GOBIERNO NACIONAL DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR SECRETARIA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PROYECTO GOBIERNO PARA RESULTADOS

Transcripción

1 GOBIERNO NACIONAL DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR SECRETARIA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PROYECTO GOBIERNO PARA RESULTADOS CUP: JUNIO DE 2012

2 CONTENIDO 1. DATOS GENERALES DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO ENTIDAD EJECUTORA COBERTURA Y LOCALIZACIÓN MONTO PLAZO DE EJECUCIÓN SECTOR Y TIPO DE PROYECTO DIAGNÓSTICO Y PROBLEMA DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN DEL PROYECTO IDENTIFICACIÓN, DESCRIPCIÓN Y DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA LÍNEA BASE DEL PROYECTO ANÁLISIS DE OFERTA Y DEMANDA IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LA POBLACIÓN OBJETIVO (BENEFICIARIOS) OBJETIVOS DEL PROYECTO OBJETIVO GENERAL Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS INDICADORES DE RESULTADO VIABILIDAD Y PLAN DE SOSTENIBILIDAD VIABILIDAD TÉCNICA VIABILIDAD Y SOSTENIBILIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA PRESUPUESTO DETALLADO Y FUENTES DE FINANCIAMIENTO ESTRUCTURA OPERATIVA ARREGLOS INSTITUCIONALES CRONOGRAMA VALORADO POR COMPONENTES Y ACTIVIDADES ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION MONITOREO DE LA EJECUCIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS E IMPACTOS Y ACTUALIZACIÓN DE LÍNEA BASE ANEXOS... 27

3 SECRETARIA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PROYECTO GOBIERNO PARA RESULTADOS -Proyecto de Arrastre- 1. DATOS GENERALES DEL PROYECTO 1.1 Nombre del Proyecto El nombre del Proyecto es Gobierno para Resultados; Implementación de un Cuadro de Mando Integral para el control, ejecución y cumplimiento de objetivos o, en su forma corta Gobierno para Resultados. Se trata de aplicar e instaurar una metodología de planificación y gestión gubernamental para resultados que permita la gestión de mapas estratégicos, objetivos, indicadores, metas, proyectos y procesos mediante el uso de una herramienta informática con las funcionalidades requeridas para el efecto. Además ejecutar la capacitación y certificación de un equipo interno con miras a la autosuficiencia del Estado en el manejo de la metodología y la herramienta informática mencionadas. 1.2 Entidad Ejecutora El Decreto Ejecutivo No 555 publicado en el Suplemento del Registro Oficial No 331 de 30 de noviembre de 2010, dispone la implementación del Proyecto Gobierno Por Resultados-GPR en todas las instituciones de la administración pública central, institucional y dependiente de la Función Ejecutiva, a cargo de la Presidencia de la República a través de la Secretaría Nacional de la Administración Pública. 1.3 Cobertura y Localización El Proyecto está concebido para implementarlo en todas las entidades de la función ejecutiva según el Decreto Ejecutivo 555. La administración del Proyecto se localiza en la ciudad de Quito y su aplicación es a nivel de todo el territorio nacional. 1.4 Monto El Monto del proyecto al 2014 es de USD ,04 (nueve millones quinientos noventa y nueve mil seiscientos con 4 centavos), financiados con fuente de recursos fiscales del Estado. En los años 2011 y 2012 se aprobó un presupuesto de USD (siete millones trescientos cincuenta mil dólares de los Estados Unidos). 1

4 Para los años 2013 y 2014 el monto requerido es de USD ,04 (dos millones doscientos cuarenta y nueve mil seiscientos dólares de los Estados Unidos de América con 4 centavos). Esto permitirá dar cumplimiento al Decreto Ejecutivo 555 y desplegar GPR en la totalidad de la función ejecutiva. 1.5 Plazo de Ejecución El proyecto inicialmente tuvo un plazo de 24 meses. Este plazo finaliza el 31 de diciembre de Es necesario extender el plazo mencionado por 18 meses más, terminando el 31 de junio de 2014, con lo cual el tiempo de ejecución total es de 42 meses. Este incremento se origina porque el contrato con la Consultora Externa concibe el despliegue de GPR en: 6 Secretarías Nacionales, 75 Ministerios e Instituciones adscritas, 1 Hospital Completo y 43 Hospitales a nivel N1 (Planificación Estratégica). Esto suma en total 141 despliegues (Ver anexo 1). Las instituciones restantes, que se detallan en el anexo 2, serán desplegadas directamente por la SNAP. Las instituciones restantes son en total 93 Instituciones, 17 pilotos de Centros Educativos, Hospitales, Centros, Subcentros de Salud y Centros Infantiles del Buen Vivir y 44 Centros de Privación de Libertad. 1.6 Sector y Tipo de Proyecto De acuerdo a la matriz de clasificación de sectores y subsectores, el proyecto se enmarca de la siguiente manera: Sector 17 ADMINISTRATIVO Subsector 17.1 Administración 17.2 Regulación y Control Sin embargo, este es un proyecto transversal que abarca indirectamente a todos los sectores y subsectores tratando de mejorar la gestión de cada institución ejecutora. 2. DIAGNÓSTICO Y PROBLEMA 2.1. Descripción de la situación actual del área de intervención del proyecto El Área de Intervención de este proyecto, conforme el Decreto Ejecutivo 555, es la Función Ejecutiva del Estado Ecuatoriano. Esta función tiene instituciones en el sector público financiero como no financiero. Por ende conforman la función ejecutiva: Secretarias de Estado, Ministerios Coordinadores, Ministerios Sectoriales, Unidades Ejecutoras, Programas Nacionales, Empresas Públicas, Instituciones Financieras Públicas que son propiedad de esta función y otras instituciones adscritas y/o dependientes de la función ejecutiva; cuya gestión materializa los grandes objetivos nacionales a través de programas, proyectos y procesos. Estas entidades del gobierno central son prestadoras de un servicio y generadoras de bienes públicos por ende son promotoras del desarrollo social y económico del país, el nivel de su eficiencia atañe a la población en general, indistintamente de su educación, acceso a servicios básicos, salud, etc. 2

5 De la totalidad de instituciones, en el contrato con la Consultora Externa que se financió con el proyecto de inversión que vence el 31 de diciembre de 2012, se desplegará GPR en: 6 Secretarías Nacionales, 75 Ministerios e Instituciones adscritas, 1 Hospital Completo y 43 Hospitales a nivel N1 (Planificación Estratégica). Esto suma en total 141 despliegues (Ver anexo 1). Esto implica un 47,8 % del total de despliegues que contempla el Decreto Ejecutivo 555. Las instituciones restantes, que se detallan en el anexo 2, serán desplegadas directamente por la SNAP, y para estas se pide una ampliación al Proyecto de Inversión original. Las instituciones restantes son 93 Instituciones, 17 pilotos de Centros Educativos, Hospitales, Centros, Subcentros de Salud y Centros Infantiles del Buen Vivir; y 44 Centros de Privación de Libertad. En total son 154 despliegues, que se realizarán en 2013 y Es importante recalcar que los pilotos permitirán tener modelos de despliegue para Centros Infantiles del Buen Vivir, Hospitales, Centros, Subcentros de Salud y Centros de Educación, por sus distintas tipologías. Estos modelos servirán de guía para el futuro despliegue de GPR en estas instituciones, el cual estará liderado por el Ministerio Rector, quienes contarán, según el nuevo proyecto, con equipos certificados para hacerlo Identificación, descripción y diagnóstico del problema Las buenas prácticas en administración pública, implementadas en la metodología de Gobierno por Resultados (Anexo 3) todavía no se han implementado en la totalidad de Instituciones de la Función Ejecutiva, como se establece en el Decreto Ejecutivo 555. Por ende es indispensable terminar este gran esfuerzo y democratizar los beneficios de este proyecto a toda la función ejecutiva. Al 5 de junio de 2012 se registran en Gobierno por Resultados planes de unidades operativas, objetivos, indicadores de objetivos y proyectos así como un portafolio de procesos los cuales han sido evaluados en términos de importancia y nivel de desempeño, teniendo como hallazgo que el 30,87% de estos son de importancia alta o muy alta y con un desempeño bajo o muy bajo; a la vez se ha identificado las características que deben ser mejoradas en estos, con la finalidad de construir una función ejecutiva más eficiente en su gestión. Son justamente estos beneficios que permiten identificar en el enfoque de la gestión y los puntos de mejora los que deben ser extendidos a la totalidad de la función ejecutiva. Ya que todavía se puede evidenciar que los servicios públicos no son de la calidad anhelada y que la gestión pública no tiene los niveles de eficiencia adecuados. Sin embargo hay que reconocer que se ha mejorado a nivel de cobertura de servicios, pero no a nivel de calidad y excelencia de los mismos. Se tiene como evidencia actualmente en GPR que el 60% de proyectos de inversión está en riesgo, es decir no terminarán en el tiempo previsto, con el costo planteado y con la calidad deseada. Es necesario tomar acciones y decisiones sobre estos proyectos para que terminen exitosamente y sean un aporte al cumplimiento de los grandes objetivos nacionales. GPR ha permitido identificar cuáles son los proyectos en riesgo y por qué causas están calificados como tal, este es el primer paso para tomar decisiones y acciones correctivas. Por lo anteriormente expuesto, se considera que llegar con la implementación del Proyecto Gobierno para Resultados a toda la función ejecutiva ampliará los beneficios ya existentes, fruto de fortalecer el control, ejecución y cumplimiento de los objetivos del Gobierno, mediante la implementación de una 3

6 metodología de gestión gubernamental por resultados y un Cuadro de Mando Integral, apoyados en una herramienta tecnológica. Hasta finales del 2012 se realizará el 47,8% del total de despliegues en instituciones. Desde el punto de vista de trabajo realizado el avance es del 66,5 %, lo que representa 2727 días de un total de 4102 días de trabajo. Estos días de trabajo incluyen sesiones ejecutivas, sesiones de subsecretarios, talleres GPR1, GPR2, GPR3, GPR4 y cuartos de guerra. Por otra parte cabe mencionar que este nivel de avance ha implicado un gran esfuerzo y los resultados son muy importantes, ya que se ha desplegado GPR en la totalidad de Ministerios y Secretarías Nacionales, que son de gran complejidad y tamaño. Sin embargo está pendiente cumplir con los 154 despliegues faltantes, que equivalen al 52,2% de despliegues previstos para dar un alcance completo al Decreto Ejecutivo 555. Finalmente es muy importante tener presente que el Señor Presidente ha manifestado como prioritario la gestión por resultados en todas las instituciones restantes, en especial las instituciones cuya gestión está enfocada a prestar un servicio directo a la ciudadanía, en ese sentido este proyecto contempla despliegues pilotos para Hospitales, Centros, Subcentros de salud, Unidades de Educación inicial, básica y bachillerato así como Centros Infantiles del Buen Vivir buscando generar un Modelo de despliegue que a futro deberá ser replicado por los Ministerios Rectores Correspondientes Línea Base del Proyecto Al 5 de junio de 2012 se registran en Gobierno por Resultados: Niveles Estratégicos de del Gobierno Planes Objetivos Estrategias Riesgos Indicadores AGENDAS SECTORIALES MINISTERIOS, SECRETARÍAS, ENTIDADES (N1) SUBSECRETARÍAS, GERENCIAS (N2, N3) UNIDADES OPERATIVAS (N4) Total a la fecha Planes Objetivos Estrategias Riesgos Indicadores 4

7 2.4. Análisis de Oferta y Demanda Demanda - Población de referencia: La población de referencia son todas aquellas instituciones que comprenden el sector público y que se describen en el Art. 225 del capítulo VII de la Constitución del Ecuador. Por otra parte la demanda es la totalidad de la población ecuatoriana ( ecuatorianos según el CENSO 2010) que requiere una gestión pública de calidad que garantice una adecuada prestación de bienes y servicios públicos. - Población demandante potencial: La totalidad de instituciones que conforman el sector público, ya que deben prestar servicios públicos eficientes y con calidad; generando resultados palpables de su gestión. - Población demandante efectiva: 5

8 Conforme el Decreto Ejecutivo 555 es la totalidad de instituciones de la administración pública central institucional y dependiente de la función ejecutiva. Esto implica 295 programas de despliegue de los cuales 141 se pretende terminar hasta el 31 de diciembre de Estos despliegues se detallan en los anexos 1 y 2. Hasta finales del 2012 se espera implementar Gobierno para Resultaos en: 6 Secretarías Nacionales, 75 Ministerios e Instituciones adscritas, 1 Hospital Completo y 43 Hospitales a nivel N1 (Planificación Estratégica). Esto suma en total 141 despliegues (Ver anexo 1). Ello implica que la oferta hasta hoy generada es 2460 planes estratégicos y operativos alineados y sistematizados, garantizando que todo esfuerzo del gobierno se traduzca en materializar la planificación nacional y los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo vigente Oferta A la fecha se cuenta con proyectos sistematizados en GPR, bajo mejores prácticas de gestión de proyectos. Además estos tienen hitos, los cuales permiten dar seguimiento al avance físico de los mismos, complementando de esta forma al habitual seguimiento de ejecución financiera. Esto permite tener alertas tempranas de gestión. De igual forma hoy se encuentras sistematizados más de procesos. De los cuales el 30% son comatosos, es decir tienen un mal desempeño y una gran importancia. Fruto de la implementación se han identificado las características a mejorar para tener procesos eficientes y brindar una adecuada gestión pública enfocada a resultados para la ciudadanía. Hoy por hoy igual ya se cuenta con más de indicadores con su programación de metas, la gran mayoría con frecuencia menor a seis meses. Estos indicadores permiten al Señor Presidente, así como a las máximas autoridades tomar decisiones ejecutivas encaminadas a que los esfuerzos operativos sean eficientes y se plasmen los resultados y objetivos esperados. Por otra parte la Presidencia ha certificado a 17 Consultores para capacitar en la metodología e implementar la herramienta gobierno por resultados, a finales de año se espera llegar a 25. También se está certificando a funcionarios públicos de las distintas instituciones en fundamentos GPR para generar una autosuficiencia institucional para mantener en el tiempo Gobierno por Resultados Identificación y Caracterización de la población objetivo (Beneficiarios) Tomando en consideración lo expuesto en los párrafos anteriores respecto de la demanda, la población objetivo puede considerarse de la siguiente manera: La población ecuatoriana en general, puesto que una gestión pública eficiente y efectiva la beneficia en su integridad. Los beneficiarios entendidos como la totalidad de las entidades públicas de la función ejecutiva que se van a beneficiar de contar con las herramientas y las mejores prácticas en lo que a las gestión de gobierno se refiere. 3. OBJETIVOS DEL PROYECTO 6

9 3.1. Objetivo General y Objetivos específicos Objetivo General Se plantea continuar con la implementación de la metodología de planificación y gestión gubernamental para resultados en las instituciones restantes de la función ejecutiva que se detallan en el Anexo 2. Esto permitirá que la totalidad de instituciones de la función ejecutiva gestionen sus mapas estratégicos, objetivos, indicadores, proyectos y procesos mediante la aplicación de mejores prácticas y el uso de la herramienta informática que dispone la Presidencia de la República. Por otra parte se continuará con la capacitación y certificación de equipos internos institucionales con miras a la autosuficiencia del Estado en el manejo de la metodología y la herramienta informática mencionadas. Para esto se utilizará a equipo interno de la Presidencia que ya cuentan con un certificado de suficiencia para capacitar en la metodología e implementar la herramienta informática de Gobierno por Resultados. Esto permitirá finalmente incrementar la eficacia y eficiencia en la gestión y el logro de objetivos del Gobierno Nacional Objetivos específicos Los siguientes son los objetivos específicos de la ampliación del Alcance del Proyecto Gobierno para Resultados, a los cuales se suman los objetivos específicos del proyecto inicial, algunos de los cuales han sido ya cubiertos para las instituciones ya desplegadas. 1) Diagnosticar la situación operacional actual de los 154 despliegues faltantes; desde el punto de vista operacional y el dimensionamiento de la estructura de las entidades faltantes. Esto incluye: La alineación y evaluación de la eficiencia de los procesos de las unidades operativas. La alineación y evaluación del estatus actual de cada portafolio de proyectos. Así como elaborar, clasificar y sistematizar los portafolios de proyectos de las unidades operativas. 2) Implementar metodología gubernamental, en los 154 despliegues faltantes, para la elaboración de planes estratégicos y operativos alineados y sistematizados; (todos los niveles de la organización incluyendo niveles operativos y jerárquicos); es decir terminar la implementación de GPR en las instituciones faltantes. 3) Interoperar con sistemas complementarios (E-Sigef, SIPeIP y BPM) 4) Configurar y establecer Observatorios Ejecutivos y Tableros de Control, en los 154 despliegues faltantes. Esto permitirá la gestión y visualización gráfica de todos los elementos de la planificación nacional hasta los niveles operativos en las instituciones (proyectos y procesos). Los observatorios ejecutivos deberán contar ya con los siguientes elementos de las instituciones faltantes: indicadores estratégicos, análisis del desempeño estratégico y operativo con desglose de resultados, nivel de alineación de los distintos objetivos, estrategias, proyectos y procesos de la Institución o Programa, análisis de riesgos, presupuestos y avance actual de los distintos portafolios de proyectos, análisis del estado actual del catálogo de procesos sustantivos y adjetivos al nivel nacional, institucional, o de una sola Unidad Operativa, para la gestión estratégica de desempeño operacional y eficiencia gubernamental, etc. 5) Ejecutar un exitoso plan de autosuficiencia que permita alcanzar la autonomía de operación de las 7

10 Entidades Participantes para minimizar la dependencia a recursos externos para la aplicación de la metodología y la configuración, operación y administración del proyecto. Dentro de este objetivo se encuentra el Involucrar y capacitar a los altos ejecutivos para formar patrocinadores ejecutivos de alto impacto. Esto objetivo incluye desarrollar materiales adecuados para la transferencia del conocimiento. 6) Apoyar en la definición de las características que debe tener un servicio público de calidad prestado por Centros Infantiles del Buen Vivir, Centros de Educación inicial, general básica y bachillerato; hospitales, centros y subcentros de salud. Esto para cada uno de sus tipos de modelo de gestión Indicadores de Resultado Los indicadores de resultado del Proyecto están constituidos por la implantación de los siguientes elementos. 1. Total de Planes sistematizados en GPR. A la fecha se cuenta con planes sistematizados. Se espera tener hasta el 30 de junio de planes adicionales sistematizados. 2. Total de objetivos sistematizados en GPR. A la fecha se cuenta con objetivos sistematizados. Se espera tener sistematizado hasta el 30 de junio de 2014 unos 2500 objetivos más. 3. Total de estrategias sistematizadas en GPR. A la fecha se cuenta con estrategias sistematizadas. Se espera hasta el 30 de junio de 2014 sistematizar unas 2000 estrategias adicionales. 4. Total de riesgos sistematizados en GPR. A la fecha se cuenta con riesgos sistematizados. Se espera identificar unos 1500 riesgos adicionales hasta finales de Total de indicadores en GPR. A la fecha se cuenta con indicadores. Se espera contar con indicadores adicionales hasta el 30 de junio de Entidades con GPR desplegado / Total de entidades esperadas. Implica terminar los 295 despliegues totales. 7. Entidades con GPR operando / Total de entidades esperadas. Implica la firma de los Planes Anuales Comprometidos, fruto de los 295 despliegues terminados. A la fecha se cuenta con 37 Planes Anuales Comprometidos firmados. 8

11 3.3 Matriz de Marco Lógico Descripción Narrativa de Objetivos Indicadores Verificables Objetivamente Fin: - Porcentaje de proyectos de inversión en riesgo Contribuir a A la fecha se cuenta incrementar la con un 60% de eficacia y eficiencia en proyectos de la gestión y el logro de inversión registrados objetivos del en GPR en riesgo. Se Gobierno busca al finalizar el proyecto que esa cifra se reduzca al 52%. Medios Verificación de - Reportes de proyectos en riesgo del sistema GPR Supuestos - Decisión política de adoptar las prácticas de gestión estratégica. - Participación efectiva de los titulares en el uso del sistema. - Coordinación con SENPLADES en materia de lineamientos de planificación a largo plazo. - Provisión de la infraestructura tecnológica por parte del gobierno nacional. - Provisión de los fondos necesarios para la implementación del proyecto. Propósito: 1. Total de Planes sistematizados en GPR. A la fecha se cuenta con planes sistematizados. Se espera tener hasta el 30 de junio de planes adicionales sistematizados. 9

12 Implementar la Reportes del Sistema metodología de GPR planificación y gestión gubernamental para resultados que permita la gestión de mapas estratégicos, objetivos, indicadores, proyectos y procesos mediante la aplicación de mejores prácticas y el uso de una herramienta informática con las funcionalidades requeridas para el efecto. Además 2. Total de ejecutar la objetivos capacitación y sistematizados en certificación de un GPR. A la fecha se equipo interno con cuenta con miras a la objetivos autosuficiencia del sistematizados. Se Estado en el manejo espera tener de la metodología y la herramienta informática mencionadas. sistematizado hasta el 30 de junio de 2014 unos 2500 objetivos más. 3. Total de Estadísticas del estrategias Proyecto GPR sistematizadas en GPR. A la fecha se cuenta con estrategias sistematizadas. Se espera hasta el 30 de junio de 2014 sistematizar unas 2000 estrategias adicionales. 4. Total de riesgos Planes Anuales sistematizados en Comprometidos GPR. A la fecha se cuenta con riesgos sistematizados. Se espera identificar unos 1500 riesgos adicionales hasta finales de Total de indicadores en GPR. A la fecha se cuenta con indicadores. Se espera contar con -Implementación proyecto. del - Actualmente se cuenta con 105 despliegues terminados y 37 instituciones operando, a finales del 2012 se espera contar con los despliegues descritos en el anexo 1 terminados y operando - Obligación formal de los niveles operativos de utilización del sistema. 10

13 Componentes: 1) Diagnostico de la situación operacional actual; desde el punto de vista operacional, Dimensionamiento de la estructura de las entidades participantes indicadores adicionales hasta el 30 de junio de Entidades con GPR desplegado / Total de entidades esperadas. Implica terminar los 295 despliegues totales. 7. Entidades con GPR operando / Total de entidades esperadas. Implica la firma de los Planes Anuales Comprometidos, fruto de los 295 despliegues terminados. A la fecha se cuenta con 37 Planes Anuales Comprometidos firmados. Para los despliegues descritos en el anexo 1 y 2 (295 despliegues): Realizar la alineación y evaluación del estatus actual de cada portafolio de proyectos. Así como elaborar, clasificar y sistematizar los portafolios de proyectos de las unidades operativas. Verificar Existencia de Planes operativos sistematizados de cada unidad alineados a los planes estratégicos de la correspondiente entidad. Se aplican los principios y conceptos de Cuadro de Mando Estructuras de las instituciones sistematizadas en GPR Planes estratégicos y operativos sistematizados en GPR. Con sus estrategias, indicadores, metas y riesgos. -Plan de adopción. -Consultores internos con perfiles adecuados y dedicados 100% al proyecto (Equipo GPR) - Acuerdos interinstitucionales con SENPLADES y Ministerio de Finanzas. 11

14 Integral, de acuerdo al Plan Nacional del Buen Vivir y la planificación del SENPLADES. 2) Contar con una metodología gubernamental para la elaboración de planes estratégicos y operativos alineados y sistematizados; (todos los niveles de la organización incluyendo niveles operativos y jerárquicos); La metodología ya esta adoptada, sin embargo la misma no esta implementada en la totalidad de la función ejecutiva. Planes anuales comprometidos firmados. Planificación estratégica y operativa sistematizada lista para el seguimiento. 3) Interoperabilidad con sistemas complementarios (E- Sigef, SIPeIP y BPM) Programación de interfaces en el GPR para viabilizar la conexión e interacción con otros sistemas: E- Sigef, SIPeIP y BPM. Web funcionando services 4) Configurar y establecer Observatorios Ejecutivos y Tableros de Control; que permita la gestión y visualización gráfica de todos los elementos de la planificación nacional hasta los niveles operativos en las instituciones (proyectos procesos). y Para los despliegues descritos en el anexo 2 de acuerdo a las metodologías definidas, verificar la existencia y análisis de un portafolio de proyectos sistematizado para cada entidad. Entre los cuales constan indicadores estratégicos, análisis del desempeño estratégico y operativo con desglose de resultados, nivel de alineación de los distintos objetivos, estrategias, proyectos y procesos de la Tableros de indicadores configurados 12

15 5) Ejecutar un exitoso Plan de Autosuficiencia Institución o Programa, análisis de riesgos, presupuestos y avance actual de los distintos portafolios de proyectos, análisis del estado actual del catálogo de procesos sustantivos y adjetivos al nivel nacional, institucional, o de una sola Unidad Operativa, para la gestión estratégica de desempeño operacional y eficiencia gubernamental, etc. El Plan de autosuficiencia busca en este alcance del proyecto inicial generar mayores capacidades institucionales. Para ello se fortalecerá y continuará los cursos de certificación en fundamentos GPR a funcionarios de las distintas instituciones públicas. Se contará para este componente con la participación activa de los consultores ya certificados que tiene la Presidencia. Dentro de este objetivo se encuentra el Involucrar y capacitar a los altos ejecutivos para formar patrocinadores ejecutivos de alto impacto quienes podrán encaminar la Proyectos y procesos sistematizados en GPR Documento de entrega recepción de Diplomas entregados a funcionarios 2 funcionarios con conocimiento a profundidad en GPR por institución. 13

16 autosuficiencia de la institución estatal en el uso y administración de la herramienta. Materiales oficiales de capacitación 6) Apoyar en la definición de las características que debe tener un servicio público de calidad prestado por Centros Infantiles del Buen Vivir, Centros de Educación inicial, general básica y bachillerato; hospitales, centros y subcentros de salud. Esto para cada uno de sus tipos de modelo de gestión. Objetivos, indicadores y estándares de calidad homologados por tipo de servicio y por tipo de modelo de gestión para cada una de las Instituciones descritas como pilostos en el anexo 2 y mencionadas también en el componente 6 Actividades: COMPONENTE 1: COMPONENTE 1: -Contabilidad de la Presidencia de la República 1.1 Sesiones ejecutivas con los titulares y su equipo directo para determinar misión, visión, objetivos estratégicos, estrategias e indicadores de desempeño. 1.2 Sesiones ejecutivas con cada Subsecretario o similar para determinar objetivos específicos, estrategias e indicadores de desempeño. -Participación activa de las unidades operativas y sus funcionarios - Coordinación adecuada con SENPLADES en materia de lineamientos de planificación a largo plazo. Sesiones ejecutivas nivel 1 y 2 $ ,00 -Coordinación adecuada para la asignación de funcionarios de cada unidad operativa participante. COMPONENTE 2 COMPONENTE 2: 14

17 2.1 Sesiones de trabajo con las unidades operativas para obtener: objetivos operativos, proyectos, procesos e indicadores de desempeño. 2.2 Sesiones de trabajo para líderes de proyectos y dueños de procesos Capacitación sesiones de programa, sistematización de planes, configuración equipos de trabajo, para aproximadamente 1000 funcionarios. $ ,00 COMPONENTE 3 COMPONENTE Desarrollo de interfaces con E-Sigef, SIPeIP y BPM Interoperabilidad $ ,00 COMPONENTE 4 COMPONENTE 4: 4.1 Configuración e instalación del Sistema informático y capacitación del personal responsable de administrar el sistema en cada institución. $ ,00 COMPONENTE 5 COMPONENTE 5: 5.1 Certificación de equipos GPR en las Instituciones desplegadas Certificación $ ,04 Materiales 5.2 Desarrollo de $ ,00 materiales académicos 5.3 Eventos de $ ,00 promoción y soporte GPR 5.4 Material $ ,00 promocional GPR 15

18 COMPONENTE 6 COMPONENTE 6: Consultoría 6.1 Consultoría para definir objetivos, indicadores y estándares de calidad homologados para Centros Infantiles del Buen Vivir 6.2 Consultoría para definir objetivos, indicadores y estándares de calidad homologados para centros de educación inicial, general básica y bachillerato 6.3 Consultoría para definir objetivos, indicadores y estándares de calidad homologados para hospitales, centros y subcentros de salud $ ,00 $ ,00 $ ,00 4. VIABILIDAD Y PLAN DE SOSTENIBILIDAD 4.1. Viabilidad Técnica En términos generales se puede afirmar que Gobierno para Resultados es un proyecto viable. Hasta la fecha se ha desplegado GPR en las Instituciones de mayor tamaño. Las instituciones faltantes en su gran mayoría son pequeñas. Respecto al nuevo componente (número 6) que corresponde a Definir que caraterísticas debe tener un servicio público de calidad prestado por Centros Infantiles del Buen Vivir, Centros de Educación inicial, general básica y bachillerato; hospitales, centros y subcentros de salud. Esto para cada uno de sus tipos de modelo de gestión, es importante mencionar que se busca desarrollar despliegue en por lo menos una institución por tipo y por modelo de gestión, de tal forma que en adelante el despliegue en la totalidad de Centros Infantiles del Buen Vivir, Centros de Educación inicial, general básica y bachillerato, Hospitales, Centros y Subcentros de Salud se lleve a cabo directamente por los Ministerios rectores. La alta viabilidad técnica además se sustenta en los resultados que ya se tienen, lo cual ha dejado en evidencia que el esquema de talleres y de soporte a las instituciones ha dado frutos. Otro pilar fundamental de la alta viabilidad técnica es que ya se cuenta con Consultores Certificados en la metodología en la SNAP y en las instituciones ya desplegadas del sector público. Además se plantea un plan de capacitación a por lo menos dos funcionarios en cada institución, para que conozcan a 16

19 profundidad fundamentos en GPR, se esta forma ellos serán los garantes de la metodología en el tiempo, garantizando su sostenibilidad. Con estas consideraciones se ha dividido el Proyecto en los siguientes componentes 1 : Componente 1: Diagnostico de la situación operacional actual; desde el punto de vista operacional, Dimensionamiento de la estructura de las entidades participantes. Este componente lo que busca es llevar a cabo un dimensionamiento de la estructura para cuantificar la estrategia de intervención particular para cada institución. Además se brinda un apoyo a las autoridades para la organización de los talleres y se genera una introducción al equipo metodológico sobre la metodología. Este componente implica también la realización de la alineación y evaluación del estatus actual de cada portafolio de proyectos. Así como elaborar, clasificar y sistematizar los portafolios de proyectos de las unidades operativas. Verifica la existencia de Planes operativos sistematizados de cada unidad alineados a los planes estratégicos de la correspondiente entidad. Componente 2: Implementar metodología gubernamental para la elaboración de planes estratégicos y operativos alineados y sistematizados (todos los niveles de la organización incluyendo niveles operativos y jerárquicos) Este componente garantiza que los esfuerzos operativos y la gestión de proyectos y procesos respondan a la planificación operativa institucional y a la planificación nacional, garantizando que todo esfuerzo no esté desenfocado de los grandes objetivos nacionales. Se aplican los principios y conceptos de Cuadro de Mando Integral buscando operativizar el Plan Nacional del Buen Vivir y la planificación de SENPLADES. La guía metodológica que se está usando es incluye en el Anexo 3. Componente 3: Interoperabilidad con sistemas complementarios (E-Sigef, SIPeIP y BPM) La herramienta informática de Gobierno por Resultados debe ser complementaria a otras herramientas del Estado, con la finalidad de no duplicar esfuerzos y tener una visión holística, complementaria y sinérgica de la gestión. Componente 4: Configurar y establecer Observatorios Ejecutivos y Tableros de Control; que permita la gestión y visualización gráfica de todos los elementos de la planificación nacional hasta los niveles operativos en las instituciones (proyectos y procesos). 1 Algunos componentes se conservan del proyecto inicial que se adjunta como Anexo 2. 17

20 La información debe estar sistematizada de tal forma que se generen alertas tempranas, que deben servir de insumo para la toma oportuna de decisiones. De acuerdo a las metodologías definidas se verifica la existencia y análisis de un portafolio de proyectos sistematizado para cada entidad. Entre los cuales constan indicadores estratégicos, análisis del desempeño estratégico y operativo con desglose de resultados, nivel de alineación de los distintos objetivos, estrategias, proyectos y procesos de la Institución o Programa, análisis de riesgos, presupuestos y avance actual de los distintos portafolios de proyectos, análisis del estado actual del catálogo de procesos sustantivos y adjetivos al nivel nacional, institucional, o de una sola Unidad Operativa, para la gestión estratégica de desempeño operacional y eficiencia gubernamental, etc. Componente 5: Ejecutar un exitoso plan de autosuficiencia que permita alcanzar la autonomía de operación de las Entidades Participantes para minimizar la dependencia a recursos externos para la aplicación de la metodología y la configuración, operación y administración del proyecto. Gobierno para Resultados es un proyecto que demanda transformar la cultura actual de gestionar lo público. En ese sentido es de vital importancia generar capacidades dentro de los funcionarios públicos de la función ejecutiva para sostener este cambio en el tiempo. Dentro de este objetivo se encuentra el Involucrar y capacitar a los altos ejecutivos para formar patrocinadores ejecutivos de alto impacto quienes podrán encaminar la autosuficiencia de la institución estatal en el uso y administración de la herramienta. De igual forma se busca certificar en fundamentos GPR y en gestión de proyectos a funcionarios, para generar un nuevo enfoque de gestionar lo público. Para esto es indispensable contar con materiales funcionales y eficientes para la capacitación. Componente 6: Apoyar en la definición de las características que debe tener un servicio público de calidad prestado por Centros Infantiles del Buen Vivir, Centros de Educación inicial, general básica y bachillerato; hospitales, centros y subcentros de salud. Esto para cada uno de sus tipos de modelo de gestión La importancia de este componente es que permite homologar objetivos, indicadores y estándares de calidad que deben cumplir las instituciones piloto descritas en el componente. Con este insumo se desarrollará un modelo de implementación GPR para cada modelo de gestión de estos distintos tipos de servicio. Modelo que servirá a las instituciones rectoras para desplegar GPR en la totalidad de estas instituciones que son prestadoras directas de servicio público Viabilidad y Sostenibilidad Económica y Financiera A corto plazo, la viabilidad económica del Proyecto está dada por la asignación de fondos al mismo, en base a la alta prioridad asignada a este por la Presidencia de la República. En relación a este punto, se prevé la posibilidad de que determinadas entidades y dependencias del gobierno central implementen las metodologías y sistemas informáticos descritos en este Proyecto con fondos propios y en coordinación con la Coordinación General de Gobierno por Resultados. A mediano y largo plazo, deben tomarse en cuenta las siguientes consideraciones: Uno de los objetivos del Proyectos es el de formar las capacidades necesarias al interior del gobierno de manera que las fases posteriores puedan ser implementadas, en un principio, con 18

21 una mínima parte de consultoría externa y finalmente de una forma autosuficiente. Esta autosuficiencia permitirá al gobierno mantener y replicar las metodologías y herramientas descritas con costos altamente reducidos frente a los que se deben pagar en el mercado para contratar servicios de consultoría. Las herramientas informáticas que se han adquirido no implican un pago regular por licencias u otros derechos de uso, de manera que su utilización no implique gastos adicionales para el Estado. Se deberán tomar en cuenta los costos de mantenimiento y actualización de los sistemas informáticos, de manera que estos sean los más convenientes a los intereses del Estado. Las entidades participantes deberán, una vez establecido el sistema, incluir las partidas correspondientes en sus propios presupuestos. Sin perjuicio de lo anterior, se contará con la participación de la Subsecretaría de Informática en la identificación de las opciones más favorables a los intereses nacionales. Inicialmente no se calculó un retorno generado por el Proyecto pero hoy por hoy se puede realizar un cálculo de valor actual neto y tasa interna de retorno, en términos sociales; que permiten cuantificar los beneficios del proyecto. Muchas veces los proyectos no terminan exitosamente, esto significa que los proyectos no terminan en el tiempo, en el costo o con el alcance inicialmente planteado. En GPR un proyecto es considerado en riesgo cuando cumple con por lo menos una de las siguientes condiciones: 1. Tiene uno o más indicadores rojos/amarillos 2. Tiene tres o más hitos en riesgo 3. Ya ha pasado su fecha de fin y no se ha marcado como Terminado/Cancelado o Congelado 4. Ya consumió el 80% del tiempo y no ha llegado a la fase de Ejecución 5. Ya consumió el 80% del tiempo y su porcentaje de avance es de menos del 20% 6. El estimado a fin de año es 20% superior o 20% inferior al Ppto. aprobado 7. Ya consumió más de 80% de su presupuesto y el tiempo transcurrido es menos de 20% 8. Tiene uno o más riesgos con alta probabilidad y alto impacto Estas condiciones son consecuentes con la teoría desarrollada por el PMI. De los proyectos de inversión que GPR tiene registrados, al 14 de junio de 2012, están en riesgo. Es decir el 61% de los proyectos de inversión de Ecuador cargados en GPR está en riesgo de no terminar exitosamente. Se tiene el supesto que el no éxito del proyecto implica que este se retrase un año en su terminación. 19

22 Por otra parte toda inversión social genera retornos. Y si se retrasa un proyecto los retornos no llegan en el tiempo previsto. Los retornos son por lo menos iguales a la tasa de descuento que es de 12% anual. Si se considera que el presupuesto codificado de inversión de la función ejecutiva (según el Ministerio de Finanzas) para este año es aproximadamente de USD se puede afirmar que proyectos por un monto de USD no terminaran a tiempo. Por ende con retraso de un año se perderá un retorno de USD ,43. Suponiendo lo siguiente: 1. El presupuesto de inversión es igual para este año y para el 2013 y Con la implementación de GPR se garantiza un seguimiento continuo y una planificación estructurada; y con ello desciende en un 8% el porcentaje de proyectos en riesgo, es decir 8% de proyectos adicionales terminará a tiempo y el retorno de la inversión vendrá en el momento adecuado. Esto haría que el 52% de proyectos se encuentren en riesgo. Es decir estaría en riesgo de no terminar en buen término USD Bajo estos supuestos hay una diferencia de USD , entre los USD que no terminan a tiempo hoy por hoy, y los USD que no terminarán a tiempo luego de un mejor seguimiento utilizando GPR. Los USD generan en un año un no retorno de la inversión de por lo menos su mismo valor, ya que el VAN de un proyecto social siempre es positivo. Eso implica que el no tener un retorno de la inversión hace que reciba un retorno de USD ,14, por lo menos. Estos son los beneficios de reducir en un 8% los proyectos en riesgo de terminar con retraso. 2 Al 17 de abril 2012 según el Ministerio de Finanzas el presupuesto codificado de inversión de la función ejecutiva es ,5.USD. 20

23 Los cálculos son: TD 0, VAN TIR Costos , , , ,6867 $ ,27 267% Beneficios 0 0 $ ,14 $ ,14 $ ,56 Diferencia , , , ,46 $ ,30 El cálculo de los costos se hace bajo las siguientes consideraciones: 1. El costo del año 2011 es el devengado de ese año 2. El costo 2012 es la diferencia entre los ,00 que se solicito en el proyecto inicial de GPR y el devengado del Los costos 2013 y 2014 son tomados del presupuesto solicitado Finalmente hay que tener presente que este proyecto tiene un impacto ambiental favorable, ya que muchos informes que generalmente se imprimen para dar seguimiento al cumplimiento de objetivos y avance de proyectos hoy se encontrarán sistematizados en línea. 4.3 Impacto Ambiental No aplica para este proyecto 4.4 Sostenibilidad social Este proyecto busca generar eficiencia en la gestión pública, ello implica la prestación de bienes y servicios públicos con mayor eficiencia y calidad. Además viabiliza las grandes transformaciones sociales que se contemplan en el Plan Nacional de Desarrollo, por ende este proyecto se convierte en una herramienta fundamental para la gestión del gobierno, y esto garantiza la sostenibilidad social del proyecto y del gobierno mismo. 21

24 5. PRESUPUESTO DETALLADO Y FUENTES DE FINANCIAMIENTO Los presupuestos por componente son: COMPONENTE COMPONENTE COSTO COSTO TOTAL Diagnostico de la situación operacional actual; desde el punto de vista operacional, Dimensionamiento de la estructura de las entidades Diagnostico de la situación operacional actual; desde el punto de vista operacional, Dimensionamiento de la estructura de las entidades participantes. participantes Contar con una metodología Contar con una metodología gubernamental para la elaboración gubernamental para la elaboración de de planes estratégicos y operativos planes estratégicos y operativos alineados alineados y sistematizados; (todos y sistematizados; (todos los niveles de la los niveles de la organización organización incluyendo niveles operativos incluyendo niveles operativos y y jerárquicos); jerárquicos); Implementar una herramienta informática Configurar y establecer Configurar y establecer Observatorios Observatorios Ejecutivos y Ejecutivos y Tableros de Control; que Tableros de Control; que permita permita la gestión y visualización gráfica la gestión y visualización gráfica de de todos los elementos de la planificación todos los elementos de la nacional hasta los niveles operativos en las planificación nacional hasta los instituciones (proyectos y procesos). niveles operativos en las instituciones (proyectos y procesos) Ejecutar un exitoso plan de autosuficiencia Ejecutar un exitoso plan de autosuficiencia , ,04 Ejecutar un exitoso plan de capacitación y transferencia de conocimientos y tecnología que permita la capacitación: equipo interno de la SNAP, funcionarios de cada nivel jerarquico Apoyar en la definición de las características que debe tener un servicio público de calidad prestado por Centros Infantiles del Buen Vivir, Centros de Educación inicial, general básica y bachillerato; hospitales, centros y subcentros de salud. Esto para cada uno de sus tipos de modelo de gestión Interoperabilidad con sistemas complementarios (E-Sigef, SIPeIP y BPM) Materiales, Logística y Transporte , ,04 Los fondos necesarios para la ejecución del Proyecto provienen del Presupuesto General del Estado. Existen 2 nuevos componentes en el período

25 6. Estrategia de ejecución 6.1 Estructura operativa La estructura operativa del Proyecto se refleja en el siguiente cuadro: Coordinador General de GPR SNAP SENPLADES - Interoperabilidad SIPeIP Asesor Equipo de apoyo de la Coordinación MIN. FINANZAS - Interoperabilidad E-Sigef Líder Logístico Equipo de Logística Líder Metodológico Equipo de Consultores certificados INSTITUCIONES DE LA FUNCIÓN EJECUTIVA - Equipos metodológicos, máximas autoridades, autoridades, líderes de proyectos, responsables de procesos. La estructura del Proyecto cuenta con una institucionalidad dentro de la Secretaría Nacional de la Administración Pública. Se cuenta con un Coordinador General, que se encarga de velar por la operación continua en el tiempo de Gobierno por Resultados, así como de culminar con el proyecto de implementación de Gobierno por Resultados. Para la operación de Gobierno por Resultados, esto implica la gestión de cambios, capacitación y asistencia técnica en la metodología y consolidación de programas en GPR, se cuenta con un equipo institucional que se describe en el gráfico anterior bajo el Coordinador General. Sin embargo esta estructura no es suficiente para culminar con el despliegue de Gobierno por Resultados en la totalidad de la función ejecutiva, por lo cual se plantea este proyecto de inversión. El Coordinador General debe mantener estrecha articulación con la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, Ministerio de Finanzas y todas las instituciones de la función ejecutiva para velar por la implementación y posterior uso y sostenibilidad de Gobierno por Resultados. 6.2 Arreglos Institucionales Tomando en cuenta las entidades que constan en el cuadro anterior, la ejecución del Proyecto se basa en los siguientes arreglos institucionales: La entidad encargada de la planificación y ejecución del Proyecto es la Secretaria Nacional de la Administración Pública, a través de la Coordinación General de Gobierno por Resultados que pertenece a la Subsecretaría de Gestión Estratégica e Innovación. 23

26 Los titulares de las Entidades Participantes estarán encargados de la ejecución del proyecto en las entidades a su cargo y de participar activamente en las actividades descritas en este documento. Deberán además, adoptar la utilización permanente y continua de las metodologías y herramientas incluidas en el Proyecto. Serán responsables de asegurar que las unidades jerárquicas inmediatamente inferiores adopten y utilicen el sistema de gestión gubernamental por resultados en forma continua y permanente. Los titulares de las unidades de segundo nivel (Subsecretarías o unidades inmediatamente inferiores a la máxima autoridad), estarán encargados de la ejecución del proyecto en las unidades a su cargo y de participar activamente en las actividades descritas en este documento. Deberán, además, adoptar la utilización permanente y continua de las metodologías y herramientas incluidas en el Proyecto. Serán responsables de asegurar que las unidades jerárquicas inmediatamente inferiores adopten y utilicen el sistema de gestión gubernamental por resultados en forma continua y permanente. Los titulares de las áreas operativas (Direcciones o unidades de tercer nivel), estarán encargados de la ejecución del proyecto en las unidades a su cargo y de participar activamente en las actividades descritas en este documento. Deberán, además, adoptar la utilización permanente y continua de las metodologías y herramientas incluidas en el Proyecto. 24

27 6.3 Cronograma valorado por componentes y actividades El cronograma valorado por componente y actividad es para los años 2013 y Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total 2013 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total 2014 TOTAL COMPONENTE 1 Sesión ejecutiva N1 y N COMPONENTE 2 GPR 1, GPR 2, GPR 3, GPR 4, Cuartos de Guerra y Sesiones de Calidad COMPONENTE 3 Interfaz de interoperavilidad COMPONENTE 4 Reuniones de seguimiento y calidad de información COMPONENTE 5 Certificación de equipos metodológicos 8666, , , , , , , , , , , , , , ,04 Desarrollo de materiales académicos Eventos de promoción y soporte Materiales promocionales GPR COMPONENTE 6 Consultoría para definir objetivos, indicadores y estándares de calidad homologados para Centros Infantiles del Buen Vivir Consultoría para definir objetivos, indicadores y estándares de calidad homologados para centros de educación inicial, general básica y bachillerato Consultoría para definir objetivos, indicadores y estándares de calidad homologados para hospitales, centros y subcentros de salud TOTAL , , , , , , , , , , , , , , ,04 25