Empresa PROCOM Technology Group

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1 Empresa PROCOM Technology Group Sistema Ewaiter Manual se Usuario Guía de manejo de software Versión 1.0 Abril del 2014 Autor: Departamento de desarrollo

2 2 Revisión histórica Fecha Versión Descripción Autor(es) 15/03/ Primera versión de Manual de Usuario Adriana Marín Sánchez

3 3 Tabla de contenido 1 Introducción Este manual le permitía entender y utilizar adecuadamente el sistema Ewaiter y así dar solución a problemas que puedan suceder en las operaciones. El sistema Ewaiter es un sistema cuyas funcionalidades específicas permiten un mayor control del inventario. Este sistema le permitirá:

4 4 Organizar de una manera más ordenada y de fácil acceso las diferentes recetas de comidas. Reducción en pérdidas del inventario, ya que tendrá esta herramienta que le permitirá controlar y administrar el inventario de acuerdo a las proporciones que corresponden a cada receta. Mantener un inventario en existencia, ya que el sistema le indicará el producto que está en su mínimo. El Ewaiter es un sistema que es dirigido a todos los usuarios que hayan adquirido el servicio, este es de fácil uso y el manual de usuario ayudara en el proceso de entendimiento del sistema. Además este se divide en dos módulos los cuales se encuentran en este documento que es el Modulo de Caja Ewaiter y Manager Ewaiter. Apara solicitar más ayuda puede ponerse en contacto con el departamento de soporte técnico de PROCOM al correo: soporte@procom.co.cr o al número de teléfono: ext Alcance y propósito del documento El objetivo del presente documento consta en explicar, de forma clara y concisa, los pasos a seguir para poder realizar cada uno de los procedimientos (acciones) que se requieren para que el Sistema Ewaiter cumpla con los objetivos para los que fue construido. El manual constará de explicaciones cortas, con ejemplos gráficos donde se puede desarrollar un caso de éxito o de error e inclusive las soluciones más

5 adecuadas para que usuario pueda utilizarlas como referencia en caso de presentarse alguna situación adversa. Además se incluye descripciones de cada caso de uso del sistema con sus respectivas referencias y un glosario de palabras que permitan la asimilación de significados que contenga la aplicación a utilizar Descripción genera del propósito y funcionalidad del software, así como el entorno de operación. El Ewaiter tiene como objetivo primordial agilizar los trámites realizados dentro de los restaurantes, además de permitir un ordenamiento de los procesos que se realizan en el mismo, haciendo que el trabajo de los funcionarios sea más fluido. El sistema funcionará para dos departamentos en el área administrativa y para el servicio al cliente, en un ambiente con al menos una impresora y alrededor de tres computadoras adaptadas para las labores normales, estas serán alimentadas directamente por un servidor, el cual fungirá como servidor de aplicaciones y servidor de base de datos. 1.3 Administración y mantenimiento del manual Este manual fue compilado por el equipo de desarrollo de la empresa PROCOM, el cual tiene la responsabilidad de la administración y actualización de este. 2 Información para el uso de la documentación

6 Este manual describirá la forma correcta de utilizar el Ewaiter. En este encontrará información relacionada con el uso del mismo y sus componentes funcionales, sin embargo este manual NO posee ningún contenido referente al uso de una computadora, su funcionamiento ni tampoco la interacción de otros sistemas con la misma, tampoco explicará los detalles técnicos referentes a su instalación, manejo de la base de datos o las conexiones a la misma, para esa información es necesario revisar el manual técnico del sistema o contactar al departamento de soporte de la empresa PROCOM. En este manual encontrará información que le permita utilizar de forma adecuada el sistema, explicará el contenido y los procedimientos para poder ingresar o extraer información del mismo, le permitirá comprender los comportamientos necesarios del sistema para que este funcione de acuerdo a las necesidades del usuario. Además, fue creado de forma que pueda explicar, paso a paso, cómo poder trabajar cada componente, explicando las singularidades de cada uno, señalando por medio de recuadros de color (rojo) algunas de las funcionalidades del sistema, esto es para encontrar de forma más sencilla su ubicación dentro de la interfaz (referida como pantalla en el resto del manual). Otra funcionalidad del manual es la de su uso como guía de trabajo, en caso de realizarse un taller tecnológico o una capacitación referente a esta herramienta, los educandos podrán utilizarlo como una referencia para el conocimiento del Sistema. 6 3 Descripción de producto del software 3.1 Modulo Caja Ewaiter Inicio de sesión en el sistema Ewaiter

7 Previamente para tener acceso al inicio de sesión debe dar doble clic, sobre el icono Ewaiter del programa. 7 Ilustración 01 Icono del Sistema Ewaiter Realizada la acción anterior, se mostrara la pantalla de inicio en donde el usuario debe identificarse para poder hacer uso de las funciones del sistema. A este proceso se le llama inicio de sesión. De esta manera, se controla la seguridad de acceso, para que no sea cualquier persona la que haga uso de la información guardada en el sistema Ewaiter. Ilustración 02 Pantalla de inicio de sesión

8 A continuación una descripción de la información que debe ser introducida en esta pantalla Contraseña La contraseña es una palabra o números de seguridad que posee cada persona registrada, necesaria para entrar al sistema. Debe escribirse en el espacio que se indica. Esta información es confidencial, por lo que cada usuario debe ser responsable de su uso. 8 Ilustración 03 Ingreso de contraseña Pantalla principal Esta sección del sistema indica que se ha ingresado exitosamente al mismo. Esta ventana le muestra el estado de la caja (si está abierta o cerrada), el número de cierre, fecha y hora, el último número de la factura emitida y el estado del cierre (si está abierto o cerrado).

9 Ilustración 04 Pantalla Inicial 9

10 Botones de operación Nombre Botón Descripción Menú Se utiliza para acceder a la pantalla de selección de productos y recetas. Mesas Se utiliza para acceder al plano del establecimiento o las listas de mesas. Esta pantalla es mostrada por defecto en todas las versiones del programa. Comandas Se utiliza para acceder a las comandas agrupadas por empleado. Empleados Se utiliza para acceder a la lista del personal del establecimiento que han sido ingresados al sistema. Reservaciones Se utiliza para acceder a la lista de reservaciones. Venta al Detalle Se utiliza para realizar transacciones de ventas rápidas. Actualizar Permite actualizar todos aquellos cambios resientes que se realizaron desde el

11 11 Modulo Manager. Opciones Se utiliza para acceder a las opciones del Módulo de Caja Información de usuario, caja y salida del sistema En esta barra informativa se podrá observar el nombre del usuario que está operando el sistema, nombre de la caja que está facturando y el botón de SALIDA, el cual se utiliza para cerrar el sistema. Ilustración 05 Barra informativa Plano de establecimiento El propósito del mostrar el plano del establecimiento es para visualizar la distribución de las mesas y así permitirle al mesero crear las órdenes al seleccionar una mesa en específico. Existen tres tipos de mesas que el sistema maneja las cuales son: Tipos de mesas Barra Son las sillas que están junto a la barra de un restaurante o bar. En este tipo de mesa se pueden realizar ventas rápidas de productos. En este tipo de mesa no se puede generar una reservación.

12 12 Mesa Representan las mesas del salón del establecimiento (restaurante, centro de diversión, etc.). Una mesa puede ser reservada a nombre de una persona, a una hora predeterminada. En una mesa se puede abrir una o varias cuentas. El límite de cuentas por mesa es configurado mediante el sistema. Mesa de juego Representa una mesa o un juego en un centro de entretenimiento por ejemplo: una mesa de billar o una pista de bolos. Las mesas de juego poseen todas las características de una mesa normal, además permiten la administración el control de tiempo. También a través del plano se puede visualizar el estado de las mesas (ocupada, disponible y reservada), mostrándose de la siguiente manera: Estado Imagen Descripción Mesa disponible Mesa ocupada Mesa reservada Cuando la mesa no tiene ningún color se encuentra disponible, es decir no hay ninguna cuenta abierta. Cuando la mesa tiene el color rojo está en el estado de ocupada, es decir hay una o varias cuentas abiertas. Cuando la mesa esté en el estado de reservada, se

13 13 mostrara una figura de un reloj en la pantalla Mesa disponible Mesa ocupada Cuando la mesa de juego no tiene ningún color alrededor, esto indica que está disponible, es decir no hay ninguna cuenta abierta. Cuando la mesa de juego tiene el color blanco alrededor, esto indica que está en el estado de ocupada y así mismo muestra el tiempo que está transcurriendo Crear orden Paso 1: Seleccione las mesa, la cual se está atendiendo haciendo clic.

14 14 Ilustración 06 Seleccionar mesa Paso2: Seleccione el botón NUEVA ORDEN haciendo clic.

15 15 Paso3: Ilustración 07 Nueva orden Digite el nombre del cliente. En este caso se puede obviar digitar el nombre del cliente. Ilustración 08 Ingresar nombre del cliente Asignar orden al Mesero

16 Existen dos maneras para asignar órdenes al mesero, las cuales pueden ser usadas según la organización del establecimiento. Una es cuando en el establecimiento existe un único punto de venta 3, el cual es operado por una persona y es quien va creando las ordenes y las va asignando al mesero que ha levantado la orden.. La otra manera es cuando en el establecimiento existe un único punto de mesero 4, cual es únicamente para crear órdenes. Los meseros ingresan con un código de acceso y cuando estos crean las órdenes se asignan automáticamente, los meseros deben tener un código de acceso para poder acceder al sistema, Para quien debe crear las cuentas de acuerdo a las solicitudes de los clientes, las cuales serán asignadas automáticamente al mismo a través de su código de acceso del sistema. Esta opción es útil cuando en el establecimiento únicamente una persona es quien realiza las órdenes y al momento de crear la orden puede asignar que mesero realizó la orden de una determinada mesa. Asignar el mesero a la orden se realiza desde el Paso 3 de crear una orden. Hacer clic sobre el menú de mesero y seleccione de la lista el nombre del mesero, después dar clic en el botón aceptar El punto de venta se refiere a un equipo que tiene el sistema Eaiter instalado. 4 El punto de mesero se refiere a un equipo que tiene el sistema Ewaiter instalado con las funcionalidades básicas que necesita un mesero para crear órdenes.

17 17 Ilustración 09 Seleccionar mesero NOTA: Para utilizar esta opción se debe activar desde el MODULO MANAGER en las Opciones de Caja

18 18 Paso4: El botón marcado con un recuadro de color rojo, representa la orden que se creó, la cual va a mostrar el número de la orden, el mesero que la creo y la mesa donde se realizó. Ilustración 10 Nueva orden

19 Menú En esta pantalla del menú se mostrara el detalle de los productos de la orden, en el que se puede observar el número de orden y el nombre del cliente Ilustración 11 Pantalla del menú 1. Barra de los productos más vendidos 2. Categorías de menú 3. Botón para acceder al menú 4. Se muestra el monto del subtotal, descuento, impuesto, servicio y total 5. Botón le permitirá agregar la cantidad de productos que están en la orden

20 20 El menú se mostrará jerárquicamente por categoría, subcategoría y lista de menú, el cual estará organizado según como lo establezca el establecimiento. Al hacer clic en una categoría se mostrarán todas las subcategoría y al hacer clic en una subcategoría se mostrarán la lista de menú. El menú debe crearlo desde el módulo de Manager. Para identificar las comidas, bebidas y otros productos se muestren de diferentes colores: Clores Descripción Todas las comidas se mostrarán color café Todas las bebidas se mostraran en color azul Otros productos se mostraran en color verde Para que los productos muestren estos colores usted debe especifícalo al momento de crear la receta en el Modulo de Manager Agregar productos a la orden Para poder agregar productos a una orden tuvo que realizar previamente una orden en una mesa, al realizar este paso puede continuar con lo siguiente:

21 21 Paso1: Selecciones el botón MENU. Paso2: Ilustración 12 Botón menú Selecciones la categoría del menú, en la cual está el producto que va a introducir a la orden.

22 22 Ilustración 12 Selección de categoría del menú Paso3: Seleccione el producto que va a ordenar. Ilustración 13 Selección producto a ordenar Paso4: Digite la cantidad a ordenar y después hacer clic en el botón Aceptar.

23 Ilustración 14 Cantidad a ordenar 1. Observara que ese botón le ayudara a regresar a las nuevas categorías del menú y agregar un producto de otra categoría. 2. Observara que es esta ventana se podrá ver el precio en las dos diferentes monedas que se definieron y la cantidad en existencia actual. Cuando se agregue a una orden productos que tengan asignado el precio OPEN BAR, al seleccionar el producto el sistema le mandara esta ventana para que pueda seleccionar el precio que desea asignar al producto.

24 24 Ilustración 15 Open bar Después de seleccionar el precio digite la cantidad solicitada y de clic en el botón Aceptar. Usted puede observar que el precio open Bar tiene un valor de cero. Ilustración 16 Cantidad solicitada El PRECIO NORMAL, es el que muestra el menú. El OPEN BAR, es cuando el producto no tiene precio y al momento de la venta este no se carga en la orden ningún monto.

25 Comandar los productos Después de agregar los productos a la orden, estos se deben mandar a comandar. El sistema maneja dos tipos de comandas 5, las cuales son: COMANDA COMIDA y COMANDA BEBIDA, Cuando se agregue a la orden cualquier tipo de bebida se activará la comanda para bebida en caso en que se agregue cualquier tipo de comida se activará la comanda para comida. Paso1: Seleccione el botón REGRESAR OPCIONES MESA. 1 5 Las comandas son ordenes que muestran los productos que se deben preparar ya sea en una cocina o en la barra de un 2 establecimiento que venden comida o bebida. 3 Ilustración 17 Comandar los productos 1. Una vez ingresada la cantidad, el producto se agregara automáticamente a la ORDEN. 2. Botón le permite regresar a las categorías del menú y así ingresar otros productos que están en otras categorías 3. Se puede ver los montos que están incurriendo en la orden a medida que agrega otros productos Comandas

26 26 Cuando las comandas están desactivadas tiene un color morado Cuando las comandas están activadas tienen un color fucsia. Paso2: Seleccione el botón de la comanda que este activo Paso3: Ilustración 18 Botón de comanda Seleccione el botón ENVIAR. El sistema automáticamente mandara a imprimir la comanda a la impresora que está configurada.

27 27 Ilustración 18 Botón enviar para imprimir comanda 3.1.8Opciones de mesa Pantalla de opciones de mesa se podrá observar las órdenes de la mesa entre otras acciones. 3 4

28 Ilustración 19 Opciones de mesa 1. Botón para regresar a las mesas del establecimiento. 2. Botón para acceder al menú. 3. Botón de las opciones de mesa. 4. Es el área donde se mostraran todas las órdenes de una mesa. Opciones de mesa con cuentas abierta Imagen Descripción

29 29 Permite programar una reservación de una mesa en una fecha determinada. Cuando una mesa ha sido reservada el botón reservar aparece deshabilitado. Leer el inciso Realizar reservaciones de Mesas. Permite crear varias órdenes en una misma mesa. Permite eliminar una orden en una mesa en caso que sea necesario. Esta opción permite pasar una orden a una mesa a otra. Para trasladar una orden, el usuario debe de seleccionar la mesa que tiene la orden que va a trasladar, seleccione el botón Trasladar Orden, luego aparecerán todas las mesas del establecimiento, seleccione la mesa donde va a trasladar la orden y automáticamente el sistema pasará la orden a la mesa seleccionada. Este botón sirve para imprimir la cuenta a fin de entregarla al cliente para su revisión antes de ser facturada. Permite unir dos órdenes que se encuentren abiertas en una sola orden y de esta forma poder facturarlas en una sola factura. Para juntar dos órdenes el usuario debe hacer clic en el botón Juntar Ordenes, luego aparecerá la lista de todas las Órdenes y después seleccione la Orden que desea juntar.

30 30 Permite eliminar los productos de la orden, esto es útil en caso de que ocurra una equivocación por parte del mesero en el momento de asignar productos a la orden, o cuando el cliente ya no desee lo que solicitó. El acceso a esta opción puede ser configurado para ser solamente accedida por el supervisor. Este botón sirve para eliminar aquellos productos de la orden que fueron rechazados por el cliente, ya sea porque no le gusto la comida. El acceso a esta opción puede ser configurado para ser solamente accedida por el supervisor. Permite asignar a una orden un cliente VIP. Al presionar este botón, Aparecerá pantalla de introducción del código de cliente VIP. Al asignar la cuenta al cliente VIP, el sistema automáticamente asignará los descuentos en los productos y tiempos de renta de juegos, siempre y cuando estos descuentos estén permitidos por el sistema y los precios de los productos o de los juegos no se han promociónales. Reasigna la cuenta al cliente normal. Este botón le permite separar una orden de una mesa en dos o más órdenes. Para separar las ordenes deberá crear una o la cantidad de ordenes en las que se dividirá la cuenta original, seleccione la orden de la cual desea sustraer los productos, seleccione de la pantalla de detalle de factura el producto que desea transferir, presione o de clic sobre el botón separar órdenes y seleccione la orden a la cual se hará la transferencia de productos. Aparecerá en la pantalla una ventana donde

31 31 deberá digitar la cantidad del producto que selecciono, al final de clic en aceptar. Repita el mismo procedimiento en el caso de más de una orden. Para asignar o cambiar el mesero de una orden seleccione o clic sobre el botón CAMBIAR MESEROS, aparecerá la pantalla la ventana de lista de empleados. Seleccione el mesero presionando el botón con su nombre. Permite mandar todas las órdenes de comida a la cocina. Permite mandar las órdenes de bebida en la barra o cocina. Le permite ver la lista comandas de una orden que están pendientes en una cuenta. Para ver las Comandas disponibles seleccione la orden cuyas comandas desea ver y luego seleccione o de clic sobre el botón Mostrar Comandas. Cuando se crea una orden para una mesa de juego, se mostrarán las siguientes opciones que permite controlar el tiempo Opciones de mesa de juego con cuenta abierta

32 32 Para asignar tiempo puede utilizar los siguientes botones: Tiempo Corrido, Fijo 30 minutos, Fijo 1 hora, Fijo 2 hora, Fijo 3 hora. En caso que el tiempo del juego se haya terminado y el cliente desea continuar jugando seleccione el botón Nuevo Tiempo para establecer otro periodo de juego. En caso que el cliente por alguna razón deja el juego por un momento y desea no esté corriendo el tiempo seleccione el botón Parar Tiempo. En caso que el usuario no le asigno el tiempo que solicito el cliente, utilice el botón Cancelar Tiempo y crear otro nuevo tiempo Realizar reservaciones de mesas En este módulo se darán los pasos para realizar reservaciones de mesas. Paso1: Selecciones la mesa en la que va a realizar la reservación.

33 33 Ilustración 20 Selección de mesa Paso2: Seleccione el botón RESERVAR.

34 34 Ilustración 21 Botón reservar Paso3: Seleccione la fecha de la reservación. Ilustración 22 Fecha de reservación Paso4: Seleccione la hora de la reservación.

35 35 Ilustración 23 Hora de reservación Paso5: Digite el nombre del cliente. Ilustración 24 Nombre del cliente de la reservación Paso6:

36 36 Selección el botón aceptar. Ilustración 25 Realizar la reservación Imagen Descripción Cuando sea el día la mesa se mostrará con un color Amarillo, el cual indica que la mesa está reservada Facturación El sistema presenta diferentes operaciones que le permitirán al establecimiento realizar la facturación de las órdenes de acuerdo a la forma de pago que tenga disponible el cliente. Estas formas de pago pueden ser en moneda local, dólares o cualquier otro tipo de moneda, de igual manera se puede realizar pagos con tarjetas de crédito en cualquiera de las dos monedas definidas. También se puede facturar una cuenta con una convención de formas de pagos, es decir una parte puede ser pagada en efectivo la otra con tarjeta Crédito o una parte en córdobas y la otra en dólares.

37 Factura una orden de una mesa Paso1: Seleccione la mesa donde se va a facturar la orden. Ilustración 26 Selección de mesa para facturar Paso2:

38 38 Seleccione el botón FACTURAR. Ilustración 27 Botón facturar Ventana de facturación En la parte superior de la ventana de facturación usted podrá observar el tipo de cambio, el monto del total a pagar (este se mostrará en las dos diferentes monedas que están definidas en el sistema), el crédito disponible (este se va a mostrar cuando se asigne un crédito a un cliente vip en una orden), Total pago (es la cantidad de dinero con la que pago la orden), Restante (Es la cantidad que falta para completar el monto total a pagar) y Cambio (Es el monto sobrante para entregar al cliente)

39 39 La ventana de facturación presenta los siguientes botones. Botones de la ventana facturación Botones Descripción Permite realizar el pago de la factura en Córdoba. Permite realizar el pago de la factura en Dólar. Permite realizar el pago de la factura en Tarjeta de Crédito, sin conexión con el pos de Credomatic.. Permite realizar el pago de la factura con las tarjetas Credomatic. Pos de Credomatic conectado.

40 40 Permite realizar facturación al crédito para los clientes VIP. Permite quitar el servicio de restaurante a un cliente. Permite retirar de la cuenta el cobro de propina. Solo presione el botón y el monto porcentual cobrado en concepto de propina será retirado de la cuenta. Permite restablecer la facturación cuando ocurre un error. Permite agregar el monto a facturar. Permite disminuir la cantidad del monto a facturar. Permite realizar la operación de facturación y al mismo tiempo imprime la factura. Permite no continuar con la transacción y cerrar la ventana Facturación en efectivo Paso1:

41 41 Para realizar un pago en efectivo puede realizarlos en las dos monedas que están definidas en el sistema. En este ejemplo se puede seleccionar el pagar la orden en dólares o córdobas. La moneda seleccionada esta en color verde. Paso2: Digite el monto a pagar. Como se puede ver en este ejemplo el monto a pagar en córdobas es C$378.24, entonces vamos a suponer que el cliente paga con C$400. Paso3: Una vez que haya digitado el monto seleccione el botón +. Paso4: Esta ventana le permite registrar el cambio. Selección el botón para especificar en qué moneda se registrara el cambio. Para nodo de ejemplo se seleccionará la moneda C$. Paso5: Selecciones el botón FACTURAR.

42 Facturación con crédito Facturar con tarjeta de crédito Venta al detalle Empleados Opciones Ingresar inventario Ingresar bonificación Agregar gastos fijos Clientes prepagos

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