ANEXO. Sugerencias para incorporar las obligaciones fiscales dentro de los sistemas contables.

Transcripción

1 ANEXO Sugerencias para incrprar las bligacines fiscales dentr de ls sistemas cntables. Intrducción. En esta sección buscams dar algunas sugerencias y punts a cnsiderar para que la Cntabilidad Fiscal pueda incrprarse al sistema cntable de las empresas. N es una receta única, sn sól cmentaris de ayuda. Primera parte. Catálg y balanza. Preparación del catálg de cuentas que se enviará al SAT. Cada cntribuyente elabra su catálg de cuentas según sus necesidades infrmativas y perativas. Antes de su enví al SAT, se sugiere depurar previamente el catálg de cuentas de la empresa. Tener presente l siguiente: 1. Cnsiderar el códig más aprpiad según la naturaleza y prepnderancia de la cuenta subcuenta del catálg. 2. Asciar las cuentas a nivel mayr y subcuentas a primer nivel. 3. En cas de que el catálg del cntribuyente genere cuentas de mayr, cada una de ellas se asciará a nivel de subcuenta del primer nivel del códig. 4. Es imprtante depurar el catálg del cntribuyente y dejar únicamente las cuentas que estén activas eliminand las que han dejad de utilizarse. 5. Las cuentas que agrupen varis cncepts, n deben cnsiderarse cuentas de mayr ni subcuentas de primer nivel. Otrs punts imprtantes sn: La preparación del catálg es crucial, un buen catálg debe cnsiderar las necesidades del códig agrupadr del SAT. El catálg respnde a las necesidades del usuari. L anterir hace que se presenten en diversas frmas. Ejempls: Algunas empresas acstumbran incluir dentr de ls niveles del catálg de cuenta a ls centrs de csts, tras l hacen en un segment distint al catálg. En resultads, las cuentas pueden clasificarse en base a: 1

2 Su función: Csts de venta, gasts de venta, gasts de administración, etc. Su naturaleza: Depreciacines, cmisines, hnraris, mantenimient, etc. Una cmbinación de ambs. Las empresas nrmalmente cuentan cn la infrmación a nivel de cuenta de mayr. Su cncept es similar al que presenta el códig agrupadr del SAT. A nivel de subcuentas hay fuertes diferencias. El Catálg agrupadr del SAT slicita: En las cuentas clectivas de balance infrmación de: Partidas en mneda nacinal extranjera. Cuentas subcuentas que manejen dats de peracines cn partes relacinadas. Cuentas subcuentas que manejen cada un de ls rubrs de impuests pr cbrar/recuperar pr pagar. En las subcuentas de resultads está slicitand la infrmación clasificand las cuentas pr su naturaleza. La infrmación anterir existe en el catálg de las empresas per n necesariamente cm un primer nivel de subcuenta. Puede ser el primer, el segund algún tr nivel del catálg dnde aparezca el dat slicitad pr el SAT. Qué pdems hacer al respect? Una primera slución cnsiste en enviar el catálg de la empresa hasta el nivel de detalle dnde se encuentre la infrmación que slicita el SAT. La ventaja es que el catálg n requiere ninguna mdificación agrupación. La desventaja, en una empresa mediana dnde ls dats del SAT se encuentren a un tercer cuart nivel, va a prvcar que se envíen miles de subcuentas. L más grave, al ser la infrmación tan detallada, cada vez que se agregue alguna subcuenta en cualquiera de ls tres niveles, va a bligar al cntribuyente a vlver a enviar su catálg al SAT, cn las cuentas subcuentas que agregams. Prpuesta de trabaj. Una segunda slución, sería incrprar un pas intermedi entre el catálg de la empresa y el slicitad pr el códig agrupadr del SAT Las empresas deben analizar a fnd la estructura de sus subcuentas y sus distints niveles, tant en balance cm en resultads. Deben tener presente que el nivel de infrmación prprcinad queda cm base para seguir enviand ls reprtes cntables a futur. 2

3 Ejempls: En resultads: Algunas empresas acstumbran diseñar su catálg de cuentas de resultads abiert cn tds ls prrrates departamentales 1. Si este es el cas, cada vez que agreguen una cuenta departamental deberán reprtarla al SAT. En cambi, si simplifican y eliminan ls departaments, ls reprtes adicinales al SAT serán mínims. En balance: Si en cuentas pr cbrar tman ls ds niveles que slicita el SAT: Mneda nacinal y mneda extranjera, se van a evitar estar enviand mdificacines del mism en el añ. L que haríams es agrupar, en ese pas, nuestra infrmación cntable al nivel de detalle slicitad el SAT. Para ell estaríams buscand una presentación del catálg, a la que llamarems catálg intermedi, en la cual su resultad sería: A nivel de cuenta de mayr: Se respetaría el 100% de nuestras cuentas cntables. A nivel de la subcuenta de primer nivel, la infrmación de ls distints niveles de subcuentas quedaría agrupada en función a l slicitad pr el SAT. Para cumplir cn este bjetiv, nuestr sistema cntable requiere agregar una pción adicinal que permita presentar nuestr catálg de cuentas cm sigue: A nivel de cuenta de mayr la presentación es la misma. A nivel de subcuentas, el sistema deberá permitir ds presentacines: a. La que utiliza internamente la empresa. b. La agrupación más cercana a la que se muestra en el catálg del códig agrupadr del SAT. Esta segunda presentación sería la que estaríams vinculand cn el códig agrupadr de las autridades fiscales. Cn l anterir estaríams estandarizand la clasificación de nuestras cuentas y subcuentas cn ls cncepts del códig agrupadr 2, del SAT. Ejempls: a) Veams qué es l que pdems hacer cn las cuentas de bancs. En un primer cuadr estams presentand la infrmación del catálg de la empresa. La cuenta de bancs se presenta en cuatr niveles. Es hasta el cuart nivel dnde se clasifica pr el tip de mneda. 1 En el cas de cnstructres l hacen adicinalmente pr cada bra que manejan, l que hace crecer aún más su catálg. 2 El Catálg de cuentas se puede ver en ls apartads A y B del Anex 24 publicad pr el SAT. 3

4 En un segund cuadr presentams el códig agrupadr del SAT, dnde busca sól la separación de las subcuentas de bancs en función al tip de mneda. En el tercer cuadr vems la presentación sugerida del catálg de cuentas de la empresa cmbinad cn las necesidades de infrmación del SAT. El númer de cuenta se respeta, l que se cambia es la presentación en el primer nivel del catálg al tip de mneda. Ls resultads sn: Estructura catálg empresa Catálg empresa Catálg códig agrupadr del SAT Catálg "intermedi" empresa agrupand subcuentas A) En Bancs Cuenta Cncept nivel códig Cncept Cuenta Cncept Códig agrupadr Nivel 1 Cuenta de mayr 1000 Bancs B anc s Nivel 1 Cuenta de mayr 1000 Bancs 102 Nivel 2 Institución bancaria 01 Banamex Bancs nacinales Nivel 2 tip mneda 01 Bancs nacinales BBVABancmer Bancs extranjers 02 Bancs extranjers Banrte Nivel 3 Númer de cuenta "Se abre un registr pr cada cuenta" Nivel 4 Tip d e mneda 01 Nacinal 02 Dlares etc. Ahra veams que sucede cn la balanza de cmprbación. Una vez que se ha lgrad generar la tabla intermedia, la balanza de cmprbación se tendría que agrupar internamente en función a esa nueva presentación y así se enviaría al SAT. En el primer cuadr vems la balanza de cmprbación agrupada cnfrme a ls cuatr niveles que la empresa utiliza en su infrmación interna. En este cas, cada vez que se aumente una subcuenta en cualquiera de ls cuatr niveles utilizads se debería reprtar al SAT un nuev catálg. En el segund cuadr, la nueva presentación, al cambiar el rden de ls niveles del catálg sól hace necesarias ds subcuentas, las cuales ya n tendrán cambis en el ejercici y, pr l mism, n tendríams que enviar mdificacines del catálg al SAT. Ls resultads sn: Balanza de cmprbación "nrmal" Empresa Balanza de cmprbación "Intermedia" Empresa Cuenta Cncept Sald Cuenta Cncept Sald Códig agrupadr Banamex, cta 5350 M.N. $14, Bancs $29,086, Banamex, cta M.N. $2,154, Bancs M.N. $25,489, Banamex, cta M.N. $5,143, Bancs M.E. $3,596, Banamex, cta M.N. $714, Banamex, cta DLLS. $55, BBVABancmer cta 456 $4,308, BBVABancmer ct 5867 $10,287, BBVABancmer cta as56 $1,429, BBVABancmer cta re455 DLLS $111, Banrte cta 5678 $1,436, Banrte cta fred 456 DLLS $3,429,050 Cta 1000 $29,086,104 La infrmación es la misma, l únic que cambiams es su presentación. 4

5 b) Ahra verems un segund ejempl cn la cuenta de clientes. En el primer cuadr presentams la infrmación del catálg de la empresa. La cuenta vuelve a presentar cuatr niveles. En el tercer nivel se distinguen las peracines cn partes relacinadas y en el cuart nivel se clasifican las partidas pr tip de mneda. En el segund cuadr aparece el códig agrupadr del SAT, el cual busca sól la separación de las subcuentas de bancs en función al tip de mneda y las peracines cn partes relacinadas. En el tercer cuadr vems la presentación del catálg de cuentas de la empresa cmbinad cn las necesidades de infrmación del SAT. El númer de cuenta se respeta, l que cambia es el rden de presentación de las subcuentas. Pnems en el primer nivel del catálg las peracines relacinadas cn partes relacinadas y el tip de mneda en que se celebran. Ls resultads sn: Estructura catálg empresa Catálg empresa Catálg códig agrupadr del SAT Catálg "intermedi" empresa agrupand subcuentas B) En Clientes y dcuments pr cbrar Códig agrupadr Nivel 1 Cuenta de mayr 1100 Clientes C lientes Nivel 1 Cuenta de mayr 1100 Clientes 105 Nivel 2 Númer intern del cliente 0001 Cliente A&&&&&& Clientes nacinales Nivel 2 tip de mneda y OPR.s 01 Clientes nacinales hasta Clientes extranjers 02 Clientes extranjers Cliente Z&&&&&& Clientes nacinales parte relacinada 03 Nivel 3 Tip de venta 01 Menude Clientes extranjers parte relacinada Mayre 03 Parte relacinada Nivel 4 Tip d e mneda 01 Nacinal 02 Dlares etc. Clientes nacinales parte relacinada Clientes extranjers parte relacinada Al llevar estas mdificacines a la balanza de cmprbación y cmpararlas, vems cm en la presentación interna de la balanza se pueden ver ls cuatr niveles que se utilizan. Cada vez que se aumente una subcuenta en cualquiera de ls cuatr niveles utilizads se debería reprtar al SAT un nuev catálg. En la segunda presentación, al cambiar el rden de ls niveles del catálg, sól sn necesarias cuatr subcuentas, las cuales ya n tendrán cambis en el ejercici. Ls resultads sn: c) Un tercer, y últim ejempl, l harems cn una cuenta de gasts de venta del estad de resultads. Pr la extensión de la infrmación de la empresa, el ejempl l desarrllams sól en tres tips de gasts: Teléfns, cmbustibles y viátics. El primer cuadr presenta la infrmación del catálg de la empresa. La naturaleza del gast que slicita el SAT aparece en el cuart nivel del catálg. 5

6 El segund cuadr presenta el códig agrupadr del SAT, cn la definición de la naturaleza del gast en el primer nivel. En el tercer cuadr vems la presentación del catálg de cuentas de la empresa en función a las subcuentas requeridas pr el SAT. El númer de cuenta se sigue respetand, la mdificación sól curre en la presentación de las subcuentas. Aparecen en el primer nivel del catálg las partidas de gasts agrupadas pr su naturaleza, cm l slicita el SAT. Ls resultads sn: Estructura catálg empresa Catálg empresa Catálg códig agrupadr del SAT Catálg "intermedi" empresa agrupand subcuentas C) En Gasts de Venta (parcial) Códig agrupadr Nivel 1 Cuenta de mayr 4100 Gasts de venta Gast s de venta Nivel 1 Cuenta de mayr 4100 Gasts de venta 602 Nivel 2 Departament 01 Unidades nuevas Cmbustibles y lubricantes Nivel 2 Naturaleza del gast 11 Telefón Unidades usadas Viátics y gasts de viaje 12 Cmbustibles y lubricantes Refaccines Teléfn, internet 13 Viatics Servici etc etc, etc. Nivel 3 Tip de venta 01 Menude 02 Mayre 03 Parte relacinada Nivel 4 Clasificación gast Telefón 12 Cmbustibles 13 Viatics etc, etc. Al llevar estas mdificacines a la balanza de cmprbación y cmpararlas, vems cm en la presentación interna se pueden ver ls cuatr niveles que se utilizan. Cada vez que se aumente una subcuenta en cualquiera de ls cuatr niveles utilizads se debería reprtar al SAT un nuev catálg. En la segunda presentación, al cambiar el rden de ls niveles del catálg, sól es necesaria una subcuenta pr cada tip de gast, las cuales ya n tendrán cambis en el ejercici. Ls resultads sn: Segunda parte. Pólizas Cntables. Repas principales reglas sbre las pólizas cntables. Las dispsicines fiscales sól exigen la generación de las pólizas en el frmat XML. N existe la bligación de enviarlas al SAT, salv cuand éste las requiera, en ls cass siguientes: Cuand sea requerida pr las autridades en el ejercici de sus facultades de cmprbación. Cuand se slicite cm requisit en las slicitudes de devlución y cmpensación. 6

7 Cuand se requiera para verificar la prcedencia de las devlucines. Hay fuertes críticas a esta refrma. El sentir de ls cntribuyentes es que se cnsidera una infrmación demasiad detallada. Al respect ns gustaría cmentar: Hy, en ls cass mencinads, ls cntribuyentes se ven bligads a llevar a las ficinas del SAT, cajas cmpletas cnteniend cpias de las pólizas cntables y ls cmprbantes en papel que amparan las peracines sujetas a revisión. En ese sentid, si la infrmación a entregar es electrónica, una vez que su generación se dmine pr ls cntribuyentes, se van a reducir sensiblemente ls tiemps y csts de ls cntribuyentes, cntra l que se ve actualmente en el mund del papel. Pr tr lad, cn td el detalle de ls Cmprbantes Fiscales Digitales cn el que cuentan las autridades, ls requisits y ls trámites anterires deberían simplificarse aún más. Detalle de la infrmación. Las pólizas deben incrprar: 1. La infrmación pr cada transacción, cuenta, subcuenta y partida, así cm sus auxiliares. 2. En cada póliza debe ser psible distinguir ls CFDI s que sprten la peración. 3. Debe ser psible identificar ls impuests cn las distintas tasas cutas y actividades pr las que n deba pagar el impuest. 4. En las peracines relacinadas cn un tercer deberá incluirse el RFC de éste, cnfrme al anex 24, apartad D. EL SAT ns recuerda que ya n existe el cmprbante fiscal, pr l que ahra sól requieren cncer la referencia UUID 3 del CFDI. Ns gustaría hacer una analgía cn el mund del papel. En éste, la cstumbre es engrapar el cmprbante en papel a la póliza cntable. En el mund electrónic, desaparece el papel, el CFDI n se puede engrapar. Sin embarg, al vincular la póliza electrónica cn su UUID, en cierta frma estams engrapand electrónicamente el CFDI a la póliza electrónica. 3 UUID: Identificadr Universalmente Únic del Cmprbante Fiscal Digital (CFDI). 7

8 Las pcines para cumplir l anterir sn 4 : a) Incrprar la infrmación del CFDI dentr de la póliza cntable. b) Elabrar un reprte pr separad a la cntabilidad, dnde se incluya la infrmación de la póliza cntable y del CFDI. El reprte pdrá incluir la infrmación que se tiene que dar pr cada cmprbante, sea: El fli fiscal (la clave UUID) del CFDI sprte de la transacción. El mnt del CFDI que sprte la transacción. El RFC relacinad cn la transacción. Ls sistemas de cómput deben tener: La capacidad de generar archivs en frmats XML para: El catálg de cuentas. Las balanzas de cmprbación. Las pólizas cntables. La psibilidad de vincularse al Buzón Tributari del SAT para pder enviar ls archivs. Facilidades para recncer las mdificacines al catálg de cuentas. La balanza de cmprbación debe identificar la infrmación de impuests, así cm las distintas tasas y cutas y las actividades pr las que n se deba pagar el impuest. Las pólizas cntables, ls reprtes que se elabren de las mismas, deben incluir: La infrmación que se slicita para la expedición de cheques, y el enví de transferencias electrónicas. La identificación de ls depósits y retirs en las cuentas bancarias abiertas a nmbre del cntribuyente. Verificar existencia centrs de csts distints a la matriz, cuand se requiera. La infrmación del Cmprbante Fiscal Digital y de su frma de pag. Cmentaris sbre la infrmación slicitada en el anex 24. La infrmación a detalle la pdems ver en el apartad D del anex 24. Aparece dentr del anex cn el nmbre de NODO PÓLIZAS. El NODO se divide en las siguientes partes: 1. Encabezad de la póliza 2. Detalle de la póliza 3. Dats del Cmprbante 4. Frma de pag 4 Tercer y cuart párraf de la regla de la RMF

9 A cntinuación analizams ls dats slicitads en cada una. 1. Encabezad. Se slicitan ls dats cmunes referentes al encabezad de la póliza: Númer de póliza, fecha de la misma y su cncept, cm sigue: Infrmación del Nd Pólizas Nmbre Cncept Observacines 1)Encabezad de la póliza NumUnIdenPl Númer (únic) Póliza Númer únic de identificación de la póliza Fecha Fecha de la Póliza Fecha de la Póliza Cncept Cncept de la Póliza Cncept de la peración 2. Detalle de la póliza. Nuevamente es infrmación que acstumbrams manejar dentr de la póliza, cm es el númer y nmbre de la cuenta, el cncept de la transacción y las clumnas de DEBE HABER para el registr del imprte del mvimient. Se debe llenar un registr pr cada mvimient. Infrmación del Nd Pólizas Nmbre 2) Detalle de la póliza Cncept Observacines Nd bligatri para relacinar el detalle de cada transacción dentr de la póliza NumCta Númer de cuenta Clave cn que se distingue la cuenta subcuenta que se afecta pr la transacción DesCta Nmbre Nmbre de la cuenta subcuenta que se afecta pr la transacción Cncept Cncept Cncept de la transacción Debe Debe Mnt del carg a la cuenta subcuenta que se afecta en la transacción Haber Haber Mnt del abn a la cuenta subcuenta que se afecta en la transacción Nta: Tds ls dats se tman de la cntabilidad del cntribuyente 3. Dats del Cmprbante. La tercera parte se refiere al cntenid del cmprbante. Es infrmación que se btiene al pder vincular la póliza cntable cn el CFDI que le crrespnde. El detalle del cmprbante varía dependiend si la transacción que ampara es de rigen nacinal extranjer. 9

10 Las pólizas que deben ligarse cn el cmprbante sn aquellas que reflejen transaccines mvimients cntables de creación de Prvisines 5, que amparen pags y/ cbrs de cada una de las cuentas y subcuentas que se vean afectadas. La infrmación la pdems dividir a su vez en la que se refiere al tip de cmprbante y ls camps que sn cmunes a cada tip de cmprbante 6. El tip de cmprbante que se incluye se divide en nacinal extranjer. A su vez el nacinal puede ser un CFDI un cmprbante que se ampare cn un Códig de Barras Bidimensinal (CBB) 7. Ls dats sn: Nmbre Cncept Infrmación del Nd Pólizas Observacines 3b) Camps cmunes Tip Cmprbante RFC RFC El RFC del cntribuyente que envía ls dats Nta: El RFC al que se hace referencia, es el distint del cntribuyente, es decir, el RFC del tercer vinculad. MntTtal Mnt Ttal mnt ttal del CFDI que sprte la transacción. (Incluye IVA en su cas) Mneda Mneda tip de mneda utilizad en la transacción TipCamb Tip Cambi tip de cambi utilizad de acuerd al tip de mneda Nta: Ls camps de mneda y tip de cambi sól se utilizan cuand el tip de mneda, sea diferente a la mneda nacinal (pes) Infrmación del Nd Pólizas Nmbre 3a) Tip Cmprbante a) Nacinal CFDI Cncept Observacines UUID_CFDI Númer Fli Fiscal La clave UUID del CFDI sprte de la peración. (36 caracteres) b) Nacinal CBB CFD_CBB_Serie Serie del CBB Serie del cmprbante CFD_CBB que sprte la transacción CFD_CBB_NumFl Fli del CBB Númer de fli del cmprbante CFD_CBB que sprte la transacción c) Extranjer NumFactExt TaxID nta: N lleva RFC Númer factura Identificadr Clave numéric alfanuméric del cmprbante de rigen extranjer que sprte la peración Identificadr del cntribuyente extranjer, sól cuand se cuente cn la infrmación. 5 La prvisión que se señala en el anex 24 realmente se refiere a la generación de un pasiv que ya sea identificable en cuant al mnt a pagar y el beneficiari del mism. También incluye la creación de una cuenta pr cbrar cn el mnt identificad de l que se va a cbrar y la persna que deberá cubrirl, En ambs cass se generan impuests cm el ISR. A su vez, cuand se realizan ls cbrs ls pags respectivs, estas afectacines gravan IVA. 6 El anex 24 trae tra presentación. 7 Supnems que en un futur próxim se eliminaran las referencias a cmprbantes cn CBB. 10

11 En la segunda parte incrprams la infrmación cmún a td tip de cmprbantes cm sn el RFC y el mnt ttal. Para peracines en mneda extranjera se agrega el tip de mneda y el tip de cambi. 4. Dats Frma de Pag. El últim segment se refiere a la frma de pag. L pdems dividir en: Infrmación referente al tip de pag: cheque, transferencia u tr tip de pag. Infrmación cmún cm la fecha, el RFC, el nmbre del beneficiari y el mnt. En el cas de peracines en mneda extranjera se slicita el tip de mneda y el tip de cambi. La infrmación sbre ls tips de pag es 8 : Infrmación del Nd Pólizas Nmbre 4) Frma de pag Cncept Observacines Nd pcinal para relacinar el detalle de ls cheques, trasnferencias u tra frma de pag que integran la póliza 4a) Tip Frma de pag a) Cheque Num Numer cheque Númer del cheque emitid BanEmisNal Banc emisr Nacinal Banc nacinal emisr del cheque (cuenta mneda nacinal extranjer), según catálg SAT BanEmisExt Banc emisr Extranjer Nmbre cmplet del Banc extranjer emisr del cheque CtaOri Cuenta de Origen Númer de cuenta bancaria del rigen de ls recurss b)transferencia CtaOri Cuenta de Origen Númer de cuenta de rigen desde la cual se transfieren ls recurss BancOriNal Banc rigen Nacinal Banc de la cuenta rigen de la transferencia, de acuerd al catálg del SAT BancOriExt Banc rigen Extranjer Nmbre cmplet del Banc extranjer CtaDest Cuenta de Destin Númer de cuenta destin, la cual se transfieren ls recurss. BancDestNal Banc destin Nacinal Banc de la cuenta destin de la transferencia, de acuerd al catálg del SAT BancDestExt Banc Destin Extranjer nmbre cmplet del Banc extranjer destin de la transferencia c) Otr métd de pag MetPagPl Métd de pag Clave del tr métd de pag de la peración, de acuerd al catálg del SAT 8 LA RMF 2015 permite utilizar la expresión NA cuand n se cuenta cn el dat. Para mayr detalle al respect recmendams la lectura del capítul

12 En cuant a ls trs métds de pag, el anex 24 incluye un catálg de ls misms, cm sigue: Catálg de métd de pag. Clave Cncept Clave Cncept 1 Efectiv 10 Servici 2 Cheque 11 Pr cuenta de tercer 3 Transferencia 12 Dación en pag 4 Tarjetas de crédit 13 Pag pr subrgación 5 Mneders electrónics 14 Pag pr cnsignación 6 Diner electrónic 15 Cndnación 7 Tarjetas digitales 16 Cancelación 8 Vales de despensa 17 Cmpensación 9 Bienes 98 NA 99 Otrs En una segunda parte, el detalle de ls camps cn infrmación cmún a tdas las frmas de pag es: Infrmación del Nd Pólizas Nmbre Cncept Observacines 4b Camps cmunes frma de pag Fecha Fecha fecha del cheque, transferencia de la transacción pr tr medi de pag Benef Beneficiari Nmbre del beneficiari del pag RFC RFC RFC del beneficiari Nta: El RFC al que se hace referencia, es el distint del cntribuyente que envía ls dats, es decir, el RFC del tercer vinculad. Mnt Mnt Mnt del pag (cheque, transferencia de la transacción) Mneda Mneda tip de mneda utilizad en la transacción TipCamb Tip Cambi tip de cambi utilizad de acuerd al tip de mneda Nta: Ls camps de mneda y tip de cambi sól se utilizan cuand el tip de mneda, sea diferente a la mneda nacinal (pes) Una vez que se ha analizad la infrmación a reprtar, ns gustaría recrdar las áreas de la empresa que pdems cnsiderar pueden ser la fuente de dnde pdems tmar la infrmación slicitada, cm sigue: Infrmación del Nd Pólizas Fuente de infrmación: 1)Encabezad de la póliza ---> Sistema Cntable 2) Detalle de la póliza ---> Sistema Cntable 3) Dats del Cmrbante ---> Se sugiere reprte auxiliar de flis 4) Frma de pag A) DE LOS INGRESOS DEL CONTRIBUYENTE a) Cheque Sistema de bancs de Cuentas pr Cbrar b)transferencia Sistema de bancs de Cuentas pr Cbrar c) Otr métd de pag Sistema de Cuentas pr Cbrar b) DE LOS EGRESOS DEL CONTRIBUYENTE a) Cheque Sistema de bancs de cuentas pr pagar. b)transferencia Sistema de bancs de cuentas pr pagar c) Otr métd de pag Sistema de cuentas pr pagar 12

13 Un cmetari final que ns parece relevante: Recrdar al lectr que la infrmación puede frmar parte de la póliza incluirse en un reprte, l que parezca mejr al cntribuyente 9. Bóvedas fiscales. La cntabilidad electrónica ns va a bligar a guardar (grabar) el CFDI en una bóveda fiscal. La bóveda fiscal es un archiv electrónic que cntendrá ls CFDI s puede iniciarse cn un crre electrónic e ir creciend en la calidad y seguridad de la bóveda. Equivale al archiver dnde se guardaban ls cmprbantes y las pólizas. Ahra las pólizas frman parte de la cntabilidad electrónica y el cmprbante l guardarems en esta bóveda fiscal. Sugerims las siguientes reglas para su manej: Hacer bligatri el archiv electrónic tip bóveda fiscal. Buscar distinguir en la infrmación de la bóveda fiscal el rigen de la infrmación: Cuentas pr pagar, repsicines de gasts, estads de cuenta digitales, recibs de nóminas digitales, etc. Puede ser dentr del mism archiv que guarda la cpia del CFDI en un archiv pr separad 10. Buscar autmatizar la lectura del camp del UUID (fli fiscal) y su captura en el sistema administrativ. Ls camins para ell pueden ser: a. Hacerl cnvirtiend la infrmación a Excel XML (de ambs sistemas: bóveda fiscal y el sistema administrativ) y dejar la rutina autmática de validación en este módul. b. Hacerl en el lenguaje del sistema administrativ, buscand que se lea la infrmación de la bóveda fiscal a través de un cnvertidr de lenguajes que haga cmpatibles ls sistema. c. Cualquier tr que sugiera sistemas. Definir plíticas cn respect a la nueva bligación. Ns gustaría hacer breves cmentaris sbre las plíticas cntables e infrmáticas. 9 Más adelante se dan ideas para pder cumplir cn esta infrmación. 10 En el lenguaje infrmátic se acstumbra guardar la infrmación en diversas frmas. Alguns nmbres para guardar ls dats segmentads se cncen cm archivs tablas. Tdas frman parte de la Base de dats del sistema. 13

14 En la parte cntable se debe definir en cuales pólizas se van a grabar el fli fiscal, tmand en cuenta ls siguientes mments en que se presentan las transaccines y elabran las pólizas: Al mment de generar la prvisión, sea, la creación de la cuenta pr cbrar pr pagar. Al mment de realizar su cbr su pag, según crrespnda. En la parte infrmática, vems ds camins para reslver la slicitud de infrmación: El dat del fli se graba en la póliza cntable. Se requiere para ell mdificar ls móduls actuales del sistema administrativ. Necesitams vincular el archiv dnde se guardan ls CFDI s (bóveda fiscal) cn la cntabilidad. El dat n se graba, se genera un reprte dnde se vincula la infrmación. Esta pción n requiere mdificar el sistema administrativ, sól cmplementarl cn reprtes adicinales. Para ell se necesita un análisis de ls camps cmunes en ls móduls, cncer las reglas de negci que sirviern para desarrllar el sistema administrativ y prgramar el reprte respectiv. Primer camin. El dat del fli se graba en la póliza cntable. La pción requiere mdificar el sistema administrativ. Es ideal para empresas chicas y medianas. Hems vist buenas slucines en la práctica, ns gustaría cmentar una de ellas 11. Esta empresa ya tenía experiencia en el cntrl del CFDI, pues acstumbraba expedir sus prpis cmprbantes, era generadra de CFD s 12 hasta El primer pas fue elabrar un buen sistema para la bóveda fiscal. Es les permite guardar ls CFDI s en la bóveda que diseñarn y leer ls CFDI S desde su sistema administrativ. Las Reglas sn: Existe una plítica interna que prhíbe realizar pags, si previamente n se ha grabad el CFDI del mvimient en la bóveda fiscal. L anterir l verifica su sistema de cuentas pr pagar. El sistema puede leer el CFDI de la bóveda fiscal, a través de camps cm el RFC del slicitante del pag la fecha del mvimient. Al pder leer el CFDI, el sistema da ds camins: Si n existe n l puede leer, se rechaza el mvimient. 11 Esta slución salió después de estar platicand sbre el tema y se debe al señr Mari Trres y su equip, en un sistema que se cnce cm MTS System. 12 CFD s: Cmprbantes Fiscales Digitales, estuviern vigentes hasta el 31 de diciembre de

15 Si existe, el sistema sugiere ls dats del CFDI y si se acepta, se graba en frma autmática el UUID del cmprbante en la póliza. El cntrl l llevan también para el pag de gasts menres cm puede ser la caja chica. En una frma similar ya existen varis paquetes infrmátics que permiten la captura de ls dats de ls CFDI s en las pólizas cntables. Segund camin. Vincular la infrmación de la póliza cntable y el CFDI a través de un reprte. Cm ya mencinams, se requiere cncer el sistema administrativ de la empresa y las reglas de negci 13 que sirviern para su elabración. Empecems cn el sistema administrativ. Existen múltiples sistemas. Un diagrama de un sistema administrativ, que ns va a servir de base para nuestrs cmentaris, l vems en el siguiente cuadr. En el cuadr se puede ver cm ls distints móduls del sistema administrativ cnvergen en la cntabilidad. Ejempls: Venta y Facturación. Las ventas generan la póliza cntable respectiva dnde aparece el carg a la cuenta pr cbrar y el abn a las ventas, además de ls impuests crrespndientes. Nrmalmente lleva móduls adicinales cm el de cmisines a vendedres. 13 Las reglas de negci se refiere a la infrmación, tip prcess y plíticas, que sirviern de base a ls desarrlladres del sistema. 15

16 Cuentas pr cbrar. Se cntrla la cartera, puede incluir cálcul de intereses, ntas de carg y abn y estimacines de cartera. Tds ells cn sus respectivas pólizas cntables. La cbranza se cntrla en este módul per se va a registrar en bancs. Activs fijs. Puede llevar la generación de slicitudes de cmpra y de baja de ls activs fijs, así cm la determinación de la depreciación, cn sus respectivas pólizas. Módul de caja chica. Algunas empresas l incluyen dentr del sistema. Puede ser desde alg tan sencill cm una hja de Excel cn el detalle de la caja chica hasta sistemas más sfisticads. Módul cntrl de gasts de viaje. Es similar al anterir para el cntrl de ls gasts de viaje, incluids ls viátics. Cntrl de Inventaris. Empieza cn la slicitud de cmpra, puede seguir la entrada de la mercancía del prveedr y las salidas de la misma al mment de su venta. Cuentas pr pagar. Lleva el cntrl de las cuentas pr pagar, generadas pr la adquisición de mercancías pr ls gasts de la empresa. Una vez que se reúnen ls requisits para el pag de las cuentas pr pagar, se emite la rden de pag interna y se envía a bancs. Bancs Se recibe la cbranza de la empresa, y se pagan las cuentas pr pagar y ls impuests, generand las pólizas cntables respectivas. Cntabilidad. Recibe las pólizas que se generan en ls demás móduls del sistema. Además permite el registr de trs mvimients cntables que n se incluyan en ls móduls anterires. Y así pdríams ir agregand móduls adicinales, cm el de la nómina, que pud haberse desarrllad internamente pr un prveedr extern, cn la infrmación de ls pags de ls trabajadres y la generación de ls CFDI s respectivs. 16

17 Enlace cn la bóveda fiscal. El segund pas es ver la frma de vincular enlazar ls móduls anterires cn la bóveda fiscal. Cn est estaríams encadenand ls sistemas administrativs, la cntabilidad y la bóveda fiscal, cm sigue: Análisis Camps Cmunes (vinculación) El punt es cm lgrar l anterir. Apyándns en las reglas de negci del sistema administrativ pdems reslverl. Empezams analizand ls camps cmunes de las tablas archivs que cmpnen la base de dats del sistema administrativ, incluyend dentr del mism la bóveda fiscal. Ls sistemas administrativs nrmalmente incluyen Númers de cntrl intern, cm pueden ser: Fli intern cntrl factura. Númer intern para identificar al cliente al prveedr (IDU) 14. Fecha peración. Póliza cntable 14 IDU: Se refiere a un Identificadr Únic que establece la empresa para sus clientes y prveedres. 17

18 En la parte de las cuentas pr cbrar y pr pagar, ls sistemas incluyen tablas cn la infrmación general de ls clientes y ls prveedres. Ls camps que ns van a ayudar para vincular la infrmación pueden ser: IDU Cliente /Prveedr. RFC Nmbre En el módul de bancs, la infrmación que pdems utilizar es: Nmbre y RFC de la persna a la que pagams a la que cbrams. Se tma de ls móduls de cuentas pr cbrar pr pagar. El númer de cheque de la transacción. El númer de la póliza cntable que se genera, etc. En la cntabilidad, cm hems dich, ls móduls anterires fuern generand sus respectivas pólizas, las cuales, si cncems el sistema, pdems ver cóm, dnde y pr que se generarn. En el tr lad cntams cn la bóveda fiscal, de la que pdems tmar dats cm: Fli Fiscal. RFC del emisr del receptr, según se trate. Fecha peración. Una buena práctica es tener alguna herramienta u pción que permita cnvertir el CFDI, el cual viene en lenguaje XML al lenguaje del sistema administrativ, l que facilita su lectura dentr del sistema. Sería ideal cmplementar la bóveda fiscal, cn una tabla archiv intermedi, el cual permita identificar el módul administrativ que se relacina cn el Cmprbante Fiscal, cm puede ser cuentas pr pagar, cuentas pr cbrar, nómina, bancs, etc. Esta tabla tendría cm mínim ls siguientes dats: Módul rigen. Fli Fiscal. Fecha peración. Fli intern cntrl factura. Cntabilidad en medis electrónics 18

19 Análisis Camps Cmunes (vinculación) Sistemas administrativs Bóveda Fiscal Númer cntrl intern Fli Fiscal Fli intern cntrl factura RFC (Ejempl: 4 últims dígits) Fecha peración TDU Cliente/Prveedr Más Fecha de peración Tabla intermedia Póliza cntable Mdel rigen Dats Cliente / Prveedr Fli Fiscal IDU cliente / prveedr Fecha peración RFC Fli intern cntrl factura Nmbre (p.e.: 4 últims dígits) Cntabilidad Lectr Electrónic y Póliza cntable Prgramas Cnversión Tablas Cn ls dats anterires pdems vincular la póliza cntable cn el CFDI crrespndiente y generar el reprte crrespndiente. Ejempls: CFDI de una peración de venta (facturación) L genera el módul de ventas. Se sugiere incluir un fli intern. Una vez que el sistema genera la factura y se timbra el CFDI fiscal a través del prveedr autrizad, el prpi sistema puede ser capaz de recibir el dat del UUID. Si n es el cas, se cuenta cn el RFC del cliente, la fecha de la peración (incluyend hra, minut y segund de la misma) y el imprte de la peración. Cn ests dats pdems ir a leer la infrmación de la bóveda fiscal y encntrar el CFDI que crrespnda a ls misms. CFDI de una peración de venta (cbranza). La cbranza se registra en el módul de bancs. Un buen sistema administrativ permite afectar la cbranza directamente cntra el sistema de cuentas pr cbrar, utilizand infrmación cm el IDU del cliente, la fecha de la factura y el fli intern de la factura. En el punt anterir vims cóm pdems vincular el módul de cuentas pr cbrar cn la bóveda fiscal, cn l cual la infrmación puede vincularse desde el registr grabad en el módul de bancs hasta el CFDI que se captura en la bóveda fiscal. 19

20 CFDI de una peración de Cmpra (Inventaris) L genera el módul de Inventaris. Si en ese mment n ha llegad la factura fiscal, se sugiere incluir un fli intern cm puede ser la nta de entrada, el fli del embarque algún númer que venga en la nta del prveedr. A llegar la factura, el módul de cuentas pr pagar adicina el númer de factura, se genera la prvisión del pasiv crrespndiente. Una vez que el CFDI se registra en la bóveda fiscal, el sistema debe ser capaz de vincular el registr de la cuenta pr pagar cn el CFDI, cn dats cm el RFC del prveedr, la fecha de la peración (incluyend hra, minut y segund de la misma) y el imprte de la peración. CFDI de una cuenta pr pagar (gasts) Se debe cncer el mment en que se genera la cuenta pr pagar. Si es cn un dcument intern del acreedr, pr ejempl, una nta de carg sin validez fiscal, ese númer intern queda en el sistema y el registr se cmpletó al recibir la factura crrespndiente. Si el pasiv se genera cn la factura, la cuenta pr pagar ya va a llevar el dat de la factura. En ese mment se genera la prvisión del pasiv crrespndiente. Una vez que el CFDI se registra en la bóveda fiscal, el sistema debe ser capaz de vincular el registr de la cuenta pr pagar cn el CFDI, cn dats cm el RFC del prveedr, la fecha de la peración (incluyend hra, minut y segund de la misma) y el imprte de la peración. CFDI de una cuenta pr pagar (pag). Ls pags de las cuentas pr pagar se registran en el módul de bancs. Un buen sistema administrativ permite afectar la cbranza directamente cntra el sistema de cuentas pr pagar, utilizand infrmación cm el IDU del cliente, la fecha de la factura y el fli intern de la factura. En ls ds punts anterires vims cóm pdems vincular el módul de cuentas pr pagar cn la bóveda fiscal, cn l cual la infrmación puede ligarse desde el registr grabad en el módul de bancs hasta el CFDI que se captura en la bóveda fiscal. Ejempls de reprtes del sistema administrativ a ls que puede incluirse el Dat del CFDI. Una vez que hems analizad cm vincular la póliza cntable cn el CFDI, faltaría elabrar el reprte respectiv. Acnsejams para ell aprvechar ls reprtes actuales de sistema administrativ y basándns en ells, hacer reprtes similares cn la infrmación del CFDI. 20

21 Ejempls: Venta y Facturación. Reprtes analítics de ventas. Se generan nrmalmente pr períds pr líneas de prducts. Cuentas pr cbrar. Reprtes analítics de cbranza. Activs fijs. Reprtes de altas y bajas de ls activs fijs. Módul de caja chica. Reprtes analítics de la repsición de la caja chica. Se recmienda llevar un cnsecutiv de las repsicines de la caja chica. Módul cntrl de gasts de viaje. Reprtes analítics de la repsición de ls gasts de viaje. Se recmienda llevar un cnsecutiv de las repsicines de ls gasts de viaje. Cntrl de Inventaris. Reprte analític de las entradas y salidas al almacén. Cuentas pr pagar. Reprte analític de la generación de las cuentas pr pagar, tant de cmpras cm de gasts. Reprte analític de ls pags realizads. Bancs. Reprte analític de las entradas de efectiv. Reprte analític de las salidas de efectiv. Nómina. Reprte analític de la nómina. Cntabilidad. Recibe ls reprtes anterires. Elabra, en base a ls misms, reprtes cn la infrmación anterir, la cual incluye ls dats del CFDI y la infrmación que slicita el anex 24. Seleccina ls reprtes que sirven para el ISR y para el IVA. Se sugiere que genere mensualmente ls reprtes anterires y se graben en el frmat XML slicitad pr el SAT. 21

22 Sueñ Pesadilla? A l larg de nuestr trabaj prfesinal hems sid testigs de un sueñ empresarial. Ls directivs de empresas han tenid cm meta lgrar algún día que sus peracines se encuentren autmatizadas y actualizadas. Para ells, sería ideal que al ver cnsultar un registr de su sistema administrativ (ventas, cmpras, cuentas pr cbrar pagar, nómina, etc.), el sistema pueda mstrarles el detalle de la factura que l ampara. Las empresas han trabajad fuerte en esa dirección, algunas van muy avanzadas, tras apenas han empezad. El cambi en este ejercici es que el sueñ anterir se vuelve de cumplimient bligatri cn ls nuevs requisits demandads pr la cntabilidad fiscal. Si las empresas n están listas para cumplir, ese sueñ se va a cnvertir en pesadilla. Esperems que ls cmentaris anterires cntribuyan a lgrar el bjetiv empresarial. Abril de