AGRUPACION DE LOTES EL POBLADO PH REUNIÓN MULTIJUNTA ENERO 24 DEL 2018

Transcripción

1 AGRUPACION DE LOTES EL POBLADO PH REUNIÓN MULTIJUNTA ENERO 24 DEL 2018 En la ciudad de Bogotá, siendo las 3:00 a.m. del 24 de Enero de dos mil dieciocho (2018), previa citación por parte del Administración., se reunió los representantes legales de la agrupación para llevar a cabo el siguiente Orden el Día: ORDEN DEL DIA 1. Verificación del Quorum 2. Informe parcial de la reunión del pasado 20 de enero Solicitud de datos de fechas de: Seguridad, Aseo Ascensores 4. Proposiciones y Varios. 5. Cierre de la Reunión. 1. Verificación del Quórum Una vez verificado el quórum, siendo las 3:35pm., se da inicio a la reunión con los siguientes integrantes: Representantes Legales NOMBRE % CONJUNTO 20% Conjunto Poblado Sevilla Lote1 Edgar Carvajal 20% Conjunto Poblado Castellón Lote 2 Milena Gracia 15% Conjunto Poblado Valencia Lote 3 José Virgilio Barrera 20% Conjunto Poblado Oviedo Lote 4 Consuelo 25% Representante por Poblado Salamanca Lote 5 100% Administración 1

2 Carol Vanessa Garzon Invitados NOMBRE CONJUNTO Paulina Ravelo Conjunto Poblado Sevilla Lote1 Nancy Herrera Conjunto Poblado Sevilla Lote1 Maritza Bohórquez Conjunto Poblado Castellón Lote2 Jairo Rodríguez Conjunto Poblado Castellón Lote2 Elizabeth Jaimes Conjunto Poblado Castellón Lote2 María del Pilar Diaz Conjunto Poblado Oviedo Lote 4 2. Presentación de Informe Administrativo Gestión 2017 Plan de Trabajo 2018, por la sra. Administradora Carol Vanessa Garzon. Bogotá D.C., Enero 20 de Señores (as) AGRUPACION DE VIVIENDA EL POBLADO PH Conjunto Residencial Poblado Sevilla Lote 1 Conjunto Residencial Poblado Castellón Lote 2 Conjunto Residencial Poblado Valencia Lote 3 Conjunto Residencial Poblado Oviedo Lote 4 Conjunto Residencial Poblado Salamanca Lote 5 Ciudad Ref: Entrega de Informes Gestión 2017 Respetados miembros del consejo de Agrupación de Lotes El Poblado, reciban un cordial saludo por parte de la Multijunta y la administración, quienes actuando de acuerdo al reglamento de Propiedad Horizontal y por las facultades en la Ley 675 de 2001, nos permitimos presentar un informe de las actividades realizadas en el periodo Pago al día de servicios públicos a corte de didicembre-2017 ( Agua, Luz y Servicios de Internet y telefonía). 2- Pago al día en el seguro de las áreas comunes hasta abril $ pagados en 3 cuotas Mantenimiento general y constante de salones sociales, salón de juegos y salón de jóvenes en muros y paredes 4- Mantenimiento general y constante en juegos infantiles 5- Mantenimiento general y constante de parque infantil y pista de coches 6- Cambio de arena 2

3 7- Pintura general en parque infantil 8- Arreglo de balancín de niños 9- Cierre de perímetro de parque infantil 10- Instalación de 5 metros de piso en llanta reciclable 11- Compra de canecas para zona de parque para niños y BBQ 12- Pintura para paredes y salón de jóvenes 13- Compra de mesa de ping pon 14- Compra de cartelera 15- Compra de reloj zona primer piso y Gimnasio 16- Compra de botiquines 17- Compra de camilla 18- Instalación de logotipos puertas de Casa Club 19- Arreglo de Cancha Múltiple 20- Lavado de vidrios de Casa Club 21- Arreglo de Iluminación perímetro cancha Múltiple 22- Pintura en aceite para todos los pisos de casa club 23- Pintura para barandas de casa club 24- Pintura de Garita 25- Elaboración de burros para espacio publico 26- Instalación de reductores de velocidad 27- Pintura de señalización de vías 28- Obra de arreglo adoquín entrada principal 29- Compra de caja de Reuter 30- Arreglo de Humedades en primer piso 31- Adecuación bodega de aseo 32- Arreglo de iluminación de casa club 33- Arreglo de baños primer piso 34- Pintura general en el GYM 35- Mantenimiento preventivo en máquinas del GYM 36- Adecuación del sistema electrónico en la puerta peatonal 37- Instalación de sistema electrónico en la entrada de casa club 38- Instalación de chapas en el biombo 39- Compra de 2 extintores salones sociales 40- Compra de canecas para BBQ 41- Arreglo de filos de entrada de BBQ 42- Compra tapete de Ascensor 43- Adecuación y arreglo de chapas de las ventanas 44- Compra de 1000 pelotas piscina de pelotas 45- Arreglo de juegos parque interno de bebes 46- Adecuación de mallas y templetes en la cancha múltiple 47- Mantenimiento preventivo mes a mes de ascensor 48- Pago de Retenciones en la fuente al día 49- Envió de comunicados a Conconcreto para verificación del sistema de bombeo 50- Implementación de la Pagina Web de la agrupación 51- Se programo 8 brigadas de aseo en materia de decapado de zonas 52- Empaste de Contabilidades y documentos de la casa club al año Solicitud de mantenimiento de cubiertas y techos 54- Modificación de portería de ingreso y sus puertas vehiculares 55- Envió de Campañas informativas para administraciones y comunidad 3

4 56- Implementación de medidor en talanquera 57- Compra de manquera zonas comunes 58- Compra de Hidro lavadora 59- Cambio de pulsadores de switches en el interior de la casa club 60- Preparación de la feria 61- Coordinación celebración día del niño 62- Preparación de celebración navidad 63-3 reuniones ante la constructora para el recibimiento de las zonas de motobombas, planta eléctrica y Red contar incendio. 64- Mantenimiento correctivo para maquinas de GYM 65- Mantenimiento correctivo para talanquera INFORME DE CARTERA POR PAGAR A PROVEEDORES-2017 Desde el 31 de diciembre del 2017, oficio como Administradora y Representante Legal de la Agrupación de Lotes El Poblado Lote 6 Casa Club, donde informo que la Agrupación a la Fecha tiene deudas con los siguientes proveedores. DETALLE DE CUENTA POR PAGAR REPRESENTATIVAS-2016 PROVEEDOR VALOR Riapa $ Servilin $ Alfredo Manrique $ Yimy Quiza $ Susana Urrea $ Argelis Preciado $ Coronel Pedro $ Carol Vanessa Garzon $ Espinosa Alfonso $ Ascensores Shinder $ Servicomercializadora $ El detalle de la deuda a Riapa es la siguiente: Concepto Mes Valor Administracion Marzo ,00 Administracion Abril ,00 Administracion Mayo ,00 Administracion Junio ,00 Retroactivo (mayo-abril) ,00 Total Deuda Riapa ,00 Detalle de cuentas por pagar por conjunto Conjunto Lote Valor Poblado Sevilla 1 $ Poblado Castellon 2 $ Poblado Oviedo 4 $ AGRUPACION DE LOTES EL POBLADO 19/01/ :44:22 Servicio al Cliente: Tel: Último Acceso: 01/15/2018 9:38:52 PM 4

5 Consulta Saldo Detallado Resumen de Cuenta Saldo Efectivo $18,126, Valor Bloqueado $0.00 Subtotal Disponible $18,126, Disponible Sobregiro/Canje = TOTAL EFECTIVO $0.00 $18,126, Canje Remesas $0.00 = TOTAL CANJE $0.00 /*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/*/* 3- Presentación Informe de Tesorería, por parte de la Tesorería de la Multijunta Toma la palabra el señor Danilo Hernández., actuando como presidente de la Multijunta, el cual informa que desafortunadamente el tesorero de la Multijunta no se ha pronunciado, por lo cual la persona que ha manejado la cuenta de la agrupación a sido la administración. La señora Milena Garcia., representante del Conjunto Poblado Valencia informa que ese mismo problema se ha venido presentando en su conjunto. 4-Exposición de Inquietudes, Felicitaciones e Inconformidades por parte de los consejeros, (Para este punto se agradece llevar sus inquietudes de manera escrita para agilizar la presentación de estas y así mismo ir dando respuesta a cada una, evitando la generación de debates subidos de tono). Se presentan las siguientes inconformidades en cuanto a: 1-Costo del alquiler de los salones sociales los cuales son muy económicos para el daño que se presentan con los mismo s usuarios 5

6 2- El daño constante de los equipos de gimnasia, el cual obedece a que estos son caseros y el uso inadecuado que los usuarios le dan a ellas. 3- Se solicita mayor presencia de la administración en horarios después de las 4:00pm. 4- El horario que se ha manejado para las clases de campo abierto, las cuales los residentes de poblado salamanca han manifestado su inconformismo. 5-Exposición de planes de acción y propuestas en pro de la disminución del presupuesto de la Agrupación. En consenso con los presentes se llega a la conclusión que el bajo del presupuesto para el año 2018, es la contratación de los servicios de seguridad, aseo y ascensores. Para ello se solicita a los presentes infomar de manera escrita las fechas, plus y compañías que tengan en cada conjunto para tener una reunión con ellos y lograr una sola contratación. 6- Exposición de propuestas para la generación de ingresos por parte de la Casa Club. El señor Danilo Hernández., informar que esta tarea se ha venido manejando en cuanto a minimizar los gastos de la casa club, del cual se han manejado con entrevistas y ofrecimientos de manejo de esta del cual no se ha tenido una buena alternativa. 6-Proposiciones y Varios. 1-Se debe solicitar a cada administración la fecha de terminación y plus de los contratos de: 6.1 Seguridad 6.2 Aseo 6.3 Ascensores 6.4 Poliza áreas comunes 2- Se debe hacer la convocatoria para los servicios de: Seguridad Aseo Administración 6

7 Manejo de Gimnasio Póliza áreas comunes 3-Se le solicita a la administración., la compra del programa contable 4-Se le solicita a la administración presentar el bosquejo del presupuesto antes de la primera semana de febrero 5-Se debe enviar los informes financieros del cierre del mes de diciembre antes de terminación del mes de enero Se le debe solicitar al contador la entrega de las cuentas de cobro y recibos de caja, antes del 10 de cada mes. No quedando más tema por tratar se levanta la sesión. Para constancia firman de conformidad quienes actuaron como presidente y secretaria de la Reunión de Consejo, a las 12:45 pm del día y del mes programado en la ciudad de Bogotá D.C. Sr. Danilo Hernández Presidente Representante Poblado Sevilla Lote 1 Carol Vanessa Garzón Administradora Representante Legal Son 7 Folios original Firmado 7