Proceso básico de PRESUPUESTO

Transcripción

1 Proceso básico Contenido Introducción Propósito l proceso Usuarios y beneficiarios Catálogo servicios Planeación, seguimiento y control l proceso: Interacciones l Proceso. Secuencia l Proceso. Plan Calidad l proceso. Seguimiento y medición l proceso y los servicios. 1

2 Introducción El Manual gestión la calidad (MC-01), revisión 7, clara en el requisito 4.1 Requisitos generales que, el proceso Presupuesto es uno los cuatro procesos básicos l Sistema gestión la calidad las secretarías y unidas administrativas (SGC-SyUA s), que realizan la gestión y ejecución los servicios administrativos. La organización be: Determinar los procesos necesarios para el sistema gestión la calidad y su aplicación a través la organización. Norma ISO 9001:2008, requisito 4.1 inciso a) Introducción El MC-01, revisión 7, clara en el requisito 6.1 Provisión recursos que: De conformidad con las metas y objetivos institucionales cada entidad o penncia, se elabora un Proyecto anual presupuesto, en el que se terminan y gestionan los requerimientos recursos económicos necesarios. El Consejo Universitario termina y asigna un presupuesto anual que es administrado por las SyUA s conforme a las políticas y normas operación presupuestal vigentes. (por lo que) El proceso Presupuesto controla los recursos financieros que se ejercen para la operación los procesos básicos La organización be: Asegurarse la disponibilidad recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento estos procesos. Norma ISO 9001:2008, requisito 4.1 inciso d) 2

3 Propósito l proceso El Manual planeación la calidad (MP-01, revisión 7) fine que el propósito l proceso es: Gestionar y ejecutar con calidad los servicios administrativos, para satisfacer las necesidas los usuarios; y asegurar el registro, control y ejercicio los recursos financieros, conformidad con la normatividad aplicable, en la perspectiva una mejora continua l proceso. Acor con la misión, objetivos, metas e indicadores los proyectos institucionales, mismos que se claran en los Programas y Planes Gobierno las Depenncias y Entidas la UNAM. La organización be establecer y mantener un manual la calidad que incluya: los procedimientos documentados establecidos para el sistema gestión la calidad, o referencia a los mismos, requisito 4.2.2, inciso b) Usuarios y beneficiarios Los USUARIOS l proceso presupuesto son las personas o instancias que reciben o solicitan el servicio: Titular la Entidad o Depenncia Titulares las Unidas Responsables Responsables y/o corresponsables Proyectos y Convenios. La característica es que su firma justifica plenamente ante cualquier instancia universitaria o l Gobierno Feral el uso o ejercicio los recursos públicos, fondos mixtos y sectoriales. Los clientes o usuarios juegan un papel significativo para finir los requisitos como elementos entrada, la eficacia l sistema gestión la calidad se centra en satisfacer dichos requisitos. 3

4 Usuarios y beneficiarios BENEFICIARIOS l servicio: Personal académico; Personal administrativo; Participantes en proyectos, programas y convenios; y becarios. Tienen el por firmar recibido, por encontrarse relacionados en las solicitus servicio. Catálogo Institucional servicios l proceso Presupuesto 4

5 Catálogo Institucional servicios l proceso Presupuesto OBJETIVO l catálogo INSTITUCIONAL servicios: Estandarizar y generalizar el uso un documento como instrumento comunicación con el usuario; el cual permite dar a conocer los servicios que la Secretaría Administrativa o Unidad Administrativa proporciona a sus usuarios, a través los procesos básicos l SGC-SyUA s. Homologan en las 130 SyUA s los requisitos que ben cubrir los usuarios para que se les brin el servicio; indican qué se entregará como servicio y establecen criterios para registrar el inicio l cómputo l tiempo respuesta y liberación l servicio. Los catálogos específicos: Se ben actualizar acuerdo a los catálogos institucionales servicios; adicionando en su caso requisitos específicos y en particular ben precisar quiénes son los usuarios cuya firma justifica el uso recursos públicos asignados a la entidad o penncia. Catálogo Institucional servicios l proceso Presupuesto Las rutinas administrativas cada proceso básico se terminan como trámites y como servicios. La scripción los procesos básicos consira los dos tipos actividas, y aunque el alcance l sistema es la gestión y ejecución los servicios administrativos, estos no se puen llevar a cabo si no se sustentan en los trámites: Servicio: Es el resultado la atención una solicitud expresa l usuario, acuerdo a lo establecido en el Catálogo servicios. Trámite: la operación normal que realiza el proceso, sin que el usuario lo solicite. La mejora l sistema sólo pue darse si consira la mejora en ambos tipos actividas. 5

6 Listado general servicios TIPO DE SERVICIO TIPO SERVICIO TIEMPO INTERNO TIEMPO DE RESPUESTA EN DÍAS HÁBILES TIEMPO EXTERNO TIEMPO TOTAL PARA EL USUARIO Solicitud Recursos para: (antes llamados como recursos a comprobar) Transferencia o acuaciones presupuestales Resguardo o liberación recursos proyectos DGAPA Viáticos Prácticas escolares Trabajos campo Gastos intercambio Trasferencias entre partidas proyectos DGAPA Transferencias o acuaciones presupuestales en proyectos con fines específicos. Si la solicitud es con 00 días anticipación. Liberación recursos 00 días previos al inicio la comisión oficial. Si la solicitud es con 00 días anticipación. Liberación recursos 00 días previos a la llegada la persona invitada 00 días variable 00 días 00 días variable 00 días Resguardo recursos partida días 07 días 00 días Liberación recursos partida días 18 días 00 días Autorización beca DGAPA 00 días 07 días 00 días Solicitud becas Pago beca Si se firmó recibo en tiempo: Pago en la periodicidad clarada en la Carta autorización o aceptación la beca. Listado general servicios TIEMPO DE RESPUESTA EN DÍAS HÁBILES TIPO DE SERVICIO SERVICIO TIEMPO INTERNO TIEMPO EXTERNO TIEMPO TOTAL PARA EL USUARIO Autorización rechos autor Por uso productos 00 días variable 00 días Por registro ISBN o ISSN 00 días variable 00 días Otros servicios Pago exámenes (extraordinarios, profesionales y grado) Inscripciones a eventos académicos y administrativos. Gastos por comprobar (l fondo fijo, fondo operación, ministración específica o proyectos) Si la solicitud es con 00 días previos a la aplicación los exámenes: Liberación recursos 00 días hábiles antes la aplicación l examen. Evento nacional: Si la solicitud es con 00 días hábiles con antelación. Entrega comprobantes Inscripción 00 días hábiles previos al evento. Evento en el extranjero: Si la solicitud es con 00 días hábiles anticipación. Entrega 00 días hábiles previos al evento. Si la solicitud es con 00 días hábiles anticipación al evento o actividad. Entrega recursos 00 días hábiles previos a la realización l gasto. 6

7 Interacción entre los procesos INTERACCIONES DEL PROCESO DE Propuestas para la mejora DIRECCIÓN Criterios, lineamientos, proyectos y recursos para el mejoramiento l SGC GESTIÓN DE LA CALIDAD Apoyo Técnico, auditorías internas capacitación (temas calidad) Vo.Bo suficiencia presupuestal, entrega recursos a comprobar / Solicitus apoyo PERSONAL BIENES Y SUMINISTROS SERVICIOS GENERALES Evincia l mantenimiento y mejora l SGC U S U A R I O Información para la RD Específica (Resultados la operación y control l proceso) Solicitus : Recursos financieros, Transferencias, liberación recursos, Becas, Autorización rechos autor Otros servicios. Disponibilidad recursos comprometidos, acuaciones y GESTIÓN DE transferencias RECURSOS recursos por FINANCIEROS grupos y partidas gasto Proyecto presupuesto, Ingresos extraordinarios con o sin fines específicos REGISTRO EN SISTEMA CONTABLE PRESUPUESTAL Registros internos, Estados financieros, Estados cuenta bancarios EJERCICIO DE RECURSOS Documentos los Recursos ejercidos o ajustes realizados Conciliaciones recursos presupuestales e ingresos extraordinarios CONCILIACIÓN DE RECURSOS Servicios apoyo / Solicitus: Vo.Bo. suficiencia presupuestal, pago a proveedores, reembolsos fondo fijo U B S E U N Entrega recursos, A E Transferencias, Recursos liberados, R F Autorizaciones, I I ISBN, ISNN, O C Becas, I Inscripciones. A R Solicitud : I Recursos, O Transferencias, Acuaciones, Creación cuentas por pagar, Reserva o liberación recursos, Pago becas, conciliaciones, solicitus adicionales CFDI s PROVEEDORES Contra Recibos, Transferencias electrónicas Autorizaciones, contra recibos, cheques, movimientos financieros, creación cuentas, Ministraciones. PROCESOS EXTERNOS Secuencia l proceso PROCESO DE PROYECTO DE RECIBE PROYECTO, REVISA MISIÓN, OBJETIVOS, METAS, INDICADORES Y TECHO PRESUPUESTAL REALIZA ADECUACIONES PROCEDENTES Y CONCENTRA INFORMACIÓN RECABA AUTORIZACIÓN Y ENVÌA A DGPO RECIBE DEFINITIVO. GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INGRESOS EXTRAORDINARIOS RECIBE RECURSOS ADICIONALES DE APOYOS INSTITUCIONALES, PROYECTOS Y CONVENIOS E VERIFICA: CORTE DE CAPTA INGRESOS CAJA, DOCUMENTO QUE EXTRAORDINARIOS. CONSOLIDA LOS INGRESOS Y DEPÓSITO EN BANCO REGISTRA RECURSOS FINANCIEROS, MOVIMIENTO DE RECURSOS COMPROMETIDOS Y EJERCIDO, TRANSFERENCIAS Y ADECUACIONES EN SISTEMA CONTABLE. CONFIRMA EN EL SIAU MOVIMIENTOS PRESUPUESTALES. F VERIFICA Y/O REALIZA CONCILIACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CONTABLES O DE CUENTAS BANCARIAS E INGRESOS EXTRAORDINARIOS CON CENTRALIZADORA (DGCPI) INICIO SE REQUIERE GESTIONAR ANTE CENTRALIZADORA? No D A B VERIFICA DISPONIBILIDAD REVISA QUE LA SOLICITUD DE RECURSOS SE ENCUENTRE FINANCIEROS. REQUISITADA Y ( REGISTRA O CONFIRMA AUTORIZADA EN SISTEMA RECURSOS COMPROMETIDOS) ACTIVIDADES CRÍTICAS DEL PROCESO A B C D E F Sí ELABORA FORMATO ADMINISTRATIVO, INTEGRA DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE, REVISA Y TRAMITA ANTE CENTRALIZADORA Sí ES ACEPTADO POR LA CENTRALIZADORA? No C REVISA MOTIVO DE RECHAZO Y REALIZA ACCIÓN CORRESPONDIENTE REPROCESO ANTE LA CENTRALIZADORA? Sí VERIFICA CONFORMIDAD DEL SERVICIO. ELABORA Y/O INTEGRA DOCUMENTACIÓN PARA FIRMA DE RECIBIDO DEL USUARIO O PROVEEDOR. ( REGISTRA EN SISTEMA RECURSOS EJERCIDOS) Sí CUMPLE CON REQUISITOS? No REGISTRA Y CONTROLA SERVICIO NO CONFORME ENTREGA SERVICIO AL USUARIO (CHEQUES, EFECTIVO, DOCUMENTOS), EL USUARIO FIRMA DE CONFORMIDAD TÉRMINO LIBERACIÓN POR CONCESIÓN Flujo información No 7

8 Plan calidad l proceso Documentos referencia Actividad Crítica Requisitos a controlar Frecuencia Método verificación Criterio aceptación Registros PPO 0103 Recibe y revisa requisitos la solicitud autorizada y documentación correspondient e. Los requisitos establecidos en la normatividad institucional, en los procedimientos operativos y en el catálogo servicios. Cada solicitud Verificar que la solicitud y la documentación soporte cumple con los requisitos establecidos. Cumplimiento requisitos establecidos y confirmación requisitos l usuario. (En su caso, solicita al usuario complemente información y/o requisitos establecidos para aceptar la solicitud l servicio o pago al proveedor) PPO 0104 PPO 0107 PPO 0109 PPO 0111 Verifica suficiencia y/o disponibilidad recursos financieros; registra y/o confirma recursos comprometidos. Suficiencia recursos financieros. Cada solicitud Revisión registros e informes contables presupuesto asignado, ingresos extraordinarios o proyectos (recursos comprometidos y ejercidos por grupos y partidas gasto). En solicitud servicio: Fecha entrega al usuario servicio solicitado. En solicitud Vo.Bo: Firma suficiencia presupuestal en formato Solicitud Interna Compra SIC o Solicitud Única Servicio SUS. En solicitud pago a proveedor: Confirma recursos comprometidos para pago a proveedores. (En su caso: *Si no existen recursos suficientes, rechaza la solicitud servicio. *Si es necesario, realiza transferencias o acuaciones presupuestales y registra movimientos en sistema contable). Se claran en cada uno los procedimientos l proceso. Plan calidad l proceso Documentos referencia Actividad crítica Requisitos a controlar Frecuencia Método verificación Criterio aceptación Registros PPO 0103 PPO 0104 PPO 0107 PPO 0109 Revisa motivo rechazo documento gestionado ante la centralizadora y realiza acción correspondiente Revisión los documentos ingresados con lo establecido como causa l rechazo Cada trámite Verificar motivo rechazo y cumplimiento requisitos normativos. Confirmación en el SIAU o en oficio aceptación, emitido por la Centralizadora. (En caso rechazo: *Revisa motivo rechazo y realiza acción correspondiente para asegurar la aceptación l documento por la Centralizadora. *Si se observan tenncias incremento en rechazos por causas imputables al proceso, implementa acción preventiva o correctiva). Se claran en cada uno los procedimientos este proceso. PPO 0111 Verifica conformidad l servicio o pago a proveedor. Requisitos establecidos en solicitud servicio, o documento fiscal Cada solicitud Verificar conformidad con los requisitos establecidos en solicitud l servicio o documento pago a proveedor. Firma conformidad l usuario o l proveedor, por el servicio proporcionado o contra recibo entregado. (En su caso: *Realiza acción para asegurar la conformidad l servicio y registra en formato F01 PN-04). 8

9 Plan calidad l proceso Documentos referencia Actividad crítica Requisitos a controlar Frecuencia Método verificación Criterio aceptación Registros PPO 0201 PPO 0202 PPO 0101 Verifica corte caja y documento que consolida los ingresos y pósito Cumplimiento bancario en el normatividad. tiempo establecido. diario Revisión Reporte operaciones l día Estadísticas facturas digitales emitidas por el módulo CFDI s y corte caja. Revisión ficha pósito bancario. Corte caja correcto acuerdo al reporte operaciones l día. Fecha ficha en los dos días posteriores a su captación. (En su caso: * Solventa las diferencias en el corte caja, levanta acta administrativa o * Implementa una acción correctiva si no se justifica el pósito extemporáneo.) PPO 0102 PPO 0105 PPO 0108 PPO 0110 Verifica y/o realiza conciliación con centralizadoras estados financieros presupuesto asignado, ingresos extraordinarios y cuentas bancarias. Concordancia en la información registrada en sistemas institucionales, documentos y registros internos la SUA Mensual Cotejo información reportada en registros internos con los estado cuenta presupuestal (SIAU). Información SIAU CFDI s conciliadas y no conciliadas. Firma y sello la Centralizadora en documentos conciliados. Reporte y confirmación en el SIAU CFDI s conciliadas con sustento en los pósitos realizados. (En su caso: *Solicita a centralizadora registre movimientos realizados. *Elabora y remite a Centralizadora información complementaria. *Establece comunicación con centralizadora para resolución problemas con módulo emisor CFDI s) Se claran en cada uno los procedimientos este proceso. Seguimiento y medición l proceso y los servicios Indicador Forma cálculo Fuente información Criterios medición Frecuencia seguimiento Meta % documentos gestionados ante instancias centralizadoras sin rechazo, imputables al proceso. (Total documentos ingresados ante la UPA s - documentos rechazados imputables al proceso /N o total documentos tramitados ante la UPA s durante el mes evaluado) * 100 Reporte SIAU sobre Estado los folios procesados en las UPA s (referencia Rectoría REC-, Ciencias CIE-, Contaduría CON-, Acatlán ACA-, etc.). Reporte SIAU sobre Movimientos presupuestales (referencia UPA DGAPA PAP-) y Volantes rechazo PAP. Se contabilizan los documentos que se ingresan a las UPA s, excepto los documentos y rechazos ocurridos en la gestión pago honorarios por servicios profesionales, éstos últimos se cuentan en el proceso Personal. Análisis conjunto los responsables Personal y Presupuesto. En el caso rechazos pago honorarios por servicios profesionales el análisis se realiza manera conjunta por los responsables los procesos Personal y Presupuesto. Cuando se ingrese un documento y es rechazado varias veces, se contabiliza cada rechazo. Mensualmente, en el reporte los estados los folios y los volantes rechazos PAP, se termina la imputabilidad cada rechazo. Se contabilizan únicamente los rechazos que son imputables al proceso. Los rechazos imputables a la centralizadora se registran en la pestaña Control procesos externos, l archivo Seguimiento indicadores y RD F03 GU-02 Mensual 95% semestral Los rechazos imputables al proceso se refieren a que se ingresó documentación incorrecta, incompleta o extemporánea. El propósito l indicador es verificar la eficacia l proceso en la gestión documentos ante la centralizadora, y promover las relaciones beneficio mutuo con ellas. 9

10 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Datos y comentarios registrados en el semestre ene-jun 2013 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Indicador Forma cálculo Fuente información Criterios medición Frecuencia seguimiento Meta Contabilizar los servicios realizados en el mes y que se encuentran clarados en el catálogo servicios. % servicios realizados en los plazos establecidos (Número servicios que cumplen con el tiempo respuesta/ total servicios realizados en el mes )* 100 Controles internos las SyUA s. Los plazos establecidos o tiempo respuesta son los clarados en el catálogo servicios cada SyUA (tiempo total para el usuario) o el acordado con el usuario y registrado en la solicitud servicio. Los servicios que no se realizaron en los plazos establecidos se registran en el formato Control servicio no conforme F01 PN- 04 y en la sección Conformidad l servicios l archivo Seguimiento indicadores y RD F03 GU-02. Cada SyUA intifica los controles internos que muestren evincia l tiempo realización l servicio, consirando las fechas solicitud, compromiso entrega y liberación l servicio. Mensual 95 % semestral Confirma o no la eficacia l proceso para satisfacer las necesidas los usuarios en las fechas comprometidas con base en el control en la gestión administrativa. El propósito es realizar los servicios manera oportuna, estableciendo tiempos respuesta que muestren la eficiencia l proceso. 10

11 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Datos y comentarios registrados en el semestre ene-jun 2013 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Indicador Forma cálculo Fuente información Criterios medición Frecuencia seguimiento Meta Se consira para el cálculo solo el presupuesto finitivo, sin incluir proyectos e ingresos extraordinarios. % Presupuesto utilizado Presupuesto acumulado ejercido al trimestre / Presupuesto acumulado autorizado en el trimestre)*100 Nota: se consira el presupuesto trimestral comprometido como referencia l gasto para el siguiente trimestre. Presupuesto finitivo liberado autorizado trimestralmente. Informe presupuesto ejercido l SIAU. Sistema contable presupuestal interno la SyUA. Conciliaciones presupuestales. Se suman únicamente los montos las partidas operativas l grupo 200, 400 y 500 (211, 212, 218, 231, 235, 242, 243, 248, 253, 411, 412, 431, 511, 512, 513, 515, 531) El presupuesto trimestral comprometido, correspon a los montos que señalan las solicitus gasto y que cuentan con el Vo.Bo suficiencia presupuestal por el proceso Presupuesto y registrados en el sistema contable presupuestal interno la SyUA s, exclusivamente l trimestre. El presupuesto ejercido es el reportado por el SIAU, que al registrarlo en el sistema contable presupuestal interno la SyUA s sustituye al presupuesto comprometido. Trimestral 100 ± 10 % (anual) El presupuesto autorizado es el notificado por oficio la DGPO al Titular la entidad o penncia, sobre información l presupuesto asignado, sagregado por partidas y ministraciones trimestrales Fortalece los procesos cambio a nuevas prácticas administrativas, basadas en la mejora continua en la interacción entre los procesos, bajo un contexto transparencia y rendición cuentas. 11

12 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Datos y comentarios registrados en el trimestre ene-mar 2014 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Indicador Forma cálculo Fuente información Criterios medición Frecuencia seguimiento Meta % Recursos utilizados para conservación la infraestructura Presupuesto acumulado ejercido al trimestre las partidas 232 y 414 / (Presupuesto acumulado autorizado en el trimestre en las partidas 232 y Recursos asignados en el trimestre, provenientes apoyos adicionales)*100 Nota: se consira el presupuesto trimestral comprometido como referencia l gasto para el siguiente trimestre. Reportes SIAU sobre montos la partida 232 ejercidos para cubrir los servicios mantenimiento edificios e instalaciones, mobiliario y equipo propio l inmueble y los recursos la partida 414 empleados para adquirir los materiales necesarios para ello. Oficio la DGPO sobre información l presupuesto asignado, sagregado por partidas y ministraciones trimestrales. Sistema contable presupuestal interno la SyUA s con registros recursos ejercidos y comprometidos las partidas 232 y 414. Se suman trimestralmente los recursos ejercidos y comprometidos las partidas 232 y 414. El presupuesto comprometido, correspon a los montos que señalan las solicitus gasto y que cuentan con el Vo.Bo suficiencia presupuestal por el proceso Presupuesto y registrados en el sistema contable presupuestal interno la SyUA s, también consira los códigos o cuentas que afectaran las Centralizadoras, y que aseguran el pago al proveedor. Los recursos asignados provenientes apoyos adicionales, los recibidos por el Programa mantenimiento julio y diciembre o alguna otra instancia, así como los recursos ingresos extraordinarios empleados en la conservación l inmueble. El presupuesto autorizado es el notificado por oficio la DGPO al Titular la entidad o penncia, sobre información l presupuesto asignado sagregado por partidas y ministraciones trimestrales. Trimestral No se establece meta en este periodo 12

13 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Datos y comentarios registrados en el trimestre ene-mar 2014 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Indicador Forma cálculo Fuente información Criterios medición Frecuencia seguimiento Meta Las facturas con pagos posteriores se contabilizan en el mes en que son cobradas, si el pago es en efectivo o cheque. % Ingresos extraordinarios positados en el tiempo establecido. (Número fichas pósito bancario cuyo monto es positado en un plazo no mayor 2 días hábiles / número total Reportes operaciones l día Estadísticas facturas digitales emitidas por el módulo CFDI s en el mes)*100 Reportes operaciones l día Estadísticas facturas digitales emitidas por el módulo CFDI s. Fichas pósito bancario emitidas por la institución bancaria con sello y firma. Las CFDI s que son pagadas por el usuario por medio pósito en el banco, tarjeta crédito o débito o transferencia electrónica no se contabilizan en el indicador. Cuando se presenten circunstancias que imposibiliten generar el documento Estadísticas Mensual facturas digitales o realizar el pósito en los 2 días hábiles posteriores a su emisión, se berá justificar la razón l incumplimiento en la minuta trimestral y/o revisión por la dirección específica. 100% Mensual 13

14 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Datos y comentarios registrados en el semestre ene-jun 2013 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Control l servicio no conforme Se consira servicio no conforme a cualquier incumplimiento a los requisitos o características l servicio que se hayan comprometido y que se encuentran referidos en los requisitos y l Manual gestión la calidad MC-01 y que se refieren a: Requisitos especificados por el usuario en la solicitud servicio correspondiente. Requisitos no establecidos por el usuario pero necesarios para el uso especificado. Requisitos legales y reglamentarios aplicables a los servicios, clarados en los procedimientos operativos y en los documentos origen externo. Cualquier requisito adicional que la secretaría o unidad administrativa consire necesario. Tiempo respuesta. 14

15 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Control l servicio no conforme El incumplimiento un requisito o característica l servicio termina que se ba registrar para su control, empleando el formato F01 PN-04 Control l servicio no conforme. UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME Nombre la entidad o penncia: Nombre l proceso:presupuesto FOLIO O IDENTIFICACIÓN DEL SERVICIO FECHA DE DETECCIÓN DEL SERVICIO NO CONFORME TIPO DE SERVICIO REQUISITO O CARACTERÍSTICA INCUMPLIDA DESCRIPCIÓN DEL REQUISITO ETAPA DE REALIZACIÓN DEL O CARACTERÍSTICA SERVICIO EN LA QUE SE INCUMPLIDA PRESENTÓ EL INCUMPLIMIENTO ACTIVIDAD REALIZADA PARA MINIMIZAR EL IMPACTO FORMA DE ATENCIÓN RESPONSABLE DE SU LIBERACIÓN FECHA DE LIBERACIÓN No. DE ACCIÓN De igual manera se be registrar en el archivo Seguimiento indicadores y RD F03 GU 02, en la pestaña Conformidad l servicio. Seguimiento y medición l proceso y los servicios Control los procesos externos Centralizadora(s) Indicador Forma cálculo Control Frecuencia seguimiento Meta Fuente información Dirección General Control Presupuestal e Informática UPA Dirección General Asuntos l Personal Académico % rechazos imputables a las centralizadoras (No. rechazos imputables a las centralizadoras/ Total movimientos realizados)*100 Mensual Máximo 4 % Informes l SIAU Volantes rechazo DGAPA. DGAPA El análisis las causas rechazos be permitir prever el impacto potencial dichos rechazos e intificar y controlar los servicios no conformes. En el mediano y largo plazo este indicador podría permitir mejorar la cultura y prácticas la evaluación la gestión institucional y fortalecer las relaciones mutuo beneficio con las centralizadoras. Lo anterior podría amortiguar la queja las SyUA s sobre los rechazos imputables a las centralizadoras, dado el retrabajo y uso recursos que implica el reingreso los documentos rechazados. 15

16 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Control los procesos externos Datos y comentarios registrados en el semestre ene-jun 2013 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Análisis l sempeño l proceso La estructura documental l SGC termina que, a fin establecer las acciones que permitan mejorar el sempeño l proceso, el examen los resultados la operación y control se realizan durante las reuniones trimestrales análisis datos y en la junta revisión la dirección, don los resultados l análisis se registran en: la Minuta F02 MC-01, o en la Minuta l archivo Seguimiento indicadores y RD F03 GU 02. El análisis l sempeño l proceso durante la junta revisión por la dirección be tomar en cuenta la Guía para la revisión por la dirección específica GU-02, revisión 2. Los resultados l análisis ben enfocar en el corto, mediano y largo plazo, compromisos para fortalecer el sarrollo organizacional l proceso Presupuesto y la Secretaría o Unidad administrativa, acordando entre otras, acciones para: Mejorar el control la gestión administrativa en la realización trámites y servicios Mejorar la formación y sarrollo competencias l personal adscrito al proceso Implementar o sarrollar sistemas informáticos retroalimentación operativa con los usuarios, las centralizadoras y penncias ferales. Mejora l sempeño individual y l equipo trabajo adscrito al proceso Presupuesto. Mejorar la interacción entre los procesos, la confiabilidad y el flujo información, la gestión recursos, etc. 16

17 Seguimiento y medición l proceso y los servicios Retroalimentación con el usuario La percepción satisfacción los usuarios sobre los servicios que otorgan los procesos básicos las SyUA s se mi acuerdo a la Guía correspondiente GU-04. Don el tamaño mínimo muestra para aplicar las encuestas se termina con base en el promedio usuarios por subsistema. Cada SyUA termina el método para aplicar las encuestas, el registro los resultados ya no se realiza en el proceso básico, sino en el proceso Dirección. Amás las encuestas, es pertinente integrar en el análisis retroalimentación l usuario la información obtenida semestralmente los siguientes conceptos: Quejas verbales y por escrito. Sugerencias. Comentarios recibidos. Seguimiento y medición l proceso y los servicios Retroalimentación con el usuario Encuesta 2014 Se mantiene el factor Accesibilidad se adiciona: empatía, seguridad, simplificación administrativa, fiabilidad y mejora. Las escalas calificación se ajustaron a cinco: 5 muy conforme 4 conforme 3 indiferente 2 en sacuerdo 1 nada acuerdo No aplica Se termina un número encuestas a aplicar por Subsistema. 17

18 Gestión Recursos Económicos Seguimiento y medición l proceso y los servicios Procedimientos Operativos Elaboración l Proyecto Anual Presupuesto Captación, pósito, registro y liquidación ingresos extraordinarios Control Proyectos Convenios colaboración Otros Apoyos interinstitucionales (no existe procedimiento) Acuaciones, transferencias y reservas recursos Acuaciones Presupuestarias y recalendarización recursos Creación, incremento, manejo y rembolso fondo fijo y operación Cuentas por pagar y cuentas preasignación Reserva recursos DGAPA Ministraciones específicas Registro Recursos Sistema contable presupuestal Registro y Control l Presupuesto Ejercicio los Recursos Pago a proveedores y acreedores Ejercicio y Control recursos financieros Servicios a los usuarios Conciliación los Recursos (comprometidos, ejercidos, saldos) Conciliación l Presupuesto y Ingresos Extraordinarios Conciliación bancaria 18