Plan de Administración del Proyecto

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1 L México 2002 Atención Ciudadana y Gestión de Programas Sociales Plan de Administración del Proyecto Introducción: El Plan de Administración del Proyecto provee información de cómo el proyecto debe ser ejecutado, monitoreado, controlado y cerrado. El plan de administración es un resumen de los planes subsidiarios y otros componentes. El Plan de Administración del Proyecto provee de reglas y guías que deben ser observadas por todos los participantes del proyecto para asegurar el éxito del mismo. Metodología: ASAP es la metodología propuesta para llevar a cabo la implementación del proyecto. La metodología de implementación ASAP es una metodología orientada a entregables y por etapas que racionaliza los proyectos de implementación, minimiza el riesgo y reduce el costo total de implementación. ASAP toma un enfoque disciplinado para la administración de proyectos, la administración del cambio, la administración de soluciones y cualquier otra disciplina aplicada a la implementación de soluciones SAP. La metodología apoya a los equipos del proyecto con formatos, herramientas, cuestionarios y listas de verificación, incluye guías y aceleradores. Los beneficios de utilizar la metodología ASAP incluyen: Implementaciones más rápidas con un enfoque metodológico. Proyectos más confiables, gracias al uso de herramientas probadas, aceleradores y mejores prácticas. Menor riesgo. Mayor eficiencia en los recursos. Reduce los costos. Una administración efectiva basada en estándares del Project Management Institute (PMI). La metodología ASAP trabaja con las siguientes etapas: 1. Preparación. En la etapa de preparación del proyecto, el equipo de proyecto define los objetivos del proyecto, el alcance, el plan de proyecto. Se asegura el soporte de la alta dirección y se desarrollan y acuerdan los estándares del proyecto. La estrategia de implementación es definida y aprobada. Al mismo tiempo los procedimientos, estándares, la organización y el organigrama son concluidos. Roles y responsabilidades y todas las actividades de inicialización son documentados en la estrategia del proyecto. 1 / 5 PLAN DE ADMINISTRACION DEL PROYECTO

2 2. Planos de Negocio. Durante la fase de planos de negocio, los diseños funcionales y técnicos son documentados en un diagrama de negocio. Guiados por expertos de soluciones CRM (consultores) una serie de talleres estructurados son planeados y conducidos para alcanzar un diseño de solución deseada to-be. Todos los requerimientos funcionales y técnicos, pendientes y brechas del proyecto son documentados. 3. Realización. En la fase de realización, el sistema CRM es configurado y probado en una serie de ciclos. Inicialmente la configuración base, la cual representa los procesos fundamentales de la organización son ejecutados, probados y confirmados. Estos son seguidos por una serie de ciclos de configuraciones y desarrollos, hasta implementar todas las soluciones. La configuración es documentada y todos los desarrollos, interfaces, programas de conversión y reportes son construidos y documentados. Por último los sistemas de producción son instalados. 4. Preparación Final. Dentro de la fase de preparación final, todos los sistemas se garantizan que funcionen correctamente siguiendo las pruebas de integración aprobadas. Técnicamente todos los pendientes de integración son resueltos. Planes detallados de transición y de arranque son desarrollados. La estructura de soporte de la organización es establecida. El sistema productivo es montado con los transportes e información del cliente. Al final de esta fase, el sistema productivo es arrancado y las operaciones de la organización inician en el nuevo ambiente. 5. Soporte y Puesta en Marcha. El propósito de la fase de puesta en marcha y soporte es el de mover las operaciones de un ambiente preproductivo a una operación productiva en vivo. La estructura de soporte de la organización es puesta en marcha para soportar a la comunidad de usuarios finales, no solo para los primeros días de operación, sino también para el soporte de largo plazo. Flujos de Trabajo. La metodología ASAP es estructurada alrededor de flujos de trabajo claves. Por cada flujo de trabajo la metodología lista una serie de entregables que tienen que ser producidos en cada fase. Cada fase tendrá los siguientes flujos de trabajo: Administración del Proyecto Gestión de Administración del Cambio Entrenamiento Gestión de Datos Gestión de Procesos de Negocio Gestión de la Solución Técnica Gestión de Soluciones Integradas La metodología ASAP para implementación de proyectos representa una estructura estandarizada de jerarquías de trabajo (WBS) que proveen de los fundamentos para la definición de las actividades de implementación del proyecto, en una manera jerárquica y orientada a entregables que permite la administración de los trabajos. Las actividades y entregables del proyecto Plataforma tecnológica única por la etapa y cada una de sus fases han sido representadas en estructura de jerarquías de trabajo (WBS), lo que permitirá dar seguimiento a las mismas durante el transcurso del proyecto. Favor de referirse a la carpeta de Planeación del Proyecto en la sección Plan Detallado del Proyecto para mayor información sobre el detalle del mismo. 2 / 5 PLAN DE ADMINISTRACION DEL PROYECTO

3 Planes: Los planes de administración subsecuentes son desarrollados por cada área de conocimiento y proveen de los fundamentos para soportar las aplicaciones consistentes de una práctica de administración de proyecto: Procedimiento de Control de Cambios. Una administración de control de cambios es un proceso clave dentro de una administración integral que se enfoca a asegurar que las solicitudes de cambio, ya sea que sean aprobadas o no, se encuentren debidamente documentadas, procesadas y contraladas. Administración de Pendientes. La administración de pendientes es clave para el éxito del proyecto. Los pendientes y problemas son las barreras que restringen que los objetivos de un proyecto sean alcanzados. En muchos proyectos las personas se resisten a levantar pendientes y problemas, se preocupan de cómo levantarlos y cuáles podrían ser las consecuencias, por lo tanto no las levantan conforme se presentan. Un buen gerente de proyecto, debe buscar precisamente lo contrario. Un pendiente reconocido a tiempo puede ser administrado más eficientemente, pendientes o problemas descubiertos más adelante en el proceso, se convierten en problemas más grandes y requieren de mayor esfuerzo para resolverse. Pendientes y problemas deben ser administrados tempranamente y en la mayoría de los casos, esto previene de que los pendientes y problemas sean factores que restrinjan el éxito de los entregables del proyecto. Plan de Aseguramiento de la Calidad La calidad es el grado en que un conjunto de características inherentes satisfacen las necesidades expresadas o implícitas de un cliente. Para medir exitosamente la calidad es necesario convertir las necesidades implícitas en necesidades expresadas vía la administración del alcance El aseguramiento de la calidad y la elaboración de su plan correspondiente son factores claves para un proyecto. Un plan de calidad debe ser definido, bien comunicado, ejecutado y controlado conforme el proyecto avanza a través de las etapas y fases. La calidad de los entregables debe ser aprobada para satisfacer las expectativas de los interesados y producir un proyecto exitoso. Para mayor información referirse a la carpeta de Administración del Proyecto en la sección Esquema para el Control de Calidad. Plan de Comunicación del Proyecto La Administración de la Comunicación se centra en la planificación y en garantizar que las necesidades de información del proyecto se hayan considerado. La Administración de la Comunicación incluye los procesos de planificación de las comunicaciones, la distribución de la información, los reportes de avances y la gestión de los interesados del proyecto. Cada uno de estos procesos incluyen actividades, insumos, productos, herramientas y técnicas basadas en la metodología y las necesidades del proyecto. Al igual que con los otros aspectos de la administración del proyecto, es esencial que el plan de Administración de la Comunicación sea comunicado, desarrollado y empleado durante la ejecución del proyecto. Solo a través de la utilización de las herramientas de comunicación es que los 3 / 5 PLAN DE ADMINISTRACION DEL PROYECTO

4 involucrados en el proyecto estén conscientes de los objetivos del proyecto, los problemas, los hitos y los entregables. Para mayor información referirse a la carpeta de Administración del Proyecto en la sección Planes y Políticas Oficiales de Comunicación del Proyecto. Plan de Administración de Riesgos. En su definición más amplia, un riesgo representa el peligro planteado por potenciales interrupciones para la habilidad de SAP de alcanzar los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende en parte de tener un entendimiento claro de los riesgos que enfrenta la organización. Para mayor información referirse a la carpeta de Administración del Proyecto en la sección Plan de Gestión de Riesgos del Proyecto. Estándares del Proyecto: Los estándares del proyecto proveen al equipo de las herramientas y aceleradores que permiten por un lado homologar las actividades y documentos que se generen y adicionalmente proporcionar las guías sobre los procedimientos a seguir en las diversas situaciones que se puedan presentar a lo largo de la ejecución del proyecto. A continuación se enlistan los estándares y procedimientos que se utilizarán para el proyecto: 1. Procedimiento de solicitud de desarrollos. 2. Procedimiento de solicitud de transportes. 3. Estrategia de Pruebas. 4. Estrategia para la conversión y migración de datos. 5. Estrategia de servicios de soporte y post-implantación. 6. Reglas generales del proyecto. 7. Reglas de documentación. 8. Reglas para reuniones de avance. 9. Reglas para reuniones de comité. 10. Formato de minutas. 11. Formato de memorándum 12. Formato de especificaciones de casos de uso. 13. Formato de avance semanal. 14. Formato de administración de pendientes. 15. Formato de solicitud de transportes. 16. Formato de perfiles. 17. Formato de pruebas integrales. 18. Formato de pruebas unitarias. 19. Formato de solicitud de cambios. 20. Formato de procesos situación actual (As-is) 21. Formato de procesos situación deseada (to-be) 22. Formato de evaluación de riesgos. 23. Formato de organización del proyecto. 24. Formato de reuniones de comité 25. Formato de presentaciones power point. 26. Formato de carátula de carpetas. 27. Formato de lomos de carpetas. 28. Formato de manuales de usuario. 29. Formato de manuales de configuración. 4 / 5 PLAN DE ADMINISTRACION DEL PROYECTO

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