CONVENCION ADMINISTRADORES MAYO 2015

Transcripción

1 CONVENCION ADMINISTRADORES MAYO 2015

2 OBJETIVO DE LA CONVENCION Alinear al equipo de Administradores con los objetivos corporativos, entregando renovadas herramientas de administración y visión comercial

3 CONCEPTOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN Y GERENCIAMIENTO El gerente vela por los resultados, por el bienestar del equipo y por mantener constantemente el estado de adiestramiento y capacitación; observando el potencial del equipo para ser utilizado en beneficio del objetivo. El gerente debe tener visión estratégica y visualizar su negocio a mediano y largo plazo controlando el corto plazo. El administrador administra los recursos disponibles para el logro del objetivo; teniendo en cuenta elementos como planificación, organización, supervisión, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.),

4 QUE ES UNA COMPETENCIA Las competencias son los factores del éxito en la conducta que distinguen un desempeño excelente en un ambiente de trabajo determinado.estas se desarrollan en varios niveles. Conocerlas permite enfocar los esfuerzos formativos para contar con un equipo humano que exhibe en su comportamiento las competencias claves de éxito para superar o alcanzar los resultados esperados. El administrador debe saber reconocer en si mismo y en su equipo las fortalezas y debilidades, buscando la mejora en el desempeño con una actitud receptiva a la crítica y de apertura al cambio y al crecimiento profesional

5 COMPETENCIAS / HABILIDADES ADMINISTRADOR Liderazgo Escucha activa Orientación al cliente Trabajo en equipo Flexibilidad Comunicación efectiva Planeación y organización Toma de decisiones Dirección de personas Negociación y/o Asociatividad Orientación al logro Autocritica Habilidades sociales Tolerancia a la frustración Receptividad a la critica Inteligencia emocional Trabajo bajo presión Manejo del tiempo Motivación

6 COMPETENCIAS / HABILIDADES LIDERAZGO ADMINISTRADOR El liderazgo es el conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un equipo determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo, en el logro de metas y objetivos.

7 COMPETENCIAS / HABILIDADES ESCUCHA ACTIVA ADMINISTRADOR Es una forma de comunicación que demuestra al hablante que el oyente a entendido, habilidad de escuchar no solo lo que la persona expresa directamente, sino también los sentimientos, ideas o pensamientos que se relacionan a lo que se esta diciendo.

8 COMPETENCIAS / HABILIDADES ADMINISTRADOR ORIENTACION AL CLIENTE Dirige sus acciones a la satisfacción y superación de las necesidades y expectativas de los clientes, asegurando el logro de resultados oportunos y de calidad.

9 COMPETENCIAS / HABILIDADES TRABAJO EN EQUIPO ADMINISTRADOR Es un grupo de personas reunidas para el logro de un objetivo definido y común, Cada uno entrega a través de sus capacidades y conocimiento aportes para el logro, todo esto coordinado y en ambientes de comunicación y retroalimentación.

10 COMPETENCIAS / HABILIDADES FLEXIBILIDAD ADMINISTRADOR Es la capacidad para adaptarse y trabajar eficazmente en diversas situaciones, con diferentes personas, distintos estilos de trabajo y modificar su esquema laboral de acuerdo a los cambios organizacionales.

11 COMPETENCIAS / HABILIDADES ADMINISTRADOR COMUNICACIÓN EFECTIVA Es la capacidad de expresar de una forma clara, precisa y abierta generando credibilidad y a su vez asegura la compresión de la información recibida a su interlocutor. Unida la verbal con la corporal

12 COMPETENCIAS / HABILIDADES ADMINISTRADOR PLANEACION Y ORGANIZACIÓN La planeación es la reunión de un conjunto de acciones determinadas para el logro de objetivos, donde la organización aplica a la táctica operacional, sea de corto o mediano plazo, esto en la administración de una tienda

13 COMPETENCIAS / HABILIDADES TOMA DE DECISIONES ADMINISTRADOR La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones en el trabajo utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial.

14 COMPETENCIAS / HABILIDADES ADMINISTRADOR DIRECCION DE PERSONAS Habilidad de orientar a un equipo de trabajo hacia el logro de una o varias metas en común, a través del apoyo y seguimiento de su gestión, involucrando a los miembros del equipo y contribuyendo a su desarrollo integral.

15 COMPETENCIAS / HABILIDADES ADMINISTRADOR NEGOCIACION/ASOCIATIVIDAD Identifica necesidades propias y de otros, buscando acuerdos que generen beneficios en común, teniendo en cuenta las prioridades de la organización.

16 COMPETENCIAS / HABILIDADES ADMINISTRADOR ORIENTACION AL LOGRO Es la capacidad para actuar con velocidad y sentido de urgencia cuando son necesarias decisiones importantes para cumplir los objetivos propuestos.

17 COMPETENCIAS / HABILIDADES AUTOCRITICA ADMINISTRADOR Es la capacidad de distinguir los propios defectos y enfrentarlos, proponiéndose hacer lo mejor posible para que estos no se sigan repitiendo.

18 COMPETENCIAS / HABILIDADES HABILIDADES SOCIALES ADMINISTRADOR Conjunto de capacidades que permiten el desarrollo de acciones y conductas que hacen que las personas se desenvuelvan eficazmente en lo social. Están conformadas por ideas, sentimientos, creencias y valores.

19 COMPETENCIAS / HABILIDADES ADMINISTRADOR TOLERANCIA A LA FRUSTRACION Significa ser capaz de afrontar los problemas y limitaciones que nos encontramos a lo largo de la vida laboral a pesar de las molestias o incomodidades que nos causan.

20 COMPETENCIAS / HABILIDADES INTELIGENCIA EMOCIONAL Agrupa el conjunto de habilidades psicológicas que permiten apreciar y expresar de manera equilibrada nuestras propias emociones, entender las de las demás y utilizar esta información para guiar nuestra forma de pensar y nuestro comportamiento. ADMINISTRADOR

21 COMPETENCIAS / HABILIDADES ADMINISTRADOR RECEPTIVIDAD A LA CRITICA Escucha, aprende y mejora Mantenerse receptivo aunque el comentario este mal planteado, centrarse en el contenido e ignorar los ataques personales, ayudan a aprovechar las sugerencias.

22 COMPETENCIAS / HABILIDADES ADMINISTRADOR TRABAJO BAJO PRESION Ser capaz de trabajar y de resolver en forma satisfactoria, las actividades desarrolladas aun ante circunstancias totalmente adversas. Se relaciona directamente con la incertidumbre o logro de uno de los objetivos planteados.

23 COMPETENCIAS / HABILIDADES ADMINISTRADOR ADMINISTRACION DEL TIEMPO Se basa en asignar los recursos adecuados a cada tarea incluyendo el factor tiempo y la priorización de tareas.

24 COMPETENCIAS / HABILIDADES MOTIVACION ADMINISTRADOR Acciones de un líder sobre su equipo o personas del mismo que generan sentimientos y reacciones positivas del mismo y que finalmente llevan a actuar de manera positiva y de actuar de la misma forma frente a su trabajo

25 CARACTERISTICAS DE UN LIDER COMPETENCIAS BLANDAS Negociación/ Asociatividad Comunicación Asertiva Toma de decisiones Motivación Planeación Dirección de personas Escucha activa Habilidades sociales Tolerancia a la frustración COMPETENCIAS DURAS Organización y priorización Manejo de indicadores Administración del tiempo

26 TIPOS DE LIDERAZGO Liderazgo empresarial: Consiste en la capacidad de dirigir e influir en los comportamientos de los colaboradores de la empresa, integrándolos dentro de ella, para conseguir unos objetivos comunes que son los objetivos de la empresa o negocio. Liderazgo autocrático: Es el tipo de líder que ordena y espera que se hagan caso a sus órdenes. Es positivo y dogmático, dirige mediante la capacidad de ofrecer recompensas o castigos o retenerlas, son los principales métodos en que se basa para esperar obediencia. Liderazgo democrático: El líder democrático toma decisiones consultando con los subordinados, de manera que las decisiones y acciones son consultadas fomentando la participación de los trabajadores.

27 TIPOS DE LIDERAZGO Liderazgo laissez faire: Este líder es un líder liberal que hace y deja hacer, tiene un papel totalmente pasivo, ya que los trabajadores o el grupo son los que tienen el poder. Los trabajadores tienen independencia operativa y de toma de decisiones, este no juzga ni valora las aportaciones de sus trabajadores ya que cuentan con libertad total, con apoyo del líder sólo si lo piden. Liderazgo paternalista: El líder paternalista tiene confianza en sus trabajadores dando compensas y castigos. Su labor es que los trabajadores ofrezcan mejores resultados, que trabajen mejor y más, por lo que los motiva, incentiva y les ofrece recompensas por lograr objetivos. Liderazgo carismático: El líder carismático es aquel que tiene la capacidad de generar entusiasmo en los trabajadores, es elegido por la forma en que da entusiasmo a las otras personas, se destaca por su capacidad de seducción y admiración.

28 TIPOS DE LIDERAZGO Liderazgo lateral: Este liderazgo consiste en la capacidad de influir en las personas del mismo nivel para conseguir objetivos en común y se da entre personas del mismo rango dentro de la empresa. Consiste en que se es líder sin ser el jefe, es decir, ser líder dentro de los del mismo rango. Liderazgo situacional: El líder situacional dirige al grupo o empresa aplicando el estilo de liderazgo que corresponde según las condiciones y madurez de sus colaboradores. Conociendo las características de cada empleado y el estilo de liderazgo a aplicar en cada momento se puede hacer crecer el rendimiento y eficacia en la empresa mientras el grupo se va consolidando. El liderazgo situacional es un enfoque dinámico para la dirección de empresas y/o personas en que el líder ha de ser flexible y saber qué hacer en cada momento.

29 LIDERAZGO SITUACIONAL Link situacional h?v=vsm7obdey0e *Capacidad de improvisar *Negativo control de emociones, como debo comunicar al equipo las diferentes situaciones. * Cual es mi posición al respecto, como generar impacto.

30 TRABAJO EN EQUIPO El trabajo en equipo hace referencia a la serie de estrategias, procedimientos y metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas.

31 TRABAJO EN EQUIPO Tres elementos claves del trabajo en equipo. Conjunto de personas: los equipos de trabajo están formados por personas, que aportan a los mismos una serie de características diferenciales (experiencia, formación, personalidad, aptitudes, etc.), que van a influir decisivamente en los resultados que obtengan esos equipos. Organización: existen diversas formas en las que un equipo se puede organizar para el logro de una determinada meta u objetivo, pero, por lo general, en las empresas esta organización implica algún tipo de división de tareas. Esto supone que cada miembro del equipo realiza una serie de tareas de modo independiente, pero es responsable del total de los resultados del equipo. Objetivo común: no debemos olvidar, que las personas tienen un conjunto de necesidades y objetivos que buscan satisfacer en todos los ámbitos de su vida, incluido en trabajo. Una de las claves del buen funcionamiento de un equipo de trabajo es que las metas personales sean compatibles con los objetivos del equipo.

32 ADMINISTRACION DEL TIEMPO La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender el modo más adecuado de aprovecharlo en forma efectiva. Aprender a priorizar lo urgente de lo importante. Cuando estas lleno de acciones URGENTES, tienes problemas de administración del tiempo.

33 ADMINISTRACION DEL TIEMPO Tres elementos básicos en el manejo del tiempo. Conozca como utiliza su tiempo: Lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades. Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades. Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (check list), calendarios, planificadores, etc.

34 ADMINISTRACION DEL TIEMPO los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser: Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible. Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo. Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

35 QUE SE ESPERA DE UN ADMINISTRADOR AC. Líder que enfatiza el trabajo en equipo con énfasis y un enfoque claro en el logro ; siendo proactivo en la búsqueda de planes de acción. Da soluciones y no explicaciones.

36 CÓMO LOGRARLO? PRODUCTO EJECUCION PERSONAS

37 FLUJO GERENCIAL Planear: Generar estrategias. Organizar: Generar táctica Supervisar: Seguimiento a tareas. Controlar : Comprobar que sus indicadores estén en el nivel definido.

38 SUPERVISIÓN

39 CÓMO SUPERVISAR? Es un proceso y comienza con: qué es lo que voy a supervisar? Es un seguimiento físico a las distintas tareas delegadas dependiendo de la importancia o prioridad en el tiempo. Previo tengo que distribuir tareas. Previo a distribuir tareas debo saber las tareas. Cuando ya se, asigno tareas teniendo en cuenta habilidades, analizando si son diarias o eventuales.

40 FLUJOGRAMA DE SUPERVISION OBJETIVO O ACTIVIDAD DELEGO TAREAS SUPERVISION DE TAREA FINAL TENGO QUE SUPERVISAR? SUPERVISO TIEMPOS DE EJECUCION CÓMO LO VOY A EJECUTAR? ESTABLEZCO PRIORIDADES QUE RECURSOS REQUIERO ( PRODUCTO, GENTE Y TIEMPO) OBTENGO INFORMACION

41 ESTRUCTURA MATRICIAL ESPECIALISTA GENERALISTA JEFATURA FUNCIONAL JEFATURA JERARGICA POLITICAS ADMINISTRADOR CONTROLES, SUPERVISION Y DEFINICIONES AREAS, SOPORTE, BACK OFFICE EQUIPO LINEA

42 VISIÓN COMERCIAL Y CAPACIDAD DE EJECUCIÓN

43 VISIÓN COMERCIAL La capacidad de comprender el mercado aplicando el conocimiento del mismo, con el objetivo de generar propuestas que aumentan la venta de un área en particular o tienda en general tomando en consideración por qué o cuál es el objetivo de la generación de venta; es para : evacuar producto, aumentar rotación o aumentar ventas? No olvidando P*Q (utilidad * volumen o utilidad * precio)

44 GESTIÓN COMERCIAL Acciones propiamente generadas de una estrategia. Esta gestión se basa en producto y comunicación.

45 CALIDAD DE SERVICIO La calidad en el servicio es cumplir con las expectativas que tiene el cliente sobre que tan bien un servicio satisface sus necesidades. Factores en el proceso de la venta: Orden - Aseo - Mantenimiento - Ambientación Exhibición-Ubicación-Mercado

46 CICLO DE LA VENTA Despedida Generación de confianza Punto de pago Desarrollo de la venta Cierre Vestier

47 MALLA HORARIA Como administro el personal y no como planteo mi malla horaria. Como se administran las personas y como se ajustan los tiempos y la cobertura del punto de venta. Asignación de tareas de acuerdo a la malla horaria.

48 TABLERO DE COMANDO INDICADOR DE VENTAS CRECIMIENTO EN PESOS Y UNIDADES CUMPLIMIENTO PRESUPUESTO VENTA POR METRO CUADRADO ME DICE SI ESTOY BIEN EN TÉRMINOS GENERALES INVENTARIO DE PRODUCTO ROTACIÓN COBERTURA TENER LA MEDICIÓN DEL PRODUCTO EFECTIVIDAD DEL EQUIPO PESOS POR FACTURA (PPT) UNIDADES POR FACTURA ( UPT) INDICA EL STATUS Y CALIDAD DEL EQUIPO INDICADOR DE CONTROL ADMINISTRATIVO MERMA MANIPULACIÓN CONTROL ADMINSITRATIVO