''PLAN DE MEJORA DE LA COMUNICACION INTERNA DEL GOBIERNO REGIONAL DE SAN MARTIN''

Transcripción

1 , 1 Inclusiva y solidaria REGIO '..._ J ''PLAN DE MEJORA DE LA, COMUNICACION INTERNA DEL GOBIERNO REGIONAL DE SAN MARTIN'' JUNIO - DICIEMBRE 2016

2 l. INTRODUCCIÓN La comunicación es el mecanismo esencial mediante el cual existen y desenvuelven las relaciones humanas, por lo que debe ser entendida como un elemento más de gestión que contribuye, por un lado a fomentar la integración, motivación y desarrollo personal de los profesionales (comunicación interna); y por otro, a generar conocimiento y credibilidad entre la opinión pública (comunicación externa). Para aumentar la eficacia del equipo humano, verdadero artífice de los resultados, ha de sentirse a gusto e integrado dentro de su organización y esto sólo es posible si los trabajadores están informados, conocen los diferentes procesos de la entidad, como su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, y además se sienten parte de ella y, por consiguiente, están dispuestos a implicarse. La comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor o chisme, un elemento muy peligroso para cualquier empresa ya sea pública o privada. Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de nuestra organización, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los Profesionales, la Dirección, la Gerencia y los diferentes Servicios del Gobierno Regional San Martin son algunos de los objetivos que persigue la Comunicación Interna. ' Este plan pretende definir los canales de comunicación existentes, así como mejorar el uso de los mismos con la consiguiente eliminación de barreras de forma que la comunicación se convierta en un pilar básico del funcionamiento de nuestra institución. Ahora bien, este Plan de Trabajo sólo tendrá éxito si los profesionales inmiscuidos en él; lo entienden, lo asumen y se involucran.

3 11. JUSTIFICACIÓN La observación directa, los errores en la difusión y recepción de la información y la recogida de opiniones de profesionales han puesto de manifiesto la existencia de deficiencias en los procesos de comunicación en el Gobierno Regional San Martin, en la mayor parte de los casos, por la presencia de Barreras Físicas (Canales) y Psicológicas (Personales) y por el uso inadecuado de los canales de comunicación. El objetivo que la Oficina de Gestión persigue con esta acción de mejora es definir y establecer la estructura del Plan de Comunicación Interna de nuestra institución, definiendo el proceso para la detección y recopilación de necesidades de comunicación, así como la evaluación de los diferentes canales utilizados, de forma que sean incorporadas a las acciones que se definan en el Plan de Comunicación. El contenido de lo que comunicamos y los canales a través de los cuales comunicamos; son la base para que el proceso de la comunicación sea eficaz. Por tanto, son necesarias la claridad y precisión en el contenido, el conocimiento y la habilidad para correlacionar informaciones, así como también una "sintonía" de intereses entre las partes que intervienen en el proceso. Es por eso que con este Plan de Trabajo se procurará cubrir con algunas de las necesidades básicas de comunicación que tienen los colaboradores de la entidad para que puedan desempeñar sus labores de manera óptima en las diferentes Áreas, Gerencias y Direcciones del Gobierno Regional de San Martin.

4 111. ALCANCE El presente Plan de Mejora de la Comunicación Interna será aplicado en el ámbito de todas las Sedes del Gobierno Regional de San Martín. IV. OBJETIVOS DEL PLAN DE MEJORA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Objetivo General: ~ Mejorar y fortalecer la actividad comunicacional entre las Áreas y los Directivos del Gobierno Regional de San Martin, para desarrollar relaciones de confianza, confidencialidad y generar la participación activa de todo el personal. Objetivos Específicos: ~ Contribuir a construir y potencializar la identidad corporativa de los trabajadores, para generar una mayor identificación y compromiso con el trabajo del Gobierno Regional de San Martín. ~ Implementar estrategias que promuevan el reconocimiento del trabajo del área operativa por parte de las gerencias y direcciones, para así, fomentar una mejora en las relaciones en los niveles jerárquicos del Gobierno Regional de San Martín. ~ Sensibilizar y disminuir la confidencialidad mal entendida (rumores o chismes), para evitar los conflictos interpersonales en los trabajadores.. del Gobierno Regional de San Martín. V. METAS ~ Lograr al 65% que los trabajadores del Gobierno Regional de San Martín en su conjunto valoren la importancia de contar con una adecuada comunicación interna, porque de esta manera se contribuirá a reducir los problemas interpersonales de la institución. ~ Lograr al 90%, instaurar nuevas prácticas de comunicación asertiva y positiva, mediante las actividades que deseamos implantar, como parte de nuestra rutina diaria. 4

5 VI. ESTRATEGIAS? Coordinación institucional para el desarrollo de las actividades programadas para mejorar la comunicación interna.? Sensibilización para la aceptación de las actividades programadas para mejorar la comunicación interna del Gobierno Regional de San Martín. VII. DIAGNÓSTICO Para poder realizar un diagnóstico adecuado de la Comunicación Interna del Gobierno Regional de San Martín, se debe tener en cuenta los siguientes conceptos: a) Tipos de Comunicación a evaluar: ' BARRERAS ascendente (HORIZONTAL VERTICAL) Barreras en la comunicación referidas a la redundancia y exceso de información Barreras en las comunicación referidas a la accesibilidad e interpretacion de la información Referida a información institucional Referente a accesibilidad ~e la unidad de tra~jo. 7,12,17,19 15,24,26 y 29 8, 10,21,25y31 5

6 b) Elección de Medios: Para una elección adecuada de los medios conviene tener en cuenta el fin del mensaje y el tipo de información que se desea comunicar dentro de la institución: 1. Soporte Escrito Memorándums Informes Periódicos Murales Buzón de Sugerencias 2. Soporte Electrónico WEB de la institución Correo electrónico / listas de distribución Buzón Virtual de Sugerencias 3. Soporte Oral Reuniones Entrevistas Teléfono c) Nivel de Difusión Hay que aprender a definir los distintos niveles de difusión que pretendemos utilizar, lo cual nos ayudará a determinar si la información llegará a todo el personal o tan solo a un sector o área. ( d) Temporalización Este concepto hace referencia tanto al tiempo que se empleará en emitir una información, como también al tiempo que se tardará en actualizar una información ya comunicada con anterioridad (instantánea, diaria, semanal, anual, permanente (sólo modificadas con actualizaciones). 6

7 ( ( e) Vías de Comunicación Interna CANAL CONTENIDO DE LA INFORMACION OBJETIVO EMISOR FORMAL INFORMAL ORAL ESCRITA ONLINE MEMORANDUM Comunicación entre la Dictado y solicitud de dirección, Jefes de Dirección instrucciones, peticio.nes de Servicio/otros Otros informes, emisión de informes. funcionarios X X Asuntos relacionados con el TELÉFONO trabajo diario que no requieren Generar fluidez y contestación escrita o sean efectividad Todos X X urgentes REUNIONES Convocatoria según Abordar los problemas y Dirección, jefes procedimiento, generación de planificar los procesos, de Servicio y debates, sugerencias y buscar soluciones/decidir personal propuestas. X X X Asuntos relacionados o NO Recabar o intercambiar Según el ENTREVISTAS con el trabajo diario información contenido X X X PERIÓDICO Según el Información de interés general Informar al personal MURAL contenido X X Absolver dudas o BUZÓN DE Sugerencias consultas y Proponer SUGERENCIAS sugerencias de mejora. Todos X X X Aprovechar la rapidez y la reducción de costos. CORREO Todo tipo de información que Comunicación de ELECTRÓNICO no requiera registro ma~era simultánea y Todos X X X masiva PÁGINA WEB Dirección y Organigrama, Calidad, Ofrecer información Jefes de Normas, procedimientos Servicio X X Fuente: Vías de Comunicación, según el Plan de Comunicación Interna de la Universidad de Sevilla. f<~~s~7i~'~:~) / 1,5,. ]' ~!1."'\,.,, r: ~ \. 'f ~{',.\ ~ ', ~ '! ~ l~ i \ ~' \~:)~i? {/;!.. 7

8 VIII. ACCIONES A DESARROLLAR Fase 1 : Revisión de las actuales vías de comunicación del GORESAM. Fase 11 : Identificación de las necesidades de comunicación del GORESAM. Fase 111 : Encuesta sobre la situación actual de la comunicación interna en el GORESAM y las barreras identificadas en el proceso (Cuestionario de Comunicación interna, según GF Asesores - Anexo 01) Fase IV : Ejecución del Plan, implementación de acciones de mejora. Fase V : Evaluación de los resultados y los indicadores. 8

9 \ ~ IX. ACTIVIDADES PROGRAMADAS: Estrategias Institucionales y Capacitaciones: ACTIVIDADES CANAL RESPONSABLE BENEFICIARIO PERIODICIDAD COMENTARIOS Socialización de actividades protocolares, logros del mes, actividades a realizar, cumpleaños, bienvenidas, despedidas, aniversarios, nacimiento de hijos, promociones, rotaciones (esto se puede hacer virtual si todos tienen correo.. Socialización de convenios, capacitaciones, reuniones, actividades internas, entrevistas. Inducción al personal nuevo en tema de trámites documentarios, línea de mando y procedimientos administrativos. Misión, visión y valores organizacionales (los valores deben ser publicados en todos los ambientes.. Conversatorio y/o talleres de comunicación, levantamiento de información, dudas, sugerencias y desacuerdos, mediante reuniones de confianza y desayunos entre colaboradores v Gerencias. Análisis, diagnóstico y desarrollo de propuestas en base a la información anónima. Periódico Mural Boletín Informativo Entrevista Reuniones Buzón de sugerencias Virtual Oficina de Gestión Oficina de Gestión Oficina de Gestión Oficina de Gestión Oficina de Gestión Público en General Personal de la sede central del GORESAM Personal de la sede central del GORESAM Personal de la sede central del GORESAM Personal de la sede central del GORESAM Mensual Mensual Cuando corresponda Quincenal Mensual Afianzar la sensación de pertenencia a la entidad, así como cubrir con las necesidades de afecto y reconocimiento. Fomentar la auto-realización y el desarrollo de nuevas competencias rofesionales. Dotar al nuevo colaborador de información clara y precisa, que facilite su adaptación a la entidad. Fortalecer la relación Jefe - colaborador, mediante la evaluación de objetivos y retroalimentación. Elaborar planes de acción y mejora a situaciones que ameritan, según orden de orioridad. 9

10 ( ( Capacitación en Excel (Básico Dotar al personal de herramientas Intermedio), como herramienta de Oficina de Personal de la sede Reuniones Bimensual que le permitan organizar la organización para Base de Datos y Informática central del GORESAM información. Tablas dinámicas. Charlas y Dinámicas bajo la temática Comunicación Asertiva. Complementar las estrategias Creación de un "Comité Creativo" Oficina de Gestión Personal de la sede que apoye en el diseño y Reuniones Semanal tecnológicas y sensibilizar al central del GORESAM personal sobre la importancia de la elaboración de murales y participe comunicación asertiva. en actividades artísticas para eventos especiales. 10

11 --~NN.. ~ ~ X. CRONOGRAMA ACTIVIDADES -~ ~=- ~- CRONOGRAMA LUGAR 1 ayo l Junio 1 JuÍio re RESPONSABLE Elaboración del Plan Evaluación de la comunicación Interna GORESAM 1 X Aprobación del Plan de Evaluación de la Comunicación Interna 1 GORESAM 1 1 X Dirección Regional de Administración / Sub Gerencia de Desarrollo Institucional Requerimiento de Materiales GORESAM X Evaluación de la Comunicación Interna entre los Trabajadores GORESAM X X Informe de Resultados de la evaluación GORESAM X Aplicación de Estrategias y Capacitaciones en temas de Mejora de la Comunicación Interna. Informe de Resultados GORESAM X X GORES X X ~~~~~\);~) t. " ~)[ ~.'. -\~:., 't.':{._... ~ "(:» // ~:-.;;:~ ~,.!" ',' 11

12 ( ( \ de aplicación de Estrategias y capacitaciones. (Formato de Satisfacción ---~...,. d~ las Person~s Presentación del Informe 1 GORESAM Final X.~ ~~~u..._.,fl-5.j ~.J KEt:j...~,.1 '-r ~"~ "" o~"\,,;j.~r.. J.~~.:. -~- 1 -~ J su \.~~~.,,..., " - ~ ~'.;... ::-.;». ". ct:t,<,;\'.ij :~ _i~:-.2 ;:/-:_~:: ' 12

13 ANEXOOl CUESTIONARIO DE COMUNICACIÓN INTERNA A Continuación se le presentan una serie de proposiciones relacionadas con la comunicación en el ambiente laboral, por favor escoja la alternativa que más se adecue a lo que usted percibe cotidianamente. N~ Proposiciones Totalmente Parcialmente Parcialmente Totalmente en de acuerdo de acuerdo en desacuerdo desacuerdo ~ '" \ Mi superior inmediato, me proporciona toda la información que necesito para realizar mi trabajo. La comunicación en la entidad generalmente fluye de abajo hacia arriba, es decir, de los niveles base a los superiores. Intercambio información con mis compañeros para coordinar tareas entre diferentes unidades y áreas de la entidad. Transmito a mi superior inmediato toda la información que recibo. Obtengo información directa y clara acerca de mi desempeño, a través de mi superior inmediato. La información relacionada con el proyecto de la entidad (misión, visión, valores), me llega a través de mi superior inmediato. La información relacionada con Resultados Financieros de la entidad, me llega a través de mi superior inmediato. Me siento satisfecho con la comunicación que existe entre mi superior inmediato y mi persona. Existe libertad y confianza para aclarar malentendidos y resolver conflictos entre los miembros del equipo de trabajo. Mi superior inmediato me da más información de la que puedo usar. Cuando mi superior inmediato me da una orden de cualquier tipo, se asegura de que yo la haya entendido. La información relacionada con nuevos proyectos, productos y/o servicios de la entidad, me llega a través de mi superior inmediato. Me siento en confianza para plantear a mi superior inmediato sugerencias para mejorar procesos o procedimientos de trabajo. Existe un clima de apoyo y entendimiento entre los miembros de mi grupo de trabajo. Cuando recibo demasiada información de mi superior inmediato y no sé cómo usarla, selecciono una parte de ella y el resto la desecho Mi superior inmediato verifica el cumplimiento de sus órdenes. La información relacionada con campañas y eventos institucionales, me llegan a través de mi superior inmediato. Tengo inconvenientes para comentar los problemas de mi puesto de trabajo con mi superior inmediato. Cuando recibo demasiada información de mi superior inmediato y no sé cómo usarla, la delego en otros. La información que proviene de mi superior inmediato es creíble y confiable. Obtengo información sobre mi proyección profesional en la entidad, a través de mi superior inmediato. La información relacionada con instrucciones operativas de la entidad, me llega a través de mi superior inmediato. Mi superior inmediato conoce y comprende los problemas que yo /1 enfrento en la realización de mis tareas. <>t:-.r.,,, -- 1 tw:~, ~ Me salto los canales formales de la entidad cuando requiero... r". ~ ~' ;{-_...!-1 información dentro o fuera de mi área de trabajo. ~ " L l j 1- - ~.~::~J~_:. 2"1~ ~~, La distancia física entre mi superior inmediato y yo, obstaculiza la comunicación. "'< <"\.i;:.~... :_~ ;_.,.;_p- -.. ~ 1 13

14 En la entidad, cuando alguna información resulta amenazante o crítica, las personas actúan defensivamente. Las instrucciones de cómo realizar una tarea me llegan a través de mi superior inmediato. Tengo libertad y confianza para discutir, con mi superior inmediato, asuntos importantes relacionados al trabajo. En la entidad, la información que proviene de los niveles superiores parece ser interpretada de distintas maneras. La explicación de cuál es la mejor metodología para realizar una tarea me llega a través de mis compañeros de área o unidad. En la entidad, las instrucciones provenientes de los compañeros de la misma área o unidad, parece ser interpretada de distintas maneras. La descripción del trabajo que el equipo debe llevar a cabo, se informa a través de mi superior inmediato. Me entero de los problemas que necesitan atención por mi superior inmediato. En general, mi supervisor inmediato y yo comprendemos las cosas de la misma manera. 14

15 ANEX002 FORMATO DE SATISFACCIÓN Gobierno Regional de San Martín s~nlvlartín~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1 nc1us1vayso1idaria Encuesta de Satisfacción REGIONAL AREA CAPACITADOR TEMA FECHA HORA (i): HORA t):.... 1,CERCA DE Cumplió con los objetivos establecidos. Contribuyó a mejorar más el desarrollo de mi trabajo. La metodología utilizada fue adecuada. El material de apoyo (Periódico mural, fichas informativas, capacitaciones, otros) fueron de utilidad para mejorar la comunicación entre compañeros y jefe inmediato. La capacitación de Excel cumplió con mis expectativas. La capacitación de Excel cumplió con la temática a trabajar. ACERCA DEL EXPOSITOR Demostró conocimiento en la exposición. Su explicación fue clara y fácil de entender. Predispuso a hacer preguntas y formular diálogo. Desarrolló los temas pactados. Utilizó casos y ejemplos prácticos. ACERCA DE LAS INSTALACIONES Infraestructura 'entilación _iminación Mobiliario (Sillas, mesas, otros) Cumplimiento de Horarios Trato del personal organizador COMENTARIOS O SUGERENCIAS Completamente De Ni de Acuerdo ni En Completamente de Acuerdo Acuerdo es Desacuerdo Desacuerdo en Desacuerdo 15