Trabajo Nº2 - Gestión de proyectos TI. Portafolio de proyectos

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1 Trabajo Nº2 - Gestión de proyectos TI Portafolio de proyectos Marcelo Espinoza marcelo.espinoza.13@sansano.usm.cl Miguel Ruiz M. miguel.ruiz.13@sansano.usm.cl Cristian Toledo. cristian.toledom.13@sansano.usm.cl Cristian Ulloa F. cristian.ulloa.13@sansano.usm.cl Santiago, 30 de Septiembre de 2013 Resumen Se realiza un análisis de un portafolio de proyectos, con referencia a los criterios de evaluación y priorización, como lo son el alineamiento con la visión y misión de la empresa, riesgos, el retorno de la inversión y el ciclo de vida para cada proyecto. Este proceso permitirá seleccionar un proyecto a implementar y estudiar, de un total de cinco de diversa índole, dentro del contexto de las Tecnologías de Información. Palabras claves: gestión, proyectos, recursos, portafolio, dirección, PMBOK, TI. MTI - Gestión de proyectos TI 1

2 1. Portafolio de Proyectos 1.1 Supuestos respecto a la organización Estamos a cargo de una PMO, dentro de una organización cuya visión corresponde a ser una empresa de servicios de outsourcing y renta de software confiable, especializada e innovadora. Conformar un equipo profesional que cuente con sólidos conocimientos, metodologías y experiencia en el uso de tecnologías de punta. Disponer de una plataforma tecnológica madura, segura, modular y adaptable a los nuevos desafíos del mercado del retail y financiero. Proveer soluciones que generen ventajas competitivas a nuestros clientes y además les permitan mantener el foco en el desarrollo de su negocio. La misión de la compañía es: Consolidar el liderazgo de nuestros servicios de outsourcing y renta de software en la industria del Retail y la industria financiera en América. Para ello, buscamos ser una empresa más dinámica, referente para un nuevo paradigma de eficiencia tecnológica, calidad de servicio y aporte de valor a la industria, esto mediante el desarrollo de soluciones tecnológicas innovadoras. 1.2 Análisis de Riesgo Antecedentes a considerar en la evaluación del riesgo Probabilidad de Ocurrencia Los siguientes valores serán utilizados como índices de criterio para evaluar la probabilidad de ocurrencia de un riesgo. Tabla 1: Definición de ocurrencia de riesgos, Fuente: elaboración propia Impacto Los siguientes valores serán utilizados como índices del impacto de un riesgo. Tabla 2: Definición del nivel de impacto de los riesgos, Fuente: elaboración propia Valores de exposición En la siguiente tabla se describen los valores de exposición que se puede obtener entre la probabilidad de ocurrencia y el impacto de un riesgo. MTI - Gestión de proyectos TI 2

3 Tabla 3: Definición de probabilidad v/s impacto, Fuente: elaboración propia Descripción de riesgos por proyecto y su exposición Riesgo / Renovación de red de comunicaciones Ventanas horarias de trabajos reducidas, dado que la implementación se debe realizar en paralelo a la infraestructura actual, sólo es posible realizar trabajos que interrumpan el servicio fuera del horario de trabajo normal. Disponibilidad de personal necesario para realizar las actividades técnicas específicas de habilitación y configuración de equipos de comunicaciones. Dependencia de proveedores externos para las actividades del cableado estructural de la red de comunicaciones y de otro proveedor para la configuración de los equipos activos de red. 0,63 0,25 0,63 Ponderación Final 0,5 Tabla 5: Resumen de Riesgos - Renovación de red de comunicaciones, Fuente: elaboración propia. Riesgo / Workflow BPM Gestión de reclamos y servicios no conformes Al realizar el diagrama de casos de uso del proyecto, emergen varios proyectos relacionados a Workflow IMC, por lo que el tamaño y complejidad del proyecto es mayor a lo inicialmente estimado. No existe actualmente personal técnico con la experiencia necesaria en la implementación de nuevas tecnologías. (Bonita BPM, Vaadin, GWT). Contar con detalle insuficiente en el levantamiento de procesos de negocio (BPM) y su implementación. 0,25 0,21 0,03 Ponderación Final 0.16 Tabla 6: Resumen de Riesgos - Workflow BPM Gestión de reclamos y servicios no conformes, Fuente: elaboración propia. MTI - Gestión de proyectos TI 3

4 Riesgo / Adopción de RDA Baja adopción de parte de los clientes debido a restricciones de seguridad o políticas internas de la empresa. 0,49 No considerar RDA como parte de las tareas diarias de soporte. 0,35 Encontrar dificultades técnicas en la instalación y uso del software. 0,45 Liberar un software con poca madurez y sin suficientes pruebas. 0,27 Ponderación Final 0,39 Tabla 7: Resumen de Riesgos - Adopción de RDA, Fuente: elaboración propia. Riesgo / Plataforma móvil para la Universidad UNV Tiempo acotado para realizar la implementación a principio del siguiente semestre académico. Dificultades técnicas en el proceso de integración de los servicios de la universidad. Una vez terminada la plataforma tenga baja aceptación entre los estudiantes y profesores ya sea por desconocimiento o porque los profesores no la utilicen como apoyo a sus clases las plataformas tecnológicas Ponderación Final 0,37 Tabla 8: Resumen de Riesgos - Plataforma móvil para la Universidad UNV, Fuente: elaboración propia. Riesgo / Proyecto de Digitalización de Imágenes Desarrollo de las interfaces del sistema HIS por parte de la Clínica. 0,49 Configuración de redes de comunicaciones requeridas para el proyecto en el departamento de Imagenología. Rechazo por parte de los usuarios médicos radiólogos del sistema de diagnóstico de exámenes. 0,27 0,63 Arribo de equipamiento adquirido a través de importación Ponderación Final 0,41 Tabla 9: Resumen de Riesgos - Proyecto de Digitalización de Imágenes, Fuente: elaboración propia. MTI - Gestión de proyectos TI 4

5 1.3 Retorno de inversión por proyecto A continuación se detallan los valores asociados al retorno de inversión de los proyectos que contemplaron detalles en sus costos (tres de un total de cinco proyectos). Workflow BPM Gestión de reclamos y servicios no conformes Inversión $ Periodo 6 Interés 5% Valor Futuro $ Valor Mensual $ Retorno Inversión 5 meses Tabla 10: Detalles retorno de inversión - Workflow BPM Gestión de reclamos y servicios no conformes, Fuente: elaboración propia. Plataforma móvil para la Universidad UNV Inversión $ Periodo 6 Interés 5% Valor Futuro $ Valor Mensual $ Retorno Inversión 5 meses Tabla 11: Detalles retorno de inversión - Plataforma móvil para la Universidad UNV, Fuente: elaboración propia. Proyecto de Digitalización de Imágenes Inversión $ Periodo 16 Interés 5% Valor Futuro $ Valor Mensual $ Retorno Inversión 8 meses Tabla 12: Detalles retorno de inversión - Digitalización de Imágenes, Fuente: elaboración propia. MTI - Gestión de proyectos TI 5

6 2. Selección de proyecto Durante la evaluación del portafolio de proyectos se han considerado elementos que permiten ponderar los proyectos según sus características y condiciones para identificar su relación con la organización. El primer elemento que se analizó fue la concordancia del proyecto con la definición de la visión y misión de la organización que implementa el proyecto, es decir que presente un alineamiento con las motivaciones, intereses y objetivos de la organización. Como nuestra organización contempla en su visión ser una empresa de servicios de outsourcing y renta de software confiable, especializada e innovadora y la misión nos invita a consolidar el liderazgo de nuestros servicios de outsourcing y renta de software en la industria del Retail y la industria financiera en América como una empresa dinámica y referente, mediante el desarrollo de soluciones tecnológicas innovadoras, el proyecto que mejor representa estos ideales es el Workflow BPM Gestión de reclamos y servicios no conformes. Asimismo, se identificaron los riesgos de los proyectos que forman el portafolio donde se identifica la exposición de cada uno y se genera un valor de ponderación. Como resultado de este ítem podemos mencionar que el proyecto Workflow BPM Gestión de reclamos y servicios no conformes posee menor riesgo de acuerdo a la ponderación resultante de la exposición de los riesgos identificados. Otro de los ámbitos que se abordaron durante la evaluación fue el retorno de la inversión. En este punto es importante señalar sólo se estudiaron los proyectos con detalles de los costos, es decir tres de un total de cinco, de los cuales dos mostraron un retorno de inversión más rápido (5 meses): Workflow BPM Gestión de reclamos y servicios no conformes y Plataforma móvil Para la Universidad UNV. También se evaluó el ciclo de vida de los proyectos (su duración). Los proyectos poseen una duración similar en un rango que varía de cuatro a siete meses, no obstante, el proyecto Renovación de red de comunicaciones posee la menor duración de los proyecto evaluados. Proyecto / Criterios Alineamiento Visión/Misión Riesgo Retorno Inversión Ciclo de vida Renovación de red de comunicaciones Bajo 0,5 Sin Datos 4 meses Workflow BPM Gestión de reclamos y servicios no conformes Alto 0,16 5 meses 6 meses Adopción de RDA Bajo 0,39 Sin Datos 6 meses Plataforma móvil Para la Universidad UNV Medio 0,37 5 meses 6 meses Proyecto de Digitalización de Imágenes Medio 0,41 8 meses 7 meses Tabla 13: Resumen evaluación de proyectos, Fuente: elaboración propia. MTI - Gestión de proyectos TI 6

7 A partir de la información recolectada y haciendo hincapié en que los criterios de evaluación asociados al riesgo y retorno de inversión son prioritarios, es posible concluir que el proyecto seleccionado es Workflow BPM Gestión de reclamos y servicios no conformes. Este proyecto está más alineado con los objetivos de la organización, presenta menor riesgo y el ciclo de vida de implementación es equilibrado de acuerdo a los proyectos evaluados. El segundo candidato fue Plataforma móvil para la Universidad UNV, con similar retorno de inversión pero presenta mayor riesgo en la implementación. 3. Referencias [1] Anexos de fichas de proyectos, considerados para el análisis de portafolio. (MTI-GPTI-AnexoFichaProyecto-MR-CU-ME-CT.pdf) MTI - Gestión de proyectos TI 7