F i n a n c i e r a. Manual de Organización y Funcionamiento de la Dirección

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1 M u n i c i p a l i d a d d e S a l a m á, B a j a V e r a p a z G u a t e m a l a Manual de Organización y Funcionamiento de la Dirección F i n a n c i e r a Programa para la Descentralización y el Desarrollo Municipal

2 TABLA DE CONTENIDO Pág. PRESENTACIÓN... i I. IMPORTANCIA DE USO DEL MANUAL... 1 II. III. MARCO LEGAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL... 1 ATRIBUCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL... 2 IV. ORGANIGRAMAS MUNICIPALES... 4 V. PUESTOS DE TRABAJO Y SUS FUNCIONES... 7 Dirección Financiera... 7 DIRECTOR FINANCIERO MUNICIPAL... 7 Unidad de Tesorería COORDINADOR DE TESORERÍA ENCARGADO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES GUARDA ALMACÉN RECEPTOR I RECEPTOR II ENCARGADO DE CONTRATOS DE SERVICIOS Y FORMAS COBRADOR Unidad de Contabilidad COORDINADOR DE CONTABILIDAD AUXILIAR DE CONTABILIDAD ENCARGADO DE ARCHIVO Unidad de Presupuesto COORDINADOR DE PRESUPUESTO VI. SISTEMATIZACIÒN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS Solicitud de Materiales e Insumos necesarios en las diferentes dependencias de la Municipalidad

3 Ciclo de proyectos de ampliaciones y mejoramiento de Q30, en adelante ejecutado por administración e involucrando al COCODE Solicitud de Certificaciones en Registro Civil Solicitud Registro de Vecindad Solicitud de Desmembración Propiedad Licencia de Construcción Servicio Nuevo de Agua Potable o Reinstalación Solicitud Drenaje Solicitud Puestos en Mercado Municipal Solicitud Arrendamiento de Salón Municipal Solicitud de Locales Mensuales o Temporales (Contrato) Solicitud Uso del Rastro Solicitud de terreno para construcción en cementerio VII. COMITÉ GERENCIAL MUNICIPAL ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL COMITÉ GERENCIAL MUNICIPAL VIII. ANEXOS: PASOS: SIMBOLOGÍA:... 44

4 PRESENTACIÓN El presente Manual representa la preocupación e interés de la actual Corporación Municipal de Salamá, Baja Verapaz, por modernizar la administración municipal y eficientar todos sus elementos y recursos; primero hacia lo interno para luego proyectarlo a los demás ámbitos y campos de acción de la gestión municipal. Todo esto con el propósito de prestar mejores servicios públicos a los ciudadanos, a quienes nos debemos; lo cual hace que tenga una singular importancia. Este manual es producto de la buena disposición y esfuerzo de funcionarios y trabajadores municipales de todos los niveles que participaron en el proceso, que acertadamente fue coordinado por un equipo conformado por miembros de la Oficina Municipal de Planificación -OMP-, la Comisión de Fortalecimiento Municipal del Concejo Municipal y la Asesoría del Instituto de Fomento Municipal conjuntamente con el Programa para la Descentralización y el Desarrollo Municipal -DDM- de la Cooperación Alemana -GTZ-. Para concretar y llevar a la práctica este esfuerzo, se presentan los respectivos Manuales de Organización y Funcionamiento de las diferentes Direcciones de la nueva estructura organizacional municipal; donde se especifica el organigrama general y por dirección, los puestos y funciones, y los pasos que conllevan los trámites y gestiones municipales que se requieren de las dependencias, lo que nos permitirá ser más eficientes y eficaces al atender a nuestros usuarios, de quienes a su vez, esperamos toda colaboración. Marvin Karim Samayoa Guillermo Alcalde Municipal i

5 I. IMPORTANCIA DE USO DEL MANUAL El presente manual es un documento que pretende organizar el quehacer municipal y facilitar las consultas a Autoridades, Funcionarios y empleados municipales que deseen profundizar sus conocimientos en determinado momento, respecto a las especificaciones, funciones, responsabilidades y las relaciones de comunicación y coordinación de cada uno de los puestos existentes, según la estructura organizacional o para evaluar el cumplimiento de las funciones de cada empleado. El manual cumple también la función de orientar al personal de nuevo ingreso que desconoce el ambiente en el que deberá desempeñar sus actividades; de tal forma, que se puedan establecer relaciones efectivas de comportamiento entre las personas, permitiéndoles trabajar juntas con eficiencia y eficacia. Es así como se elaboró el Manual de Organización y Funcionamiento, el cual contiene: el organigrama general de la municipalidad y el específico de la dirección, la descripción de cada uno de los puestos existentes en cada Dirección, según la estructura organizativa actual; la descripción de los pasos administrativos necesarios para la prestación de algunos servicios básicos y trámites internos de la municipalidad. Estos instrumentos, son una respuesta a las requisiciones de la legislación actual para modernizar la estructura municipal en favor de mejorar la prestación de servicios municipales. II. MARCO LEGAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL El Código Municipal establece la organización básica de la administración municipal. Así el Alcalde Municipal es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal (artículo 9). Al Concejo Municipal le corresponde, en primer lugar, gobernar y se define como un órgano colegiado superior de deliberación y de decisión de los asuntos municipales cuyas competencias aparecen en el artículo 35 del Código Municipal. Algunas de estas competencias se refiere a: La iniciativa, deliberación y decisión de los asuntos municipales; Convocar a distintos sectores de la sociedad del municipio para la formulación e institucionalización de las políticas públicas municipales y de los planes de desarrollo urbano y rural del municipio; Emitir y aprobar acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales; Aprobar acuerdos o convenios de asociación o cooperación con otras corporaciones municipales, entidades u organismos públicos o privados para el desarrollo municipal; La creación, supresión o modificación de sus dependencias, empresas y unidades de servicios administrativos; El establecimiento, planificación, reglamentación, programación, control y evaluación de los servicios públicos municipales, así como las decisiones sobre las modalidades institucionales para su prestación, teniendo siempre en cuenta la preeminencia de los intereses públicos;; Y controlar y fiscalizar los distintos actos del gobierno municipal y de su administración 1

6 Por su parte, el Alcalde Municipal tiene como atribuciones las siguientes (artículo 53): Dirigir la administración municipal; Representar a la municipalidad y al municipio; Presidir las sesiones del Concejo Municipal y convocar a sus miembros a sesiones ordinarias y extraordinarias de conformidad con este Código; Velar por el estricto cumplimiento de las políticas públicas municipales y de los planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio; Dirigir, inspeccionar e impulsar los servicios públicos y obras municipales; desempeñar la jefatura superior de todo el personal administrativo de la municipalidad; Nombrar, sancionar y aceptar la renuncia y remover de conformidad con la ley, a los empleados municipales; y Tramitar los asuntos administrativos cuya resolución corresponda al Concejo Municipal y, una vez substanciados, darle cuenta al pleno del Concejo en la sesión inmediata. Adicionalmente a lo anterior, el Código Municipal establece la figura de funcionarios municipales y sus respectivas atribuciones. Como funcionarios municipales ya institucionalizados están: Secretario Municipal, Tesorero Municipal, Registrador Civil; sin embargo, con los nuevos requerimientos para la modernización de las municipalidades, el Código Municipal plantea la incorporación de nuevas unidades organizativas en los niveles directivos, técnicos y administrativos (ver artículos del 83 al 98). Por ejemplo: En dirección y gerencia: Gerente Municipal, Director Financiero, Juez de Asuntos Municipales Manejo financiero: Administración Financiera Integrada Municipal Control y fiscalización: Auditor Interno Técnico: Las Oficinas Municipales de Planificación Otros que se consideren necesarios Partiendo de estos nuevos requerimientos y con la participación de las autoridades, funcionarios y empleados municipales de Salamá, se presenta a continuación el organigrama general, el organigrama específico, los puestos y funciones, y los procedimientos básicos administrativos de la dirección administrativa. III. ATRIBUCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL De conformidad al Código Municipal, y de acuerdo con la modernización financiera municipal, son funciones de la AFIM, las siguientes (citado del manual estándar de la AFIM): a) Es la responsable de dirigir, planificar, organizar, administrar, supervisar y evaluar, todas las operaciones presupuestarias, contables y financieras de las unidades de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería de la Municipalidad, y coordinar con las demás unidades de la organización municipal, lo relativo a la información que deberá registrarse en el Sistema. 2

7 b) Elaborar en coordinación con la Oficina Municipal de Planificación, la programación, el anteproyecto de presupuesto municipal, la programación de la ejecución presupuestaria y con los responsables de cada programa, la evaluación de la gestión presupuestaria. c) Asistir al alcalde municipal, para que asesorado por las comisiones de finanzas y probidad y funcionarios municipales, con sujeción a las normas presupuestarias contenidas en la Constitución Política de la República de Guatemala, el Código Municipal y la Ley Orgánica del Presupuesto, formule el proyecto de presupuesto en coordinación con las políticas públicas vigentes, y en la primer semana del mes de octubre de cada año, lo someta a consideración del Concejo Municipal, de conformidad a lo establecido en el artículo 131 del Código Municipal. d) Administrar la gestión financiera del presupuesto, la contabilidad integrada, la deuda municipal, la tesorería y las recaudaciones. De conformidad al sistema financiero y los lineamientos del Ministerio de Finanzas Públicas como órgano rector del sistema. e) Asesorar al Alcalde y Concejo Municipal en materia de administración financiera. f) Mantener una adecuada coordinación con los entes rectores de los sistemas de administración financiera y aplicar las normas y procedimientos que emanen de estos. g) Dirigir y administrar todo el proceso de liquidación y recaudación de impuestos, arbitrios, tasas y contribuciones establecidos en las leyes. h) Elaborar y mantener actualizado el registro de contribuyentes en coordinación con el catastro municipal. i) Informar al Alcalde y a la Oficina Municipal de Planificación sobre los cambios de los objetos y sujetos de la tributación. j) Administrar la cuenta caja única, basándose en los instrumentos gerenciales, de la Cuenta Única del Tesoro Municipal y flujos de caja y programación. k) Elaborar y presentar la información financiera que por ley le corresponde. l) Coordinar con el Ministerio de Finanzas Publicas, Instituto de Fomento Municipal y la Asociación Nacional de Municipalidades, los planes de capacitación correspondientes para la aplicación del Código Municipal, leyes conexas y lo relacionado con el SIAF-MUNI. m) Elaborar las propuestas de la política financiera y someterlas a consideración del Alcalde y este a su vez al Concejo Municipal. n) Proponer normas complementarias tal como indica el código municipal, para que se tenga mayor efectividad en la Administración Financiera Integrada Municipal. o) Dirigir, coordinar, controlar y aprobar las labores de registro de la ejecución del presupuesto en las etapas del compromiso, devengado y pagado en la ejecución de los gastos. Así como del devengado y percibido en la ejecución de los ingresos, de acuerdo a lo establecido en las normas y procedimientos vigentes. p) Analizar y enviar para consideración del Alcalde los estados financieros que permitan conocer y evaluar la política financiera. Así como los resultados de la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial. 3

8 q) Proponer las modificaciones presupuestarias, que conforme al Código Municipal, le corresponde aprobar al Concejo Municipal. r) Establecer normas para el manejo y control de los Fondos Rotativos y/o Cajas Chicas. s) Preparar y presentar al Alcalde Municipal los informes de la gestión física y financiera del presupuesto, que faciliten la toma de decisiones y luego su envío al Instituto de Fomento Municipal, Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General de Cuentas de la Nación, por medio de los procedimientos que se establezcan. t) Supervisar, controlar y apoyar la gestión administrativa- financiera de las diferentes dependencias municipales. u) Planificar, dirigir, coordinar y controlar las labores de desarrollo de sistemas de información complementarios, y el mantenimiento de los recursos de computación y de comunicación. Así como, mantener comunicación con las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, encargadas del mantenimiento y actualización del sistema. v) Autorizar la apertura de cuentas bancarias para el manejo de fondos rotativos por parte de las dependencias municipales. w) Presentar al Alcalde Municipal las solicitudes de endeudamiento y financiamiento así como las donaciones, que deben de ser conocidas por el Concejo Municipal. x) Presentar la información mensual sobre el detalle de los préstamos vigentes y el saldo de la deuda contratada que establece el Artículo 115 del Código Municipal, que el Concejo Municipal debe de presentar mensualmente a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, con copia al INFOM. De las citas anteriores, se deriva que la municipalidad tiene la obligación de operativizar estas funciones mediante sus dependencias administrativas asignándoles a cada unidad las atribuciones y funciones y los recursos necesarios para el funcionamiento eficiente y eficaz. IV. ORGANIGRAMAS MUNICIPALES Un Organigrama es la gráfica que muestra la estructura interna de una organización formal de una institución, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, la naturaleza lineal o de asesoría, y las principales funciones que se desarrollan. Por lo tanto, debe ser reflejo de la funcionalidad de cada uno de los puestos creados y ocupados. En el caso de los manuales por direcciones de la Municipalidad de Salamá, se presenta el organigrama general y el de la dirección respectiva. 4.1 Organigrama General 4.2 Organigrama Dirección Administrativa 4

9 ORGANIGRAMA GENERAL CONCEJO MUNICIPAL Asesoría ALCALDE MUNICIPAL Comisiones Auditoría Interna Relaciones Públicas Juez de Asuntos Municipales Dirección Administrativa Secretaría Municipal Registro Civil Registro de Vecindad Dirección Financiera Tesorería Contabilidad Presupuesto Dirección Municipal de Planificación Coordinación Planificación y Desarrollo Coordinación Fomento Económico Local Servicios de Mantenimiento Escuela de Marimba Salón Municipal Dirección de Servicios Públicos Agua y Saneamiento Mercado Cementerio Servicios Internos Almacén Rastro Compras y Contrataciones Farmacia Municipal Desechos Sólidos Policía Municipal 5

10 DIRECCIÓN FINANCIERA Director Financiero Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Unidad de Presupuesto Encargado de Compras y Contrataciones Guarda Almacén Receptor I Receptor II Encargado de Contrato de Servicio y Formas Cobrador (2) Auxiliar de Contabilidad Encargado de Archivo 6

11 V. PUESTOS DE TRABAJO Y SUS FUNCIONES En el manual los puestos de trabajo tienen como objetivo dar a conocer la naturaleza del puesto, las funciones, relaciones de trabajo, las obligaciones y requisitos, en base a cada puesto se selecciona y ubica a la persona idónea para desempeñar dicho puesto; las funciones de cada puesto de trabajo aclaran las tareas que debe realizar cada persona titular del puesto, necesarias para lograr los fines y objetivos de la municipalidad. DIRECCIÓN FINANCIERA DIRECTOR FINANCIERO MUNICIPAL I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección Financiera Integrada Municipal. Director Financiero Municipal Alcalde Municipal. Coordinador de Tesorería, Coordinador de Contabilidad, Coordinador de Presupuesto. II. NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto directivo cuya responsabilidad será Planificar, organizar, supervisar, evaluar y dirigir el funcionamiento eficiente de las unidades u puestos de trabajo relacionados a la gestión presupuestaria, contable y financiera de la dirección. III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Planificar, organizar, supervisar, evaluar y dirigir el funcionamiento eficiente de las unidades u puestos de trabajo relacionados a la gestión presupuestaria, contable y financiera de la dirección, apoyando la gestión administrativafinanciera de las diferentes dependencias municipales. - Participar y proponer medidas para mejorar la coordinación en instancias gerenciales que se establezcan en la municipalidad. - Promover en las unidades y departamentos de la dirección mecanismos adecuados para el trabajo en equipo. - Elaborar las propuestas de la política financiera y presupuestaria sometiéndolas a consideración del Alcalde y este a su vez al Concejo Municipal. - Analizar y enviar para consideración del Alcalde los estados financieros que permitan conocer y evaluar la política financiera. Así como los resultados de la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial. 7

12 - Elaborar en coordinación con la oficina municipal de planificación, la programación y formulación del presupuesto, la programación de la ejecución presupuestaria, y con los responsables de cada unidad, la evaluación de la gestión presupuestaria. - Asistir al alcalde municipal, para que sea asesorado por las comisiones de finanzas y probidad y funcionarios municipales, con sujeción a las normas presupuestarias contenidas en la Constitución Política de la República de Guatemala, el Código Municipal y la Ley Orgánica del Presupuesto, formule el proyecto de presupuesto en coordinación con las políticas públicas vigentes, y en la primer semana del mes de octubre de cada año, lo someta a consideración del Concejo Municipal, de conformidad a lo establecido en el artículo 131 del Código Municipal. - Asesorar al Alcalde, Concejo Municipal y Comisiones en materia de administración financiera. - Proponer las modificaciones presupuestarias, que conforme al Código Municipal, le corresponde aprobar al Concejo Municipal. - Preparar y presentar al Alcalde Municipal los informes de la gestión física y financiera del presupuesto, que faciliten la toma de decisiones y luego su envío al Instituto de Fomento Municipal, Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General de Cuentas de la Nación, por medio de los procedimientos que se establezcan. - Presentar al Alcalde Municipal las solicitudes de endeudamiento y financiamiento así como las donaciones, que deben de ser conocidas por el Concejo Municipal. - Presentar la información mensual sobre el detalle de los préstamos vigentes y el saldo de la deuda contratada que establece el Artículo 115 del Código Municipal, que el Concejo Municipal debe de presentar mensualmente a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, con copia al INFOM. - Autorizar la apertura de cuentas bancarias para el manejo de fondos rotativos por parte de las dependencias municipales. - Diseñar y proponer estrategias para el fortalecimiento de las finanzas municipales y mejora de los mecanismos de recaudación y tributación - Mantener una adecuada coordinación con los entes rectores de los sistemas de administración financiera y aplicar las normas y procedimientos que emanen de estos. - Planificar, dirigir, coordinar y controlar las labores de desarrollo de sistemas de información complementarios, y el mantenimiento de los recursos de computación y de comunicación. Así como, mantener comunicación con las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, encargadas del mantenimiento y actualización del sistema SIAF. - Diseñar y proponer al concejo municipal los procedimientos y formas de transparentar el uso y resultados del gasto público municipal. 8

13 - Coordinar con el Ministerio de Finanzas Publicas, Instituto de Fomento Municipal y la Asociación Nacional de Municipalidades, los planes de capacitación correspondientes para la aplicación del Código Municipal, leyes conexas y lo relacionado con el SIAF-MUNI. - Las demás funciones inherentes a la naturaleza del puesto de trabajo y de las actividades que le sean asignados por el Alcalde Municipal y/o el Concejo Municipal. IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con el Concejo Municipal y el Alcalde, para recibir lineamientos de trabajo, hacer propuestas e informes. Con personal municipal bajo su cargo y de las distintas direcciones para proporcionar y obtener información relacionada con las actividades de la oficina. Con representantes de entidades públicas, privadas y otros organismos relacionados con el trabajo. V. AUTORIDAD: Para dirigir las actividades del personal a su cargo. Para proponer estrategias en pro de las finanzas municipales. VI. RESPONSABILIDAD: Por incluir los planes, programas y proyectos acordados por el Concejo Municipal y la OMP, en el presupuesto anual para su ejecución. De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la custodia, conservación y uso de los documentos e información a cargo de la Oficina. VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educación: Poseer título universitario, preferentemente en la carrera de Contador Público o Auditor, Administrador de empresas u otras de las Ciencias Económicas, o contar con certificado de aptitud para el cargo. - Experiencia: Experiencia comprobada de cinco años en puestos similares. - Habilidades y destrezas: Capacidad para implementar políticas y estrategias que mejoren las finanzas municipales. 9

14 Para establecer y mantener relaciones interpersonales. Para analizar e interpretar documentos e información. Para dirigir grupos o equipos de trabajo. Conocimiento del MAFIM UNIDAD DE TESORERÍA COORDINADOR DE TESORERÍA I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección Financiera Integrada Municipal. Coordinador de Tesorería Director Financiero Municipal. Encargado de compras y Contrataciones, Guarda almacén, Receptor I, Receptor II, Encargado de Contratos de Servicios y Formas y Cobrador. II. NATURALEZA DEL PUESTO: Puesto técnico cuya responsabilidad es la de diseñar normas y reglamentos que mejoren el funcionamiento de la unidad, además es responsable de la recaudación, depósito y custodia de los fondos y valores municipales., así como la ejecución de los pagos que de conformidad con la ley, proceda hacer. III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Diseñar mantener y actualizar las normas, procedimientos e instructivos que regulan el funcionamiento del área de tesorería de acuerdo a las normas establecidas por la entidad rectora. - Planificar, dirigir, coordinar, y controlar las labores del servicio de tesorería. - Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez, mediante el sistema de cuentas única. - Participar en la formulación de la política financiera que elabore la AFIM. - Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normas dictadas por el consejo municipal. - Elaborar, juntamente con unidad de presupuesto la programación de la ejecución del presupuesto y programar el flujo de fondos de la municipalidad. - Someter a consideración del jefe de la AFIM el programa mensualizado de caja. 10

15 - Administrar el sistema de caja única de la municipalidad de manera de proveer información en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la toma de decisiones. - Recibir y verificar la información de los CUR s de devengado de origen presupuestario o extra presupuestario en el sistema y efectivizar. - Custodiar los documentos de propiedad de la municipalidad o de terceros que se pongan a su cargo. - Suscribir los cheques que deba emitir la tesorería. - Administrar el fondo rotativo y en casos necesarios la caja chica de la municipalidad y establecer normas para el manejo y control de los fondos rotativos de las dependencias municipales. - Tomar decisiones en la ejecución de los embargos, mandatos judiciales o poderes. - Controlar la utilización de los saldos de efectivo de las diferentes cuentas bancarias. - Proporcionar información sobre los saldos diarios de caja. - Registrar en el sistema las cuentas bancarias con la que deberá operar la tesorería para la ejecución de pagos. - Definir las cuentas virtuales que se afectaran en la constitución y reposición del fondo rotativo y cajas chicas. - Archivar la documentación de respaldo relacionado con la apertura, mantenimiento, actualizado y cierre de cuentas bancarias. - Recaudar los diferentes ingresos que perciben las municipalidades en concepto de impuestos, arbitrios, tasa, contribuciones por mejoras, aportes y otros. - Extender a los contribuyentes los comprobantes en su caso recibos o facturas correspondientes autorizados y señalados por la contraloría general de cuentas y demás entidades por las sumas que de ellos se perciba. - Depositar diariamente los recursos financieros percibidos por diferentes conceptos. - Trasladar al departamento de contabilidad la documentación de soporte de ingresos percibidos, que permita elaborar las operaciones contables correspondientes. - Revisar la programación de los ingresos de la municipalidad presentes y futuros a fin de asegurar que exista capacidad de pago para obtener y asegurar el pago del endeudamiento. 11

16 - Administrar la deuda municipal así como registrar en el sistema todas las operaciones relacionadas con el endeudamiento y donaciones. - Programar el endeudamiento así como el pago dl servicio de la deuda y presentarlo para su incorporación al presupuesto de ingresos y egresos de cada ejercicio fiscal. - Preparar la información sobre la deuda, que la municipalidad debe enviar a la dirección de crédito publico del Ministerio de Finanzas Públicas, de acuerdo con lo que establece el articulo 115 del código municipal. - Las demás funciones inherentes a la naturaleza del puesto de trabajo y de las actividades que le sean asignados por el Director de la Administración Financiera Integrada Municipal, Alcalde Municipal y/o el Concejo Municipal. IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con el Concejo Municipal, el Alcalde y el Director Financiero Municipal, para recibir lineamientos de trabajo, hacer propuestas e informes relacionados con la Tesorería Municipal Con el personal del departamento para resolver problemas de trabajo y otros. Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener información relacionada con las actividades de la oficina. Con representantes de entidades públicas, privadas y otros organismos relacionados con el trabajo. V. AUTORIDAD: Para realizar el control de ingresos y egresos de fondos municipales. Para realizar convenios con otras entidades. VI. RESPONSABILIDAD: De proponer normas para optimizar la liquidez de fondos municipales. De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la custodia, conservación y uso de los documentos e información a cargo de la Oficina. VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educación: Poseer título de nivel medio de Perito Contador o carrera afín. - Experiencia: Experiencia comprobada de cinco años en puestos similares. 12

17 - Habilidades y destrezas: Conocimiento del MAFIM Para establecer y mantener relaciones interpersonales. Para analizar e interpretar documentos e información. Para desarrollar con eficiencia la actividad de investigación. ENCARGADO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección financiera Integrada Municipal Encargado de Compras y Contrataciones Director de Tesorería. Ninguno II. NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto operativo, donde se realizan actividades relacionadas con la realización de compras y contrataciones municipales. III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Registro de compra de materiales en libro de actas. - Control de combustible. - Encargado del manejo de Caja Chica. - Elaborar la nómina de jubilados municipales. - Llevar el control de la papelería y útiles. - Extender certificaciones de sueldos y de tiempo de servicio. - Emitir recibos de diversos pagos, tales como sueldos por contratos y servicios. - Elaborar nóminas de pago mensual del personal presupuestado, por planilla o por contrato así como las dietas del Concejo Municipal. - Formular los expedientes de liquidación del personal que se retira de la Institución. - Las demás funciones inherentes a la naturaleza del puesto de trabajo y de las actividades que le sean asignados por el Coordinador de la Tesorería. IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con su jefe inmediato superior, para presentar informes de trabajo, recibir instrucciones y consultar aspectos relacionados con su trabajo. V. AUTORIDAD: Ninguna. VI. RESPONSABILIDAD: De la realización oportuna de las compras. De la presentación oportuna de las nóminas de sueldos. 13

18 VII. ESPECIFICACIONES: - Educación Preferentemente Perito Contador - Habilidades y destrezas En el uso de equipo de oficina - Otros conocimientos Ley de Contrataciones del Estado. Plan de Prestaciones del Empleado Municipal. Ley de Servicio Municipal y Código de Trabajo. GUARDA ALMACÉN I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección Financiera Integrada Municipal Guarda Almacén. Coordinador de Tesorería Ninguno II. NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto administrativo, donde se realizan actividades relacionadas con la operación de la caja fiscal de egresos, ejecución de presupuesto y pago de nóminas. III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Elaborar conocimientos para entregar materiales en calidad de préstamo. - Operar facturas. - Entregar materiales. - Recibir materiales. - Operar tarjetas kárdex. - Elaborar vales. - Mantener en buenas condiciones las instalaciones de almacén. - Mantener registro actualizado de todas las operaciones realizadas. - Fotocopiar documentos varios. - Cualquier otra actividad que le asigne su jefe inmediato. IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con el Coordinador de Tesorería, (para recibir instrucciones) y personal municipal. V. AUTORIDAD: Ninguna. 14

19 VI. RESPONSABILIDAD: Por el manejo de fondos y documentación confidencial. VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educación Preferentemente Perito Contador - Habilidades y destrezas Para el manejo de equipo de oficina - Otros conocimientos Manejo de tarjetas kárdex. RECEPTOR I I. DENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección Financiera Integrada Municipal Receptor I Coordinador de Tesorería Ninguno II. NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto operativo que realiza actividades relacionadas con la recaudación de arbitrios, tasas, contribuciones, y otros ingresos. III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Control de recibos por ingresos de procedentes de la prestación de servicios. - Realizar el cobro de arbitrios, tasas municipales, impuestos, contribuciones y arrendamientos de los locales del mercado municipal. - Ingresar mensualmente las lecturas de los contadores de agua potable. - Realizar diariamente el corte de caja. - Llevar el control de tarjetas auxiliares de arbitrios. - Control de kárdex de la Tesorería. - Mantener registro actualizado de todas las operaciones realizadas. - Fotocopiar documentos varios. 15

20 - Realizar informe de ingresos según el origen. - Cualquier otra actividad que le asigne su jefe inmediato. IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con su jefe inmediato. Con los cobradores ambulantes y contribuyentes. V. AUTORIDAD: Para requerir el cobro de tasas, arbitrios y contribuciones a los usuarios y beneficiarios de los servicios públicos. VI. RESPONSABILIDAD: Por el manejo de documentación relacionada con ingresos de fondos. VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educación Título a nivel medio. Preferentemente Perito Contador - Habilidades y destrezas Para manipular dinero. Para mantener relaciones interpersonales con compañeros de trabajo y beneficiarios de servicios públicos municipales. - Otros conocimientos: De los reglamentos, ordenanzas y disposiciones emitidas por el Concejo Municipal. RECEPTOR II I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección Financiera Integrada Municipal Receptor II Coordinador de Tesorería Ninguno II. NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto operativo que realiza actividades relacionadas con la recaudación de arbitrios, tasas, contribuciones, y otros ingresos. 16

21 III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Control de recibos por ingresos de procedentes de la prestación de servicios. - Realizar el cobro de arbitrios, tasas municipales, impuestos, contribuciones y arrendamientos de los locales del mercado municipal - Ingresar mensualmente las lecturas de los contadores de agua potable. - Realizar diariamente el corte de caja. - Llevar el control de tarjetas auxiliares de arbitrios. - Control de kárdex de la Tesorería. - Mantener registro actualizado de todas las operaciones realizadas. - Fotocopiar documentos varios. - Realizar informe de ingresos según el origen. - Cualquier otra actividad que le asigne su jefe inmediato. IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con su jefe inmediato. Con los cobradores ambulantes y contribuyentes. V. AUTORIDAD: Para requerir el cobro de tasas, arbitrios y contribuciones a los usuarios y beneficiarios de los servicios públicos. VI. RESPONSABILIDAD: Por el manejo de documentación relacionada con ingresos de fondos. VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educación Título a nivel medio. Preferentemente Perito Contador - Habilidades y destrezas Para manipular dinero. Para mantener relaciones interpersonales con compañeros de trabajo y beneficiarios de servicios públicos municipales. - Otros conocimientos: De los reglamentos, ordenanzas y disposiciones emitidas por el Concejo Municipal. 17

22 ENCARGADO DE CONTRATOS DE SERVICIOS Y FORMAS I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección Financiera Integrada Municipal Encargado de Contratos de Servicios y Formas. Coordinador de Tesorería Ninguno II. NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto operativo que realiza actividades relacionadas con la elaboración de contratos de servicios públicos y otros documentos. III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Elaboración de contratos domiciliares por servicios. - Elaborar certificados del IGSS, a solicitud de los empleados. - Registro de carné del IGSS. - Llevar el control de los pagos de I.S.R. e IVA, así como cancelarlos en las instituciones bancarias o Superintendencia de Administración Tributaria. - Elaboración de planilla del IGSS. - Cualquier otra actividad que le asigne su jefe inmediato. IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con su jefe inmediato. Con beneficiarios de servicios y personal municipal. V. AUTORIDAD: Para requerir información. VI. RESPONSABILIDAD: Por el manejo de documentación relacionada con contratos. VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educación Título a nivel medio. Preferentemente Perito Contador - Habilidades y destrezas Para manipular dinero. Para mantener relaciones interpersonales con compañeros de trabajo y beneficiarios de servicios públicos municipales. 18

23 - Otros conocimientos: De los reglamentos, ordenanzas y disposiciones emitidas por el Concejo Municipal. COBRADOR I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección Financiera Integrada Municipal Cobrador Coordinador de Tesorería Ninguno II. NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto operativo que realiza actividades relacionadas con el cobro de arbitrios, tasas municipales, contribuciones por mejoras, de manera ambulante. III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Realizar adecuadamente los cobros municipales. - Llevar estricto control de talonarios. - Reportar lo recaudado diariamente. - Cualquier otra actividad que le asigne su jefe inmediato. IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con su jefe inmediato. Con vecinos y personal municipal. V. AUTORIDAD: Para requerir información. VI. VII. RESPONSABILIDAD: Por la custodia de los ingresos recaudados. Por el manejo de la documentación. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educación Título a nivel medio. Preferentemente Perito Contador - Habilidades y destrezas Para manipular dinero. 19

24 Para mantener relaciones interpersonales con compañeros de trabajo y beneficiarios de servicios públicos municipales. - Otros conocimientos: De los reglamentos, ordenanzas y disposiciones emitidas por el Concejo Municipal. UNIDAD DE CONTABILIDAD COORDINADOR DE CONTABILIDAD I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección Financiera Integrada Municipal. Coordinador de Contabilidad Director Financiero Municipal. Auxiliar de Contabilidad y Encargado de Archivo. II. NATURALEZA DEL PUESTO: Puesto técnico, cuya responsabilidad es administrar la gestión financiera del registro de ejecución y diseñar propuestas que mejoren el quehacer de la contabilidad municipal. III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Administrar la gestión financiera del registro de la ejecución, de conformidad al sistema financiero y a los lineamientos emitidos por la dirección de contabilidad del Estado del ministerio de finanzas publicas como órgano rector de la contabilidad integrada gubernamental. - Participar en la formulación de la política financiera, que elabore la AFIM. - Aplicar la metodología contable, la periodicidad, estructura y características de los estados financieros a producir, de acuerdo a las normas de contabilidad integrada gubernamental, dictadas por el ministerio de finanzas publicas a través de la dirección de contabilidad del Estado, como ente rector de la contabilidad integrada gubernamental. - Analizar y verificar la documentación de respaldo para el registro de las diferentes etapas del gasto y el ingreso en el sistema. - Registrar y validar en el sistema la ejecución presupuestaria de gastos de ingresos. - Mantener actualizado el registro del endeudamiento municipal y donaciones. 20

25 - Registrar y validar en el sistema las operaciones de origen extra-presupuestaria. - Obtener del sistema información de ejecución presupuestaria de gastos de ingresos para la toma de decisiones y envió de la contraloría general de cuentas y anualmente la secretaria de planificación y programación de la presidencia de la republica, así como al ministerio de finanzas públicas. - Administrar el sistema que permita conocer e tiempo real la gestión presupuestaria de caja y patrimonial así como los resultados operativo, económico, y financiero de las municipalidades. - Mantener actualizado el registro integrado de los bienes durables de las municipalidades. - Elaborar la caja fiscal mensualmente o en su defecto los reportes generando a través del SIAF-MUNI que la Contraloría General de Cuentas autorice en sustitución de la misma. - Mantener el archivo de documentación financiera y de soporte de las operaciones de la municipalidad. - Participar en las operaciones de cierre presupuestario y contable. - Adoptar el plan de cuentas y los clasificadores contables establecidos por la dirección de contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas adecuados a la naturaleza jurídica, características, operativas y requerimientos de información de la municipalidad. - Realizar mensualmente en el sistema la conciliación bancaria, observando, para el efecto los procedimientos establecidos. - Realizar los ajustes necesarios para realzar la información ingresada al sistema a fin de lograr un adecuado registro de las operaciones que afectan la situación económico-financiera de la municipalidad. - Firmar las ordenes únicas de pago enviadas a la unidad de tesorería. - Emitir opinión previa sobre las inversiones temporales de fondos que realice la municipalidad. - Realizar análisis e interpretación de os reportes de estados financieros para brindar información a nivel gerencial para la toma de decisiones. - Velar por la integridad de la información financiera registrada en el sistema oportunidades de los registros y la racionabilidad de las cifras presentadas. - Las demás funciones inherentes a la naturaleza del puesto de trabajo y de las actividades que le sean asignados por el Director de la Administración Financiera Integrada Municipal, Alcalde Municipal y/o el Concejo Municipal. 21

26 IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con el Concejo Municipal, el Alcalde y el Director Financiero Municipal, para recibir lineamientos de trabajo, hacer propuestas e informes relacionados con la Unidad de Contabilidad Municipal Con el personal del departamento para resolver problemas de trabajo y otros. Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener información relacionada con las actividades de la oficina. Con representantes de entidades públicas, privadas y otros organismos relacionados con el trabajo. V. AUTORIDAD: Para realizar el registro contable de las operaciones financieras municipales. VI. RESPONSABILIDAD: De proponer normas que eficienticen las actividades de la unidad de Contabilidad. De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la custodia, conservación y uso de los documentos e información a cargo de la Oficina. VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educación: Poseer título de nivel medio de Perito Contador o carrera afín. - Experiencia: Experiencia comprobada de cinco años en puestos similares. - Habilidades y destrezas: Conocimiento del MAFIM Para establecer y mantener relaciones interpersonales. Para analizar e interpretar documentos e información. Para desarrollar con eficiencia la actividad de investigación. AUXILIAR DE CONTABILIDAD I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección Financiera Integrada Municipal Auxiliar de Contabilidad Coordinador de Contabilidad. Ninguno 22

27 II. NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto operativo cuya responsabilidad es apoyar a la Unidad de contabilidad. III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Elaborar cheques. - Elaborar planillas, nóminas de sueldos. - Realizar conciliaciones bancarias. - Operar los libros de contabilidad diariamente. - Operar el software del SIAF. - Extender vales. - Cualquier otra actividad que le asigne su jefe inmediato. IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con su jefe inmediato. Con personal municipal. V. AUTORIDAD: Ninguna. VI. VI. RESPONSABILIDAD: Del registro y custodia de documentos. VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educación Título a nivel medio. Preferentemente Perito Contador - Habilidades y destrezas Manejo correcto de documentos. Para mantener relaciones interpersonales con compañeros de trabajo. ENCARGADO DE ARCHIVO I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección Financiera Integrada Municipal Encargado de Archivo Coordinador de Contabilidad. Ninguno 23

28 II. NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto operativo que realiza actividades relacionadas con el archivo de toda la documentación de contabilidad. III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Archivar y ordenar adecuadamente cheques pagados, planillas de pago. - Archivar documentos generados mensualmente como cajas fiscales, ejecuciones presupuestarias, recibos 7-B, pólizas de ingresos, estados de cuentas bancarias, talonarios de recibos 31-B. - Llevar estricto control de documentos archivados. - Ordenar el archivo por orden alfabético y por importancia. - Cualquier otra actividad que le asigne su jefe inmediato. IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con su jefe inmediato. Con personal municipal. V. AUTORIDAD: Ninguna. VI. RESPONSABILIDAD: Del archivo y custodia de documentos. VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educación Título a nivel medio. Preferentemente Perito Contador - Habilidades y destrezas Manejo correcto de archivo de documentos. Para mantener relaciones interpersonales con compañeros de trabajo. 24

29 UNIDAD DE PRESUPUESTO COORDINADOR DE PRESUPUESTO I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Dirección Financiera Integrada Municipal. Coordinador de Presupuesto Director Financiero Municipal. Ninguno. II. NATURALEZA DEL PUESTO: Puesto técnico, cuya responsabilidad es diseñar y actualizar los procedimientos que eficienticen la técnica presupuestaria municipal. III. FUNCIONES DEL PUESTO: - Diseñar, mantener y actualizar los reglamentos instructivos y procedimientos internos, que permitan mejorar la técnica presupuestaria, en las fases de formulación, programación, ejecución, evaluación, y liquidación del presupuesto municipal. - Evaluar el grado de aplicación de las normas, sistemas y procedimientos para la elaboración del anteproyecto de presupuesto, la programación de la ejecución, el procesamiento contable la ejecución de los pagos y las coherencias de las calidad y reportes del sistema integrado de administración financiera municipal. - Participar en la elaboración de la política presupuestaria, así como en la formulación de la política financiera, que proponga la unidad de administración financiera integrada municipal a las autoridades municipales. - Elaborar las propuestas de niveles de gastos de acuerdo a la política presupuestaria especifica aprobada por la municipalidad. - Elaborar la política presupuestaria previa, con las diferentes opciones de ingresos, a fin de someterlas a consideración del jefe de la AFIM. - Asesorar a las dependencias municipales en la elaboración de sus anteproyectos de presupuesto. - Analizar y ajustar en conjunto con el jefe del AFIM de acuerdo a la política presupuestaria previa, los anteproyectos de presupuesto enviados por las dependencias municipales. - Realizar la apertura del presupuesto aprobado por el Concejo Municipal. - Proponer las normas técnicas complementarias a las establecidas en el código municipal para la formulación programación de la ejecución, transferencias 25

30 presupuestarias, evaluación y liquidación del presupuesto de las municipalidades. - Aprobar conjuntamente con la unidad de tesorería la programación de la ecuación financiar del presupuesto. - Analizar, registrar, validar y someter a consideración del jefe de la AFIM las solicitudes de modificaciones presupuestarias presentadas por las dependencias. - Incorporar al sistema las solicitudes de modificaciones al presupuesto. - Supervisar, controlar y apoyar la gestión presupuestaria de las dependencias de la municipalidad. - Evaluar la ejecución del presupuesto aplicando las normas y criterios establecidos en el código municipal, la ley orgánica de presupuesto y las normas internas de la municipalidad. - Analizar periódicamente y someter a consideración del jefe de AFIM los informes recibidos sobre la ejecución del presupuesto de gastos y de realizaciones físicas, así como verificar los programas se están cumpliendo como fueron formulados las causas de las desviaciones si las hubiera, y proponer las medidas correctivas necesarias. - Elaborar y someter a consideración de las autoridades municipales la información periódica sobre la ejecución de ingresos. - Llevar estadísticas de los proyectos que se ejecutan en mas de un periodo presupuestario, a fin de asegurar su financiamiento en los respectivos presupuestos. - Las demás funciones inherentes a la naturaleza del puesto de trabajo y de las actividades que le sean asignados por el Director de la Administración Financiera Integrada Municipal, Alcalde Municipal y/o el Concejo Municipal. IV. RELACIONES DE TRABAJO: Con el Concejo Municipal, el Alcalde y el Director Financiero Municipal, para recibir lineamientos de trabajo, hacer propuestas e informes relacionados con la Unidad de Contabilidad Municipal Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener información relacionada con las actividades de la oficina. Con representantes de entidades públicas, privadas y otros organismos relacionados con el trabajo. 26

31 V. AUTORIDAD: Para realizar proponer modificaciones y actualizaciones presupuestarias municipales. VI. RESPONSABILIDAD: De proponer normas que eficienticen las actividades de la unidad de Presupuesto. De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la custodia, conservación y uso de los documentos e información a cargo de la Oficina. VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educación: Poseer título de nivel medio de Perito Contador o carrera afín. - Experiencia: Experiencia comprobada de cinco años en puestos similares. - Habilidades y destrezas: Conocimiento del MAFIM Para establecer y mantener relaciones interpersonales. Para analizar e interpretar documentos e información. Para desarrollar con eficiencia la actividad de investigación. 27

32 VI. SISTEMATIZACIÒN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS Los procedimientos nos indican los pasos necesarios y las actividades indispensables definiendo la responsabilidad de cada puesto de trabajo o unidad administrativa para la prestación de un servicio público y/o los pasos para realizar una actividad financiera, administrativa o técnica. Por lo tanto, conocer y tener claro lo procedimientos básicos en las áreas administrativa, técnica y de planificación, de servicios público y financiera contribuye, ordena y facilita la coordinación y la comunicación en el trabajo municipal para lograr sus finalidades. Los procedimientos que aparece en este manual son: de instalación y reinstalación de agua potable y drenaje, solicitud de puestos temporales y permanente en el mercado municipal, solicitud de rastro municipal, Arrendamiento del Salón Municipal. Además, se agregan los procedimientos de la dirección administrativa, financiera y de planificación con el objeto de conocerlos para la buena coordinación del trabajo. 28

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