Para que exista negociación deben haber:

Transcripción

1 Para que exista negociación deben haber: Dos o más sujetos con diferentes posiciones. La necesidad de eliminar diferencias. Un interés por parte de los afectados en tratar de alcanzar un acuerdo. Respecto por la otra parte. Si hubiera coincidencia no haría falta negociar. Si no existiese voluntad de entendimiento no habría negociación. No se debe considerar a la otra parte como enemiga. 1

2 Cuando se negocia, uno no se enfrenta con personas sino que se enfrenta con problemas. Hay que buscar un acuerdo que satisfaga las necesidades de todos. Frecuentemente no se respetan esas reglas fundamentales y la negociación se convierte en una lucha encarnizada en la que cada parte trata de imponer su voluntad, buscando el máximo beneficio a costa del oponente. 2

3 Cuando el acuerdo es considerado como algo propio y no como una solución que ha venido impuesta es más probable que se respete y se cumpla. En caso contrario, es decir que se haya impuesto y que no sea considerado como algo propio, existe la probabilidad de incumplimiento y que las relaciones futuras no sean muy buenas, existiendo actitudes de desconfianza y de lucha encarnizada. 3

4 DEFICIÓN DE NEGOCIACIÓN NECESIDAD/INTERÉS RELACIÓN ACUERDO NECESIDAD/INTERES 4

5 TIPOS DE NEGOCIACIÓN SEGÚN EL MODO: -Explicita. -Tácita. SEGÚN LA INTERACCIÓN: -Distributiva o competitiva: PERDIDAS- GANANCIAS. - Integrativa o cooperativa: GANANCIAS-GANANCIAS. -Mixta. SEGÚN LOS NIVELES DE ANÁLISIS: -Interpersonal. -Intergrupal. 5

6 SEGÚN LAS PARTES IMPLICADAS: -Bilateral. -Multilateral. SEGÚN LA COMPOSICIÓN: -Directa. -A través de representantes. SEGÚN EL ÁMBITO: -Diplomático. -Comercial. -Social. 6

7 CARACTERÍSTICAS DEL NEGOCIADOR(1) Le gusta negociar. No le asusta. Desafío. Se siente cómodo Entusiasta. Ilusión. Energía en tratar un buen acuerdo. Gran comunicador. Presenta con claridad su oferta. Capta la atención de la otra parte. Persuasivo. Sabe convencer. Observador. Estudia a la otra parte. Le presenta argumentos que le pueda interesar a la otra parte. Psicólogo.Capta las intenciones del interlocutor. Sociable. Respetuoso. Empático. Honesto. Sin engaños. Cumple lo acordado. 7

8 CARACTERÍSTICAS DEL NEGOCIADOR(2) Profesional. Capacitada. Gran formación. Preparación. No deja nada al azar. -Detestas la improvisación, la falta de rigor y seriedad. -Meticuloso. Ensaya, recaba información, Define sus estrategias, objetivos. Firme, sólido. Ideas claras. Sabe hasta donde. Es firme de ideas pero suave en las formas. Autoconfianza. Seguro de su posición. No intimidado. calma. Ágil. Capta los puntos del acuerdo y desacuerdo. Reacciona. Adopta decisiones. Ajusta la nueva posición. 8

9 CARACTERÍSTICAS DEL NEGOCIADOR(3) Resolutivo. Busca resultados. Sabe cuales son sus objetivos y se dirige hacía ellos. Acepta el riesgo. No imprudente. Paciente. Saber esperar. Existe un ritmo. Creativo. Encuentra la manera de superar los obstáculos. ESTAS APTITUDES SE PUEDEN APRENDER. BIEN EXISTEN PERSONAS CON FACILIDAD INNATA PARA LA NEGOCIACIÓN. 9

10 ESTILOS DE NEGOCIACIÓN Negociación inmediata. Busca llegar con rapidez a un acuerdo. No se establece relaciones personales. Negociación progresiva. Aproximación gradual y juega un papel importante la relación personal con el interlocutor. Se crea atmósfera de confianza. NEGOCIACIÓN PUNTUAL RELACIONES DURADERAS 10

11 NO SE PUEDE TRATAR DE UTILIZAR SIEMPRE EL MISMO ESQUEMA DE NEGOCIACIÓN. NO HAY DOS CLIENTES IGUALES Y CADA UNO DE ELLOS EXIGE UN TRATO DETERMINADO 11

12 TIPOS DE NEGOCIADORES Negociador enfocado en los resultados. Negociador enfocado en las personas. INTIMIDACIÓN PRESIÓN EN POSESIÓN DE LA VERDAD NO INTERÉS POR EL OPONENTE EFECTIVO EN NEG. PUNTUAL IMP. RELACIÓN PERSONAL NO ENFRENTAMIENTO COLABORATIVO JUEGO LIMPIO 12

13 NINGUNO DE ESTOS EXTREMOS RESULTA ADECUADO: 1º GENERA UN CLIMA QUE ROMPE LA NEGOCIACIÓN. 2º EXCESIVA BONDAD APROVECHÁNDOSE EL OPONENTE. 13

14 ESTRATEGIA línea de actuación/orientación Manera de conducir la negociación con el fin de alcanzar los objetivos TÁCTICA Acciones particulares 14

15 TIPOS DE ESTRATEGÍAS NEGOCIADORAS 15

16 ELECCIÓN DE LA ESTRATEGÍA: Interés por los resultados propios y del otro. Viabilidad. Costes. Contexto: - Cantidad de recursos disponibles. - El grado de presión externa. - Dependencia de las partes. 16

17 TÁCTICAS Concesiones mínimas: Si se tienen éxito no se debe hacer ninguna concesión. Solo realizarlas cuando el oponente no hace ninguna para que se estimule conductas iguales. Moderadamente dura: Se realizan concesiones de carácter menor con una frecuencia moderada, y se acompañan de una invitación a la reciprocidad. Reducción de tensión: Concesiones unilaterales y anunciadas. Se reduce la tensión y se estimula la reciprocidad. 17

18 TÁCTICAS Amenazas: Se comunica el intento de realizar daño en caso de no acertar las condiciones. Creíble para que sea efectiva. Generan resentimiento. Posiciones irrevocables: Firmeza. Se rompe la negociación si no es aceptada la proposición. Comportamientos agresivos: Hostilidad, violencia. Con esta táctica se rompen las negociaciones. 18

19 TÁCTICAS DE PRESIÓN QUE PUEDEN DETERIORAR GRAVEMENTE LA RELACIÓN PERSONAL: Desgaste. Agotar a la otra parte hasta que ceda. Ataque. Intimidar. Ultimátum. Presionarle a tomar una decisión sin tiempo. Exigencias crecientes. Insuficiente. Nuevas peticiones. Autoridad superior. Hombre bueno, hombre malo Lugar de negociación Tiempo 19

20 Estas tácticas engañosas hay que evitarlas. Pueden ser beneficiosas en un momento dado pero a la larga uno termina con una imagen de negociador deshonesto, falso y poco fiable. SI SE EMPLEAN TIENEN QUE SER DE FORMA DISCRETA, TRATANDO QUE LA OTRA PARTE NO LAS PERCIBA. SI UNO ES DESCUBIERTO EL DETERIORO DE LAS RELACIONES LO TENEMOS GARANTIZADO. 20

21 COMUNICACIÓN La causa principal de los fallos de comunicación reside generalmente en que no sabemos escuchar. NO ES INFRECUENTE QUE SE DISCUTA SIN SABER LA POSICIÓN DE LA OTRA PARTE. Estamos más preocupados en lo que queremos decir que en oír lo que nos dicen. La tensión que genera la negociación, el miedo a perder las posiciones, nos lleva a adoptar una actitud defensiva. 21

22 ESCUCHA ACTIVA Concentrarnos en lo que nos está diciendo el interlocutor, y no estar pensando en lo que uno va a responder. Cuando el interlocutor ha puesto una idea importante conviene repetir sus palabras para asegurarnos de haberlo entendido. Conseguiremos que la otra persona perciba que le prestamos atención, mejorando el ambiente de negociación. Preguntar. Un buen negociador se distingue porque sabe preguntar. 22

23 LENGUAJE SENCILLO Y CLARO. Evitar tecnicismos. NO VERBAL - Nos evita la mirada. -Su voz cambia. -Gesto: tenso, relajado. -Postura. -Movimientos. Idioma. 23

24 ASERTIVIDAD Decir no a veces resulta difícil. A VECES ES MEJOR ASENTIR, AÚN NO ESTANDO DE ACUERDO, CON OBJETO DE EVITAR UN CONFLICTO. De que dependerá? La ASERTIVIDAD es decir NO de manera natural, sin brusquedades. UNA BUENA NEGOCIACIÓN DEPENDE DE SABER COMUNICAR CLARAMENTE LOS QUE UNO PIENSA. 24

25 LUGAR DE LA NEGOCIACIÓN EN NUESTRAS OFICINAS EN SUS OFICINAS TERRENO NEUTRAL SALA DE REUNIÓN Buena luz y temperatura agradable. Acústica. Ventajas Desventajas Amplitud suficiente. Colocación. Materia de apoyo 25

26 MOMENTO DE INICIAR LA NEGOCIACIÓN Elegir el momento más oportuno para hacerlo. Planificar el momento de inicio y el tiempo que nos llevará acordar un acuerdo beneficioso. EVITAR LAS PRISAS. En caso de tener que negociar con prisas habrá que tratar que la otra parte no perciba nuestra urgencia, ya que se nos pueden aprovechar de la situación. Respetar el ritmo de la negociación de la otra parte. 26

27 FASES DE LA NEGOCIACIÓN PREPARACIÓN ANTAGÓNICA DESARROLLO CIERRE COOPERATIVA PRESENTACIÓN ALTERNATIVAS 27

28 Realizar trabajo de investigación: 1. Conocer la propia oferta. Satisfacerá las necesidades de la otra parte? 2. Determinar los objetivos que se quieren alcanzar, junto con las posibles alternativas. 3. Contactar dentro de la empresa con las áreas involucradas. PREPARACIÓN 4. Informarse sobre la parte: Quién es, qué hace, cuales son sus fortalezas y debilidades, sus objetivos,sus estrategias,... Determina el éxito Una buena preparación Aumenta la confianza Sabe moverse Adaptarse 28

29 La empresa A negocia con otra B, la comercialización de sus productos a través de la cadena de tiendas de ámbito nacional que ésta posee. En caso de no llegarse a ningún acuerdo la mejor opción de A será tratar de vender sus productos por catálogo(mala experiencia en años anteriores), mientras que la mejor opción de B será contactar con otra empresa juguetera(son numerosas y todas ellas están deseando trabajar con ella) En este caso esta claro que si no hay acuerdo, la opción alternativa de B es sustancialmente más atractiva que la de A, por lo que B negociará desde una posición de fuerza. 29

30 PREPARACIÓN Definir el resultado que se pretende alcanzar. AMBICIOSO. Determinar rango de resultados: Optimo. El mejor. Mx/mn Aceptable. Por debajo del óptimo pero suficientemente bueno para cerrar un acuerdo. Mínimo. Marcar el mínimo aceptable, por debajo del cual no interesa cerrar ningún acuerdo. 30

31 PREPARACIÓN AGENDA DE REUNIÓN: Se fijan los temas. Se establecen los tiempos. SE EVITA QUE LAS PARTES TRATEN SOBRE ASUNTOS QUE NO ESTABAN PREVISTOS Y POR TANTO QUE NO SE HAYAN PREPARADO OBLIGA A IR AVANZANDO 31

32 DESARROLLO Las partes se sientan frente a frente: Se tratan temas generales, sin entrar en la el tema de negociación. Una buena relación personal ha sido la clave de muchos acuerdos. Se intercambian información y se hace la oferta. Se determina la diferencia que les separa. Se trata de acercar posiciones. Planteamientos, argumentación. Tiempo/ Paciencia LA PRESENTACIÓN DEBE ESTAR RIGUROSAMENTE PREPARADA: TRANSMITE UNA IMAGEN DE SEGURIDAD Y CONFIANZA. DENE SER ATRACTIVA HACÍA LA OTRA PARTE 32

33 DESARROLLO ANTAGÓNICA Se establecen los límites y objetivos de la negociación. POSICIONES DISTANTES ARGUMENTACIÓN COOPERATIVA NO VER AL OPONENTE DE FORMA NEGATIVA. ES UN COLABORADOR RESPETO SIN ARROGANCIA CON FIRMEZA USO DEL BUEN LENGUAJE Disminuyen las críticas y empiezan a coincidir los argumentos que utilizan ambas partes, por lo que no se percibe que están compitiendo entre sí. 33

34 NO ES LO MISMO: SU PROPUESTA ES UNA ESTUPIDEZ NO ESTOY EN ABSOLUTO DE ACUERDO CON SU NUEVA PROPUESTA 34

35 PRESENTACIÓN ALTERNATIVAS Es un clima de cooperación, cuando las partes han dado muestras de flexibilidad, empiezan a surgir propuestas, ofertas y contraofertas, cesiones y presiones, acompañadas de concesiones por ambas partes. La flexibilidad define la capacidad de maniobra, el saber ajustarse a cada situación concreta. La creatividad se refiere a su habilidad para encontrar soluciones alternativas, para encontrar puntos de acuerdo allí donde aparentemente no las hay. 35

36 PRESENTACIÓN ALTERNATIVAS La creatividad es especialmente importante ante situaciones de bloqueo que ponen en peligro el acuerdo. La creatividad contribuye a aumentar sustancialmente las posibilidades de cerrar con éxito la negociación. La creatividad permite también ensanchar el área de colaboración. 36

37 CONCESIONES(1) PRESENTACIÓN ALTERNATIVAS Antes de comenzar la negociación uno debe tener muy claro con que margen cuenta. Hasta donde puede ceder y cual es el límite que no puede sobrepasar. La posición inicial se sitúa normalmente por encima del objetivo. No posición inicial extrema. Las concesiones se hacen buscando un objetivo inmediato, en el mayor de mayor impacto y no de forma aleatoria. Ante una concesión conviene esperar a que la otra parte responda de igual manera. 37

38 PRESENTACIÓN ALTERNATIVAS CONCESIONES(2) El valor de una concesión no es para quien la otorga sino para quien la recibe. Nunca se deben realizar concesiones como respuesta a una presión o una amenaza, con la esperanza de conseguir calmar a la otra parte. Guardar cierto margen de maniobra para realizar una concesión final. 38

39 El bloqueo no supone terminar sin acuerdo. Es un obstáculo salvable. Técnicas: Hacer un alto en el camino y tener una reunión informal. Dejar el punto de desacuerdo y avanzar. Trasladar los puntos de desacuerdo a los respectivos niveles superiores. Solicitar la opinión de un experto. Asesoramiento. Llegar a un acuerdo con un ámbito de aplicación menor. Dosis de creatividad. 39

40 Las situaciones de bloque se superan mejor si existe un ambiente de colaboración entre las partes. Si no se encuentran soluciones satisfactorias, más vale romper la negociación que llegar a un mal acuerdo. 40

41 ROMPER LAS NEGOCIACIONES Si la alternativa que ofrece la otra parte esta por debajo de nuestro mínimo aceptable no quedará más alternativa que levantarse e irse. Un error de muchos negociadores es alcanzar un acuerdo al precio que sea. Se debe contemplar esa posibilidad, en nuestras alternativas posibles, resultando más fácil romper la negociación. La ruptura puede ser temporal, utilizándose de forma de presionar o definitiva después de muchos intentos. 41

42 CIERRE ACUERDO Marca el final de una negociación, que hay concluido con éxito. Por escrito. Solicitar tiempo de reflexión. Lectura reposada de todas las unidades, características, plazos, etc. Cualquier duda se debe preguntar antes de firmar. No ambiguo. No vacíos legales. INTERPRETACIÓN Estar atento durante la redacción del documento. Delegación suficiente de las partes. 42

43 FÁCTORES DE ÉXITO EN LA NEGOCIACIÓN Preparación. Negociar con seguridad. Rigurosidad. Nada al azar. Tratar todos los temas que puedan influir en la negociación. Ser puntilloso en la redacción. Respeto hacia la otra parte. No enemigo, sino colaborador en la búsqueda de una solución. Empatía. Ponerse en su lugar. Confianza. Facilitará información. Flexibilidad. Adaptación. Creatividad. Mejor forma de superar puntos conflictivos. Asertividad. No generar tensión. Comunicación clara. Paciencia. Saber esperar. 43

44 NEGOCIACIÓN EN GRUPO(1) Es diferenta a la individual. Varios interlocutores, cada uno con su punto de vista. Es conveniente solicitar una lista de personas, para acudir con el mismo número de personas y con características idénticas (puestos similares) Personas de igual jerarquía o posición o con conocimientos del tema a tratar (incómodos, cohibidos, menos valorados,...) Identificar si líder, pero prestar atención a todos los miembros del grupo. 44

45 NEGOCIACIÓN EN GRUPO(2) En la constitución del grupo hay que buscar personas con habilidades complementarias. Tener un encuentro inicial. Todo el mundo muy claro las estrategias, tácticas y objetivos. En caso de tensiones en el grupo, el líder deberá atajar de raíz esos conflictos. 45

46 En la comida de trabajo ni se come no se trabaja. Evitar negociar durante el almuerzo. 46

47 Cuidado con los detalles de cortesía. 47

48 NEGOCIACIONES INTERNACIONALES El modo de situarse en la mesa de negociación. Importancia y extensión de la fase de presentación. Quién debe marcar las etapas? Cómo preguntar? Validez del compromiso verbal o escrito. Conveniencia o no de hacer recibir regalos. Informarse de las costumbres. Actuar con máxima prudencia Ser comprensible con posibles errores del lenguaje, comportamientos, etc. 48

49 ACUDIR A LA NEGOCIACIÓN CON UN INTERPRETA PROFESIONAL Y DE PLENA CONFIANZA 49

50 DESARROLLADO POR MAURICIO E. CARMONA CAMPOS 50