Manual de Procesos y Procedimientos

Transcripción

1 1 de 21 Jefe de Sección TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Contrato Emergencia Mantenimiento Mantenimiento Correctivo Mantenimiento Preventivo Mantenimiento Predictivo Reemplazar Reparar POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ESQUEMA DE TRABAJO S DEL PROCESO DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL PROCEDIMIENTOS Procedimiento de Ejecución de Mantenimiento ÁREAS INVOLUCRADAS SEGURIDAD FORMATOS ANEXOS Formato de Solicitud de Mantenimiento... 21

2 2 de 21 Jefe de Sección 1. OBJETIVO Establecer y mantener los parámetros para el adecuado funcionamiento de los equipos, edificios, zonas verdes y demás implementos que afectan la calidad en la prestación de los servicios de la Universidad. 2. ALCANCE Involucra a todas las dependencias de la Universidad y aplica para todos los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres que afectan la calidad en la prestación de los servicios de la Universidad. Comprende desde la Solicitud de Mantenimiento General de los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres y demás implementos que realizan las áreas hasta la conservación del registro del mantenimiento realizado. 3. DEFINICIONES 3.1. Contrato Convención jurídica manifestada en forma legal, por virtud de la cual uno o varios subcontratistas prestan servicios de mantenimiento a los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres que afectan la calidad en la prestación de los servicios de la Universidad Emergencia Todo hecho fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y/o personas de la Institución, por lo cual debe dársele una solución inmediata Mantenimiento Acción de reparar y mantener o conservar en buen estado los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres para su buen uso. Existen tres clases de mantenimiento, mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo. En la Universidad se cuenta con una

3 3 de 21 Jefe de Sección Sección de encargada de las labores de reparación, mantenimiento y conservación de los bienes inmuebles de la Universidad Mantenimiento Correctivo Acción necesaria tomada para corregir o reparar un equipo, un edificio, un bien o demás implementos que hayan cesado su actividad por un daño o por deterioro Mantenimiento Preventivo Acción necesaria tomada para alargar la vida de un equipo, un edificio, un bien o demás implementos y prevenir periodos de paralización de trabajo imprevistos. El propósito del mantenimiento preventivo consiste en planificar los periodos de paralización de trabajo en momentos específicos para inspeccionar y alistar los equipos y demás implementos, así previniendo reparaciones de emergencia y teniendo disponibles los repuestos necesarios Mantenimiento Predictivo Acción necesaria tomada para predecir los momentos en los cuales se le debe realizar el mantenimiento y conservación de los equipos, edificios, bienes y demás implementos utilizados en la Universidad Reemplazar Retirar piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás por otra debido a su deterioro o daño irreparable Reparar Arreglar las piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás debido a su daño.

4 4 de 21 Jefe de Sección 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. ESQUEMA DE TRABAJO UNIDAD ACADÉMICO ADMINIST. In terve ntoría M T T O. T O T A L Solicitud de M antenim iento División de la Universidad en zonas geográficas. S o licitu d de M tto. V ía w e b Personal encargado del M tto. correctivo y preventivo por zonas. Programación, control y veeduría del Mtto. en cada zona. D ecisión del proveedor de acuerdo a listado de proponentes de Mtto. ADMINIST. CENTRAL P oliticas centrales de m antenim iento A dm ininistración M tto. centralizado. Listado de Proponentes. Trám ites adm inistrativos. Ejecución del presupuesto total.

5 5 de 21 Jefe de Sección La labor de Mantenimiento de las instalaciones de la Universidad se establece de una forma descentralizada con un control central: División de la Universidad en zonas geográficas. Funcionarios con experiencia, encargados del mantenimiento preventivo y correctivo. Programación, control y veeduría del mantenimiento en cada zona. Listado de proponentes de servicios para garantizar la homogeneidad en la ejecución del mantenimiento. Los costos de mantenimiento de la infraestructura de suministros y evacuación referida a zonas comunes y de uso público, tales como red hidráulica, red eléctrica, red de alcantarillado (pluvial y sanitario), porterías vehiculares, sistemas vial interno, vías peatonales, baños públicos, cubiertas, fachadas, andenes, corredores, puntos fijos, ascensores, plazoletas y parqueaderos serán asumidos por la Administración Central de la Universidad. El costo de mantenimiento al interior de cada edificio será financiada por la Facultad o Dependencia respectiva con recursos de fondo especial o cofinanciado, con recursos del fondo común o por convenio. Los daños de una zona que afecten otra, serán solucionados en conjunto por las dos zonas involucradas. Las emergencias que se presenten en las Sedes de San Fernando y Meléndez por fuera del horario laboral serán atendidas por el funcionario responsable encargado, el cual se programará por turnos. El personal asignado a cada zona (funcionarios encargados de la zona y funcionarios de apoyo) se rotarán anualmente basado en los programas y proyectos que se tenga.

6 6 de 21 Jefe de Sección La verificación de la realización de la poda de árboles del circuito interno será programada para que los Encargados de las de Meléndez la lleven a cabo por turnos. Cada Encargado de Zona debe efectuar la gestión administrativa de las operaciones que se desarrollen en su zona. Semanalmente la Jefatura de la Sección realizará reuniones de seguimiento y control por zonas. Una vez al mes el Jefe de la Sección convocará a reunión general de todas las zonas. El encargado de la zona presentará los primeros 5 días de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre un informe escrito de la gestión realizada durante el trimestre

7 7 de 21 Jefe de Sección Distribución de Geográficas ZONA 2 ESPACIO Agora Fundación ZONA ESPACIO Lago ZONA 3 ESPACIO lago ZONA ESPACIO 4 San Fernando

8 8 de 21 Jefe de Sección Diagrama General de Funcionamiento USUARIOS / FACULTAD FUNCIONARIOS DE MTTO ( Mtto por ) PROVEEDOR JEFATURA DE MTTO. Y EJECUCIÓN DE OBRAS DIVISIÓN FINANCIERA Solicitud de Mtto por Daños Detección de Daños por Supervisión Ejecucion del Mtto. Control de las ordenes de trabajo de cada zona Realizacion del proceso de pago Verificación de la disponibilidad presupuestal Ejecución de Mtto No Revisión Política Institucional para ejecución del Mtto. por Fondo Común Recepcion de Solicitudes de Mtto. de Unidades de acuerdo a la Zona Decision del proveedor de acuerdo a listado de proveedores contratados Verificacion de la ejecucion VER PROCESO PROPUESTO POR COMPRAS Y FINANCIERO Sí Registro Presupuestal Elaboracion de Orden de Trabajo con especificaciones (ppto) Elaboración de la Orden de Servicio (Pedido al Proveedor) Informe al solicitante o al Jefe/Director de Unidad Academica Establecimiento o del cumplido de la ejecución de Mtto. Informe al Proveedor de la ejecucion del Mtto Envío de documentos para pago a la División Financiera Interventoria a la ejecucion Informe de interventoria de la ejecucion del Mtto

9 9 de 21 Jefe de Sección Atención de Emergencias Fuera del Horario Laboral Ubicación: El funcionario encargado deberá cumplir con los siguientes requisitos para su ubicación Teléfonos disponibles / Beeper / Celular Radios 24 horas Disponibilidad Inmediata Condición: El funcionario que por fuerza mayor no pueda responder en el turno asignado deberá solicitar previamente el reemplazo a través de la Jefatura de la Sección Trámite: La información de la emergencia se canalizará a través del Jefe de la Sección o los Supervisores de la Sección de Seguridad y Vigilancia. El funcionario encargado de las emergencias presentará un informe mensual de la gestión realizada. La emergencia se atenderá estableciendo los procedimientos que se requieran como es el caso de las entidades prestadoras de servicios (Emcali, Gases de Occidente, Contratistas, etc.) Cada Encargado de la Zona dispondrá del listado contratista que presta el servicio las 24 horas al día.

10 10 de 21 Jefe de Sección 5. S DEL PROCESO No Aplica 6. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL Solicitud Unidad académica Solicitud Coordinación Adm/tiva Identificación de necesidades Zona Técnico $ $ SI M/to Análisis Costos/Provee. Sol. M/To Zona Técnico Plan Anual de M/To Coordinación e Interventoría M/To Zona Técnico $ Coordinación e Interventoría M/To Mayor Sección de M/to y Ejecución de Obras

11 11 de 21 Jefe de Sección 7. PROCEDIMIENTOS 7.1. Procedimiento para la Ejecución de Mantenimientos N ACTIVIDAD 1 Detección de necesidad de Mantenimiento 2 Análisis de las Solicitudes A- Detectar necesidad de mantenimiento por supervisión. Pasar a Etapa 2 B- Informar a la Coordinación Administrativa de su Dependencia las necesidades de Mantenimiento C- Realizar solicitud a la Secretaria de la Sección de A - Recepcionar y radicar las Solicitudes de Mantenimiento B- Analizar y aprobar las Solicitudes de Mantenimiento C- Entregar las solicitudes aprobadas al Mantenimiento de la Zona RESPONSABLE DE Dependencia Solicitante Coordinador Administrativo Secretaria de la Sección de Jefe Jefe INDICADOR DE RESULTADO O PUNTO DE CONTROL DE LA ACTIVIDAD REGISTROS Solicitudes de Mantenimiento

12 12 de 21 Jefe de Sección N 3 Planeación de la Ejecución ACTIVIDAD A- Analizar la Solicitud y decidir si se puede ejecutar con personal propio o contratado y si se tienen los materiales o se requiere su adquisición B- Diligenciar la solicitud de servicio con esta información 4 Ejecución con A- Programar al personal que se personal propio requiere RESPONSABLE DE B- Ejecutar el mantenimiento Funcionario de Mantenimiento C- Realizar supervisión a la ejecución D- Elaborar informe de cumplido y entregar al Jefe de la Sección de Ejecución de Obras 5 Selección del A- Consultar base de datos o Contratista listado de proveedores con cuando no se contratos ejecuta con B- Seleccionar el contratista idóneo personal propio. para realizar el mantenimiento C- Solicitar una cotizaciones del trabajo según su costo aproximado (Estatuto de Contrataciones. Resolución No. 046 de Julio de 2004 CS) D- Entregar cotizaciones a la Secretaria de la Sección de Ejecución de Obras Proponente INDICADOR DE RESULTADO O PUNTO DE CONTROL DE REGISTROS

13 13 de 21 Jefe de Sección N Elaboración y Trámite de Certificados y Registros Presupuestales ACTIVIDAD E- Radicar cotización en el archivo correspondiente F- Entregar las cotizaciones al Jefe de la Sección de G- Autorizar la ejecución de ítems cotizados, determina tipo de orden de pedido (obra, servicio, compra, otro), fondo utilizado para financiar el trabajo y pólizas requeridas H- Entregar cotización con firma de aprobación al Técnico de registrar inicio de trámites A- En el caso de financiación por Fondos Especiales informar a la Unidad Solicitante para la elaboración de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal B- Elaborar y tramitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal. (Ver Procedimiento de Ejecución del Gasto) C- Si es por el Fondo Común o Fondo de Mantenimiento. D- Elaborar certificado de disponibilidad presupuestal CDP a través de interfinanzas, verificando sumatoria en la cotización RESPONSABLE DE Secretaria de Sección de Secretaria de Sección de Jefe Técnico Administrativo Técnico Administrativo Operador Unidad Solicitante INDICADOR DE RESULTADO O PUNTO DE CONTROL DE REGISTROS

14 14 de 21 Jefe de Sección N ACTIVIDAD E- Imprimir versión en PDF del CDP en trámite, adjuntar copia de la cotización y entregar documentos al Jefe de División. F- Firmar CDP impreso y aprobar o rechazar a través de interfinanzas el CDP correspondiente G- Entregar al técnico de mantenimiento CDP impreso firmado y cotización adjunta H- Entregar a la Vicerrectoría Administrativa CDP firmado y cotización adjunta. I- Aprobar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal RESPONSABLE DE Jefe de División Administración de Jefe de División Administración de Vicerrector Administrativo INDICADOR DE RESULTADO O PUNTO DE CONTROL DE REGISTROS J- Aprobar Certificado de Disponibilidad en Interfinanzas K- Verificar periódicamente a través de interfinanzas, el estado de aprobación del CDP. L- Entregar CDP impreso y cotización adjunta firmado por el Vicerrector Administrativo. M- Una vez aprobado el CDP en interfinanzas, determinar su número definitivo y elaborar el Registro Presupuestal correspondiente a la cotización original. Coordinador Administrativo de Vicerrectoría Administrativa Secretaria de Vicerrectoría Administrativa N- Aprobar en Interfinanzas el Registro Presupuestal Jefe de División de Administración de

15 15 de 21 Jefe de Sección N ACTIVIDAD O- Aprobar en Interfinanzas el Registro Presupuestal P- Aprobar en Interfinanzas el Registro Presupuestal. (Adjudicación del contrato) RESPONSABLE DE Coordinador Administrativo de Vicerrectoría Administrativo Vicerrector Administrativo INDICADOR DE RESULTADO O PUNTO DE CONTROL DE REGISTROS Q- Realizar Registro Presupuestal en Finanzas Profesional Sección de Presupuesto R- Realizar seguimiento a través de interfinanzas del proceso de aprobación del Registro Presupuestal, solicitar acelerar el procedimiento cuando este se detenga y suministrar documentos solicitados por los funcionarios que participan en el proceso de aprobación si fuera necesario. Elaboración y Tramite de la Orden Contractual A- Una vez aprobado el Registro Presupuesal crea en el listado de consecutivos la Orden contractual asignándole un número disponible B- Crear la carpeta correspondiente a la nueva orden contractual y la entrega con la documentación (cotización, registro presupuestal y demás soportes) al auxiliar de oficina. C- Firmar constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta D- Elaborar la Orden Contractual (Ver Procedimiento de Ejecución del Gasto) Documento Contractual

16 16 de 21 Jefe de Sección N ACTIVIDAD E- Elaborar Formato F-30 de la Contraloría, si la Orden Corresponde a una Obra Pública F- Entregar la orden Contractual elaborada (original y copia) al técnico de mantenimiento. RESPONSABLE DE INDICADOR DE RESULTADO O PUNTO DE CONTROL DE REGISTROS G- Firma constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta (casilla fin elaboración de orden Contractual) H- Entregar orden Contractual al Jefe de Sección para firma y asignación de la obra a un coordinador. Entregar orden Contractual a Jefe de División para firma. I- Entregar a Vicerrector Administrativo para aprobación de Orden Contractual J- Aprobar Orden Contractual Vicerrector Administrativo K- Citar al contratista para legalizar la Orden Contractual. L- Firmar Orden Contractual Proveedor M- Recibir pólizas en caso de requerirlas N- Entregar pólizas al Profesional de Contrataciones O- Revisar pólizas y entregar formato de aprobación de pólizas al técnico de la Sección. Profesional DABS Formato de Aprobación de Pólizas

17 17 de 21 Jefe de Sección N Inicio y Ejecución del Mantenimiento ACTIVIDAD P- Entregar a supervisor de zona seleccionado por el Jefe de Sección la copia de la orden contractual para supervisar la obra. Q- Firmar constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta A- Elaborar acta de inicio considerando fecha de comienzo de la obra pactada con el contratista. RESPONSABLE DE B- Ejecutar el mantenimiento Proveedor C- El día que termine la obra según plazo establecido en la orden contractual, considerado a partir de la fecha del acta de inicio, elaborar acta de recibo final y anexo en el que describe cada ítem de la obra señalando la cantidad ejecutada y el valor total. D - Según el anexo del acta de recibo final, solicitar al contratista la factura correspondiente a la Orden Contractual ejecutada. E- Entregar factura, acta de inicio, acta de recibo final y documento anexo, al técnico de la Sección de Ejecución de Obras. Para efectos de seguimiento de las obras, presentar un informe del estado de sus obras semanalmente al Jefe de Sección F- Revisar las actas y factura INDICADOR DE RESULTADO O PUNTO DE CONTROL DE REGISTROS

18 18 de 21 Jefe de Sección N Elaboración y Trámite de Solicitudes de Pago ACTIVIDAD G- Firmar constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta H- Entregar orden contractual, factura, actas y demás soportes existentes al auxiliar de oficina para elaborar Solicitud de Pago I- Firmar constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta A- Elaborar Solicitud de Pago a través de interfinanzas o en formato manual. Adjunta copia de los soportes requeridos para el pago y formato de contraloría correspondiente. RESPONSABLE DE INDICADOR DE RESULTADO O PUNTO DE CONTROL DE REGISTROS Solicitud de Pago B- Entregar al Jefe de Sección y Jefe de División para firma C- Elaborar certificado de recepción de documentos correspondiente a las ordenes contractuales que serán remitidas a la Vicerrectoría Administrativa o a planeación. D - Entregar Solicitud de Pago a la Vicerrectoría Administrativa o planeación y archivar el certificado de recepción de documentos sellado por esta dependencia. E- Entregar al auxiliar de oficina la Solicitud de Pago firmada por el Ordenador del Gasto. Secretaria de Vicerrectoría Administrativa

19 19 de 21 Jefe de Sección N ACTIVIDAD F- Elaborar certificado de recepción de documentos para remitir la orden a presupuesto. G- Fotocopiar la Solicitud de Pago y documentos adjuntos y entrega documentos a presupuesto. H - Archivar certificado de recepción de documentos I Procedimiento de Pago RESPONSABLE DE División Financiera INDICADOR DE RESULTADO O PUNTO DE CONTROL DE REGISTROS J- Entregar al técnico de mantenimiento la orden de gasto registrada por presupuesto. K- Firma constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta Presupuesto

20 20 de 21 Jefe de Sección 8. ÁREAS INVOLUCRADAS Todas las áreas de la Universidad están involucradas en la presente norma. 9. SEGURIDAD Todo el personal de la Universidad tiene acceso a la consulta de la presente norma. 10. FORMATOS Solicitud de Mantenimiento 11. ANEXOS

21 21 de 21 Jefe de Sección Formato de Solicitud de Mantenimiento VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA División de Bienes y servicios Sección de SOLICITUD DE MANTENIMIENTO N FECHA DIA MES AÑO DATOS DEL SOLICITANTE Dependencia Código División Código Servicio Solicitado Sección Código Solicitante Telf Código Localización Edificio Piso Espacio Aprobado por Equipo Reparado Operario que ejecuta Coordinador de Mantenimiento INFORMACIÓN DILIGENCIADA POR MANTENIMIENTO No. Inventario Tipo de Solicitud Atención Inmediata Atención no Inmediata Iniciación Finalizacion Tiempo Trabajo Cód. Mtto Fecha Hora Fecha Hora Hora Minutos Observaciones Visto Bueno Totales Trabajo recibido a Satisfacción Calificación del Servicio Solución Parcial Tiempo de Respuesta Calidad del Servicio Atención SI NO Encargado Zona Firma y Sello