PROCEDIMIENTO DE GESTION Y CONTROL DE VACACIONES

Transcripción

1 DE GESTION Y CONTROL DE VACACIONES Enero, 2016

2 GESTION Y CONTROL DE VACACIONES COPIA CONTROLADA: ASIGNADA A: 1. OBJETIVO Y ALCANCE El objetivo del presente procedimiento es establecer los pasos a seguir para otorgamiento de vacaciones al personal, de tal forma de contar con los mecanismos de control que eviten a la Empresa, asumir pasivos laborales adicionales a los previstos. El procedimiento se aplica a todo el personal de Electro Sur Este S.A.A. 2. DEFINICIONES 2.1 Descanso Vacacional o Vacaciones: se entiende por descanso vacacional o vacaciones al derecho de descanso obligatorio de treinta días por cada año completo de servicios. Dicho derecho está condicionado al cumplimiento del record que se señala en la Ley. Las vacaciones deben tomarse obligatoriamente en el transcurso del año siguiente a la fecha que se adquiere el derecho, según la fecha del ingreso del trabajador. 2.2 De la postergación autorizada. En casos muy puntuales de postergación estas serán obligatoriamente dentro del periodo antes que se genere alguna contingencia y para lo cual ser requerirá una solicitud autorizada por la Gerencia General, con más de 10 días de anticipación al inicio del mes programado, para estos casos el pago por vacaciones ser realizará por los días o el mes efectivamente utilizado. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ). 2.3 De la Acumulación de vacaciones. El trabajador debe disfrutar del descanso vacacional en forma ininterrumpida; sin embargo a solicitud escrita del trabajador, el empleador podrá autorizar el goce vacacional en periodos que

3 GESTION Y CONTROL DE VACACIONES no podrán ser inferiores a siete días naturales. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ) 2.4 De la Indemnización por vacaciones no gozadas en el año que corresponde. El empleador debe pagar: una remuneración por el trabajo realizado; otra por el descanso vacacional adquirido y no gozado; y, adicionalmente una indemnización equivalente a una remuneración por no haber disfrutado del descanso (en la práctica se abonan dos remuneraciones ya que la remuneración por haber laborado en vacaciones se pagó oportunamente). El monto de las remuneraciones indicadas será el que se encuentre percibiendo el trabajador en la oportunidad en que se efectúe el pago. Esta indemnización no está sujeta a pago o retención de ninguna aportación; sin embargo ella no corresponderá a los gerentes o representantes de la empresa que hayan decidido no hacer uso del descanso vacacional. Art. 23 del Decreto Legislativo De la obligatoriedad del uso físico vacacional. Es obligatorio el uso físico de vacaciones, bajo responsabilidad de las jefaturas y Gerencias de áreas. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ) 2.6 Las Gerencias de Áreas son las responsables del adecuado y normal cumplimiento del rol de vacaciones. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ) 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 Decreto Legislativo No. 713 del 08/11/1991 sobre los descansos remunerados de los trabajadores sujetos al Régimen Laboral de la Actividad Privada. 3.2 Directiva No. G correspondiente a Vacaciones. 4. RESPONSABILIDADES

4 GESTION Y CONTROL DE VACACIONES 4.1 El área de Recursos humanos es responsable de la aplicación y control oportuno y eficiente, del proceso de otorgamiento de vacaciones al personal de Electro Sur Este S.A.A. 4.2 El jefe inmediato de cada trabajador es responsable de programar la fecha del descanso vacacional del personal a su cargo y gestionar la autorización de la Gerencia de Área. En los casos puntuales de postergación de vacaciones, es también responsables de justificar dicha reprogramación y gestionar la autorización respectiva por parte de la Gerencia General. 4.3 Las Gerencias de Área son las responsables de autorizar y alcanzar al Área de Recursos Humanos, en el mes de noviembre de cada año, la programación o rol de vacaciones del personal bajo su cargo. Asimismo, son responsables del adecuado y normal cumplimiento de la programación o rol de vacaciones. En los casos de suspensión de vacaciones, serán los responsables de justificar y gestionar la autorización de la Gerencia General. 4.4 El Comité de Administración y Finanzas está conformado por el Gerente de Administración y Finanzas, el Jefe de Recursos Humanos y el jefe de Contabilidad. Tendrán bajo su responsabilidad verificar el cumplimiento de los procedimientos y políticas establecidos para la gestión de vacaciones y el control de vacaciones no gozadas con la finalidad de evitar que los empleados acumulen días y que ello conlleve a la Empresa asumir pasivos laborales adicionales a los previstos. Dicho Comité será liderado por el Jefe de Recursos Humanos, quien será el responsable de convocar a una reunión trimestral con el objetivo de revisar los casos de trabajadores con riesgo de generar contingencias. Al final de cada reunión se levantará un acta que resuma las acciones correctivas y preventivas que deberán ser comunicadas a las Gerencias de Área para la toma de acciones oportunas que eviten los casos de contingencias. 4.5 La Gerencia General es responsable de autorizar la postergación de los casos puntuales de trabajadores que reprograman sus vacaciones y el pago de

5 GESTION Y CONTROL DE VACACIONES indemnizaciones de los casos de trabajadores activos que acumulan más de 60 días de vacaciones pendientes de gozo. 5. DESARROLLO El procedimiento de Gestión y Control de otorgamiento de vacaciones, está conformado a su vez, por tres sub procesos, descritos en los siguientes procedimientos: 5.1 PROGRAMACION ANUAL DE VACACIONES El objetivo del procedimiento es realizar la programación del descanso vacacional para el periodo siguiente. 5.2 EJECUCION DE LA PROGRAMACION DE VACACIONES El objetivo del procedimiento es realizar el seguimiento mensual al cumplimiento del rol de vacaciones programado. 5.3 CONTROL VACACIONES NO GOZADAS Y DOZAVOS El objetivo del procedimiento es realizar el control y la cuantificación de vacaciones no gozadas con la finalidad de evitar que los trabajadores acumulen días, y que ello conlleve a asumir pasivos laborales adicionales a los previstos La relación y secuencia de los tres procedimientos es cíclica, es decir se repite y retroalimenta cada año de tal forma de minimizar casos de contingencias por vacaciones no gozadas y mejorar de forma continua, hasta lograr que la Empresa no asuma pasivos laborales no previstos. Ver diagrama de flujo adjunto. 6. REGISTROS Los registros generados son: Reporte de programación Anual de Vacaciones firmado y sellado por los respectivos Jefes de División y Gerencias de Área. Aviso de Vacaciones firmada por el trabajador.

6 GESTION Y CONTROL DE VACACIONES Formato de Autorización de Reprogramación de Vacaciones firmada por el Gerente de Área y el Gerente General. Acta de recomendaciones y acciones correctivas emitida por el Comité de Administración y Finanzas. Carta de autorización para asumir indemnizaciones o contingencias por trabajadores que acumulan vacaciones no gozadas por más de 60 días.

7 DE CONTROL Y GESTION DE VACACIONES REQUIERMIENTO DE SOPORTE DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROGRAMACION ANUAL DE VACACIONES Emisión del reporte de programación anual a nivel de cada divisón. (R-01) Registro de la programación de vacaciones Emisión del formato Aviso de Vacaciones para los trabajadores con vacaciones programadas en el siguiente mes. RETROALIMENTACION EJECUCION PROGRAMACION DE VACACIONES Registro de las vacaciones utilizadas a partir del formato Aviso de Vacaciones firmado por cada trabajador (F-01). Registro de la postergacion de vacaciones a partir del Formato Reprogramación de Vacación Anual. CONTROL DE VACACIONES NO GOZADAS Y DOZAVOS Actualización mensual de Provisión por vacaciones y dozavos en cuenta corriente de vacaciones por trabajador. Reporte de Provisión por vacaciones actualizada mensualmente. Reporte de contingencias por Gerencia, por Departamento.

8 PROGRAMACION ANUAL DE VACACIONES COPIA CONTROLADA: ASIGNADA A: 1. OBJETIVO Y ALCANCE El objetivo del presente procedimiento es realizar la programación del descanso vacacional para el periodo siguiente. El procedimiento se aplica a todo el personal de Electro Sur Este S.A.A. 2. DEFINICIONES 2.1 Descanso Vacacional o Vacaciones: se entiende por descanso vacacional o vacaciones al derecho de descanso obligatorio de treinta días por cada año completo de servicios. Dicho derecho está condicionado al cumplimiento del record que se señala en la Ley. Las vacaciones deben tomarse obligatoriamente en el transcurso del año siguiente a la fecha que se adquiere el derecho, según la fecha del ingreso del trabajador. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 Decreto Legislativo No. 713 del 08/11/1991 sobre los descansos remunerados de los trabajadores sujetos al Régimen Laboral de la Actividad Privada. 3.2 Directiva No. G correspondiente a Vacaciones. 4. RESPONSABILIDADES 4.1 El área de Recursos humanos es responsable de la aplicación y control del presente procedimiento.

9 PROGRAMACION ANUAL DE VACACIONES 4.2 El jefe inmediato de cada trabajador es responsable de establecer la fecha del descanso vacacional previo común acuerdo con el trabajador y la coincidencia de las necesidades de las actividades institucionales. 4.3 Las Gerencias de Área son las responsables de autorizar y alcanzar al Área de Recursos Humanos, en el mes de noviembre de cada año, la programación o rol de vacaciones del personal bajo su cargo. Asimismo, son responsables del adecuado y normal cumplimiento de la programación o rol de vacaciones. 5. DESARROLLO 5.1 El área de Recursos Humanos dará inicio a la programación de vacaciones de todo el personal de Electro Sur Este para el ejercicio siguiente, con la emisión del reporte de Programacion Anual de vacaciones, dentro la quincena del mes de octubre. (Ver. Formato de reporte Anexo 01). Dicho reporte será entregado a la jefatura de las de las diferentes divisiones de la Empresa según corresponda. 5.2 El jefe de división coordinará con cada trabajador a su cargo y establecerá la fecha de programada del uso de vacaciones. La oportunidad del descanso vacacional será fijada de común acuerdo entre el empleador y el trabajador, teniendo en cuenta las necesidades de funcionamiento de la empresa y los intereses propios del trabajador. A falta de acuerdo decidirá el empleador en uso de su facultad directriz. Ref. Art. 14 del Decreto Legislativo 713 Para establecer la programación deberá contemplar las siguientes consideraciones: La duración de un periodo vacacional es de 30 días continuos (5.2 directiva No. G ), por lo tanto la programación deberá ser en un solo periodo continuo.

10 PROGRAMACION ANUAL DE VACACIONES Programar el total de días de vacaciones no gozadas, incluidas las de los dos periodos anteriores al actual. Para casos especiales que se requiera fraccionar la vacación, los periodos no podrán ser inferiores a 7 días calendario. Ref. Art. 17 del Decreto Legislativo 713. El descanso vacacional deberá ser programado dentro del periodo anual siguiente a aquel en que alcanzó el derecho al goce de vacaciones, es decir antes que la Empresa tenga que asumir la indemnización al trabajador, según indica la Ley. Esta fecha está indicada en la columna fecha limite sin indemnización del reporte de Programación Anual. La fecha establecida será consignada en el espacio respectivo en el reporte de Programación Anual de Vacaciones. 5.3 El jefe de división firmará la autorización de la vacación programada en el recuadro respectivo del reporte de Programación Anual y entregará a la Gerencia de Área el mencionado reporte para su firma, como máximo en la quincena del mes de noviembre. 5.4 La Gerencia de Área recepcionará el reporte de Programacion Anual de Vacaciones de las diferentes divisiones a su cargo, para su respectiva revisión y firma. 5.5 La Gerencias de Área harán entrega de la Programación Anual de Vacaciones al área de Recursos Humanos, como máximo en la última semana del mes de Noviembre. Ref. Directiva No. G de VACACIONES. 5.6 El área de Recursos Humanos recepcionará la Programación Anual de Vacaciones de cada Gerencia de Área, revisará la consistencia de las programación de vacaciones según los criterios establecidos en el punto 5.2. Si encuentra alguna inconsistencia devolverá el reporte a la Gerencia de Área respectiva.

11 PROGRAMACION ANUAL DE VACACIONES 5.7 La Gerencia de Área que reciba observaciones a la programación informará a la respectiva división para su corrección. 5.8 El área de recursos humanos registrará en el sistema la programación Anual para su respectivo control y seguimiento mensual. Ver diagrama de flujo adjunto. 6. REGISTROS Los registros generados son: Reporte de programación Anual de Vacaciones firmado y sellado por los respectivos Jefes de División y Gerencias de Área. Programación de Vacaciones registrada en el sistema de Información.

12 PROGRAMACION ANUAL DE VACACIONES DEL SIGUIENTE PERIODO Recursos Humanos Jefe de división Trabajador Gerente de Área inicio no Emisión del Reporte de Programacion de Vacaciones Coordina y establece Programacion de vacaciones Conforme Firma reporte Programación si Firma reporte Programación Anual de Vacaciones -fecha maxima de entrega la ultima semana de noviembre Entrega de la Programacion Anual de vacaciones Revisión de Programacion del Área Corrige inconsistencias Conforme no Reporta inconsistencias si Registro de la programación en el sistema fin Fase

13 R-01 PROGRAMACION DE VACACIONES PARA EL SIGUIENTE EJERCICIO PERIODO : 9999 GERENCIA: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX DIVISION: XXXXXXXXXXXXXXXXXXX JEFE DE DIVISION: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX VACACIONES NO GOZADAS PROGRAMACION DE VACACIONES FECHA LIMITE SIN DIAS TRABAJADOR TOTAL INDEMINIZACION (minimo 7 FECHA FECHA PERIODO DIAS PERIODO DIAS PERIODO DIAS FECHA DE DIAS (1) dias DESDE HASTA No. INGRESO calendario) 1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 01/06/ /99/ FIRMA Y SELLO JEFE INMEDIATO 2 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/ /99/ XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/ /99/ XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/ /99/ FIRMA Y SELLLO GERENCIA DE AREA

14 EJECUCION DE LA PROGRAMACION DE VACACIONES COPIA CONTROLADA: ASIGNADA A: 1. OBJETIVO Y ALCANCE Realizar el seguimiento mensual al cumplimiento del rol de vacaciones programado. El procedimiento se aplica a todo el personal de Electro Sur Este S.A.A. 2. DEFINICIONES 2.1 Descanso Vacacional o Vacaciones: se entiende por descanso vacacional o vacaciones al derecho de descanso obligatorio de treinta días por cada año completo de servicios. Dicho derecho está condicionado al cumplimiento del record que se señala en la Ley. Las vacaciones deben tomarse obligatoriamente en el transcurso del año siguiente a la fecha que se adquiere el derecho, según la fecha del ingreso del trabajador. 2.2 Cuándo debe el empleador otorgar descanso vacacional al trabajador. Las vacaciones serán otorgadas al trabajador en el periodo anual siguiente a aquel en que alcanzó el derecho al goce. La oportunidad del descanso vacacional será fijada de común acuerdo entre el empleador y el trabajador, teniendo en cuenta las necesidades de funcionamiento de la empresa y los intereses propios del trabajador. A falta de acuerdo decidirá el empleador en uso de su facultad directriz. Ref. Art. 14 del Decreto Legislativo De la postergación autorizada. En casos muy puntuales de postergación estas serán obligatoriamente dentro del periodo antes que se genere alguna contingencia y para lo cual ser requerirá una solicitud autorizada por la Gerencia General, con más de 10 días de anticipación al inicio del mes

15 EJECUCION DE LA PROGRAMACION DE VACACIONES programado, para estos casos el pago por vacaciones ser realizará por los días o el mes efectivamente utilizado. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ). 2.4 De la Acumulación de Vacaciones. El trabajador debe disfrutar del descanso vacacional en forma ininterrumpida; sin embargo a solicitud escrita del trabajador, el empleador podrá autorizar el goce vacacional en periodos que no podrán ser inferiores a siete días naturales. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ). 2.5 De la Indemnización por Vacaciones No Gozadas en el año que corresponde. El empleador debe pagar: una remuneración por el trabajo realizado; otra por el descanso vacacional adquirido y no gozado; y, adicionalmente una indemnización equivalente a una remuneración por no haber disfrutado del descanso (en la práctica se abonan dos remuneraciones ya que la remuneración por haber laborado en vacaciones se pagó oportunamente). El monto de las remuneraciones indicadas será el que se encuentre percibiendo el trabajador en la oportunidad en que se efectúe el pago. Esta indemnización no está sujeta a pago o retención de ninguna aportación; sin embargo ella no corresponderá a los gerentes o representantes de la empresa que hayan decidido no hacer uso del descanso vacacional. Art. 23 del Decreto Legislativo De la Obligatoriedad del Uso Físico Vacacional. Es obligatorio el uso físico de vacaciones, bajo responsabilidad de las jefaturas y Gerencias de áreas. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ) 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 Decreto Legislativo No. 713 del 08/11/1991 sobre los descansos remunerados de los trabajadores sujetos al Régimen Laboral de la Actividad Privada. 3.2 Directiva No. G correspondiente a Vacaciones.

16 EJECUCION DE LA PROGRAMACION DE VACACIONES 4. RESPONSABILIDADES 4.1 El área de Recursos humanos es responsable de la aplicación y control del presente procedimiento. 4.2 El jefe inmediato de cada trabajador es responsable de justificar y autorizar la postergación de las vacaciones previamente programadas y gestionar la firma de la Gerencia General para autorizar la reprogramación. 4.3 Las Gerencias de Área son las responsables del adecuado y normal cumplimiento del rol de vacaciones. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ). 5. DESARROLLO 5.1 El área de Recursos Humanos generará de manera mensual, dentro los cinco primeros días hábiles, el formato Aviso de Vacación, para los trabajadores que hayan programado sus vacaciones en el mes siguiente y será distribuido a cada trabajador. 5.2 El trabajador recibirá el Aviso de Vacación y coordinará con su jefe inmediato, y con la debida anticipación realiza la delegación de funciones y de ser, el caso la entrega de materiales o herramientas a su cargo. (Ref. punto 5.1 DIRECTIVA DE VACACIONES No G ). Firmará el Aviso de Vacación y la remitirá al área de Recursos Humanos, como máximo el día 20 del mes. 5.3 En casos que el jefe inmediato considere necesaria la postergación de las vacaciones, coordinará la reprogramación con el trabajador y justificará la misma mediante el documento Autorización de Reprogramación de Vacaciones y lo remitirá al área de Recursos Humanos debidamente autorizado por la Gerencia de Área, hasta el día 20 del mes.

17 EJECUCION DE LA PROGRAMACION DE VACACIONES La reprogramación es válida una sola vez y se deberá reprogramar la totalidad de días de vacaciones no gozadas, pudiendo fraccionarlos dentro del año considerando la fecha limite antes de implicar alguna indemnización al trabajador por vacaciones no gozadas. 5.4 El área de Recursos Humanos recepcionará los Avisos de Vacaciones y/o las Autorizaciones de Reprogramación de Vacaciones, debidamente firmadas, verificará su conformidad y procederá a actualizar en el sistema los días de vacaciones utilizados y/o las reprogramaciones de vacaciones. De tal forma de mantener el sistema de información con información actualizada para un efectivo control y cuantificación mensual de vacaciones no gozadas. Ver diagrama de flujo adjunto. 6. REGISTROS Los registros generados son: Aviso de Vacaciones firmada por el trabajador. Formato de Autorización de Reprogramación de Vacaciones firmada por el Gerente de Área y el Gerente General.

18 EJECUCION DE LA PROGRAMACION DE VACACIONES Recursos Humanos Trabajador Jefe de División Gerencia General inicio Emisión de Aviso Vacacional del mes siguiente. Recibe Aviso de Vacación y coordina con su jefatura 1 1 no Requiere reprogramar si - Reprogramar solo una vez. - Reprogramar la cantidad total de vacaciones no gozadas Firma Aviso Vacacional Justificación y solicitud de autorizacion a Gerencia General Firma Autorización de reprogramación Plazo de Fecha limite sin indemnización mayor a 3 meses. Primera reprogramación Reprogramación de todos los dias inicialmente programados Verificación de reprogramación Entrega de solicitud de reprogramación Actualización en el sistema: Vacaciones utilizadas y Reprogramación Actualización de dias utilizados y saldo de provisión por vacaciones fin Fase

19 F01-AVISO DE VACACIONES ANUALES Lugar y fecha Nombre del trabajador cargo. división presente.- Ref. Aviso de vacaciones anuales Distinguido Sr.(ra/ita). Tenemos el gusto de extenderle nuestro más cordial saludo para hacer de su conocimiento lo siguiente. Al haber cumplido usted un año completo de labores, de manera continua, en nuestra empresa y acorde con la legislación actual en materia laboral le corresponde tomar un periodo de vacaciones de 30 días que empezaran el día y terminarán el. La fecha programada para su reincorporación a sus labores en nuestra empresa será el... Agradecemos, coordinar con la debida anticipación la delegación de sus responsabilidades a su cargo, cuya ejecución se encuentre pendiente y de ser su caso, poner a disposición de su jefe inmediato; implementos, equipos, herramientas no personales, útiles, muebles y enseres, documentos, etc. adjuntando el inventario respectivo. También solicitamos suscribir la presente, en vista que es un requisito previo para la constancia de salida y el cobro de la remuneración vacacional. Muy cordialmente, Nombre y firma Trabajador

20 F02- AUTORIZACION DE REPROGRAMACION DE VACACIONES Lugar y fecha Señor Nombre Jefe de Recursos Humanos Electro Sur Este S.A.A. presente.- Ref. Postergación de Vacaciones Programadas El motivo de la presente es solicitar la postergación de las vacaciones previamente programadas del Sr. que ocupa el cargo la cual está justificada por los siguientes motivos:..... Solicitamos la reprogramación de vacaciones, según el siguiente detalle: Atentamente, RE PROGRAMACION DE VACACIONES DIAS (minimo 7 dias FECHA DESDE FECHA HASTA calendario) / / / / / / / / / / / / / / / / Nombre y firma Nombre y Firma Nombre y Firma Jefe inmediato Gerente de Área Gerente General

21 CONTROL DE VACACIONES NO GOZADAS COPIA CONTROLADA: ASIGNADA A: 1. OBJETIVO Y ALCANCE Realizar el control y la cuantificación de vacaciones no gozadas con la finalidad de evitar que los trabajadores acumulen días, y que ello conlleve a asumir pasivos laborales adicionales a los previstos. El procedimiento se aplica a todo el personal de Electro Sur Este S.A.A. 2. DEFINICIONES 2.1 Descanso Vacacional o Vacaciones: se entiende por descanso vacacional o vacaciones al derecho de descanso obligatorio de treinta días por cada año completo de servicios. Dicho derecho está condicionado al cumplimiento del record que se señala en la Ley. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ) Las vacaciones deben tomarse obligatoriamente en el transcurso del año siguiente a la fecha que se adquiere el derecho, según la fecha del ingreso del trabajador. 2.2 De la postergación autorizada. En casos muy puntuales de postergación estas serán obligatoriamente dentro del periodo antes que se genere alguna contingencia y para lo cual ser requerirá una solicitud autorizada por la Gerencia General, con más de 10 días de anticipación al inicio del mes programado, para estos casos el pago por vacaciones ser realizará por los días o el mes efectivamente utilizado. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ). 2.3 De la Acumulación de vacaciones. El trabajador debe disfrutar del descanso vacacional en forma ininterrumpida; sin embargo a solicitud escrita del trabajador, el empleador podrá autorizar el goce vacacional en periodos que no podrán ser inferiores a siete días naturales. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G )

22 CONTROL DE VACACIONES NO GOZADAS 2.4 De la Indemnización por vacaciones no gozadas en el año que corresponde. El empleador debe pagar: una remuneración por el trabajo realizado; otra por el descanso vacacional adquirido y no gozado; y, adicionalmente una indemnización equivalente a una remuneración por no haber disfrutado del descanso (en la práctica se abonan dos remuneraciones ya que la remuneración por haber laborado en vacaciones se pagó oportunamente). El monto de las remuneraciones indicadas será el que se encuentre percibiendo el trabajador en la oportunidad en que se efectúe el pago. Esta indemnización no está sujeta a pago o retención de ninguna aportación; sin embargo ella no corresponderá a los gerentes o representantes de la empresa que hayan decidido no hacer uso del descanso vacacional. Art. 23 del Decreto Legislativo De la obligatoriedad del uso físico vacacional. Es obligatorio el uso físico de vacaciones, bajo responsabilidad de las jefaturas y Gerencias de áreas. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ) 2.6 Las Gerencias de Áreas son las responsables del adecuado y normal cumplimiento del rol de vacaciones. (Ref. DIRECTIVA VACACIONES No. G ) 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 Decreto Legislativo No. 713 del 08/11/1991 sobre los descansos remunerados de los trabajadores sujetos al Régimen Laboral de la Actividad Privada. 3.2 Directiva No. G correspondiente a Vacaciones. 4. RESPONSABILIDADES 4.1 El área de Recursos humanos es responsable de la aplicación y control del presente procedimiento.

23 CONTROL DE VACACIONES NO GOZADAS 4.2 El jefe inmediato de cada trabajador es responsable de autorizar de las necesidades de las actividades institucionales. 4.3 Las Gerencias de Área son las responsables de autorizar y alcanzar al Área de Recursos Humanos, en el mes de noviembre de cada año, la programación o rol de vacaciones del personal bajo su cargo. Asimismo, son responsables del adecuado y normal cumplimiento de la programación o rol de vacaciones. 5. DESARROLLO 5.1 Cada fin de mes, posterior a la actualización de los días de vacaciones utilizados y las reprogramaciones de todas las áreas, el área de Recursos Humanos generará el reporte de control sobre las vacaciones no gozadas. El cual le permitirá analizar e identificar oportunamente casos de trabajadores que acumulan vacaciones por más de un periodo y que pueden ser susceptibles de generar pasivos laborales no previstos. A la vez, durante la generación del reporte el sistema actualizará los dozavos de vacaciones y la provisión por vacaciones generados en el mes. 5.2 El área de Recursos Humanos informará a la Gerencia de Área respectiva los casos de trabajadores que acumulan más de un periodo de vacaciones, para que pueden programar a tiempo los días de vacaciones no gozadas. 5.3 Las Gerencias de Área tomaran las acciones correctivas y preventivas sobre la programación de vacaciones no gozadas de tal forma de evitar generar contingencias. 5.4 Adicionalmente, cada trimestre la Jefatura de Recursos Humanos convocará al Comité de Administración y Finanzas para revisar y analizar los casos identificados de trabajadores que acumulan vacaciones por más de un periodo y los casos de reprogramación de vacaciones y el cumplimiento de las

24 CONTROL DE VACACIONES NO GOZADAS directivas y procedimientos para la gestión de vacaciones por parte de las Gerencias de Área. Como resultado, el Comité emitirá un acta con las recomendaciones a las Gerencias de Área para tomar acciones correctivas y preventivas que eviten incurrir en pasivos laborales adicionales a los previstos. 5.5 El Área de Recursos humanos distribuirá a cada Gerencia de Área involucrada, el acta emitida por el Comité para su correspondiente toma de acciones por parte de las Gerencias de Área. Sí a pesar de las recomendaciones del Comité, alguna Gerencia de Área permite que se generen contingencias, por trabajadores que acumulan vacaciones no gozadas por más de dos 60 días, deberá asumir la responsabilidad por dichas contingencias mediante un carta con su firma y sello y gestionarán la autorización de la Gerencia General. Dicha carta será dirigida y remitida a la Jefatura de Recursos Humanos para su respectivo registro y documentación. 5.6 Cada trimestre, el área de Recursos Humanos, emitirá los reportes de control de gestión que cuantifican de Contingencias Generadas a la fecha a nivel de cada Gerencia de Área y a nivel de cada división, que se analizará para la respectiva comunicación a la Gerencia Administrativa y la Gerencia General. Ver diagrama de flujo adjunto. 6. REGISTROS Los registros generados son: Acta de recomendaciones y acciones correctivas emitida por el Comité de Administración y Finanzas. Carta de autorización para asumir indemnizaciones o contingencias por trabajadores que acumulan vacaciones no gozadas por más de 60 días.

25 CONTROL DE VACACIONES NO GOZADAS

26 REVISION Y CONTROL DE VACACIONES NO GOZADAS Recursos Humanos Comité de Administración y Finanzas Gerente de Área Contabilidad inicio Actualización de provisión de vacaciones no gozadas, DOZAVOS Actualización provisión de vacaciones por dozavos. Emisión del reporte Vacaciones no gozadas Provisión por vacaciones no gzadas y dozavos actualizado mensualmente Vacaciones no gozadas Identificación de casos que pueden generar contingencias Trabajadores que acumulan vacaciones no gozadas por mas de un periodo Trabajadores que en el periodo actual aún no han gozado de vacaciones y su fecha limite es menor de 3 meses Trabajadores que han reprogramado Notificación a la Gerencia de Área de casos que pueden generar contingencias si Es fin de trimestre si Revisión de casos reprogramaciones y contingencias Registra autorización Contingencias Acta de acciones preventivas y correctivas Toma de acciones y/o asume responsabilidad por contingencias no Emisión de reportes de control de gestión de vacaciones -Contingencias generadas por Gerencia de Area y División. Pago de contingencias del periodo anterior Registro de la fecha de pago de Contingencias Durante el mes de enero se pagara las contingencias generadas de periodos anteriores fin Fase

27 R-02 CONTROL DE VACACIONES NO GOZADAS POR PERIODO/ GERENCIA/ DIVISION PERIODO : 9999 Gerencia: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX División: XXXXXXXXXXXXXXXXXXX EMITIDO AL: 99/99/9999 No. TRABAJADOR FECHA DE INGRESO REMUNERACION ACTUAL PERIODO VACACIONAL DIAS ADQUIRIDOS DIAS VACACIONES UTILIZADOS DIAS VACACIONES NO GOZADAS PROVISION VACACIONES NO GOZADAS FECHA INICIO DERECHO DE VACACION CONSUMIR VACACIONES NO GOZADAS HASTA 1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 99, , /99/99 99/99/ , /99/99 99/99/ , /99/99 99/99/ , XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 99, , /99/99 99/99/ , XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 99, , /99/99 99/99/ , /99/99 99/99/ , OBSERVACIONES (1) TOTALES DIVISION: , (1)) ESTA COLUMNA CONTENDRA EL SIGUIENTES MENSAJE DE ADVERTENCIA PARA LOS CASOS DE TRABAJADORES CON MAS DE 60 DÍAS DE VACACIONES NO GOZADAS ACUMULADAS: PROGRAMAR VACACIONES POSIBLE CONTINGENCIA.

28 R-03 PROVISION POR VACACIONES NO GOZADAS Y DOZACOS POR PERIODO/ GERENCIA/ DIVISION PERIODO : 2016 Gerencia: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX División: XXXXXXXXXXXXXXXXXXX EMITIDO AL: 99/99/9999 PERIODO LABORAL VACACIONES NO GOZADAS VACACIONES UTILIZADAS No. NOMBRE TRABAJADOR FECHA DE INGRESO REMUNERACION ACTUAL FECHA INICIO FECHA FIN PERIODO VACACIONAL PROVISION EN DIAS PROVISION EN IMPORTE (2) DIAS UTILIZADOS PROVISION PAGADA DOZAVOS DE VACACIONES PROVISION EN DIAS PROVISION EN IMPORTE (2) PROVISION POR CONTINGENCIAS (3) TOTAL PROVISION POR VACACIONES (1)+(2)+(3) 1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 99, /99/99 99/99/ , , , , , XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 99, /99/99 99/99/ , , , , , XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 99, /99/99 99/99/ , , , , , XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 99, /99/99 99/99/ , , , , , TOTALES DIVSION , , , , ,999.99

29 R-04 RESUMEN PROVISION POR VACACIONES NO GOZADAS Y DOZAVOS POR PERIODO/ GERENCIA EMITIDO AL: 99/99/99 GERENCIA: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX No. DIVISION PROVISION EN DIAS PROVISION EN IMPORTE (2) VACACIONES UTILIZADAS DIAS UTILIZADOS PROVISION PAGADA DOZAVOS DE VACACIONES PROVISION EN DIAS PROVISION EN IMPORTE (2) PROVISION POR CONTINGENCIAS (3) TOTAL PROVISION POR VACACIONES (1)+(2)+(3) 1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99 99, , , , , XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99 99, , , , , XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99 99, , , , , XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99 99, , , , , TOTALES DIVSION , , , , , R-05 RESUMEN PROVISION POR VACACIONES NO GOZADAS Y DOZAVOS POR PERIODO EMITIDO AL: 99/99/9999 No. GERENCIA PROVISION EN DIAS PROVISION EN IMPORTE (2) VACACIONES UTILIZADAS DIAS UTILIZADOS PROVISION PAGADA DOZAVOS DE VACACIONES PROVISION PROVISION EN EN IMPORTE DIAS (2) PROVISION POR CONTINGENCIAS (3) TOTAL PROVISION POR VACACIONES (1)+(2)+(3) 1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99 99, , , , , XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99 99, , , , , XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99 99, , , , , XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99 99, , , , , TOTALES DIVSION , , , , ,999.99

30 R-06 CONTINGENCIAS GENERADAS POR VACACIONES ACUMULADAS/ GERENCIA/ DIVISION PERIODO : 9999 GERENCIA: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Emitido al: 99/99/9999 DIVISION No. TRABAJADOR FECHA DE INGRESO CARGO ACTUAL REMUNERACION ACTUAL IMPORTE CONTINGENCIA % CONTINGENCIA SOBRE LA PLANILLA DE LA DIVISION XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 XXXXXXXXXXXXX 99, , % 2 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 XXXXXXXXXXXXX 99, , % 3 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 XXXXXXXXXXXXX 99, , % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 XXXXXXXXXXXXX 99, , % 9 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 XXXXXXXXXXXXX 99, , % TOTAL POR DIVISION 999, % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 XXXXXXXXXXXXX 99, , % 2 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 XXXXXXXXXXXXX 99, , % 3 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 XXXXXXXXXXXXX 99, , % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 XXXXXXXXXXXXX 99, , % 9 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99/99/99 XXXXXXXXXXXXX 99, , %. 999, % TOTALES POR GERENCIA 999, %

31 CONTINGENCIAS GENERADAS POR VACACIONES ACUMULADAS/ GERENCIA/ DIVISION PERIODO : 9999 Emitido al: 99/99/9999 GERENCIA DIVISION VALOR DE LA PLANILLA VALOR DE LAS CONTINGENCIAS % CONTINGENCIA SOBRE LA PLANILLA DE LA DIVISION XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99, , % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99, , % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99, , % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99, , % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99, , % TOTALES POR GERENCIA 99, , % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99, , % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99, , % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99, , % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99, , % XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99, , %. 999, % TOTALES POR GERENCIA 999, %