Procedimiento Solicitud y Administración de Cambios de Función y Baja Institucional Definitiva de Personal

Transcripción

1 Solicitud y Administración de Cambios de Función y Baja Institucional Definitiva de Nº Nº de Versión / Modificación: 01/01 Fecha de Vigencia: 22/05/07 Normas & s Departamento de Información Hospitalaria

2 INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN Objetivo Alcance Sectores Involucrados Pag.2 Pag.2 Pag.2 DESARROLLO 1. Carga de un Alta o Baja a una Función o Pedido de Baja Institucional Definitiva Pag.2 2. Proceso del Pedido de Baja Institucional. Pag.9 Indicadores de Gestión Pág.12 Normas y s de 12

3 INTRODUCCIÓN Objetivo Instrumentar la operatoria relacionada con la Solicitud y Administración en los cambios de función y bajas de personas en la Institución, incluyendo la baja de todos los accesos y permisos a los cuales se encuentre habilitado. Alcance El siguiente procedimiento comprende la administración de una modificación o baja de una función como así también la baja institucional definitiva. Abarca desde la carga de la baja de la función o persona en el caso de tratarse de una baja institucional definitiva por parte de Recursos Humanos, la baja del Rol institucional, la baja del Usuario en el Servidor, como así también la baja a todas las aplicaciones a las cuales tiene permiso. Sectores Involucrados Todos los Sectores / Servicios del Hospital Italiano Central, Hospital Italiano Centro Agustín Rocca, Centros Médicos, Plan de Salud, Gcia. de Recursos Humanos, Informática Médica, Tecnología, Implementación, Mesa de Ayuda y Proveedores Externos que administran aplicativos. DESARROLLO Ante una Modificación de función (Alta y/o Baja) o egreso de una persona de la Institución 1. Carga de un Alta o Baja a una Función o Pedido de Baja Institucional Definitiva. DPTO. DE RECURSOS HUMANOS Administrativa 1.a. Ingresa al Aplicativo Administrador de Personas a fin de cargar las modificaciones en las funciones o Bajas institucionales definitivas Importante: Los cambios de Función serán registradas por el Dpto. de RRHH mensualmente, en tanto, que las bajas definitivas se cargaran diariamente, sin excepción. 1.b. Busca a la persona (ver Pantalla 1) Normas y s de 12

4 Nota: La búsqueda puede hacerse mediante el número de documento o por Apellido y Nombre Busca por DNI o Apellido Pantalla 1 1.c. Selecciona a la persona, haciendo un click en seleccionar (ver Pantalla 2) Click 1.c. Pantalla 3 Pantalla 2 Click 1.c.2. Click 1.c.1. Reactivar Función Normas y s de 12

5 Alternativa: 1.c.1. En el caso de tratarse de un Alta a una función, da de Alta a la nueva Función clickeando en agregar función (Ver Pantalla 3) 1.c.1.a. Busca área jerárquica (Ver Pantalla 4) Pantalla 4 1.c.1.b. Selecciona Función (Ver Pantalla 5) Pantalla 5 Normas y s de 12

6 1.c.1.c. Selecciona fecha de alta (Ver Pantalla 6) Pantalla 6 1.c.1.d. Clickea en dar de Alta, a efectos de agregar la función. Ver Pantalla 6. (Fin del ) Nota: Los cambios en la Función se mantendrán mensualmente 1.c.2. En caso de tratarse de una baja de función o baja institucional, registra la fecha de baja y clickea en Baja (Ver pantalla 3), continua en el siguiente punto del presente procedimiento. Importante: En caso de tener que dar una Baja Institucional, y la persona no tenga creada una función o solo tenga alguna Función en el Histórico de Función, a los efectos de poder dar dicha Baja Institucional en el Aplicativo Administrador de Personas se debe crear primero una Función siguiendo la alternativa 1.c.1. o reactivar una Función existente, y luego procede a dar la baja de acuerdo al punto 1.d. del presente procedimiento (Ver Pantalla 3). 1.d.Clickea en Dar de Baja. (ver Pantalla 7) Normas y s de 12

7 Click Pantalla 7 Nota: El sistema da un mensaje de alerta, para confirmar la baja a la Función. 1.e Confirma la Baja a la Función. (Ver Pantalla 8) Pantalla 8 Nota: En el caso que al dar la baja a la Función, no queden funciones vigentes, el Sistema dará un mensaje pidiendo la confirmación del Pedido de Baja Institucional 1.f. Verifica que se trate de una baja institucional Normas y s de 12

8 Alternativa: 1.f.1. En caso que NO se trate de una baja institucional, tilda en no pedir baja Institucional. Ver Pantalla 9 1.f.1.a. Agrega nueva función o reactiva alguna de las Funciones Históricas 1.f.2. En caso que SI se trate de una baja institucional, tilda en pedir baja Institucional. Ver Pantalla 9 Pantalla 9 Nota: Al confirmar el Pedido de baja institucional definitiva, automáticamente se refleja en el Listado de bajas de personas de Informática Médica, para procesar la Baja, quitando todos los accesos habilitados. El Sistema muestra la siguiente pantalla, en la cual queda el registro de la que hizo el Pedido de baja institucional definitiva. Ver Pantalla 10 Normas y s de 12

9 Pantalla 10 Importante: En el caso de error en la confirmación del pedido de baja institucional definitiva, la administrativa podrá desactivarlo previa asignación de una nueva función o reactivación de una función histórica, siempre que no se haya procesado la baja definitiva en Informática Medica, si la baja hubiese sido procesada el botón aparecerá desactivado. Ver Pantalla 11 y 12 Pantalla 6 Pantalla 11 Normas y s de 12

10 Pantalla Proceso del Pedido de Baja Institucional. INFORMÁTICA MEDICA Auditora 2.a. Genera Listado con los datos detallados más abajo, con las bajas definitivas (personas que dejan de pertenecer a la Institución), mediante una consulta en el Master File del consorcio, ingresando el período (Fecha inicio y Fecha Fin): Id. Institucional Nombre y Apellido Función Fecha Real de Baja Importante: Esta consulta se realizará 2 veces por día 2.b. Selecciona una a una las personas, a fin de procesar la baja 2.c. Cambia el estado de alta a Baja con esto automáticamente se da de baja: Rol Institucional Areas jerárquicas asignadas Normas y s de 12

11 Roles institucionales (asistenciales, Usuarios) Profesiones Funciones Cargos Correo Accesos Web 2.d. Hace un Pedido a la Mesa de ayuda, a fin de dar de baja a las Aplicaciones a las cuales tiene acceso el Usuario. 2.e. Archiva definitivamente en Bibliorato el listado con las bajas definitivas MESA DE AYUDA Coordinador 2.f. Recibe el Pedido, derivando al área de Tecnología, a fin de proceder a la Baja del Usuario en el Servidor AREA TECNOLOGIA Encargado de Operaciones 2.g. Recibe el pedido de mesa de ayuda con la solicitud del pedido de baja. 2.h. Da la baja al Usuario en el Servidor correspondiente, derivando internamente por mail al responsable de cada uno de los siguiente Entornos a los efectos de su verificación, continúa en el punto 2.n. del presente procedimiento: NSI SQL LINUX Nota: En el caso de tratarse de un Usuario con acceso al SIGECO, el Área de Tecnología también dará la baja a la Aplicación, continúa en el punto 2.n. del presente procedimiento 2.i. Deriva por mail al proveedor externo, en el caso de Aplicaciones BPCS, a fin de quitar los permisos a la Aplicación Normas y s de 12

12 PROVEEDOR EXTERNO Responsable 2.j. Recibe mail del Area de Tecnología, con la Solicitud de baja a la Aplicación 2.k. Da la baja a la Aplicación 2.l. Notifica vía mail al área de Tecnología, que ya se ha dado la baja a la Aplicación. ÁREA TECNOLOGIA Encargado de Operaciones 2.m. Recibe mail con el aviso de baja a la aplicación y archiva, continúa en el punto 2.n. del presente procedimiento. 2.n. Deriva por mail al Área de Implementación, a fin de quitar los permisos a la Aplicaciones correspondientes. ÁREA IMPLEMENTACION Coordinador de Sector 2.ñ. Recibe mail y da la baja a la/s Aplicación/es 2.o. Actualiza Tabla de Usuarios, Aplicativos 2.p. Cierra el Pedido. (Fin del ) Normas y s de 12

13 Indicadores de Gestión % Bajas Procesadas = Total de bajas procesadas Total de bajas denunciadas % Cambios de Función Procesadas = Total de cambios de Función procesadas Total de cambios de Función denunciadas Normas y s de 12