Sistema de gestión de propiedad Intelectual para centros de investigación-desarrollo

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1 Sistema de gestión de propiedad Intelectual para centros de investigación-desarrollo Autores: R. Ramírez, Anáili Suárez Grupo de Gestión de la Información, Gestión de la Innovación Tecnológica y Perfeccionamiento Institucional (GITPI), CENSA. Apdo. 10, San José de las Lajas, La Habana, Cuba, C.P Teléfonos: (ext. 30), rafael@censa.edu.cu. Resumen Para garantizar la protección de los valores intangibles producidos en centros de investigación-desarrollo es posible por tanto, establecer una gestión de Propiedad Intelectual aplicando conceptos de Aseguramiento de la Calidad, comprendidos en las normas ISO 9000, y crear un verdadero Sistema Interno de Propiedad Intelectual, que de respuesta al Sistema Nacional de Propiedad Industrial y extienda su alcance a las modalidades susceptibles de protección por Derecho de Autor. Este sistema posibilita el reordenamiento y constancia de la actividad de Propiedad Intelectual, a través de una documentación generada y ordenada en cada proceso, dando respuesta a los requerimientos que se plantee la organización. (Palabras clave: aseguramiento de la calidad, propiedad intelectual, sistema) Introducción El Sistema Nacional de Propiedad Industrial es la integración armónica de todo el régimen jurídico establecido en materia de Propiedad Industrial. Este régimen está integrado por la legislación de PI que establece la existencia de esta categoría de propiedad en forma de Derechos Exclusivos de carácter temporal, los actos de explotación económica y las modalidades de las creaciones del intelecto que son amparables por él. El sistema está dirigido por el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA) a través de la Oficina Cubana de la Propiedad Industrial (OCPI).

2 Por otra parte, se conoce que las normas ISO 9000 encierran las reglas de oro de una gestión eficaz y sin fallos, que es justamente lo que se persigue en cualquier organización o negocio. Esta reglas de oro son genéricas y ofrecen la ventaja de que en consecuencia, son absolutamente versátiles y aplicables a cualquier actividad productiva o de servicios. Hablamos entonces de una metodología que tiene su entronque en la propia espiral de la mejora continua. Extendiendo el alcance del sistema a las modalidades del Derecho de Autor y aplicando los conceptos de gestión eficaz y sin fallos que garantizan las normas ISO 9000, se ha elaborado un Sistema de Gestión de Propiedad Intelectual que permite desarrollar una gerencia efectiva en esta especialidad y puede ser aplicado en cualquier universidad, organización de investigación-desarrollo e inclusive en empresas con una significativa actividad creativa. Desarrollo Para garantizar la protección de los valores intangibles producidos en centros de investigación-desarrollo es posible establecer una gestión de Propiedad Intelectual aplicando conceptos de Aseguramiento de la Calidad, comprendidos en las normas ISO 9000, y crear un verdadero Sistema de Gestión Interno de Propiedad Intelectual, que de respuesta al Sistema Nacional de Propiedad Industrial, extienda su alcance a las modalidades susceptibles de protección por Derecho de Autor y dinamice el empleo de oportuno de las herramientas de esta especialidad constituyéndose en un verdadero sistema de gerencia de la actividad. Este sistema posibilita el reordenamiento y constancia de la actividad de Propiedad Intelectual, a través de una documentación generada y ordenada en cada proceso, que da respuesta a los requerimientos que se plantea la organización.

3 El sistema se inserta armónicamente en el régimen de calidad de la organización y se integra a la disciplina tecnológica de la misma garantizando una aplicación sostenida del régimen de Propiedad Intelectual que resulta trazable, define responsabilidades, permite su constante verificación y corrección, así como una revisión sistemática de la gestión en esta especialidad. El sistema se aplica a todas las actividades del Centro Nacional de Sanidad Agropecuaria (CENSA) que puedan dar lugar de alguna forma a posibles derechos de Propiedad Intelectual de la Institución y se concibe, según establece el Sistema Nacional de Propiedad Industrial en sus lineamientos metodológicos, como el propio de un área organizativa que dirige y participa en el quehacer de la propiedad industrial o intelectual Materiales y Métodos El Sistema Interno de Propiedad Intelectual (SIPI) del CENSA tiene como base el Sistema Nacional de Propiedad Industrial y el Sistema de Calidad establecido en el CENSA. Tiene en cuenta además, los cambios que se vienen dando en las esferas económica, estatal y nacional y el nuevo marco normativo que impone la Organización Mundial del Comercio (OMC) con la firma del Acuerdo sobre los Aspectos de los Derechos de Propiedad Intelectual relacionados con el Comercio (ADPIC). El Sistema Nacional de Propiedad Industrial tiene un conjunto de acciones y conductas que presiden la labor de búsqueda e identificación de los mecanismos y procedimientos que articulen las actividades propias o asociadas a la propiedad industrial, las cuales se dan a conocer como pautas rectoras. Estas garantizan que un sistema interno actúe en consonancia con el marco de acción y facultades que se atribuyen a cada actor social. Por otra parte el Sistema de Calidad proporciona el reordenamiento de toda la actividad, a través del análisis de cada proceso; garantiza el funcionamiento a cada momento basado en la generación de documentos que permiten la trazabilidad y la

4 confianza del sistema. Dichos documentos fueron elaborados por los compañeros de la Sección de Propiedad Intelectual y Mercadotecnia (PIM) y están relacionados con la protección de resultados investigativos y de producción protegibles tanto por las modalidades de Propiedad industrial, como por las del Derecho de Autor. Posteriormente fueron revisados por la dirección de Calidad de nuestro centro y realizados los arreglos pertinentes. Se consideró por el alcance de los procedimientos que estos eran de carácter general, por lo que su aprobación final la dio la dirección general del centro. Después de este análisis, se realizaron las modificaciones finales y se procedió a su aprobación final una vez enumerados y codificados. En el mes de enero se celebraron seminarios de capacitación en el Consejo Científico con los líderes de proyectos así como en el área de GITPI, que formaban parte del plan de capacitación para la implementación del sistema. Con estos intercambios se precisaron algunos puntos y se reajustaron tareas dentro del mismo.

5 Resultados El sistema se inserta armónicamente en el régimen de calidad de la organización y se integra a la disciplina tecnológica de la misma, pudiendo esquematizarse a través del siguiente diagrama de flujo: Revisión del estado del Evaluación para derechos de PI Analizar otras alternativas (Derecho de autor) No Objetivos protegibles? Si Control de Información sobre Propiedad Industrial Acuerdo de Confid. Proyectos Colab/Comerc. Postgrado Transf. tecnológica. Determinación de momento oportuno Confección y control de registros Capacitación Solicitud de derechos Explotación Comercial Vigilancia Tecnológica

6 Se elaboraron cinco procedimientos, que recogen la totalidad de los aspectos relacionados con la Propiedad Industrial y Derecho de Autor; los cuales se soportan en 20 registros. Los procedimientos son: Evaluación de derechos de Propiedad Intelectual Control de la información de Propiedad Intelectual Solicitud de derechos Explotación comercial Capacitación Los procedimientos en cuestión contemplan los mecanismos que articulan e integran todas las actividades relacionadas con la Propiedad Intelectual, así como los recursos humanos y materiales necesarios. Los procedimientos contienen son los siguientes aspectos: Evaluación de Derechos de Propiedad Intelectual Se norman y establecen las actividades de detección de los objetivos protegibles en un periodo hasta de tres años, definiendo la estrategia más aconsejable en cada caso; consulta y análisis de la información de Propiedad Industrial (PI); recuperación de la información útil y el manejo y uso del Boletín Oficial de la Oficina Cubana de la Propiedad Industrial (OCPI). Control de la información relacionada con Propiedad Industrial Se establece todo lo concerniente al control de la información que se genera por diferentes vías y que pueda interferir en la solicitud de derechos de PI, además se controlan todos los elementos necesarios para que se proteja la confidencialidad en el trabajo general del centro, en el desarrollo de los proyectos de investigación, en toda la actividad de colaboración y

7 comercialización nacional e internacional, así como en la ejecución de la actividad de pre y post grado. Solicitud de derechos de Propiedad Intelectual. Establece todo lo relacionado con el control sistemático del plan de objetivos protegibles y la evaluación del momento oportuno para la valoración de la suficiencia de los resultados y proceder a la solicitud de los derechos ante la OCPI o el CENDA, así como la definición de los colectivos de autores para invenciones o modelos de utilidad. Se consideran los aspectos relacionados con la confección de los documentos para los registros y la tramitación necesaria ante el CENDA y la OCPI Explotación comercial En este procedimiento se establece todo lo relacionado con la explotación comercial de los derechos que se han adquirido. Se define como se procede a la presentación en el exterior de las solicitudes de las diferentes modalidades en función de los plazos que se fijan internacionalmente, si se trata de PI. En el caso de que se trate de Derecho de Autor se determina oficialmente como queda definida la distribución de las ganancias derivadas de la comercialización. Otro importante aspecto que se regula es la vigilancia y custodia de los derechos adquiridos. Capacitación Todo el sistema está soportado por un permanente ciclo de capacitación que fija tres niveles de ella. Un primer nivel general que deben tener todos los directivos, lideres científicos, investigadores, especialistas, y el personal que en general crea valores susceptibles de proteger por la vía de la Propiedad Intelectual. Este nivel general se alcanza a través de un curso básico de corta duración que tiene un programa establecido, revisado y actualizado semestralmente. Un segundo nivel para directivos y lideres de la investigación basado en conferencia de temas actuales, discusión de casos etc. Finalmente

8 se prevé un tercer nivel que deben lograr las personas que se dedican al control de esta actividad y se refiere a cursar Diplomados, maestrías u otra especialización impartida por los organismos nacionales que regulan la Propiedad Intelectual. Conclusiones 1. El sistema se ha implementado en el CENSA desde diciembre del 2001 y gracias a ello se ha desarrollado el control de toda la actividad de colaboración internacional, tanto en becas como en proyectos; se firman los convenios generales de confidencialidad con el personal del centro que lo requiere y los vinculados a la actividad de pre y post grado; se han realizado las búsquedas y procesamiento de la información de patentes para proyectos y vigilancia tecnológica, se han identificado los objetivos probables a proteger hasta el 2004; se ha capacitado en el nivel básico más del 70 % del personal que lo requiere y ha aumentado la gestión de protección por Derecho de Autor. 2. En el presente trabajo se demuestra una vez más la versatilidad de las normas ISO 9000 y su inestimable valor también para realizar una verdadera gestión de Propiedad Intelectual que resulte eficaz, oportuna y adecuada a los requerimientos de una unidad de Ciencia y Técnica. 3. No existen antecedentes de la combinación de los elementos de las normas ISO 9000 y los conceptos de a Propiedad Intelectual por lo que este trabajo resulta de gran originalidad, aspecto reconocido por la dirección de la Oficina Cubana de la Propiedad Industrial cuando le fue presentado el sistema. 4. El sistema diseñado puede ser adecuado a los requerimientos de otras instituciones de investigación, universidades o empresas que desarrollen una actividad creativa donde se requiera el empleo de las herramientas de la Propiedad Intelectual.

9 Bibliografía consultada Ávila, C.; Pérez, R.; Horta, Emilia; Moreno, Marta; Rodríguez, Luisa (1992): Mercadotecnia y Protección jurídica para la comercialización de los nuevos productos. La Habana: Universidad de la Habana. pp Oficina Cubana de Propiedad Industrial (2000): Sistema Nacional de Propiedad Industrial. La Habana: OCPI. Rodríguez Puente, Ruth M., Laserie Crook, M., Martínez Llabré V. (2000): Gestión, perfeccionamiento e ISO Normalización (3): Reyero, J.A. (1998): ISO 9000 Por que y para que de la certificación. Normalización (1): Lic. Rafael Ramírez Mirabal, graduado de Licenciatura en Bioquímica en la Universidad de la Habana en Desde esa fecha ha trabajado como investigador y ha cursado un gran número de cursos de posgrado. Actualmente ostenta la categoría de Investigador Auxiliar. Desde 1991 pasó a trabajar en la actividad de Propiedad Industrial, alcanzando en 1996 la categoría de Agente Oficial de la Propiedad Industrial. Cursó y aprobó Diplomado en Propiedad Industrial de la OCPI en Ha participado en eventos internacionales y nacionales relacionados con esta especialidad. Ha tenido reconocimientos y buenos resultados en su labor.

10 Síntesis curricular de los autores: Lic. Rafael Ramírez Mirabal, graduado de Licenciatura en Bioquímica en la Universidad de la Habana en Desde esa fecha ha trabajado como investigador y ha cursado un gran número de cursos de posgrado. Actualmente ostenta la categoría de Investigador Auxiliar. Desde 1991 pasó a trabajar en la actividad de Propiedad Industrial, alcanzando en 1996 la categoría de Agente Oficial de la Propiedad Industrial. Cursó y aprobó Diplomado en Propiedad Industrial de la OCPI en Ha participado en eventos internacionales y nacionales relacionados con esta especialidad. Ha tenido reconocimientos y buenos resultados en su labor. Lic. Anáili Suárez Castro, graduada de Información Científico Técnica y Bibliotecología en la Universidad de la Habana en Se incorpora a trabajar en el Centro de Información del CENSA en ese mismo año como Especialista de Información. Ha cursado y aprobado cursos relacionados con bases de datos, sistemas operativos y aseguramiento de la calidad. Cursó y aprobó Diplomado de Servicios de PROINFO, Desde el 2001 labora en la Sección de Propiedad Intelectual y Estudios de Mercado del CENSA, obteniendo buenos resultados en su trabajo. Ha participado en eventos nacionales e internacionales de la especialidad.