Servicio de Permisos Intercampus

Transcripción

1 Servicio de Permisos Intercampus Dirección de Operación Escolar Servicios Escolares y Efectividad Institucional Vicerrectoría Académica Sistema ITESM El servicio de Permisos Intercampus (PTI) te permite realizar de manera electrónica la solicitud de permiso para ir a estudiar a otro campus, en un período académico. El trámite del permiso que vas realizar, para ser aceptado requiere la autorización de ejecutivos de servicio: Becas (cuando el alumno cuenta con una Beca), Director de Programa Académico, Escolar del Campus del Alumno, Tesorería y Escolar del Campus del Permiso. Revisar en este documento apartado de Procedimiento de Autorización de Trámite de Permiso. Para realizar este trámite de manera electrónica existe un tiempo en cuanto a las fechas en las que puedes registrar la solicitud, estas son indicadas por el campus en el que actualmente estás inscrito. Los pasos a seguir para iniciar el registro de la solicitud del trámite son: 1. Aceptar los términos y condiciones de participación. Es necesario que aceptes los términos y condiciones de participación para poder realizar tu solicitud de trámite de permiso, de no aceptar, no se inicia tu trámite. Términos y Condiciones de Participación Para que puedas irte de permiso debes estar al corriente con tus pagos en Tesorería. Para poder solicitar permiso en períodos regulares (Ejemplo: Agosto-Diciembre), debes de estar cursando mínimo tu penúltimo semestre o trimestre. En periodos intensivos no es requerido el que estés cursando un semestre o trimestre en particular. Candidatos a graduar deben responsabilizarse de sus trámites de graduación en su Campus Origen. Eres responsable de verificar la oferta de materias en el campus destino antes de solicitar tu trámite de permiso. Tu trámite se puede cancelar automáticamente por los siguientes motivos: o Si te cambias de programa académico. o Si te das de baja. o Si tu estatus académico es diferente a Regular o Condicionado o Si decides realizar la cancelación de manera voluntaria. Los comunicados con respecto a las solicitudes de Permiso se realizarán por medio del correo oficial, por lo que debes verificarlo constantemente. Si tu solicitud se canceló por que cambiaste de programa académico y deseas irte de permiso, puedes realizar nuevamente el trámite. Si tramitaste tu permiso y deseas cambiar de Campus, deberás cancelar tu solicitud y realizar una nueva. Pág. 1/6

2 La fecha de liberación de cada campus es diferente y va en función al cierre del mismo, por lo que deberás esperar al cierre de tu campus para que tu solicitud de Permiso se procese totalmente 2. Presentación de información relacionada al alumno Una vez aceptados los términos y condiciones de participación, se muestran datos generales que tienes registrados como alumno, en caso de que no se muestren dichos datos, no te preocupes, puedes continuar con el registro de solicitud de trámite de permiso. 3. Indicar el período académico en el que te deseas solicitar el permiso Los diferentes periodos académicos a elegir para irte de permiso, están determinados por el Campus donde te encuentras inscrito. Solo puedes elegir una opción a la vez. En la parte de Comentarios, es necesario que indiques las razones por las cuales deseas ir a estudiar a otro Campus. 4. Indicar campus y sede a donde deseas ir de permiso. Puedes seleccionar el Campus haciendo clic en el estado de la República Mexicana, al que desees solicitar el permiso, o seleccionar directamente el Campus de la lista que se presenta del lado izquierdo de la pantalla. Nota: Solo puedes seleccionar el Campus que ofrece tu plan de estudios de manera completa, parcial o para permisos intercampus. Estos Campus los puedes identificar porque muestran una liga en azul. Sede: En caso de que el Campus a elegir cuente con una Sede autorizada para trámite de permisos, te presentará las opciones para que la indiques. Importante: El registro de la solicitud de permisos es para un Campus, Sede en un Periodo Académico; estos datos no se pueden modificar, porque se convierte en un trámite que requiere autorizaciones por diferentes ejecutivos de servicio. Lo que puedes hacer, es cancelar el registro de tu solicitud de permiso, para que puedas iniciar otra. 5. Seleccionar la(s) materia(s) que deseas cursar en el Campus del Permiso. Encontrarás la sección de tu información escolar básica, la sección con los datos del registro de la solicitud del trámite y la sección de tu historia académica. Historia Académica Número de materias a seleccionar: La selección del número de materias que puedes seleccionar, está reglamentada dependiendo si es un periodo académico regular o un periodo académico intensivo (verano). Pág. 2/6

3 Puedes elegir menos materias del número máximo que se indica. En caso que sea un periodo académico regular de profesional o preparatoria se podrán seleccionar hasta 9 materias. En caso de que sea un periodo académico intensivo (verano) de profesional o preparatoria se podrán seleccionar hasta 4 materias. En caso de que sea maestría trimestral o semestral se podrán seleccionar hasta 5 materias en periodo académico regular. En caso de que sea maestría trimestral o semestral se podrán seleccionar hasta 4 materias en periodo académico intensivo (verano). Presentación de materias: La información que se presenta no es definitiva, dado que no se puede garantizar que el Campus del Permiso cuente con grupos abiertos, esto depende de la demanda de alumnos por materia en el periodo de Inscripciones. Selección de materias: 1. Seleccionar la materia a cursar Las materias que se presentan en color verde, son las que puedes registrar como opción a elegir, dando click en la materia deseada, porque cumples con requisitos de tu plan de estudios. Las materias que se presentan en esta opción, son aquellas de tu plan de estudios con las que cumples requisitos, no se garantiza que el campus que elegiste vaya a ofrecer dichas materias. Materias Optativas Para las materias optativas es necesario que platiques con tu Director de Programa previamente y le comuniques cuál es la materia que quieres se te acredite como Optativa. Nomenclatura en la selección de Materias: Para facilitar tu elección de las materias que deseas cursar en otro campus, te presentamos tu Historia Académica, en la que podrás distinguir fácilmente los cinco diferentes casos que se pueden presentar con respecto a tus materias: Son aquellas materias en las que cumples los requisitos para cursar; Son aquellas materias que te encuentras cursando actualmente Son aquellas materias que ya cursaste Son aquellas materias que ya seleccionaste o seleccionó tu Director de Carrera para tu período de permiso. Son aquellas materias en las que no cumples con los requisitos. 2: Registra la solicitud de materias a cursar Una vez que hayas terminado tu selección de materias debes grabar tu solicitud dando click en el botón guardar. Este botón se despliega en la parte superior (esquina derecha) o en la parte inferior de la historia académica. Pág. 3/6

4 3: Materias seleccionadas: Las materias que elegiste aparecerán en la parte derecha de la pantalla en la sección de Materias Seleccionadas. En este bloque, la nomenclatura de colores es la siguiente: Son aquellas materias que puedes seleccionar para borrar, porque ya no desees cursarla mediante permiso. Son aquellas materias que han sido rechazadas por tu Director de Programa. Importante: Las materias que han sido rechazadas por el Director de Programa Académico, no se pueden borrar ni tampoco las podrás volver a seleccionar. Cambios en materias: En caso de que desees hacer cambios sobre las materias seleccionadas lo puedes hacer. Para borrar materias sólo tienes que seleccionar la materia y hacer clic en el botón de Borrar situado en la parte superior e inferior del bloque de Materias seleccionadas. Para añadir otra materia, sigue los mismos pasos que hiciste para la primera selección. Estatus del trámite 6. Una vez registrada la solicitud del trámite de permiso, en la sección de Revisar, puedes consultar el estatus del trámite, en el servicio de Permisos Intercampus. Encontrarás un bloque con los datos del trámite de permiso, un bloque con los comentarios registrados para el trámite, así como el bloque de las materias registradas para el permiso. 7. Tu solicitud deberá ahora pasar por una serie de autorizaciones, y cada vez que realices un cambio a tu solicitud en lo que refiere a cambios de materias, deberá volver a pasar por todas los departamentos involucrados (los cuales se mencionan en el siguiente punto). Procedimiento de Autorización de Trámite de Permiso Es importante que, ya que realizaste el registro de la solicitud de Permiso, conozcas el procedimiento o flujo que se debe de seguir para que se autorice tu trámite. a) En caso de que seas becado, tu solicitud la debe autorizar el departamento de Becas. b) Una vez que Becas ha autorizado, tu Director de Programa debe validar las materias que elegiste. Tu director de programa tiene la autoridad de eliminar y/o agregar una o varias materias a tu solicitud. En caso de que rechace todas las materias, la solicitud del permiso se regresa a ti para que realices una nueva selección. Y tu trámite vuelve a pasar por tu Director de Programa para verificar tu nueva selección de materias. Las materias que han sido rechazadas por tu director de Programa, ya no las podrás volver a seleccionar. c) Posterior a la autorización de tu Director de Programa, tu solicitud debe pasar por el visto bueno del departamento de Escolar de tu campus. Pág. 4/6

5 d) El departamento de Tesorería deberá autorizar tu solicitud siempre y cuando no tengas adeudos en el Campus en el que estás inscrito, una vez que ha pasado por Escolar. e) Al cierre del período en el que realices tu solicitud de permiso, se realiza una verificación en la que se podrá cancelar automáticamente tu trámite en los siguientes casos: i. Si te cambiaste de carrera. ii. Si te das de baja. iii. Si tu estatus académico es diferente a Regular o Condicionado. iv. Si voluntariamente decides cancelar el trámite. f) Por último, tu solicitud pasa a Escolar del campus al que elegiste irte de permiso para que autorice el trámite. Cuando se autorice tu trámite te debe llegar un mensaje de correo electrónico notificando de dicha autorización. Cada cambio que realices en la solicitud, pasará por todas las personas anteriormente mencionadas para autorización. Importante: Si un ejecutivo de servicio (Becas, Director de Programa, Tesorería, Escolar de tu Campus, Escolar del Permiso) rechaza tu trámite o lo cancela, recibirás una notificación a tu cuenta de correo electrónico de alumno. Una vez que tu trámite se ha autorizado y ha iniciado el período de tu permiso, debes seguir el proceso de inscripción normal del campus al que elegiste irte de permiso. Al finalizar dicho período de permiso, no es necesario que realices trámite, debes presentarte como acostumbras en tu campus de origen para realizar tu inscripción y continuar con tus estudios. En caso de que te gradúes en el mismo periodo en el que estás de permiso, debes revisar con tu Campus Origen todo lo relacionado a tu trámite de Graduación. Pág. 5/6

6 Servicio de Permisos Intercampus Dirección de Operación Escolar Servicios Escolares y Efectividad Institucional Vicerrectoría Académica Sistema ITESM CANCELACIÓN DEL TRÁMITE POR EL ALUMNO Si por alguna razón decides cancelar el registro del trámite de permiso, puedes hacerlo. Solo debes registrar la razón en Comentarios y dar click en el botón Aceptar. Se despliega un mensaje de confirmación si deseas cancelar la solicitud, deberás dar clic al botón de Aceptar en caso de que desees conservar la solicitud, debes dar clic al botón de Cancelar. Una vez cancelada tu solicitud, si así lo requieres, puedes iniciar otra solicitud para otro Campus- Sede y/u en el período académico que decidas. Pág. 6/6