PLAN DE DESARROLLO EMPRESARIAL PARA LA EMPRESA PATACONES PRECOCIDOS EN BOGOTÁ YANITHZA MOLINA MOLINA YEZMIN VALENCIA GOMEZ

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1 PLAN DE DESARROLLO EMPRESARIAL PARA LA EMPRESA PATACONES PRECOCIDOS EN BOGOTÁ YANITHZA MOLINA MOLINA YEZMIN VALENCIA GOMEZ UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ

2 PLAN DE DESARROLLO EMPRESARIAL PARA LA EMPRESA PATACONES PRECOCIDOS EN BOGOTA YANITHZA MOLINA MOLINA YEZMIN VALENCIA GÓMEZ Trabajo de grado para optar al título de Administradoras de Empresas Directora GILMA ARDILA UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ

3 Nota de aceptación: Firma del presidente del jurado Firma del Jurado Firma del jurado Ciudad y fecha (día, mes, año) 128

4 DEDICATORIA A Dios, fuente de todo conocimiento y sabiduría. A mis hijos fuente de mi inspiración, a mi madre por los valores y a mis esposo por estar siempre a mi lado. YANITHZA MOLINA MOLINA Doy infinitas gracias a DIOS que me diste la oportunidad de vivir, ser mi mejor amigo, compañero, mi fortaleza, darme todo lo que tengo y no dejarme caer nunca. Con mucho cariño principalmente a mi hija por ser mi fuerza motor de mi vida y templanza quien amo y protegeré siempre A mis padres que me dieron la vida A mi Señor Padre por su enseñanza y amor, Gracias por todo mama por su apoyo todos estos años, por su infinito amor, comprensión y por ayudarme a que este momento llegara darme una carrera para mi futuro y por creer en mi. Gracias mama A mi hermana, tía Yulieth Andrea Valencia, Eulalia Gómez Pineda Que sin ustedes a mi lado no lo hubiera logrado les agradezco a todos ustedes con toda mi alma el haber llegado a mi vida Como expresión de gratitud al Sr. Anacleto Flores Acosta por su apoyo y acompañamiento Gracias por ayudarme a lograrlo Los quiero con todo mi corazón YEZMIN VALENCIA GÓMEZ 129

5 AGRADECIMIENTOS A la Universidad de La Salle, su cuerpo directivo y de profesores, quienes con su sapiencia nos orientaron todo el tiempo en esta etapa. Especialmente a la profesora GILMA ARDILA D. por su permanente guía y su especial apoyo, gracias a la dedicación en la revisión y corrección de este material, fue posible sacar adelante este proyecto. YANITHZA MOLINA MOLINA YEZMIN VALENCIA GÓMEZ 130

6 CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN TEMA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN SUBLINEA DE INVESTIGACIÓN RELACION CON ADMINISTRACION DE EMPRESAS TÍTULO PROBLEMA PLANTEAMIENTO FORMULACIÓN OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS JUSTIFICACIÓN HIPÓTESIS HIPOTESIS DE PRIMER GRADO HIPÓTESIS DE SEGUNDO GRADO HIPÓTESIS DE TERCER GRADO MARCO DE REFERENCIA MARCO TEÓRICO La planeación para la toma de decisiones Análisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa Estudio Del Entorno Matriz DOFA Plan de desarrollo empresarial Reseña histórica de la empresa Patacones Precocidos Colombianos

7 6.1.7 Sistemas organizacionales y estructuras administrativas Estructuración por tipos de empresas El organigrama de una empresa Elementos de la organización Estructura organizativa formal Áreas de mando GLOSARIO DISEÑO METODOLOGICO TIPO DE INVESTIGACION POBLACION Y MUESTRA Población Muestra INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN Fuentes primarias Fuentes secundarias FASE DE DIAGNÓSTICO AUDITORIA A LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ACTUAL Diagnostico técnico Diagnostico administrativo Diagnostico legal Diagnostico ambiental Diagnostico económico Diagnostico financiero DOFA, PCI, POAM, DOFA ESTRATEGICO PCI- Administrativo POAM Matriz DOFA PLAN DE DESARROLLO EMPRESARIAL DISENO DE LA ESTRUCTURA DE MERCADOS

8 9.1.1 Mercado actual Tasa de uso Producto Mercadeo actual del producto Necesidades satisfechas Presiones competitivas Aspectos de la economía Objetivos de mercado Estrategias Matriz de la posición estratégica y de la acción (PEYEA) ESTRUCTURACIÓN ÁREA TÉCNICA Infraestructura Localización Distribución de planta Descripción del proceso de producción DISEÑO DEL PLAN ADMINISTRATIVO Direccionamiento estratégico Principios de calidad Objetivos y estrategias organizacionales Descripción del organigrama y cargos DISEÑO DE LA ESTRUCTURA LEGAL Tipo de sociedad Razón social Registro mercantil y RUT Registro sanitario Gastos de constitución legal de la empresa PLAN FINANCIERO Información inicial

9 9.5.2 Proyección de ingresos Compras materia prima Presupuesto de mano de obra Costos indirectos de fabricación Presupuesto de gastos Estado de costos CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA

10 LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1 Jerarquización de la información Tabla 2 Fortalezas y debilidades de la competencia Tabla 3 Matriz PEYEA Tabla 4 Principios de calidad Tabla 5 Objetivos y estrategias organizacionales Tabla 6 Gastos de Constitución Tabla 7 Información general para presupuestos Tabla 8 Ventas proyectadas Tabla 9 Materias primas del producto Tabla 10 Mano de obra indirecta Tabla 11 Mano de obra directa Tabla 12 Costos indirectos de fabricación Tabla 13 Nómina área administrativa Tabla 14 Nómina área de ventas Tabla 15 Gastos varios y ventas Tabla 16 Carga prestacional Tabla 17 Activos fijos Tabla 18 Activos fijos Tabla 19 Presupuesto de ingresos año Tabla 20 Presupuesto de ingresos año Tabla 21 Presupuesto de ingresos año Tabla 22 Presupuesto de compras materias primas año Tabla 23 Presupuesto de compras materias primas año Tabla 24 Presupuesto de compras materias primas año Tabla 25 Presupuesto de mano de obra directa año

11 Tabla 26 Presupuesto de mano de obra directa año Tabla 27 Presupuesto de mano de obra directa año Tabla 28 Costos indirectos de fabricación Tabla 29 Presupuesto de gastos operacionales año Tabla 30 Presupuesto de gastos operacionales año Tabla 31 Presupuesto de gastos operacionales año Tabla 32 Estado de costos Tabla 33 Endeudamiento Tabla 34 Estado de resultados proyectado Tabla 35 Flujo de caja proyectado Tabla 36 Evaluación financiera Tabla 37 Balance general proyectado Tabla 38 Indicadores de rentabilidad proyectados Tabla 39 Indicadores de liquidez proyectados Tabla 40 Indicadores de endeudamiento proyectados

12 LISTA DE GRAFICOS Pág. Gráfico 1 Nivel tecnológico de la empresa Gráfico 2 Estándares de calidad Gráfico 3 Capacidad instalada Gráfico 4 Estrategias de distribución Gráfico 5 Direccionamiento estratégico Gráfico 6 Modelo estratégico Gráfico 7 Objetivos de la empresa Gráfico 8 Aspectos legales Gráfico 9 junta directiva Gráfico 10 Libros contables Gráfico 11 Permisos de funcionamiento Gráfico 12 Compromisos con el medio ambiente Gráfico 13 Normas ambientales Gráfico 14 Evaluación de procesos Gráfico 15 Evaluación de envases Gráfico 16 Contribución al crecimiento económico de la empresa Gráfico 17 Movimientos positivos de la economía colombiana Gráfico 18 Influencia del TLC Gráfico 19 Competitividad de las Pymes Gráfico 20 Utilización de estrategias financieras Gráfico 21 Políticas de dividendos Gráfico 22 Manejo de riesgo futuro

13 LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1 Presentación producto Figura 2 Logotipo Figura 3 Bandas transportadoras Figura 4 Pelaplátano Figura 5 Localización de la fábrica Figura 6 Fotos maqueta fábrica Figura 7 Diagrama de flujo de proceso fabricación del patacón precocido

14 INTRODUCCIÓN Las micro, pequeñas y medianas empresas desempeñan un papel crucial el crecimiento económico de un país. Representan en Colombia alrededor del 96% del total de empresas del país, generan cerca del 63% del empleo, y aportan el 25% del PIB. Sin embargo, a pesar de su gran importancia económica y social, lamentablemente es el grupo de empresas que enfrenta más obstáculos para su desarrollo: problemas de acceso a los mercados, barreras tecnológicas, dificultades para obtener recursos de crédito del sector financiero y baja oferta de mano de obra de tecnólogos y técnicos. 1 Adicionalmente, este tipo de empresas presentan dificultades en la administración y gerencia, debido a la situación de inexperiencia administrativa de los fundadores o quienes hacen las veces de hacer la gestión negocio, esto muchas veces generado por la ausencia de profesionalización del gerente o escasos conocimientos en temas como la planeación estratégica y desarrollo de planes que permitan ingresar y crecer en el mercado. De esta manera, el presente trabajo de investigación corresponde al diseño de un plan de desarrollo empresarial para la empresa Patacones Precocidos Colombianos empresa dedicada a la fabricación de patacones precocidos en la ciudad de Bogotá. La idea de diseñar un plan de desarrollo surge de la necesidad de desarrollar una alternativa que permita mejorar las falencias de orden administrativo que actualmente existen en la mencionada empresa. Así, el presente trabajo se desarrolla en las siguientes etapas: 1 CARDENAS SANTA MARIA, Patricia. Las Pymes. Vitales para la recuperación del crecimiento económico. ASOBANCARIA. COLOMBIA. Disponible en: 1

15 En primer punto se presenta el diagnostico empresarial. Este diagnóstico incluye el análisis de variables de orden gerencial, organizacional, operativo, de mercados, legal y financiero, a fin de establecer una base para el desarrollo de las estrategias que se busquen implementar en cada área como solución o mejora de las condiciones actuales. Entre las estrategias de mejora que se destacan, se pueden mencionar: El diseño de la misión, visión y objetivos para la empresa y sus pertinentes estrategias, así como de principios corporativos y valores. También se incluyen los parámetros básicos para manejar lineamientos de la Calidad para la fabricación del producto. En lo relativo a los aspectos de personal, se diseñan los manuales de funciones y descripción de cargos. El diseño de la estrategia de mercado incluye un análisis del mercado objetivo, escogiendo abarcar los minimercados ubicados en las zonas de los estratos 3 en la ciudad de Bogotá. También se presenta la imagen comercial del negocio entre otros como aspectos de la comunicación y análisis de la competencia. Para la estructura técnica se plantea la localización comercial del negocio, la distribución de la fábrica y la descripción de las maquinarias y equipo utilizado para la fabricación del producto. El diseño de la estructura financiera, implicó plantear las proyecciones financieras del negocio a partir de las expectativas en el mercado, el análisis de costos, gastos y demás aspectos pertinentes al diseño del plan financiero. 2

16 Los alcances esperados con el desarrollo del proyecto es incursionar la marca en el mercado realizando el plan de desarrollo empresarial de tal forma que la empresa este constituida bajo el marco legal y pueda funcionar y seguir distribuyendo el producto sin ningún inconveniente, hasta llegar al reconocimiento total de la marca y del mismo modo empezar abrir mercados nacionales y con el paso del tiempo a mercados internacionales. Las limitaciones que se pueden presentar en el desarrollo del proyecto es que posicionar una marca nueva en el mercado es difícil, ya que esta no tiene ningún reconocimiento como tal, también los permisos sanitarios que se necesitan para la elaboración de este producto. La investigación es muy significativa gracias a que por medio de este plan de desarrollo empresarial se va a lanzar un producto que hasta ahora no existe en el mercado, y puede llegar a ser una marca líder, de igual forma ayuda la generación de empleo y la economía del país. 3

17 1. TEMA PLAN DE DESARROLLO EMPRESARIAL 1.1 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN PROCESOS GERENCIALES 1.2 SUBLINEA DE INVESTIGACIÓN Plan de desarrollo empresarial 1.3 RELACION CON ADMINISTRACION DE EMPRESAS La profesión de Administrador de Empresas implica la aplicación de conceptos y criterios gerenciales para la formación y/o mejora de las organizaciones. Esto orientado siempre al óptimo manejo de los recursos y la sostenibilidad económica con tendencia creciente de las empresas. En este sentido surge la oportunidad de desarrollar este proyecto de investigación y así poner en práctica las funciones profesionales como Administradoras de Empresas a través de la integración de conocimientos teóricos con una realidad empresarial. De esta manera, existe una total relación entre la propuesta de trabajo y la profesión de Administrador de Empresas, puesto que al tratarse de una empresa con diversas falencias administrativas, es necesario poner a prueba el juicio profesional de las investigadoras. 4

18 1.4 TÍTULO Plan de desarrollo empresarial para la empresa Patacones Precocidos Colombianos en Bogotá 5

19 2. PROBLEMA 2.1 PLANTEAMIENTO Patacones Precocidos Colombianos es una microempresa ubicada en la ciudad de Bogotá, y ofrece sus productos a pocos clientes como son La Contraloría General de la Nación, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, el Ministerio de la Protección Social y Telecom entre otros. Actualmente busca expandirse a otros mercados y aprovechar la oportunidad de la novedad del producto y la ausencia total de competencia para el mismo, según lo perciben los propietarios de la empresa. La empresa funciona como una empresa familiar, donde varios miembros de una misma familia desempeñan las distintas actividades, sin cargos ni responsabilidades definidas que les permitan una mejor organización. Además, aunque tienen intensiones de proyectar la empresa en el mercado, desconocen las actividades para organizar mejor su empresa e identificar sus principales debilidades a fin de superarlas. No obstante, para poder acceder a nuevos mercados y fomentar el crecimiento de la empresa, se requiere contar con una estructura que permita una mejor gestión y un desenvolvimiento adecuado en el mercado. Para el caso la empresa carece de esta estructura reflejando debilidades como: No identifica plenamente su proyección de crecimiento, no cuenta con una estructura legal sólida que permita reconocimiento en el mercado, carecen de direccionamiento estratégico y en general de cualquier tipo de planeación. Aunque la empresa actualmente posee fortalezas en cuanto a la calidad de su producto y el esmero y preocupación por la buena atención al cliente, sumado 6

20 esto a la búsqueda por estrechar relaciones de largo plazo con estos, se logra observar que existen diversas carencias de orden administrativo, las cuales pueden afectar la imagen de la empresa y restarle mercado potencial. Entre las falencias administrativas de la empresa, se determina que no hay establecidos ni documentados los distintos tópicos de una estructura Administrativa, como por ejemplo el área de mercadeo, un área Administrativa que refleje un direccionamiento estratégico que le permita a la empresa crecer y sostenimiento, además de una estructura técnica, de personal, legal y financiera que soporten su desarrollo. La anterior situación obedece a que la empresa actualmente es manejada de manera empírica y como un negocio sencillo donde no se determina claramente la estructura y no se cuenta con los lineamientos mínimos de una empresa legalmente constituida y organizada. Esta situación obedece principalmente a que sus propietarios carecen de conceptos y criterios administrativos que puedan aplicar a la empresa para organizarla y mejorar su desempeño. De continuar con lo mencionado la empresa proyecta una imagen de debilidad a nivel interno, lo que influye en la intensión de crecer y consolidarse con un producto novedoso y con buenas posibilidades en el mercado según la experiencia que la empresa tiene hasta ahora. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, se plantea la necesidad de iniciar un diagnóstico para la empresa mediante la aplicación de instrumentos de diagnóstico como son la matriz EFE (evaluación de factores externos), un análisis mediante la matriz PCI (Perfil de capacidad interna) y la Matriz PEYEA, con los cuales se confluye en la elaboración de la matriz DOFA para la empresa. Con los resultados del diagnóstico, se procede a la generación de puntos de mejora en la estructura de la empresa para sus diferentes áreas. 7

21 Con el desarrollo de este trabajo, se contribuye a que la empresa Patacones precocidos Colombianos pueda conocer su situación actual respecto a los diversos aspectos de su estructura administrativa y con base en las debilidades detectadas se sustente la toma de decisiones en pro de mejorar y/o diseñar las carencias que tenga la empresa. Como resultado del trabajo, está el diseño de un plan de desarrollo empresarial adecuado para la empresa, que contenga elementos como misión, visión, objetivos y estrategias corporativas, valores, principios, además de una estructura legal, de personal, técnica y financiera que permitan un mejor desempeño empresarial. 2.2 FORMULACIÓN Cuál es el plan de desarrollo empresarial adecuado para la empresa Patacones Precocidos Colombianos? 8

22 3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL Realizar el plan de desarrollo empresarial para la empresa Patacones Precocidos en Bogotá. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar el diagnóstico en las áreas de mercados, administrativa, técnica, legal y financiera, mediante el análisis interno y externo de la empresa, a fin de conocer sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Determinar la estructura de mercados adecuada para la empresa, a través del análisis del mercado y la identificación de las oportunidades del mismo de tal manera que la empresa se proyecte en esta área. Establecer la estructura administrativa adecuada para la organización, tomando en cuenta su objeto social, tamaño y necesidades organizacionales. Proponer mejoras en las áreas técnica y legal con base en los resultados del diagnóstico. Plantear una estructura financiera para la empresa a fin de proyectarse según su desempeño y posibilidades en el mercado. 9

23 4. JUSTIFICACIÓN Según estudio realizado por FUNDES la mitad de quienes gestionan las Pymes y microempresas (MiPymes) son los dueños, la función principal para el 64% es la administración, le sigue ventas con el 16%. El 70% de los gerentes o dueños han adelantado estudios técnicos o superiores y a su vez se trata de gerentes jóvenes: el 56% tiene entre 25 y 45 años. 2 Pero a pesar de la importancia de las MiPymes en el país, muchos de sus gerentes y propietarios no consideran la importancia del direccionamiento estratégico y administrativo para el desarrollo y crecimiento de una empresa. Esto, porque aunque muchos de ellos cuentan con estudios técnicos o Universitarios, no todos conocen los aspectos administrativos que deben tener en cuenta. Es aquí donde el Administrador de Empresas juega un papel importante en la orientación y desarrollo empresarial. La propuesta de diseñar un plan de desarrollo empresarial para la empresa Patacones Precocidos Colombianos, incurre en el empleo de teoría y conocimientos adquiridos en materia financiera, administrativa, de mercadeo, legal y personal entre otros que debe tener y aplicar el administrador de empresas profesional para llevar a cabo sus funciones, bien sea como empleado o asesor de una empresa o como propietario de su propio negocio. El desarrollo del trabajo implica que inicialmente sea realizado un diagnóstico que permita identificar y establecer la situación de la empresa en todas sus estructuras como son: Administrativa, en la que se evalúa el direccionamiento estratégico y la administración del talento humano; técnica, la cual incluye la evaluación de su 2 COLOMBIA. FUNDES. La realidad de las Pymes en Colombia. Bogotá: Universidad de los Andes:2004. Disponible en: pyme%20colombiana%20fundes.ppt 10

24 localización actual, distribución y necesidades de infraestructura y los equipos o herramientas que la empresa utiliza para el desempeño de sus funciones; Legal, para identificar las fallas y necesidades en el cumplimiento de los aspectos legales requeridos para la empresa, y finalmente una evaluación de los aspectos financieros básicos que debe tomar en cuenta el negocio para medir su gestión. Por otro lado, la metodología de trabajo incluye el análisis de información interna de la empresa a través de la observación, una encuesta aplicada a los propietarios de la empresa y la recopilación de datos de los procesos que actualmente se ejecutan, con el fin de plantear una solución acorde con las necesidades organizacionales. De esta manera, se compromete el criterio gerencial para decidir sobre la mejor alternativa administrativa y estructural para la empresa. El resultado de este diagnóstico se plasma en una matriz DOFA que permitan establecer las bases para diseñar un plan de desarrollo empresarial donde se contemplan aspectos como las proyecciones en el mercado y financieras, aspectos importantes para la lograr las expectativas de desarrollo empresarial y de crecimiento en el mercado. La utilización de las herramientas como el PCI, la matriz EFE y el DOFA, permite que como profesionales sea posible aplicar instrumentos de diagnóstico a una empresa, e interpretar los resultados en pro de su mejora según las debilidades que se detecten y tomar decisiones sobre la estructura más adecuada para la empresa. A nivel práctico, el resultado de este proyecto es un aporte profesional para la empresa, y a su vez un aporte al desempeño profesional como Administradoras de Empresas mediante la consolidación de los diferentes conceptos propios de la profesión. 11

25 5. HIPÓTESIS 5.1 HIPOTESIS DE PRIMER GRADO El diseño de un plan de desarrollo empresarial para la empresa Patacones Precocidos Colombianos permitirá un mejor desempeño interno de los procesos. Un plan de desarrollo empresarial para la empresa Patacones Precocidos Colombianos fortalecerá su imagen interna y externa. La empresa Patacones Precocidos Colomboianos puede conocer mejor su desempeño en el mercado, económico y su proyección si establece un plan de desarrollo empresarial acorde a sus necesidades. 5.2 HIPÓTESIS DE SEGUNDO GRADO El diseño de un plan de desarrollo empresarial para la empresa Patacones Precocidos Colombianos permitirá un mejor desempeño interno de los procesos dado que estos se organizan y se establecen parámetros orientados al logro de los objetivos. De implementarse un plan de desarrollo empresarial para la empresa Patacones Precocidos Colombianos la imagen frente al mercado e incluso frente a sus empleados, se verá fortalecida generando compromiso, sentido de pertenencia y solidez. 12

26 5.2 HIPÓTESIS DE TERCER GRADO Teniendo en cuenta las debilidades que presenta actualmente la empresa Patacones Precocidos Colombianos, la propuesta de diseñar un plan de desarrollo empresarial es la solución para mejorar las fallas que se detecten. Los procesos de la empresa, la productividad, la comunicación interna y la imagen corporativa se verán favorecidos bajo los lineamientos de una estructura Administrativa adecuada. 13

27 6. MARCO DE REFERENCIA A continuación se exponen los distintos aspectos teóricos y conceptuales que se tomaran en cuenta para el desarrollo del trabajo propuesto. 6.1 MARCO TEÓRICO La planeación para la toma de decisiones. La planeación trata con el porvenir de las decisiones actuales. Esto significa que la planeación estratégica observa la cadena de consecuencias de causas y efectos durante un tiempo, relacionada con una decisión real o intencionada que tomará el director. La esencia de la planeación estratégica consiste en la identificación sistemática de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro, los cuales combinados con otros datos importantes proporcionan la base para qué una empresa tome mejores decisiones en el presente para explotar las oportunidades y evitar los peligros. Planear significa diseñar un futuro deseado e identificar las formas para lograrlo Análisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa. Análisis organizacional de las condiciones internas para evaluar las principales fortalezas y debilidades de la empresa. Las primeras constituyen las fuerzas propulsoras de la organización y facilitan la consecución de los objetivos organizaciones, mientras que las segundas con las limitaciones y fuerzas restrictivas que dificultan o impiden el logro de tales objetivos. El análisis interno implica: Análisis de los recursos (recursos financieros, máquinas, equipos, materias 3 JARAMILLO José Carlos. Dirección Estratégica. México: Segunda Edición Mc Graw-Hill de Management

28 primas, recursos humanos, Tecnología, etc.) de que dispone o puede disponer la empresa para sus operaciones actuales o futuras. Análisis de la estructura organizacional de la empresa, sus aspectos positivos y negativos, la división del trabajo en los departamentos y unidades, y cómo se distribuyeron los objetivos organizacionales en objetivos por departamentos. Evaluación del desempeño actual de la empresa, con respecto a los años anteriores, en función de utilidades, producción, productividad, innovación, crecimiento y desarrollo de los negocios, etc Estudio Del Entorno. Otro punto consiste en determinar los alcances y límites del sistema económico, político, social y cultural de la empresa. Esto reviste implicaciones definitivas en la formulación de una estrategia. La empresa está obligada a estudiar las tendencias y cambios que ocurren en su entorno. Es necesario distinguir entre las tendencias que pueden ser controladas por la empresa, que pueden ser modificadas mediante su acción social, de las que apenas son susceptibles de influencia y de las de carácter socioeconómico que se hallan totalmente fuera de su control. Algunos negocios de exportación y el auge mismo de las empresas de un determinado país se explican tal vez por la relación entre las tasas de inflación y devaluación, aspectos sobre los cuales ninguna empresa ni país tienen control. La orientación de la economía nacional y de la situación internacional no son del todo impredecibles, y lo mínimo que puede hacer la empresa es prever escenarios y planes de contingencia para cada posible situación. Con frecuencia las empresas padecen de un autoengrandecimiento institucional que las hace encerrarse en sí mismas, reducir el universo a su pequeño mundo y descuidar el análisis certero de la situación de su entorno. 15

29 Otro punto importante en el análisis del entorno es el de los grupos e instituciones cuyos intereses se relacionan con la actuación de la empresa, como las expectativas de los accionistas, los consumidores, el gobierno, los trabajadores, la comunidad, los gerentes, los proveedores. Cada uno de estros grupos de interés alimenta una expectativa relacionada con los objetivos múltiples de la empresa, con sus parámetros y restricciones Matriz DOFA. La Matriz FODA: es una estructura conceptual para un análisis sistemático que facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de una organización. Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias. El enfrentamiento entre las oportunidades de la organización, con el propósito de formular las estrategias más convenientes, implica un proceso reflexivo con un alto componente de juicio subjetivo, pero fundamentado en una información objetiva. Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades externas y para atenuar las amenazas externas. Igualmente una organización podría desarrollar estrategias defensivas orientadas a contrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno. Las amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden acarrear resultados desastrosos para cualquier organización. Una forma de disminuir las debilidades internas, es aprovechando las oportunidades externas. La matriz FODA: Conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias: 4 Ibid. P-61 16

30 La estrategia FO. Es basa en el uso de fortalezas internas de la organización con el propósito de aprovechas las oportunidades externas. Este tipo de estrategia es el más recomendado. La organización podría partir de sus fortalezas y a través de la utilización de sus capacidades positivas, aprovecharse del mercado para el ofrecimiento de sus bienes y servicios. La estrategia FA. Trata de disminuir al mínimo el impacto de las amenazas del entorno, valiéndose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se deba afrontar las amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a veces puede resultar más problemático para la institución. La estrategia DA. Tiene como propósito disminuir las debilidades y neutralizar las amenazas, a través de acciones de carácter defensivo. Generalmente este tipo de estrategia se utiliza sólo cuando la organización se encuentra en una posición altamente amenazada y posee muchas debilidades, aquí la estrategia va dirigida a la sobrevivencia. En este caso, se puede llegar incluso al cierre de la institución o a un cambio estructural y de misión. La estrategia DO. Tiene la finalidad mejorar las debilidades internas, aprovechando las oportunidades externas, una organización a la cual el entorno le brinda ciertas oportunidades, pero no las puede aprovechar por sus debilidades, podría decir invertir recursos para desarrollar el área deficiente y así poder aprovechar la oportunidad Plan de desarrollo empresarial. La planeación trata con el porvenir de las decisiones actuales. Esto significa que la planeación observa la cadena de consecuencias de causas y efectos durante un tiempo, relacionada con una decisión real o intencionada que tomará el director. Planear significa diseñar un futuro deseado e identificar las formas para lograrlo. 17

31 De esta manera, el diseño de un plan de desarrollo empresarial implica el planteamiento y/o perfeccionamiento de varias áreas de la empresa en busca de fortalecerlas y mejorar su desempeño. Entre estas áreas están: Área de de mercados. En la creación de un nuevo producto se hace indispensable conocer el mercado en el cual se quiere incursionar, saber más acerca de los actores de ese mercado, así como los gustos, las preferencias y la aceptación de los usuarios hacia el producto. La introducción de este producto en el mercado es una buena opción puesto que este producto no existe y se puede aprovechar este mercado potencial. El tipo de investigación que se realiza para el estudio de mercados es de tipo cuantitativo ya que el propósito de esta es medir unos parámetros de una población para llegar a un resultado concluyente. En este caso se realizara un estudio para saber si es factible la empresa de Patacones Precocidos Colombianos en Bogotá. Se realiza por medio de encuestas. Para comercializar el producto hay que tener en cuenta el sistema de cómo hacer llegar el producto al cliente final así lo describiremos a continuación. Un canal de mercadotecnia realiza el trabajo de llevar los bienes de los productores a los consumidores. Esto resuelve las brechas de tiempo lugar y posesión que separan los bienes y servicios de aquellos que los usaran. Los canales de distribución puede caracterizaren por sus niveles cada intermediario que desempeña alguna función para acercar y su titularidad al comprador final, constituye un nivel del canal. Puesto que el producto y el consumidor final desempeñan alguna función, ambos forman parte de cada canal. 18

32 Se utilizara la cantidad de niveles del intermediario para designar la longitud de un canal. 5 De igual forma es necesario, para llegar al cliente por medio de la publicidad y que este tenga reconocimiento de la maraca y el producto. La publicidad es una inversión de alto nivel de costo para cualquier organización, sin embargo sus ventajas son enormes, el reconocimiento y posicionamiento de los productos es mayor mas rápido y preciso a través de la publicidad. Es por ello que la empresa patacones precocidos Colombianos utilizara esta importante estrategia de mercado, pero aun paso progresivo se apoya en la publicidad escrita en todas las diferentes formas. En los puntos de venta se utilizaran pendones, donde se mostrara un producto sugerido cada día de la semana aun precio especial identificando las bondades para el consumo, según sus cualidades físicas y químicas. La publicidad escrita por medio de volantes entregados en la calle, incluye el nombre del punto de venta a, la ubicación del mismo y las diferentes preparaciones que se realiza con el producto. 6 Estudio técnico. El estudio técnico se encamina a la definición de una función adecuada de producción que garantice la utilización óptima de los recursos disponibles. A partir de la identificación de los insumos materiales y el equipo necesario para llevar acabo el proyecto de investigación. 5 Dirección de mercadotecnia. 6 Ibíd.. Cita No 16 19

33 Preparación del patacón precocido colombiano. A continuación se presentara la forma de preparar los Patacones Precocidos Colombianos y los ingredientes necesarios: Se pela el plátano y se introduce en agua sal por una noche Después se saca y se ponen a freír en aceite caliente en temperatura alta por un lapso de tiempo de 15 minutos. Se sacan y se aplanan Se lleva a la parte de secado por tres horas Se empacan ocho patacones por bandeja, se envuelven en papel vinipel. 6 Identificación de procesos. El proceso de fabricación del producto, es un proceso en línea no es altamente estandarizado donde existen tiempos de pausa y conjunto de actividades separadas, por el contrario las actividades van seguidas unas de otras. Equipos. Los equipos y utensilios en el manejo de alimentos deben estar fabricados por un ingeniero industrial que oriente cuales son los materiales resistentes al uso y a la corrosión, así como a la utilización frecuente de los agentes de limpieza y desinfección. Todas las superficies de contacto con el alimento deben ser inertes bajo las condiciones de uso previstas, de manera que no exista interacción entre estas o de estas con el alimento a menos que este o los elementos contaminantes migren al producto, dentro de los límites permitidos en la respectiva legislación. De esta forma, no se permite el uso de materiales contaminantes, que no resulten contaminantes y sean riesgosos para la salud. Además deben poseer un acabado liso no poroso, no absorbente y esta libres de defectos, grietas intersticios u otras irregularidades que puedan atrapar partículas de alimentos o microorganismos que afectan la calidad sanitaria del producto. 20

34 Las mesas y mesones empleados en el manejo de alimentos deben tener superficies lisas con bordes sin aristas y estar construidas con materiales resistentes impermeables y lavables. Descripción de materias primas e insumos. Las materias primas e insumos necesarios para la fabricación del producto poseen especificaciones puntuales y alta exigencia de calidad por ser productos perecederos. El plátano al momento de adquirirlo para la transformación tiene que estar bien verde, que se encuentre en excelentes condiciones y que tenga un buen tamaño. Estudio legal. A toda empresa que no esté formalizada se le presentan situaciones complejas que limitan su desarrollo; las ventajas de una empresa legalmente constituida frente a una empresa que actúa de manera informal son, existe mayor afianzamiento de un nombre comercial, hay confiabilidad en los productos y servicios, 7 existe mayor credibilidad en la empresa lo que facilita el acceso a líneas de crédito de ser necesario. Estudio administrativo. Por medio del estudio administrativo se creara la visión, misión los principios corporativos, también el organigrama, puesto que esta una base importante para toda la organización y ayuda a cumplir las metas y objetivos coma tal. El estudio administrativo es de gran importancia puesto que allí se centra la organización en si misma en el que quiere ser y hacer y en que y quienes lo harán posible, para garantizar el logro del proyecto. Para garantizar el logro de los objetivos y metas, el tamaño, la complejidad de las necesidades y la disponibilidad de los recursos, materiales, humanos informáticos 7 GUIA PARA CONSTITUIR Y FORMALIZAR UNA EMPRESA. Cámara de comerció de Bogotá. 21

35 y financieros se desarrolla una estructura organizacional sencilla enfocada con basa al principio de especialización y división de trabajo puesto que la empresa gira entorno a la de manda y la producción del producto Reseña histórica de la empresa Patacones Precocidos Colombianos. La idea de realizar la empresa se remonta hacia el año 2000 cuando mis padres por razones económicas, se vieron en la necesidad de hacer un alto en el camino y analizar detenidamente algunas de las causas por las cuales estaba sucediendo tal situación. Después de algún tiempo de deliberación llegaron a la conclusión, que en la medida que sus hijos crecen igualmente se generan nuevas obligaciones las cuales demandan mayores necesidades. Este tipo de circunstancias exigieron que se preocuparan por pensar en qué forma podrían incrementar sus ingresos, lo que los llevó a desarrollar una nueva alternativa, la cual se cristalizó en el desarrollo de una empresa de patacones. 9 Como es lógico por tratarse de un producto casero, surgieron los inconvenientes que se presentan cuando surge un nuevo producto al mercado, esto es como debe ser su presentación, su calidad, su empaque y demás características propias de dicho producto. Gracias a Dios como mi padre es ingeniero Industrial, facilitó en gran parte la solución a dichos inconvenientes y fue así como poco a poco y después de una serie de ensayos se logró desarrollar el Patacón Precocido listo para freír. Este producto se empezó a mercadear directamente en las oficinas con los compañeros de trabajo de mis padres quienes fueron los primeros en dar los vistos buenos y realizar las sugerencias para ir corrigiendo los posibles defectos, que como es normal en un producto de esta calidad se presenta. 8 SERNA GOMEZ, Humberto, planeación y gestión, teoría y metodología,7ª.ed, Bogotá: Trece Editores,1997. Pág Narrado por VALENCIA YEZMIN, Fundadora de la empresa Patacones Precocidos Colobianos 22

36 En la actualidad no solo se conoce en las oficinas sino en los restaurantes y conjuntos residenciales los cuales exigen cada día mas tanto en calidad como en cantidad para lo cual requiere llevar esta producción de manera técnica e industrializada Sistemas organizacionales y estructuras administrativas. 11 Según el profesor y autor chileno Oscar Johansen, en su libro "Nociones Elementales de Administración" la empresa es: "Una unidad que combina el trabajo, el esfuerzo o energía humana, con ciertos recursos: materiales, tecnológicos, financieros y administrativos, con el fin de producir un bien o servicio, luego los comercializa y con lo obtenido adquiere mas elementos para transformarlos en nuevos productos o servicios, para así poder seguir adelante con el proceso de transformación". Para lograr lo anterior, toda empresa se crea con propósitos definidos desde sus inicios, los cuales no necesariamente permanecerán invariables a través del tiempo, dado que posteriormente se irán creando nuevas necesidades de crecimiento y desarrollo, como adquirir bienes, acceder a nuevas tecnologías, aumentar la cuota de participación en el mercado, diversificar los productos y servicios al consumidor, etc. Teniendo en cuenta lo anterior, e desprende el concepto de que una empresa está permanentemente abarcando nuevos propósitos y desafíos, y que por lo tanto el empresario deberá estar adaptando permanentemente la estructura de la empresa para que la misma pueda lograr los nuevos objetivos propuestos Estructuración por tipos de empresas. La estructuración de una empresa depende de los propósitos y objetivos que persigue la misma, pues no es lo mismo el crear una estructura empresarial para una empresa de servicios, que para una 10 Op.cit., p Disponible en Internet: /capitulo1.htm 23

37 industria, una fabrica, un comercio detallista, un restaurante, una discoteca, etc. Cada empresa se estructura diferente porque cada empresa es diferente. La estructuración administrativa de toda empresa, requiere de un "organigrama", el cual es la representación esquemática de las estructuras jerárquicas de una empresa y sus canales de comunicación. La función del organigrama dentro de una empresa cualquiera, es la misma que la función del esqueleto en el cuerpo humano, es decir, el organigrama es la "estructura" que le da cuerpo y orden a la empresa, para que esta pueda funcionar adecuadamente y dentro de ciertos parámetros lógicos de funcionamiento El organigrama de una empresa. De acuerdo a como lo definíamos en párrafos anteriores, cada persona en la empresa ocupa una posición determinada desde la cual efectúa ciertas tareas y ejerce ciertos efectos sobre los resultados. Cuando esta persona trabaja coordinadamente con otras de funciones similares, se dice que estamos frente a ciertos "niveles" de estructuración jerárquica dentro de dicha empresa. Básicamente en cualquier empresa tipo, existen cuatro niveles jerárquicos que la componen, y ellos son: 1. Nivel de dirección: compuesto por directores, socios, accionistas, propietarios, según el tipo de empresa que sea y la estructuración directiva que la componga. A ellos les corresponde fijar las metas de la empresa, establecer las directivas, las reglas internas de funcionamiento, las normas y los procedimientos administrativos. 2. Nivel de administración: compuesta por gerencia general, gerencias de departamentos, administradores, asesores, etc. Es su responsabilidad, llevar a la empresa hacia el logro de los objetivos de la misma, según las indicaciones y 24

38 directivas emanadas del nivel de dirección, a la vez que dirigen y controlan el trabajo de los niveles inferiores dentro de la escala jerárquica. 3. Nivel de mandos medios: compuesto por ejecutivos, jefes de departamentos, capataces, jefes de planta, etc. Ellos desempeñan tareas tanto a nivel de ejecución, como a nivel de toma de decisiones para la gestión empresarial. Será su responsabilidad el asegurarse que se ejecuten las tareas que se deben efectuar en el día a día, para que al final se logren los objetivos establecidos por la dirección de la empresa. 4. Nivel de personal en general: compuesto por todo el personal de la empresa en sus diferentes departamentos: funcionarios administrativos, contables de comercialización, de finanzas, de administración, de planta, de producción, de servicios, etc. Ellos son responsables de ejecutar todas las tareas que hacen funcionar a la empresa Por lo tanto cuando la dirección sabe lo que quiere para la empresa, la administración es capaz de interpretarla correctamente y canaliza las tareas y responsabilidades por los canales jerárquicos correspondientes. Los mandos medios hacen que la tareas se ejecuten y el personal hace lo que se le indica, de la manera apropiada y como se espera que se haga. Entonces los resultados llegan de manera natural y las metas de la empresa se logran con excelentes resultados. La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. 25

39 Elementos de la organización: los elementos a tener en cuenta para la estructuración administrativa de una empresa son: Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la información y le debe ser facilitada. Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa. Agrupar estas actividades Estructura organizativa formal. es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propósito de determinar un objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros. Características Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas más simples y cómo estas son agrupadas en unidades organizativas. Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un supervisor. 26

40 Formalización: grado de estandarización de las actividades y la existencia de normas, procedimientos escritos y la burocratización. Factores que determinan como es una estructura organizativa formal: 1. Tamaño: empresa formal: complejidad, burocracia, estructura organizativa compleja, especialización 2. Tecnología: la tecnología condiciona el comportamiento humano y la propia estructura organizativa. 3. Entorno sectorial y social: si la empresa está en un sector más simple la estructura es más simple Áreas de mando. Se determina cuántos subordinados puede tener el director bajo su mando, el cual tiene que ser un número limitado. Las variables básicas para determinar el área de mando son: 1. Similitud de funciones. 2. Proximidad geográfica. 3. Complejidad de las funciones. 4. Tipo de dirección y control. 5. Coordinación que debe tener con otras áreas de mando Factores que determinan que un área de mando sea eficiente. Hay que disminuir el número de relaciones y reducir el tiempo de duración de las relaciones. El entrenamiento de los subordinados, que estén capacitados. Claridad en la delegación de la autoridad. 27

41 Complejidad de las tareas. Claridad de los planes. Los planes deben ser fáciles de comprender y se deben poder llevar a la práctica. Velocidad de cambio o grado de cambio. Uso de estándares objetivos. Técnicas de comunicación y de control Diferencias dependientes del nivel organizacional considerado. En los niveles superiores la especialización es menor, con lo cual las áreas de mando tienden a ser más amplias. Cantidad de contacto personal. Por ejemplo, la cantidad de tiempo que se emplea en hacer reuniones. 6.2 GLOSARIO Alinear: Significa señalar a todo el personal la dirección indicada, para hacer las cosas correctas. Aplanadora: Maquina cuya función es aplanar el plátano para pasarlo a la freidora. Calidad: calidad es hacer las cosas bien, es decir, que el producto salga bien al menor costo posible, cumpliendo los estándares establecidos. Banda transportadora: Es la encargada de transportar el plátano a sus diferentes destinos. Cortadora: Se encarga de tajar el plátano de acuerdo al tamaño deseado. Diagrama de flujo: describe el flujo de información, cliente, empleados, equipo o materiales, a través de un proceso. 28

42 Estrategia: Es la manera racional de aprovechar las fortalezas potenciales internas y neutralizar l as debilidades potenciales internas. Freidora: Su función es la cocción del plátano durante 15 minutos. Hogado: Es una de las preparaciones de los patacones precocidos. Inyectora: Maquina que interviene en el proceso de empaque. Inspección: Cumple con el deber de verificar o revisar que la calidad de los procesos y los productos sea la adecuada. Misión: Representa la razón de ser de la empresa, sirve para clarificar y comunicar los objetivos, los valores básicos y la estrategia corporativa. Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles. Marketing: es la disciplina que se preocupa de estudiar, teorizar y dar soluciones sobre los mercados, los clientes o consumidores teniendo en cuenta sus necesidades, expectativas y comportamientos. Rentabilidad: se refiere a lo esperado de un proyecto de inversión es decir que pueda generar suficientes beneficios para recuperar lo invertido y la tasa deseada por el inversionista. Segmentación de mercados: Proceso de identificar grupos de clientes con suficientes rasgos en común. Visión: Se orienta hacia lo que la organización pretende ser que hacia lo que realmente es. 29

43 7. DISEÑO METODOLOGICO 7.1 TIPO DE INVESTIGACION Según Méndez el tipo de investigación que se utilizara en el desarrollo de este proyecto será el estudio descriptivo, la investigación en ciencias sociales se ocupa de la descripción de las características que identifican los diferentes elementos y componentes, y su interrelación. En el caso de la economía la administración y las ciencias contables es posible llevar a cabo un procedimiento de mayor profundidad que el exploratorio. Este lo define el estudio descriptivo, cuyo propósito es la delimitación de los hechos que conforman el problema de investigación por eso es posible: Establecer las características demográficas de unidades investigadas (número de población, edades, educación etc. Identificar formas de conducta y actitudes de las personas que se encuentran en el universo la investigación. Establecer comportamientos concretos Descubrir y comprobar la posible asociación de las variables de investigación. Así el estudio descriptivo identifica características del universo de investigación, señala formas de conducta y actitudes del universo investigativo, establece comportamientos concretos y descubre y comprueba la asociación entre variables de investigación. 30