SISTEMA CORREO MASIVO UC

Transcripción

1 SISTEMA CORREO MASIVO UC MANUAL DE USUARIO Versión 2.5 Subdirección de Innovación Tecnológica

2 RESUMEN EJECUTIVO En la búsqueda constante de una mayor innovación, preocupados de incorporar las herramientas que nos ofrece la tecnología, la Dirección de Informática de la Pontificia Universidad Católica ha desarrollado una versión mejorada del sistema de Correo Masivo UC. En esta segunda versión hemos procurado desarrollar las herramientas que hacen de este software un instrumento básico para la comunicación rápida, eficaz y eficiente entre las facultades, algunas direcciones y los numerosos destinatarios de estos correos. El que presentamos a continuación es una guía para las personas que ocuparán esta herramienta en sus labores diarias. Mediante él pretendemos responder todas las dudas acerca del funcionamiento de las variadas funciones que tiene el sistema. Para esto hemos detallado cada uno de los procedimientos que podemos realizar en el software, tales como la creación de listas, la edición de listas, la creación de plantillas para correos, así como el envío de un correo masivo. 2

3 ÍNDICE DE CONTENIDOS Correo Masivo 4 Página de Inicio 5-6 Administrador de Lista 7-17 Crear Listas Crear Plantillas Editor de Correos Masivos

4 CORREO MASIVO UC El es un programa diseñado para facilitar la comunicación vía s entre algunas facultades, direcciones y organizaciones de la UC con numerosos destinatarios. En este programa las organizaciones podrán enviar diversos tipos de correos, desde los más sencillos, que contienen sólo texto, hasta s con contenido HTML y con parte de sitios web. Para acceder a la aplicación Correo Masivo UC usted debe solicitar al administrador del software, que lo integre al grupo correspondiente a su unidad. Al ingresar la siguiente dirección (URL) el sistema solicitará un usuario UC (login) y la clave correspondiente (password) para comprobar su existencia dentro del sistema (Imagen 1). (Imagen 1) El Sistema de Correo Masivo UC se divide en tres grandes módulos: Modulo Explorar Lista. Modulo Crear Lista. Modulo Administrar Plantillas. Los cuales serán revisados a continuación, una vez que se expliquen los procedimientos básicos de la página de inicio. 4

5 PÁGINA DE INICIO Una vez reconocido el usuario, el sistema lo situará en la pantalla que llamaremos Inicio, desde la cual podrá dirigirse a la acción que desee realizar. En la parte superior izquierda de la página de inicio encontramos la identificación del usuario, y debajo de éste, entre paréntesis, se encuentra el grupo al que pertenece (información que se mantendrá presente durante toda la sesión). Luego, encontramos el ícono del Inicio, lo que nos índica que estamos en el home de la aplicación. La aplicación está compuesta por diversos módulos, que hacen referencia a una función en particular. Cada módulo está compuesto por una cabecera que contiene el título, su ícono descriptivo y un acceso directo a todo el resto de los módulos. De esta manera se obtiene una navegación rápida y fácil. I. Inicio Aquí encontramos la cantidad de listas que existen actualmente en nuestro grupo, del mismo modo se nos muestra la cantidad de plantillas como también la cuota restante del grupo para el envío de correos con dominio externo, accesos para visualizar los desuscritos por cada remitente y visualizar los reportes por envío de plantillas (acceso opcional por grupo) y los accesos directos a los otros módulos. Además tenemos la opción de recargar y de buscar rápidamente la lista que deseamos encontrar, digitando el nombre en el buscador. 5

6 (Imagen 2) La imagen a continuación (Imagen 3) refleja cómo se presenta el inicio del sistema, desplegando una tabla ordenada con las listas correspondientes a nuestro grupo, indicando el número de destinatarios y además el tipo de cada lista indicando si este contiene datos personalizados. Para acceder a una determinada lista basta con presionar el ícono de herramientas que está debajo del título Acción de nuestra tabla. Además podemos visualizar los accesos a los módulos (mediante enlaces) y el buscador rápido y descargar el manual del Correo Masivo UC, a través del link Descargar manual. 6

7 (Imagen 3) En el menú desplegable se puede acceder directamente a una lista de correos desuscritos del remitente, ver imagen 4. (Imagen 4) 7

8 Presionado el ícono ingresaremos al modulo Administrar lista, donde podremos: Examinar las listas. Enviar (Text/plain). Enviar (Text/HTML). Eliminar lista. Información de la lista. En el caso que la lista no contenga destinatarios, sólo se podrá examinar, eliminar y ver Información de la lista. ADMINISTRADOR DE LISTA El ícono nos indica que estamos dentro del modulo Administrar Lista, a su lado el nombre de la lista sobre la cual estamos trabajando y además nos presenta los accesos directos al resto de los módulos. (Imagen 5) A continuación se detalla el funcionamiento de cada acción dentro de este módulo. 8

9 I. Examinar Listas (primera pestaña) En el Administrador de Lista podemos ver la lista seleccionada, modificar,agregar o eliminar uno o varios destinatarios de ella. Las acciones que podemos realizar en el examinador de listas son las siguientes: Agregar destinatarios: El sistema nos entrega la opción de agregar destinatarios a nuestra lista, dependiendo de su tipo y personalización podremos ingresar un destinatario: 1. Para ingresar a un destinatario por CORREO o por RUT (Imagen 6). (Imagen 6) 9

10 Para agregar un nuevo destinatario debemos presionar el enlace Agregar destinatarios, emergerá un cuadro en el cual se debe ingresar el RUT o CORREO (dependiendo del tipo) deseado, luego presione el botón, si la operación fue realizada correctamente visualizaremos el siguiente mensaje en pantalla Se agregó el destinatario XXXX a la lista 'XXXX. Para salir de esta ventana se debe presionar en la ventana cerrar. Para visualizar el destinatario agregado en la lista presionar el link de recarga. 2. Para ingresar a un destinatario por CORREO o por RUT Personalizados, imagen 7. (Imagen 7) Para agregar un nuevo destinatario también debemos presionar el enlace Agregar destinatarios, emergerá un cuadro en el cual se debe ingresar el RUT o CORREO (dependiendo del tipo) deseado, y además debe ingresar los datos de los campos que requiere la lista personalizada, todos los campos deben ser ingresados o se desplegara un mensaje por falta de datos. Luego presione el botón, si la operación 1

11 fue realizada correctamente visualizaremos el siguiente mensaje en pantalla Se agregó el destinatario XXXX;XX;XX... a la lista 'XXXX. Para salir de esta ventana se debe presionar en la ventana cerrar. Para visualizar el destinatario agregado en la lista presionar el link de recarga. Descargar toda la lista: El segundo enlace Descargar toda la lista nos permite descargar la lista de los destinatarios con sus respectivos correos en un archivo Excel, como se ilustra en la Imagen 8. (Imagen 8) Buscar un elemento dentro de la lista: existe un buscador rápido, sí es que deseamos encontrar un elemento en particular, para esto sólo debemos digitar el nombre. 1

12 (Imagen 9) Editar un elemento: del mismo modo, las listas se pueden editar, es decir si existe algún error en alguna dirección de correo, se puede corregir presionando el botón como lo muestra la pantalla (Imagen 10) y para listas personalizadas (imagen 11). (Imagen 10) 1

13 (Imagen 11) Eliminar un elemento: también se pueden eliminar destinatarios sencillamente marcando la cruz roja y luego aceptar (Imagen 12). (imagen12) 1

14 II. Enviar un en texto plano (segunda pestaña) Esta pestaña nos indica que tenemos la opción de realizar un envío masivo, es decir enviar un mail plano con un máximo de X caracteres. Se pueden hacer dos tipos de envío de mensaje uno generalizado o personalizado según el tipo de lista: Para hacer un envío masivo se debe: Escribir el asunto. Seleccionar el remitente. (Asociados al grupo) Si se desea una copia de los correos enviados, dede ingresar una dirección de correo en Copia a. Ingresar el contenido dentro del área de texto. Si el tipo de lista es solo por Rut o Correos los mensajes que se pueden enviar son generalizados, esto quiere decir que todos los destinatarios de la lista recibirán el mismo mensaje, la imagen 12 es un tipo de mensaje generalizado. 1

15 (Imagen 12) Si el tipo de lista es personalizada es decir Rut o Correos anexados con campos, se pueden enviar mensajes personalizados,esto quiere decir que todos los destinatarios de la lista recibirán el mismo cuerpo del mensaje pero con datos personalizados según los campos que contenga la lista, la imagen 14 es un tipo de mensaje personalizado cuya lista (imagen 13) contiene dos campos. 1

16 (Imagen 13) (Imagen 14) 1

17 Luego de realizadas las acciones indicadas anteriormente, debemos presionar el botón Enviar y aceptar la confirmación del envío masivo.. III. Enviar un de texto HTML (tercera pestaña) La tercera pestaña, corresponde a Enviar s HTML, esto significa que con el mismo procedimiento de enviar s planos, podemos enviar un generalizado o personalizado que tenga imágenes, hipervínculos y texto con formato, incluso podemos copiar y enviar un sitio web. Para entender con mayor detalle el editor de s HTML lo explicaremos en profundidad en el apartado editor. (Imagen 15) 1

18 Nota: Una vez que el correo masivo se envía, ya sea de texto plano o HTML, el sistema le entrega un mensaje notificando que sus correos serán enviados desde el servidor central durante los próximos minutos, este mensaje contiene dos enlaces. [Volver a la página principal] : retorna al inicio del Sistema. [Descargar reporte de envío] : crea un reporte sobre el envío masivo generado. En caso de que no se enviaron correos de dominio externo por falta de cuota del grupo se desplegara un aviso a la vez,, como se muestra en la imagen 16: (Imagen 16) (Imagen 17) Importante: Estos correos no quedarán guardados en el sistema, como plantilla HTML. 1

19 En caso que existan mas direcciones de correo con dominio externo que la cuota de envío, se especificara cuales fueron los correos que no fueron enviados a través del mail de reporte. IV. Eliminar lista (cuarta pestaña) En la cuarta pestaña tenemos la opción de Eliminar Lista. Esta opción nos permite mediante un simple click eliminar completamente la lista sobre la cual estamos, es decir eliminamos: los destinatarios y la información acerca de la lista. (Imagen 18) Importante: Una vez eliminada la lista esta no se puede recuperar. 1

20 V. Información de lista (quinta pestaña) La última pestaña Información de Lista corresponde a toda la información que contiene una determinada lista: Nombre de la lista. Grupo dueño de la lista. Tipo de la lista (RUT o Correos). Destinatarios + enlace Agregar Lista tipo combobox que muestra los remitentes asociados a la lista. (Imagen 19) 2

21 CREAR LISTAS Este modulo nos permite crear listas de envíos, esta acción es de vital importancia ya que nos permitirá el envío de correos masivos de manera eficiente. Una lista es una agrupación de s o Rut que están dentro de un archivo txt,en el caso de las listas personalizadas solo se agregan los campos restantes al Rut o Correo. Las listas de tipo CORREO no solo soportan los dominios definidos por el administrador del sistema sino además cualquier otro dominio externo. Las listas de tipo RUT, es válida solo para incluir usuarios UC. El ícono representativo de este modulo es que nos indica que estamos dentro de éste. (Imagen 20) Una vez dentro del modulo Crear Listas nos aparecen dos pestañas: Crea lista vía archivo Crea lista vía formulario 2

22 Crear una lista vía archivo: Crea una lista e incorporar todos los destinatarios de dicha lista mediante un archivo TXT (bloc de notas), donde se encuentran nuestros destinatarios. Esto es muy conveniente cuando las listas están formadas por muchas personas (Imagen 21), estos son los pasos a seguir para crear una lista para hacer envíos con mensajes generalizados y personalizados vía archivo: 1. Abrir un block de notas e insertar, para el envío de mensajes generalizados una lista con RUT o CORREOS, como se muestra en imagen 21. En el caso de envíos personalizados se debe insertar en cada registro del block de notas, para listas tipo RUT anexar los campos personales del destinatario estos separados por un punto y coma (;) y del mismo para una lista tipo CORREOS se deben anexar estos campos, como se representa en la imagen 22. (Imagen 21) (Imagen 22) Importante: Todos los registros deben contener la misma cantidad de campos personales. 2

23 2. Una vez guardado el block de notas, se debe acceder al a la pestaña Crear lista vía archivo donde se debe indicar el nombre de la lista a crear, el tipo de lista RUT o Correos,independientemente si es una lista para envíos generalizado o personalizado y examinar el block de notas creado y para finalizar hacer click en el botón enviar. (Imagen 23) Crear una lista vía archivo: La segunda opción es crear una lista sin elementos, es decir sin el archivo TXT (que se hace en el bloc de notas) que se adjunta para incorporar los destinatarios. Posteriormente el usuario deberá ingresar a los futuros destinatarios. (Imagen 24) 2

24 CREAR PLANTILLAS El modulo crear plantillas nos permite elaborar un prototipo de correo de manera de hacer más eficiente nuestro envío masivo, ya que se almacena la plantilla y así se puede utilizar en innumerables ocasiones. Este modulo nos permite enviar una plantilla a una o varias listas previamente seleccionadas. El ícono representativo de este modulo es que nos indica que estamos dentro de éste. (Imagen 25) I. Explorar Plantilla (primera pestaña) El explorador de plantillas nos permite visualizar las plantillas que ha creado nuestro grupo, identificar el usuario creador y la fecha en que fue creada. Luego se despliega una tabla ordenada con las plantillas, donde aparecen una serie de acciones que se pueden realizar sobre éstas, ellas son: Editar Plantilla : Con el editor de plantillas, podemos abrir la plantilla seleccionada, editar el contenido y guardar los cambios realizados, ver imagen 26. 2

25 Eliminar Plantilla : Podemos eliminar la plantilla de nuestro grupo y por ende del registro del sistema, ver imagen 27. Examinar Plantilla : Por último, podemos examinar la plantilla lo que nos permite verla dentro de una ventana popup, ver imagen (Imagen 26) (Imagen 27) 2

26 (Imagen 28) Buscador: Además podemos buscar una determinada plantilla rápidamente, solamente digitando el nombre, desde el buscador que aparece en el costado derecho. (Imagen 29) 2

27 II. Crear una Plantilla (segunda pestaña) Podemos crear una plantilla de manera fácil ingresando el nombre de ésta y su contenido en el editor HTML. Para guardar la plantilla solo es necesario presionar el botón Guardar plantilla una vez que haya sido terminada. (Imagen 30) 2

28 III. Enviar Plantilla (tercera pestaña) Esta opción nos permite enviar una plantilla a una o varias listas previamente seleccionadas, también es posible realizar una pre visualización del correo enviándolo a una casilla (por defecto la cuenta de correo del usuario logueado) antes de ejecutar el envío masivo. (Imagen 31) Para pre visualizar el envió masivo, presionamos el enlace (previsualizar) Enviar a mi correo esta acción nos presenta una barra de color gris con la cuenta de destino propuesta y dos botones: Presionamos aceptar y confirmamos la acción para ejecutar la pre visualización. 2

29 Presionamos Cancelar para anular la acción y volver a la botonera original. (Imagen 32) Para ejecutar el envió masivo, seleccionamos la(s) lista(s) de destinos, luego presionamos el enlace Enviar a las listas seleccionadas esta acción nos presenta un mensaje de confirmación y dos botones: Presionamos Confirmar para ejecutar el envío masivo. Presionamos Cancelar para anular la acción y volver a la botonera original. 2

30 (Imagen 33) Una vez que el envió masivo se ejecuta, el sistema le entrega un mensaje notificando que sus correos serán enviados desde el servidor central durante los próximos minutos. Si el numero de correos de dominio externo excede la cuota de envió se desplegara también una aviso.(al igual que el modulo explorador de lista) (Imagen 34) 3

31 Pero el mensaje también entrega la opción de descargar un informe de envío masivo. Es aquí cuando se abre una ventana popup donde se entrega un informe del envío. (Imagen 35) EDITOR HTML DE CORREOS MASIVOS CREAR PLANTILLAS El editor avanzado del sistema de Correo Masivo UC, es muy similar a un editor tipo Microsoft Office. Esta herramienta nos permite hacer correos o crear plantillas de manera eficiente, interactiva y creativa para ocuparlas cuando sea necesario. En la imagen siguiente, supusimos que estábamos administrando una lista, y decidíamos enviar un correo: 3

32 (Imagen 36) TIP: Presione el botón (maximizar) para ampliar el editor sobre su navegador Como vemos en la imagen, el editor cuenta con herramientas muy similares al formato de Word, pero incluye algunas especiales para enviar un correo que tengas contenido web. Para explicar todo con mayor detalle, realizamos una simbología. 3

33 Negrita Emoticones Cursiva Caracteres especiales Subrayado Espacio entre las páginas Tachado Color del texto Justificado a la izquiera Color destacado Justificado al centro Contenedor de bloque 'Justificado a la derecha Sub potencia Completamente justificado Súper potencia Estilo Pre visualizar Formato Fuente Plantillas Nombre Fuente Cortar Copiar Tamaño Fuente Numeración Pegar Viñetas Pegar texto Pegar fuente Aumentar/Reducir sangría Deshacer/Rehacer escritura Imprimir Insertar/Deshacer hipervínculo Buscar Referencias cruzadas Reemplazar Pre visualizar Adjuntar imagen Maximizar Adjuntar flash Seleccionar todo Insertar tabla Goma (borrar) Regla Ver fuente HTML Como ya adelantamos hay algunas opciones novedosas para el editor de correos, para despejar todas las dudas, las explicaremos en detalle. 3

34 Tomando configuraciones más modernas también existe la opción de configurar el párrafo en una o más columnas, insertar imágenes, tablas, entre otros. (Témplate predefinidos). (Imagen 37) Existe también la opción de asignar un estilo al párrafo, podemos entregarle color a la fuente, color para destacar, y lógicamente cambiar la fuente (Imagen 31). (Imagen 38) Por último podemos señalar que este editor de texto HTML aporta a la web gran parte de la potencia de los editores de escritorio tal como MS Word. Es ligero y no requiere 3

35 ningún tipo de instalación en el equipo cliente. Su uso es fácil e intuitivo por eso lo invitamos a descubrir sus bondades y potencialidades experimentando con él. DESUSCRIPCIÓN El proceso de desuscripción se puede realizar solo de algunos remitentes, se puede verificar según el tipo de enlaces que contenga el mensaje del correo. Si este contiene el enlace de desuscripción al remitente puede llevar a cabo este proceso pinchando el enlace (Imagen 39), luego de este paso se carga una página que indica que la desuscripción está pendiente (Imagen 40) y para confirmarlo deberá revisar su correo, este correo contiene otro enlace para confirmar exitosamente su desuscripción a tal remitente (Imagen 41). (Imagen 39) 3

36 (Imagen 40) (Imagen 41) CORREO MASIVO UC VERSION 2.5 3

37 3