SISTEMAS DE INFORMACIÓN II TEORÍA

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1 CONTENIDO: DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS ENTREVISTAS, CUESTIONARIOS, OBSERVACIONES JOINT APPICATION DESIGN (JAD) PROTOTIPOS, CASE, GROUPWARE Material diseñado y elaborado por: Prof. Luis Eduardo Mendoza M. Material revisado por: Prof. María A. Pérez de Ovalles

2 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Las características de un buen análisis de sistemas durante la determinación de requerimientos, son: IMPERTINENCIA. Debe cuestionarse cualquier cosa. IMPARCIALIDAD. El rol del analista es hallar la mejor solución al problema u oportunidad del negocio. RELAJARSE ANTE LAS RESTRICCIONES. Asumir que cualquier cosa es factible y eliminar lo no factible. ATENDER LOS DETALLES. influir en cualquier otro. Cualquier hecho puede REESTRUCTURAR. Ver la organización de nuevas formas.

3 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Preguntas a responder por el analista: Cómo funciona el sistema actual? De forma manual o automatizada?. Qué información es necesaria para un apropiado funcionamiento? Qué clase de reportes son generados?. Cómo la gente usa el sistema para realizar el trabajo?. El analista también debe enfocarse hacia lo siguiente: Cómo deberá integrarse una nueva función al sistema?. Qué información será necesaria para operar sin problemas?. Qué clase de reportes son necesarios para trabajar?. Cómo el nuevo sistema altera el trabajo de los empleados?. Qué nuevos y mejorados servicios de información son necesarios para soportar las metas, objetivos, funciones y estrategias organizacionales?.

4 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Además, el analista necesita conocer y entender los siguientes aspectos de la organización: Los objetivos del negocio que guían el qué y el cómo el trabajo es realizado. La información que la gente necesita para realizar el trabajo. La información (definición, volumen, tamaño, etc.) manejada dentro de la organización para soportar el trabajo. Cuándo, cómo y por quién o qué, la información el movida, transformada y guardada. La secuencia y la dependencia entre las diferentes actividades que manejan la información. Las reglas de manejo y procesamiento de la información. Políticas y lineamientos que describen la naturaleza del negocio, del mercado y del ambiente en el que la organización opera. Los eventos claves que afectan el valor de la información, así como su ocurrencia.

5 MÉTODOS TRADICIONALES PARA DETERMINAR REQUERIMIENTOS Entrevistas individuales a personas que conocen los aspectos y la operación del sistema actual, así como las futuras necesidades en sistemas para soportar nuevas actividades organizacionales. Consulta a grupos vía cuestionarios para descubrir asuntos importantes y requerimientos. Entrevistas grupales a personas con diversas necesidades para hallar sinergias y contrastes entre los requerimientos de sistemas Observación de trabajadores en momentos específicos para ver cómo la data es manejada y qué información necesita la gente para su trabajo. Estudio de los documentos del negocio para descubrir los aspectos importantes, las políticas, las reglas y las directrices, así como ejemplos del uso de la información en la organización.

6 LAS ENTREVISTAS La realización de entrevistas engloba los siguientes pasos: 1) Preparar la entrevista: 1.1) Entender los objetivos y alcances de la entrevista. 1.2) Planificar la entrevista. Identificar tópicos. 1.3) Establecer el programa de la entrevista. 2) Efectuar la entrevista. 3) Documentar y analizar los resultados: 3.1) Elaborar los resúmenes de las entrevistas. 3.2) Documentar con informes, archivos, etc. 3.3) Emitir las conclusiones. 4) Clarificar la información obtenida: 4.1) Determinar otras personas a entrevistar. 4.2) Concertar reuniones. 4.3) Documentar.

7 LOS CUESTIONARIOS La realización de cuestionarios engloba los siguientes pasos: 1) Preparar el cuestionario: 1.1) Establecer los niveles y escalas de medición de las preguntas. 1.2) Determinar la codificación de las preguntas cerradas. 1.3) Elaborar la primera versión del cuestionario. 1.4) Validar el cuestionario determinar su confiabilidad. 1.5) Consultar con expertos o personas familiarizadas con el tema. 1.6) Ajustar la primera versión. 2) Llevar a cabo la prueba piloto: 2.1) Aplicar la primera versión del cuestionario. 2.2) Calcular los índices de confiabilidad. 2.3) Elaborar la versión final del cuestionario. 3) Aplicar el cuestionario a la muestra. 4) Documentar y analizar los resultados obtenidos: 4.1) Calcular los estadísticos y las medidas de tendencia central. 4.2) Analizar la información obtenida. 5) Elaborar las conclusiones y las recomendaciones.

8 COMPARACIÓN ENTRE LAS ENTREVISTAS Y LOS CUESTIONARIOS CARACTERÍSTICAS ENTREVISTAS CUESTIONARIOS Riqueza de la información Alta (muchos canales) Media a baja (sólo los participantes) Tiempo requerido Puede extenderse Bajo a moderado Costo Puede ser alto Moderado Posibilidad de prueba y correción Confidencialidad Involucramiento del sujeto Audiencia potencial Buena: la clarificación y prueba de las preguntas puede ser preguntado a los entrevistados Los entrevistados son conocidos por los entrevistadores El entrevistado se involucra y está comprometido Limitada pero con respuestas completas por parte de los entrevistados Limitado: la prueba y la corrección es realizada después de la primera recolección de información Los participantes pueden ser desconocidos Los participantes son pasivos y no existe un real compromiso Puede ser extensa pero con la posibilidad de respuestas incompletas

9 LAS OBSERVACIONES OBSERVAR EL FLUJO DE DOCUMENTOS: Cambio de manos de los documentos y la frecuencia. Fuente y destino de los informes. Personas que firman los documentos. Revisar documentos y papeles con datos de varios días. OBSERVAR LOS EVENTOS: Llamadas: Telefónicas externas. Telefónicas internas. Comunicaciones verbales. Movimiento de personal. Reuniones: Periódicas. Eventuales.

10 MÉTODOS MODERNOS PARA DETERMINAR REQUERIMIENTOS USO DE PROTOTIPOS. Un proceso interactivo del desarrollo de sistemas en el cual los requerimientos son convertidos en un sistema que trabaja, y que es continuamente revisado a través de un trabajo conjunto entre un analista y los usuarios. JOINT APPLICATION DESIGN (JAD). Un proceso estructurado en el cual los usuarios, gerentes y analistas, trabajan juntos varios días en una serie de reuniones intensivas para especificar o revisar requerimientos de sistemas. HERRAMIENTAS CASE (COMPUTER-AIDED SOFTWARE ENGINEE- RING). Uso de herramientas para la ingeniería de software asistida por computadora para aumentar la productividad, comunicarse más efectivamente con los usuarios e integrar el trabajo que realizan los analistas en el sistema, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida. GROUPWARE. Software que está diseñado para ser usado en una red y servir a un grupo de usuarios que trabajan en un proyecto relacionado.

11 LOS PROTOTIPOS La elaboración de prototipos de un SI es una técnica valiosa para la recopilación rápida de información específica acerca de los requerimientos de información de los usuarios. Los prototipos efectivos deben hacerse tempranamente en el ciclo de vida del desarrollo de sistemas, durante la fase de determinación de requerimientos. Sin embargo, la elaboración de prototipos es una técnica compleja que requiere el conocimiento completo del ciclo de vida del desarrollo de sistemas antes de que pueda ser lograda satisfactoriamente. Las sugerencias obtenidas de los usuarios deben guiar al analista para refinar, cambiar o limpiar el prototipo, con el fin de que éste se ajuste mejor a las necesidades de los usuarios. Las innovaciones (capacidades nuevas del SI que no habían sido pensadas antes de la interacción con el prototipo) son parte de la información buscada por el equipo de analistas.

12 LOS TIPOS DE PROTOTIPOS PARCHADO. La construcción de un sistema que trabaja, pero que está parchado. En ingeniería, a este enfoque se le conoce como breadboarding (creación de un modelo operable y parchado de un circuito integrado). Un ejemplo en SI es un modelo operable que tiene todas las características necesarias, pero que es ineficiente. Los usuarios pueden interactuar con el sistema, acostumbrándose a la interfaz y a los tipos de salida, pero la recuperación de información no es eficiente. NO OPERACIONAL. Un modelo a escala no funcional con el objeto de probar determinados aspectos del diseño. Un modelo a escala no funcional de un SI puede ser hecho cuando la codificación requerida por las aplicaciones es muy amplia para hacerse el prototipo y, sin embargo, se puede obtener una idea clara del sistema por medio de la elaboración de prototipos solamente de la entrada y la salida.

13 LOS TIPOS DE PROTOTIPOS PRIMERO DE UNA SERIE. La creación de un primer modelo a escala completa de un sistema, llamado a veces piloto. Este tipo de prototipo es útil cuando se tiene planeadas muchas instalaciones del mismo SI. Un ejemplo se encuentra en las instalaciones bancarias para la transferencia electrónica de fondos: primero, se instala un prototipo a escala completa en una o dos agencias y, si es satisfactorio, se instalan duplicados en todos las otras agencias. DE CARACTERÍSTICAS SELECCIONADAS. La construcción de un modelo operacional que incluye algunas, pero no todas, las características que tendrá el sistema final. Cuando se construye este tipo de prototipo, el sistema se va construyendo por módulos, de modo que si las características reciben una evaluación satisfactoria éstas puedan incorporarse en el sistema final.

14 EL CICLO DE VIDA Y LOS PROTOTIPOS Algunos autores recomiendan usar la elaboración de prototipos como parte del ciclo de vida de desarrollo de SI. En esta visión, la elaboración de prototipos es considerada como un método especializado adicional para la determinación de los requerimientos de información del usuario. MENOS ADECUADA MÁS ADECUADA Muchas veces antes Experiencias Experiencias similares similares de de diseño diseño Solamente unas cuantas veces Cierto y estable Estructurado Ambiente Ambiente Toma Toma de de decisiones decisiones Incierto e inestable No estructurado o semiestructurado FACTORES QUE DETERMINAN SI LA ELABORACIÓN DE PROTOTIPOS ES ADECUADA PARA UN SI

15 LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS 1) TRABAJAR EN MÓDULOS MANEJABLES. Una de las ventajas distintivas de la elaboración de prototipos es que no es necesarios, ni deseable, construir el sistema funcional completo para efectos del prototipo. 2) CONSTRUIR EL PROTOTIPO RÁPIDAMENTE. La velocidad es esencial para la elaboración de un prototipo de un SI. 3) MODIFICAR EL PROTOTIPO EN ITERACIONES SUCESIVAS. El prototipo no es un sistema terminado; la idea de que requerirá modificaciones es una actitud útil que muestra a los usuarios qué tan necesarias son sus observaciones. 4) ENFATIZAR LA INTERFAZ DEL USUARIO. Aunque en el prototipo quedarán muchos aspectos del sistema sin desarrollar, la interfaz del usuario debe estar lo suficientemente bien desarrollada para que los usuarios adopten el sistema rápidamente y no lo dejan a un lado.

16 JOINT APPLICATION DESIGN (JAD) Introducido por IBM a finales de los años 70, se caracteriza por: ESTRATEGIA. Se realizan reuniones donde participan usuarios claves, gerentes y analistas de sistemas involucrados en el análisis del sistema actual (pretende ser un proceso efectivo). CONFLICTOS. Permite determinar conflictos existentes y entender cuales serán difíciles de resolver. SESIONES. Esencialmente consta de varias sesiones (días y/o semanas). COSTOS. Implica costos de recursos humanos involucrados y de los lugares reservados para realizar los JAD fuera de la organización.

17 PARTICIPANTES DE UN JAD LÍDER DE LA SESIÓN. Organiza, coordina, establece agendas, resuelva conflictos y desacuerdos y solicita ideas (no opina ni aporta ideas). USUARIOS. Usuarios claves, conocen el sistema sobre la base diaria. GERENTES. Quienes administran y/o usan el sistema, proveen luces sobre las nuevas direcciones organizacionales, motivaciones e impactos. PROMOTOR. Debe realizarlo alguien de alto nivel en la organización. ANALISTA(S) DE SISTEMAS. Asiste(n) pero participa(n) limitadamente. Aprende(n) de usuarios y gerentes. ESCRIBIENTE. Toma las notas usando un PC o Notebook, con un procesador de palabras o usando una herramienta CASE. PERSONAL DE S/I. Pueden asistir y contribuir con ideas sobre la factibilidad técnica o limitaciones del sistema actual.

18 SALÓN PARA LA REALIZACIÓN DE UN JAD

19 JOINT APPICATION DESIGN (JAD) USO DE HERRAMIENTAS CASE. Herramientas de la parte alta del Ciclo de Vida (Upper CASE) Permite entrar al modelaje directamente, brindando consistencia y formalidad. Puede ser más flexible para el escribiente en la toma de notas. Herramientas de planificación (Ej.: Project). Herramientas de diagramación (Ej.: System Architech). Herramientas de prototipos (Ej.: Power Builder). APOYO CON SISTEMAS DE SOPORTE DE GRUPOS. Permite que cada uno de los participantes del JAD contribuya y no se limite la participación a unos pocos. No se pierden ideas. Evita que los JAD sean dominados por pocos individuos. Son limitativos para identificar y resolver conflictos (del sistema o de los usuarios).

20 QUÉ SON LAS HERRAMIENTAS CASE? Según varios autores, Computer Aided Software Engineering o Computer Aided Systems Engineering, es: el software que se utiliza en cualquiera o en todas las fases de desarrollo de un Sistema de Información, incluyendo el análisis, diseño y programación. Las herramientas CASE proporcionan métodos automáticos para diseñar y documentar las técnicas tradicionales de programación estructurada. (Freedman, 1993) la automatización de las técnicas, notaciones y métodos para el desarrollo de software. CASE incluye herramientas de diagramación para los modelos y las especificaciones, verificación y chequeo, un repositorio común y capacidades de generación para la documentación, código y casos de evaluación. (Topper et al., 1994) Las herramientas CASE son programas (software) que automatizan o soportan una o más fases del ciclo de vida de desarrollo de sistemas. (Whitten y Bentley, 1998)

21 LOS TIPOS DE HERRAMIENTAS CASE Algunos autores proponen diferentes clasificaciones de las herramientas CASE: (Losavio, 1997) 1) Interactivas. Las que soportan métodos de análisis y diseño. No interactivas. Los compiladores. 2) Front-end CASE tools. Soporte para actividades tempranas en el ciclo de vida de un proyecto de software (requerimientos y diseño). Herramientas CASE que ayudan en el análisis y en el diseño de sistemas. (Freedman, 1993) Back-end CASE tools. Soporte para las actividades tardías en el ciclo de vida de un proyecto de software (compiladores y soporte para pruebas). Herramientas CASE que generan código de programas. (Freedman, 1993) 3) CASE verticales. Específicas a una fase o dominio específico (herramientas de diseño o codificación). CASE horizontales. Comunes a varias fases o dominios (herramientas de documentación, gestión de configuración, ayudas).

22 LOS TIPOS DE HERRAMIENTAS CASE Fuggetta (Fuggetta, 1993) propone la siguiente clasificación, basada en las diferentes posibilidades de soporte que pueden brindar las herramientas CASE al proceso de desarrollo de SI: 1) Herramientas. Apoyan tareas individuales del proceso, tales como verificar la consistencia de un diseño, compilar un programa, comparar los resultados de pruebas, y así sucesivamente. Las herramientas pueden ser de propósito general, autosuficientes (por ejemplo, un procesador de palabras) o pueden agruparse en el workbenches. 2) Workbenches. Apoyan fases del proceso o actividades, tales como la especificación, el diseño, y así sucesivamente. Ellos normalmente están conformados por un juego de herramientas con algún grado de integración. 3) Ambientes. Apoyan todos o por lo menos una parte sustancial del proceso de desarrollo del software. Ellos normalmente incluyen varios workbenches diferentes integrados de alguna manera.

23 LAS HERRAMIENTAS CASE EN LA DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Los analistas se apoyan en las herramientas CASE para aumentar la productividad, comunicarse más efectivamente con los usuarios e integrar el trabajo que realizan en el sistema, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida. Los analistas que actualmente usan las nuevas herramientas CASE han experimentado que su uso promueve una comunicación mayor y más significativa entre los usuarios y los analistas. Mediante el uso del apoyo automatizado que proporciona salida en pantalla, los clientes pueden ver fácilmente cómo son representados los flujos de datos y otros conceptos del sistema, y solicitan correcciones o cambios que se habrían llevado demasiado tiempo con un sistema manual.

24 LOS GROUPWARE Aprovechan la sinergia potencial y el poder disponible de la PC en red, ya sea en redes de área local (LAN) o en redes de área amplia (WAN). En la parte central de la mayoría de los groupware está un sistema de correo electrónico flexible, útil y fácil de usar. Los groupware pueden ayudar a los miembros del grupo a calendarizar y asistir a reuniones, compartir datos, crear y analizar documentos, comunicarse en formas no estructuradas con otros por medio del correo electrónico, realizar conferencias grupales, hacer la administración de la imagen a nivel departamental y, manejar y monitorear el flujo de trabajo. En un futuro se espera dar soporte a usuarios con la capacidad de que obtengan un reporte que contenga objetos recolectados de cualquier lugar de la red, sin tomar en cuenta qué sistemas fueron usados para crearlos

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