Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales

Transcripción

1 Página 1 de 41 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales Cuernavaca, Mor., a 03 de Octubre de 2013

2 Página 2 de 41 CONTENIDO: I. HOJA DE AUTORIZACIÓN II. INTRODUCCIÓN III. OBJETIVO IV. MARCO JURÍDICO V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES VI. ORGANIGRAMA VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE S IX. POLÍTICAS X. PROCEDIMIENTOS 01.- Logística de eventos XI. DIRECTORIO XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN Página XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 41

3 Página 3 de 41 I. HOJA DE AUTORIZACIÓN AUTORIZÓ Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 188 fracción XII y Art. 194 fracción XI del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos; publicado el 26 de diciembre de 2012 en el Periódico Oficial Tierra y Libertad, número 5053, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo servir de instrumento de consulta e inducción para el personal. Jorge Morales Barud Presidente Municipal REVISÓ Javier Hernández Díaz Secretario Particular APROBÓ María de la Luz Fernández Lugo Secretaria de Administración ELABORÓ Fecha de Autorización Brenda Gabriela Ocampo Popoca Directora de Eventos Especiales Vo. Bo. Director General de Informática y Desarrollo Administrativo VERSIÓN No. de paginas 03-Oct-2013 Roberto Rodolfo Soto Tapia

4 Página 4 de 41 II. INTRODUCCIÓN En cumplimiento a la reestructuración administrativa de la Presidencia Municipal, se elaboró el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales con el fin de auxiliar a todo el personal en el desempeño de sus actividades. El cual, incluye portada, autorización previa, introducción, objetivo, marco jurídico, misión, visión y valores, organigrama, plantilla de personal, descripción y perfil del puesto, las políticas que deben de guiar al personal, los procedimientos narrativos así como su representación en diagrama de flujo, además de las formas utilizadas, anexándose enseguida el glosario, la simbología utilizada en los diagramas de flujo, el directorio de acuerdo a sus niveles jerárquicos, hoja de participación con el grupo de trabajo que elaboró el manual y finalizando con el registro de actualización en el cual se plasman los cambios que sufre el Manual.

5 Página 5 de 41 III. OBJETIVO Organizar los eventos oficiales del Ayuntamiento de Cuernavaca, mediante la coordinación con el personal de las diferentes áreas que lo conforman, a través de la gestión y programación de los montajes del mobiliario y equipo necesarios para llevar a cabo los eventos, con el fin de coadyuvar en las actividades oficiales, culturales y sociales del Municipio.

6 Página 6 de 41 IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. 3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. 4. Ley de Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos 5. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. 6. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y sus Municipios. 7. Ley de la Comisión Estatal de Derechos Humanos de Morelos. 8. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos. 9. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de Cuernavaca, Morelos. 10. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 11. Plan de Desarrollo Municipal Programa Operativo Anual Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales. 14. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia.

7 Página 7 de 41 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES MISIÓN Coordinar los eventos oficiales, proporcionando las herramientas necesarias y la organización de las diferentes Dependencias del Ayuntamiento para proyectar a la Ciudadanía una imagen de valores y de gobierno transparente. VISIÓN Ser una Dirección facilitadora de insumos y requerimientos necesarios para los eventos oficiales, a través de la atención inmediata y de la organización de los mismos para proyectar a través de la imagen pública del Presidente Municipal, un gobierno trasparente y honesto. VALORES Amabilidad Mejora Continúa Compromiso Disciplina Respeto Honestidad Humildad Calidad Trabajo en equipo Puntualidad Responsabilidad Lealtad Solidaridad

8 Página 8 de 41 VI.-ORGANIGRAMA DIRECTORA DE EVENTOS ESPECIALES TECNICO INFORMATICO ASISTENTE ADMINISTRATIVO JEFE DE DEPARTAMENTO DE MONTAJE DE EVENTOS ROTULISTA (2) OPERADOR DE SONIDO (3) CHOFER (5) HERRERO PINTOR (2) INTENDENTE (8) VELADOR CONSERJE (2) RADIO TÉCNICO ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ BRENDA GABRIELA OCAMPO POPOCA DIRECTORA DE EVENTOS ESPECIALES JAVIER HERNÁDEZ DÍAZ SECRETARIO PARTICULAR JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL FECHA DE AUTORIZACIÓN: 03 de Octubre de 2013

9 Página 9 de 41 VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA Categoría Plaza P u e s t o Nombre del Empleado Subtotal Total CF02002 Directora de Eventos Brenda Gabriela Ocampo Popoca 1 Especiales CF03010 Técnico Informático Danae Trinidad Delgado 1 S07007 Asistente Administrativo Francisco Ortiz Pérez 1 3 CF03002 Jefe de Departamento de José Alfonso Escalona Martínez Montaje de Eventos 1 S05019 Rotulista Luis Millan Macedo 1 S05019 Rotulista Arturo Martínez Ocampo 1 C02004 Operador de Sonido Enrique Moreno Chávez 1 C02004 Operador de Sonido Andres Juarez Román 1 C02004 Operador de Sonido Jorge Luis Mara Montoya 1 S06006 Chofer Jesús Abel Torrecilla Peña 1 S06006 Chofer Victor Mariaca Rodríguez 1 S06006 Chofer Toribio Mendoza Vázqez 1 S06006 Chofer Fernando Rivera Gutíerrez 1 S06006 Chofer Gustavo Montes Flores 1 S05020 Herrero Alfredo Israel Arizmendi Valladares 1 S05005 Pintor Gabriel Bahena Jiménez 1 S05005 Pintor José Alfredo Martínez Bahena 1 S05002 Intendente Porfirio Marcelino Jorge 1 S05002 Intendente Natividad Aguilar Delgado 1 S05002 Intendente Gonzalo Gutiérrez Sánchez 1 S05002 Intendente Emilio García Ruiz 1 S05002 Intendente José Alberto Domínguez Salgado 1 S05002 Intendente Jesús Gómez Ramirez 1 S05002 Intendente Ivan de Jesús Serafín López 1 S05002 Intendente Esteban Linas Hernández 1 S07004 Velador - Conserge Angel de la Cruz Castro 1 S07004 Velador - Conserge Fernando Garrido Rmírez 1 S04006 Radio - Técnico Bogarr Cisneros Palacios 1 25 TOTAL 28

10 Página 10 de 41 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE S Director de Eventos Especiales JEFE INMEDIATO Secretario Particular del Presidente Municipal PERSONAL A SU CARGO Técnico Informático Asistente Administrativo Jefe de Departamento de Montaje de Eventos FUNCIONES PRINCIPALES I. Atender las solicitudes para la celebración de festividades culturales, en estrecha coordinación con las Direcciones Generales de Cultura y de Educación; II. Organizar y supervisar los montajes especiales e instalación de sonidos en actos a los que asiste el Presidente, así como los organizados por los regidores o por las Dependencias del Ayuntamiento; III. Apoyar a la Secretaría del Ayuntamiento para la organización de las sesiones de Cabildo de carácter solemne; y IV. Las Demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiendeexpresamente el Presidente Municipal o su superior jerarquico.

11 Página 11 de 41 PERFIL DEL Dirección de Eventos Especiales ESCOLARIDAD Licenciatura CONOCIMIENTOS ESPECIALES Planeación Organización Logística Relaciones Públicas Imagen EXPERIENCIA LABORAL 2 años CONDICIONES DE TRABAJO Al aire libre Trabajo de campo Bajo presión ACTITUD / PERSONALIDAD Amabilidad Servicio Atención Responsabilidad Puntualidad NIVEL DE RESPONSABILIDAD Alta ESFUERZO Físico - Mental

12 Página 12 de 41 DESCRIPCIÓN DE S Técnico Informático JEFE INMEDIATO Directora de Eventos Especiales PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Elaborar oficios, memorándums, circulares, cartas, etc., relacionados con la Dirección; II. Recibir y registrar la correspondencia recibida en la Dirección III. Contestar y realizar llamadas telefónicas y tomar recados; IV. Controlar el archivo de la Dirección; V. Auxiliar en el control de las tareas asignadas al personal de la Dirección; VI. Elaborar y controlar las bitácoras de combustible y recorridos de los vehículos de la Dirección; VII. Elaborar mensualmente el reporte de indicadores y logros relevantes de la Dirección; VIII. Elaborar mensualmente las requisiciones de material de limpieza, papelería y computo; IX. Realizar las actividades, trabajos o tareas encomendadas por la Directora, y X. Las demás que le delegue su jefe inmediato.

13 Página 13 de 41 PERFIL DEL Técnico Informático ESCOLARIDAD Nivel Medio Superior CONOCIMIENTOS ESPECIALES Computación (Microsoft office). Relaciones Humanas. Conocimientos básicos de Logística. EXPERIENCIA LABORAL 1 año Oficina CONDICIONES DE TRABAJO ACTITUD / PERSONALIDAD Responsabilidad; Iniciativa; Honestidad; Relaciones humanas. NIVEL DE RESPONSABILIDAD Medio ESFUERZO Mental-Físico

14 Página 14 de 41 DESCRIPCIÓN DE S Asistente Administrativo JEFE INMEDIATO Directora de Eventos Especiales PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Elaborar los reportes de incidencias (asistencias, faltas, retardos y permisos) del personal de la Dirección; II. Contestar y realizar llamadas telefónicas; III. Apoyar en la elaboración de requisiciones de material de limpieza, papelería y computo; IV. Apoyar en otras actividades propias de la Dirección, y V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.

15 Página 15 de 41 PERFIL DEL ESCOLARIDAD Asistente Administrativo Nivel Medio Superior CONOCIMIENTOS ESPECIALES Relaciones humanas Responsabilidad; Iniciativa; Honestidad. EXPERIENCIA LABORAL 1 año Oficina CONDICIONES DE TRABAJO ACTITUD / PERSONALIDAD Amabilidad Carácter agradable Responsabilidad Honestidad NIVEL DE RESPONSABILIDAD Baja ESFUERZO Mental

16 Página 16 de 41 DESCRIPCIÓN DE S Jefe de Departamento de Montaje de Eventos JEFE INMEDIATO Directora de Eventos Especiales PERSONAL A SU CARGO Rotulista (2) Velador Conserge (2) Operador de Sonido (3) Chofer (5) Herrero Pintor (2) Intendente (8) Radio Técnico FUNCIONES PRINCIPALES I. Supervisar que los requerimiento de montaje para los eventos cívicos y culturales, sean atendidos en tiempo y forma; II. Coordinar la instalación del mobiliario y equipo requeridos en los eventos especiales del Presidente, así como los solicitados por los regidores y las Dependenciasde Municipio, con el fin de lograr proyectar una imagen institucional adecuada; III. Supervisar el montaje de mobiliario y equipo de sonido en el salón de Cabildos, con el fin de que las instalaciones sean las adecuadas para el desarrollo de la sesión, y IV. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.

17 Página 17 de 41 PERFIL DEL Jefe de Departamento de Montaje de Eventos ESCOLARIDAD Licenciatura en Administración o Carrera Afín CONOCIMIENTOS ESPECIALES Manejo de paquetería Office. Contabilidad Presupuestos Manejo de proyectos Relaciones humanas Proceso administrativo Toma de decisiones Relaciones públicas Conocimientos legales EXPERIENCIA LABORAL 2 Años CONDICIONES DE TRABAJO Normalmente en oficina y en las diferentes unidades administrativas de la dependencia Bajo presión ACTITUD / PERSONALIDAD Espíritu de servicio Entusiasta Objetivo Analítico Toma de decisiones Discreto y responsable NIVEL DE RESPONSABILIDAD Medio ESFUERZO Mental-Físico

18 Página 18 de 41 DESCRIPCIÓN DE S Rotulista (2) JEFE INMEDIATO Jefe de Departamento de Montaje de Eventos PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Rotular mamparas; II. Rotular bardas y camionetas; III. Apoyar para la rotulación de los inmuebles del Ayuntamiento; IV. Las demás que le delegue su jefe inmediato.

19 Página 19 de 41 PERFIL DEL Rotulista ESCOLARIDAD Secundaria CONOCIMIENTOS ESPECIALES Técnicas de dibujo y diseño; Combinación de colores; Dibujo Técnico. EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO 2 años. Taller y Trabajo de campo ACTITUD / PERSONALIDAD Honestidad Responsabilidad Iniciativa Servicial Activo NIVEL DE RESPONSABILIDAD Bajo ESFUERZO Físico.

20 Página 20 de 41 DESCRIPCIÓN DE S Operador de sonido (3) JEFE INMEDIATO Jefe de Departamento de Montaje de Eventos PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Operar el equipo de sonido propio del Ayuntamiento; II. Revisar y reportar fallas en el equipo de sonido; III. Mantener limpio y en buenas condiciones el equipo de sonido; IV. Apoyar en diferentes actividades propias de la Dirección; y V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.

21 Página 21 de 41 PERFIL DEL Operador de Sonido ESCOLARIDAD Carrera Técnica en Electrónica o Bachillerato CONOCIMIENTOS ESPECIALES Conocimientos generales de audio y sonido Manejo de periféricos de audio EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO 1 año Trabajo de campo ACTITUD / PERSONALIDAD Honestidad Responsabilidad Iniciativa Servicial Activo NIVEL DE RESPONSABILIDAD Bajo ESFUERZO Físico.

22 Página 22 de 41 DESCRIPCIÓN DE S Chofer (5) JEFE INMEDIATO Jefe de Departamento de Montaje de Eventos PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Transportar al personal, mobiliario y material; II. III. IV. Realizar diferentes actividades, propias de la Dirección; Proporcionar informes de recorridos al Director ó jefe de Departamento; Las demás que le delegue su jefe inmediato.

23 Página 23 de 41 PERFIL DEL Chofer ESCOLARIDAD Secundaria CONOCIMIENTOS ESPECIALES Conocer la Ciudad de Cuernavaca Conocer el reglamento de tránsito Nociones de mecánica Relaciones Humanas. EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO 2 años. Trabajo de Campo ACTITUD / PERSONALIDAD Responsabilidad Iniciativa Activo Puntual Honestidad NIVEL DE RESPONSABILIDAD Bajo ESFUERZO Físico.

24 Página 24 de 41 DESCRIPCIÓN DE S Herrero JEFE INMEDIATO Jefe de Departamento de Montaje de Eventos PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Proporcionar mantenimiento de herrería en los bienes muebles el inmuebles del Ayuntamiento; II. Elaborar lista de material e insumos para reparación; III. Apoyar en actividades propias de la Dirección; y IV. Las demás que le delegue su jefe inmediato.

25 Página 25 de 41 PERFIL DEL Herrero ESCOLARIDAD Secundaria ó Carrera Técnica. CONOCIMIENTOS ESPECIALES Técnicas generales de herrería Noción de geometría Técnicas de calibre y medidas de materiales para balcones y estructura Manejo de aluminio Técnicas de soldadura eléctrica alta, baja y autógena CONDICIONES DE TRABAJO EXPERIENCIA LABORAL 1 año En la calle, taller y bodega ACTITUD / PERSONALIDAD Responsabilidad Iniciativa Honestidad Activo Disponibilidad NIVEL DE RESPONSABILIDAD Bajo ESFUERZO Físico.

26 Página 26 de 41 DESCRIPCIÓN DE S Pintor (2) JEFE INMEDIATO Jefe de Departamento de Montaje de Eventos PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Dar mantenimiento de pintura a las áreas necesarias para los eventos; II. Elaborar relación del material a utilizar; III. Mantener limpias y en buenas condiciones las herramientas de trabajo; IV. Apoyar en actividades que se generan en la Dirección; y V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.

27 Página 27 de 41 PERFIL DEL Pintor ESCOLARIDAD Secundaria CONOCIMIENTOS ESPECIALES Técnicas generales de mezclas de pintura y esmaltes Técnicas de igualación de colores Técnicas de resaneamiento y preparación de superficies Técnicas de tirol y aplicación de pastas y pinturas EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO 2 años. En la calle, taller y bodega ACTITUD / PERSONALIDAD Honestidad Responsabilidad Iniciativa Servicial Activo NIVEL DE RESPONSABILIDAD Bajo ESFUERZO Físico.

28 Página 28 de 41 DESCRIPCIÓN DE S Intendente (8) JEFE INMEDIATO Jefe de Departamento de Montaje de Eventos PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Colocación de lonas; II. Armar templetes; III. Colocar sillas; IV. Colocar tablones; V. Carga y descarga de mobiliario; VI. Colocar mamparas; VII. Montar y desmontar escenarios, y VIII. Las demás que le delegue su jefe inmediato.

29 Página 29 de 41 PERFIL DEL Intendente ESCOLARIDAD Primaria CONOCIMIENTOS ESPECIALES Conocimiento en armdo de templetes Experiencia en armado de escenarios EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO 1 año En la calle, taller y bodega ACTITUD / PERSONALIDAD Honestidad Responsabilidad Iniciativa Servicial Activo NIVEL DE RESPONSABILIDAD Bajo ESFUERZO Físico.

30 Página 30 de 41 DESCRIPCIÓN DE S Velador- Conserje (2) JEFE INMEDIATO Jefe de Departamento de Montaje de Eventos PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Resguardar equipo y material en bodega de los eventos; II. Realizar recorridos permanentes en el área asignada, III. Vigilar las instalaciones asignadas; IV. Reportar las actividades diarias al Jefe de Departamento; V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.

31 Página 31 de 41 PERFIL DEL Velador-Conserje ESCOLARIDAD Primaria CONOCIMIENTOS ESPECIALES Técnicas de seguridad Manejo de extintores Elaboración de inventarios y reportes EXPERIENCIA LABORAL No necesaria CONDICIONES DE TRABAJO En la Bodega ACTITUD / PERSONALIDAD Honestidad Responsabilidad Iniciativa Servicial Activo NIVEL DE RESPONSABILIDAD Baja ESFUERZO Físico.

32 Página 32 de 41 DESCRIPCIÓN DE S Radio Técnico JEFE INMEDIATO Jefe de Departamento de Montaje de Eventos PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES I. Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de sonido del Ayuntamiento; II. Realizar actividades de operación de sonido; III. Realizar diferentes actividades, propias de la Dirección; IV. Las demás que le delegue su jefe inmediato.

33 Página 33 de 41 PERFIL DEL Radio Técnico ESCOLARIDAD Carrera Técnica en Electrónica CONOCIMIENTOS ESPECIALES Conocimientos en reparación de sonidos, Conocimientos de electrónica. Reparación de aparatos eléctricos. EXPERIENCIA LABORAL 2 años En la bodega CONDICIONES DE TRABAJO ACTITUD / PERSONALIDAD Responsabilidad Iniciativa Disponibilidad Activo NIVEL DE RESPONSABILIDAD Bajo ESFUERZO Físico.

34 Página 34 de 41 IX. POLÍTICAS 1. Todo el personal de la Dirección de Eventos Especiales que tengan herramienta o mobiliario a su cargo, deberá resguardarlo; sí existen perdidas y extravíos deberá cubrir el importe. 2. El manejo de la herramienta y el mobiliario debe ser adecuado para no tener ni provocar accidentes. 3. Los usuarios del mobiliario y equipo deberán reintegrarlo completo y en las mismas condiciones que les fue prestado, de lo contrario deberán reponer el equipo con sus propios recursos o justificar sus daños. 4. Los chóferes son responsables del trabajo encomendado y del personal que llevan a su cargo. Así como también son responsables de mantener las unidades en buenas condiciones y limpias. 5. Se prohíbe tomar bebidas embriagantes dentro y fuera del Palacio Municipal en horario de trabajo.

35 Clave: PR-PM-DEE-01 Página 35 de 41 X. PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS 1.- Propósito: Elaborar la adecuada planeación y supervisión de giras, eventos y actividades a las que asiste el Presidente Municipal; así como asistir en labores de avanzada de las diversas actividades del Presidente Municipal. 2.- Alcance: Aplica a todas las dependencias y/o unidades administrativas del Ayuntamiento, que intervienen en los diversos eventos de la Presidencia Municipal; así como organismos externos y la ciudadanía en general. 3.- Referencia: El Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular la revisión de este procedimiento. Es responsabilidad de la Directora de Eventos Especiales la elaboración, actualización y ejecución de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Dirección de Eventos Especiales llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento Definiciones: Ninguna 6. - Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.

36 Clave: PR-PM-DEE-01 Página 36 de 41 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD DIRECTORA INICIO Actividad 1 30 min. Actividad 2 30 min. Actividad 3 30 min. Actividad 4 60 min. 1 2 Recibir, registrar y tramitar correspondencia, para turnar al Presidente Mpal. Investigar las situaciones que pueden ser relevantes, en los lugares que se presenta el Presidente Municipal Actividad 5 40 min. Analizar y evaluar el lugar en cuanto a seguridad Actividad 6 30 min. 3 Verificar que todas las instalaciones se encuentren completas y listas para el evento 4 Confirmar las asistencias de las personas convocadas al evento al que acudirá el Presidente 5 Realizar el recorrido previo para cerciorarse de que todo está en orden. 6 FIN

37 Clave: PR-PM-DEE-01 Página 37 de 41 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS Paso Responsable Actividad Viene del procedimiento de atención a invitaciones. Documento de trabajo (clave) Directora de Eventos Especiales (DEE) DEE DEE DEE Recibe el listado de las actividades agendadas del Presidente Municipal que incluye fecha, hora y lugar y en su caso la invitación. Investiga la situación económica, social, político y aspectos que pudieran ser relevantes del lugar al cual está invitado el Presidente Municipal. Analiza y evalúa la seguridad del lugar. Verifica que el mobiliario, el staff y el equipo necesario estén completos y listos para el lugar del evento. 5 6 DEE DEE Confirma las asistencias tanto de las personas que hacen la invitación así como de las que han sido designadas par acompañar al Presidente al evento. Realiza el recorrido previo para cerciorarse de que todo está en orden y en su caso proponer alternativas al organizador del evento. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

38 Clave: PR-PM-DEE-01 Página 38 de 41 PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS REGISTRO DE CALIDAD No Documentos (Clave) Ninguno Responsabilidad de su Custodia Tiempo de retención ANEXOS Anexo No Ninguno Documento Clave

39 Página 39 de 41 XI. DIRECTORIO Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial Brenda Gabriela Ocampo Popoca Jose Alfonso Escalona Martínez Motolinia N. 2 antes 13 esq. Nezahualcóyotl Col. Centro. Motolinia N. 2 antes 13 esq. Nezahualcóyotl Col. Centro

40 Página 40 de 41 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION 12 de Marzo de de Octubre de 2013 PARTICIPANTES Brenda Gabriela Ocampo Popoca Directora de Eventos Especiales Ricardo Díaz Vázquez Director de Modernización Administrativa Emigdio González Galindo Técnico Informático Ricardo Díaz Vázquez Titular de la Dirección de Modernización Administrativa Emigdio González Galindo Técnico Informático de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo, Asesor Designado Brenda Gabriela Ocampo Popoca Directora de Eventos Especiales Responsable de la organización del Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

41 Página 41 de 41 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA: Apartado Motivo del Cambio Fecha de Vigencia Puesto Nombre y Firma Vo Bo de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo Todos Elaboración del Manual versión de Octubre de 2013 Directora de Eventos Especiales Brenda Gabriela Ocampo Popoca Roberto Rodolfo Soto Tapia