ACTA DE CONSEJO EDIFICIO KYRIOS NIT

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1 Página 1 de 6 ACTA DE CONSEJO EDIFICIO KYRIOS NIT ACTA No. 004 TEMA DE LA REUNION D M A INFORME TEMAS PENDIENTES DE Fecha Hora DESARROLLO 7:30 p.m. ASISTENTES / PARTICIPANTES CARGO CALIDAD VIVIANA ZAPATA MORALES ADMINISTRADORA Presente ADMINISTADORA SOLEDAD MONTAÑA c ROBERTO DIAZ HENRY FORERO RAMIREZ DOMENICO BARBATO GUSTAVO TAMAYO CONSEJO DE ADMINISTRACION Presente PROPIETARIA APTO 402 CONSEJO DE ADMINISTRACION CONSEJO DE ADMINISTRACION PRESIDENTE CONSEJO ADMINISTRACION CONTADOR ADMON. ANTERIOR Presente PROPIETARIO APTO 202,203 Y 501. Ausente PROPIETARIO APTO 601 Presente PROPIETARIO APTO 602 Presente INVITADO N. ORDEN DEL DIA 1 Verificación del Quórum 2 Lectura aprobación del orden del día 3 Aprobación estados financieros julio y agosto de Informe Administración (pendientes) DESARROLLO DE LA REUNION 1 Verificación del quórum La administración informa que se cuenta con el quórum deliberatorio para dar inicio a la presente reunión. 2 Lectura aprobación del orden del día Se pregunta si existe algún comentario al orden del día de la presente reunión, no existiendo comentarios es aprobado en forma unánime. 3 Aprobación estados financieros julio y agosto de Toma la palabra la señora Viviana Zapata, agradeciendo la presencia del señor Tamayo, de acuerdo a la pasada reunión en cuanto al esclarecimiento de la situación de la compañía de

2 Página 2 de 6 vigilancia y el estado de flujo de caja de la copropiedad; toma la palabra el señor Tamayo, rindiendo informe el cual hace parte integral de la presente acta: Bogotá, D.C., 9 de septiembre de 2016 Señores CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Edificio Kyrios P.H. Nit Ciudad Ref. Estado de cuenta empresa de celaduría A & G Seguridad Ltda. Nit De manera atenta le informo sobre la situación presentada con la empresa de celaduría A & G Seguridad Ltda., Nit HECHOS 1) Al inicio de mis funciones como contador del Edificio Kyrios encontré una cuenta por pagar a la empresa de celaduría A & G Seguridad Ltda., con Nit (ver estados financieros). 2) En el año 2014, la empresa A & G Seguridad Ltda. trató de retirarse de la copropiedad por falta de pago. 3) La copropiedad realizó esfuerzos para hacerle abonos a la deuda anterior. 4) Siempre le insistí a la empresa A & G Seguridad Ltda. para que conciliáramos el saldo de la cuenta por pagar, sin obtener respuesta alguna. 5) Para el año 2015, la administración del edificio manejaba la política de factura recibida, factura pagada. 6) La empresa de celaduría A & G Seguridad Ltda. nunca cobró saldos anteriores, puesto que presentaba la factura del mes sin traer una deuda vencida o saldo anterior. 7) A 31 de diciembre de 2015, el contador no dejó cuentas por pagar a la empresa de celaduría, ya que se canceló la factura de diciembre en el mismo mes, tal como sucedió con todos los meses del año ) Para 2016, cuando nos solicitaron la entrega de la administración y la contabilidad. Me comuniqué nuevamente con la empresa de celaduría A & G Seguridad Ltda. para solicitarle el saldo de la cuenta por cancelar. 9) La empresa de celaduría A & G Seguridad Ltda. envió la relación de pagos después de haberse entregado la contabilidad. Por ende, el saldo de esta cuenta está causado en el mes de abril, con el saldo por pagar del año ) Todos los soportes de pagos y facturación se encuentran debidamente archivados en las carpetas mensuales que fueron entregadas a la nueva administración. POLÍTICAS REALIZADAS POR LA ANTIGUA ADMINISTRACIÓN DEL EDIFICIO 1) El presupuesto se elaboraba con base en los costos fijos del edificio. Esto quiere decir que no existía superávit y nunca hubo un rubro de imprevistos ni de proyección de gastos o mantenimiento futuros eventuales. 2) Cualquier gasto adicional o eventual se le cancelaba parcialmente a la empresa de celaduría y se le pagada su totalidad a los otros proveedores. 3) La contabilidad revisaba los soportes y la mayoría de los comprobantes de egreso venían con abonos a facturas anexadas del mes.

3 RECOMENDACIONES Página 3 de 6 1) Ya que la empresa de celaduría A & G Seguridad Ltda., con Nit , envió la relación de las facturas versus abonos, conviene realizar la conciliación real y efectiva con esta empresa. Con mucho gusto aportaré cualquier aclaración al respecto. JOSÉ GUSTAVO TAMAYO CARDONA Contador anterior Ed. Kyrios Para terminar el Señor Tamayo, manifiesta que el año 2.015, en repetidas ocasiones solicito a la compañía de vigilancia el estado de cuenta para cotejar con los pagos que se realizaron cuando los copropietarios hicieron el esfuerzo de cancelar lo adeudado, teniendo en cuenta que en esa época la compañía de vigilancia manifestó retirar el servicio de no ser cancelada la totalidad de la deuda, en el momento que se canceló se tenía la seguridad de haber quedado al día. Interviene la señora Viviana Zapata, manifestando que al revisar los soportes contables de encuentra: 1. En el mes de enero $ factura 4942 (paga mes de enero) 2. En el mes de febrero NO SE REALIZA PAGO 3. En el mes de marzo $ factura 5046 (paga mes de febrero) 4. En el mes de abril $ factura 5238 ( paga el mes de marzo) 5. En el mes de mayo $ factura 5304 ( paga el mes de abril) 6. En el mes de junio $ factura 5376 (paga el mes de mayo y abono al mes de junio). Según revisión y para efectos contables, se debería el mes de junio, julio, agosto; sin embargo al compañía en el estado de cuenta enviado informa que se tiene una deuda por pagar del mes de diciembre de por el valor de $ , por tanto el pago realizado en el mes de enero fue abonado al mes de diciembre, cual quiere decir que en la compañía la copropiedad tiene una deuda a la fecha de $ a cierre a agosto de 2.016; a la fecha de la presente reunión se ha procedido a cancelar los meses de julio y agosto por el valor de $ , correspondientes al inicio de nuestras labores, siendo de esta manera y en los saldos contables por el señor Tamayo, estaríamos en mora del mes de junio, sin al realizar este análisis la señora Vivian Zapata hace entrega de los estados financieros de los meses de julio y agosto de 2.016, solicitando revisar la ejecución presupuestal, allí se puede ver reflejada la sobre ejecución de gastos en: Servicio de gas Mantenimiento de terraza Mantenimiento de puerta lateral.

4 Página 4 de 6 Se revisa la ejecución del gasto de gas y se refleja un sobre costo de $ a la fecha, al revisar el presupuesto enviado por el señor Tamayo, se encuentra una diferencia en sumatoria en la totalidad de servicios y al cotejar la columna del presupuesto mensual no en el acumulado para el año; el señor Tamayo solicita no tener en cuenta la columna mensual; manejar la columna del acumulado; por tanto se realizara la corrección en cifras mensuales del presupuesto presentado. En cuanto al mantenimiento de la terraza los consejeros manifiestan que esto fue del año pasado para cancelar con la cuota extraordinaria; la señora Viviana Zapata, expresa que en el cierre contable del año no fue dejado como una cuenta por pagar ya que lo clasificaron como anticipo a proveedores; por cuanto se puede deducir que la cuota extraordinaria fue tomada para cubrir el déficit del año 2.015; explicación que es apoyada por el señor Tamayo. En cuanto al mantenimiento de la puerta lateral por el valor de $ , el consejo manifiesta que corresponde a la reparación de la puerta principal realizad por la anterior administración sin aprobación del consejo de administración. Ante la información anteriormente analizada se puede cotejar que el pago del mes de junio del presente año, correspondiente a la compañía de vigilancia está representado en los sobrecostos antes mencionados; visto de esta manera no se cuenta con el flujo de caja para realizar este pago. Para terminar la señora Viviana Zapata, desea resaltar para la presente acta, que se evidencia en la información cotejada que el señor Raúl Hernández, cancelo tal como lo coteja el señor Gustavo Tamayo y fue cotejado por la administración por los soportes contables entregados; toda vez que como se mencionó en la pasada reunión, no se puede hablar de recursos de la copropiedad tomados por la gravedad de las afirmaciones. Para cerrar este punto, se determina: 1. Enviar carta a la compañía de vigilancia, con copia del informe del contador, donde se les informe que ante la insistencia por parte del señor Tamayo cobre el estado de cuenta a cierre 2.015, al cancelar la mora que se traía este año nunca la copropiedad fue informada de una deuda o saldo por pagar. 2. En cuanto al mes de junio de en mora; se propondrá cancelarlo en 12 cuotas mensuales iguales a partir del mes de enero de En este momento se retira de la reunión el señor Gustavo Tamayo.

5 Página 5 de 6 Para la presente reunión son presentados: Balance general P y G Cartera Conciliación bancaria Retiros pendientes de cobro Ejecución presupuestal Anexo de gastos Acto seguido la señora Viviana Zapata, somete a consideración y aprobación los estados financieros de los meses de julio y agosto de.2016; el señor Doménico Barbato, solicita recordar realzar la corrección de la columna mensual; sin más observaciones son aprobados de manera unánime. Informe Administración (pendientes) 4 CUBIERTA: Se dio reunión con el arquitecto ALVARO CARDONA, con el fin de revisar la obra del BBQ, quien manifestó que según acta firmada con la anterior administración, el pasado 04 de enero de 2.016; se dio por entregada la obra con una garantía de 6 meses; sin embargo su único intereses es continuar con las mejores relaciones comerciales con la copropiedad, a la fecha y ante la solicitud del señor DOMENICO BARBATO, se bajó la parrilla para efectos que la llama llegue a las piedras y a la parrilla, se colocó encendedores de chispa automática; por las grandes corrientes de aire, se da el apagado de la llama, a costo de él instalaran un cajón frontal para mitigar el aire; manifestó que se deben hacer mantenimientos periódicos a la madera; se solicitó por parte de la administración garantía por la laca aplicada en las mesas y sillas de madera la cual a la fecha está totalmente levantada y 6 meses que tiene la obra no da lugar para que se encuentre en este estado; se solicitó aplicación de neopreno para mayor durabilidad; también se informó de los sifones los cuales dejan aposamientos sobre el manto, se realizó la visita conjuntamente con un contratista para revisar el manto y las filtraciones que se están dando al apto 704; encontrando el levantamiento del mato y al revisar la placa fracturas en la misma; como recomendación del arquitecto y el contratista es levantar todo el manto y fundir un mortero y sobre este sentar el manto nuevo. El arquitecto se comprometió a realizar las garantías a su costo. El consejo solicita solicitar la cotización para la impermeabilización de la cubierta al arquitecto así, se podrá hacer el trabajo con una sola persona y completar las cotización ya existente de la instalación del manto con los otros contratistas. La señora Viviana Zapata, manifiesta que los primero que se debe realizar es la obra de la cubierta y acto seguido la limpieza de vidrios, por la polución que se dará durante la ejecución de la obra.

6 Página 6 de 6 CONSUMO DE AGUA: Se dio inicio a la toma de la lectura de agua para iniciar a alimentar la estadística de consumo y costo por apartamento. JARDINES: Se inició el mantenimiento de jardines, falta la parte de atrás; la señora soledad Montaña, solicita revisar el que está en el andén el cual se encuentra muy deteriorado, así mismo manifiesta que se ha desmejorado el aseo de la copropiedad; la señora Viviana Zapata, expresa que con gusto se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar el respecto. El señor Doménico Barbarto, propone reunión para el próximo miércoles para la revisión de las cotizaciones de cubierta. PLAN DE TRABAJO 1 2 PLAN DE ACCION (COMPROMISOS / TAREAS) Envió carta compañía de vigilancia. Revisar la obra de la cubierta y Impermeabilización. C3 Jardines y aseo RESPONSABLE ADMON ADMON ADMON FINALIZA REUNION DE CONSEJO A LAS 9:40 P.M. OCTUBRE 05 DE 2016 FECHA PLANEADA Próximas semana Próximas semana Próximas semana FECHA TENTATIVA PRÓXIMA REUNIÓN OBSERVACIONES ESTADO DOMENICO BARBATO VIVIANA ZAPATA MORALES PRESIDENTE CONSEJO SECRETARIA