INFORME FIN DE GESTIÓN

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1 INFORME FIN DE GESTIÓN Para: De: Copia: Asunto: Licda. Sonia Monge Delgado Gestora Adm. y Financiera DGT, DGPN, STAP Ana Teresa Brenes Castillo MBA. Wilbert Cordero F., Jefe Depto. Gestión de Potencial Humano Lic. Mauricio Castro García, Jefe Sección Gestión de Potencial Humano DGT, DGPN, STAP Presentación de Informe de Fin de Gestión del cargo de Jefatura de la Sección de Gestión de Potencial Humano de la DGT, DGPN, STAP. Fecha: 9 de setiembre del 2017 De conformidad con lo establecido en por la Contraloría General de la República en la Resolución R-CO-61 del 24 de junio del 2005 y la Circular DAF Lineamientos para la confección y presentación de Informes de Fin de Gestión, emitida en fecha 19 de agosto del 2009, me permito adjuntar el referido informe para los efectos pertinentes. Sin otro particular, suscribe, Ana Teresa Brenes Castillo Cédula No =================================================================== RECIBOS CONFORMES: Licda. Sonia Monge D., Gestora Administrativa y Financiera DGT, DGPN, STAP MBA. Wilbert Cordero Fernández, Jefe Depto. Gestión de Potencial Humano Lic. Mauricio Castro G., Jefe Sección de Gestión de Potencial Humano, DGT, DGPN, STAP

2 1. INFORMACIÓN DEL FUNCIONARIO ANEXO 1 INFORME FIN DE GESTIÓN Nombre de quien deja el cargo: BRENES CASTILLO ANA TERESA 1º Apellido 2º Apellido Nombre Número de cédula: Cargo ocupado: Jefa Sección Gestión de Potencial Humano DGT, DGPN, STAP Fecha de inicio de la labor: 16 de febrero del 2011 Número de puesto ocupado: Ubicación: Gestoría Administrativa y Financiera DGT, DGPN, STAP Fecha de fin de la labor: 31 de agosto del 2017 Motivo de separación del cargo: Jubilación 2. CONTENIDO 2.1 Presentación A fin de cumplir con lo dispuesto en el artículo 12 inciso e) de la Ley N 8292 de Control Interno, Resolución R-CO-61 de las doce horas del veinticuatro de junio del dos mil cinco emitida por la Contraloría General de la República y la Circular N DAF del 19 de agosto del 2009 suscrita por el Lic. Fabricio Chavarría Bolaños, en su momento Director Administrativo y Financiero del Ministerio de Hacienda, seguidamente se presenta el Informe de Gestión por efectos del ejercicio del cargo de Jefatura de la Sección de Gestión de Potencial Humano de la Gestoría Administrativa y Financiera de la Dirección General de Tributación, Dirección General de Presupuesto Nacional y Secretaría Técnica de Autoridad Presupuestaria. Con fecha de rige 16 de febrero del 2011, la suscrita fue ascendida para asumir la Jefatura de la precitada Sección, cargo que se desempeñó hasta el 31 de agosto del 2017, fecha en que se opta por el retiro del Ministerio por motivo de jubilación

3 La Sección de Gestión de Potencial Humano de la DGT, DGPN, STAP, tiene como objetivo brindar el apoyo necesario en las actividades de naturaleza administrativa relacionadas con los trámites de recursos humanos detallados en la Resolución DAF del 28 de setiembre del 2007 y cuenta con los siguientes puestos: CLASE DE PUESTO CANTIDAD Profesional Jefe de Servicio Civil 1 1 Profesional de Servicio Civil 3 1 Profesional de Servicio Civil 2 3 Profesional de Servicio Civil 1 (1A y 1B) 2 Oficinista de Servicio Civil 1 1 TOTAL 8 La base legal que rigen sus procesos está contenida fundamentalmente en la Ley No Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, así como normativa y disposiciones conexas. Con motivo de la emisión de nuevas regulaciones, políticas y disposiciones dictadas tanto interna como externamente, se requirió implementar o ajustar controles y realizar las gestiones necesarias ante el Departamento de Gestión del Potencial Humano, según fuese necesario, para el establecimiento y/o modificación de procedimientos o lineamientos con el propósito de llevar a cabo las funciones encomendadas dentro del marco normativo vigente. Entre las principales disposiciones y directrices que se requirió implementar, se encuentran las emitidas por la Dirección General de Servicio Civil ARSP del 15 de julio de 2013 y el OFICIO CIRCULAR DG del 19 de junio del 2014 y sus modificaciones contenidas en los Oficios Circulares DG y DG , fechados 24 de junio del 2014 y 28 de abril del 2016 respectivamente, referidas a los Lineamientos complementarios a la normativa aplicable sobre la conformación y trámite de Nóminas de Candidatos Elegibles, la implementación del SAGETH (Sistema Automatizado de Gestión del Empleo y el Talento Humano) para el trámite de pedimentos de personal y la conformación de nóminas y la Resolución DG de fecha 18 de setiembre de 2015 sobre el establecimiento de regulaciones para realizar concurso internos, entre otras no menos importantes. Por otra parte, surgió la Directriz Presidencial No. 09-H publicada en fecha 17 de julio del 2014 SOBRE LA EFICIENCIA, EFICACIA Y TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA y subsiguientes, emitidas por la Presidencia de la República, que tuvieron impacto en los puestos vacantes de los tres subprogramas que atiende la Sección y un efecto mayor para la Sección en lo que corresponde a los puestos de la Dirección General de Tributación, esto debido a la cantidad de puestos que tiene adscritos esta Dirección. Asimismo, a lo interno de la Institución, igualmente se emitieron diversas disposiciones relacionadas con los procesos de Recursos Humanos, teniendo entre las más relevantes la Resolución No emitida por el Despacho del Ministro en fecha 19 de diciembre del 2014, relacionada con la designación del Oficial Mayor para la aplicación de los artículos 110 y 118 del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil (autorización de cambio de tareas), el Procedimiento sobre Ascensos Directos MH-DAF- DGPH-PRS emitido en el mes de enero del 2016 y la - 2 -

4 Circular del 13 de mayo de 2015, sustituida posteriormente por la DGPH fecha el 08 de noviembre de 2016 sobre los Lineamientos técnicos regulatorios para la reubicación temporal o permanente de puestos dentro de un mismo programa o subprograma presupuestario, de un programa a otro de este Ministerio y más recientemente la Circular del 01 de junio de 2016 Lineamientos para la atención del Recargo de Funciones. Otro factor importante a considerar, es la ejecución y seguimiento al Plan Anual Operativo, sobre el cual se debe brindar informe periódicamente a la Gestora. 2.2 Resultados de la gestión Referencia sobre la labor sustantiva de la Sección. De conformidad con el artículo 3 de la Resolución DAF del 28 de setiembre de 2007, los trámites que serán atendidos en las áreas de Gestión de Potencial Humano de las Gestorías bajo la rectoría del Departamento son las que se transcriben enseguida, teniendo dependencia administrativa jerárquica de la Gestora Administrativa Financiera y técnica de la Jefatura del Departamento indicado: a.1) Detección, registro, recuperación y aprobación de las sumas de más. a.2) Elaboración y registro de los arreglos de pago. a.3) Registro y aprobación de las Horas Extras. a.4) Registro y aprobación de las incapacidades. (*) a.5) Registro y aprobación de las rebajas salariales (asuntos disciplinarios o bien por rebajas de deudas). (*) a.6) Registro y aprobación de Otros Ingresos. a.7) Elaboración y emisión de las constancias de salarios. (*) a.8) Determinación y actualización en el Sistema de la Contraloría General de la República de los funcionarios que están afectos a la Ley de Enriquecimiento Ilícito. a.9) Mantenimiento de las bases de datos de puestos afectos a la declaración de bienes y de nombramientos interinos en puestos afectos para controlar los períodos de nombramiento. a.10) Control de pólizas de fidelidad suscritas por los funcionarios que ocupan puestos afectos. a.11) Control de asignación de funciones por períodos iguales o superiores a sesenta días, por artículo 120 del Reglamento al Estatuto del Servicio Civil. (*) a.12) Control de recargos de funciones que se den en la Dependencia, a efecto de revisar los requisitos. a.13) Cálculo de promedios salariales para la tramitación de pago de prestaciones legales. (*) a.14) Trámite de licencias superiores a un mes (permisos sin goce de salario). (*) a.15) Trámite de transferencias presupuestarias necesarias para garantizar el contenido económico en las diferentes subpartidas de salarios del programa o programas a cargo. a.16) Elaborar y registrar diversos movimientos de personal en el Sistema Integra de aplicación en cada quincena (de la Dependencia a cargo)

5 a.17) Elaborar y registrar las boletas de otros ingresos para pagar diferencias salariales dejadas de percibir en el Sistema Integra de aplicación en cada quincena (de la Dependencia a cargo). a.18) Elaboración de Pedimentos de los puestos de la(s) Dependencias. a.19) Resolución de ternas y nóminas de puestos de las Dependencias y coordinar con jefaturas las entrevistas. a.20) Trámite de los períodos de prueba de los funcionarios. a.21) Reporte quincenal a la Dirección General de Servicio Civil sobre los nombramientos y ascensos interinos para la aprobación final por parte de esa Dirección. a.22) Colaborar en las diferentes etapas, según se requiera, cuando se lleven a cabo concursos internos y externos. a.23) Suministrar la información de nuevos funcionarios al Departamento de Investigación y Formación Hacendaria, para los procesos de inducción. a.24) Reajustes de sobresueldo. a.25) Contratos y Adenda de Contratos de Dedicación Exclusiva. a.26) Reclamos administrativos (diferencias salariales dejadas de percibir de funcionarios activos e inactivos) a.27) Actualización de la Estructura funcional en el Sistema Integra, conforme a la resolución administrativa del director u oficio del jefe competente. a.28) Actualización de expediente electrónico de los funcionarios en el Sistema Integra. a.29) Actualización de modelo de vacaciones y de saldos de vacaciones legales en el Sistema Integra. a.30) Cualquier otra función que determine el Departamento. De los trámites transcritos, los que se señalan con (*) no han sido delegados; no obstante, se han encomendado otros trámites no contenidos en la citada Resolución, a saber: Procesamiento de la evaluación del desempeño de los (las) funcionarios (as) de las Direcciones asignadas. Trámite de reubicaciones de puestos incluyendo el estudio de las funciones para determinar si conlleva cambio de tareas. Trámite relacionado con los funcionarios que han sido suspendidos o inhabilitados por los Colegios Profesionales Elaboración de Recursos de Revocatoria y apelación en subsidio en coordinación con la Asesoría Legal de la Gestoría. Estudios para la verificación de requisitos para exoneración de marca. Registro de los pedimentos de personal en el Sistema SAGETH de la Dirección General de Servicio Civil. Atender y/o tramitar hacia la Mesa de Servicios en la DTIC los incidentes que presentan los funcionarios, incluyendo aquellos relacionados con la clave de acceso al Sistema Integra. Control de puestos afectos de funcionarios designados como contraparte en contratos de arrendamiento o servicios. Consolidación del Plan Anual de Horas Extras de la Dirección General de Tributación, en coordinación con el Director General. Elaboración de proyecciones presupuestarias para las coletillas 180 Reasignaciones y 201 Tiempo Extraordinario en coordinación con los Directores de Subprograma y el - 4 -

6 Departamento de Gestión de Potencial Humano, así como la proyección para el eventual pago de prestaciones legales a funcionarios con requisitos para acogerse al beneficio de la jubilación. Elaboración de informes mensuales, trimestrales y aquellos que sean solicitados por los entes superiores y/o los Directores y Subdirectores de los Subprograma, así como de la Presidencia de la República, Asamblea Legislativa y otros entes externos que se coordinan a través de la Dirección de Gestión Integral Tributaria. Asimismo, es importante indicar que en la Sección se reciben diversidad de consultas de toda naturaleza relativas a los procesos de recursos humanos, tal es el caso de concursos internos, licencias con y sin goce de salario, reasignación de puestos, incapacidades, incentivos, jornadas laborales, etc. Esta situación, conlleva la revisión constante de normativa y disposiciones atinentes, así como la consulta a los rectores según corresponda, o bien la canalización de las mismas para su atención. Se hace mención de este aspecto, debido a que son actividades que de forma directa inciden en el volumen de trabajo de la Sección Estado de la autoevaluación del sistema de control interno. En relación con la autoevaluación del sistema de control interno, se participó activamente en charlas de capacitación sobre el tema coordinadas por la Gestora y también en capacitaciones impartidas por el Departamento de Gestión de Potencial Humano. De igual forma, se realizó el seguimiento y análisis de los resultados mediante reuniones realizadas tanto a nivel de la Gestoría como del Departamento y se elaboraron los planes de mejora necesarios, lo que paulatinamente ha repercutido positivamente en los resultados de la autoevaluación Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno. En este aspecto, se diseñaron, establecieron y/o modificaron instrumentos para fortalecer el control interno, necesidad que se incrementó en razón de los cambios que se generaron producto de las directrices y disposiciones dictadas por entes internos y externos y que incidieron directamente en los procesos de la Sección. En concordancia con lo anterior, se puso en conocimiento de los funcionarios de la Sección los procedimientos, fuesen nuevos o modificaciones a los existentes, los cuales se mantienen al alcance en forma impresa y se entregó a cada uno (a) la descripción de las funciones específicas a desarrollar según su respectivo puesto. Continuamente, se hizo énfasis en el equipo de trabajo, tanto vía correo electrónico como en reuniones realizadas sobre la relevancia del control interno y la responsabilidad de mantener debidamente actualizados los controles implementados. Por otra parte, se les mantuvo informados sobre la normativa y demás disposiciones atinentes, complementado de igual forma con reuniones que se realizaron para el estudio de las mismas a fin de aclarar dudas o inquietudes. Se participó en capacitación brindada por parte de funcionarios del Departamento de Gestión de Potencial Humano, así como en charlas coordinadas por la Gestora Administrativa y Financiera de la DGT, DGPN, STAP, sobre la Ley de Control Interno para todos los funcionarios de la Gestoría

7 2.2.4 Estado de los proyectos más relevantes Las actividades de mayor relevancia que se encuentran en proceso son las siguientes: Revisión de incentivos según requerimiento del Despacho del señor Ministro, lo cual debe finalizar en el mes de diciembre. Traslado a la nube de la información más relevante de la Sección. Esta actividad es muy importante y urgente para garantizar la integridad de la información, por lo cual se debe continuar paulatinamente con este proceso hasta su conclusión. Modificación de la Base de Puestos de la Dirección General de Tributación en cuanto a la incorporación de las nuevas especialidades y subespecialidades en los puestos vacantes, en virtud del informe Técnico SI-D de fecha 11 de mayo de 2017 y comunicado por la Dirección General de Servicio Civil según oficio SI-O del día 22 del mismo mes y del Informe DGPH-I-AO de fecha 17 de agosto del 2017 emitido por el Departamento de Gestión de Potencial Humano. Posteriormente, deberá actualizarse de forma integral, luego de la ubicación ( vaciado ) de todos los puestos ocupados en la nueva clasificación. Elaboración y/o modificación de los pedimentos de personal de los puestos vacantes conforme la nueva especialidad y subespecialidad. Trasladar al formato establecido por el Departamento de Gestión de Potencial Humano, la información relativa a los ascensos directos que se ha venido llevando en la Sección para efectos de control de los mismos y que se implementó previo a la definición del mecanismo creado por el Departamento. No obstante que los aspectos que se citan a continuación corresponden a actividades cotidianas, se considera relevante señalar la importancia de darles un seguimiento permanente por su incidencia y repercusión en los procesos de la Sección y en la toma de decisiones a nivel superior: La Estructura Funcional, así como las bases mediante las cuales se controlan los puestos de los Subprogramas, deben mantenerse actualizadas, pues son las herramientas que posibilitan mantener el control de los puestos, su ubicación en las dependencias y la condición de los mismos (ocupado o vacante), entre otros aspectos relativos a su clasificación que son igualmente importantes. Previo a realizar el trámite para llenar puestos vacantes, debe verificarse que no esté incluido en el Concurso Interno que se encuentra en trámite en el Departamento de Gestión de Potencial Humano y/o que no tenga pedimento activo, en cuyo caso lo que corresponde es esperar a que se resuelva por terna o nómina a través de éste. El control presupuestario particularmente de la coletilla de Tiempo Extraordinario cuyo control es responsabilidad de la Sección, por las implicaciones legales que conlleva el compromiso de recursos públicos sin disponer del contenido presupuestario

8 2.2.5 Administración de los recursos financieros asignados durante su gestión. N/A Sugerencias para la buena marcha de la Sección. En razón del alto volumen de trabajo que se genera, se sugiere considerar la opción de incrementar la cantidad de puestos, lo cual permitirá la redistribución de las cargas de trabajo y con ello propiciar una respuesta más oportuna a los usuarios y a la vez favorecer el bienestar de los funcionarios de la Sección Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República. No hay pendientes en este aspecto Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo. N/A Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna. Los informes y requerimientos que en su momento fueron planteados por la Auditoría Interna, se atendieron de conformidad. 3. COMENTARIOS Y OBSERVACIONES: Se adjunta informe estadístico mensual del mes de junio del 2017, que corresponde al último mes efectivamente laborado por la suscrita, debido a que a partir del mes de julio se disfrutó de vacaciones legales. Hacemos constar que lo indicado en la información consignada en el presente formulario es correcta. Ana Teresa Brenes Castillo Funcionaria Fecha - 7 -

9 Series1 GESTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DGT, STAP, DGPN. SECCIÓN GESTIÓN DE POTENCIAL HUMANO CASOS ATENDIDOS 2016 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre Casos Atendidos Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre

10 GESTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DGT, STAP, DGPN. INFORME ESTADÍSTICO DE LABORES 2017 Tipo de Movimiento Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total Nombramientos Interinos Ascensos Interinos Prorrogas de Nombramientos Interino Prorrogas de Ascensos Interinos Ascensos Interino Interinstitucional Nombramientos en Propiedad Ascensos en Propiedad Traslado en Propiedad Interinstitucional Traslados en Propiedad Descensos en Propiedad Regreso al Puesto en Propiedad Ceses de Funciones Ceses de Nombramientos Interinos Renuncias Estudio de Aumento Anual Prorrogas de Ascensos Interinos Interinstitucional Reajuste de Sobre Sueldo con o sin Vence (retroactivo, no retroactivo) Consultas efectuadas en Sistemas Informáticos (Sageth, Contraloría, Poder Judicial, Integra Web, Remoto, Colegios Profesionales) Pedimentos de Personal ( SAGETH) ( CARATULAS) Oficios Varios Confeccionados Estudios de Propuesta Mov. Personal Estudios de Prohibición Declaraciones Juradas Rebajas Salariales Pagos Adeudados Reclamos Administrativos Reportes de Tiempo Extraordinario Cambios en la Estructura Funcional Exclusión de Función Ley Enriquecimiento Ilícito ante la Contraloría (Inclusión, modificación o exclusión Módulo CGR Internet) Confección de Boletas de Otros Ingreso y Registro en Integra Estudios Curriculares Períodos de Pruebas Tramitados e incluidos en Integra Remoto Estudios de Vacaciones efectuados, inclusión boleta de vacaciones Carteles Publicaciones de Puestos Inclusión en la Base de Datos de la Contraloría Actualización Base de Datos Contraloría (Póliza de Fidelidad y oficios varios ) Actualización Base de Datos (Puestos, revisión resoluciones, traslados, Rotación, varios) Revisión Formulario dinámicos Contraloría(afectos-continuan declarando) Charlas Sobre Discapacidad Depuración Sistema Integra Horas Extra Conversatorio Plan Anual Charlas Entrevista de Selección Plan de trabajo Nóminas Procesadas (Telegramas, DIGITALIZACIÓN) Atención de Entrevistas de Selección Elaboración Anteproyecto ( Coletilla 180-Horas Extra) Ascensos en Propiedad Interinstitucional Estudio para exoneración de marca Inducción Procesos de Recursos Humanos Contrato dedicación Exclusiva ( elaboración e inclusión en web) Evaluación del Desempeño 2015 por área (revisión física, sistema remoto, confección de matriz)

11 Confección de Informes Varios Elaboración Avisos para Promoción Interna (Ascenso Directo) Revisión Expedientes Personales Atención consultas correo electrónico Atención consultas telefónicas y Microsoft Lync Atención personal a funcionarios de DGT, STAP, DGPN Atención de Recursos de Revocatoria Notificación de oficios y documentos en general Recepción, ingreso en el control y traslado de correspondencia y documentos varios Distribución de órdenes patronales Remisión documentos al archivo institucional Archivo de Gestión de la Sección Participación en comisiones y capacitaciones Actualización en el Sistema Integra Remoto de Información personal de los funcionarios Cuadro quincenal para la DGSC de nombramientos interinos y ascenso interinos Labores de la coordinación Totales

12 DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO NACIONAL: UTILIZACION MENSUAL DE HORAS EXTRAS AÑO 2017 PROGRAMA LEY DE PRESUPUESTO 2017 (ORIGINAL) LEY DE PRESUPUESTO 2017 (REFUERZO) LEY DE PRESUPUESTO 2017 (NUEVO TOTAL) TOTAL HORAS EXTRA 2017 (ORIGINAL) TOTAL HORAS EXTRA 2017 (REFUERZO) TOTAL HORAS EXTRA 2017 (NUEVO TOTAL) , , , ,00 MES/ CONCEPTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL PAGADO/ APROBADO SALDO DISPONIBLE COLONES/HORAS MONTO TOTAL PAGADO HORAS EXTRA APROBADAS 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 219,00 219, ,00 SECRETARÍA TÉCNICA DE LA AUTORIDAD PRESUPUESTARIA: UTILIZACION MENSUAL DE HORAS EXTRAS 2017 PROGRAMA LEY DE PRESUPUESTO 2017 (ORIGINAL) LEY DE PRESUPUESTO 2017 (REFUERZO) LEY DE PRESUPUESTO 2017 (NUEVO TOTAL) TOTAL HORAS EXTRA 2017 TOTAL HORAS EXTRA 2017 (REFUERZO) TOTAL HORAS EXTRA 2017 (NUEVO TOTAL) , , , ,00 MES/ CONCEPTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL PAGADO/ APROBADO SALDO DISPONIBLE COLONES/HORAS MONTO TOTAL PAGADO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 HORAS EXTRA APROBADAS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00

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14 GESTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DGT, STAP, DGPN INFORME ESTADÍSTICO DE LABORES 2017 DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTACIÓN: UTILIZACION MENSUAL DE HORAS EXTRAS AÑO 2017 PROGRAMA LEY DE PRESUPUESTO 2017 TOTAL HORAS EXTRA , ,00 MES/ CONCEPTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE MONTO TOTAL PAGADO HORAS EXTRA APROBADAS TOTAL PAGADO/ APROBADO SALDO DISPONIBLE COLONES/HORAS ,00 0, ,00 0, , , , ,00 78,00 0,00 12,00 0,00 235,50 458,25 783, ,25