RESUMEN EJECUTIVO ACTUACIÓN PRACTICADA AL CONSEJO COMUNAL LOS ARBOLITOS EJERCICIOS ECONÓMICOS FINANCIEROS 2010, 2011 Y 2012

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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS RESUMEN EJECUTIVO ACTUACIÓN PRACTICADA AL CONSEJO COMUNAL LOS ARBOLITOS EJERCICIOS ECONÓMICOS FINANCIEROS 2010, 2011 Y 2012 Dirección de Control. Administración Descentralizada. Área. Consejos Comunales. Identificación. Consejo Comunal Los Arbolitos. Tipo y denominación de la Intervención. Auditoría Operativa. Código de la actuación. AO Alcance. La auditoría operativa comprendió la evaluación exhaustiva de los procedimientos administrativos, financieros y técnicos establecidos por el Servicio Autónomo Fondo Nacional de los Consejos Comunales (SAFONACC), para la aprobación y otorgamiento de los recursos del proyecto socio-productivo: Adquisición de Ganado Vacuno Doble Propósito, Municipio Arismendi, al Consejo Comunal Los Arbolitos, correspondiente a los ejercicios económicos financieros 2010, 2011 y 2012; así como el análisis exhaustivo a los procesos ejecutados por el consejo comunal, con relación a la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuenta de los recursos otorgados y los mecanismos implementados para medir el impacto en la comunidad del proyecto

2 socio-productivo: Adquisición de Ganado Vacuno Doble Propósito, Municipio Arismendi. Objetivos de la Intervención. Objetivo General Evaluar los procedimientos administrativos, financieros y técnicos, establecidos para la aprobación y otorgamiento de los recursos del proyecto socio-productivo: Adquisición de Ganado Vacuno Doble Propósito, Municipio Arismendi, así como la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuenta, de los recursos ejecutados por el Consejo Comunal Los Arbolitos, y los mecanismos implementados para medir el impacto en la comunidad del denominado proyecto, durante los ejercicios económicos financieros 2010, 2011 y Objetivos Específicos Describir los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal La Herrera, para la escogencia de los proyectos. Verificar los procedimientos administrativos, financieros y técnicos establecidos por el Servicio Autónomo Fondo Nacional de los Consejos Comunales (SAFONACC), para la aprobación del proyecto: Adquisición de Ganado Vacuno Doble Propósito, Municipio Arismendi presentado por el Consejo Comunal Los Arbolitos. Describir los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal Los Arbolitos para la escogencia del proyecto. Examinar la modalidad de contratación adoptada por el Consejo Comunal Los Arbolitos, para llevar a cabo el proyecto. Verificar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal Los Arbolitos, para la ejecución del proyecto. Evidenciar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal Los Arbolitos, para la recepción y manejo de los recursos financieros, transferidos por el Servicio Autónomo Fondo Nacional de los Consejos Comunales (SAFONACC). Pág 2

3 Realizar la inspección al proyecto: Adquisición de Ganado Vacuno Doble Propósito, Municipio Arismendi, a fin de comprobar que se haya ejecutado en los términos previstos en el proyecto y/o contrato. Corroborar las actividades de control realizadas por parte de la Unidad de Contraloría Social del Consejo Comunal Los Arbolitos, con relación al proyecto ejecutado. Evidenciar los procedimientos establecidos por el Consejo Comunal Los Arbolitos, para la Rendición de Cuenta del proyecto: Adquisición de Ganado Vacuno Doble Propósito, Municipio Arismendi. Especificar los medios utilizados por el Consejo Comunal Los Arbolitos, a los fines de medir el impacto generado en la comunidad, por el proyecto realizado. Características Generales del objeto evaluado. Servicio Autónomo Fondo Nacional de los Consejos Comunales (SAFONACC) SAFONACC, se constituye como un servicio Autónomo sin personalidad jurídica, con autonomía administrativa, presupuestaria, financiera y de gestión, adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Comunas y Protección Social, según Decreto Nº publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha ; se conforma para el manejo financiero de los recursos asignados a los Consejos Comunales hasta la entrega de los mismos. En tal sentido, tiene por objeto financiar los proyectos comunitarios, sociales y productivos, propuestos por la Comisión Nacional Presidencial del Poder Popular en sus componentes financieros y no financieros. Siendo regulado su funcionamiento, a través del Reglamento Orgánico del Servicio Autónomo Fondo Nacional de los Consejos Comunales, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha Consejo Comunal Los Arbolitos El Consejo Comunal Los Arbolitos, se conforma como una instancia de participación, para el ejercicio directo de la soberanía popular y la gestión directa de las políticas públicas orientadas a la construcción de una sociedad de igualdad, Pág 3

4 equidad y justicia social, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 62 y 70 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y los artículos 1 y 2 de la Ley Orgánica de los Consejos Comunales. Fue creado mediante Acta Constitutiva y Estatutos de la Asociación Cooperativa Banco Comunal Los Arbolitos de Arismendi Sector 2 R.L., registrada en fecha , bajo el Número 38, Folios del 268 al 276, Protocolo Primero, segundo trimestre del año dos mil nueve (2009), en la Oficina Subalterna de Registro Público del municipio Arismendi del estado Barinas. Posteriormente, fueron adecuados sus Estatutos Sociales mediante Acta Modificatoria de los Estatutos Sociales del Consejo Comunal Los Arbolitos, quedando registrado en fecha , ante la Taquilla Única de Registro del Poder Popular, bajo el Código de Registro N y el Código de Seguridad N 00/4385; siendo su número de Registro de Información Fiscal: J Resultados de la actuación Observaciones relevantes Se evidenció que el Servicio Autónomo Fondo Nacional para los Consejos Comunales (SAFONACC) no estableció procedimientos administrativos, financieros y técnicos para la aprobación del proyecto: Adquisición de Ganado Vacuno Doble Propósito, Municipio Arismendi ; así mismo, se evidenció que en la Coordinación Estadal Barinas y en la sede Central Caracas de este Servicio Autónomo, no reposa el respectivo proyecto. Cabe destacar que SAFONACC se encargó de la asignación de los recursos financieros al Consejo Comunal Los Arbolitos. Se constató que SAFONACC, para la asignación y transferencia de los recursos, por un monto de quinientos diez mil bolívares, sin céntimos (Bs ,00), no elaboró el Convenio de Financiamiento con el Consejo Comunal Los Arbolitos, en relación al proyecto: Adquisición de Ganado Vacuno Doble Propósito, Municipio Arismendi. Se evidenció que el Consejo Comunal Los Arbolitos no cuenta con el proyecto Adquisición de Ganado Vacuno Doble Propósito, Municipio Arismendi, ni realizó Pág 4

5 procedimientos formales para la escogencia del mismo, evidenciándose que la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas no tuvo participación para su aprobación. Se constató que el Consejo Comunal Los Arbolitos, no elaboró el Plan Comunitario de Desarrollo Integral para ser ejecutado entre los años 2010 y Se constató que el Consejo Comunal Los Arbolitos, no conformó la Comisión Comunal de Contrataciones. Se observó que para ejecutar el proyecto: Adquisición de Ganado Vacuno Doble Propósito, Municipio Arismendi, por un monto de quinientos diez mil bolívares con cero céntimos (Bs ,00), equivalente a seis mil setecientos diez con cincuenta y tres unidades tributarias (6.710,53 U.T.), los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal Los Arbolitos, no aplicaron la modalidad de concurso cerrado, que correspondía por las unidades tributarias y procedieron a contratar con el proveedor de los semovientes de manera directa y sin acto motivado que lo justificara. Se evidenció que las novillas compradas, carecían de los permisos correspondientes, tales como: guías de movilización y certificados de control sanitario. Se evidenciaron pagos por la cantidad de veintitrés mil ochocientos bolívares con ochenta y dos céntimos (Bs ,82) por concepto de Traslado de las novillas a cada una de las 27 familias beneficiadas, que se realizaron sin autorización de la Asamblea de Ciudadanas y Ciudadanos. Se evidenció que la Unidad de Contraloría Social del Consejo Comunal Los Arbolitos, no realizó informes, evaluaciones, actividades de control al proyecto ejecutado; ni rindió cuenta pública de sus actuaciones. Se observó que los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal Los Arbolitos, no establecieron los procedimientos necesarios para la rendición de cuentas del proyecto financiado por el Servicio Autónomo Fondo Nacional para los Consejos Comunales (SAFONACC); por lo que la referida unidad, no ha rendido cuentas de la ejecución Pág 5

6 del proyecto a la Unidad de Contraloría Social, a la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, ni al organismo que otorgó los recursos. Se constató que el cien por ciento (100 %) de los beneficiarios encuestados no cumplieron con lo establecido en el Acta de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas s/n de fecha , en cuanto que cada beneficiario debía dar un pago anual de un becerro como capital semilla para iniciar un nuevo proyecto productivo al cuarto año. Conclusiones Del análisis a las observaciones expuestas en el presente informe, referidas a la evaluación de los procedimientos administrativos, financieros y técnicos, establecidos para la aprobación y otorgamiento de los recursos del proyecto socio-productivo: Adquisición de Ganado Vacuno Doble Propósito, Municipio Arismendi ; así como, la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuenta, de los recursos ejecutados por el Consejo Comunal Los Arbolitos, y los mecanismos implementados para medir el impacto en la comunidad del denominado proyecto, durante los ejercicios económicos financieros 2010, 2011 y 2012; se concluye que SAFONACC, asignó recursos sin conocimiento previo del proyecto y no estableció convenio de financiamiento, para garantizar la correcta y sana administración de los recursos por parte del consejo comunal. Con relación a los voceros y voceras del Consejo Comunal Los Arbolitos, éstos cumplieron con la ejecución del proyecto; Sin embargo, presentaron debilidades en cuanto al cumplimiento de las fases del ciclo comunal al no elaborar el Plan Comunitario de Desarrollo Integral ni realizar procedimientos formales para la escogencia del proyecto, con base a las necesidades reales de la comunidad. Asimismo, para la adquisición del ganado, no fue conformada la Comisión Comunal de Contrataciones, evitando así aplicar la modalidad de selección de contratista que correspondía según el monto del proyecto; ejecutándose la compra de los semovientes sin que el proveedor del ganado presentara los debidos permisos sanitarios y guías de movilización. Pág 6

7 A su vez, se presentaron debilidades administrativas debido a que se realizaron pagos que no contaron con la previa autorización por parte de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. Igualmente los voceros de la unidad administrativa y financiera comunitaria, no rindieron cuenta de los recursos recibidos para la ejecución del proyecto ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, la Unidad de Contraloría Social ni al organismo que otorgó los recursos (SAFONACC); Asimismo, los voceros de la Unidad de Contraloría Social incumplieron con las actividades inherentes a su cargo; y los voceros y voceras del consejo comunal no realizaron seguimiento para que se cumpliera con lo acordado en Acta de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, en cuanto a que cada beneficiario debía dar un pago anual de un becerro como capital semilla para iniciar un nuevo proyecto productivo. Recomendaciones. En relación a las observaciones señaladas en el cuerpo del informe, y con el propósito de que éstas sean subsanadas en beneficio de una administración eficiente y eficaz, este Organismo Contralor recomienda lo siguiente: Al Servicio Autónomo Fondo Nacional de los Consejos Comunales (SAFONACC) Las máximas autoridades del Servicio Autónomo Fondo Nacional de los Consejos Comunales (SAFONACC), a través de normativas internas, deben establecer los procedimientos administrativos, financieros y técnicos, para la aprobación de los proyectos presentados por los consejos comunales antes de proceder a financiarlos y a su vez tener como requisito el resguardo de éstos, con el fin de realizar seguimiento a su ejecución y prestar la asesoría requerida por dichos consejos comunales. Las autoridades de SAFONACC deben elaborar los respectivos convenios de financiamientos para la asignación y transferencia de recursos a los diferentes consejos comunales, donde se establezca como mínimo: el destino de éstos, la oportunidad, forma y autoridad ante la cual se informará sobre la utilización de dichos recursos y la obligación de manejarlos mediante instrumentos financieros Pág 7

8 separados de aquellos utilizados para el manejo de los recursos propios y los provenientes de entes privados. Al Consejo Comunal Los Arbolitos El Colectivo de Coordinación Comunitaria del Consejo Comunal Los Arbolitos, debe participar en el desarrollo de los proyectos comunales y proponerlos ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas del consejo comunal, para que ésta como máxima autoridad, determine cuáles son los que se ejecutaran en pro de satisfacer las necesidades colectivas. El Colectivo de Coordinación Comunitaria del Consejo Comunal Los Arbolitos, debe coordinar la elaboración, ejecución y evaluación del Plan Comunitario de Desarrollo Integral articulado con los planes de desarrollo municipal y estadal de conformidad con las líneas generales del Plan de la Patria, con la finalidad de determinar en Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas las necesidades primordiales de la comunidad, estableciendo de manera prioritaria los proyectos que las satisfarán. Se debe seleccionar en Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas los miembros que formaran parte de la Comisión Comunal de Contrataciones, la cual debe estar conformada por cinco miembros principales con sus suplentes y se encargará entre otras cosas de conocer, independientemente del monto, todos los procedimientos para la adjudicación de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras que realice el Consejo Comunal con recursos provenientes de los órganos o entes de la Administración Pública. Conformar la Comisión Comunal de Contrataciones, así como, implantar mecanismos de control necesarios que coadyuven a la aplicación de las respectivas modalidades de selección de contratistas para las adquisiciones de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, conforme al monto a contratar, con el fin de obtener precios justos y razonables que contribuyan con la correcta utilización de los recursos públicos. La Comisión Comunal de Contrataciones velará porque los procedimientos de contratación se realicen aplicando la modalidad de selección de contratistas que Pág 8

9 corresponda según los límites cuantitativos señalados en la Ley de Contrataciones Públicas, con el fin de obtener precios justos y razonables que contribuyan con la correcta utilización de los recursos públicos. Así mismo para la modalidad de contratación por consulta de precios, deben solicitar cotizaciones de precios como mínimo a 3 empresas, dejando constancia por escrito de dichas solicitudes, adjudicándole la contratación a la contratista cuya oferta presente la mejor relación precio calidad. Por otra parte, en los casos de Contratación Directa, debe formularse el respectivo acto motivado cumpliendo con los requisitos establecidos en el artículo 76 de la Ley de Contrataciones Públicas. En el caso de aplicar la modalidad de Concurso Abierto o Concurso Cerrado por superar la contratación los límites cuantitativos establecidos en la presente Ley, la Comisión Comunal de Contrataciones podrá solicitar oportunamente por escrito el apoyo y acompañamiento gratuito del Servicio Nacional de Contrataciones. Los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal Los Arbolitos, al momento de adquirir Animales y subproductos de origen animal, deben cerciorarse que los proveedores tramiten y presenten los respectivos permisos y autorizaciones sanitarias para la movilización o traslado de animales, productos y subproductos de origen animal; con el fin de respaldar la información relativa a la propiedad de los mismos y minimizar el riesgo de propagación de agentes etiológicos de las enfermedades y plagas. Los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, deben cerciorarse de realizar únicamente los pagos que hayan sido previamente autorizados por la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. La Unidad de Contraloría Social, debe ejercer el seguimiento, control, vigilancia, y supervisión en la ejecución de los planes y proyectos comunitarios y en las actividades administrativas y de funcionamiento ordinarias del Consejo Comunal, dejando constancia de sus labores a través de informes y actas; rindiendo cuenta pública y periódica de sus actuaciones ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, debe rendir cuenta de la Pág 9

10 aprobación, ejecución física y financiera de los proyectos, tanto a la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, como al Organismo o Ente que les otorga los recursos, con el fin de demostrar la transparencia en la ejecución de los fondos manejados. El Colectivo de Coordinación Comunitaria del Consejo Comunal Los Arbolitos, debe velar por el cumplimiento de las decisiones tomadas por la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas; por tal motivo, deben exigir a las familias beneficiadas con el proyecto objeto de estudio, que cumplan con lo establecido en el Acta de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas s/n de fecha , en cuanto al pago anual de un becerro como capital semilla para iniciar un nuevo proyecto productivo al cuarto año, con el fin de beneficiar a otras familias del sector. DC/EM/MA/MV Pág 10