CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME CONTROL DE CAMBIOS

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1 UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO DIRECCION GENERAL DE BIBLIOTECAS P-CD- SISTEMA BIBLIOTECARIO CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME CONTROL DE CAMBIOS No. SECCIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 1 TODO EL DOCUMENTO Esta es la primera versión para la integración de los sistemas de gestión de calidad certificados en el sistema bibliotecario 19/JUN/ Sección 6 y 7 Exclusión del puesto de GIC de la DGB 21 /MAYO/2014 REVISÓ APROBÓ Representante de la Dirección de la calidad de la DGB FECHA Y EVIDENCIA DE REVISIÓN minuta 26 de mayo de 2014 Comité de Calidad de la Dirección General de Bibliotecas FECHA Y EVIDENCIA DE APROBACIÓN minuta 26 de mayo de 2014 Página 1 de 5

2 1. PROPÓSITO El presente procedimiento define, en forma general, los controles, responsabilidades y autoridades para asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos establecidos, se identifica, se controla y, se le da tratamiento, para prevenir su uso o entrega no intencionados. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a los productos no conformes, tanto a los procesos centrales de la Dirección General de Bibliotecas como a los centros de información universitarios que se han integrado al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001, del Sistema Bibliotecario Institucional, de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo. Los requisitos para la conformidad de los productos que se ofrecen en el sistema bibliotecario se establecen en los denominados Catálogos de Productos y Servicios, mismos que se elaboran con base en las políticas y documentos normativos, que aplican a cada proceso de la DGB o centro de información respectivamente. Conforme a lo establecido en la norma ISO 9000:2005 (3.4.2), los productos que se ofrecen en el sistema bibliotecario pueden ser: a) Ofrecidos por los procesos de la DGB, por ejemplo: cursos de capacitación, tutorías, charlas para usuarios, mantenimiento preventivo a equipos de cómputo, diseño y desarrollo de software, catalogación y clasificación de acervos, encuadernación de libros, auditorías internas, reporte de datos estadísticos, etcétera, establecidos en el Catálogo de Productos y Servicios de la DGB. b) Ofrecidos por los centros de información, por ejemplo: préstamo en sala, préstamo a domicilio, colecciones de libros contemporáneos, colecciones de tesis impresas, uso de computadoras, Internet, catálogo en línea, etcétera, establecidos en los Catálogos de Productos y Servicios de los propios centros de información. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 3.1 RESPONSABILIDAD Los responsables de la aplicación del presente procedimiento son: los gestores internos de la calidad, los representantes de la dirección, así como el personal de los procesos de la DGB y de los centros de información que participan en el Sistema de Gestión de Calidad del Sistema Bibliotecario (SGC-SB), en el ámbito de su competencia. Las responsabilidades detalladas, se prescriben, pero no se limitan, a lo establecido en la siguiente tabla: PUESTO Gestores Internos de la Calidad (GIC) Representantes de la Dirección (RD) y Responsables de Procesos Centrales (RPC) RESPONSABILIDAD 1. Lleva a cabo las actividades que, dentro de su biblioteca o proceso, se le han asignado, para contribuir a identificar, controlar, dar tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados del producto no conforme. 1. Coordina y asegura que se lleven a cabo las actividades que, dentro de su biblioteca o proceso, se han determinado para identificar, controlar, dar tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados del producto no conforme. Página 2 de 5

3 Personal de la DGB y Centros de Información 1. Llevar a cabo las actividades que, dentro de su biblioteca o proceso, se le han asignado, para contribuir a identificar, controlar, dar tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados del producto no conforme. 3.2 AUTORIDAD Se advierte que, en todo caso, prevalecerá la autoridad que emana de la normatividad universitaria, aprobada por los órganos colegiados respectivos. Por lo que en la siguiente tabla se asigna, de manera enunciativa, no limitativa, las autoridades particulares para aplicar el presente procedimiento. PERSONA Representantes de la Dirección y Responsables de Procesos Centrales Gestores Internos de la Calidad AUTORIDAD 1. Supervisar las actividades particulares, del personal a su cargo, establecidas en el presente procedimiento, según les corresponda, para identificar, controlar, dar tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados del producto no conforme. 1. Coordinar las actividades particulares, del personal, establecidas en el presente procedimiento según les corresponda, para identificar, controlar, dar tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados del producto no conforme. 4. DESCRIPCÍÓN GENERAL DE ACTIVIDADES No. ACTIVIDAD (NOMBRE) 1 Identificación 2 Prevención de uso 3 Liberación 4 Tratamiento DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Siempre que el personal de los procesos de la DGB o de los centros de información, detecta un producto no conforme, procede a identificarlo, para distinguirlo de los productos conformes, considerando lo establecido en los catálogos de productos y servicios. El personal, tanto de los procesos de la DGB como de los centros de información, toma medidas para prevenir el uso o entrega de los productos no conformes identificados, conforme a lo establecido en los planes de calidad o procedimientos de cada área. Los Representantes de la Dirección, tanto de los procesos de la DGB como de los centros de información, pueden liberar un producto no conforme, cuando se haga imposible darle tratamiento en el momento, y el usuario final esté de acuerdo en usarlo en su estado no conforme, a partir de lo establecido en los planes de calidad o procedimientos de cada área. Los Gestores Internos de la Calidad, tanto de los procesos de la DGB como de los centros de información, coordinan las actividades particulares, establecidas en sus propios procedimientos, para darle tratamiento a los productos no conformes. REGISTRO Página 3 de 5

4 NOTAS: 1) La tabla anterior establece actividades generales para el control del producto no conforme. Sin embargo, tanto los procesos de la DGB como los centros de información, podrán establecer actividades, más detallados, para cumplir con el presente procedimiento, lo cual deberá quedar reflejado en sus procedimientos, planes de calidad o instrucciones de trabajo, según el caso. 2) Tanto los centros de información como la DGB deberán contar con un documento denominado Catálogo de Productos y Servicios como la principal vía para establecer las características y requisitos de los productos o servicios que ofrecen. 5. DIAGRAMA DE FLUJO 6. TERMINOS Y DEFINICIONES Para el presente procedimiento aplican los términos y definiciones de la Norma ISO 9000: 2005, además de los siguientes: TÉRMINO Órganos Colegiados Centros de Información Representante de la Dirección de la DGB Responsable de Proceso Central de la DGB Representante de la Dirección en los Centros de Información Gestor Interno de la Calidad en los centros de información DEFINICIÓN H. Consejo Universitario, Consejo del Sistema Bibliotecario, Comité de Calidad de la DGB, Comités de los Centros de Información. Centro de Información, Biblioteca, Hemeroteca o Archivo, según el caso. Subdirector Técnico de la DGB. Encargado, responsable o jefe de un proceso central de la DGB Encargado, responsable o jefe del centro de información. Persona responsable de coordinar las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad en el centro de información. Página 4 de 5

5 Personal del Sistema Bibliotecario Plataforma Documentos Plataforma Tecnológica Reglamento General de Bibliotecas Ley Orgánica Documento externo Catálogo de productos y Servicios Personas que laboran dentro de las áreas de la Dirección General de Bibliotecas o en los Centros de Información. Software en línea instalado en la página de la Dirección General de Bibliotecas que sirve para registrar y dar acceso a todo tipo de archivos correspondientes a la documentación del sistema de gestión de calidad. Software en línea vinculado a la página de la Dirección General de Bibliotecas que sirve para registrar actividades diversas, por ejemplo: Plataforma para el Control y Seguimiento de Hallazgos de Auditoría, Foro Virtual, Sistema de Información Bibliotecaria (SIBIB), Sistema de Administración de Recursos Humanos (SARH), etcétera. Reglamento General de Bibliotecas. Aprobado el 28 de marzo de Ley Orgánica de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo Última reforma publicada en el Periódico Oficial: 18 de septiembre de Documento adoptado de una instancia externa a la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, con aplicación en el SGC, en un ámbito de aplicación determinado. Registro, en el cual, los procesos o centros de información del sistema bibliotecario comunican al cliente, al menos, la denominación de los servicios que ofrecen, las características de éstos y los requisitos para su uso. La denominación de éste registro puede variar de acuerdo a las necesidades particulares. 7. ABREVIATURAS Y SIGNIFICADO ABREVIATURA SB DGB SGC RD SIGNIFICADO Sistema Bibliotecario Dirección General de Bibliotecas Sistema de Gestión de Calidad Representante de la Dirección Página 5 de 5