Escuela Contable: Introducción a la Contabilidad

Transcripción

1 En esta exposición vamos a ver - Qué es la Contabilidad. - Qué nos dice la Contabilidad. - Cuáles son los Procedimientos Contables - El trabajo del contable está hecho. Y ahora? Qué es la Contabilidad La Contabilidad es un conjunto de técnicas que nos permiten registrar y procesar los diferentes movimientos económicos que se producen diariamente en una explotación económica (sea cual sea su naturaleza), para poder conocer su situación en un momento determinado y evaluar las circunstancias que la han llevado a ese punto. Las explotaciones económicas pueden ser de muy diferentes tipos. Puede ser una persona ejerciendo una labor profesional, una sociedad mercantil, una cooperativa, una fundación, etc. La característica común de todas ellas es que hay alguien que adquiere y utiliza unos medios para realizar un trabajo y conseguir dinero a cambio. Para simplificar, vamos a hablar siempre de Empresa. Cualquier Empresa de cualquier tipo debe utilizar la Contabilidad para registrar los movimientos económicos que se producen en su día a día. Esta técnica nos permite ordenar y resumir esos movimientos y medir su repercusión en la evolución de aquélla. Un movimiento puede ser la compra de una caja de bolígrafos para la oficina, bastante sencillo, y otro puede ser la venta de un vehículo propiedad de la empresa que era también utilizado por personal de la misma. Este último es más complejo, pero hay que registrarlo también. En cualquier caso, la técnica es la misma. Qué nos dice la Contabilidad La Empresa nace porque alguien tiene la intención de conseguir dinero (así de sencillo) y destinarlo a todo tipo de fines (particulares, benéficos, etc.), gestionando unos determinados recursos. El beneficio, el rendimiento de esa gestión debe ser el mayor posible. La medida de la buena o mala gestión y sus resultados, nos la proporciona la Contabilidad. Los responsables de la Empresa, como gestores que son, se hacen, entre otras, las preguntas: Con qué recursos contamos? Son mayores o menores que en el período anterior? Cómo los estamos gestionando? Qué rendimiento estamos obteniendo? Qué va a pasar en el corto plazo? Y en el largo? 1

2 Cuáles son nuestros puntos fuertes? Y los débiles? A todas estas preguntas y más trata de dar respuesta la Contabilidad. O, mejor dicho, la Contabilidad da una información y, analizando esa información, obtenemos respuestas. Por tanto, el trabajo del contable es muy importante y de mucha responsabilidad, porque de él depende que la información sea correcta y les sirva a los responsables económicos para tomar decisiones. Procedimientos Contables Cómo se recoge la información? Cómo se trata? Cada organización recoge y gestiona la información de los hechos económicos como mejor considera. Sin embargo, en el tratamiento de esa información, se siguen procesos establecidos, normalizados, para que sea homogénea y cualquiera pueda analizarla conociendo esa codificación estándar. Siempre hay peculiaridades que afectan a diferentes tipos de empresa, pero, en general, la información que da la contabilidad es la misma en todas ellas. Esta información la proporcionan dos informes que salen de la contabilidad, y que, técnicamente, en vez de informes contables, se llaman estados contables. Los dos principales, por la información imprescindible que dan, son: Cuenta de Pérdidas y Ganancias Balance de Situación Hay más, pero en esta ocasión no vamos a hablar de ellos por no complicar el aprendizaje básico de lo que es la Contabilidad. La Cuenta de Pérdidas y Ganancias nos da el resultado de las operaciones en un período de tiempo. Si estamos analizando un ejercicio (año, si el período coincide con el año natural), este informe nos dice qué ingresos hemos tenido, cuál ha sido su naturaleza, los gastos en los que hemos tenido que incurrir para poder tener esos ingresos, su naturaleza, y, por supuesto, el resultado de todo esto: si hemos ganado o hemos perdido dinero. Ejemplo de Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Ejercicio 2013 Escuela de Yoga Publicidad Bobo Bar 2014 Fábrica de Tubos Ventas e Ingresos Total Nóminas y Seg.Soc Alquileres Suministros (Luz,etc.) Intereses Préstamos Gastos y Serv. Varios Total Gastos Resultado

3 El Balance de Situación es una foto de lo que es la organización en un momento determinado, sus bienes, sus derechos, el efectivo que tiene, sus inversiones, sus deudas, etc. Y no se representa todo mezclado, sino con un orden que nos permite ver, de un vistazo y simplificando mucho, si la empresa está bien, mal o regular. Siempre se debe profundizar en el análisis, pero la primera impresión, la más inmediata, suele ser la buena. El formato del Balance de Situación separa en dos grupos (que luego se subdividen en otros grupos) esos bienes, derechos, deudas, efectivo, inversiones, etc., y esos dos grupos básicos en los que se encuadra todo elemento de la empresa son el ACTIVO y el PASIVO. Simplificando podemos decir que el Activo es el conjunto de bienes y derechos que tiene la empresa, y el Pasivo es el conjunto de sus deudas. Complicando un poco la definición, podemos decir que el Activo son los bienes y derechos que tiene la empresa y el Pasivo representa con qué financiación hemos conseguido esos bienes y derechos. Y siempre referidos a un momento determinado. El 31 de Diciembre o el 15 de Abril. Comparando los Balances de Situación de la empresa de dos momentos determinados se puede ver su evolución y su tendencia. Ejemplo de Balance de Situación 3

4 Estos dos informes, fundamentales para ver el resultado de la gestión, son, por así decirlo, el resumen de todas las operaciones que hemos realizado en la empresa, organizado desde dos puntos de vista diferentes: el primero, lo que hemos hecho durante un tiempo determinado (el año 2013) y el segundo, cómo estamos en un momento determinado (el 31 de Diciembre de 2013). Y cómo conseguimos esto? Cómo se hace para que todo lo que ha pasado en la empresa esté ordenado, resumido y nos dé una idea completa y analizable de un vistazo? Pues aquí aparece la base, el ladrillo con el que se hace el edificio, sea éste un chalet o un edificio de 50 viviendas: el ASIENTO. El Asiento nos permite registrar cualquier hecho que tenga lugar en la empresa y que tenga una consecuencia económica. Comprar lápices, o un avión. Da lo mismo. El concepto de Asiento, la forma de registrar un movimiento, tiene su origen en la idea (absolutamente probada y correcta) de que un hecho 4

5 tiene siempre, al menos, dos caras. Ese hecho afecta de dos maneras diferentes a la marcha de la empresa. Y, además, en la misma medida. Por ejemplo: yo compro un lápiz que cuesta 1 euro. Podríamos pensar: Bueno, apunto compra de un lápiz por un euro en mi libro y ya está. Eso es sólo ver el hecho desde un punto de vista, desde una cara. Pero hay otra: en mi caja hay un euro menos. Eso si lo he comprado al contado. Si le he dicho al tendero páseme la factura y se la pago la semana que viene, tengo un lápiz y en mi caja sigo teniendo lo que tenía. En este caso, cuál es la otra cara de la moneda? Pues muy sencillo, tengo un lápiz que cuesta un euro y me ha aparecido una deuda por un euro que antes no tenía. El Asiento tiene siempre dos partes o dos zonas en las que anotar o registrar un movimiento: la izquierda y la derecha. Y siempre tenemos que poner la misma cantidad en la parte izquierda que en la derecha. Tiene que haber siempre un equilibrio. La parte izquierda se llama DEBE y la derecha HABER. La suma de lo que apuntamos en el Debe siempre será igual a la suma de lo que apuntamos en el HABER. Volviendo al hecho de comprar un lápiz, el Asiento sería, en el caso de pagarlo en efectivo: Debe Haber 1 Compra de un lápiz XX Salida de Caja 1 XX Si no lo hemos pagado, el Asiento sería así: Debe Haber 1 Compra de un lápiz XX Deuda con papelería 1 XX Con estos ladrillos, con estos Asientos, construímos los resúmenes e informes. Cómo llegamos de los Asientos a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, o al Balance de Situación? Es sencillo. No hay que utilizar herramientas complicadas. Sólo técnica que hay que conocer y dominar. Y se puede hacer en poco tiempo. Después de realizar el registro del hecho económico, es decir, después de realizar el asiento, o sea, después de CONTABILIZAR la compra del lápiz, lo desmenuzamos y vemos qué cuentas o clases de hecho económico hemos utilizado en el mismo. Nos aparece el LIBRO MAYOR, que no es más que un libro en el que cada cuenta que interviene en los asientos (en este caso tenemos en el primer asiento una cuenta, que podemos llamar Gastos de Oficina y otra que llamamos Caja ) tienen su propia hoja, en la que vamos anotando todos los movimientos que se pueden considerar como indique el título de las cuentas. Es decir, en ese libro tendríamos una hoja en la que anotaríamos todos los Gastos de Oficina y otra hoja en la que iríamos anotando todos los movimientos de Caja. Por supuesto, esto no hay que 5

6 hacerlo manualmente. Antes sí, pero ahora cualquier programa de contabilidad lo hace automáticamente. Pero es muy importante saber qué hace el ordenador y por qué. El Mayor es un libro que vamos a utilizar muchísimo. Nos da mucha información cuando la queremos de forma individualizada. La Cuenta de Pérdidas y Ganancias es muy importante porque nos da el resultado del negocio, pero hay momentos en los que necesitamos saber qué movimientos ha habido en una cuenta, cuántas veces hemos comprado lápices, qué importe cada vez o a quién. Cada hoja, cada Cuenta de Mayor, tiene un saldo, una suma de las operaciones que hemos anotado en esa cuenta. Y por último, podemos querer ver algunas veces los saldos de todas las cuentas ordenados de una forma diferente. Por categorías. El informe de los saldos de todas las cuentas individualizados se llama BALANCE DE SUMAS Y SALDOS. Es la última de las herramientas que se utilizan para comprobar que el trabajo de los asientos está bien hecho o para ver la misma información que nos da el Balance de Situación desde otro punto de vista. Para resumir, anotamos ASIENTOS (contabilizamos). Con esos asientos, se construye el LIBRO MAYOR. Con el resultado de ese Libro Mayor se construye el BALANCE DE SUMAS Y SALDOS. Y con este balance se confecciona la CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS y el BALANCE DE SITUACIÓN. El trabajo del contable está hecho. Ahora, el responsable de la finanzas (quizá el propio contable) debe analizar esa información y responder a las preguntas que se planteaban al principio de nuestra exposición. El trabajo del contable está hecho. Y ahora? Esto ya pertenece a otra fase del aprendizaje. Para unos, esta primera fase de la Contabilidad es como un pasatiempo, un sudoku que les entretiene y, encima, ganan dinero por hacerlo. Si se conoce y se domina, puede ser un trabajo muy interesante, al contrario de la imagen tradicional de este oficio, repetitivo y monótono. Esta imagen está muy lejos de la realidad. La siguiente fase, el análisis de la información, tiene otras características muy atractivas. Si aprendemos a ver lo que nos dicen los números (que el contable se ha encargado de preparar), tenemos un arma poderosa para conseguir encarrilar y guiar los negocios. Otro juego. Pero, como el primero, muy serio. Hay que jugar con conocimiento y responsabilidad. Nos lo pasaremos muy bien. 6