Envíos Personalizados MT v.3.0

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1 Envíos Personalizados MT v.3.0 Pag. 1

2 Contenido del Manual de Usuario MT - Sistema MT para envío masivo de SMS Qué es? Cómo Funciona? Cuáles son las ventajas de este sistema? Cuáles los usos que se le puede dar? - Acceso al Sistema Ingresar al sistema Recuperación de datos, (usuario y clave) - Pagina Inicial del Panel de Control Barra Gráfica de los últimos 10 días de actividad Historia de Nro. de los últimos mensajes enviados y recibidos - Mi Cuenta Mis Datos Cambio de Clave Modulo de Reporte de Pagos - Envío Express Enviar desde Archivo.txt - Contactos Agregar nuevo Contacto Gestionar Contactos Existentes Importar Contactos desde Excel Importar Contactos desde archivo.csv ó.txt - Grupos Crear nuevas Categorías de Grupos Crear nuevos Grupos de Usuarios Gestionar Categorías - Campañas Crear nuevas Campañas de SMS Gestionar Campañas de SMS existentes - Reportes Reportes de Mensajes Enviados Reportes de Mensajes Recibidos Consulta de Créditos Disponibles Compras de Créditos realizadas Configuración de Reportes vía - Ayuda Manual de usuario y archivos adicionales Pag. 2

3 Qué es SMS MT Masivo? El SMS MT Masivo (MT) es una herramienta que permite establecer comunicaciones directas y personalizadas a través del envío de mensajes de texto, desde la plataforma de Interconectados.net hacia los teléfonos celulares de tu preferencia. El SMS MT Masivo, es muy usado para el desarrollo de campañas publicitarias, cobranzas y para la comunicación de mensajes de todo tipo. Cuáles son las ventajas de este sistema? - Capacidad de personalizar los mensajes o los campos definidos de una base de datos - Acceso a través de Web Services para enviar SMS desde otros sistemas. (Cuentas Gateway) - Contiene un historial de mensajes enviados - Simulador que permite tener una vista previa del mensaje - Facilita la implementación de estrategias que generen una relación duradera con el cliente - Posee una herramienta que muestra un informe donde se contabilizan detalladamente los mensajes descontados - Visualización actualizada y permanente de créditos disponible de comunicaciones - Incluye un registro de la fecha de Creación de Campañas - Incluye un registro de la hora y la fecha de las veces que se ha enviado una Campaña - Compatibilidad con las operadoras de telefonía móvil de Venezuela. - Posee una interfaz amigable que facilita todo el proceso para el desarrollo de una campaña - Permite automatizar procesos y optimizar costos - Permite crear Categorías y Grupos de Contactos para optimizar su acceso a la campaña. Cuáles son los usos que se le puede dar al sistema de SMS MT? El SMS MT Masivo puede ser utilizado para: Campañas publicitarias: Cuando el Departamento de Mercadeo o de Comunicaciones Corporativas de una organización decide hacer una campaña para promocionar sus productos, se puede utilizar esta herramienta para su divulgación. Organización de eventos: Puede ser útil en la organización de: Lanzamientos de sus productos, campañas de refrescamiento, preventas, fiestas, aniversarios, bodas, eventos especiales, actividades extraordinarias, alertas de condominios, foros, cursos, diplomados, conferencias, congresos y reuniones sociales laborales y corporativas. Cobranzas: Cuando una compañía requiere realizar el cobro a sus clientes, puede utilizar esta herramienta para hacer un recordatorio personalizado del monto de la deuda y la fecha límite para el pago de la misma. Pag. 3

4 Confirmación: Es una herramienta práctica que nos permite la verificación de la recepción o el envío de mensajes. Información: Es fundamental para comunicar efectivamente un mensaje de importancia para la organización. Es de utilidad para avisar sobre la suspensión de un servicio o el restablecimiento del mismo. Es un medio eficaz para notificar a las personas interesadas sobre la hora, la fecha, el lugar y la temática de algún evento. Cumpleaños: Puede ser usado como un medio individualizado que sirve para recordar, felicitar o invitar a las personas a una celebración. Encuestas: Es útil para la recolección de información necesaria para el análisis necesario para la toma de decisiones dentro de una empresa. Acceso al Sistema Una vez su representante de ventas cree su cuenta, la misma será enviada por y/o a su dirección de que le ofreció a su representante. Este contendrá toda la información necesaria para acceder al sistema de Envíos de Mensajes de Texto Masivos. Ingreso al Sistema Usted podrá acceder al sistema desde utilizando el usuario y clave suministrado por su representante de ventas. Recomendamos su uso con el Navegador Google Chrome, sin embargo puede utilizar cualquier navegador de su rpeferecnia. Recuperación de Datos Si olvida sus datos de acceso al sistema, puede solicitarlos de forma automática mediante la pagina principal del sistema. Para ello debe ingresar los datos que se le solicitan. Página Principal del panel de Control Barra Gráfica de los últimos 10 días de actividad Al iniciar sesión en su cuenta, se mostrarán 2 graficas con los datos correspondientes a Envío y Recepción de mensajes de texto en su cuenta, los cuales arrojarán los datos de los últimos 10 días de actividad en su cuenta. La primera vez que inicie sesión, no aparecerán datos en dichas barras ya que no ha generado actividad en su cuenta. Pag. 4

5 Cantidad de Mensajes enviados y recibidos en los últimos 10 días Esta información también incluida en la página inicial de su panel de control, muestra 2 listados con la cantidad de SMS enviados y Recibidos por su cuenta durante los últimos 10 días de actividad. La primera vez que inicie sesión en su cuenta, los mismos aparecerán Sin Datos que Mostrar. Mi Cuenta Mis Datos En esta sección podrás verificar que los datos personales o de la empresa sean correcto, ya que con estos datos serán emitidas sus facturas. Tienes la opción de cambiar tu clave de acceso al sistema. RECOMENDAMOS realizar el cambio de clave cuando ingrese al sistema por primera vez para prevenir posibles accesos no autorizados de parte de terceros. Módulo de Reporte de Pagos Esta opción podría no estar disponible para su cuenta, está sujeto a su representante de ventas. Si está disponible en su cuenta, esta mostrará un menú para reportar sus pagos y ver su histórico. Pag. 5

6 Envío de Campañas de Mensajes de Texto En este sistema de MT, hay 3 formas de enviar campañas a sus contactos. 1) Envío Individual. Desde el Menú, se accede a un formulaio donde se coloca el(los) número(s) separados por coma o por Enter, y el texto a enviar. Ideal para enviar un mensaje rápido a pocos destinatarios. En el menú Envío Express > Envio SMS Individual 2) Envío Express. Consiste en enviar un único mensaje a números celulares que estén separados por coma, ó punto y coma ; guardados en un archivo de texto.txt. Tambien puede ser programada para envio futuro automaticamente. Ej. de como deben ser los archivos txt con los destinatarios: - Los números deben estar separados por coma ó punto y coma, además de no contener espacios en blanco. - Los números pueden estar ordenados uno debajo del otro ó seguidos uno al lado del otro. - Los números deben estar en el formato 04xxxxxxxxx y contener 11 dígitos. - Los números que tengan el formato diferente, o que sean inválidos, el sistema los separará automáticamente permitiéndole visualizarlos para que esté al tanto de que a dichos números no se le podrá enviar el mensaje. Pag. 6

7 - El sistema podrá aceptar un archivo txt con hasta números celulares. Si necesitas enviar a más de celulares, deberá crear otro archivo txt y otra campaña. Para crear una campaña Express debe tener en cuenta lo siguiente: - Escribimos un título o nombre para la campaña que deseamos crear - Seleccionamos si el archivo txt tiene los números celulares separador por coma ó punto y coma - Hacemos click en Examinar y seleccionamos el archivo.txt que contiene los números celulares - Escribimos el texto del SMS a enviar. Se puede enviar un mensaje con una longitud de hasta 5 sms. Mientras se vaya escribiendo el texto, el contador indicará cuantos SMS son necesarios para enviar dicho texto. - Para el texto del SMS están permitidos los siguientes caracteres: Aa-Zz_0-9,. /! ; : * + =. Mientras vaya escribiendo el texto o al completar la creación de la campaña express, el sistema indicará si ha escrito algun carácter no permitido. A continuación mostramos como crear una campaña de texto en modo Express. Una vez creada la Campaña Express, aparecerá en el listado donde se podrá modificar, Eliminar ó Enviar. Debes cuenta que este paso solo crea una campaña, pero no la envía. Pag. 7

8 3) Envío Personalizado. Consiste en enviar mensajes totalmente personalizados, esto quiere decir que se puede enviar un mensaje como el ejemplo a continuación: Estimado Sr. Carlos Rodríguez, le recordamos que tiene una deuda de Bs. 530,00 la cual debe pagar antes del día 04 del presente mes. Como se puede apreciar, se puede personalizar el mensaje incluyendo Nombre y apellido del destinatario, y cuatro (04) campos adicionales con información personalizada para cada mensaje. Para envíos personalizados es necesario tener sus contactos en una agenda en el sistema. Los cuales puede importar o añadir individualmente. Para Empezar, se necesita: 1) Crear una Categoría y un Grupo: Se puede crear cuantas Categorías se requiera para mantener sus Grupos de Contactos organizados. En el interior de una categoría se puede crear cualquier cantidad de Grupos de Contactos, en los cuales serán agregados ó importados los contactos. ( La Categoría es solo para Ordenar y guardar los grupos). Se puede crear Categorías desde el Menú ó desde Gestionar Categorías, ubicado en el Envío Personalizado. Luego de crear la Categória, se debe crear un Grupo que será donde estaran los contactos. En la parte derecha se podran obtener los detalles del grupo seleccionado. Pag. 8

9 2) Agregar Individualmente ó Importar Contactos: Los contactos son los destinatarios a las cuales se les enviarán mensajes. Tienes la posibilidad de añadir un contacto individualmente uno por uno ó importar tu base de datos de contactos hacia el sistema. Los Contactos pueden ser añadidos ó importados con los siguientes campos: - Nombre (Campo de hasta 20 caracteres para el nombre) - Apellido (Campo de hasta 20 caracteres para el apellido) - Celular (Campo de 11 caracteres para el número celular) - Dato1 (Campo de hasta 50 caracteres para cualquier información dinámica adicional) - Dato2 (Campo de hasta 50 caracteres para cualquier información dinámica adicional) - Dato3 (Campo de hasta 50 caracteres para cualquier información dinámica adicional) - Dato4 (Campo de hasta 160 caracteres para cualquier información dinámica adicional) Si los caracteres de los datos importados son mayores a los caracteres permitidos por el sistema para cada campo, estos serán cortados automáticamente y solo se importarán con el máximo numero de caracteres permitidos por el sistema para cada campo. Si deseas añadir Contactos puede hacerlo de forma manual desde el Menú Contactos > Añadir contacto ó importar su base de datos de Contactos desde el Menú Contactos > Importar Contactos.. Para Importar Contactos desde Excel: Su archivo de Excel puede llamarse de cualquier nombre, puede ser de cualqueir version de excel 97 al excel 2013 (xls ó xlsx) y debe tener el siguiente formato de columnas (Incluyendo los nombres de las columnas en la primera fila): Nombre Apellido Celular dato1 dato2 dato3 dato4 Pag. 9

10 IMPORTANTE: por defecto Excel no tiene formato texto en la Columna Celular y por ello los números celulares no empezaran por cero. Para que Excel reconozca el numero cero (0) al inicio de cada numero celular, es necesario que cambie la Columna Celular a Formato Texto. Para ello marque toda la celda Celular > Presione Botón Derecho sobre la celda marcada > Formato de Celda > Seleccione: Texto > Aceptar. Ahora los ceros (0) al inicio de cada teléfono celular serán permitidos. Sin Embargo, si tu excel carga los numeros celulares sin el cero(0) al inicio de cada celular, al importar dicho archivo desde interconectados.net, el sistema añadirá el cero (0) al inicio de cada numero automaticamente. Una vez tengas tu archivo de Excel listo, ve al menú Contactos > Importar Contactos ó Asistente para Importar Contactos, haga click en el botón examinar y seleccione su archivo de Excel (xls ó xlsx). Elije la Categoría y el Grupo al cual importará estos contactos del archivo Excel (xls ó xlsx). y presiona Aceptar. Pag. 10

11 Para Importar Contactos desde un archivo.csv ó.txt: Tu archivo de texto (.txt ó.csv) puede llamarse de cualquier nombre, mientras que debe tener el siguiente formato en el orden que serán importados los datos: (Los datos pueden estar separados por coma ó por punto y coma. Al seleccionar el archivo txt ó csv el sistema mostrará una opcion adiciona para seleccionar como estan separados los datos. Nombre,Apellido,Celular,dato1,dato2,dato3,dato4 Visualizar Contactos: Para visualizar los contactos añadidos individualmente ó importados, debe ir al menú Envío Personalizado > Contactos > Mostrar Contactos. Crear Campañas de SMS Personalizados Para crear Campañas de SMS, ve al Menú Envío Personalizado > Campañas > Crear Campañas ó en el Asistente para Crear de Campañas Personalizdas y seguir los pasos que a continuación se explican. También tendrá la opción de programar su campaña para enviarla automáticamente en una fecha elegida. Pag. 11

12 Debes escribir un titulo para la campaña a crear, seleccionar el ó los grupos a los cuales deseas enviar el mensaje y los campos personalizados en caso de querer enviar datos personalizados para cada destinatario. En este paso, se puede programar la campaña para que sea enviada auntoamticamente en unfa fecha y hora determinada autoamticamente ó simplemente crearla sin fecha programada para enviarla manualmente cuando lo necesites. Tambien puedes insertar los campos personalizados que seleccionaste previamente haciendo clic sobre el campo deseado para añadirlo al texto del mensaje. Éste se sustituirá autoamticamente por el dato perosnalizado de cada destinatario. Pag. 12

13 Que son los campos Personalizados que debo seleccionar al crear una Campaña? Los campos personalizados no son obligatorios, es decir, puedes crear la campaña sin seleccionar ningún campo personalizado. Si deseas crear una campaña personalizada con nombres y otros datos entonces deberás seleccionar los datos que necesites utilizar en la campaña que vas a crear. Por Ejemplo. Si quieres enviar el siguiente mensaje: Estimado Sr. XXXX XXXX, queremos recordarle que su pago vence el día XX y tiene una deuda vencida de Bs. XXX,XX la cual debe cancelar antes del XXXXXXXX. Asumimos que para este mensaje necesita los campos de: Nombre, Apellido, dato1, dato2, dato3 Donde: el mensaje quedaría de la siguiente manera: Estimado Sr. [nombre] [apellido], queremos recordarle que su pago vence el día [dato1] y tiene una deuda vencida de Bs. [dato2] la cual debe cancelar antes del [dato3]. Los datos entre [] serán sustituidos por los datos de cada Contacto. Listado de Campañas: Desde este listado podrás seleccionar la campaña que desees y eliminarla, editarla, enviarla ó Excluir Contactos. Mediante el Icono podrás Excluir Contactos de esta campaña, de esta forma a los contactos excluidos no se les enviará el mensaje de texto cuando envíe la campaña. Puedes incluirlos nuevamente de igual forma que los excluiste. Debes tener en cuenta que SOLO SE EXCLUIRAN de la campaña ya creada y no del Grupo al que pertenecen. Adicionalmente debes tener en cuenta que luego de crear una campaña, podras añadir, eliminar o editar los contactos en sus grupos y los cambios que realices se aplicarán a la campaña ya creada. Es decir, si cras una campaña con el grupo Grupo2 y en este grupo solo habian 5 contactos al momento de crear la campaña y luego añades 2 contactos mas, la campaña tomará estos nuevos contactos añadidos automaticamente. Igualmente para en caso donde se eliminen o modifiquen los contactos. - Importante: Cada Campaña podrá procesar hata 200k ( contactos) para garantizar la estabilidad del sistema. - Los registros de Reportes de Salida y Entrada son eliminados cada cierto tiempo para optimizar el uso del sistema. Puedes exportar los datos y almacenarlos de forma segura si necesita los mismos en una fecha muy avanzada. Pag. 13

14 - Si el Sistema informa que una campaña ha sido enviado satisfactoriamente y el SMS no es recibido, dependerá exclusivamente de la Operadora realizar la entrega del mismo. Sin embargo, si esto sucede debe esperar unos minutos ya que cuando existe congestión en la RED de las Operadoras el SMS tarda en llegar. La entrega retrazada de los SMS ocurre en su mayoría cuando hay condiciones climatológicas extremas ó factores internos influyentes de las Operadoras. - El boton Probar ubicado en las campañas creadas, servirá para enviar un SMS con el texto de la campaña para probar como llegara la campaña a tus clientes. IMPORTANTE: No se enviarán campos personalizados desde el boton Probar. Si realizaste un envio previamente, puede que el mensaje del boton Probar tarde un poco en llegar, ya que entrará en la cola de envio de tu cuenta y se debera despachar primiero el envio previo. - Se podrán descargar los archivos de ayuda o plantillas de Excel, csv y txt desde el Centro de Ayuda de tu cuenta. - Si tienes alguna consulta, puede contactar con su Representante de Cuenta. Pag. 14