Coproagro con su cliente y la interacción o servicio con el cliente de mi cliente (Usuario). En concordancia con lo anterior, se clasifican como usuarios de nuestra firma comisionista todas las personas naturales o jurídicas a las cuales nuestro cliente les compre o venda sus productos naturales o con procesamiento industrial. Para una mayor comprensión de todos los empleados vinculados a la Firma y con el fin de que exista una clara diferenciación entre clientes y usuarios al momento de vinculación, se determina en el diagrama siguiente la clasificación correspondiente para las Operaciones de Pregón Electrónico o de registro que se realicen en Coproagro S.A. Nota: Para el resto de las operaciones que puede realiza la firma dentro de su Objeto Social en forma general se les da tratamiento de clientes cumpliendo con todos los requisitos de vinculación que se establecen para ellos, salvo cuando se trate de una interacción o servicio, que no requiera traslación de recursos monetarios ni físicos. CAPÍTULO 3 - MECANISMOS E INSTRUMENTOS

23 CÓDIGO: M Página 23 de 58 DIAGRAMA DE CLIENTES Y USUARIOS EN LAS OPES AGROINDUS TRIAL Compras, Pagos o liquidaciones nes Agricultores Recolectores Transportadores Compra Registro AGROINDUS TRIAL Vende, factura Comerciante Distribuidor Almacén de cadena Venta Registro de Deposito INTEGRADOR Pagos o liquidacio nes Silos Bodegueros Almacén Compra Registro ACOPIADOR Productores sin Transformación Productores sin Procesamiento Convenciones: Pagos Compra CLIENTES = USUARIOS = C E N CAPÍTULO 3 - MECANISMOS E INSTRUMENTOS

24 CÓDIGO: M Página 24 de DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN Regla general para los clientes COPROAGRO S.A., debe obtener, de las personas que desean vincularse como clientes, el diligenciamiento de formularios de vinculación para el suministro de productos o prestación de servicios que realiza la firma comisionista, cumpliendo con los requisitos aquí indicados. El formulario de vinculación debe ser diligenciado también por toda persona que por virtud del contrato de suministro producto o prestación de servicio puedan disponer de los recursos o fondos vinculados al mismo Regla General para los Usuarios COPROAGRO S.A., debe exigir de sus clientes vinculados que las personas que desean realizar operaciones de registro al amparo de lo previsto en el artículo 1º. del Decreto 574 del 2002, para vincularse a Coproagro S.A. como Usuarios, deben realizar el diligenciamiento de formularios de vinculación para usuarios, el cual reposará en las instalaciones del cliente a disposición de cualquier ente de control que lo requiera, El formulario de vinculación usuario debe ser diligenciado las personas que realicen una interacción o servicio con COPROAGRO S.A, para tal efecto la firma comisionista suministrará vía electrónica los formatos preestablecido, Los cuales una vez diligenciados se remitirán vía electrónica a la dirección que Coproagro suministre Regla General para PEPS el SARLAFT prever procedimientos y mecanismos más rigurosos de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas que por su perfil o por las funciones que desempeñan podrían estar expuestos en mayor grado al riesgo de lavado de activos y de la Financiación del Terrorismo. En tal sentido, el SARLAFT comprender mecanismos adecuados y oportunos que permitan identificar los casos de clientes que responden a tales perfiles, procedimientos de control más detallado de las operaciones que realizan personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detectan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. En estos casos se cuenta con CAPÍTULO 3 - MECANISMOS E INSTRUMENTOS

25 CÓDIGO: M Página 25 de 58 procedimientos particulares para el control y monitoreo de los clientes, independiente de su carácter externos e internos. Para dar claridad en lo relacionado con qué asegurados son personajes públicos, a continuación se señalan entre otros, los siguientes: Presidentes o Expresidentes de la República Vicepresidentes de la República Parlamentarios (Senadores o Representantes a la Cámara) Ministros o Viceministros de Estado Directores de Departamentos Administrativos del orden nacional Magistrados de las Altas Cortes Auxiliares de la Justicia Militares de alta graduación y Oficiales de Policía con altos cargos Funcionarios con rango diplomático Funcionarios o Exfuncionarios públicos Diputados Concejales Gobernadores Alcaldes Secretarios Departamentales o Municipales Primer nivel directivo de agremiaciones privadas del orden internacional o nacional Actores de cine o televisión y artistas con una importante trayectoria Cantantes con gran reconocimiento público Periodistas de radio o prensa Deportistas con altos grados de reconocimiento En este sentido, y con el objeto de cumplir con las normas que gobiernan el tema de la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo, en especial, las relacionadas con el adecuado control de los eventuales clientes, los Funcionarios de COPROAGRO S.A. son responsables de entablar el contacto directo con el tipo de personajes en cuestión y deben elaborar previo a la vinculación un reporte pormenorizado bajo el formato preestablecido con destino al Oficial de Cumplimiento, en el cual se indique las características especificas de los productos que se están contratando, así como adjuntar el formulario de conocimiento del cliente debidamente diligenciado y todos los anexos que se establecen en el mismo sin excepción alguna. CAPÍTULO 3 - MECANISMOS E INSTRUMENTOS

26 CÓDIGO: M Página 26 de Requisitos para la Vinculación de Clientes Vinculación de nuevos CLIENTES Sin excepción alguna todo cliente o candidato a cliente e independientemente de los requisitos establecidos por las políticas de los manuales técnicos debe atender con los requisitos establecidos en la Tabla 2. Siguiente: Tabla 2 - Requisitos para la Vinculación de Clientes Información General de nuevos Clientes o proveedores No. Persona Natural Persona Jurídica 1. Nombre y apellidos completos Razón Social 2. Número de documento de identidad (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería), lugar y fecha de Número de Identificación Tributaría (NIT) expedición 3. Lugar y fecha de nacimiento Nombre y apellidos completos del representante legal 4. Dirección y teléfono residencia Número de documento de identidad 5. Ocupación, oficio o profesión Dirección y teléfono del representante Detalle actividad (independiente, empleado o socio, cargo que ocupa) Nombre, dirección, fax y teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo Dirección, teléfono, fax y ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que actúe como cliente Tipo de empresa: privada, pública, mixta, otras Actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU (Código Internacional de Industria Uniforme) Original del Certificado de Existencia y Representación Legal, con vigencia no superior a 30 días Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo CAPÍTULO 3 - MECANISMOS E INSTRUMENTOS

27 CÓDIGO: M Página 27 de 58 Información Financiera No. Persona Natural Persona Jurídica 1. Declaración voluntaria de origen de los bienes y/o fondos, según el caso 2. Ingresos mensuales y egresos mensuales (derivados de la actividad principal) 3. Otros ingresos o ingresos no operacionales o originados en actividades diferentes a la 4. principal, detallando concepto y valor Relación de las reclamaciones presentadas o indemnizaciones recibidas sobre seguros respecto de cualquier asegurador en los próximos años. 5. Total activos y pasivos 6. Información Operaciones Internacionales No. Persona Natural Persona Jurídica El tipo de transacciones que normalmente realiza: importaciones, exportaciones, inversiones, transferencias, préstamos en moneda extranjera, pago de servicios u otras Si tiene cuentas corrientes en moneda extranjera: Número de cuenta, banco, ciudad, país y moneda Si el cliente no realiza transacciones en moneda extranjera debe indicarlo de manera expresa Referencias No. Persona Natural Persona Jurídica Una familiar, identificando nombre, parentesco, teléfono y dirección Una personal, identificando nombre, teléfono y dirección Una financiera, identificando nombre de la entidad, número de cuenta, producto, dirección y teléfono de la oficina Una comercial, indicando nombre del establecimiento y teléfono Una financiera, identificando nombre de la entidad, número de cuenta, producto, dirección y teléfono de la oficina Una comercial, indicando nombre del establecimiento y teléfono CAPÍTULO 3 - MECANISMOS E INSTRUMENTOS

28 CÓDIGO: M Página 28 de 58 Anexos No. Persona Natural Persona Jurídica Fotocopia del documento de identificación (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería) Constancia de ingresos (Honorarios, laborales, certificado de ingresos y retenciones o el documento que corresponda) Declaración de renta del último período gravable disponible en los casos que aplique Indicación de vínculos existentes entre el potencial cliente con clientes vinculados Autorización previa de constitución expedida por la autoridad competente para aquellas entidades que por disposición legal lo requieran Original del certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente Fotocopia del certificado relativo al Número de Identificación Tributaria NIT Fotocopia del documento de identificación del solicitante y del representado, según sea el caso Anexos No. Persona Natural Persona Jurídica Informe sobre políticas de conocimiento del cliente y mecanismos de control de actividades delictivas, en caso de que el solicitante sea un negociante profesional de divisas, cualquiera que sea la denominación que reciba o realice una actividad económica sujeta al mencionado control Informe sobre políticas de conocimiento del cliente y mecanismos de control de actividades delictivas, en caso de que el solicitante sea un negociante profesional de divisas, cualquiera que sea la denominación que reciba o realice una actividad económica sujeta al mencionado control Lista de los socios titulares del 5% o más del capital social, cuando esta Información no conste en el certificado de existencia y representación legal; la lista debe indicar el número de documento de identidad de cada socio Declaración de renta del último período gravable disponible CAPÍTULO 3 - MECANISMOS E INSTRUMENTOS

29 CÓDIGO: M Página 29 de 58 EN OPES: NOTA 1: Los documentos anexos indicados anteriormente, sólo se exigirán a las personas naturales y Usuarios que realicen operaciones con la Firma Comisionista en las que el valor sea igual o superior a 500 salarios mínimos legales mensuales. De igual manera, estos documentos se exigirán a las personas jurídicas que contraten o realicen operaciones con la Firma Comisionista superior a 500 salarios mínimos legales mensuales. NOTA 2: En aquellos contratos en los que el solicitante sea una persona jurídica de derecho público del orden departamental o municipal, la firma y huella requerida en el formulario de vinculación se impondrá por quien sea designado para el efecto. NOTA 3.- En operaciones no relacionadas con OPES, los límites anteriores establecen en 100 salarios mínimos. se OTROS PRODUCTOS: Cuando algún producto se constituya por intermedio de apoderado, debe exigirse la acreditación del poder por escrito, debidamente firmado y autenticado con reconocimiento de firma, huella y contenido, documento donde debe aparecer la firma y huella del beneficiario. En caso de ser varios beneficiarios, estos deben estar registrados en el poder y necesariamente quien firma el poder debe ser uno de ellos. Cuando el producto se contrate por intermedio de personas vigiladas por la Superintendencia Financiera deben mantener actualizados los datos y entregar la documentación que se indica a continuación: El certificado que acredite al intermediario como tal. El registro de la firma del representante legal del intermediario y la de los Empleados facultados para tramitar este tipo de operación. La declaración del intermediario de que dispone de los mecanismos para el control y prevención de lavado de activos de que trata la Ley Excepciones a la Obligación de Diligenciar el Formulario de Vinculación de Clientes En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, la Firma Comisionista no está obligada a obtener el formulario de vinculación de clientes CAPÍTULO 3 - MECANISMOS E INSTRUMENTOS

30 CÓDIGO: M Página 30 de 58 cuando quiera que se trate de alguna de las siguientes operaciones: Las realizadas entre entidades vigiladas por la Superintendencias Financiera. Las realizadas entre entidades vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria (SES) respecto de aquellas operaciones realizadas por cuenta propia. Las realizadas con organismos multilaterales. Las realizadas con entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo las realizadas con empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén vigiladas por las Superintendencias. Las realizadas por las entidades vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria (SES) que desarrollan operaciones de ahorro y crédito. En este caso, la información relativa a los clientes o beneficiarios del crédito debe ser recaudada por la entidad vigilada que tiene la relación contractual con el beneficiario final de los recursos. Los productos relativos a la seguridad social, en el componente correspondiente a los aportes obligatorios. En los operaciones con entidades sometidas a control y vigilancia de la Superintendencias antes indicadas Obligaciones y Responsabilidades de los vinculantes En todos los casos, el vinculante de nuevos clientes está en la obligación de: Recaudar, confirmar y actualizar los datos suministrados en el formulario de vinculación de clientes, y que por su naturaleza puedan variar. Como quiera que el conocimiento del cliente supone la realización de una entrevista presencial al potencial cliente, previa a su vinculación, de ello debe dejar constancia documental en la que se indique el lugar, fecha y hora de la misma y sus resultados. Informar a los clientes que la Firma Comisionista debe confirmar la información suministrada por ellos, y aclararles que si la misma no se puede constatar, no se expedirá o renovará el negocio o se revocará el mismo, si esto es viable. Comunicar a los clientes la obligación que tienen de mantener permanentemente actualizada su información. Firmar el formulario de vinculación del cliente, como intermediario y como CAPÍTULO 3 - MECANISMOS E INSTRUMENTOS