Lcda. Romelia Rodríguez V

Transcripción

1 1 AJUSTES Introducción: Los estados que se preparan al fin de cada período contable deben reflejar, tan correctamente como se posible, los ingresos habidos y los gastos incurridos durante el período, así como el activo, el pasivo y el capital existentes al fin del mismo. Para lograr este objetivo, con frecuencia es necesario, además de registrar las transacciones del negocio, formular asientos de ajuste al fin del periodo. Nociones Fundamentales: El termino ajuste está relacionado con la regularización de saldos de las cuentas en toda contabilidad. Para ello, debemos conocer que la Contabilidad se da en base a dos (2) Métodos: 1. Efectivo 2. Acumulaciones Contabilidad en Base a Efectivo; registra las operaciones en los libros en el momento en que se ingresa o se desembolsa efectivo. Esto significa, que no se cumple con el Principio de Asociación de Ingresos y Egresos por cuanto se pasa por alto el hecho de que no necesariamente se afecta la situación financiera o de resultados cuando se recibe o desembolsa efectivo. Por lo tanto, este método no presenta todas las operaciones que afectan a la empresa en un periodo determinado, lo que trae como resultado el que no se pueda medir el desempeño económico de esta, en un ciclo económico; de igual manera, no se contabilizan el resto de las operaciones como las Ventas a Crédito, los Gastos no Pagados, los Inventarios, las Depreciaciones entre otras. En tal sentido, No es Recomendable utilizar este Método, desde ningún punto de vista para contabilizar las operaciones mercantiles de una empresa. Contabilidad a Base de Acumulaciones; establece que todos los ingresos se asignan al periodo durante el cual se ganan, y se les deducen todos los gastos relacionados con ellos. Es considerado el más racional, ya que registra todas las transacciones e incidencias, aún cuando no se movilicen valores propiamente. Visto de otro modo, se puede decir que las operaciones son registradas en el momento en el cual los ingresos son ganados o realizados y los costos y gastos; cuando se han consumido bienes o recibidos servicios y no, cuando se recibe efectivo o se desembolsa según sea el caso de un ingreso o egreso. Por lo tanto, bajo este método las operaciones que afectan a la empresa son registrados en sus libros, sin discriminar donde ha ocurrido o no movimiento de efectivo; de tal forma, que la posición financiera y de resultados sea reflejada de acuerdo con lo establecido en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Es importante dejar claro, que cuando nos referimos a Ingreso, es la entrada o percepción de activo en forma de efectivo, cuentas por cobrar u otra clase de propiedades que se reciben de los clientes con motivo de la prestación de servicio o de la venta de mercancías. También se pueden obtener ingresos de las inversiones cuando se ganan intereses sobre bonos o en cuentas de ahorro. Todo ingreso implica aumento del capital contable. Por consiguiente, una entrada de activo que esté compensada con un aumento en el pasivo no constituye ingreso. De igual manera, al referirnos a Gasto, este va a constituir el costo que origina el uso de las cosas o servicios con la finalidad de generar ingresos. Ejemplo de Gasto, lo observamos cuando una empresa contrata trabajadores y alquila un local para realizar sus operaciones; en ambas actividades esta utilizando cosas o servicios con el objeto de generar ingresos, por lo tanto esta realizando Gastos. Teniendo todo lo antes expuesto como base podemos decir, que los van a llevar a cada cuenta una vez saldada a su justo valor hasta que se realicen el Cierre de los Libros. a los Registros Contables: Los ajustes a los Registros Contables vienen dados por el requerimiento de comparar los ingresos y los gastos de un mismo periodo en la contabilidad en base a acumulación para que los registros de las operaciones de la empresa se acerquen lo más posible a la realidad. Los ajustes nos van a permitir corregir errores, omisiones en los registros de las transacciones; igualmente, aseguran el éxito del trabajo de

2 2 contabilidad en base a acumulación: Mediante la preparación de los asientos de ajuste, podemos reconocer el ingreso en el periodo contable dentro del cual se devenga, y también podemos dar entrada a las cuentas, todos aquellos gastos no registrados que hayan podido contribuir a la producción de ese ingreso. Ejemplo de registro contable que requiere ajustarse, es cuando contabilizamos el ingreso devengado pero no registrado ni cobrado antes de finalizar el periodo. Esto nos ayuda a lograr la meta de presentar un Estado de Ingresos que incluya todos los ingresos devengados en un determinado periodo. Otro ejemplo seria cuando registramos los gastos en el periodo contable dentro del cual se reciben los beneficios de dichos desembolsos, a pesar de que el pago del dinero se haya hecho en un periodo anterior o posterior. Clases de : Teniendo claro que los va a constituir la regularización a los saldos de las cuentas o una especie de examen de conciencia, se consideran las siguientes clases: ACUMULACIONES ANTICIPACIONES PERDIDAS ESTIMADAS PERDIDAS DETERMINABLES VALUACIONES DE INVENTARIOS ERRORES U OMISIONES Devengadas y no cobradas aún debidas y no pagadas todavía. Pagadas y no devengadas Cobradas y no ganadas. Provisión para Cuentas Incobrables Depreciación, Amortización y Agotamiento. Amortización de Intangibles. Amortización de Diferidos Costo o Mercado el más bajo FIFO, LIFO y Promedio Móvil. Contrapartidas Cuentas que deben Ajustarse: Antes de cerrar los Libros Contables existen varias cuentas que deben ajustarse. A saber: 1. Gastos Acumulados 2. Ingresos Acumulados 3. Gastos Pagados por Anticipado 4. Cargos Diferidos 5. Créditos Diferidos 6. Provisión para Cuentas Incobrables. 7. Depreciación de Activos Fijos Tangibles 8. Amortización de Activos Fijos Intangibles 9. Agotamiento de Activos Fijos Agotables 10. Contrapartidas y Rectificaciones.(Errores, partidas en transito) Ejemplos ilustrados de las Cuentas que deben Ajustarse: 1. Gastos Acumulados: Al final de cada periodo contable es necesario efectuar asientos de ajuste para registrar aquellos gastos en que se ha incurrido pero que no han sido reconocidos en las cuentas. Estos son los gastos que se acumulan cada dia pero que generalmente se registran al final del mes y representan un Aumento de Pasivo, ya que no ha llegado la fecha de pagarlos. Ejemplos los Sueldos, los Intereses sobre Préstamos, Alquileres entre otros. Veamos esto en la práctica: Cuando la fecha de cierre del ejercicio económico de una Empresa no coincide con la fecha de pago de los Sueldos y Salarios; es necesario realizar un Asiento de ajuste en el Libro Diario que registre los gastos causados y, a la vez, el pasivo contraído por tal motivo; así:

3 3 FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF. DEBE HABER Dic 31 Sueldos y Salarios XXX XX Sueldos y Salarios por Pagar XXX XX 2 Días de Sueldos y Salarios 2. Ingresos Acumulados: Resulta ser cualquier ingreso devengado pero no registrado o no cobrado durante el periodo contable; es decir, ingresos que se han sido acumulando durante el periodo y que no han sido registrados antes de la fecha de cierre. El ejemplo más visto es el de los Intereses acumulados por cobrar; ya que siempre habrá al momento del cierre, alguna acreencia a favor de la empresa que ha devengado intereses, los cuales han de cobrarse en el ejercicio siguiente conjuntamente con la obligación respectiva. En este caso cargamos a una Cuenta de Activo y Abonamos a una Cuenta de Ingreso. En la práctica lo vemos cuando tenemos un Pagaré que se vence por ejemplo en Marzo y que ha ganado intereses desde hace meses; al cierre del ejercicio debe hacerse un asiento de ajuste que reflejará la parte devengada que pertenece al ejercicio que se cierra. Así: FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF. DEBE HABER Dic 31 Intereses Acumulados por Cobrar XXX XX Ingresos por Intereses XXX XX Intereses devengados en Pagaré 3. Gastos Pagados por Anticipado: esta representado por todos aquellos artículos, suministros o servicios; los cuales al momento de comprarse, se han registrado como Gastos y que, al final del ejercicio económico, no se han consumido en su totalidad. En vista de ello, es necesario realizar un ajuste que registre la parte consumida como un Gasto y como un Activo la parte que aún no se ha consumido. Ejemplo de estos, están los Seguros, los Intereses, los Alquileres, la Papelería, Artículos de Escritorio, Estampillas entre otros. En la práctica, suponiendo que se adquiere una Póliza de Seguro en Marzo 01 por un año y se paga al contado anticipadamente; es el caso que para el cierre del ejercicio en Diciembre 31 debe registrarse como Gasto las 10/12 partes consumidas de la póliza y dejar como activo solo las 2/12 partes no consumidas, que pasaran para el siguiente ejercicio económico. Así FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF. DEBE HABER Dic 31 Gastos de Seguros XXX XX Seguros Vigentes XXX XX Parte consumida de la Póliza. 4. Cargos Diferidos: se dice que son gastos que benefician a la empresa por más de un ejercicio económico; por lo que no se deben cargar totalmente al ejercicio en el cual se realizan, sino que se han de distribuir entre varios ejercicios. Ejemplo de estos tenemos los Gastos de Instalación o de Organización, las Mejoras a la Propiedad Arrendada, las Campañas Publicitarias entre otras. Vamos a suponer que se ha incurrido en Gastos de Instalación al inicio de las operaciones de una determinada empresa, y que se ha decidido amortizarlos en varios años; en el caso que sean 3 años, al cierre de las operaciones de la empresa registraremos un asiento de ajuste por 1/3 parte del gasto. Así:

4 4 FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF. DEBE HABER Dic 31 Amortización Gasto Instalación XXX XX Gasto de Instalación XXX XX Gasto aplicable al ejercicio 5. Créditos Diferidos: también son llamados Ingresos o Pasivos Diferidos, están formados por todos aquellos cobros que se han hecho por anticipado, por un servicio o contraprestación que se hará más tarde. Ejemplo, los Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado entre otros; y nos indica que mientras no sea prestado el servicio, la empresa tendrá un autentico Pasivo. En la práctica podemos ilustrarlo cuando tenemos Intereses Cobrados por Anticipado; cuando lo registramos inicialmente cargamos a Banco y abonamos al Crédito Diferido; pero al cierre del ejercicio se registran solo aquellos intereses que han sido devengados y quedará pendiente el Pasivo real. Así: Dic 31 Intereses Cobrados por Anticipado XXX XX Ingresos por Intereses XXX XX Parte devengada de los intereses 6. Provisión para Cuentas Incobrables: se crea, en vista del riesgo que suele correr la mayoría de las empresas en la concesión de créditos; para lo cual es necesario estimar una Provisión que le permita cubrir las perdidas que por incobrables se produzcan realmente. Para calcular la Provisión existen los siguientes métodos: a.- Porcentaje sobre las Ventas Brutas b.- Porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar c.- Porcentaje sobre las Ventas a Crédito d.- Antigüedad de las Cuentas por Cobrar Indistintamente del método que apliquemos, para crear la Provisión, se deberá Cargar a la cuenta de Perdida por Cuentas Incobrables y Acreditar a la cuenta de Provisión para Cuentas Incobrables y calcular un % sobre las Cuentas por Cobrar abiertas pero al momento de hacer el ajuste para adoptar la Provisión, ha de tenerse en cuenta lo Sobrante o parte no usada de la Provisión del año anterior, y solo hacer el ajuste para llevar dicha Provisión hasta el monto equivalente al % acordado de las Cuentas por Cobrar a la fecha.. Esto es que el % que se estime perder en el futuro, ha de ser igual al % que realmente se perdió en el pasado. Para ejemplificar esto supongamos que tenemos unas Cuentas por Cobrar al cierre del ejercicio (31 de Diciembre 2004) de Bs ,oo de las cuales resultan Incobrables un total de Bs.4.000,oo Primeramente, debemos calcular el equivalente porcentual de la perdida, mediante una Regla de Tres Simple; así: ,oo : 4.000,oo : : 100 : X X = (4.000,oo) (100) = 2% ,oo En este caso, se asume que la empresa tiene Cuentas por Cobrar al 31 de Diciembre del 2004 y que se han de perder por Incobrables el 2% de estas. Teniendo esta información se realizará el Asiento de Ajuste por el 2% de las Cuentas por Cobrar; suponiendo que estas sean Bs ,oo ( el 2% será Bs ,oo) y tendríamos el siguiente registro al cierre de las operaciones:

5 5 Dic 31 Pérdida por Incobrables Provisión para Incobrables Ajuste para elevar la Provisión al 2% de las Cuentas por Cobrar abiertas. Así queda abierta la Provisión y al momento que se de por pérdida alguna Cuenta por Cobrar se cancelará contra la Provisión mediante el siguiente asiento: Marzo 06 Provisión para Incobrables Cuentas por Cobrar Cancelación de la cuenta X por incobrable. Este procedimiento utilizado, nos permite cargar la perdida, al ejercicio económico que realmente corresponde, y se efectúa al momento mismo de crearse la provisión; luego, cuando se produce la perdida solo se hace la rectificación de las Cuentas por Cobrar y de la Provisión, sin afectar en nada los Ingresos y Gastos del ejercicio en curso. Igualmente se da la situación que no se agota totalmente la Provisión establecida y esto permite que para el próximo ejercicio se a agrega el monto que hace falta para que iguale al % de las Cuentas por Cobrar. En nuestro ejemplo se estableció una Provisión de Bs ,oo se cuenta con un remanente de Bs.2.000,oo de la Provisión del año anterior y solo haríamos el Ajuste por Bs.8.000,oo. 7. Depreciación de Activos Fijos Tangibles vamos a entender por Depreciación la porción del costo del activo que se considera consumida durante el periodo, por efectos del transcurso del tiempo, el uso o deterioro del Activo. Para el cálculo de la depreciación de activos es necesario conocer el significado de los siguientes términos: Costo Capitalizado: Es el precio que se indica en la Factura de compra del activo, más todos los gastos incidentales de seguro, transporte, instalación etc, hasta que el activo entra en posesión de la empresa en condiciones perfectas. Vida Útil: Es el tiempo que se espera el activo prestará servicios de forma satisfactoria. Valor Residual: Es el valor por el cual se calcula se venderá el activo, al final de su vida útil, ya sea como chatarra o como repuesto. A este término algunos autores le llaman también Valor de Rescate, Valor de Salvamento y Valor de Recuperación. Valor Depreciable: Es la diferencia entre el Costo Capitalizable y el Valor Residual; es decir, la parte del costo total del activo que estará sujeta a depreciación. Existen varios Sistemas para calcular la Depreciación, entre los más conocidos están: 1.- Línea Recta 2.- Línea Recta Múltiple 3.- Unidades de Producción 4.- Horas de Trabajo 5.- Número Dígitos 6.- Saldos Decrecientes 7.- Inventarios

6 6 El más usado es el Método de Línea Recta y consiste en dividir el Valor Depreciable del Activo entre el número de periodos de Vida Útil que se estime. Así: DEPRECIACIÓN ANUAL = COSTO TOTAL - VALOR RESIDUAL AÑOS DE VIDA UTIL Para efectos la Depreciación será un Gasto inherente a las operaciones corrientes de la empresa y por tal motivo su importe se carga a una Cuenta Nominal denominada Gasto de Depreciación del Activo, y se abona a una Cuenta de Valoración o Valuación de Activo denominada Depreciación Acumulada del Activo. Supongamos que se adquirió una Maquinaria Agrícola por Bs ,oo y se canceló un Flete Marítimo de Bs ,oo y Derechos de Aduana por Bs ,oo el Costo total Capitalizable del Activo será la sumatoria de todos estos valores; es decir, Bs ,oo; y si a este activo le estimamos una Vida útil de 10 años y un Valor de Salvamento de Bs ,oo, tendríamos una Depreciación aplicando el Método de Línea Recta, así: DEPRECIACIÓN ANUAL = ,oo ,oo = ,oo 10 Igualmente, al cierre de las operaciones de la empresa realizaremos un Asiento de Ajuste como sigue: Dic 31 Gasto Depreciación Maquinaria Deprec.Acum. Maquinaria Gasto de Depreciación del ejercicio. La cuenta de Gasto de Depreciación va ser absorbida por el Estado de Ganancias y Pérdidas; mientras que la cuenta de Depreciación Acumulada del Activo queda abierta como una Cuenta de Valoración de Activo, la cual seguirá recogiendo las depreciaciones anuales del activo y las ira acumulando hasta terminar la vida útil del mismo o hasta que este se venda o se deseche. Es importante que Usted, investigue el contenido del resto de los Sistemas ya indicados para calcular la Depreciación, a manera de que pueda informarse de su contenido y aplicación, la cual dependerá del tipo de empresa y la actividad que esta realice. 8. Amortización de Activos Fijos Intangibles: cuando se habla de amortizar nos referimos a un Gasto; ya que cuando amortizamos un Activo Intangible lo representamos como la perdida del valor que sufre debido a su disfrute o al simple transcurso del tiempo. De igual forma, algunos de los Activos Fijos Intangibles están sujetos a amortización porque sus vidas están limitadas por la Ley, por algún contrato o por la naturaleza del Activo. Ejemplo de ello son las Patentes, los Derechos de Autor, Concesiones por períodos limitados, Contratos de Arrendamiento, y Mejoras a los Inmuebles Arrendados. Se debe entender que el plazo fijado por la Ley, por un Reglamento o por un Contrato es el período máximo de vida y que la utilidad de tales Activos puede cesar antes de la expiración de eses período; en tales casos, la vida útil más corta debe constituir la base para la amortización. Existen ciertos activos fijos intangibles que no están sujetos a amortización, pues se supone que tienen una vida útil ilimitada. Como ejemplos de estos están las Marcas de Fábrica, los Nombres Comerciales, los Procesos y Fórmulas Secretas y el Crédito Mercantil. La Amortización opera en forma parecida a la Depreciación de los Activos Fijos Tangibles; aunque algunos tenedores de libros, contadores, administradores; prefieren no llevar la cuenta de la Amortización Acumulada del Activo; sino que lo amortizado cada año lo abonan a la cuenta del mismo Activo, con cargo a una de cuenta de Gasto de Amortización del Activo o similar.

7 7 Al cierre de las actividades de la empresa se deberá elaborar un Asiento de Ajuste como se indica: Dic 31 Amortización Derecho de Autor XXX XX Amortiz..Acum. Derecho Autor XXX XX Amortización del ejercicio. 9. Agotamiento de Activos Fijos Agotables: es un gasto similar al de la Amortización; pero proviene de la reducción del valor de aquellos activos representados por Recursos Naturales en explotación, tales como: Minas, Canteras, Yacimientos, Bosques etc. Este viene dado en función al volumen de la explotación a que se someten los activos agotables; por lo tanto, la mejor forma de calcularlo será de acuerdo al Número de Unidades de Productos extraídos y la Reserva estimada. Para calcularlo debe conocer : Costo Total Capitalizado, el cual estará formado por el monto de la inversión, más todos los Gastos incidentales del Activo Fijo Agotable. El Valor Residual, vendrá a ser el valor que pueda tener el terreno o las bienhechurías, depuse de haberse explotado totalmente dicho activo. La Reserva vendría a ser las unidades de producto (m 3, barriles, toneladas, etc) estimadas que atesora el referido activo. Para el cálculo se aplica la siguiente fórmula: Agotamiento por Unidad de Producto = COSTO TOTAL - VALOR RESIDUAL RESERVA ESTIMADA Una vez se halla calculado el Gasto por Agotamiento correspondiente a un periodo cualquiera, bastará con multiplicar este Coeficiente de Agotamiento Unitario, por el total de las unidades de producto extraídas en dicho periodo. Para ejemplificar lo antes expuesto tenemos el ejemplo de una Cantera, la cual costó: Terreno Bs ,oo Caminos Bs ,oo Instalaciones Bs ,oo Bs ,oo = COSTO TOTAL CAPITALIZABLE Valor Residual estimado Bs ,oo VALOR AGOTABLE Bs ,oo Luego tenemos que la Reserva Estimada de Producción = m 3 de piedra caliza. Sustituyendo los valores en la formula del Agotamiento tenemos que: Agotamiento por cada M 3 Extraído = ,oo ,oo = Bs.0, ,oo En tanto si en el primer año se extraen m3 de piedra, el gasto por agotamiento de ese año será de: ,oo * 0,70 = Bs.7.000,oo y registraremos al cierre de las operaciones un Asiento de Ajuste como se indica: Dic 31 Gasto por Agotamiento Cantera 7.000, 00 Agotamiento Acum. Cantera 7.000, 00 Ajuste del Agotamiento por m 3 de piedra caliza extraída en año.

8 8 10. Contrapartidas y Rectificaciones. (Errores, partidas en transito): prevenir o evitar errores en los registros de contabilidad es realmente imposible, por lo que, toda empresa deberá adoptar procedimientos de comprobación interna, si desea reducir al mínimo dichos errores. Los asientos de ajuste para corrección de errores tienen por objeto restituir el verdadero saldo de la cuenta que haya sido afectada por errores involuntarios, cometidos al registrar las operaciones, por aplicación incorrecta de los principios de contabilidad; por equivocaciones de tipo aritmético al hacer el computo de determinadas operaciones, o bien, por emisión del registro. También puede darse el caso de faltas intencionales de los administradores de las empresas con el objeto de presentar una situación falsa del resultado de las operaciones. Entre los tipos de ajustes por contrapartidas y rectificaciones tenemos: 1. a que da lugar el Arqueo de Caja Chica 2. a que da lugar la cancelación de la cuenta del Banco 3. por Dividendos decretados y no registrados. 1. a que da lugar el Arqueo de Caja Chica, están referidos a los Faltantes y/o Sobrantes, producto del arqueo a la Caja Chica; donde el Faltante en algunos casos, será considerado como una Cuenta por Cobrar al Cajero o trabajador encargado de la Caja Chica; o también como un Gasto Misceláneo. Esto dependerá de las políticas internas que tenga la empresa; igualmente, deberá ser objeto a una auditoria de control para aplicar los correctivos del caso. En el caso de los Sobrantes, estarán dados por situaciones como por ejemplo, de sueldos y salarios no reclamados; donde, inicialmente se hacia registrado como un Cargo a Gasto de Sueldos y Salarios en la Nómina de los trabajadores y un Abono a Banco; en tanto, será necesario depositar el sobrante en el Banco y reflejar el Pasivo de Sueldos y Salarios No Reclamados. De la misma forma, están los casos de monedas sobrantes o cantidades irrisorias; en las cuales se crea una Cuenta de Ingresos Misceláneos para registrar el sobrante. A continuación se ilustran los ejemplos de Asiento de Ajuste de los Faltantes y/o Sobrantes de Caja: Para el caso de Faltante por sumas irrisorias el Asiento de Ajuste será: Dic 31 Gastos Misceláneos XXX XX Banco XXX XX Faltante en Arqueo de Caja Chica Para el caso de Sobrante por sumas irrisorias el Asiento de Ajuste será: Dic 31 Banco XXX XX Ingresos Misceláneos XXX XX Sobrante en Arqueo de Caja Chica Para el caso de los Sueldos y Salarios No Reclamados el Asiento de Ajuste será: Dic 31 Banco XXX XX Sueldos y Salarios no Reclamados XXX XX Sobrante en Arqueo de Caja Chica 2. a que da lugar a la Cancelación de la Cuenta Banco (Conciliación Bancaria): están referidos a todos aquellos producto de los resultados de la Conciliación Bancaria, tales como: Cheques Devueltos, Cheques en Transito, Depósitos en Transito, Gastos Bancarios, Efectos a Cobrar no Pagados entre otros. De donde, el tratamiento para su ajuste será como se indica:

9 9 Primeramente se registrará el importe del Cheque Devuelto para posteriormente realizar los demás registros y normalizar las cuentas del Banco. Dic 31 Cheque Devuelto XXX XX Banco XXX XX Cheque devuelto por el Banco Inmediatamente se deberá realizar otro asiento para reflejar el monto del Giro no Pagado por el cliente. Dic 31 Efectos a Cobrar no Pagados XXX XX Banco XXX XX Giro no pagado por el Librado Finalmente, un asiento para normalizar el saldo de la Cuenta de Efectos por Cobrar Dic 31 Efectos a Cobrar Descontados XXX XX Efectos a Cobrar XXX XX Giro no pagado por el Librado 3. por Dividendos decretados y no registrados. Lo referente a los Dividendos decretados cuyo importe no se ha reflejado en los libros, ocasiona por una parte, la necesidad de registrar un Pasivo, y por la otra, causa una sobrestimación con el Capital Neto de la empresa. Para ejemplificar esto tenemos el caso de una empresa cuyo cierre económico es al 31 de Diciembre y no ha registrado un Dividendo Extraordinario de Bs ,oo por Acción, el cual fue decretado en fecha 01 de Diciembre por una Compañía Anónima que cuenta con un Capital Social de (5.000) acciones de Bs ,oo c/u y con un Superávit Ganado de Bs ,oo. Por lo tanto existirá un Pasivo no registrado de Bs ,oo (5.000 * ,oo) que deberá ser normalizado a través de un Asiento de Ajuste que: lleve el Superávit Ganado a su verdadera disponibilidad y luego que registre la obligación correspondiente al Dividendo Declarado. Así: Dic 31 Superávit Ganado Dividendos por Pagar Decreto de Dividendo Finalmente, es necesario adicionar a todo lo antes indicado sobre la materia de la cuenta de las Contribuciones al INCE que no han sido registradas y que estaría dentro del grupo de los Gastos Acumulados; sin embargo, ahora les presento a Usted bajo un tratamiento especial por cuanto al cierre del ejercicio económico de cualquier empresa se cancelan utilidades que incrementan las remuneraciones mensual del trabajador y sobre las cuales se le deducen INCE y el patrono deberá aportar el 1% de estas remuneraciones, en tanto el tratamiento de Ajuste será:

10 10 Dic 31 Gasto por Aporte al INCE XXX XX Aporte al INCE por Pagar XXX XX Ajuste Aporte al INCE Recuerde por conocimientos básicos de contabilidad que los Asientos de deberá reflejarlos en una Hoja de Trabajo, la cual es un documento extracontable que le facilita al Tenedor de Libros la tarea de Preparar los Estados Financieros, previo a la formulación de los Asientos de y los Asientos de Cierre.

11 11 DESCRIPCION TEÓRICA ELABORAR LA HOJA DE TRABAJO A continuación se le muestra un Ejemplo Práctico para la elaboración de una Hoja de Trabajo correspondiente a la Empresa ABC, en la cual se utilizan todos los pasos necesarios para su elaboración (información tomada Manual Fase Intermedia 3005 INCE) 1. Se utilizará la primera doble columna de la Hoja de Trabajo para reflejar el Balance de Comprobación extraído del mayor esquemático de cuentas T 2. Se formulan los correspondientes a aquellas cuentas que así lo ameriten. Para nuestro ejemplo tomaremos: Ajuste No.01 los Muebles y Enseres se deprecian en un 10%, es decir, se les consideró una Vida Útil probable de 10 años sin Valor de Rescate. Ajuste No.02 el Equipo de Reparto se depreció en un 20% es decir, se le consideró una Vida útil probable de 5 años sin Calor de Rescate. Ajuste No.03 de los Ingresos por Comisiones solo se habían devengado Bs.1.000,oo Ajuste No.04 a la cuenta de Gastos de Seguro se le había cargado una Póliza que cubría 1 año. El pago se había efectuado el 01 de Julio y el cierre se práctica el 31 de Diciembre. Ajuste No.05 para la fecha de cierre (31 de Diciembre) se tomo un Inventario de los Artículos de Escritorio, el cual alcanzó la suma de Bs.500.oo 3. Luego se trasladan las cuentas integrantes del Balance de Comprobación a la doble columna del Balance de Comprobación Ajustado, considerando los ajustes indicados previamente. 4. Seguidamente se distribuyen las cuentas integrantes del Balance de Comprobación Ajustado a las siguientes tres dobles columnas, de acuerdo de su naturaleza; es decir: a) Nominales de Costo de Ventas (doble columna de Costo de Ventas) b) Nominales de Ingresos y de Egresos (doble columna de Ganancias y Pérdidas) c) Reales de Activo, Pasivo y Capital además de las de Valorización y de las de orden (doble columna de Balance General) Para facilitar este trabajo Usted deberá marcar de lado izquierdo al titulo de la cuenta en el Balance de Comprobación con la inicial del tipo de cuenta, así: A: las cuentas de Activo P: las cuentas de Pasivo C: las cuentas de Capital C.V. : las cuentas de Costo de Ventas I: las cuentas de Ingresos E: las cuentas de Egresos o Gastos V: las cuentas de Valoración de Activos O: las cuentas de Orden Una vez realizada toda esta labor, debe haberse comprobado previamente la igualdad de las subcolumnas del Balance de Comprobación; igualmente, formulado los ajustes pertinentes en la doble columna de Entradas de, cuyos totales por subcolumnas deben, asimismo, sumar igual. Los importes de estas entradas de ajuste individualmente se combinan luego con los datos originales del Balance de Comprobación, a fin de obtener el Balance de Comprobación Ajustado. Las cuentas que integran este último se distribuyen seguidamente entre las restantes tres (3) dobles columnas de Costo de Ventas, Ganancias y Perdidas y Balance General. La Hoja de Trabajo termina mediante la igualación de las dos últimas columnas del Balance General al trasladar el monto de la ganancia a la subcolumna de pasivo y capital o de la pérdida a la subcolumna de activo e igualar. Esta igualdad resulta ser precisamente la prueba final de la Hoja de Trabajo.