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1 Subproceso Trámite, Registro y Control Informe final de Gestión: Período al El presente informe se realiza en cumplimiento de la Resolución de la Contraloría General de la República R-CO- 61, publicada en La Gaceta del jueves 7 de julio de 2005 mediante la cual se emiten las Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el Informe Final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno. Presentación La Dirección General de Servicio Civil estableció con base en las Resoluciones DG y DG las competencias de las Oficinas de Recursos Humanos definiendo como labor sustancial: Planear, organizar, dirigir y controlar los procesos de recursos humanos de la Institución, aplicar las políticas y normativa que en materia de administración de recursos humanos emita la Dirección General de Servicio Civil y otras entidades que por ley tengan competencia a fin, llevar a cabo el proceso de provisión de los recursos humanos de acuerdo con los planes estratégicos institucionales y la situación de plazas vacantes, realizar en coordinación con la Oficina de Servicio Civil los procesos de reclutamiento y selección, mantener actualizados los manuales que se utilizan en el desempeño de las actividades, asesorar y orientar a superiores, jefaturas de la institución y demás personal en materia de recursos humanos entre otras. 1

2 Con base en las competencias establecidas se creó a inicios del 2000 los diferentes Subprocesos que conforman la Gestión de Recursos Humanos, para lo cual se me asignó a partir de febrero 2000 la Coordinación del Subproceso de Trámite, Registro y Control que en un inicio se llamó Subproceso de Gestión. Durante seis años ejercí el cargo indicado, para lo que me correspondió entre otras las siguientes actividades: * Planear, dirigir y controlar la elaboración del Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República. * Realizar estudios de prestaciones laborales. * Revisar boletas de información para la Gestión de Tecnología de la Información. * Representar a la Dirección General de Migración y Extranjería ante el Ministerio de Hacienda como responsable del proyecto Integra * Llevar el control de los funcionarios que deben ser eliminados del registro de inhibidos de la Gestión de Proveeduría. * Utilizar el perfil de aprobador por la Gestión de Recursos Humanos, configuradora del sistema, Técnico Recursos Humanos y Unidad Técnica de Recursos Humanos. * Efectuar las propuestas de pago de los funcionarios de la Dirección General de Migración y Extranjería * Dirigir, controlar, revisar, aprobar o denegar movimientos de personal que afecten al servidor, tales como prórrogas de nombramiento y ascenso interino, permiso sin goce de sueldo, cambio de categoría, reajustes de sueldo, revaloraciones, entre otros), 2

3 * Aprobar o denegar el pago de otros ingresos tales como horas extra, diferencias salariales pendientes, etc. * Revisar, aprobar o denegar incapacidades y rebajas salariales. * Efectuar la corrida de anualidades. * Dirigir y controlar la elaboración del informe para el Sistema Integrado de Recaudación de la Caja Costarricense de Seguro Social (SICERE). * Controlar la elaboración del informe mensual de planillas de Riesgo del Trabajo y Póliza de Vida del Instituto Nacional de Seguros. * Revisar, aprobar y autorizar retenciones de salario quincenales. * Dirigir y controlar la actualización y modificaciones necesarias de la relación de puestos. * Revisar y aprobar o denegar las diferentes solicitudes de vacaciones * Coordinar, revisar y aprobar la elaboración de certificaciones de tiempo laborado, experiencia, salarios, puestos, etc. * Revisar y aprobar los estudios de reconocimiento de anualidades por el tiempo laborado en la Administración Pública. * Estudiar y/o revisar los reconocimientos de Dedicación Exclusiva y prohibición. * Dirigir, controlar y aprobar el estudio y reconocimientos de puntos por Carrera Profesional. 3

4 * Dirigir y controlar la revisión y trámites respectivos relacionados con la asistencia de los funcionarios. * Dirigir y controlar el manejo de los expedientes de los funcionarios de la Institución. * Planear, dirigir y controlar el proceso de evaluación del desempeño. * Coordinar la aplicación de sanciones disciplinarias. * Planear, dirigir, revisar, aprobar y controlar el proceso de autorización y aplicación de horas extra en dinero. * Revisar y autorizar estudios sobre jornadas de tiempo extraordinario. * Dirigir, aprobar y controlar las gestiones de devolución de dinero por concepto de sumas pagadas de más, rebajos de salario e incapacidades no aplicadas, preavisos no otorgados. * Revisar, analizar y confeccionar informes trimestrales de nivel de empleo. * Revisar y autorizar las solicitudes de apertura de accidentes del Instituto Nacional de Seguros. * Realizar el control de cada subpartida del presupuesto correspondiente a salarios. 4

5 RESULTADOS DE LA GESTIÓN En el período que comprende el presente informe se lograron entre otros los siguientes resultados: * Capacitarme y capacitar a los colaboradores para implementar el Sistema de Pagos de Gobierno Central Integra lo cual generó que ningún funcionario sufriera retrasos en el pago del salario, mayor eficiencia y eficacia para el registro de diversos movimientos como reajustes, incapacidades, horas extra, etc. * Asumir la actividad de que el Subproceso se encargara de generar revisar, analizar, modificar o eliminar información del reporte de cuotas de la Caja Costarricense de Seguro Social (SICERE). * Elaborar anteproyectos de presupuesto ordinarios y extraordinarios de la República en los cuales se plasmara la realidad de las necesidades en cuanto al presupuesto requerido para el pago de remuneraciones básicas, remuneraciones eventuales, incentivos salariales, contribuciones patronales para desarrollo y la seguridad social, etc. * Llevar un control exacto de cada subpartida o coletilla de los movimientos generados en el presupuesto autorizado por el Ministerio de Hacienda para el ejercicio de cada año. * Establecer procedimientos para el pago o reconocimiento en tiempo de horas extra de conformidad con la normativa establecida por la Dirección General de Servicio Civil y la Procuraduría General de la República. * Realizar los trámites necesarios para que los funcionarios que devengaban el incentivo de riesgo policial pasaran de recibir un monto fijo a un 18% según el salario base de cada puesto a partir del 01 de enero 2004; obtener el contenido presupuestario para 5

6 hacer frente a los pagos retroactivos del 01 de julio 2002 al 31 de diciembre 2003 lo que conllevó a la revisión aproximada de 200 expedientes, elaboración de 200 estudios, confección de 200 certificaciones, confección de 800 acciones de personal, 200 oficios dirigidos a los interesados, 200 oficios y 200 certificaciones dirigidas a la Asesoría Jurídica del Departamento Legal del Ministerio Gobernación y Policía. * Realizar los trámites para dotar a los funcionarios de un Sistema de Registro de Asistencia computarizado con el propósito de lograr mayor nivel de seguridad en el registro del mismo. * Establecer el procedimiento dirigido tanto a las jefaturas como a los colaboradores para que la evaluación del desempeño se ejecutara en forma exitosa. * Iniciar la aplicación de la evaluación del desempeño para puestos de confianza y puestos pertenecientes al Régimen del Estatuto Policial. * Asumir la responsabilidad de que se realizaran los diferentes trámites de pago de prestaciones para las personas que renuncian, se acogen a la pensión o son cesadas de sus puestos. * Asumir la labor para que se ejecutara el trámite, aprobación y control de la póliza de riesgos del trabajo y póliza de vida. * Realizar estudio exhaustivo de los expedientes de carrera profesional para cumplir a cabalidad las recomendaciones vertidas por la Auditoria de la Dirección General de Servicio Civil. * Debido a la falta de recurso humano en el Subproceso se solicitó la aprobación de horas extra con el fin realizar depuración de los expedientes personales, lográndose tal objetivo durante el

7 * Se implementó mayores medidas de control en el sistema de reconocimiento de Carrera Profesional. Estado de la auto evaluación del sistema de control interno institucional. Análisis de las guías para la auto evaluación general sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y normas generales de control interno: El Subproceso ha cumplido con la auto evaluación del sistema de control interno, recientemente fue elaborado y remitido a la Comisión de Control Interno, dentro de las deficiencias detectadas se encuentran la falta de comunicación de los jerarcas institucionales, la inexistencia de un plan estratégico que oriente el accionar de la Institución y por ende departamental, no existen políticas ni lineamientos institucionales claros y falta su divulgación, se debe redefinir prioritariamente la misión, visión, objetivos institucionales, valores, con el propósito de diseñar un sistema de evaluación integrado, no se conocen los indicadores para medir la gestión Institucional, falta de firma digital, entre otros. Como se desprende de las anteriores observaciones para corregir las debilidades de control interno, corresponden a los máximos jerarcas institucionales. 7

8 Estado de los proyectos más relevantes del Subproceso Trámite, Registro y Control según las acciones de control establecidas en la matriz para la Valoración del Riesgo. * Se solicitó Sistema computarizado para que la recepcionista registrara la documentación que ingresa y egresa lo cual ya fue cumplido, faltando únicamente la conexión de red y determinar la forma en que se realizará el registro. * Se implementó control manual para registrar el nombre del funcionario y quincena a solicitar y en el mismo documento se anote la fecha en que es retirado y firmado por el interesado. * En forma conjunta con Asesoría Jurídica de esta Dirección se elaboró borrador de Reglamento para pago y reconocimiento de horas extra en dinero o en tiempo el cual se encuentra en poder del Lic. Johnny Marín Artavia para una nueva revisión. Este documento es de suma importancia para el Subproceso ya que es la normativa que regulará todo lo concerniente a dicho pago. * Se solicitó a la Dirección General de Informática la posibilidad de utilizar los módulos de vacaciones y Carrera Profesional que se encuentran incorporados en el Monitor de Aplicaciones del Sistema Integra; no obstante, a la fecha se encuentra en estudio por parte del Comité del Sistema Integra de la Dirección indicada. 8

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