efactura Red Eléctrica Manual de Bienvenida

Transcripción

1 efactura Red Eléctrica Manual de Bienvenida 5 de may de

2 1. Intrducción... 3 Finalidad del presente dcument... 3 Factura Electrónica... 3 Ventajas, beneficis y ahrrs de la factura electrónica... 4 Marc Legal Firma electrónica Frmats y prtcls de enví Descripción del Servici Alta en efactura Red Eléctrica Cntact

3 Manual de Bienvenida efactura Prveedres Red Eléctrica 1. INTRODUCCIÓN Red Eléctrica, dentr de su vcación de mejra cntinua y ptimización de prcess, ha incrprad a su prtal efactura Red Eléctrica la psibilidad de gestinar las facturas de sus prveedres en frmat electrónic. Cnsiderams que esta herramienta cntribuirá a refrzar nuestras relacines cn ls prveedres redundand en un benefici mutu. Este servici estará dispnible de frma vluntaria y sin cste para ls prveedres que deseen utilizarl. El únic requerimient es que sus facturas se gestinen cn pedid emitid pr Red Eléctrica y que sliciten su alta siguiend el prcedimient descrit en este dcument. FINALIDAD DEL PRESENTE DOCUMENTO La finalidad del presente dcument es presentar el servici del prtal efactura Red Eléctrica y detallar ls distints frmats de factura electrónica y prtcls de enví admitids para que ls prveedres puedan elegir la pción que mejr se adapte a sus necesidades. FACTURA ELECTRÓNICA Es una factura enviada en frmat electrónic que cntiene ls misms dats que la factura en papel y que, además, incluye una firma electrónica avanzada que garantiza la autenticidad del emisr y la integridad del cntenid. Cóm funcina la factura electrónica? efactura Red Eléctrica mejrará de frma cnsiderable el prces tradicinal de gestión de facturas de prveedres. Actualmente las facturas se reciben en papel, se escanean, sn cnfrmadas, se cntabilizan y pr últim se envían al pag. Las facturas que se gestinen en frmat electrónic serán validadas pr el prtal efactura Red Eléctrica que las registrará, dependiend del prtcl de enví, de frma casi inmediata. Esta herramienta agilizará ls prcess administrativs, minimizand las incidencias de enví y ls inevitables errres de un prces manual. Td est redundará en la reducción significativa de ls plazs interns de gestión de factura, les permitirá tener infrmación de sus facturas en td mment y acrtará ls plazs de pags de sus facturas. 3

4 Manual de Bienvenida efactura Prveedres Red Eléctrica A cntinuación se muestra un gráfic que muestra el funcinamient general de la factura electrónica: VENTAJAS, BENEFICIOS Y AHORROS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Servici sin cste para sus facturas gestinadas vía pedid de Red Eléctrica. Ahrr de cstes pr factura emitida. Minimización incidencias de enví. Trazabilidad sbre sus facturas en tiemp real. Reducción del períd medi de cbr de sus facturas. Distintas psibilidades en función de su grad de integración. Disminución del cnsum de papel preservand así el medi ambiente. 4

5 Manual de Bienvenida efactura Prveedres Red Eléctrica MARCO LEGAL Directiva 2010/45/UE, de 13 de juli de 2010, pr la que se mdifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema cmún del impuest sbre el valr añadid, en l que respecta a las nrmas de facturación. Real Decret 1619/2012, de 30 de nviembre, pr el que se aprueba el Reglament pr el que se regulan las bligacines de facturación. Orden EHA/962/2007 pr la que se desarrllan determinadas dispsicines sbre facturación telemática y cnservación electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuant n se pnga al Real Decret 1619/2012 anterir. Para cnsultar la nrmativa más actualizada relativa a Facturación Electrónica puede acceder al siguiente enlace: 5

6 Manual de Bienvenida efactura Prveedres Red Eléctrica 2. FIRMA ELECTRÓNICA El artícul 8.1 del Real Decret 1619/2012 del Reglament que regula las bligacines de facturación establece que las facturas pdrán expedirse pr cualquier medi, en papel en frmat electrónic, que permita garantizar al bligad a su expedición la autenticidad de su rigen, la integridad de su cntenid y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante td el perid de cnservación. El escenari más frecuente es usar firma electrónica recncida. El prtal efactura Red Eléctrica aceptará facturas firmadas cn ls certificads expedids pr las siguientes entidades: Firmaprfesinal Firma Prfesinal DNI-e DNI Electrónic Españl CATCERT Agencia Catalana de Certificación ACCV Autridad de Certificación Cmunidad Valenciana IZENPE Autridad de Certificación del Gbiern Vasc ANCERT Agencia Ntarial de Certificación CAMERFIRMA Autridad Certificación de las Cámaras de Cmerci ACA Autridad de Certificación de la Abgacía Para ls prveedres que n dispngan de un sistema de firma electrónica avanzada, Red Eléctrica pne a su dispsición sin cste algun el servici de firma delegada, previa autrización y delegación de firma a la empresa Indra Sistemas, S.A., prveedr tecnlógic de la slución efactura Red Eléctrica. Para acgerse a este prces el prveedr de Red Eléctrica deberá slicitar a Indra Sistemas, S.A. la delegación de firma electrónica a través de ls siguientes pass: Deberá descargarse el dcument dispnible en nuestra página web: Delegación Firma Electrónica El dcument deberá ser cumplimentad y firmad pr un representante legal de la empresa. Finalizads ls pass anterires, el dcument será remitid a Indra Sistemas, S.A. pr algun de ls siguientes medis y frmats: En frmat pdf pdf firmad (escane de firma manual firma electrónica) enviándl a las siguientes direccines de crre: ncambarab@indra.es / vmata@indra.es En frmat Wrd Adbe para envís pr crre pstal certificad a la siguiente dirección pstal: Indra - Vanessa Mata Mnter / Nuria Cambara Blázquez - C/ Avda. de Bruselas, Módul Vileta Alcbendas (MADRID) 6

7 Manual de Bienvenida efactura Prveedres Red Eléctrica 3. FORMATOS Y PROTOCOLOS DE ENVÍO Cuand se habla de frmat se hace referencia tant a la estructura del ficher que sprta el cntenid legal de la factura cm para referirns a la estructura de la firma. El prtal efactura Red Eléctrica aceptara ls siguientes frmats de ficher: Facturae 3.2: Guía frmat Facturae 3.2 Edifact 93A: Guía frmat Edifact 93A Edifact 96A: Guía frmat Edifact 96A Frmat plan: Guía frmat plan RED ELÉCTRICA El prtal efactura Red Eléctrica admitirá la recepción de dichs fichers a través de ls siguientes prtcls de enví: Web Service (WS). Enví de facturas electrónicas, firmadas sin firmar, invcand un Web Service. Guía de integración pr WS SSH File Transfer Prtcl (SFTP)). Enví de facturas electrónicas firmadas sin firmar a través de un SFTP. Guía de integración pr SFTP Uplad de fichers. Carga manual de fichers de facturas electrónicas firmadas sin firmar a través del prtal web. Guía de integración para carga de fichers desde el prtal web Creación y enví de facturas electrónicas a través del prtal web en frmat Facturae 3.2 sin firmar. Generación manual de facturas electrónicas vía prtal. Cn bjet de que puedan decidir el frmat pr el que van a generar sus facturas electrónicas y el canal de enví aceptad, les mstrams la siguiente tabla que crrelacina frmats y prtcls de enví: De la misma frma, de cara a resumir el canal de respuesta ante incidencias detectadas en la recepción de facturas, les mstrams la siguiente tabla que 7

8 Manual de Bienvenida efactura Prveedres Red Eléctrica crrelacina este hech cn ls frmats de cmunicación y prtcls de enví prpuests: Una vez seleccinad un frmat de recepción de facturas en el prces de alta en la platafrma efactura Red Eléctrica, recibirá un crre electrónic cn la infrmación necesaria para que pueda empezar a enviarns sus facturas pr dich canal. El canal de carga ficher de facturas (uplad) estará también dispnible para tds ls prveedres efactura que hayan cntratad el canal Web Service SFTP en el frmat que se haya acrdad. La creación manual de facturas estará también dispnible para aquells prveedres efactura que hayan suscrit el servici de firma delegada cn la empresa Indra Sistemas, S.A. Nuestra recmendación es utilizar cm canal prtcl de enví Web Service, ya que cn su utilización se btiene una serie de ventajas: Se infrma de manera inmediata del resultad de la petición realizada. Cn ell se cnsigue: Psibilidad de cnfirmación inmediata hacía quién envía ls dats del resultad de la petición vía Web Service. Reducción del númer de crres enviads ntificand el resultad de la integración, canal utilizad pr el prtcl de cmunicación SFTP. Cnexión autmática entre ls sistemas prveedr y efactura Red Eléctrica, mejrand la integración de ambas platafrma y evitand errres y psibles mdificacines de fichers. Ls parámetrs iniciales indicads para la transmisión pr Web Service permiten identificar uns dats mínims de la petición realizada, aun cuand esta prduzca un errr, l cual permite identificar sin necesidad de más dats la factura errónea y las psibles deficiencias en el enví. 8

9 Manual de Bienvenida efactura Prveedres Red Eléctrica 4. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO Pdrán acceder al prtal efactura Red Eléctrica a través de nuestra web Red Eléctrica. En su apartad específic de efactura dispnen de tda la infrmación sbre este servici así cm el acces a usuaris registrads al prtal. N bstante, para su mayr cmdidad, pdrán acceder directamente al prtal efactura REE a través efactura Red Eléctrica cn el usuari y cntraseña que les será prprcinad en el crre de alta en el prtal. El prtal frece tda la funcinalidad necesaria para garantizar el cumplimient de la nrmativa sbre facturación y, pr extensión, de facturación electrónica: Búsqueda selectiva de facturas. Acces a sus facturas, así cm a estads interns de la misma. (Pendiente de cnfrmación, Preparada para el pag, Enviada al pag, Pagada y Rechazada) Impresión en frmat PDF de la factura, para una fácil cmprensión de la misma a partir del frmat de entrada. Auditría de la Firma: verificación de la firma electrónica y del certificad firmante. Descarga de la factura riginal firmada. El prtal efactura Red Eléctrica recibirá las facturas en el frmat que se determine cn cada prveedr efactura y validará tant el frmat cm el cntenid de las mismas. 9

10 Manual de Bienvenida efactura Prveedres Red Eléctrica Brevemente el prces de recepción de la factura se realizará de la siguiente manera: En cas que la factura n sea crrecta, se ntificará al prveedr en función del prtcl utilizad para el enví de las facturas: Si el enví de facturas se realiza pr WS, se infrmará del mtiv del errr de frma inmediata en la respuesta del mism. Si el enví de facturas se realiza pr SFTP, se ntificará pr crre electrónic el mtiv del errr. Si se utiliza la carga manual de fichers desde el prtal: Si el frmat cargad es Facturae 3.2, el mtiv del errr se ntificará pr pantalla. Si el frmat es Edifact 93A, Edifact 96A frmat plan RED ELÉCTRICA, el mtiv del errr se ntificará pr crre electrónic. Si se utiliza la creación manual, el mtiv del errr se ntificará pr pantalla en la intrducción de dats. En el cas de que la factura sea crrecta, el prtal efactura Red Eléctrica realizará las siguientes accines dependiend de si la factura se recibe firmada sin firmar: En cas de que la factura se reciba firmada (sl para frmat Facturae 3.2), verificará la validez de la firma electrónica aplicada a la factura. En cas de que la factura se reciba sin firmar, el prtal firmará la factura electrónica a través del servici de firma electrónica delegada cntratad cn Indra Sistemas, S.A. Una vez cncluid el prces de firma el sistema grabará las facturas y pasarán a nuestr mdul financier ERP SAP para su cntabilización y pag. A partir de este mment dispndrá de infrmación del estad de la misma y, según avance la situación de la factura, inclus dats de vencimient y pag. Las facturas pueden pasar pr ls siguientes estads: Pendiente de validación pr REE: factura frmalmente crrecta per pendiente de validación pr el área técnica de Red Eléctrica. Errr: factura n crrecta. El detalle del errr se cmunicará pr crre electrónic. Pendiente de cnfrmación: factura frmalmente crrecta pendiente de entrar en ls prcess de cntabilización y pag. Preparada para el pag: factura cntabilizada y pendiente de incluir en un prces de pag. Al pasar a este estad se infrma en el prtal de la fecha de vencimient de la factura. Enviada al pag: la factura se ha incluid en el prces de pag pr cnfirming. Al pasar a este estad el sistema infrma de la fecha de vencimient de la factura y el banc pagadr. Pagada: factura pagada. Rechazada: factura rechazada. El detalle del rechaz se cmunicará pr crre electrónic. 10

11 Manual de Bienvenida efactura Prveedres Red Eléctrica 5. ALTA EN EFACTURA RED ELÉCTRICA Le recrdams que este servici sól estará dispnible si sus facturas se gestinan cn pedid emitid pr RED ELÉCTRICA. Para darse de alta en el prtal efactura Red Eléctrica n es necesari firmar ningún cntrat acuerd específic. Basta simplemente cn que cumplimente el frmulari de alta que encntrará en nuestra página web. Slicite aquí su alta Este servici estará dispnible de frma vluntaria y sin cste para ls prveedres que deseen utilizarl. Tan sól tiene que elegir el prtcl de enví de las facturas y el frmat en las que va a enviar las mismas. Además, para ls prveedres que n dispngan de un sistema de firma electrónica avanzada, Red Eléctrica pne a su dispsición el servici de firma delegada, previa autrización y delegación de firma a la empresa Indra Sistemas, S.A., prveedr tecnlógic de la slución efactura Red Eléctrica. Para beneficiarse de este servici debe seguir ls pass descrits en el apartad de Firma electrónica recgid en este dcument. Una vez cmpletads ests pass recibirá un crre electrónic cn la infrmación necesaria para que pueda empezar a enviarns sus facturas en frmat electrónic. La infrmación del crre variará en función del canal elegid para enviar las facturas electrónicas a nuestr prtal: Si el canal elegid es a través de Web Service (WS), se les cmunicará la siguiente infrmación: Dats de acces al WS de integración de facturas: Dats del WSDL Url del WS Usuari de acces al WS Cntraseña de acces al WS Dats de acces al prtal web: Url Usuari Cntraseña A partir de ese mment pdrá empezar a enviarns sus facturas electrónicas. 11

12 Manual de Bienvenida efactura Prveedres Red Eléctrica Si el canal elegid es a través de SSH File Transfer Prtcl (SFTP), se les cmunicará la siguiente infrmación: Dats de acces al directri SFTP: IP Usuari SFTP Cntraseña SFTP Dats de acces al prtal web: Url Usuari Cntraseña El nmbre el ficher (.zip) será: CIFEMISOR#CIFRECEPTOR#FECHA FACTURA#SECUENCIAL A partir de ese mment pdrá empezar a enviarns sus facturas electrónicas. Si el canal elegid es a través de carga de ficher en el prtal web, se les cmunicará la siguiente infrmación: Dats de acces al prtal web: Url Usuari Cntraseña A partir de ese mment pdrá empezar a cargar facturas en el prtal web. El canal de carga de ficher (uplad) a través del prtal web estará dispnible para tds ls prveedres independientemente del canal seleccinad. Si el canal elegid es a través de creación de facturas en el prtal web. Se les cmunicará la siguiente infrmación: Dats de acces al prtal web: Url Usuari Cntraseña A partir de ese mment pdrá empezar a crear de frma manual facturas y enviarlas a RED ELÉCTRICA. La creación manual de facturas estará también dispnible para aquells prveedres efactura que hayan suscrit el servici de firma delegada cn la empresa Indra Sistemas, S.A., independientemente de la selección de tr canal de recepción. 12

13 Manual de Bienvenida efactura Prveedres Red Eléctrica 6. CONTACTO Si precisan que ns pngams en cntact cn usted para aclararle cualquier duda relativa a nuestr prtal efactura RED ELÉCTRICA les rgams cumplimente el frmulari de cntact que encntrará en nuestra página web y ns pndrems en cntact cn ustedes cn la mayr brevedad psible. Cnsulte sus dudas 13