WORD Documentación elaborada por :Tecnologías de la Información San Sebastián.

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1 WORD 2000 Documentación elaborada por :Tecnologías de la Información San Sebastián Parque Empresarial Zuatzu Edificio Ulía, Oficina 11 Tel Fax SAN SEBASTIAN Río Alzania 16, Entr. Dcha. Tel PAMPLONA

2 Introducción 1. INTRODUCCIÓN Microsoft Word es un procesador de textos bajo entorno Windows. Es decir, es un programa destinado a la edición, formateado e impresión de documentos escritos que trabaja bajo el entorno WYSIWYG Windows 98. Como cualquier procesador de textos, Microsoft Word dispone de características como buscar y reemplazar texto, revisión ortográfica, impresión de cartas personalizadas y etiquetas, tablas, columnas, etc.... Pero además, siendo uno de los más avanzados programas de proceso de texto bajo Windows dispone de características que lo adentran en el campo de la llamada "Autoedición", permitiendo mezclar gráficos y texto de una forma muy cómoda y flexible así como el uso de marcos para manejar texto y gráficos al estilo de las cajas de los programas de Autoedición pudiendo colocarlos en la posición deseada dentro de la página. El trabajar bajo el entorno Windows aporta también múltiples ventajas. La más inmediata es la facilidad de uso en un entorno gráfico, con todo a la vista, en el que mediante el uso del ratón y de los menús se pueden realizar complejas operaciones sin necesidad de memorizar engorrosos comandos o combinaciones de teclas. Otra ventaja es el trabajar en modo gráfico WYSIWYG, es decir que lo que se ve en la pantalla es tal y como luego saldrá impreso. Y entre las características más avanzadas tenemos el enlace OLE con los programas Windows que lo soporten. Esto quiere decir que podemos insertar en un documento Word una tabla creada con una hoja de cálculo y si posteriormente queremos cambiar algún dato de esa hoja de cálculo, no es necesario salir de Word para abrir la hoja de TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 2

3 Introducción cálculo, sino que simplemente haciendo doble clic sobre esa tabla, automáticamente se abre la hoja de cálculo donde podremos realizar los cambios deseados. Además los datos de la hoja permanecerán siempre actualizados en el documento Word. Otras características: Impresión de sobres. Numeración de listas y viñetas automáticas. Creación automática de Índices de Capítulos (tablas de contenido) e Índices Alfabéticos. Uso de estilos. Macros y lenguaje de programación VisualBasic. Herramientas complementarias como: Editor de ecuaciones, WordArt y HTML para su publicación Web. La lista completa sería demasiado extensa, lo mencionado es suficiente para hacernos una idea de lo extenso que es el programa. Este manual no pretende cubrir el programa en su totalidad, sino que es un manual de Introducción que abarca las tareas más básicas. La documentación completa son los Manuales de Referencia del programa y el adecuado uso de la Ayuda del programa. Se supone en este manual, que el alumno está familiarizado con el manejo del ratón y conoce conceptos como clic, doble clic y arrastre, así como el manejo en general del entorno Windows, por lo que apenas se repetirán estos conceptos. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 3

4 Entrando en Word 2. ENTRANDO EN WORD 2.1 EJECUCIÓN DE WORD Para empezar veremos cómo ejecutar el programa. Como en todos los programas Windows, hay varias maneras de ejecutar el programa Hacer doble clic sobre el Icono de Word Teniendo seleccionado el Icono de Word, pulsar Intro. 2.2 LA PANTALLA DE WORD Cuando entramos en Word, nos encontramos con una pantalla en la que veremos los siguientes elementos: Barra de títulos y barra de menús Botón de Restaurar Cuadro de Control del programa Barra de Títulos Botón de Minimizar Barra de menus Botón de Cerrar TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 4

5 Entrando en Word Tiene los siguientes elementos: Cuadro de control del programa Haciendo doble clic en él se cierra el programa. Haciendo un clic en él se despliega el menú de control del programa. Barra de Títulos Nos indica el nombre del programa y del documento que estamos editando. Haciendo doble clic en ella se restaura y maximiza alternativamente la ventana. También sirve para mover la ventana por la pantalla (siempre que no esté maximizada). Botón de Minimizar Haciendo un clic en él se minimiza Word, pero no se cierra. Digamos que pasa a un segundo plano. Botón de Restaurar Este botón sólo aparece cuando el programa está Maximizado. Haciendo un clic en él la ventana pasa de ocupar totalmente la pantalla a ocuparla parcialmente. Así podríamos ver varios programas de Windows a la vez. Botón de Maximizar: Cuando el programa no está maximizado en lugar del botón de restaurar aparece el botón de Maximizar que hace que la ventana de Word pase a ocupar totalmente la pantalla. Barra de Menús En ella están los menús desplegables de Word. Estos se despliegan haciendo clic sobre el nombre del menú o pulsando la tecla ALT y la letra subrayada del nombre Barra de Herramientas y Barra de Formatos Barra de Herramientas Barra de Formato TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 5

6 Barra de Herramientas Barra de Formato Entrando en Word En ella tenemos una serie de botones mediante los cuales, podemos realizar las tareas más habituales mediante un simple clic: imprimir, guardar un documento, etc. De manera similar a la barra de herramientas tenemos a un clic de distancia las diferentes opciones de formato de carácter y párrafo: tipos y tamaños de letra, alineaciones, negrita, cursiva, etc Regla En ella se pueden definir sangrados, ajustar márgenes, fijar tabulaciones y anchos de columnas en tablas moviendo los indicadores con el ratón. Tipo de tabulador Posición en Centímetros respecto al margen izquierdo Sangrado Izquierdo 1ª linea de párrafo Paradas de tabulación Sangrado Derecho Sangrado Izquierdo resto de lineas del párrafo Barras de desplazamiento Hay dos, una horizontal y otra vertical. Sirven para desplazarse por el documento: Pulsando las flechas de desplazamiento con el ratón nos desplazamos despacio por el documento. Haciendo clic en la propia barra nos desplazamos una pantalla en la dirección del lado respecto al botón de desplazamiento en el que hagamos el clic. Arrastrando el botón de desplazamiento por la barra nos podemos mover de manera más rápida por el documento, mostrándose la posición en la que nos encontremos. Pulsando este botón de Seleccionar objeto de búsqueda, se nos mostrará una caja con las distintas posibilidades de movimiento: Examinar por campos, por notas al final, notas al pie, comentarios, secciones, páginas. Podemos desplazarnos también escogiendo el botón Ir a, TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 6

7 Entrando en Word buscar, por modificaciones, por títulos, por gráficos, por tablas. Una vez seleccionado el modo de desplazamiento, utilizaremos los botones de Avance y retroceso para dirigir el movimiento. Botones de modo de visualización del documento Flecha de desplazamiento Barra de desplazamiento Barra de estado En ella aparecen diferentes informaciones como la página en la que estamos, total de páginas, posición dentro de la página y el estado del teclado. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 7

8 Edición básica de texto 3. EDICIÓN BÁSICA DE TEXTO 3.1 INTRODUCIENDO EL PRIMER TEXTO EN WORD Para dar nuestros primeros pasos en Word, lo mejor es que tecleemos un texto. Cuando se entra en Word aparece en la pantalla un documento en blanco llamado Documento1 listo para que empecemos a escribir Podemos teclear como práctica estos mismos párrafos. Notaremos que según vamos escribiendo, al llegar al final de la línea, el cursor salta de forma automática a la siguiente. Sólo cuando queramos saltar al siguiente párrafo (es decir, hacer un punto y aparte) deberemos pulsar la tecla de nuevo párrafo o INTRO. Asimismo, según escribimos el texto podemos ir cambiando de atributos y por ejemplo escribir en negrita haciendo clic sobre el icono de negrita. Haciendo de nuevo clic sobre el mismo icono se deja de escribir en negrita. Esta es una de las maneras de trabajar en Word, es decir, ir cambiando las características del texto según se va escribiendo. Cualquier cambio que se haga tiene efecto desde ese punto hasta que se vuelva a hacer otro cambio. La otra manera de trabajar es efectuar los cambios sobre el texto ya escrito. Una vez escrito un texto, seleccionamos cualquier porción de él que queramos cambiar y después realizamos dicho cambio. Por ejemplo: ponerlo en negritas, haciendo clic sobre el icono correspondiente. En un siguiente apartado veremos las formas de seleccionar texto. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 8

9 Edición básica de texto Lo mismo vale para cualquier otro tipo de formato de texto, tales como cursiva, subrayado, así como tipo de letra, tamaño, alineación, etc., bien sea desde la barra de formatos o desde menús. 3.2 TECLAS DE EDICIÓN Es muy probable que al escribir cualquier texto, cometamos equivocaciones. Por suerte, en un procesador de textos, podemos corregir cualquier equivocación sin tener que repetir el texto. Para ello tenemos las teclas de edición, que son las siguientes: TECLAS DE EDICIÓN Presionar Retroceso Supr CTRL+Retroceso CTRL+Supr CTRL+X CTRL+Z Para Borrar un carácter a la izquierda del cursor o todo el texto seleccionado. Borrar un carácter a la derecha del cursor o todo el texto seleccionado. Borra una palabra a la izquierda del punto de inserción. Borra una palabra a la derecha del punto de inserción. CORTAR: borra el texto seleccionado y lo deposita en el portapapeles. Luego se puede "PEGAR" en otro lugar. DESHACER. Anula la ultima acción. Muy útil cuando nos equivocamos. (Esta opción es la más importante de todas). También podemos hacer lo mismo desde la barra de herramientas: Botón Deshacer Botón Rehacer Lista de últimas acciones a deshacer o rehacer 3.3 MOVERSE POR EL TEXTO CON EL RATÓN Y CON EL TECLADO Hay dos formas de moverse por el texto: Con el ratón Podemos desplazarnos con el ratón por el texto usando las barras de desplazamiento como se indica en el capítulo anterior. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 9

10 Edición básica de texto Desplazándonos de esta manera vemos pasar el texto por la pantalla, pero no cambiamos el punto de inserción. Para cambiar el punto de inserción de texto hay que, o bien hacer clic con el ratón en el lugar donde queremos insertar texto, o bien usar las teclas de desplazamiento Con el teclado Cuando nos desplazamos por el documento usando el teclado, al mismo tiempo cambiamos el punto de inserción de texto. Tenemos a nuestra disposición los procedimientos de la página siguiente: TECLAS DE MOVIMIENTO Pulsando Se desplaza a... CTRL+ CTRL+ CTRL+ CTRL+ INICIO FIN Un carácter a la izquierda Un carácter a la derecha Una línea arriba Una línea abajo Una palabra a la izquierda Una palabra a la derecha Un párrafo arriba Un párrafo abajo Al principio de la línea Al final de la línea TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 10

11 Edición básica de texto Pulsando Se desplaza a... TECLAS DE MOVIMIENTO Alt+Ctrl+AvPág Alt+Ctrl+RePág AvPág RePág CTRL+AvPág CTRL+RePág CTRL+INICIO CTRL+FIN F5 Una página hacia adelante Una página hacia atrás Una ventana hacia abajo Una ventana hacia arriba Al final de una ventana Al principio de una ventana Al principio del documento Al final del documento Ir a una página o marcador concreto. 3.4 SELECCIONAR TEXTO En Word, como en todos los programas que funcionan en el entorno Windows, para realizar la mayoría de las acciones, primero hay que seleccionar el elemento, en Word normalmente texto, sobre el que se quiere actuar y después ejecutar la acción propiamente dicha. Por ello, tenemos en Word una gran variedad de formas de seleccionar texto tanto con el ratón como con el teclado. A continuación se indican todos estos procedimientos Selección de texto con el ratón A la hora de usar el ratón sobre el texto, hay que distinguir varias zonas del texto y fijarse en la forma que toma el cursor del ratón sobre ellas: Texto normal: Barra de selección: sobre él se puede seleccionar texto en general, palabras (haciendo doble clic) o frases (con CTRL+clic). es la zona en blanco a la izquierda del texto. No tiene marcas especiales, pero cuando pasamos el puntero del ratón sobre ella, este se transforma en una flecha que apunta hacia la derecha. Desde ella se pueden seleccionar, líneas, párrafos o todo el documento. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 11

12 Edición básica de texto El puntero del ratón toma esta forma cuando pasa sobre la barra de selección. Con él podemos seleccionar: - lineas - párrafos - todo el documento Barra de selección El puntero toma esta forma sobre el texto normal. Con él podemos seleccionar: - texto en general - palabras - frases - párrafos El puntero del ratón toma esta forma sobre texto seleccionado. Con él podemos: - mover texto - copiar texto En la siguiente tabla se resumen las formas de seleccionar texto con el ratón. SELECCIÓN DE TEXTO CON EL RATÓN Puntero de ratón Acción Selecciona... Clic Arrastrar Situar el cursor de inserción Selecciona todo el texto a lo largo del cual se arrastra. (Sobre el texto normal) Doble clic Triple Clic CTRL+Clic Clic Arrastrar Selecciona una palabra Selecciona un párrafo Selecciona una frase Una línea Varias líneas (En la barra de selección) TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 12

13 Edición básica de texto SELECCIÓN DE TEXTO CON EL RATÓN Puntero de ratón Acción Selecciona... Doble clic CTRL+Clic Un párrafo Todo el documento Cualquiera Clic, Clic Selecciona el texto desde el punto en al que hagamos el Clic hasta el punto en el que hagamos Clic. Alt + Arrastrar Arrastrar Selecciona una columna de texto Selección de texto con el teclado También se puede seleccionar texto con el teclado. Se puede hacer de dos formas: Desplazándose por el texto usando las teclas de desplazamiento mientras mantenemos pulsado. Todo el texto a través del que nos desplacemos quedará seleccionado. Usando las combinaciones de teclado que conocemos para desplazarnos se pueden hacer selecciones especiales como la siguiente: Ej.: Seleccionar desde un punto hasta el final del documento: pulsar +CTRL+Fin Pulsando F8 (Modo EXTENDER). Cuando pulsamos F8 aparece el indicador EXT en la barra de estado y a partir de ese momento es como si tuviéramos pulsada. Se sale del modo EXT pulsando la tecla Escape. Pulsando F8 varias veces consecutivas se selecciona sucesivamente la palabra actual, frase, párrafo y documento. Pulsando + F8 se vuelve hacia atrás. 3.5 MOVER Y COPIAR TEXTO Con el ratón En Word podemos desplazar texto de un sitio a otro usando el ratón. Para ello hay que hacer lo siguiente: Seleccionar el texto que deseamos mover; cuando pasamos el puntero del ratón sobre el texto seleccionado, este toma la forma:. Si hacemos clic veremos que éste toma la forma. Si arrastramos con el ratón el texto seleccionado se moverá hasta el punto en el que soltemos el botón del ratón que será la indicada por el símbolo. Si hacemos la misma operación pero manteniendo Ctrl pulsada, en vez de mover, la operación que se realiza es copiar. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 13

14 Edición básica de texto Usando el portapapeles El portapapeles es un depósito donde se pueden almacenar texto o gráficos para más tarde recuperarlos. La manera de depositar un texto en el portapapeles es mediante Edición, Copiar o Edición, Cortar y la manera de recuperarlo es mediante Edición, Pegar. Así, para copiar texto hay que hacer lo siguiente: COPIAR TEXTO USANDO EL PORTAPAPELES FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 Seleccionar el texto a copiar Edición, Copiar (o pulsar o pulsar Ctrl+C) El texto se deposita en el portapapeles y el original permanece en su sitio. Desplazarse al punto de destino de la copia. El punto de destino puede estar en el mismo documento, en otro documento Word o en un documento de otra aplicación como Excel. Edición, Pegar (o pulsar o pulsar Ctrl+V) El texto se recupera desde el portapapeles Queda disponible para recuperarlo más veces. MOVER TEXTO USANDO EL PORTAPAPELES FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 Seleccionar el Edición, Cortar Desplazarse al punto de destino Edición, Pegar texto a mover (pulsar o pulsar Ctrl+X) El texto se deposita en el portapapeles y el original desaparece de su sitio. al que queremos mover el texto. El punto de destino puede estar en el mismo documento, en otro documento Word o en un documento de otra aplicación como Excel. (o pulsar o pulsar Ctrl+V) El texto se recupera desde el portapapeles Queda disponible para recuperarlo más veces. 3.6 BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO En Word podemos localizar la posición de un determinado texto en el documento: Buscar. También podemos reemplazar un determinado texto por otro: Reemplazar. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 14

15 Edición básica de texto Buscar un texto Para buscar un texto en el documento seleccionaremos el menú Edición, Buscar. Nos aparece el siguiente cuadro de diálogo: Al pulsar el botón Más nos aparece la siguiente ventana en la que podemos indicar las propiedades de la búsqueda. Con las especificaciones dadas, hemos dicho a Word que nos busque la palabra casa, nos da igual si está en mayúsculas o minúsculas, pero debe ser la palabra completa. La búsqueda se realiza por el documento desde la posición donde teníamos el cursor hacia abajo. Sí nos encontraría: casa, CASA, Casa. No nos encontraría: casado. Pulsando el botón Buscar siguiente, Word nos llevará al punto donde encuentra el texto especificado. Finalizamos con el botón Cancelar. Si activamos el cuadro Usar caracteres comodín, podemos usar expresiones de búsqueda que incluyen:?: sustituye a cualquier carácter. *: sustituye a cualquier serie de caracteres. [c-m]: cualquier carácter de la c a la m. [c,m]: la c o la m. [!c,m]: cualquier carácter menos la c o la m. <(s): una palabra que empieza en s. >(os): una palabra que acaba en os. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 15

16 Edición básica de texto Reemplazar texto Con Reemplazar, podemos cambiar una palabra por otra en todo el documento, o una palabra por la misma en negrita, etc. Seleccionando del menú Edición, Reemplazar, aparece un cuadro de diálogo similar al de Buscar, excepto que tenemos un apartado para especificar el texto que queremos que sustituya al texto encontrado. Podemos hacer la sustitución en todo el documento a la vez pulsando el botón Reemplazar Todos o paso a paso con los botones Buscar siguiente y Reemplazar. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 16

17 Guardar y Recuperar documentos 4. GUARDAR Y RECUPERAR DOCUMENTOS Cuando hemos escrito y editado nuestro documento, debemos almacenarlo en el disco para poder usarlo con posterioridad. Esto es lo que se llama Guardar un documento. Como veremos a continuación tenemos varias opciones para guardar un documento: Guardar, Guardar como, Guardar como HTML, Versiones. Cuando en otra ocasión queramos usar ese mismo documento deberemos Abrir el documento. Cuando queremos abandonar la edición de un documento, podemos utilizar la opción de Cerrar, tras lo cual nos dará la posibilidad de almacenarlo si anteriormente no estaba archivado. Todas estas operaciones y alguna más son operaciones de Archivo y están en el menú del mismo nombre: TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 17

18 Guardar y Recuperar documentos Crear un documento nuevo Abrir un documento ya existente Cerrar el documento activo Almacenar el documento activo en el disco Almacenar el documento activo con otro nombre Diseño de las páginas del documento Características del Lista de los últimos documentos usados También tenemos iconos para hacer las mismas cosas. Con doble clic Cerrar Nuevo Abrir Guarda Vamos a ver con algo más de detalle las opciones más importantes. 4.1 GUARDAR UN DOCUMENTO La primera vez que guardamos un documento nos aparece el cuadro de diálogo en el que indicaremos la posición y el nombre del fichero. Este cuadro de diálogo es similar al que conseguimos tras dar la orden de Guardar como. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 18

19 Guardar y Recuperar documentos En todos los cuadros de diálogo hay apartados que debemos asegurarnos que rellenamos bien, de lo contrario luego nos será difícil encontrar posteriormente el documento almacenado: Guardar en: El directorio donde queremos almacenar el documento. Se selecciona haciendo doble clic en el directorio deseado. Si queremos subir el nivel de directorio donde almacenar el archivo, pulsaremos el botón Subir un nivel. Nombre de archivo: En ese cuadro se escribe el nombre que queremos dar al fichero. No es necesario poner la extensión.doc, la pone Word Tipo de Archivo: Es el apartado indicado como Guardar como tipo. Ahí diremos en qué formato queremos guardar el archivo. Normalmente como documento Word. Cuando rellenemos correctamente todos los apartados pulsaremos el botón Aceptar. Las siguientes veces que guardemos el mismo documento, ya no nos aparecerá este cuadro de diálogo, pues se usarán las especificaciones dadas la primera vez que lo guardamos. Hay que tener en cuenta que en la barra de herramientas tenemos el icono de Guardar que se utiliza más frecuentemente que la correspondiente opción de menú. 4.2 ABRIR UN DOCUMENTO YA EXISTENTE Cuando seleccionamos Archivo, Abrir, nos aparece el siguiente cuadro de diálogo: TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 19

20 Guardar y Recuperar documentos Los apartados de este cuadro de diálogo son similares a los de guardar un documento. De la lista de nombres elegiremos el nombre del documento que queremos recuperar. Si en el apartado de Tipo de archivo elegimos otro tipo de formatos diferentes a Word, Word realizará la conversión de formatos automáticamente. Desde el botón Abrir, podemos desplegar los distintos modos de apertura: Sólo como lectura, Abrir generando una copia o abrir el original tanto en modo de lectura como de escritura. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 20

21 Imprimir un documento 5. IMPRIMIR UN DOCUMENTO El objetivo final al crear un documento suele ser obtener un ejemplar impreso del mismo. Para imprimir un documento podemos hacer una de las siguientes cosas: 5.1 IMPRIMIR DESDE LA BARRA DE HERRAMIENTAS Pulsar : se imprime directamente todo el documento. 5.2 IMPRIMIR DESDE EL MENÚ Al seleccionar del menú Archivo, Imprimir podremos seleccionar la impresora, las páginas que queremos imprimir, el número de copias, características del documento: el documento, estilos, resumen..., como se ve en el siguiente cuadro de diálogo: TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 21

22 Imprimir un documento 5.3 VISTA PRELIMINAR El sistema más recomendable de imprimir un documento es seleccionar primero Archivo, Vista preliminar. Esta pantalla sirve para ver el documento tal y como quedará impreso antes de mandar imprimirlo. Es conveniente ver la presentación preliminar antes de imprimir para no llevarse sorpresas. Según el % que tengamos indicado visualizaremos el nº de páginas, también podemos indicar el nº de páginas a través del botón: En el modo presentación preliminar se puede editar el texto siempre que no esté pulsado el botón de la lupa (aumentar). TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 22

23 Dar formato al texto 6. DAR FORMATO AL TEXTO Cuando creamos un documento tenemos la posibilidad de especificar todos sus detalles de manera que el documento tenga el aspecto deseado. A esto se le llama formatear el texto. En Word 2.000, el formato del texto esta estructurado en niveles: Formato de caracteres: cambiar el aspecto de la letra, tipo de letra, tamaño, subrayado, cursiva, negrita, etc. Formato de párrafo: cambiar la forma del texto, sangrados, interlineado, etc. Formato de página: tamaño y orientación del papel, márgenes, etc. 6.1 FORMATO FUENTE Formato fuente desde la barra de formato Para dar formato a los caracteres, tenemos en la barra de formato una serie de herramientas que nos permiten seleccionar el tipo de letra y el tamaño. En ambos casos, se selecciona el texto a cambiar, después se despliega la lista pulsando con el ratón la flecha que apunta hacia abajo y se selecciona el tipo o tamaño de letra deseados. También se puede ir cambiando de letra a medida que se escribe. Respecto a los tipos de letra, al desplegar la lista observaremos que al lado del nombre de algunos de ellos aparece el símbolo. Eso quiere decir que se trata de una letra TrueType. Las letras TrueType, usan una tecnología que les permite ser escaladas TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 23

24 Dar formato al texto (Cambiadas de tamaño) a cualquier tamaño sin que se pierda definición. Además estas letras se ven igual en pantalla y en la impresora. Se recomienda usar letras TrueType. El tamaño de las letras se da en puntos. El punto es 1/72 de pulgada. A mayor número, mayor tamaño. Un tamaño más o menos normal oscila de 10 a 12 puntos. No todas las letras con igual tamaño de puntos parecen de igual tamaño: Arial de 12 puntos. Times New Roman de 12 puntos. Así que hay que probar el tamaño que más nos gusta para cada letra. Tenemos además en la barra de formato herramientas para atributos de la letra como la negrita, la cursiva y el subrayado Pulsando el botón correspondiente se activa el atributo y volviendo a pulsar el mismo botón, se desactiva. Además, los botones, como toda la barra sirven para indicar el estado del texto en el lugar donde tenemos el cursor o del texto seleccionado Formato de caracteres desde los menús (Formato, Fuente) Además de estos formatos tenemos más en el menú Formato, Fuente. Si seleccionamos ese menú podremos elegir la fuente, el estilo de la misma, su tamaño, color, efectos, así como el espacio entre los caracteres y animación, como se puede ver en la siguiente ventana compuesta por las tres carpetas que contienen todas las especificaciones anteriormente indicadas. En él podemos seleccionar: Fuente: Tamaño: tipo de letra. tamaño de la letra en puntos. Efectos: atributos de texto para elegir: Además de la negrita, la cursiva y el subrayado, tenemos los siguientes TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 24

25 Dar formato al texto Tachado (Para textos legales, contratos,...) Doble tachado Super/Subíndice: Eleva o baja el texto el número de puntos especificado (3 por defecto) respecto a la línea base del texto. Para hacer cosas como B 12 o A 4. Sombra (se agrega una sombra tras el texto) (muestra la parte interior y exterior de la letra) Relliieve (el texto aparece como elevado sobre la página) Grrabado (el texto aparece grabado o prensado en la página) VERSALES (Mayúsculas de dos tamaños: SAN SEBASTIÁN) MAYÚSCULAS (Todo en MAYÚSCULAS) Subrayado sólo palabras Subrayado doble Oculto (El texto oculto puede hacerse que se vea o no al imprimir y/o en pantalla). Color: se puede elegir el color de la letra. Espaciado entre caracteres: Para escribir texto expandido o comprimido y para crear super/subíndices a medida. Predeterminar: pulsando ese botón hacemos que las características del cuadro de diálogo sean las del texto estándar en este documento y en documentos futuros. Animación: mediante esta carpeta podemos dotar de efectos especiales al texto seleccionado. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 25

26 Dar formato al texto 6.2 FORMATO DE PÁRRAFO Después de elegir el aspecto de la letra, podemos elegir la forma que queremos que tenga el texto. Word divide el texto en párrafos. Un párrafo es una serie de caracteres acabada con un salto de párrafo (cada vez que pulsamos INTRO). Podemos visualizar los saltos de párrafo y otros caracteres no imprimibles pulsando el botón un fin de párrafo es.. El símbolo que marca Hay una serie de formatos que se aplican a párrafos y de hecho se almacenan en la marca de fin de párrafo. Estos formatos son entre otros: Sangrados Interlineado Espacio Extra antes y después de un párrafo tabuladores y varios más. Si borramos una marca, borramos los formatos de párrafo del párrafo correspondiente, adquiriendo automáticamente los formatos del siguiente párrafo. De igual manera debemos tener presente al mover o copiar un texto que debemos llevarnos también la marca de fin de párrafo si queremos conservar los formatos de párrafo en el destino. Para cambiar el formato de un párrafo no es necesario seleccionarlo, basta con que el cursor de inserción esté en él. Sólo hay que seleccionar cuando queramos cambiar más de un párrafo a la vez. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 26

27 Dar formato al texto Cambiar formatos de párrafo desde la regla La mayoría de formatos de párrafo se pueden cambiar desde la barra de formatos y la Regla Tenemos primeramente las alineaciones. En el cuadro adjunto se ven las cuatro posibles alineaciones que existen en Word. Podemos activar una de ellas presionando uno de los botones siguientes de la barra de formatos: Este es un ejemplo de texto con formato de párrafo de alineación izquierda. Este es un ejemplo de texto con formato de párrafo de alineación derecha. Este es un ejemplo de texto con formato de párrafo de alineación centrada. Izquierda Derecha Centrada Justificada Este es un ejemplo de texto con formato de párrafo de alineación Justificada. Siempre tiene que estar seleccionada una de las alineaciones. Al seleccionar una de ellas, se deselecciona la anterior. Otra característica que podemos especificar son los sangrados. Podemos hacer que los párrafos terminen o empiecen más a la derecha o la izquierda respecto a los márgenes. Eso lo podemos hacer desde la Regla. Hay que remarcar que en la Regla las medidas son relativas al margen izquierdo de la página. Moviendo con el ratón los símbolos indicados en el gráfico siguiente se pueden cambiar sangrados y márgenes. Arrastrando de aquí cambiamos el sangrado izquierdo de primera línea Arrastrando de aquí cambiamos el sangrado derecho de todo el párrafo Arrastrando de aquí cambiamos el sangrado izquierdo de resto de párrafo Arrastrando de aquí cambiamos el sangrado izquierdo de todo el párrafo Los márgenes son generales para todo el documento (más concretamente para una sección, pero eso lo veremos más tarde), mientras los sangrados podemos ir cambiándolos en cada párrafo a lo largo del documento arrastrando los indicadores de sangrado con el ratón. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 27

28 Dar formato al texto Sangrado Izquierdo 1ª linea de párrafo Posición en Centímetros respecto al margen izquierdo Sangrado Izquierdo resto de lineas del párrafo Tipo de tabulador Paradas de tabulación Sangrado Derecho Veamos unos cuantos ejemplos Página Márgenes Párrafos con sangrado TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 28

29 Dar formato al texto Formatos de párrafo desde Menú Si seleccionamos en el menú la opción Formato, Párrafo, podemos seleccionar la alineación y sangrados al igual que desde la barra de formatos y además otra serie de formatos de párrafo que no son accesibles desde la barra de formatos. En la siguiente tabla se resumen las opciones nuevas que aparecen: Cuadro de diálogo Formato, Párrafo Espaciado Anterior Espacio adicional antes del párrafo. Para separarlos más entre sí. Sustituye a la costumbre de pulsar dos veces INTRO después de cada párrafo, con la ventaja de que es configurable la distancia adicional entre párrafos a fracciones de línea, por ejemplo 0,75 líneas Posterior Interlineado Ídem. pero al final del párrafo en vez de al principio. Espacio entre las líneas del párrafo. Existen las opciones básicas de automático, sencillo, 1,5 líneas y doble. Tenemos además dos opciones de interlineado que podemos configurar a nuestra medida: Líneas y saltos de página Salto de página anterior Mínimo: con esta opción podemos especificar en el cuadro En de la derecha el interlineado concreto que queremos. Este interlineado es elástico: si hay algún texto en la línea con mayor tamaño, el interlineado en dicha línea aumenta para acogerlo. Exacto: similar al Mínimo, pero no es elástico. Si un texto demasiado alto no cabe en la línea, la porción que sobresale, se corta. Múltiple: un numero determinado de líneas.las unidades puede ser puntos (pto.), centímetros (cm), pulgadas (pld o ") y picas(pi) en el caso de exacto o mínimo. Si aplicamos este formato a un párrafo se inserta automáticamente un salto de página antes de dicho párrafo. Conservar con el siguiente Conservar líneas juntas Hace que el párrafo correspondiente se mantenga en la misma página que el siguiente. se suele usar para mantener un título de capítulo en la misma página que el primer párrafo de dicho capítulo. Para que no se quede parte de un párrafo en una página y parte en otra. Suprimir números de línea Existe una opción en Archivo, Configurar página, Diseño de página para que las líneas vayan numeradas. Con esta opción anulamos en un párrafo dicha orden. 6.3 TABULACIONES Otra característica de párrafo pero que tratamos en capítulo aparte por su particularidad son los tabuladores. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 29

30 Dar formato al texto En la Regla de Word aparecen unas pequeñas marcas en su borde inferior. Son las tabulaciones predeterminadas. Eso quiere decir que si en cualquier posición de la línea pulsamos la tecla de tabulación, el cursor se desplaza horizontalmente hasta la posición del siguiente tabulador predeterminado. Por defecto, estos tabuladores están espaciados en 1,25 cm (1/2 pulgada). Podemos colocar nuestros propios tabuladores en la posición que queramos Clases de Tabuladores Hay cuatro clases de tabuladores, que podemos seleccionar desde la barra de formatos haciendo clic en el botón de la izquierda de la misma:. Estos cuatro tabuladores se diferencian en cómo se alinea el texto respecto a ellos. Es decir cuando pulsamos la tecla de tabulación, el cursor salta hasta la posición del siguiente tabulador. El texto que escribamos a continuación se alineará de una de las siguientes maneras: Tabulador de Alineación Izquierda: el texto se alinea por la izquierda en la posición del tabulador (es el tipo de tabulador por defecto). Tabulador de Alineación Centrada: posición del tabulador. Tabulador de Alineación Derecha: Tabulador de Alineación Decimal: Tabulador de Barra: el texto se alinea centrado en la el texto se alinea por la derecha en la posición del tabulador. el texto se alinea en la coma decimal de las cifras en la posición del tabulador (para columnas de números con decimales) se traza una línea vertical en la posición del tabulador a lo largo del texto, este tabulador sólo puede incluirse desde el menú. Esto nos sirve para tener en una misma línea diferentes alineaciones: izquierda y derecha por ejemplo, como en los encabezados y pies, o para hacer tablas de cifras, etc Colocar, mover y quitar tabuladores con la cinta y la regla Para colocar un tabulador en la Regla: 1. Hacer clic en el botón a la izquierda de la cinta hasta que se vea el tipo de tabulador que queremos colocar. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 30

31 Dar formato al texto 2. Hacer clic en la regla, en la posición en la que se quiere colocar el tabulador, pero debajo de la escala numerada. Aparecerá el símbolo del tabulador que se acaba de colocar y desaparecerán los tabuladores predeterminados a su izquierda. Para mover un tabulador lo arrastraremos por la Regla hacia la izquierda o derecha con el ratón. Para borrar un tabulador arrastrarlo hacia abajo con el ratón. Como práctica, situar en la Regla los tabuladores indicados en la figura y teclear el texto. Recordar que cada representa una pulsación de la tecla tabulador y cada una pulsación de INTRO Tabuladores desde el menú Seleccionando Formato, Tabulaciones, aparece la siguiente ventana: Desde aquí se pueden fijar tabulaciones, como con la Regla y además: Cambiar el espaciado de las tabulaciones predeterminadas. Borrar todos los tabuladores a la vez. Añadir rellenos de puntos a los tabuladores. El mecanismo para añadir rellenos es el siguiente: 1. Seleccionar el texto sobre el que queremos actuar. 2. Seleccionar el menú Formato, Tabulaciones: aparece el cuadro de diálogo. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 31

32 Dar formato al texto 3. Seleccionar de la lista debajo de Posición el tabulador a modificar. 4. Seleccionar el tipo de relleno deseado. 5. Pulsar el botón Fijar. 6. Cuando acabemos con todos los tabuladores que queríamos modificar, pulsar el botón Aceptar. El efecto del relleno de puntos es el siguiente: Población Provincia Población Índice Donostia Gipuzkoa ,21 Pamplona Navarra ,451 En este caso tienen relleno de puntos los tabuladores correspondientes a Población y a Índice. 6.4 FORMATO BORDES Otro formato que se aplica a párrafos son los Bordes. Se trata de líneas de diversos grosores que rodean a los párrafos. Mediante Formato, Bordes y sombreado se pueden crear efectos como el siguiente: Población Provincia Importe Índice Donostia Guipúzcoa ,21 Pamplona Navarra ,735 Gijón Asturias ,1 Lugo Lugo ,78 Se pueden colocar bordes seleccionando el menú Formato, Bordes y sombreado apareciendo en pantalla el siguiente cuadro de diálogo. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 32

33 Dar formato al texto En él encontramos las siguientes carpetas: Bordes: haciendo clic en los límites de la simulación de texto o en los botones, seleccionamos las posiciones alrededor del párrafo donde queremos colocar bordes. Antes de marcar la línea, seleccionaremos el tipo, color y anchura que vamos a aplicar. Borde de página: Word incorpora esta carpeta que es similar a la de Bordes incluyendo la lista desplegable Arte de la que seleccionaremos el símbolo que queremos que se repita alrededor de la página, pudiendo aplicarlo en todo el documento, o en la sección actual, indicando si es sólo en la primera página de la misma o en toda la sección salvo la primera página. Sombreado: Con la solapa sombreado sale un nuevo cuadro de diálogo en el que podemos elegir el relleno y las tramas. Hay que notar que los bordes no se ajustan automáticamente al texto, sino que se extienden hasta los sangrados izquierdo y derecho: Antes de ajustar los sangrados: Sangrados TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 33

34 Dar formato al texto Después de ajustar los sangrados: Sangrados 6.5 OTROS FORMATOS DE PÁRRAFO Numeración y viñetas Uno de los formatos de párrafo muy utilizados en la creación de documentos extensos es el párrafo numerado. Mediante la opción Formato, Numeración y viñetas seleccionaremos de la ventana el formato de viñeta que nos interese. Si queremos un formato diferente a los presentados, pulsaremos el botón Personalizar Letra capital L a letra capital. Utilizaremos la opción Letra capital del menú Formato cuando la primera letra del primer párrafo de una página queramos resaltarla del resto del texto. Seleccionaremos el tipo de letra, así como el número de líneas que envolverán a la misma desde el siguiente cuadro de diálogo: TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 34

35 Dar formato al texto Para acceder a esta opción de menú, si no ha sido utilizada anteriormente es necesario desplegar las opciones en su totalidad, pulsando. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 35

36 Formato de Página 7. FORMATO DE PÁGINA En el capítulo referente a párrafos se ha mencionado cómo los sangrados son siempre relativos a los márgenes. El fijar estos márgenes, así como el tamaño y orientación del papel, etc., es lo que vamos a tratar en este capítulo. 7.1 MENÚ ARCHIVO, CONFIGURAR PÁGINA Para seleccionar del menú Archivo, la opción Configurar Página es necesario desplegar totalmente el menú y seleccionándola aparece el siguiente cuadro de diálogo: TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 36

37 Formato de Página Este cuadro de diálogo tiene cuatro apartados que se seleccionan con las cuatro solapas de la parte superior del cuadro: Márgenes Los márgenes son la parte de papel en blanco alrededor del texto. Estos se pueden fijar rellenando los cuadros correspondientes a: Superior Inferior Izquierda Derecha Las cifras, si no se especifica nada más, son en centímetros. Estos márgenes se pueden fijar también desde la Regla: Desde la regla: cuando estamos en vista diseño de página (para ello hay que pulsar ) arrastrando en la regla en los indicadores de la figura: Arrastrando de estos lugares cambiamos los márgenes izquierdo y derecho Existe otra regla vertical para los márgenes superior e inferior. Encuadernación: la distancia en centímetros que se pierde del papel al encuadernar el documento. Word aumenta en esa cantidad el margen por el lado interior de la página. Márgenes simétricos: cuando queremos imprimir por las dos caras. Las indicaciones de margen izquierdo y derecho se cambian por interior y exterior. Word alterna entonces los márgenes de un lado y otro según se trate de un página par o impar. Dos páginas por hoja: imprime la segunda página en la primera en función de por donde va a ser doblado el papel. Posición del margen interno: establece la posición del margen interno en ambas caras del papel o en la parte superior del mismo. Aplicar a: Este apartado es muy importante. Tenemos las siguientes opciones: TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 37

38 Formato de Página A todo el documento. A esta sección. De aquí en adelante. Si hubiéramos llegado aquí con algún texto seleccionado en vez de esta última opción aparecería la siguiente: Texto seleccionado. También fijamos aquí la distancia del encabezado y pies a los bordes de la página Tamaño del papel En este apartado podemos elegir: Tamaño del Papel: podemos elegir entre varios tamaños estándar predeterminados, incluyendo varias clases de sobres o fijar un tamaño personalizado de papel. Orientación del Papel: Aplicar a: horizontal o vertical. al igual que los márgenes el tamaño y orientación del papel se puede aplicar a: Todo el documento De aquí en adelante Texto seleccionado A esta sección Fuente del Papel Si tenemos una impresora láser, podemos especificar si la alimentación de papel va a ser automática o manual y si tiene varias bandejas para papel, podemos especificar de qué bandeja tiene que coger las hojas Diseño de página En este apartado diseñamos la sección. Todo lo referente a secciones lo dejamos para más adelante. También se fija el lugar de la página en el que aparecerán los encabezados y pies de página, y si queremos numerar las líneas. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 38

39 Formato de Página TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 39

40 Encabezados, pies y numeración de páginas 8. ENCABEZADOS, PIES Y NUMERACIÓN DE PÁGINAS Hasta ahora, todo lo que hemos visto en los capítulos anteriores, se refiere al texto principal, el que escribimos dentro de los márgenes de la página. Sin embargo, es habitual en casi todos los documentos, el que aparezcan en la página elementos escritos fuera del cuerpo de texto principal, en los márgenes de la página: Estos elementos son: Encabezados: Pies: Notas 1 al Pie: un texto que se repite en la página superior de las páginas. un texto que se repite en la página inferior de las páginas. notas aclaratorias al texto en la parte inferior de la página. Numeración de páginas. En este capítulo vamos a tratar todos estos elementos. 8.1 MODOS DE VISUALIZACIÓN En Word tenemos varias maneras de visualización de los documentos. 1 Nota al Pie de la página. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 40

41 Normal: Encabezados, pies y numeración de páginas En este modo sólo se ve el texto principal, no se ve lo que está en los márgenes. No se ven por lo tanto los encabezados y pies. Diseño de Impresión: En este modo se ven el texto principal, los encabezados y pies de página y los márgenes. Se ve en pantalla una representación física de la página. Vista Preliminar: Vista Esquema: Presenta varias páginas de un documento en tamaño reducido. Vista previa a la impresión. Muestra la estructura de un documento permite mover, copiar y reorganizar el texto arrastrando títulos. Vista Diseño Web: Muestra el documento como aparecerá en un explorador Web. Para ver el documento en cada uno de estos modos de visualización, podemos hacerlo de dos maneras: Desde la Barra de Desplazamiento En la Barra de Desplazamiento, a la izquierda, tenemos las siguientes herramientas: Cambia el modo de presentación a Normal. Cambia el modo de presentación a Diseño de impresión. Cambia a modo Esquema. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 41

42 Encabezados, pies y numeración de páginas Cambia a modo Diseño Web Desde el menú Ver Desplegando el menú Ver tenemos las opciones que controlan qué es lo que se ve en la pantalla. Tenemos para empezar las opciones ya explicadas de Normal, Diseño de impresión. En el modo Pantalla completa desaparece todo lo accesorio de la pantalla quedando sólo el texto. El modo Esquema es para documentos divididos en capítulos y documentos extensos. A través de Barras de herramientas podemos controlar las barras que aparecerán o no en pantalla Barra de Formato, Estándar, Dibujo, Tablas y Borde,... Tenemos luego las opciones que controlan si aparecen o no en la pantalla la Barra de herramientas y la Regla. Con Zoom podemos cambiar la escala del texto en la pantalla (no al imprimir). También podemos variar la escala de ampliación con la herramienta: Las opciones Encabezado y pie de página, Notas al pie y Comentarios permiten, cuando estamos en modo Normal, ver y editar dichos elementos en una ventana aparte o pasar a diseño de página para los encabezados y pies ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA Los encabezados y pies de página están siempre ahí, aunque estén en blanco. Por eso para crear un encabezado o pie vamos al menú Ver y no a Insertar. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 42

43 Encabezados, pies y numeración de páginas Para crear un encabezado o pie de página hay que seleccionar del menú Ver, Encabezado y pie de página. Si no estamos en Diseño de impresión, Word nos pasa automáticamente a dicho modo y aparece una barra de herramientas flotante especial para encabezados/pies; además el texto normal se pone de color gris y no podemos editarlo hasta que acabemos con el encabezado o pie: Si estamos en modo Diseño de impresión el cursor salta al encabezado o pie para que empecemos directamente a crearlo. Las principales herramientas que tenemos en esa barra flotante son: Insertar nº de página, de páginas, fecha, hora respectivamente Pasar del encabezado al pie y viceversa Formato de número de página Archivo, Preparar página Ver/Ocultar texto normal El número de página, la hora o la fecha son códigos: no son un texto fijo, sino que varían con la página de que se trate o del día y hora que sea. En esta barra flotante hay unos iconos que nos permiten insertar en el encabezado o pie el número de página, la fecha o la hora. Estos códigos podríamos insertarlos desde el menú Insertar, pero así es más fácil. En el menú Insertar tenemos las opciones Fecha y Hora y Campo que permiten insertar estos códigos y bastantes más. Una vez editado el encabezado, presionando el botón Cerrar volvemos al texto normal. Si queremos tener diferentes encabezados o pies a lo largo del documento deberemos dividirlo en secciones mediante Insertar, Salto, Salto de sección. Cada sección puede tener encabezados diferentes. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 43

44 Encabezados, pies y numeración de páginas El encabezado o pie se repetirá en todas las páginas del documento, a no ser que hayamos especificado Primera página diferente o páginas pares e impares diferentes o que hayamos dividido el documento en secciones. La distancia de los encabezados y pies a los bordes de la página se fijan mediante Archivo, Configurar página, Diseño de impresión. 8.3 NUMERACIÓN DE PÁGINAS Los números de página pueden insertarse al editar los encabezados o pies de página mediante Ver, Encabezado y pie de página o desde el menú Insertar, Números de página. Es recomendable la primera forma por ser más versátil. Si seleccionamos el menú Insertar, Números de página nos aparece el siguiente cuadro de diálogo: En él podemos especificar en qué parte de la hoja queremos colocar el número de página. Pulsando el botón Formato podremos especificar el tipo de números de página: letras, números o números romanos, el número en el que queremos que comience la numeración, etc. Para esto, utilizaremos el menú Insertar, Números de página. El cuadro de diálogo de Formato es el siguiente: TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 44

45 Encabezados, pies y numeración de páginas 8.4 NOTA AL PIE Crear una nota al pie Para insertar notas al pie hay que hacer lo siguiente: 1. Colocar el cursor en el punto del texto donde queremos que aparezca el numero o símbolo de llamada a la nota al pie. En este caso aquí2. 2. Seleccionar el menú Insertar, y una vez desplegado totalmente, Nota al pie. 3. Pulsamos Aceptar. 4. Escribimos el texto de la nota. Word numera de manera automáticamente las notas al pie Editar una nota al pie Si posteriormente queremos cambiar el texto de la nota (Editarla), podemos hacerlo directamente en la pantalla si estamos en Diseño de impresión o mediante Ver, Nota al pie si estamos en modo Normal Eliminar una nota al pie Para eliminar una nota al pie hay que seleccionar y suprimir el número de llamada a la nota que está insertado entre el texto normal y no la propia nota en el pie de la página Opciones de colocación de las notas al pie En el cuadro de diálogo para insertar notas al pie hay un botón de Opciones que permite elegir dónde colocar las notas: todas al final del documento, de la sección, del texto o de la página (por defecto). 2 En el texto normal está el número que hace referencia a esta nota. Allí se inserta la nota. Aquí se escribe el texto de la nota. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián 45