PROCEDIMIENTO PAGO DE VIÁTICOS ANTICIPADOS POR COMISIONES OFICIALES CON ORIGEN EN MÉXICO (PR-DGPOP-05)

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PAGO DE VIÁTICOS ANTICIPADOS POR COMISIONES OFICIALES CON ORIGEN EN MÉXICO (PRDGPOP05)

2 DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO. Emb. Patricia Espinosa Cantellano. Secretaria. Lic. Julio Camarena Villaseñor. Oficial Mayor. Ing. Luis M. Hermosillo Sosa. Director General de Programación, Lic. Mónica Pérez López. Directora General Adjunta de Organización, Soporte Operativo y Contabilidad DGPOP. C.P. Alicia Gómez Ruiz. Directora de Comisiones Oficiales y Traslados DGPOP. Lic. Guadalupe Sánchez Lara. Subdirectora de Comisiones Oficiales DGPOP. Lic. Berenice Bonilla Rojas. Subdirectora de Organización DGPOP. Dictaminó: Lic. Sergio Iván Conde Gorostiola. Enlace de Alta Responsabilidad DGPOP. Octubre de PRDGPOP05. Versión 2

3 PRDGPOP05 Página: 2 de Propósito del procedimiento. Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita conocer en forma ordenada y sistemática las actividades necesarias para la asignación de viáticos a los servidores públicos adscritos a la Secretaría de Relaciones Exteriores. 2. Alcance. Aplica a las direcciones de Comisiones Oficiales y Traslados; de Operación Financiera y Subdirección de Gestión de Pagos de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP), así como a las unidades administrativas de la Secretaría que, dentro de sus programas y metas institucionales, requieran que su personal realice una comisión oficial. 3. Marco Jurídico. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento. Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda. Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores (D.O.F. 08 de enero de 2009). Normas internas en materia presupuestal que deberán observar los servidores públicos adscritos a las unidades administrativas y delegaciones de la Secretaría de Relaciones Exteriores (marzo 2009). Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal (D.O.F. 28 de diciembre de 2007). Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. Acuerdo por el que se delegan facultades en los servidores públicos de la Secretaría de Relaciones Exteriores que se indican. Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Financieros. Guía de Trámites y Servicios de la DGPOP. 4. Responsabilidades. El Subdirector de Comisiones Oficiales es responsable de la elaboración, actualización y aplicación del presente procedimiento. El Director de Comisiones Oficiales y Traslados es responsable de la supervisión del cumplimiento del presente procedimiento. 5. Definiciones. Aviso de comisión Cancillería: Es el documento mediante el cual se autorizan las comisiones oficiales con origen en México y el ejercicio de presupuesto en la partida de viáticos. En él se indican datos generales del comisionado, periodo y destino de la comisión y número de días de viáticos autorizados. Comisión oficial: Es la tarea o función oficial que se encomienda a un servidor público o que éste desarrolle por razones de su empleo, cargo o comisión, en lugares distintos a los de su centro de trabajo.

4 PRDGPOP05 Página: 3 de 36 CLC: Cuenta por Liquidar Certificada, documento presupuestario mediante el cual la Tesorería de la Federación, realiza el pago de las operaciones presupuestarias correspondientes, con cargo al Presupuesto de Egresos de la Federación. GTyS de la DGPOP: Guía de Trámites y Servicios de la Dirección General de Programación, Módulo de comisiones: Módulo de Comisiones Oficiales que forma parte del Sistema para la Gestión Programático Presupuestaria de las Representaciones de México en el exterior (SIGEPP), el cual tiene como propósito apoyar la gestión de los pasajes y viáticos por comisiones oficiales. Procedimiento de Control del producto no conforme (PRCGC04): Instrumento que administra el Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, por lo que únicamente aplica a esta dirección general. Recibo de viáticos: Es el documento que certifica la recepción de los viáticos por parte del comisionado. SIPREC: Sistema de Presupuesto y Contabilidad, a través del cual se controla el ejercicio presupuestario de la SRE. SICOEP: Sistema de Consulta del Ejercicio Presupuestario, a través del cual la DGPOP informa a las unidades responsables sobre su presupuesto autorizado y los avances en el ejercicio del gasto. SIGEPP: Sistema para la Gestión Programático Presupuestaría de las Representaciones de México en el Exterior. Unidad Administrativa (UA): Cualquier unidad responsable u órgano administrativo desconcentrado, adscrito a la Secretaría de Relaciones Exteriores. Normas internas en materia presupuestal: Normas internas en materia presupuestal que deberán observar los servidores públicos adscritos a las unidades administrativas y delegaciones de la Secretaría de Relaciones Exteriores. ACO: Analista de Comisiones Oficiales. DGPOP: Dirección General de Programación, DOF: Dirección de Operación Financiera. SRE: Secretaría de Relaciones Exteriores. SCO: Subdirección de Comisiones Oficiales. SGP: Subdirección de Gestión de Pagos. AVCO: Analista de la Ventanilla de Comisiones Oficiales. VPDOF: Ventanilla de Pagos de la Dirección de Operación Financiera.

5 PRDGPOP05 Página: 4 de Método de trabajo Políticas y lineamientos. 1. Para obtener los viáticos necesarios para el desarrollo de una comisión, las unidades administrativas deberán presentar el Aviso de comisión Cancillería en original y tres copias en la Ventanilla de Comisiones Oficiales, en un horario de recepción de 9:00 a 13:30 hrs., en días hábiles. En caso de requerir viáticos en dólares y euros, las unidades administrativas deberán presentar el Aviso de Cancillería en original y cinco copias. 2. El analista de comisiones oficiales, gestionará la entrega de recursos a través del Aviso de comisión Cancillería ante la Ventanilla de Pagos de la Dirección de Operación Financiera y la recuperación de recursos al fondo ante la Ventanilla de Gestión de Pagos en un tiempo máximo de un día hábil siguiente a la recepción de la solicitud. 3. La Dirección de Operación Financiera pondrá a disposición en su ventanilla los viáticos en un horario de 9:00 a 13:30 hrs., en un día hábil posterior a la recepción del Aviso de comisión 4. El Aviso de comisión Cancillería será devuelto cuando no cumpla con los requisitos especificados en el trámite Pago de viáticos por comisiones oficiales con origen en México de la Guía de Trámites y Servicios de la DGPOP y conforme a lo establecido en cada una de las actividades de este procedimiento, tales como: Disponibilidad presupuestaria al momento de la recepción del trámite. La tarifa de viáticos sea superior a la que le corresponde al nivel jerárquico del comisionado y destino de la comisión y no se cuente con la autorización correspondiente. El monto total de viáticos no corresponda con el número de días autorizados y no se cuente con la justificación correspondiente. El Aviso de Cancillería carezca de firmas de autorización o las firmas no correspondan a la unidad administrativa. 5. Los volantes de devolución serán puestos a disposición de la unidad administrativa al día hábil siguiente a la recepción de la solicitud, en la Ventanilla de Comisiones Oficiales en un horario de 9:00 a 13:30 hrs. 6. Los volantes de devolución cuyo motivo de rechazo sea la falta de disponibilidad presupuestaria al momento de ser revisados por la Ventanilla de Gestión de Pagos, serán puestos a disposición de la unidad administrativa en dicha ventanilla. 7. Las comisiones nacionales serán autorizadas por el titular de la unidad administrativa en la cual se encuentre adscrito el servidor público comisionado. En el caso de las comisiones de los directores generales, jefes de unidad y homólogos, deberán ser autorizadas por su superior inmediato. 8. Las comisiones internacionales serán autorizadas por el titular de la SRE, el subsecretario que corresponda o el Oficial Mayor, conforme a la adscripción del servidor público comisionado. Considerando que el titular de la Unidad de Relaciones Económicas y Cooperación Internacional, tiene a su cargo funciones y responsabilidades equivalentes a las de los subsecretarios y tiene bajo su adscripción a cinco direcciones generales, dicho servidor público se considerará equivalente a subsecretario para efectos de autorización de comisiones oficiales.

6 PRDGPOP05 Página: 5 de Las autorizaciones de las comisiones nacionales e internacionales de los subsecretarios, de los jefes de unidad, del Oficial Mayor y del personal adscrito a las unidades administrativas subordinadas directamente al titular de la SRE, serán otorgadas por éste o a través del Oficial Mayor. 10. En caso de ausencia de los servidores públicos que, conforme a lo ya descrito, se encuentran facultados para autorizar comisiones oficiales, éstas podrán ser autorizadas por los servidores públicos que conforme a los artículos 53, 54 y 55 del Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores están facultados para suplir tales ausencias, para lo cual será requisito indispensable que exista la designación correspondiente. 11. Los viáticos nacionales serán otorgados en moneda nacional mediante depósitos a la cuenta de nómina del interesado o cheque y los viáticos internacionales serán otorgados mediante cheque de viajero, dólares o euros. 12. En caso de requerir depósito será necesario que la unidad administrativa indique el número de cuenta de nómina del beneficiario en el Aviso de Cancillería o mediante correo electrónico dirigido a la Subdirección de Comisiones Oficiales. 13. Cuando se hayan obtenido viáticos para una comisión y por necesidades ésta deba extenderse, la obtención de los viáticos será motivo de un Aviso de Cancillería que complemente el periodo restante. 14. El trámite se realizará de acuerdo a la solicitud de los titulares de las unidades administrativas, quienes conforme al artículo 14, fracción XII del Reglamento Interior de la SRE son los responsables de cumplir con las disposiciones legales aplicables al ejercicio de su presupuesto. 15. La Subdirección de Soporte Operativo deberá capturar a través de interfase los datos del trámite de pago en el módulo de comisiones. 16. Los servidores públicos que intervienen en este procedimiento deberán limitarse a revisar el cumplimiento de los requisitos que se especifican en cada actividad, en el entendido de que conforme al artículo 14, fracción XII del Reglamento Interior de la SRE, el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables al ejercicio del presupuesto es responsabilidad de los titulares de las unidades administrativas. 17. En casos de que por la urgencia o condiciones particulares de una comisión se requieran recibir los trámites en horarios diferentes, otorgar los viáticos a través de otras formas de pago u otra excepción a las normas internas en materia presupuestal debidamente justificada, la DGPOP a su criterio podrá concederla. 18. En los casos excepcionales en que la Dirección de Comisiones Oficiales y Traslados autorice la recepción del Aviso de Cancillería sin alguno de los datos o requisitos que establece ese documento, dicha área imprimirá el sello de urgente en el Aviso de Cancillería y procederá con la gestión correspondiente ante la Ventanilla de Pagos de la Dirección de Operación Financiera para el otorgamiento de los recursos solicitados. La unidad administrativa solicitante quedará obligada a presentar el Aviso de Cancillería con la información completa. 19. Para la operación de este procedimiento se requiere involucrar actividades relacionadas con la operación del Sistema de Contabilidad y Presupuesto (SICOP), herramienta que instrumentó la SHCP a partir del 1 de enero del 2010 de uso obligatorio para las dependencias del Gobierno Federal a fin de poder controlar el ejercicio del gasto y dar cumplimiento a las disposiciones establecidas por la nueva Ley General de Contabilidad Gubernamental, sin embargo y dado que la SRE se encuentra en proceso de implantación del SICOP, por el momento las actividades relacionadas con dicho sistema no se documentarán en el presente procedimiento.

7 PRDGPOP05 Página: 6 de Descripción de actividades. Paso Responsable Actividad 1. Analista de la Ventanilla de Comisiones Oficiales Recibe de la unidad administrativa, Aviso de comisión Cancillería en original y tres copias, verifica que la unidad administrativa tenga disponibilidad presupuestaria de acuerdo a la clave presupuestaria indicada en el Aviso de Cancillería, y revisa en el módulo de comisiones que la comisión se encuentre registrada, en caso contrario, no recibe el trámite. Nota: En caso de los trámites en euros y dólares, se recibirán cinco copias del Aviso de Cancillería, por lo que, durante la descripción de actividades, el número de copias se incrementa en dos tantos. 2. Entrega una copia de acuse de recibo a la unidad administrativa y registra en la bitácora los siguientes datos: Fecha de recepción. Unidad responsable. Nombre del comisionado. Destino. Periodo de la comisión. Monto de viáticos. 3. Turna el Aviso de comisión Cancillería en original y dos copias al Analista de Comisiones Oficiales. 4. Analista de Comisiones Oficiales Recibe y verifica en el módulo de comisiones que el Aviso de comisión Cancillería cumpla con los requisitos normativos de la Guía de Trámites y Servicios de la DGPOP, y requisita en la lista de verificación lo siguiente: Que haya disponibilidad de acuerdo a la clave presupuestaria indicada en el Aviso de Que la tarifa de viáticos no sea superior a la que corresponda con el nivel jerárquico del comisionado y destino de la comisión y, en su caso, se cuente con la autorización correspondiente. Que el monto total de viáticos corresponda con el número de días autorizados y se cuente con la justificación correspondiente. Que el Aviso de Cancillería cuente con las firmas de autorización y éstas correspondan a la unidad administrativa. Documento de trabajo (Clave) Aviso de Aviso de Bitácora. Aviso de Aviso de Lista de verificación.

8 PRDGPOP05 Página: 7 de 36 Paso Responsable Actividad 5. Analista de Comisiones Oficiales Cumple requisitos? No: Continúa con la actividad número 6. Sí: Continúa con la actividad número 10. Documento de trabajo (Clave) 6. Genera el volante de devolución en el módulo de comisiones, indicando el motivo de rechazo y lo entrega junto con el original y dos copias del Aviso de comisión Cancillería al Subdirector de Comisiones Oficiales para su autorización. Aviso de Volante de devolución. 7. Subdirector de Comisiones Oficiales Recibe, revisa, autoriza y entrega al Analista de la Ventanilla de Comisiones Oficiales el volante de devolución y el original y dos copias del Aviso de comisión Cancillería para su entrega a la unidad administrativa. Nota: En caso de que detecte alguna inconsistencia en el volante de devolución, solicita al analista de comisiones oficiales realice las modificaciones correspondientes. Aviso de Volante de devolución. 8. Analista de la Ventanilla de Comisiones Oficiales Recibe documentación, registra en la bitácora la fecha y el número del volante de devolución y pone a disposición de la unidad administrativa el volante de devolución y el Aviso de comisión Cancillería en original y copia, conserva en archivo la lista de verificación y una copia del Aviso de Cancillería y del volante de devolución. Aviso de Volante de devolución. Lista de verificación. Bitácora. 9. Informa al Analista de Comisiones Oficiales la autorización del volante de devolución por parte del Subdirector de Comisiones Oficiales para que éste haga el envío a través del módulo de comisiones. Termina procedimiento.

9 PRDGPOP05 Página: 8 de 36 Paso Responsable Actividad 10. Analista de Comisiones Oficiales Aprueba la comisión en el módulo de comisiones y entrega al Subdirector de Comisiones Oficiales el Aviso de Cancillería en original y dos copias para su revisión, así como la lista de verificación para su llenado. Documento de trabajo (Clave) Aviso de Lista de verificación Nota: Al momento de ser aprobada la comisión, el módulo de comisiones asigna automáticamente un número progresivo de trámite. Nota: En caso de que la comisión requiera pasajes, se inicia el procedimiento de Pago de pasajes por comisiones oficiales con origen en México (PR DGPOP17) en la actividad número Subdirector de Comisiones Oficiales Recibe y verifica que el Aviso de Cancillería cumpla con los requisitos normativos establecidos en las normas internas en materia presupuestal, y requisita la lista de verificación. Aviso de Lista de verificación. 12. Procede el trámite? No: Continúa con la actividad número 13. Sí: Continúa con la actividad número Entrega el Aviso de comisión Cancillería en original y dos copias y la lista de verificación al Analista de Comisiones Oficiales indicando el motivo de devolución. Nota: Aplica procedimiento de Control del producto no conforme (PRCGC04). Aviso de Lista de verificación. Regresa a la actividad numero Firma la lista de verificación, rubrica el Aviso de comisión Cancillería en original y dos copias, y los entrega al Analista de Comisiones Oficiales. Nota: El original y una copia del Aviso de Cancillería deberán ser rubricadas en el sello de recepción a fin de autorizar la gestión del pago y recuperación de recursos. Aviso de Lista de verificación.

10 PRDGPOP05 Página: 9 de 36 Paso Responsable Actividad 15. Analista de Comisiones Oficiales Recibe el Aviso de comisión Cancillería en original y dos copias y lista de verificación. Nota: La lista de verificación se archiva en la carpeta correspondiente. Documento de trabajo (Clave) Aviso de Lista de verificación. 16. Entrega al Analista de la Ventanilla de Pagos de la Dirección de Operación Financiera la copia del Aviso de Cancillería con sello original y rúbrica de la persona autorizada para solicitar los viáticos, y obtiene acuse de recibo en la segunda copia. Copia del Aviso de 17. Analista de la Ventanilla de Pagos de la Dirección de Operación Financiera Recibe copia del Aviso de comisión Cancillería y sella la segunda copia como acuse de recibo. Copia del Aviso de 18. Registra el trámite de acuerdo al tipo de moneda y ejecuta la operación para la disposición de los recursos. Copia del Aviso de Control del fondo en efectivo (dólares, euros o pago de viáticos en M. N.). 19. Entrega los viáticos a la unidad administrativa correspondiente y obtiene recibo de viáticos en original firmado por el comisionado o realiza la transferencia de recursos para depósito en la cuenta del servidor público comisionado. Recibo de viáticos o comprobante de la transferencia de recursos. Nota: Para entregar los viáticos a la persona autorizada por la unidad administrativa, ésta deberá presentar copia de su identificación.

11 PRDGPOP05 Página: 10 de 36 Paso Responsable Actividad 20. Analista de la Ventanilla de Pagos de la Dirección de Operación Financiera Captura diariamente en el módulo de comisiones la fecha en la que los recursos fueron puestos a disposición de la unidad administrativa. Documento de trabajo (Clave) Recibo de viáticos o comprobante de la transferencia de recursos. 21. Entrega recibo de viáticos original al Analista de la Ventanilla de Comisiones Oficiales y obtiene acuse de recibo en la copia del Aviso de Recibo de viáticos. Nota: Los recibos de viáticos son entregados a la Dirección de Comisiones Oficiales y Traslados al menos dos veces por semana. 22. Analista de Comisiones Oficiales Presenta ante la Subdirección de Gestión de Pagos el original del Aviso de Cancillería para afectar el presupuesto y obtiene acuse de recibo en la segunda copia. Aviso de 23. Subdirección de Gestión de Pagos Recibe el original del Aviso de Cancillería, verifica disponibilidad presupuestaria y que el Aviso de Cancillería contenga una rúbrica en el sello, en caso contrario devuelve documentación. Aviso de 24. Cuenta con disponibilidad? No: Continúa con la actividad número 25. Sí: Continúa con la actividad número Requisita volante de devolución de nota de instrucción y lo pone a disposición de la unidad administrativa junto con el original del Aviso de comisión Termina procedimiento. Aviso de Volante de devolución de nota de instrucción. 26. Subdirección de Gestión de Pagos Elabora el reporte de pago, lo procesa en el SIAFF a través de archivo de interfase. Aviso de

12 PRDGPOP05 Página: 11 de 36 Paso Responsable Actividad 27. Analista de Comisiones Oficiales Entrega el acuse de recibo del Aviso de Cancillería al Analista de la Ventanilla de Comisiones Oficiales. Documento de trabajo (Clave) Acuse de recibo del Aviso de 28. Analista de la Ventanilla de Comisiones Oficiales Registra en la bitácora lo siguiente: Número de trámite asignado a la comisión por el módulo de comisiones. Tipo de autorización del Oficial Mayor. Fecha en que fue entregada la copia del Aviso de Cancillería a la Ventanilla de Pagos de la Dirección de Operación Financiera. Fecha en que se ponen a disposición los viáticos en efectivo a la unidad administrativa o se hace la transferencia de recursos al comisionado. Nota: Se deberá consultar en el módulo de comisiones la fecha en que los recursos fueron puestos a disposición de la Unidad Administrativa. Acuse de recibo del Aviso de Bitácora. 29. Archiva el acuse de recibo del Aviso de Cancillería en la carpeta correspondiente e informa dicha situación al Analista de Comisiones Oficiales. Nota: Una vez recibido por parte de la DOF el recibo de viáticos en original, se deberá adjuntar al acuse de recibo del Aviso de Comisión Acuse de recibo del Aviso de comisión Recibo de viáticos. 30. Analista de Comisiones Oficiales Verifica que los trámites de viáticos tengan la CLC para garantizar que los viáticos otorgados se recuperen al fondo de operación. Nota: En caso de no tener CLC, genera reporte semanal de los trámites pendientes de asignación de CLC y lo notifica al Subdirector de Comisiones Oficiales para su seguimiento. 31. Registra en la bitácora el número de la CLC asignado al trámite de viáticos. Bitácora. Fin de procedimiento.

13 6.3. Diagrama de flujo (continúa). PRDGPOP05 Página: 12 de 36 INICIO Recibir de la UA el Aviso de Cancillería, verificar disponibilidad presupuestaria y revisar que la comisión se encuentre registrada, en caso contrario, no recibe 1 el trámite. Aviso de comisión Nota: En c aso de l os trámites en eur os y dólares, s e recibirán cinco copias del Aviso de Cancillería, por lo que, durante la descripci ón de actividades, el número de copias se incrementa en dos tantos. Entregar copia de acuse de recibo a la UA y registrar en bitácora. 2 Aviso de comisión Bitácora. Turnar el Aviso de comisión Cancillería al ACO. 3 Aviso de comisión Recibir y verificar que el Aviso de Cancillería cumpla con los requisitos de la GTyS, y requisitar la lista de verificación. 4 Aviso de comisión Lista verificación. de 5

14 6.3. Diagrama de flujo (continúa). PRDGPOP05 Página: 13 de 36 Cumple requisitos? 5 NO Generar el volante de devolución, indicar el motivo de rechazo, y entregar junto con el Aviso de Cancillería al SCO. 6 Aviso de comisión SÍ Volante devolución. de Aprobar la comisión y entregar al SCO el Aviso de Cancillería y la lista de verificación. 10 Nota: Al moment o de ser aprobada l a comisión, el m ódulo de comisiones asigna automáticament e un número progresivo de trámite. Nota: En caso de que la comisión requiera pasajes, se inicia el procedimiento de Pago de pas ajes por c omisiones oficiales con origen en México (PRDGPOP17) en l a actividad número 4. Recibir, revisar, autorizar y entregar al AVCO el volante de devolución y el Aviso de 7 Nota: En cas o de que detecte alguna inconsistenci a en el volante de devolución, solicita al analista de comisiones oficiales realice l as modificaci ones correspondientes. Aviso de comisión Aviso de comisión Lista de verificación. Volante devolución. de Recibir y verificar que el Aviso de Cancillería cumpla con los requisitos establecidos en las normas, y requisita la lista de 11 verificación. Aviso de comisión Lista de verificación. Recibir documentación, registrar bitácora y poner a disposición de la UA el volante de devolución y el Aviso de 8 Aviso de comisión Volante de devolución. Lista de verificación. Bitácora. 12 Informar al ACO la autorización del volante para su envío a través del módulo de comisiones. 9 TERMINA PROCEDIMIENTO

15 6.3. Diagrama de flujo (continúa). PRDGPOP05 Página: 14 de 36 Procede el trámite? NO EntregarelAvisodecomisión Cancillería y la lista de verificación al ACO. Nota: Aplica pr ocedimiento de Control del producto no conforme (PRCGC04) Aviso de comisión SÍ Lista verificación. de 6 Firmar la lista de verificación, rubricar el Aviso de Cancillería y entregar al ACO. 14 Aviso de comisión Lista verificación. Nota: El original y una c opia del Aviso de Cancillería deberán ser rubricadas en el sello de r ecepción a fin de autorizar la gestión del pago y recuperación de recursos. de Recibir Aviso de Cancillería y la lista de verificación. Nota: La lista de verificación se archiv a en la carpeta correspondiente. 15 Aviso de comisión Lista de verificación. Entregar al analista de la VPDOF la copia del Aviso de Cancillería con sello original y rúbrica. 16 Copia del Aviso de Recibir copia del Aviso de Cancillería y sellar la segunda copia como acuse de recibo. 17 Copia del Aviso de 18

16 6.3. Diagrama de flujo (continúa). PRDGPOP05 Página: 15 de 36 Registrar el trámite de acuerdo al tipo de moneda y ejecutar la operación para la disposición de los recursos. 18 Copia del Aviso de Control del fondo en efectivo (dólares, euros o M.N.). Entregar los viáticos a la UA y obtener recibo de viáticos o realizar la transferencia de recursos. 19 Recibo de viáticos o comprobante de la transferencia de recursos. Nota: Para entregar los viátic os a la persona aut orizada por la unidad administrativ a, ésta deberá presentar copia de su identificación. Capturar en el módulo de comisiones la fecha en la que los recursos fueron puestos a disposición de la UA. 20 Recibo de viáticos o comprobante de la transferencia de recursos. Entregar recibo de viáticos al AVCO y obtiene acuse de recibo en la copia del Aviso de comisión Nota: Los recibos de viáticos son entregados a la Dirección de Comisiones Oficiales y Traslados al menos dos veces por semana. 21 Recibo de viáticos. Presentar ante la SGP el original del Aviso de Cancillería y obtener acuse de recibo en la segunda copia. Nota: En c aso de que la c omisión requi era pasajes, se inicia el procedimiento de Pago de pasajes por comisiones oficiales con origen en México (PRDGPOP17). 22 Aviso de comisión 23

17 6.3. Diagrama de flujo (continúa). PRDGPOP05 Página: 16 de 36 Recibir el original del Aviso de Cancillería, verificar disponibilidad presupuestaria y que el aviso contenga una rúbrica en el sello. 23 Aviso de comisión Cuenta con disponibilidad? SÍ 24 NO Requisitar volante de devolución de nota de instrucción y poner a disposicióndelauajuntocon el Aviso de 25 Aviso de comisión TERMINA PROCEDIMIENTO Volante de devol ución de nota de instrucción. Elaborar reporte de pago y procesar en el SIAFF. 26 Aviso de Entregar el acuse de recibo del Aviso de Comisión Cancillería al AVCO. 27 Acuse de reci bo del Aviso de Registrar en bitácora. 28 Acuse de reci bo del Aviso de Nota: Se deberá c ons ultar en el módulo de comisiones la fecha en que los recursos fueron pues tos a disposición de la U nidad Administrativa. Bitácora. 29

18 6.3. Diagrama de flujo. PRDGPOP05 Página: 17 de 36 Archivar acuse de recibo en la carpeta correspondiente e informar al ACO dicha situación. Nota: Una vez recibido por parte de la DOF el recibo de viáticos en original, se deber á adjuntar al acuse de recibo del Aviso de Comisión 29 Acuse de reci bo del Aviso de Recibo de viáticos. Verificar que los trámites de viáticos tengan la CLC. Nota: En caso de no tener CLC, genera reporte semanal de los trámites pendientes de asignación de CLC y lo notifica al Subdirector de Comisiones Oficiales para su seguimiento. 30 Registrar en la bitácora el número de la CLC. 31 Bitácora. FIN

19 PRDGPOP05 Página: 18 de Formatos e instructivos.

20 PRDGPOP05 Página: 19 de 36 Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto AVISO DE COMISIÓN CANCILLERÍA DATOS GENERALES Número DGPOP: Número de comisión: Fecha de elaboración: Estatus: Tipo de comisión: 5 Unidad Responsable: 6 7 Clave presupuestal: Comisionado: 9 8 Nivel: 10 Puesto: 11 Adscripción: 12 Evento: 13 OBJETIVO. 14 DATOS DE LA COMISIÓN Origen Destino Inicio Término No. días Importe Moneda Partida Cuenta TOTAL 24 DATOS DEL VIÁTICO Tipo de trámite: Clasificación: Tipo de pago: DATOS DEL PASAJE Aerolínea Agencia Clase Ruta OBSERVACIONES 32 JUSTIFICACIÓN Elaboró Autorizó Presupuesto Autorizó Comisión Titular de la Unidad Responsable "Certifico que los requisitos normativos de la comisión han sido cumplidos y autorizo el pago con cargo al presupuesto de esta unidad responsable"

21 PRDGPOP05 Página: 20 de 36 Instructivo de llenado del Aviso de Cancillería Concepto Contenido 1. Número DGPOP: Número asignado por el módulo de comisiones oficiales del SIGEPP. 2. Número de comisión: Consecutivo de comisiones tramitadas por cada unidad administrativa. 3. Fecha de elaboración: Día, mes y año de elaboración de la solicitud. 4. Estatus: Fase del proceso de captura en el SIGEPP. 5. Tipo de comisión: 6. Unidad administrativa: 7. Unidad administrativa: 8. Clave presupuestal: Nacional: Comisiones con destino la República Mexicana. Internacional: Comisiones con destino diferente del territorio nacional. Clave de la unidad responsable, a cargo de cuyo presupuesto se aplicarán los gastos de pasajes y viáticos. Nombre de la unidad responsable, a cargo de cuyo presupuesto se aplicarán los gastos de pasajes y viáticos. Indicar origen del recurso, unidad responsable, actividad institucional, programa presupuestario y partida de gasto. 9. Comisionado: Nombre y apellidos del comisionado. 10. Nivel: 11. Puesto: Cargo y/o rango que desempeña. Clave del puesto que desempeña el servidor público designado para la comisión. 12. Adscripción: Área de adscripción del empleado comisionado. 13. Evento: Nombre del evento a participar. 14. Objetivo: Especificar los objetivos de la función encomendada en la comisión. 15. Origen: Ciudad, estado o país donde se inicia la comisión. 16. Destino: Ciudad, estado o país destino de la comisión. 17. Inicio: Día, mes y año del inicio de la comisión. 18. Término: Día, mes y año del término de la comisión. 19. No. días: Número de días de viáticos autorizados. 20. Importe: Tarifa de viáticos que corresponde por día de acuerdo al destino de la comisión y puesto del comisionado. 21. Moneda: Nacional M.N. o internacional USD o EUR. 22. Partida: Partida del clasificador por objeto del gasto. 23. Cuenta: Cuenta del fondo de operación. 24. Total: Monto total de viáticos en USD, EUR o M.N. 25. Tipo de trámite: Indicar anticipado si el trámite se gestiona previo al inicio de la comisión y devengados si se hace de manera posterior.

22 PRDGPOP05 Página: 21 de 36 Instructivo de llenado del Aviso de Cancillería Concepto Contenido 26. Clasificación: Indicar si la comisión es ordinaria o complementaria. 27. Tipo de pago: Indicar si es cheque, depósito o efectivo. 28. Aerolínea: Indicar el nombre de la aerolínea. 29. Agencia: Datos de la agencia o sitio de Internet donde se obtuvo la cotización. 30. Clase: Clase en la que corresponde hacer el vuelo al comisionado. 31. Ruta: Ruta del vuelo. 32. Observaciones/justificación: Comentarios y justificación de la comisión. 33. Elaboró Nombre, puesto y firma del responsable de la requisición del formato. 34. Autorizó presupuesto 35. Autorizó la comisión Nombre, puesto y firma del titular de la unidad administrativa que autoriza los gastos de pasajes y viáticos. Nombre, puesto y firma de la persona facultada para autorizar la comisión.

23 PRDGPOP05 Página: 22 de 36 Dirección de Programación, Organización y Presupuesto Dirección de Comisiones Oficiales y Traslados Bitácora de viáticos y pasajes por comisiones oficiales con origen en México Periodo de la comisión Monto de viáticos Fecha de trámite Fecha en que Datos SICOP (viáticos) Datos SICOP (pasajes y comprobación) Número de Número los recursos Requiere Fecha de Fecha de Fecha de Nombre del volante de CLC CLC de UR Destino Fecha de Fecha de Solicitud Volante de fueron puestos Autorizacion Número de Número de recepción de entrega de la Número Número recepción comisionado MN USD EUROS devolución viáticos Solicitud pasajes Solicitud Proceso trámite inicio termino de recursos devolución a dispocisión OM proceso folio NIP de pasajes NIP proceso folio Folio viáticos U.A Rev. 2 Ref.: PRDGPOP05 y PRDGPOP17 N de control: FODGPOP03

24 PRDGPOP05 Página: 23 de 36 Instructivo de llenado de la bitácora de viáticos y pasajes por comisiones oficiales con origen en México. Concepto Contenido 1. Fecha de recepción: Día, mes y año de recepción de documentos. 2. Número de trámite: Número consecutivo, asignado por la Subdirección de Comisiones Oficiales. 3. UR: Clave presupuestal de la unidad responsable. 4. Nombre del comisionado: Nombre y apellidos del servidor público comisionado. 5. Destino: Indicar el lugar en donde se realizó la comisión, en el caso de que la comisión incluya más de dos destinos estos no se registran. 6. Fecha de inicio: Día, mes y año de inicio de la comisión. 7. Fecha de término: Día, mes y año de término de la comisión. 8. M.N.: Monto de viáticos otorgados en moneda nacional. 9. USD: Monto de viáticos otorgados en dólares americanos. 10. EUROS: Monto de viáticos otorgados en euros. 11. Solicitud de recursos: Día, mes y año en el que se realiza el trámite de solicitud de recursos. 12. Volante de devolución: Día, mes y año en el que se genera el volante de devolución. 13. Número de volante de devolución viáticos: 14. Fecha en que los recursos fueron puestos a disposición U.A.: Número asignado al volante de devolución viáticos. Día, mes y año en que el comisionado recibe los recursos. 15. Requiere Autorización OM: Especificar si es necesaria la autorización del OM. 16. CLC viáticos: Número de la cuenta por liquidar certificada de viáticos. 17. Datos SICOP (viáticos): 18. Fecha de recepción de NIP de pasajes: Número asignado por el Sistema de Contabilidad y Presupuesto (SICOP) durante el trámite de viáticos (Número de proceso, Número de folio, Solicitud) Día, mes y año en el que se recibe la NIP de pasajes. 19. Fecha de entrega de la NIP: Día, mes y año en el que se entrega la NIP de pasajes. 20. CLC pasajes: Número de la cuenta por liquidar certificada de pasajes. 21. Datos SICOP (pasajes y comprobación): Número asignado por el Sistema de Contabilidad y Presupuesto (SICOP) durante el trámite de pasajes y de la comprobación (Pasajes: Número de proceso, Número de folio, Solicitud; Comprobación: Proceso, Folio)

25 PRDGPOP05 Página: 24 de 36 Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto VOLANTE DE DEVOLUCIÓN DATOS GENERALES Número DGPOP: Fecha de elaboración: 1 2 Tipo de comisión: 3 Unidad Responsable: 4 Comisionado: Puesto: 7 5 Nivel Adcripción 6 8 Evento: 9 OBJETIVO 10 OBSERVACIONES 11 JUSTIFICACIÓN CAUSAS DEL RECHAZO 12 Elaboró 13 Recibí los documentos originales debido a que no cumplen con los requisitos establecidos en la normatividad vigente 14 Rev. 2 Referencia: PRDGPOP05, 06 y 17 N de control: FODGPOP04

26 PRDGPOP05 Página: 25 de 36 Instructivo de llenado del volante de devolución. Concepto Contenido 1. Número DGPOP: Número asignado por el Módulo de Comisiones Oficiales del SIGEPP. 2. Fecha de elaboración: Día, mes y año de elaboración. 3. Tipo de comisión: 4. Unidad Responsable: Nacional: Comisiones con destino la República Mexicana. Internacional: Comisiones con destino diferente del territorio nacional. Clave y nombre de la unidad responsable, a cargo de cuyo presupuesto se aplicarán los gastos de pasajes y/o viáticos. 5. Comisionado: Nombre y apellidos del servidor público designado para la comisión. 6. Nivel: Clave del puesto que desempeña el servidor público comisionado. 7. Puesto: Cargo y/o rango que desempeña el servidor público. 8. Adscripción: Área donde el servidor público se encuentra adscrito. 9. Evento: Suceso o acontecimiento por el cual se realiza la comisión. 10. Objetivo: Especificar la finalidad de la comisión encomendada. 11. Observaciones/justificación Comentarios causa, razón, argumento que justifica la comisión. 12. Causas de rechazo: Especificar el motivo por el cual se determinó no continuar con el trámite. 13. Elaboró: Nombre, cargo y firma del responsable de la elaboración del formato. 14. Recibí documentos originales: Nombre, firma y extensión del servidor público facultado para recibir los documentos originales.

27 PRDGPOP05 Página: 26 de 36 Lista de verificación Pago de viáticos anticipados por comisiones oficiales con origen en México No. de control: LVDGPOP05 Revisión: 2 Fecha de revisión: 29/10/2010 Fecha de emisión: 29/10/2010 Página: 1 de 1 No. de trámite Nombre del comisionado 1 2 Revisión de requisitos en: Analista de comisiones oficiales 3 Sí No 1. La documentación esta completa y correcta conforme a la Guía de Trámites y Servicios de la DGPOP. 2. La clave presupuestaria cuenta con disponibilidad suficiente La tarifa de viáticos corresponde con el nivel jerárquico del comisionado y destinos de la comisión y se encuentre debidamente autorizada. El monto total de viáticos corresponde con el número de días autorizados y cuenta con la justificación y/o autorización correspondiente. El Aviso de comisión Cancillería cuenta con las firmas de autorización y éstas corresponden a la unidad administrativa. Revisó: 4 Fecha: 5 Resultado: Aprobado Inspección de requisitos de confiablidad Subdirector de Comisiones Oficiales 6 Rechazado 7 1. El aviso de comisión cumple con los requisitos normativos establecidos en las normas internas en materia presupuestal. 2. Registro correcto en SICOP. Sí No Revisó: 8 Fecha: 9 10 Resultado: Aprobado Rechazado Control de producto no conforme Disposición: 11 Aceptar Retrabajar Rechazar Acciones a realizar: 12 Inspeccionó: 13 Fecha: 14 Reinspección 1 Nombre: 15 Rúbrica: 16 Cumple: 17 Sí No Fecha: 18 Reinspección 2 Nombre: 19 Rúbrica: 20 Cumple: 21 Sí No Fecha: 22

28 PRDGPOP05 Página: 27 de 36 Instructivo de llenado de la lista de verificación de viáticos anticipados con origen en México. Concepto Contenido 1. No. trámite: Número de trámite a realizar. 2. Datos de referencia: Información específica del documento. 3. Revisión de requisitos en: Marcar con una X en la columna de si o no si cumple o no cumple con el requisito. 4. Revisó: Nombre o rúbrica de la persona que verificó los requisitos. 5. Fecha: Día, mes y año de la revisión. 6. Resultado: Marcar con una X si es aprobado o es rechazado. 7. inspección de requisitos de confiabilidad: Marcar con una X en la columna de si o no si cumple o no cumple con el requisito. 8. Revisó: Nombre o rúbrica de la persona que realizó la inspección. 9. Fecha: Día, mes y año de la inspección. 10. Resultado: Marcar con una X si es aprobado o es rechazado. 11. Disposición: Marcar con una X una de las siguientes opciones: Aceptar, Retrabajar o Rechazar. 12. Acciones a realizar: Descripción breve de las actividades que se deben ejecutar. 13. Inspeccionó: 14. Fecha: Día, mes y año de la inspección. 15. Nombre: Nombre o rúbrica de la persona que llevó a cabo la inspección del producto no conforme. Nombre de la persona que llevó a cabo la reinspección 1 del producto no conforme. 16. Rúbrica: Rasgo característico de la persona que realizó la reinspección Cumple: 18. Fecha: Día, mes y año de la reinspección Nombre: Marcar con una X si cumple o no las acciones realizadas para solventar el producto no conforme.. Nombre de la persona que llevó a cabo la reinspección 2 del producto no conforme. 20. Rúbrica: Rasgo característico de la persona que realizó la reinspección Cumple: 22. Fecha: Día, mes y año de la reinspección 2. Marcar con una X si cumple o no las acciones realizadas para solventar el producto no conforme.

29 PRDGPOP05 Página: 28 de 36 DIRECCIÓN DE OPERACIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE PAGOS CONTROL DEL FONDO EN EFECTIVO DE DÓLARES CONSECUTIVO FECHA DE BENEFICIARIO NO. TRÁMITE IMPORTE VIÁTICOS FECHA DE EGRESOS INGRESOS VALIDACIÓN SALDO USD DOF RECEPCIÓN DCOT SOLICITADO PREPARADOS PREPARACIÓN (no capturar) (no capturar) (no capturar) (A ENTREGAR) (S o N) D0001 D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D VIÁTICOS ENTREGADOS (S o N) FECHA DE ENTREGA NO. DE REMESA CLC COMENTARIOS 0

30 PRDGPOP05 Página: 29 de 36 DIRECCIÓN DE OPERACIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE PAGOS CONTROL DEL FONDO EN EFECTIVO DE EUROS CONSECUTIVO FECHA DE BENEFICIARIO NO. TRÁMITE IMPORTE VIÁTICOS FECHA DE EGRESOS INGRESOS VALIDACIÓN SALDO EUR DOF RECEPCIÓN DCOT SOLICITADO PREPARADOS PREPARACIÓN (no capturar) (no capturar) (no capturar) (A ENTREGAR) (S o N) E0001 E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E VIÁTICOS ENTREGADOS (S o N) FECHA DE ENTREGA NO. DE REMESA CLC COMENTARIOS 0

31 PRDGPOP05 Página: 30 de 36 CONSECUTIVO DOF M0001 M0002 M0003 M0004 M0005 M0006 M0007 M0008 M0009 M0010 M0011 M0012 M0013 M0014 M0015 M0016 M0017 M0018 M0019 M0020 M0021 M0022 M0023 M0024 M0025 M0026 M0027 M0028 M0029 M0030 M0031 M0032 M0033 M0034 M0035 M0036 M0037 M0038 M0039 M0040 M0041 M0042 M0043 M0044 M0045 M0046 FECHA DE RECEPCIÓN DIRECCIÓN DE OPERACIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE PAGOS CONTROL DE PAGOS DE VIÁTICOS EN MONEDA NACIONAL BENEFICIARIO NO. TRÁMITE IMPORTE FORMA DE PAGO NO. CHEQUE O FECHA TRANSF. DCOT SOLICITADO (CH o TR) TRANSFERENCIA O DISPOSICIÓN (M.N.) CHEQUE FECHA DE ENTREGA DEL CHEQUE COME NTARIOS

32 PRDGPOP05 Página: 31 de 36 Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto VOLANTE DE DEVOLUCIÓN DE NOTA DE INSTRUCCIÓN Volante No 1 Unidad responsable: 2 Fecha: 3 No. documento No. Nota Moneda Tipo Beneficiario Importe No. ventanilla Motivo(s) de la devolución: 11 ( ) No existe el beneficiario en el catálogo ( ) La(s) partida(s) no corresponde(n) a los comprobantes de gastos ( ) No se anexa el presupuesto de gasto autorizado ( ) No existe disponibilidad presupuestal en la partida ( ) No existe reconocimiento de firmas de los funcionarios ( ) Los cálculos aritméticos son erróneos ( ) No existe compromiso ( pedido o contrato ) debidamente requisitado ( ) Otro: Recibió 12 Autorizó 13 No. de revisión: 2 Referencia: PRDGPOP02 Número de control: FODGPOP02

33 PRDGPOP05 Página: 32 de 36 Instructivo de llenado volante de devolución Concepto Contenido 1. Volante No.: Número consecutivo de volante. 2. Unidad responsable: Clave y nombre de la unidad responsable. 3. Fecha: Día, mes y año de la elaboración del formato. 4. No documento: Número de identificación del documento. 5. No. nota: Número de nota correspondiente. 6. Moneda: Indicar el tipo de moneda para ejercer el pago. 7. Tipo: Indicar el tipo de cambio. 8. Beneficiario: Nombre de la persona(s) beneficiaria(s). 9. Importe: Cantidad a pagar. 10. No. ventanilla: Número de ventanilla donde se realiza el trámite. 11. Motivo(s) de la devolución: Causa(s) por la(s) se efectúo la devolución. 12. Recibió: Nombre del empleado que recibió. 13. Autorizó: Nombre del empleado que autorizó.

34 PRDGPOP05 Página: 33 de 36 Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto RECIBO DE VIÁTICOS Número de comisión: 1 México D.F., a 2 Recibí de la Secretaría de Relaciones Exteriores a través de la Dirección de Comisiones Oficiales y Traslados, de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto,la cantidad de: 3 Por comisión a: 4 Recibí 5 Para uso exclusivo de la Dirección de Comisiones Oficiales y Traslados

35 PRDGPOP05 Página: 34 de 36 Instructivo de llenado de recibo de viáticos Concepto 1. Número de comisión: Contenido Consecutivo de comisiones tramitadas por cada unidad administrativa. 2. México, D.F., a: Día, mes y año de elaboración (dd/mm/aa). 3. Importe: Monto que se le otorga al comisionado, en número y letra. 4. Por comisión a: Indicar el destino de la comisión. 5. Recibí: Nombre, puesto y firma del servidor público que recibe los viáticos.

36 PRDGPOP05 Página: 35 de Registros. No. Documento No. de Control Responsable de su custodia 1. Aviso de comisión S/C. Subdirector de Contabilidad. 2. Bitácora de viáticos y pasajes por FODGPOP03. Subdirector de comisiones oficiales con origen en Comisiones México. Oficiales. 3. Volante de devolución. FODGPOP04. Subdirector de Comisiones 4. Lista de verificación del pago de viáticos anticipados por comisiones oficiales con origen en México. LVDGPOP05. Oficiales. Subdirector de Comisiones Oficiales. 5. Control del fondo en efectivo de dólares. S/C. Jefe de Departamento de Pagos de la DOF. 6. Control del fondo en efectivo de euros. S/C. Jefe de Departamento de Pagos de la DOF. 7. Control de pagos de viáticos en Moneda Nacional. 8. Volante de devolución de nota de instrucción S/C. FODGPOP02 Jefe de Departamento de Pagos de la DOF. Jefe del Departamento de Pago a Proveedores 9. Recibo de viáticos. S/C. Subdirector de Contabilidad. Tiempo de retención 5 años. 1 año. 1 año. 1 año. 1 año. 1 año. 1 año. 1 año 5 años. 8. Anexos. No. Documento No. de control 1. Aviso de comisión. S/C. 2. Bitácora de viáticos y pasajes por comisiones oficiales con origen en FODGPOP03. México. 3. Volante de devolución. FODGPOP Lista de verificación del pago de viáticos anticipados por comisiones LVDGPOP05. oficiales con origen en México. 5. Control del fondo en efectivo de dólares. S/C. 6. Control del fondo en efectivo de euros. S/C. 7. Control de pagos de viáticos en Moneda Nacional. S/C. 8. Volante de devolución de nota de instrucción FODGPOP02 9. Recibo de viáticos. S/C.

37 PRDGPOP05 Página: 36 de Control de cambios. Revisión no. Página (s) afectadas Descripción del cambio Fecha de emisión Actualización de fechas 17/08/ Actualización de marco jurídico 17/08/ Incorporación de definiciones 17/08/ Actualización de políticas y lineamientos 17/08/ Incorporación y actualización de actividades 17/08/ Actualización de diagrama de flujo 17/08/ Actualización de formatos e instructivos 17/08/ Actualización de fechas 29/10/ Actualización de marco jurídico 29/10/ Incorporación de definiciones 29/10/ Actualización de políticas y lineamientos 29/10/ Incorporación y actualización de actividades 29/10/ Actualización de diagrama de flujo 29/10/ Actualización de formatos e instructivos 29/10/2010

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