1. OBJETIVO: Establecer la metodología para las Mutaciones y Cancelaciones a la Matrícula Mercantil en la Cámara de Comercio de Neiva.

Transcripción

1 PAG. 1 de 6 1. OBJETIVO: Establecer la metodología para las a la Matrícula Mercantil en la Cámara de Comercio de Neiva. 2. ALCANCE: Aplica para todas las solicitudes de Mutación y Cancelación de la Matrícula Mercantil que sean presentadas ante la Cámara de Comercio de Neiva. 3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES 3.1 Mutación: El comerciante podrá en cualquier momento realizar modificaciones contenidas en el formulario de Matrícula o de Renovación mediante comunicación dirigida a la Cámara de Comercio de Neiva con reconocimiento de firma y de contenido ante Juez o Notario o presentada personalmente ante el Secretario Jurídico de la Entidad. En los casos en que la modificación se relacione con la situación financiera del inscrito deberá diligenciarse nuevo formulario que informe los datos financieros actualizados. 3.2 Cancelación: Una vez el matriculado, persona natural pierda su calidad de comerciante debe comunicar tal circunstancia a la Cámara de Comercio a través de escrito reconocido ante Juez o Notario o presentado personalmente ante el Secretario Jurídico de la Cámara de Comercio, solicitando la cancelación de su matrícula así como la de sus establecimientos de comercio. La cancelación procederá siempre y cuando el comerciante se encuentre al día en el pago de la renovación de su Matrícula Mercantil y no recaiga sobre los establecimientos de comercio órdenes de embargo. En el evento de solicitar la cancelación del establecimiento de comercio y continuar matriculado el comerciante, debe indicar con cuál actividad mercantil continúa para efectos de la certificación. La cancelación de la matrícula de sociedades, empresas asociativas de trabajo y empresas unipersonales solo procederá con la inscripción del documento de liquidación. 4. RESPONSABILIDADES El responsable de los actos de inscripción de las será el abogado que autorice con su firma tales inscripciones, previamente autorizado por el Secretario Jurídico o el Presidente de la Cámara de Comercio. El Director del Departamento Jurídico será el responsable de todos los actos administrativos expedidos por la entidad de acuerdo a sus funciones registrales como Secretario Jurídico de la Cámara de Comercio de Neiva.

2 PAG. 2 de 6 5. FLUJOGRAMA INICIO 1. INFORMAR SOBRE LOS SERVICIOS 2. RECIBIR SOLICITUD. NO CUMPLE LOS REQUISITOS? 3. CORREGIR SOLICITUD SI 4. LIQUIDAR Y RECAUDAR 5. INSCRIBIR Y DIGITAR CAMBIOS.. 6. RECIBIR DOCUMENTOS PARA SU DIGITALIZACIÓN. 7. ESCANEAR Y DIGITALIZAR 8. ARCHIVAR FIN 6. PROCEDIMIENTO

3 PAG. 3 de 6 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO 1. Informar sobre los servicios. El usuario debe solicitar el turno en el punto destinado para tal fin y esperar para ser atendido. informador. Base de datos digiturno. En caja se recibe el documento de solicitud de la mutación o cancelación, se verifica en el SIREP que el comerciante se encuentre matriculado y que el documento esté reconocido por el comerciante ante juez o Notario o en su defecto sea presentado personalmente ante el secretario Jurídico de la Cámara de Comercio. Documento de solicitud de mutación ó cambios en el registro mercantil. 2. Recibir solicitud Se solicita la Cédula de Ciudadanía de la cual se deja evidencia (fotocopia, foto etc) y se consulta en la página web de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el estado de la Cédula de Ciudadanía y se verifica que esté vigente, se imprime el Certificado de Estado de Cédula de Ciudadanía ; en el caso que el certificado de estado se encuentre con alguna restricción, se le comunica al cliente y en este caso no procede el trámite de mutación o cancelación Si la matricula se encuentra en estado inactivo, debe ser el titular quien haga la respectiva activación. Administrativo - Caja Documento de cancelación. Fotocopia de Cédula de Ciudadanía. Certificado de Estado de Cédula de Ciudadanía. Cuando se realiza Reliquidación de activos, se debe generar un cobro adicional al libro 15 por mutación.

4 PAG. 4 de 6 En caso de cancelación se debe verificar que la matrícula no tenga registros de medidas cautelares de embargo o prohibición de enajenación de bienes, así mismo verificar que se encuentre al día en el pago de la renovación de la matrícula. La solicitud debe estar reconocida ante notario o juez o en su defecto presentarla personalmente ante la Cámara de comercio. Cuando se modifica o cambia la enseña comercial del establecimiento de comercio, se realiza el control de homonimia a nivel local y nacional. En caso de encontrarse que el cambio corresponde a un nombre muy similar de una empresa ya registrada, se le solicita al usuario diligenciar el formato de Advertencia de Nombres Similares de Empresas y si es idéntico no procede el registro. Si no cumple con los requisitos se informa al usuario y se devuelve para su corrección. Formato de Advertencia de Nombres Similares de Empresas. 3. Corregir Solicitud Para el caso de cancelaciones de Sociedades Comerciales, EAT, Agencias, Sucursales, Soc. Agrarias de Transformación, ESAL, Personas Fallecidas y Traslados de Domicilio, se debe seguir el procedimiento de Inscripción de documentos y deposito de estados financieros. El comerciante corrige la solicitud y entrega de nuevo los documentos en las cajas. (Se debe remitir a la actividad 1). Usuario

5 PAG. 5 de 6 4. Liquidar y Recaudar 5. Inscribir y digitar cambios. 6. Recibir documentos para su digitalización. Se procede a liquidar los derechos de Cámara de Comercio por concepto de la Cancelación o Mutación de la matricula, se informa al usuario el valor, se recibe el dinero y se genera el recibo de caja. El recibo original se entrega al usuario, la copia se anexa a la solicitud de cancelación o mutación de la matricula. Se radica el documento colocándole un sello, con el valor cancelado, la fecha, hora y nombre de quien recibe. Se procede a través del SIREP a escoger el acto del libro XV correspondiente a la cancelación o mutación de la matrícula de la persona y/o establecimiento de comercio y se genera automáticamente el número de inscripción de forma consecutiva. Una vez inscrita la Mutación en el SIREP, se digita el cambio respectivo. El Administrativo Archivo físico recibirá diariamente los documentos de caja para realizar su escaneo y digitalización. Seccional y Sedes: Los auxiliares administrativos encargados de escanear y digitalizar los documentos realizan la depuración de los documentos; el Administrativo-Archivo Virtual, les asignará número de Caja y Libro de archivo para su respectivo almacenamiento en el servidor de imágenes. Administrativo - Ventanilla. Administrativo - Caja. Archivo físico Archivo virtual 7. Escanear digitalizar Se escanea y digitaliza el documento, se almacena en el Recibo de pago Formato de Asignación Libro y Caja.

6 PAG. 6 de 6 firmar y archivar 8. Archivar. servidor de imágenes del Docflow, se le coloca el sello y la firma virtual del secretario jurídico y se archiva en el sistema. El encargado de archivo físico, inserta los documentos en el libro respectivo para su archivo final. Cuando en la Seccional o Sedes se llene este libro físico lo enviarán a Neiva para su respectivo almacenamiento en el archivo físico y procederán a solicitar otro número de libro. Archivo físico Archivo Físico. 6. REGISTROS Base de datos Digiturno. Documento de solicitud de mutación ó cambios en el registro mercantil. Documento de cancelación. Fotocopia de Cédula de Ciudadanía. Certificado de Estado de Cédula de Ciudadanía. Formato de Advertencia de Nombres Similares de Empresas. Recibo de pago. Formato de Asignación Libro y Caja. 7. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Procedimiento de inscripción de documentos y depósito de estados financieros. REVISÓ DIRECTOR DEPARTAMENTO JURÍDICO APROBÓ PRESIDENTE EJECUTIVO Por Resolución No. 744 de septiembre 22 de 2014.