Secretario Académico / Representante Puesto Servicios Generales. de la Rectoría

Transcripción

1 Universidad Politécnica del Valle de México Diagrama de proceso ecursos Código Número de evisión Fecha de ctualización UPVM MSG DPMSG 1/2 Control de cambios Numero de evisión Motivo de la revisión Era (descripción del párrafo anterior) Es (descripción del párrafo nuevo) Fecha Nombre de quien autoriza el cambio 1 Cambio del Jefe de Departamento 2 Cambio del Jefe de Departamento Mtra. Liliana Fabián rzola Lic. Juliana Hernández Barbeyto Enero, 2013 M. en C. José Manuel Guillermo García Macías Lic. Juliana Hernández Barbeyto Ing. Jesús drian Vargas Castillo Febrero, 201 M. en C. José Manuel Guillermo García Macías 3 Cambio del epresentante de la ectoría M. en C. José Manuel Guillermo García Macías M. en C. Juan Carlos Bretón Pozas Junio, 2015 M. en C. Juan Carlos Bretón Pozas Cambio del epresentante de la ectoría M. en C. Juan Carlos Bretón Pozas M. en C. José amiro Álvarez Flores M. en C. José amiro Álvarez Flores Elaboró evisó probó Nombre Ing. Jesús drian Vargas Castillo Nombre M. en C. José amiro Álvarez Flores Nombre M. en F. lberto Sánchez Flores Jefe del Departamento ecursos Materiales y Secretario cadémico / epresentante Servicios Generales de la ectoría ector de la UPVM Firma Firma Firma

2 Universidad Politécnica del Valle de México Diagrama de proceso ecursos Código Número de evisión Fecha de ctualización UPVM MSG DPMSG 2/2 CCIONES / DECISIONES ENTDS (EQUISITOS) P C T U cciones correctivas cciones preventivas cciones de mejora Presupuesto anual Formato de requisición Oficio Catalogo de proveedores acreditados Evaluación y revaluación de los proveedores Stock de inventarios en almacén ecursos aprobados L N I F I C V E I F I C EVLUCIONES / MEDICIONES evisión del SGC por la dirección uditorías interna Medición del proceso (ver indicadores) Medición servicio Satisfacción del cliente nálisis de datos CTIVIDDES ealizar anteproyecto de presupuesto Elaboración de programa anual de adquisiciones ecepción y verificación de formato de requisición y oficio Selección de proveedores acreditados nálisis y aprobación de cotización nálisis técnico nálisis económico Generar pedido Programación y verificación de compras Solicitud financieros Evaluación y re evaluación de proveedores Verificación y entrega de existencias en inventarios de stock Medición y análisis del proceso H C E Información s Indicadores Frecuencia de medición cuatrimestral Controles UPVM MSG F 7 17 nteproyecto de presupuesto ecursos Interrelación con procesos esultados Todos los procedimientos del SGC de la UPVM 95% de equisiciones tendidas al mes sobre Total de equisiciones ecibidas UPVM MSG F 7 17 nteproyecto de presupuesto UPVM MSG F 7 18 Programa anual UPVM MSG F 7 19 Formato de requisición UPVM MSG F 7 20 Catalogo de proveedores acreditados UPVM MSG F 7 21 Cuadro comparativo UPVM MSG F 7 22 Pedido UPVM MSG F 7 23 Solicitud de cheque o transferencia UPVM MSG F 7 2 Evaluación de proveedores UPVM MSG F 8 1 Evaluación de indicadores UPVM MSG F 5 No conformidades y mejoras del proceso UPVM MSG F 7 6 evisión, verificación y actualización de indicadores. Equipo de cómputo Internet / sistema (software) Todos los procesos del SGC. dquirir los recursos materiales así como prestar los para garantizar las actividades docentes y administrativas de la universidad con el fin de satisfacer las necesidades del cliente Elaboró Ing. Jesús drián Vargas Castillo evisó M. en C. José amiro Álvarez Flores utorizó M. en F. lberto Sánchez Flores

3 ecursos s 1 de 6 Numero de evisión Motivo de la revisión evisiones de documentos Control de Cambios Era (descripción del Es (descripción del párrafo anterior) párrafo nuevo) Fecha Nombre de quien autoriza el cambio 1 Cambio de Jefe del Departamento Mtra. Liliana Fabian rzola Lic. Juliana Hernández Barbeyto Enero, 2013 M. en C. José Manuel Guillermo García Macías 2 Cambio de Jefe del Departamento Lic. Juliana Hernández Barbeyto Ing. Jesús drian Vargas Castillo Febrero, 201 M. en C. José Manuel Guillermo García Macías 3 Cambio del epresentante de la ectoría M. en C. José Manuel Guillermo García Macías M. en C. Juan Carlos Bretón Pozas Junio, 2015 M. en C. Juan Carlos Bretón Pozas ctualización del Se describía de modoo sencillo en el procedimiento la Selección de Proveedores. Se detalla en el procedimiento la Selección de Proveedores Octubre, 2015 M. en C. José amiro Álvarez Flores Nombre Elaboró Ing. Jesús drian Vargas Castillo Jefe del Departamento ecursos Materiales y Servicios Generales Nombre evisó M. en C. José amiro Álvarez Floress Secretario cadémico / epresentante dee la ectoría probó Nombre M. en F. lberto Sánchez Flores ector de la UPVM Firma Firma Firma

4 ecursos s 2 de Objetivo dquirir los recursos materiales así comoo prestar los para garantizar las actividades docentes y administrativas de la universidad con el fin de satisfacer las necesidades del cliente. 2.0 lcance Todos los procesos del SGC de la. 3.0 Documentos de referencia Norma IMX-CC IMNC-2008/ /ISO 9001:2008 UPVM-C-MC Manual de calidadd Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México para el Ejercicio Fiscal del año presente. Ley de Contratación Pública del Estado de México Y Municipios. eglamento de La Ley de Contratación Pública del Estado dee México y Municipios. Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año presente. Ley de dquisiciones, rrendamientos y Servicios del Sectorr Público. eglamento de La Ley de dquisiciones, rrendamientos y Servicios del Sector Público. cuerdo por el que se Establecen las Políticas, Bases y Lineamientos, en Materia de dquisiciones, Enajenaciones, rrendamientos y Servicios de las Dependencias, Organismos uxiliares y Tribunales dministrativos del Poder Ejecutivo del Estado de México. Programa nual de dquisiciones, rrendamientos y Servicios (PyS) por Ejercicio Fiscal, autorizado. Manual de operación del comité de dquisiciones y Servicioss de la Universidad Politécnica del Valle de México..0 esponsabilidades: Secretaria dministrativa: deberá autorizar la iniciación de los trámites correspondientes al procedimiento de adquisición de los bienes. Jefe directo titular del área dministrativa: Jefe del Departamento de ecursos Financieros: deberá llevar a cabo los procedimientos de adquisición de los bienes, de acuerdo a la ley en la materia aplicable. Verificaa e informa sobre la suficiencia presupuestaria para adquirir los bienes y/o. Titular del área solicitante, deberá: Solicitar la adquisiciónn de bienes, y verifica que los bienes o solicitados cumplan con las características necesarias para el desempeño de sus funciones. 5.0 Definiciones: dquisición de Bienes y Servicios.- Es la realización de comprass de bienes de consumo, muebles e inmuebles y la contratación de a través de las modalidades determinadas. Comité.- Comité de dquisiciones y Servicios de la Universidad Politécnica del Valle de México.

5 ecursos s 3 de 6 equisición.-formato por el cual el área usuaria solicita los bienes a adquirir determinando las características necesarias. Oficio de Justificación: Documento por el cual el área usuaria fundamenta la adquisición del bien o servicio en caso de no encontrarse registrado en el PyS. Partida Presupuestal.- Descripción de la clasificación por tipo determinado de asignación del Presupuesto. 6.0 Insumos: Formato de requisición de bienes con especificaciones técnicas suficientes y necesarias para el desempeño de las funciones de las áreas solicitantes. 7.0 Políticas: Únicamente se adquirirán bienes y que se requieran para ell desempeño de las funciones de las áreas. Todo bien deberá ser registrado, excepto las adquisiciones por fondoo fijo y los. 8.0 Descripción de actividades Servicios Generales Verificación del presupuesto calendarizado en el nteproyecto. Se revisa en formato UPVM-MSG G-F-7-17 nteproyecto de presupuesto la calendarización de los recursos programados por unidad dministrativa. Verificación en el programaa anual de adquisiciones. Una vez publicado el presupuesto anual en el diario oficial de la federación, se verifica en el UPVM-MSG G-F-7-18 Programa anual de adquisiciones para satisfacer las necesidades de bienes y de la. ecepción y verificación de formato de requisición y oficio ecibe de los s s de procesoo del SGC ell UPVM-MSG-F-7-19 Formato de requisición y en caso de ser necesario, el Departamento de ecursos Materiales y Servicios Generales solicitaraa el UPVM-C-F-5-1 Oficio, cuando se requiera la compra de algún material o servicio. Se verificaran los datos requeridos en el UPVM-MSG-F-7-19 Formato de requisición los datos: 1. Especificación de bien o servicio 2. Fecha de recepción 3. Numero consecutivo de requisición. Área o proceso solicitante 5. Descripción del articulo y especificaciones técnicas 6. Unidad de medida del articulo 7. Cantidad solicitada

6 ecursos s de 6 8. Justificación 9. Nombre y firma del solicitante 10. Nombre y firma del jefe inmediato 11. Validación de presupuesto (Finanzas) 12. Numero de partida 13. Nombre y firma de finanzas 1. Nombre y firma responsable del Proceso de ecursos Generales Materiales y Servicios Una vez recibido el UPVM-MSG-F-7-19 Formato de requisición se enviara al Departamento financieros para cumplimiento de los puntos 11,12, 13 y 1. En caso de la validación de estos puntos se continuara con el. Proceso de ecursos Si no existe la validación de estos puntos se le comunicara al solicitante de la requisición o jefee inmediato. Selección de proveedores del catálogo de proveedores acreditados Seleccionará del UPVM-MSG-F-7-20 Catálogo de proveedores acreditados, al proveedor que maneje los bienes o solicitados, si no se cuenta con proveedor, pasar a punto Selección de proveedores Se seleccionará al proveedor en base a los siguientes criterios: Omisión de la existencia en el Boletín de Empresas Objetadas ctividad o giro de la empresaa en base a las características técnicas de lo requerido. Localización (cercanía) de las instalaciones dell proveedor en base a la ubicación de la Universidad. Contar con solvencia económica para satisfacer los requerimientos solicitados por la Universidad y asegurar el abastecimiento. Variedad en la modalidad de pago. nálisis y aprobación de cotización Se reciben las cotizaciones y se analizan de la siguientee manera: nálisis técnico: Se verifica que cumpla con los requisitos establecidos en el UPVM-MSG-F-7-19 Formato de requisición punto 5 (Descripción del artículo y especificaciones

7 técnicas). ecursos s 5 de nálisis económico: Se realiza comparación de precios en el UPVM-MSG-F-7-21 Cuadro comparativo. Una vez analizados los requisitos técnicos y económicos, se dará por aprobado al proveedor que haya cumplido en su totalidad los requisitos técnicos y sea de menor precio. Se llevara a cabo el proceso adquisitivo dependiendo tomando en cuenta los siguientes criterios: Menos de $ serán comprass directas o Para recursos de origen estatal: Mayor de $ a $ se solicitaran a dos proveedores del catálogo de proveedores acreditados sus cotizaciones De $ a $ se realizara invitación restringida a proveedores del catálogoo de proveedores acreditados Mayores a $ se realizaraa licitación pública. o Para recursos de origen federal: Mayor de $ a $ se solicitaran a dos proveedores del catálogo de proveedores acreditados sus cotizaciones De $ a $ se realizara invitación restringida a proveedores del catálogoo de proveedores acreditados Mayores a $ se realizara licitación pública. Generar pedido Una vez seleccionado el proveedor y en base al material o servicio a solicitar se genera el UPVM-MSG-F-7-22 Pedido o el Contrato y se envía vía correo electrónico o se entrega físicamente paraa su firma de conformidad con las condiciones pactadas. Programación y verificación de compras Una vez validadas las condiciones de la adquisición del bien o servicio se le informara al solicitante la fecha de entrega y se envía copia al proceso de almacén para su programación de recepción. l momento de la entrega o terminación del servicio se verificara que se haya cumplido con los requisitos y condiciones de la adquisición para su evaluación del proveedor y aceptación de su factura. Solicitud financieros

8 ecursos s 6 de 6 Se envía físicamente el UPVM-MSG-F-7-23 Solicitud de cheque o transferencia al proceso financieros adjuntando el UPVM-MSG-F-7-19 Formato de requisición, UPVM-MSG-F-7-21 Cuadro comparativo, UPVM-MSG-F-7-22 Pedido y factura para la realización del pago al proveedor Evaluación y re-evaluación de proveedores l término de la entrega de las compras o servicio evaluara al proveedor con MSG-F-7-26 Evaluación de proveedores para determinar el nivel de servicio Verificación y entrega de existencias enn inventarios de stock el UPVM- El responsable del proceso de almacén informara de forma mensual el Stock de insumos disponibles en el almacén con un stockk mínimo para que el responsable de ecursos, genere laa requisición de adquisición. 8.1 Medición y análisis del proceso Se elaborara cuatrimestralm mente el UPVM-C-F-8-1 Evaluación de indicadores para saber la eficaciaa del proceso, se analizaran los resultados, serán presentados en la revisión por la rectoría y se tomaran las acciones pertinentes en base a los resultados (Ver UPVM- de C-PC de acciones correctivas, UPVM-C-PP cciones Preventivas, o UPVM-C-PMCC de Mejora Continua). 9.0 nexo UPVM-MSG-F-7-17 nteproyecto de presupuesto UPVM-MSG-F-7-18 Programa anual UPVM-MSG-F-7-19 Formato de requisición UPVM-MSG-F-7-20 Catalogo de proveedores acreditados UPVM-MSG-F-7-21 Cuadro comparativo UPVM-MSG-F-7-22 Pedido UPVM-MSG-F-7-23 Solicitud de cheque o transferencia UPVM-MSG-F-7-2 Evaluación de proveedores UPVM-C-F-8-1 Evaluación de indicadores UPVM-C-F--5 No conformidades y mejoras del proceso UPVM-C-F--6 evisión, verificación y actualización de indicadores