LIBERACIÓN DE LOTES DE MEDICAMENTOS BIOLÓGICOS ADQUIRIDOS MEDIANTE EL FONDO ROTATORIO DE LA ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE LA SALUD.

Transcripción

1 DE LA ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE LA SALUD. MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - ÁREA DE GESTIÓN: IMPACTO DE LA RECTORÍA DE LA SALUD PREPARADO POR: UNIDAD DE NORMALIZACIÓN Y CONTROL UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL DRA. MARIELA ALFARO S. DR. DANNY CASCANTE A. VALIDADO POR : REVISADO POR: DIRECCIÓN DE REGULACIÓN DE PRODUCTOS DE INTERÉS SANITARIO DIRECCIÓN DE PROTECCIÓN AL AMBIENTE HUMANO ING. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ ING. ALVARO BOGANTES VILLALOBOS DRA. ADRIANA CÁRDENAS MATA MSC. MARCO TULIO LOBO DELGADO ING. MAURICIO QUESADA QUIRÓS APROBADO POR: VERSIÓN Nº 1 FECHA DE EMISIÓN: OCTUBRE 2013

2 PÁGINA 2 DE INTRODUCCIÓN El Ministerio de Salud es el encargado de velar por la salud de la población y velar por la calidad de los medicamentos de origen biológico, comercializados y distribuidos en el país, particularmente en el caso de vacunas y derivados sanguíneos, por su origen, métodos de producción y control de calidad. Esta actividad regulatoria, forma parte de la vigilancia del producto y se lleva a cabo para cada lote fabricado. Para poder desempeñarla de forma adecuada, el Ministerio debe revisar la documentación de fabricación y control correspondiente. Por lo tanto es necesario establecer los lineamientos internos para desarrollar lo anterior. A través del Fondo Rotatorio de la Organización Panamericana de la Salud (OPS), los Estados Miembros participantes se abastecen de productos que se adquieren a través de un proceso diferenciado, por lo cual es necesario definir un procedimiento para la liberación de lote específico para los productos biológicos, comprados por medio de este mecanismo. 2. OBJETIVO Establecer los lineamientos para atender la liberación de los lotes de vacunas y derivados sanguíneos de uso humano, adquiridos mediante el Fondo Rotatorio de la OPS y llevar a cabo la revisión de la documentación técnica-científica correspondiente. 3. ALCANCE Ministerio de Salud en su nivel central de gestión. 4. PRODUCTOS Producto final: Certificado de liberación de lote. 5. DEFINICIONES Cadena de Frío: Sistema utilizado para mantener y distribuir productos en las condiciones de almacenamiento establecidas por su fabricante y que aseguran su calidad y estabilidad. Fondo Rotatorio de la Organización Panamericana de la Salud (OPS): mecanismo de cooperación solidaria mediante el cual se compran las vacunas, jeringas y suministros afines, en nombre de los Estados Miembros participantes de la OPS. Laboratorio fabricante de medicamentos: Liberación de lotes: Proceso de examinar cada lote de forma individual antes de dar la aprobación para su comercialización o lo que es lo mismo, el control independiente de cada lote para verificar que son seguros y eficaces. Lote: Cantidad de producto que se produce en un ciclo de fabricación. La característica esencial del lote es su homogeneidad.

3 PÁGINA 3 DE 13 Medicamento biológico: Producto farmacéutico que ha sido elaborado con materiales de partida (de los cuales se fabrica o de los que se extrae el principio activo) de origen biológico, tales como microorganismos, órganos y tejidos de origen animal o vegetal, células o fluidos (incluyendo sangre y plasma) de origen humano o animal y los diseños celulares (sustratos celulares, sean o no recombinantes, incluidas las células primarias); así como los productos de origen biotecnológicos, los relacionados con la terapia génica o celular y los de naturaleza compleja o alta complejidad molecular de origen biológico que en el futuro se considerarán a la luz de los conocimientos científicos y la experiencia reguladora obtenida hasta ese momento. 6. REFERENCIAS Ley N 5395 del 30 de Octubre de 1973 Ley General de Salud Decreto N S Reglamento de Control Estatal de Medicamentos Decreto N S Reglamento de Inscripción, Control, Importación y Publicidad de Medicamentos y sus modificaciones 7. RESPONSABLES Código Actividad Solicitud anual de productos a la Organización Panamericana de la Salud. Recepción de la notificación de llegada del lote del producto al país y de la documentación correspondiente. Revisión de la documentación del lote. Nivel de gestión Nivel Central Nivel Central Nivel Central 8.4 Emisión del certificado de liberación. Nivel Central 8.5 Registro de la consistencia del lote. Nivel Central 8.6 Elaboración del informe final. Nivel Central Unidad Organizativa Responsable CCSS / Ministerio de Salud Unidad de Normalización y Control Unidad de Normalización y Control Unidad de Normalización y Control Unidad de Normalización y Control Unidad de Normalización y Control 8. PROCEDIMIENTO. 8.1 Solicitud anual de productos a la Organización Panamericana de la Salud. La institución encargada de la compra del producto, ya sea la Caja Costarricense del Seguro Social o el Ministerio de Salud, envían el formulario establecido por la Organización Panamericana de la Salud donde se indican las necesidades anuales de productos. Con esta información se aplica el procedimiento establecido para la licitación y la compra de los mismos.

4 PÁGINA 4 DE Recepción de la notificación de llegada del lote del producto al país y de la documentación correspondiente. La jefatura de la Unidad de Normalización y Control o el profesional responsable designado, recibe vía correo electrónico o mediante oficio por parte de la institución encargada de la compra del producto, la notificación de la fecha aproximada de la llegada del medicamento al país. Asimismo una vez la institución encargada de la compra del producto, ya sea la Caja Costarricense de Seguro Social o el Ministerio de Salud, cuente con la documentación correspondiente al lote adquirido, deberá remitirla de manera inmediata. La documentación requerida es la siguiente: - Protocolo resumen de fabricación y control. - Certificado analítico del lote del producto terminado. En caso de derivados sanguíneos de origen humano o de medicamentos que los contengan, se debe incluir en el certificado que el producto está libre de virus VIH, citomegalovirus, parvovirus B19 y virus de la hepatitis B y C. - Certificado de liberación de lote emitido por la Autoridad Reguladora del país de origen. Una vez el producto se encuentre en el almacén de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), el regente del almacén debe verificar los registros de condiciones de almacenamiento del producto (registros de temperatura) y enviarlos de igual manera a la Unidad de Normalización y Control. 8.3 Revisión de la documentación del lote. El profesional responsable una vez recibida la documentación mencionada en el punto anterior, procede a evaluarla y llena el formulario de evaluación de la documentación para la liberación de lotes de productos biológicos, establecido en el Anexo 1. En caso de que una vez evaluada la documentación se encuentre que el producto está fuera de especificación en alguna de las pruebas establecidas o si al recibir el producto en la Caja Costarricense de Seguro Social, los responsables identifican problemas específicos (fecha de vencimiento breve, producto roto, errores en el etiquetado, inestabilidad u otros), se procede a comunicar tal situación a la institución encargada de la compra de la vacuna, para que se comunique con la OPS según el procedimiento establecido. El lote no podrá ser liberado hasta tanto no se resuelva lo anterior. Si como resultado de la revisión de la documentación todo se encuentra conforme se pasa a la actividad 8.4 del presente procedimiento. 8.4 Emisión del Certificado de Liberación. El profesional responsable elabora el Certificado de Liberación del lote respectivo de acuerdo al formato establecido en el Anexo 2. Se entrega este documento junto con el formulario de evaluación a la jefatura de la Unidad de Normalización y Control para su aprobación. Realizado lo anterior, se debe remitir este documento vía fax o correo electrónico al Laboratorio de Normas y Control de Calidad de Medicamentos de la CCSS, para que proceda a la liberación del lote del producto.

5 PÁGINA 5 DE Registro de la consistencia del lote. La información evaluada se debe registrar para cada uno de los lotes en las bases de datos establecidas por producto, siguiendo el formato indicado en el Anexo 3. Lo anterior con el fin de evaluar la consistencia tomando como punto de partida la comparación de las especificaciones de los lotes que se evalúan, información que puede determinar en un momento dado, el requerimiento de análisis de muestras del lote, como requisito para su liberación o exceptuarlo de dicho requerimiento, en virtud de la consistencia demostrada por el fabricante. La consistencia se establece también con la información de las diferentes etapas de producción, permitiendo visualizar cualquier desviación que sugiera la necesidad de una revisión mayor del lote del producto. 8.6 Elaboración del informe final. En el mes de diciembre de cada año los profesionales responsables del proceso de liberación de lotes de medicamentos biológicos, deben elaborar un informe a la jefatura de la Unidad de Normalización y Control, el cual debe incluir el consolidado de los lotes liberados por tipo de producto, las solicitudes tramitadas durante el año y cualquier dato o información que se considere relevante, se debe seguir el formato propuesto en el Anexo 5. Lo anterior con el fin de realizar las recomendaciones que se consideren se deben aplicar para la mejora continua del proceso o establecer insumos para el desarrollo de los planes de control que lleva a cabo la Unidad. 9. INDICADORES % de lotes liberados al año: Número de solicitudes aprobadas X 100 Número de solicitudes ingresadas

6 PÁGINA 6 DE DIAGRAMA DE FLUJO

7 PÁGINA 7 DE 13 ANEXOS ANEXO 1 FORMULARIO DE EVALUACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA LA LIBERACIÓN DE LOTES DE PRODUCTOS BIOLÓGICOS A. DATOS GENERALES DEL PRODUCTO Número de boleta: Solicitud Nº: Fecha: Nombre de producto: Número de registro sanitario: Lote: Tamaño del lote: Dosis a liberar: Solicitante: Laboratorio fabricante / País: Representante legal: Fecha de elaboración: Fecha de expiración: Fecha de la evaluación: Realizada por: B. EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS B.1. Certificado de Liberación emitido por la Autoridad Reguladora del país de origen: Si No B.1.1. Remiten Certificado de Liberación B.1.2. El Certificado de liberación se encuentra debidamente firmado y su fecha de emisión es posterior a la fecha de liberación del laboratorio fabricante B.1.3. El lote indicado en el certificado coincide con el lote sometido a liberación B.1.4. La evaluación del certificado se considera conforme B.1.5. Observaciones

8 PÁGINA 8 DE 13 B.2. Certificado de Análisis del Producto Final B.2.1. Remiten Certificado de análisis del producto final B.2.2. Las pruebas reportadas se encuentran dentro de especificaciones y están conforme con lo aprobado B.2.3. El certificado se encuentra debidamente firmado B.2.4. El lote del certificado coincide con el lote sometido a liberación B.2.5. El certificado de análisis se encuentra conforme B.2.6. Observaciones Si No B3. Protocolo Resumen de Producción y Control B.3.1. Remiten Protocolo Resumen de Producción y Control. B.3.2. El lote indicado en el protocolo coincide con el lote sometido a liberación. B.3.3. La fecha de elaboración coincide con la última prueba de potencia válida. B.3.4. Según fecha de elaboración y expiración el periodo de validez se encuentra conforme con lo aprobado en el registro. B.3.5. El protocolo se encuentra debidamente firmado B.3.6. Remiten información general del lote. B.3.7. Remiten información sobre los materiales de partida (cepas, cultivos celulares, célula huésped) utilizados en la producción. B.3.8. El registro histórico de los materiales de partida se encuentra conforme. B.3.9. Remiten información referente a las cosechas empleadas para obtener el o los lotes purificados. B Los controles realizados a la (s) cosecha (s) se encuentran conformes. B Remiten información referente al lote (s) purificado utilizado en la producción de este lote. B Los controles realizados al lote (s) purificado se encuentran conformes. B Remiten información referente al granel final. B Los controles realizados al granel final se encuentran conformes. B Remiten información referente al lote final. B Los controles realizados al producto final se encuentran conformes. B La evaluación del protocolo resumen de producción y control se considera conforme B.3.18 Observaciones: Si No B4. Registros de Condiciones de Almacenamiento del Producto. Si No

9 PÁGINA 9 DE 13 B.4.1 Remiten los registros de condiciones de almacenamiento del producto. B.4.2 Los registros de las condiciones de almacenamiento se encuentran dentro de lo establecido en el etiquetado del producto. B.4.3 La evaluación de los registros de las condiciones de almacenamiento del producto se considera conforme. B.4.4 Observaciones: B5. Conclusiones Generales B.5.1 Los resultados analíticos demuestran consistencia de fabricación B.5.2 El producto en evaluación fue liberado anteriormente. B.5.3 La evaluación del lote sometido a liberación es conforme B.5.4 Se procede a liberar el lote B.5.5 Observaciones: Si No Se emite el certificado de liberación bajo el Nº Elaborado por: (Firma/Fecha) Jefe Unidad de Normalización y Control.

10 PÁGINA 10 DE 13 ANEXO 2 MODELO DE CERTIFICADO DE LIBERACIÓN DE LOTE DE PRODUCTOS BIOLÓGICOS REPÚBLICA DE COSTA RICA MINISTERIO DE SALUD DIRECCIÓN DE REGULACIÓN DE PRODUCTOS DE INTERÉS SANITARIO CERTIFICADO DE LIBERACIÓN DE LOTE DE PRODUCTOS BIOLÓGICOS N CERTIFICADO: XXXXXXXXXX El presente documento certifica que el lote descrito a continuación ha pasado satisfactoriamente la evaluación establecida en el Decreto S Reglamento de Inscripción y Control de Medicamentos Biológicos y cumple con los requisitos vigentes para la comercialización en Costa Rica de este producto. Nombre del producto: Principio activo y concentración por unidad de dosis: Número de lote: Tamaño del lote: Fecha de vencimiento: Forma farmacéutica Presentación (es) Vía(s) de administración Fabricante y país del fabricante Periodo de vida útil aprobado y condiciones de almacenamiento Nombre de la persona autorizada: Firma y sello El presente certificado se basa como mínimo en la evaluación de documentación técnicacientífica.

11 PÁGINA 11 DE 13 Calle 16 avenidas 6 y 8. San José, Costa Rica. Tel: (506) , (506) Fax: (506) , (506) Apartado postal: San José, Costa Rica

12 PÁGINA 12 DE 13 ANEXO 3 BASE DE DATOS POR PRODUCTO BIOLÓGICO SUJETOS A LIBERACIÓN DE LOTE. DATOS GENERALES DEL PRODUCTO Fecha de ingreso de la solicitud Número de boleta Nombre del producto Adquirido mediante Número de registro Laboratorio fabricante / país: Cepa / Célula huesped Presentación (es) Período de vida útil aprobado Pruebas analíticas y especificacion es aprobadas DATOS DEL LOTE PRUEBAS Número de lote N de dosis importadas: Fecha de elaboración Fecha de expira Fecha de revisión por la DRPIS Resultado de la liberación Medidas aplicadas (si aplica) Fecha de liberación Indicar en cada caso el nombre de la prueba, especificación y resultado obtenido, colocar cada prueba en una columna independiente.

13 PÁGINA 13 DE 13 ANEXO 4 FORMATO PARA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE RESULTADOS DEL PROCESO DE LIBERACIÓN DE LOTES. Número de Oficio Fecha Destinatario Jefe Unidad de Normalización y Control Dirección de Regulación de Productos de Interés Sanitario Ministerio de Salud 1. INTRODUCCIÓN. Describir de manera general los datos relevantes del proceso y el período en que se realizaron las liberaciones de lote. 2. RESULTADOS Y DISCUSIÓN. Incluir las tablas y gráficos de los resultados obtenidos, como por ejemplo: cantidad de lotes liberados, clasificación por tipo de producto, país de origen, laboratorio fabricante, consistencia de lote. Además discutir las posibles causas de los resultados obtenidos. 3. CONCLUSIONES. Redactar de forma puntual los hechos más importantes que se concluyen de los resultados. 4. RECOMENDACIONES. Describir las recomendaciones que los funcionarios que realizan el proceso consideran se deben aplicar para la mejora continua del mismo. Nombre y firma de los funcionarios que realizan el informe. Sello de la Unidad respectiva,