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1 Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Contraloría de servicios TI-SP-PO-07 de Exchange en Outlook 2013 Página 1 de 5 Versión 01 Elaborado por: Encargado Soporte Nombre: Jeymer Mora Pérez Fecha: 29 de Setiembre, 2014 Revisado por: Jefatura TI Nombre: Didier Suárez Chaves Fecha: 29 de Setiembre 2014 Aprobado por: Dirección Nombre: Carlos Padilla Bonilla Fecha: 29 de Setiembre, OBJETIVO Describir paso a paso configuración de los parámetros de conexión del cliente de correo Microsoft Outlook 2013 para acceso al correo institucional de Exchange 2. ALCANCE Describe como configurar la configuración de la conexión del cliente Microsoft Outlook 2013 para acceso al correo institucional de Exchange y la configuración de las carpetas personales para almacenar el correo en forma local. 3. PRODUCTOS Correcta configuración Microsoft Outlook 2013 y traslado de archivos pst de equipos reemplazados 4. CLIENTES Todos los funcionarios que utilicen Microsoft Outlook DEFINICIONES Microsoft Outlook 2013: Microsoft Outlook es un programa de organización ofimática y cliente de correo electrónico de Microsoft, y forma parte de la suite Microsoft Office. Archivos PST: Archivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del calendario, contactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia TI-M-02 CÓDIGO Manual de Políticas de Seguridad NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO

2 de Exchange en Outlook 2013 Página 2 de 5 Versión AUTORIDADES Y RESPONSABLES Funcionarios de Área de Soporte Técnico de TI del SFE: Encargados de configurar la conexión de Exchange en Outlook DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Configurar una conexión de Exchange en Outlook Abra Outlook Si aparece el asistente Inicio de Microsoft Outlook, en la primera página del asistente, haga clic en Siguiente. En la página Cuentas de correo electrónico, haga clic en Siguiente para configurar una cuenta de correo electrónico. 2. Si no aparece el asistente Inicio de Microsoft Outlook, en la barra de herramientas de Outlook, haga clic en la pestaña Archivo. Luego, justo encima del botón Configuración de la cuenta, haga clic en Agregar cuenta. 3. En la página Configuración automática de la cuenta, es posible que Outlook rellene automáticamente los valores de Su nombre y Dirección de correo electrónico a partir de la información con la que inició sesión en el equipo. Si la configuración que aparece es correcta, haga clic en Siguiente para que Outlook termine de configurar la cuenta. Si los valores de la página Configuración automática de la cuenta no se han rellenado o no son correctos, haga lo siguiente: a) Si los valores de la página Configuración automática de cuenta no se han rellenado, escríbalos conforme a la información que le haya proporcionado la persona que administra la cuenta de correo electrónico. b) Si el nombre que aparece en el cuadro Su nombre no es correcto, tal vez sea necesario restablecer las opciones de la página Configuración automática de la cuenta para poder modificar el nombre. Para restablecer las opciones, haga clic en el botón de opción situado junto a Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y, luego, haga clic en el botón de opción situado junto a Cuenta de correo electrónico. 4. Después de hacer clic en Siguiente en la página Configuración automática de la cuenta, Outlook buscará en línea la configuración de su servidor de correo electrónico. Durante la búsqueda, se le solicitará que escriba su nombre de usuario y contraseña. Asegúrese de escribir la dirección de correo electrónico completa (por ejemplo, aquesada@sfe.go.cr) como nombre de usuario.

3 de Exchange en Outlook 2013 Página 3 de 5 Versión Si Outlook consigue completar la configuración de la cuenta, verá el siguiente texto: Felicidades! La cuenta de correo está correctamente configurada y lista para usar. Haga clic en Finalizar. 6. Si Outlook no consigue configurar su cuenta, solicite asistencia a Soporte Técnico a través del sistema de soporte. 7. Si se configura Microsoft Outlook 2013, se crearán automáticamente los archivos de datos necesarios. 8. Para trasladar los correos almacenados en el archivo pst de la computadora que se reemplazó es necesario realizar un respaldo del archivo, el cual puede estar ubicado en las siguientes direcciones: a) Windows 7: C:\Usuarios\aquesada\Documentos\Archivos de Outlook b) Windows Vista: C:\Usuarios\aquesada\AppData\Local\Microsoft\Outlook c) Windows XP: C:\Documents and Settings\aquesada\Configuración local\datos de programa\microsoft\outlook 9. Esta ubicación es una carpeta oculta. Para poder desplazarse hasta ella con el Explorador de Windows, primero debe hacer que sean visibles las carpetas ocultas. En el menú Herramientas del Explorador de Windows, haga clic en Opciones de carpeta. En la subcarpeta Archivos y carpetas ocultos de la carpeta Archivos y carpetas de la ficha Ver, de la sección Configuración avanzada, seleccione Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos. Si desea ver todas las extensiones de los nombres de los archivos, desactive la casilla de verificación Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos. Las carpetas ocultas aparecen atenuadas para indicar que no son carpetas normales. 10. Después de copiar el archivo de datos y trasladarlo al nuevo equipo en la ubicación C:\Usuarios\aquesada\Documentos\Archivos de Outlook, es necesario configurarlo como predeterminado en configuración de la cuenta, para este proceso siga los siguientes pasos: a) En el menú Archivo, Información, haga clic en Configuración de la cuenta.

4 de Exchange en Outlook 2013 Página 4 de 5 Versión 01 Figura 1. Información de Cuentas. b) En la ficha Archivos de Datos, seleccione agregar Figura 2. Pantalla de Configuración de la cuenta c) Seleccionar el archivo pst previamente copiado en la ubicación C:\Usuarios\aquesada\Documentos\Archivos de Outlook, d) Establecer el archivo como predeterminado en botón indicado. e) Haga clic en cerrar. f) Salga de Outlook y reinicie la aplicación.

5 de Exchange en Outlook 2013 Página 5 de 5 Versión CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el formulario F-01-PCCI-GC-PO-01 Formulario de Aprobación y Control de cambios en el documento de este documento, además de la copia en PDF con la evidencia del control de cambios realizados cuando se pasó de versión. Ambos documentos se encuentran en custodia del Gestor de la Calidad