INFORME ADMINISTRACION NOVIEMBRE 2017

Transcripción

1 1: INFORME ADMINISTRACION NOVIEMBRE 2017 A continuación se rinde informe durante estos 15 días de gestión: 1. Contrato de Vigilancia: Se envió el otro si firmado por la anterior administradora para tramite de firma por parte de la sra. Danceri, se realizó reunión de vigilancia el día 03 de noviembre dejando claridad varios aspectos como: verificar los turnos realizados por los guardas, dotación de invierno (1 gabán 2 sombrillas y 2 botas), solicitud del lokert para el personal, verificar los puntos de demarcación. Así mismo se confirma con los guardas el buen comportamiento del contrato celebrado entre ellos, cuentan con sus pagos mensuales de forma oportuna y sus afiliaciones reglamentarias. Se les notifico por escrito el dia 15 de nov. los pendientes con tiempo de respuesta antes de cinco días hábiles. 2. El contrato de Aseo Se revisa contrato está dentro de los parámetros normales, se plasmó el cronograma que ellos venían ejecutando, la cual se realizó seguimiento encontrando que este debe cambiarse por motivo que no hay un orden para realizar las labores. 3. Mantenimiento Preventivo de Ascensores: Se verifica carpeta encontrando toda la documentación respectiva a los mantenimientos mensuales de los dos ascensores. El 10 de noviembre se solicita al área de contabilidad un estado de cartera con el fin de verificar los valores que debe Sevilla a Schindler. 1 12/10/2017 SCHINDLER ANDINO MTTO. ASCENSORES /10/2017 SCHINDLER ANDINO REPARACION DE JUNIO /10/2017 SCHINDLER ANDINO REPARACION DE JUNIO /11/2017 SCHINDLER ANDINO REPARACION REPUESTO T.A TOTAL Por otro lado se le solicito la colaboración al señor Diego García para la cotización de los acrílicos de los ascensores (lámparas), todavía está en trámite. 4. Puerta Vehicular peatonal y cámaras: Se realiza revisión el día 09 de nov., de los brazos hidráulicos vehicular indicando que estos se están esforzando para cerrar y esto hace que empiece a tener daños muy seguidos. Estoy pendiente de las cotizaciones de ambas puertas. Realizaron cambio de video balum en 4 cámaras funcionando normal, pendiente cámara del ascensor torre Póliza de Áreas Comunes: Desde el 07 de junio al 31 de diciembre del 2017 se cuenta con la póliza de Áreas Comunes con ZURICH, por valor de $ En carpeta solo se encuentra el Avaluó del Se realizara cotizaciones al respecto. 6. Convivencia: Se realizó 2 reuniones con el comité de convivencia para tratar el tema de la señora 607 por fiestas dentro del apartamento. Se levantan Acta y se cierra el caso. Se realizaría reunión próxima semana con el comité con el fin de organizar el día de velitas y las novenas.

2 2: 7. Actividades varias: El día 07 de noviembre se radico la documentación ante la Alcaldía, tiempo de respuesta 15 días hábiles, Se averiguo sobre la visita realizada al conjunto, el funcionario que me atendió no encontró ningún pendiente en el sistema por parte del conjunto. De igual forma ya se tiene el dato del personal que ingreso y se verificara nuevamente con el funcionario de la Alcaldía. En cuanto a la respuesta de la secretaria del habitad ellos ya realizaron el cierre del caso y los días 10 que ellos mencionan son con el fin de dar apelación o recurso de reposición al proceso. El pasado 9 de noviembre se tuvo reunión con el comité verificador de Conconcreto las cuales estuvo presente el señor Daniel y la señora Mar y sol, con el acompañamiento de las señoras Myriam y Nancy del consejo, en ella se realizó entrega de la documentación solicitada, pendiente organizar reunión con ellos para buscar conciliación referente al tema. Se radico carta a los aptos por el Acta de entrega ( ). Se le dio contestación al apto 507 con los soportes de las actas del 2016 y apto 1308 se le realizo el reparcheo en la cubierta. Pendiente revisar apto Se encuentra a la fecha 15 apartamentos sin citofono dado a que estos no cuentan con línea telefónica. Tratar tema. Se ha realizado recorrido por el conjunto en general y ha mejorado el aseo, pendiente por hacer desinfectar las pocetas, comprar rejillas y fumigación de maleza. El pasado 09 de nov se presentó la novedad de pérdida de un celular dentro de un vehículo (apto 903) se le informo presentar reclamación por escrito para realizar el procedimiento adecuado. Se anexa cuadro de cotizaciones para impermeabilización de cubiertas. COTIZACIONES PARA IMPERMEABILIZACION DE CUBIERTAS CONTRATISTA PRODUCTOS COSTOS CON IVA M2 COSTO UNITARIO GARANTIAS FORMA DE PAGO POLIUREA MESES 1. GOYA INGENIERIA S.A.S SIKAFILL *419 M MESES 50% - 50% BRONCOELASTICO MESES NOTA: *SOLO ESTA COTIZADA UNA SOLA TORRE PINTUCOFILL MESES 2. MANUEL SANCHEZ SIKAFILL M MESES 50% - 50% BRONCOELASTICO MESES POLIUREA 3. JHON RINCON SIKAFILL BRONCOELASTICO M MESES 50% - 50% POLIUREA MESES 4. PROYECTOS Y MONTAJES SIKAFILL M MESES BRONCOELASTICO MESES 40%-30%-30% NOTA: SE DEBE SOLICITAR LAS POLIZAS REQUERIDAS Y DOCUMENTACION COMPLETA Reuniones pendientes: Asesor de seguros martes 21 nov., Abogada Aserprho programar.

3 3: 8. Relación de Pagos: A continuación se relaciona los pagos de proveedores pendientes. CONJUNTO RESIDENCIAL POBLADO SEVILLA RELACION DE PAGOS MENSUAL FACTURACION DE OCTUBRE 2017 N FECHA EMPRESA/ NOMBRE NIT CONCEPTO FACTURA/CTA N TOTAL COBRO CHEQUE EGRESO 1 19/09/2017 SERVILIN LTDA VIGILANCIA SEPT /09/2017 I.M AUTOMATISMO REPARACION BRAZO /10/2017 MEEIN TECNOLOGIA S.A.S SUMINISTRO- PLAFONES /10/2017 MEEIN TECNOLOGIA S.A.S SUMINISTRO - SENSORES /10/2017 SCHINDLER ANDINO MTTO. ASCENSORES MES OCT /10/2017 SERVICOMERCIALIZADORA ASEO Y TODERO MES OCT /10/2017 SCHINDLER ANDINO REPARACION DE JUNIO /10/2017 SCHINDLER ANDINO REPARACION DE JUNIO /10/2017 DORYS AMPARO ROSAS HONORARIOS MES OCT CTA DE COBRO /10/2017 TECNOPLANTAS SUMINISTROS DE PLANTAS CTA DE COBRO /11/2017 MARISELA GONZALEZ REEMBOLSO CAJA MENOR SOPORTES TOTAL Cordial Saludo, MARISELA GONZALEZ SUNZA ADMINISTRACIÓN

4 4: INFORME SEGUNDO TRIMESTRE ADMINISTRACION CONSEJO DE ADMINISTRACIÒN AÑO 2017 A continuación rendimos informe de gestión del segundo trimestre, para mayor claridad abarcaremos los temas de manera individual: En el área administrativa se resalta: 1. Pagos: El conjunto ha cumplido de forma oportuna los pagos mensuales de proveedores y prestadores de servicios. Se cumplió oportunamente con el pago de la retención en la fuente y la presentación de la información exógena correspondiente a Contrato de Vigilancia: A la fecha se ha tenido buen comportamiento del contrato de vigilancia, los vigilantes cuentan con sus pagos mensuales de forma oportuna y sus afiliaciones reglamentarias se les estableció los descansos para los fines de semana y se tuvo la colaboración de $ para la adquisición del DVR. 3. El contrato de Aseo A la fecha se ha tenido buen comportamiento del contrato de aseo, nuestra colaboradora Ruby, ha mantenido el buen aseo en el conjunto. 4. Arreglos Generales del Conjunto: De acuerdo al mantenimiento de las áreas comunes se realizaron los siguientes: a). El arreglo general de limpieza e impermeabilización de cubiertas en ambas torres b). Se realizó el arreglo de tuberías correspondientes a dos apartamentos c). Se presentó daño tubería de aguas lluvias la cual la aseguradora asumió el gasto de los daños causados (apto 501B) y arreglo del mismo $ Los demás gastos realizados están de acuerdo al presupuesto aprobado. 5. Mantenimiento General de Motobombas y bombas Eyectoras: Se ha realizado los mantenimientos mensuales y en el mes de julio se realiza cambio de un presostato. A la fecha todo se encuentra sin novedad. 6. Mantenimiento Preventivo de Ascensores: De la contratación con la empresa VERTITEC han cumplido con los mantenimientos mensuales de los dos equipos. Adicional a esto el pasado 15 de junio se realizó la inspección por parte de Servimeters arrojando algunos ítems que no estaban contempladas en la inicial y estamos en la espera de la verificación y corrección por parte de VERTITEC. Esta certificación tiene una duración de 180 días. 7. Señalización General: Se recibieron tres cotizaciones para tal fin las cuales se relacionan a continuación. SUB T.T IVA TOTAL 1 GERMAN ESPITIA HM IMPRESORES EQUIPOS DE 3 AMERICA

5 5: MANEJAN 50% Y 50% CONTRA ENTREGA TIEMPO DE ENTREGA 10 A 15 DIAS TODO DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD 8. Convivencia: Aunque en general la convivencia en el Conjunto es buena, se siguen presentando algunas situaciones entre vecinos que traen consecuencias entre ellos. Caso 501B y 201B problema por mal estacionamiento de vehículo. Cordial Saludo, MARISELA GONZALEZ SUNZA ADMINISTRACIÓN

6 6: INFORME MES SEPTIEMBRE ADMINISTRACION CONSEJO DE ADMINISTRACIÒN AÑO 2017 A continuación rendimos informe de gestión, para mayor claridad abarcaremos los temas de manera individual: En el área administrativa se resalta: 1. Pagos: El conjunto ha cumplido de forma oportuna los pagos mensuales de proveedores y prestadores de servicios. Se cumplió oportunamente con el pago de la retención en la fuente y la presentación de la información exógena correspondiente a Contrato de Vigilancia: Se realiza en el mes de septiembre un Otrosi al contrato de vigilancia por el periodo de tres meses y con dos guardas, para el mes de enero del 2018 se cambiara las condiciones de contratación de acuerdo a la aprobación de Asamblea General que fue implementar el sistema inteligente al edificio y habrá suspensión de un Guarda de seguridad. 3. El contrato de Aseo Este se vence en el mes de enero del 2018, a la fecha se ha tenido buen comportamiento tanto con la empresa como con la operaria la señora Ruby. 4. Arreglos Generales del Conjunto: De acuerdo al mantenimiento de las áreas comunes se realizaron los siguientes: a). Se impermeabilizo los muros de los dos ascensores b). Se realizó el arreglo de muros de los jardines de la entrada principal c). Se compró los utensilios básicos del botiquín principal. d). Se ejecutó la aprobación de los aviso de emergencia para el edificio. e). Se realizó el lavado de cortinas (oficina y salón social) f). Se ejecutó el cambio de algunas tuberías de agua potable por oxidación en algunos apartamentos y de administración. Los demás gastos realizados están de acuerdo al presupuesto aprobado. 5. Mantenimiento General de Motobombas y bombas Eyectoras: Se ha realizado los mantenimientos mensuales y sin novedad alguna. 6. Mantenimiento Preventivo de Ascensores: De la contratación con la empresa VERTITEC han cumplido con los mantenimientos mensuales de los dos equipos. Adicional a esto el pasado 11 de agosto se presenta daño del variador de la torre A dando de baja por completo

7 7: dicho aparato de las cuales tuvo un costo de $ de segunda, con una garantía de un año directamente por la empresa Vertitec, adicional a esto se direcciono a la aseguradora la indemnización ya que esto se encuentra amparado por la póliza del conjunto de las cuales nos calcularon un valor a pagar de $ a favor del Edificio. Por otra parte no logramos obtener la certificación por parte de Servimeter por motivo de daños en las baterías de las alarmas de ambos ascensores y ellos cerraron el caso y debemos solicitar el servicio cancelando nuevamente, esto se le notificó al Sr. Harol dejando constancia que para nosotros fue error de ellos por no realizar la verificación antes de la cita programada con los de Servimeters. 7. Sistema Inteligente al edificio: Se gestionó el contrato con la empresa Omicronix el pasado 29 de agosto por un valor de $ de las cuales se entregó un anticipo de $ para la ejecución del sistema, se cuenta con pólizas de cumplimiento y manejo de anticipo. 8. Convivencia: Aunque en general la convivencia en el Conjunto es buena, se siguen presentando algunas situaciones entre vecinos que traen consecuencias entre ellos. Cordial Saludo, MARISELA GONZALEZ SUNZA ADMINISTRACIÓN