LA IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA EMPRESA PORCINA. RUBEN HUERTA C. 27 DE SEPTIEMBRE DE 201 8

Transcripción

1 LA IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA EMPRESA PORCINA. RUBEN HUERTA C. 27 DE SEPTIEMBRE DE 201 8

2 En México las actividades ganaderas registran escasos márgenes de utilidad Bajo uso de innovaciones tecnológicas Falta de administración de la granja Altos costos de insumos Baja capacitación Falta de bioseguridad EFICIENTES Y RENTABLES (Aguilar et al. 2001)

3 ADMINISTRACIÓN Es un proceso cuyo propósito es hacer más eficiente la utilización de los recursos naturales, humanos, económicos y técnicos de la granja mediante una planeación estratégica.

4 PROCESO ADMINISTRATIVO Son las funciones básicas sistemáticas del gerente de la granja para lograr las metas de la empresa porcina

5 PLANEACIÓN Determinación del conjunto de objetivos y los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos. (Ernest Dale) Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de la utilización racional de los recursos.

6 DÓNDE ESTAMOS? PLANEACIÓN ESTRATÉGICA HACIA DÓNDE VAMOS? Cómo lograrlo? QUÉ SE QUIERE SER?

7 PLANEACIÓN Factibilidad Objetividad Cuantificación Estrategias Planes: Esquemas detallados de lo que habrá de hacerse.

8 PLANEACIÓN Largo plazo Mediano plazo Corto plazo ESTRATEGICA TACTICA OPERATIVA Dirección Gerencia Supervisión

9 Objetivos Son los fines que se persiguen, deben ser realizables y medibles. PRESUPUESTOS Son los valores de las variables productivas que se esperan en un tiempo determinado.

10 PRESUPESTOS DE PRODUCCIÓN Los presupuestos se establecen de acuerdo a: o Tamaño de granja Sistema de producción Nivel de tecnificación Línea genética

11 BASES PARA CALCULAR PRESUPUESTOS CICLO REPRODUCTIVO DE LA CERDA. Gestación 115 Días. Lactancia 24 Intervalo destete servicio 7 Días abiertos 6 Total días 152 Ciclo en semanas = = 21.7

12 CALCULO DE SERVICIOS POR SEMANA PARA GRANJA DE1000 CERDAS Cerdas en producción NSPS = + Infertilidad % Ciclo reproductivo NSPS = 1000 cerdas 21.7 semanas + 10 % NSPS = = X Partos por semana = 50.6 X 90% = 45.54

13 PARAMETROS PPTO SEM PPTO 4 SEM PPTO AÑO 1 HEMBRAS EN PRODUCCION TOTAL DE SEMENTALES SERVICIOS EN NULIPARAS SERVICIOS EN REPETIDORAS OTROS SERVICIOS (DESTETADAS) TOTAL DE SERVICIOS HEMBRAS MULTIPARAS VACIAS > 7 DIAS GESTACIONES NEGATIVAS A 35 DIAS GESTACIONES NEGATIVAS A 60 DIAS ABORTOS HEMBRAS DESECHADAS HEMBRAS MUERTAS % ANUAL DE HEMBRAS MUERTAS SEMENTALES DESECHADOS SEMENTALES MUERTOS ENTRADA DE SEMENTALES CONSUMO DE ALIMENTO KG. PIE DE CRIA 20,927 83,709 1,088, PARTOS

14 PARAMETROS PPTO SEM PPTO 4 SEM PPTO AÑO 19 % DE FERTILIDAD SERVICIO / PARTO TOTAL DE LECHONES NACIDOS PROMEDIO TOTAL DE LECHONES POR CAMADA LECHONES NACIDOS VIVOS PROMEDIO LECHONES NAC. VIVOS LECHONES NACIDOS MUERTOS % DE LECHONES NACIDOS MUERTOS MOMIAS % DE MOMIFICADOS MUERTOS EN MATERNIDAD TOTAL % MUERTOS EN MATERNIDAD INVENTARIO LECHONES MATERNIDAD HEMBRAS DESTETADAS L. N. V. DE CAMADAS DESTETADAS LECHONES DESTETADOS PROM. DE LECHONES DESTETADOS EDAD AL DESTETE PESO PROM. AL DESTETE DESTETADOS HEMBRA AÑO PERMANENCIA EN DIAS EN DESTETE MUERTOS EN DESTETE % DE MUERTOS EN DESTETE

15 PARAMETROS PPTO SEM PPTO 4 SEM PPTO AÑO 41CONSUMO DE ALIMENTO EN DESTETE KG. 13,588 54, ,576 42PESO PROMEDIO AL SALIR DEL DESTETE GANANCIA DIARIA DE PESO EN DESTETE KG INVENTARIO EN DESTETE CERDOS PASADOS A ENGORDA EDAD PROMEDIO AL SALIR MUERTOS EN ENGORDA % DE MUERTOS EN ENGORDA CERDOS FINALIZADOS VENDIDOS EDAD PROMEDIO DE VENTA PESO PROMEDIO DE VENTA GANANCIA DIARIA DE PESO ENGORDA KG PERMANENCIA EN DIAS EN ENGORDA INVENTARIO EN ENGORDA CONSUMO DE ALIMENTO EN ENGORDA KG. 134, ,974 6,993,659 56% MORTALIDAD GLOBAL NAC. A VENTA TOTAL DE ALIMENTO CONSUMIDO KG. 169, ,035 8,788,450 58INVENTARIO TOTAL DE CERDOS 14,267 14,267 14,267 59TOTAL DE KILOS VENDIDOS CERDOS FINALIZADOS 64, ,776 3,351,082 60CONVERSION ALIMENTICIA GLOBAL PARTOS / HEMBRA / AÑO CERD. VENDIDOS / HEMBRA / AÑO KILOS VENDIDO / HEMBRA / AÑO 3,351 3,351 3,351 64PRECIO DE VENTA KG. $31.00 $31.00 $ IMPORTE VENTA CERDOS FINALIZADOS $1,997, $7,991, $103,883, COSTO PROMEDIO DEL ALIMENTO KG. $6.80 $6.80 $ COSTO TOTAL POR SEMANA $1,532, $6,129, $79,681, COSTO DE PRODUCCION POR KILO DE CERDO $23.78 $23.78 $23.78

16 PARAMETROS PPTO SEM PPTO 4 SEM PPTO AÑO HEMBRAS EN PRODUCCION TOTAL DE SERVICIOS PARTOS LECHONES NACIDOS VIVOS LECHONES DESTETADOS DESTETADOS HEMBRA AÑO CERDOS FINALIZADOS VENDIDOS EDAD PROMEDIO DE VENTA PESO PROMEDIO DE VENTA CONVERSION ALIMENTICIA GLOBAL PARTOS / HEMBRA / AÑO CERD. VENDIDOS / HEMBRA / AÑO KILOS VENDIDO / HEMBRA / AÑO 3,351 3,351 3,351

17 ANALISIS DE RESULTADOS Presupuestos vs. Resultados Cuantificar las diferencias Buscar las causas que dieron origen a la variación Acciones para la solución de problemas

18 COMO RESOLVER LOS PROBLEMAS? Análisis de los problemas con todo el personal de la granja. Revisar las rutinas de manejo Diagnóstico (clínico y en laboratorio) Seguimiento a los programas de vacunación. Programas de medicación.

19 APOYO ESTADÍSTICO Crear bases de datos ( hojas de calculo). Uso de programas estadísticos. Comparativos de medias. Análisis de varianza. Coeficiente de variación.

20 Invariante Investigativa Variables Respuesta Y 1, Y 2,.. Y p Granja Factores F 1, F 2,.F k Y i r j = F 1 r + F 2 r.. F k r γ 1 r j = μ 1 + α 1 r + ε 1 r j

21

22 Problema Revisión Bibliográfica Objeto de estudio Identificación del Sistema Producción Intelectual Hipótesis Objetivos Modelo Conducción Experimental y Muestreo Variable Respuesta Factor en Estudio Factores no estudiados Objetivos Hipótesis Error experimental Herramienta Análisis Estadísticos Interpretación Conclusiones Figura 1

23 ORGANIZACION Cómo se va a lograr el proceso? Estructura intencional de funciones de una empresa Descripción de puestos

24 Etapas de organización del trabajo División del trabajo Jerarquización Organización Departamentaliz ación Coordinación Descripción de funciones

25 Organigrama de la empresa Dirección Gerencia producción Gerencia administrativa Sitio uno Sitio dos Sitio 3 Contabilidad

26 MANUAL OPERATIVO Incluirá Establecimiento de procesos Inducción a nuevo personal Capacitación continua Indicadores productivos Periodicidad de evaluaciones en cada área

27 1.- Definir funciones Estructura ORGANIZACIONAL 2.- Definir procesos 3.- Descripción de puestos 4.- Perfil del puesto

28 FUNCIONES Y PROCESOS Qué se hace? Cómo se hace? Con qué se hace? Dónde se hace? Cuánto tiempo?

29 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Realizar el agrupamiento de las funciones por similitud Establecer los puestos por actividades. Elaborar el diseño de la estructura de la empresa (organigrama).

30 PERFIL DEL PUESTO Experiencia requerida Preparación profesional Habilidades mentales Habilidades técnicas (uso de maquinaria y equipo) Características físicas (género, edad, etc.) Actitud de las personas

31 DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE TRABAJO Documento: Fecha de Emisión: Última Revisión: GERENCIA PRODUCCION JULIO 2017 Vigencia: Puesto: Área: GRANJAS PORCINAS GERENTE DE PRODUCCION Departamento: PRODUCCION 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO NOMBRE DE PUESTO: GERENTE DE PRODUCCIÓN DIRECCIÓN: GERENCIA: SUPERIOR INMEDIATO: HORARIO: PUESTOS SUBORDINADOS: AREA PORCINA PRODUCCIÓN DIRECTOR ABIERTO ENCARGADOS DE SITIOS DE PRODUCCIÓN OBJETIVO(S) DEL PUESTO: LOGRAR LA MAXIMA EFICIENCIA EN LOS SISTEMAS DE PRODUCCION Y ADMINISTRACION PARA OBTENER LA MAYOR RENTABILIDAD POSIBLE.

32 2. ORGANIGRAMA DIRECTOR GERENTE PRODUCCIÓN ENCARGADO DE SITIO UNO ENCARGADO DE SITIO DOS ENCARGADO SITIO TRES

33 3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO Funciones Principales: Prioridad Seguimiento de los resultados productivos. Vigilancia del programa sanitario. Revisión de gastos de producción Analizar precios de materia prima para la planta de alimentos. Seguimiento a los programas de alimentación Revisar el proceso de la elaboración de fórmulas alimenticias Análisis de los programas genéticos. Análisis de construcciones, equipamiento y remodelación de instalaciones Seguimiento a nuevos proyectos de inversión Análisis de precio de venta. Revisión de la cartera clientes Reunión de KPI (indicadores clave de desempeño) Reunión de Producción Reunión Gerencial Funciones Secundarias o de Soporte: Costos de producción, atención proveedores. Prioridad

34 4. INDICADORES DE DESEMPEÑO Indicador Unidad de Medida Frecuencia Costo de producción $ Mes Responsable Kilos vendidos hembra año Kilo mes

35 5. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Nombre de Junta Frecuencia Duración Horario 1. Reunión de tesorería Semanal 60 min. Miércoles, 9:00 Hrs. 2. Reunión de KPI Semanal 60 min. Miércoles 10:00 Hrs. 3. Reunión de Producción Semanal 180 min. Miércoles, 11:00 Hrs. 4. FORO sitios Quincenal 40 min. 4. Consejo de Producción Quincenal 60 min.

36 6. SEMANA TÍPICA DEL PUESTO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO Mañana Revisión de resultados productivos semanales Seguimiento programas sanitarios seguimiento programas de nutrición Planta de alimentos Reuniones gerenciales Revisión de requisiciones Tarde Revisión de gastos Análisis de reportes Atención a consultores, proveedores según programa de citas

37 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 7. CALENDARIO ANUAL DE ACTIVIDADES Actividades 1 Presupuestos de producción X X

38 8. PERFIL DE HABILIDADES DE GESTIÓN VARIACIÓN MÁXIMA IDEAL POR FACTOR E.L. Estilo de Liderazgo 80% E.E. Establecer Expectativas 80% MOT Motivar 80% PLA Planear 80% TAC Toma de Acciones Correctivas 80% IYM Implementar y Monitorear 80% AHC Actitud al Cambio 80% REP Reportar 80% E.L. 80% 70% IYM REP 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% MOT TAC PLA AHC E.E.

39 LIDERAZGO Trabaja de una manera ordenada y cooperativa con sus colegas, y no con la idea de ese no es mi problema y no me corresponde No exige respeto por su autoridad, sino que se lo gana en base a sus conocimientos y como los trasmite. Propicia el respeto, no permite hablar mal de sus compañeros. Proporciona un ambiente adecuado de trabajo: o Comunicación en ambos sentidos. o No existen los favoritismos o Honestidad irreprochable o Puede ir con el jefe a tratar cualquier cosa o Enseña con el ejemplo

40 MOTIVACIÓN Está convencido que alcanzar objetivos en el trabajo diario es un motivador para la gente, y los establece y comunica por esta razón. Solicita ideas al personal respecto a la solución de los problemas que van aconteciendo, así como para simplificar y mejorar la forma en la que se desempeña el trabajo en el día con día. Involucra al personal en las noticias y logros de la empresa. Reconoce que la motivación del personal es responsabilidad del líder de un grupo de trabajo, y no sólo de la empresa mediante programas de capacitación, incentivos, etc.

41 TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS Identifica las desviaciones en los indicadores e investiga las razones con objeto de corregirlas y entender las causas. Da retroalimentación al personal acerca de su trabajo, tanto cuando lo hace bien como cuando lo hace mal, y establece la generación de compromisos de mejora. Confronta a la persona cuando se encuentra un resultado o desempeño inaceptable con el fin de hacerle ver la situación, escucha las razones y obtiene un compromiso personalizado de que no se volverá a repetir el problema. Busca soluciones y compromisos, no solamente culpables.

42 ACTITUD HACIA EL CAMBIO Acepta que se pueden mejorar los resultados de su área, y busca la forma de lograrlo. Considera las críticas de sí mismo en base a lo que se le dice y no en base a quién lo dijo. Solicita retroalimentación y críticas constructivas de las labores desempeñadas. Mantiene la ideología de que todo sistema operativo ya sea social, de trabajo, de control, etc. puede ser mejorado y tiene un proceso de mejora continua siempre. Mantiene una actitud de superación constante tanto propia como de su personal. Está convencido que se viven tiempos de constante cambio y que se debe estar actualizado siempre.

43 ESTABLECIMIENTO DE EXPECTATIVAS Comunica claramente a su personal lo que espera en términos del volumen y ritmo de trabajo, manejo y trato con los clientes, normas de higiene, comportamiento y vestimenta en el trabajo. Establece objetivos claros, medibles y retadores pero alcanzables. Explica a su personal lo que tiene que hacer, el porqué de su trabajo y el tiempo que se requiere para concluirlo. Compara los objetivos trazados con los resultados obtenidos con una frecuencia adecuada, y busca las razones del no cumplimiento en conjunto con su personal.

44 PLANEACIÓN Planea su día de trabajo de acuerdo a los objetivos y metas, así como la carga de trabajo: Verifica que su gente cuente con los recursos requeridos. Asigna adecuadamente el trabajo a su personal. Da seguimiento al plan del día con base a indicadores de acción y resultados. Prepara planes de actividades personalizados para su equipo antes de que estos se incorporen a trabajar. Mantiene registros de actividades concluidas y pendientes por realizar.

45 IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO Da seguimiento constante a la forma en la que desempeña su trabajo el personal a su cargo, y verifica que todo vaya bien respecto a lo planeado. Identifica oportunamente cualquier desviación del plan. Valida continuamente con el personal durante el desarrollo de sus actividades del día con día. Audita continuamente que se estén realizando las cosas como se acordaron. Genera un ambiente adecuado de trabajo para identificar el cumplimiento de las asignaciones y responsabilidades del personal a su cargo.

46 REPORTAR Utiliza los reportes como herramienta de análisis para detectar las causas de desviación en los planes fijados. Utiliza los reportes para tomar acciones preventivas y correctivas. Evalúa el desempeño de su personal y el suyo propio en base a los reportes generados. Retroalimenta a sus subordinados de los resultados y comportamiento obtenido. Se preocupa por que la información que se presenta sea de calidad. Está convencido que lo que se mide se controla y lo que se controla se mejora.

47 Técnicas de Negociación y Comunicación Planeación estratégica Administración de proyectos Capacitación y Adiestramiento Idiomas Administración de Personal Modelo de Admón. Por Objetivos Regulaciones Industriales (afines) Sistemas de mantenimiento (TPM) Sistemas Informáticos (ERP, Office) Sisemas de abastecimiento, logística y distribución Procesos Productivos (afines) Regulación ISO y sistema de aseguramiento de calidad Sistema Contable Equipos Autodirigidos y Empowerment Evaluación de Perfiles y Aptitudes 9. PERFIL DE CONOCIMIENTOS CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Deber Ser

48 EDAD SEXO ESTADO CIVIL ESCOLARIDAD EXPERIENCIA PROFESIONAL RESIDENCIA DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR HORARIO SUELDO SUGERIDO PRESTACIONES PERIODO DE PRUEBA REQUISITOS CUALITATIVOS PERFIL FÍSICO VESTIMENTA 10. PERFIL DESCRIPTIVO DEL PUESTO >30 AÑOS MASCULINO CASADO PREFERENTE MEDICO VETERINARIO ZOOTECNISTA 5 AÑOS DE EXPERIENCIA DIRIGIENDO PROCESOS PRODUCTIVOS EN EMPRESAS PORCINAS LOCAL SI ABIERTO A NEGOCIAR SEGÚN APTITUDES A NEGOCIAR 6 MESES LIDERAZGO, ORGANIZACIÓN, ORGANIZADO, ALTA DISPOSICION INDISTINTO FORMAL

49 USO DE REGISTROS Orientar en el cumplimiento de las metas. Establecimiento de medidas correctivas. Prevención de contingencias. Diseño de acciones alternativas.

50 COSTOS DE PRODUCCIÓN Alimento Energía M. de Obra Equipo Instalaciones Genética Sanidad Financiero Otros

51 RENTABILIDAD DE LA EMPRESA PARAMETROS PPTO SEM PPTO 4 SEM PPTO AÑO HEMBRAS EN PRODUCCION CERDOS FINALIZADOS VENDIDOS EDAD PROMEDIO DE VENTA PESO PROMEDIO DE VENTA PARTOS / HEMBRA / AÑO CERD. VENDIDOS / HEMBRA / AÑO KILOS VENDIDO / HEMBRA / AÑO 3,351 3,351 3,351 PRECIO DE VENTA KG. $31.00 $31.00 $31.00 IMPORTE VENTA CERDOS FINALIZADOS $1,997, $7,991, $103,883, COSTO PROMEDIO DEL ALIMENTO KG. $6.80 $6.80 $6.80 COSTO TOTAL POR SEMANA $1,532, $6,129, $79,681, COSTO DE PRODUCCION POR KILO DE CERDO $23.78 $23.78 $23.78 UTILIDAD BRUTA $465, $1,861, $24,201,592.66

52 7 PASOS PARA SER UNA GRANJA EXITOSA 1. Visión de largo plazo y de un plan para alcanzarla. 2. Programa de comercialización basado en la dinámica del mercado. 3. Plan de producción. 4. Sistema de registros y controles productivos y económicos. 5. Evalúa sus procesos y resultados. 6. Dispone de un plan de mejoramiento continuo. 7. Disposición permanente de cambio.

53 GRACIAS POR SU ATENCIÓN