INFORME DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN CON MIRAS AL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES PLANEACION INSTITUCIONAL MEDELLIN

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1 INFORME DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN CON MIRAS AL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES PLANEACION INSTITUCIONAL MEDELLIN JULIO DE

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 4 1. ASPECTOS METODOLOGICOS 6 2. RESULTADO PROCESO DE AUTOEVALUACION 7 3. RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN POR PROCESOS General Planeación Institucional Gestión de Comunicaciones Tecnología e Informática Gestión Financiera Gestión del Talento Humano Control Interno Gestión de la Mejora Gestión Documental Infraestructura Bienestar Institucional 51 Apoyos Educativos ANALISIS COMPARATIVO DE LOS PROCESOS AUTOEVALUACION REALIZADOS EN EL PERIODO CONCLUSION 57 2

3 INTRODUCCIÓN El Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI- y estableció la necesidad de implementar la autoevaluación de los procesos institucionales, en este sentido la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia realizó en el mes de junio de 2015 un segundo diagnóstico de los procesos administrativos, con el fin continuar fortaleciendo la cultura del mejoramiento continuo. Este proceso tiene como objetivo establecer el nivel de desarrollo y el grado de efectividad de los Sistemas de Control Interno en cumplimiento de los objetivos institucionales. Además valorar en forma permanente la efectividad del control interno; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos; y los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento. En este sentido, la Institución mediante la Resolución 1308 del 19 de noviembre de 2014, implementó el proceso de autoevaluación con miras al mejoramiento de los procesos institucionales. Para la Institución éste proceso determina en qué medida se están cumpliendo las metas de calidad en cada uno de los procesos administrativos, detectando fortalezas, debilidades y valorando el impacto de los mismos. La autoevaluación es una herramienta que contribuye al mejoramiento continuo y permite obtener información valida y confiable, los resultados son un referente concreto para analizar el funcionamiento y los procesos internos de la entidad, y así organizar y diferenciar el grado de participación en los diferentes procesos administrativos institucionales. 3

4 Los aspectos a mejorar resultado del proceso, deberán ser tratados con acciones de mejora construidos e implementados bajo los líderes de los procesos, estos insumos son un resultado fundamental para tomar decisiones, fijar responsabilidades, establecer metas, definir criterios y determinar acciones que garanticen el avance en un proceso de mejoramiento coherente, pertinente y sostenible. La autoevaluación impulsa el mejoramiento ya que genera compromisos con el logro de objetivos precisos, al permitirles a los diferentes actores del sistema educativo tomar conciencia de los aspectos por mejorar en las instituciones. En esta perspectiva, la autoevaluación de los procesos institucionales, se reconoce como una acción participativa en la revisión permanente que permite a los procesos que apoyan funciones administrativas, valorar el desarrollo de sus funciones sustantivas en una búsqueda permanente de la excelencia de todos sus procesos. Este proceso se constituye en el eje central del mejoramiento continuo y debe ser considerada como una herramienta de gestión. 1. ASPECTOS METODOLÓGICOS Para realizar la autoevaluación de los procesos se utilizó un instrumento tipo encuesta con preguntas cerradas, el cual fue respondido en línea en una sala de cómputo, en horarios establecidos para cada uno los procesos. El cuestionario fue organizado por un equipo de trabajo conformado por las Oficinas de Planeación, Control Interno, Gestión de la Mejora y la Coordinación de Autoevaluación Institucional. 4

5 El cuestionario estuvo dirigido al personal administrativo, docentes (que apoyan funciones administrativas) y contratistas (de apoyo a funciones administrativas). En las tablas de análisis, los resultados resaltados con verde indican los aspectos más favores en el proceso, los resaltos con amarillo indican los aspectos regulares o por mejorar en el proceso y los resaltados con rojo indican los aspectos desfavorables en el proceso y que requieren acciones de mejora. En la tabla Resultados autoevaluación por procesos, consolidado , las dos primeras columnas de los conceptos de totalmente de acuerdo, de acuerdo, medianamente de acuerdo, en desacuerdo, totalmente desacuerdo, la primera representa la sumatoria de las opciones de respuesta y la segunda representa el porcentaje de evaluación de cada ítem. Características del Instrumento El cuestionario estuvo conformado por 12 componentes o procesos así: General, Planeación, Gestión de Comunicaciones, Tecnología e Informática, Gestión Financiera, Gestión del Talento Humano, Control Interno, Gestión de la Mejora, Gestión Documental, Infraestructura, Bienestar Institucional y Apoyos Educativos. La encuesta valoró la apreciación de los diferentes públicos en una escala de 1 a 5 (donde 1 representa la calificación más baja y 5 la más alta), según se muestra a continuación: 5. Totalmente de acuerdo 4. De acuerdo 3. Medianamente de acuerdo 2. En desacuerdo 5

6 1. Totalmente en desacuerdo Distribución de población encuestada según proceso En la tabla siguiente se muestra la distribución de la población encuestada según el componente general y los procesos específicos. El componente general debía ser respondido por todo el personal convocado, por su parte, los demás componentes (o procesos) fueron respondidos por el equipo de trabajo que interviene directamente en los respectivos procesos. Tabla 1. Distribución de población encuesta según proceso PROCESO O COMPONENTE PREGUNTAS PERSONAS RESPONDE LA ENCUESTA 1 General Planeación Gestión de Comunicaciones Tecnología e Informática Gestión Financiera Gestión del Talento Humano Control Interno Gestión de la Mejora Gestión Documental Infraestructura Bienestar Institucional Apoyos Educativos 4 4 TOTAL Fuente: Oficina de Planeación Institucional, Junio de

7 RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN POR PROCESOS La siguiente tabla muestra la respuesta para cada uno de los componentes. Este promedio es el resultado de promediar la calificación dada a cada una de las preguntas del cuestionario respectivo. En ese sentido para el caso del componente General, el 36% de los entrevistados indicó que estaba totalmente de acuerdo con las inquietudes formuladas, el 41% de acuerdo, el 16% medianamente de acuerdo, el 5% en desacuerdo y finalmente, el 2% se manifestó totalmente en desacuerdo. 7

8 En la tabla siguiente se presenta los resultados globales según los distintos componentes (Procesos) a que hace alusión el Modelo Estándar de Control Interno MECI- Tabla 2. Resultados autoevaluación de los procesos institucionales, consolidado PROCESO PREGUNTAS PERSONAS TOTALMENTE DE ACUERDO DE ACUERDO Fuente: Oficina de Planeación Institucional 8 MEDIANAMENTE DE ACUERDO EN DESACUEDO TOTALMENTE EN DESACUERDO 1 General % % % 296 5% 149 2% 100% 2 Planeación % 63 41% 31 20% 2 1% 0 0% 100% 3 Gestión de Comunicaciones % 25 32% 14 18% 3 4% 1 1% 101% 4 Tecnología e Informática % 72 33% 10 5% 2 1% 1 0% 100% 5 Gestión Financiera % % 7 2% 2 1% 1 0% 101% 6 Gestión del Talento Humano % 27 32% 4 5% 0 0% 0 0% 100% 7 Control Interno % 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% 100% 8 Gestión de la Mejora % 15 21% 2 3% 0 0% 0 0% 100% Gestión Documental % 9 25% 2 6% 4 11% 2 6% 101% 10 Infraestructura % 71 48% 23 16% 11 7% 10 7% 100% 11 Bienestar Institucional % 33 50% 8 12% 1 2% 1 2% 101% 12 Apoyos educativos % 3 19% 6 38% 1 6% 1 6% 100% TOTAL % ,7% ,1% 322 4,1% 166 2,1% 100% Suma de totalmente de acuerdo y de acuerdo 78,7% Suma de medianamente de acuerdo, en desacuerdo y totalmente en desacuerdo TOTAL 21,3% 7846

9 De los 12 componentes evaluados, los cuales fueron contestados por un total de 137 personas (personal administrativo, contratistas y docentes que apoyan labores administrativa) el 78,7% de los mismos, afirman estar totalmente de acuerdo y de acuerdo frente a las diferentes preguntas. De los componentes mejor autoevaluados por los respectivos miembros que apoyan el proceso, son: Control Interno (100%), Gestión de la mejora (76%), Gestión Financiera (65%) y Tecnología e Informática (61%). De otro lado, según lo indica el resultado de la encuesta el 21,3% de las respuestas esta medianamente de acuerdo (15,1%), en desacuerdo (4,1%) y totalmente en desacuerdo (2,1%). De los componentes en medianamente de acuerdo sobresalen la encuesta General (16%), Planeación (20%), Gestión de Comunicaciones (18%), Infraestructura (16%) y Apoyos Educativos (38%). En sobresale Gestión Documental (11%) y totalmente en desacuerdo sobresalen Gestión Documental (6%), Infraestructura (7%) y Apoyos Educativos (6%). 9

10 RESULTADOS POR COMPONENTE MECI GENERAL PROCESO PREGUNTAS PERSONAS 5 TOTALMENTE DE ACUERDO 4 De 3 MEDIANAMENTE DE ACUERDO 2 EN DESACUEDO 1 TOTALMENTE EN DESACUERDO 1 General % % % 296 5% 149 2% 100% TOTAL PREGUNTAS DE CONOCIMIENTO A NIVEL INSTITUCIONAL 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 1. Conozco la misión de la Institución 81 59% 44 32% 7 5% 3 2% 2 1% 2. Conozco la visión de la Institución % 44 32% 6 4% 3 2% 3 2% 3. Conoce el Proyecto Educativo Institucional PEI. 4. Conoce el Plan de Desarrollo Institucional y sabe en qué línea está ubicado su proceso % 51 37% 39 28% 14 10% 3 2% 61 45% 47 34% 20 15% 6 4% 3 2% 5. Conoce el documento que contiene el conjunto de valores y principios de la Institución % 50 36% 35 26% 9 7% 6 4% 6. Conoce el organigrama de la Institución % 51 37% 21 15% 6 4% 4 3% 15. Conoce las competencias y funciones asignadas a la entidad por la Constitución y la Ley % 56 41% 31 23% 11 8% 5 4% 10

11 PREGUNTAS EN RELACIÓN A LA PARTICIPACIÓN 19. Conozco los planes de Acción anuales de la Institución 7. Participó en la difusión de los valores y principios institucionales. 8. Las actuaciones de la alta dirección tienen en cuenta la participación de los servidores en los diferentes procesos de la Institución. 9. El estilo de dirección tiene en cuenta la participación de los servidores en los diferentes procesos de la Institución. 10. Las políticas trazadas por la alta dirección fortalecen el desarrollo del talento humano de la Institución 11. Ha sido transparente y eficiente la asignación y uso de los recursos que le han asignado a su proceso 12. Hay respaldo y liderazgo de la alta dirección con las políticas y objetivos institucionales. 13. La alta dirección lidera el cumplimiento de las acciones del mejoramiento y compromisos adquiridos con los entes de control del Estado. 14. La alta dirección fomenta la comunicación y retroalimentación entre los niveles de la organización. 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 25 18% 57 42% 41 30% 11 8% 3 2% 24 18% 44 32% 26 19% 28 20% 15 11% 38 28% 48 35% 37 27% 9 7% 5 4% 35 26% 49 36% 41 30% 7 5% 5 4% 26 19% 64 47% 36 26% 9 7% 2 1% 70 51% 56 41% 8 6% 1 1% 2 1% 50 36% 66 48% 16 12% 4 3% 1 1% 59 43% 65 47% 10 7% 2 1% 1 1% 32 23% 59 43% 37 27% 7 5% 2 1% 11

12 PREGUNTAS EN RELACIÓN A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 16. El Plan de Desarrollo Institucional es evaluado periódicamente 17. Los logros obtenidos a nivel Institucional y su evaluación, son publicados para el conocimiento de la comunidad 18. Los planes y programas del Plan de Desarrollo se ejecutaron con base en los lineamientos estratégicos 20. Hay coherencia entre los planes de Acción anual y la misión y la visión de la Institución. 21. Se realiza seguimiento a los planes de Acción anuales. 22. Se ajustan los planes de Acción anual de la Institución con base en los resultados del seguimiento. 27. Los procesos de la Institución están consignados en un documento que les permita a los responsables de los mismos conocer cómo se ejecutan. 28. Los procesos de la Institución cuentan con controles que aseguran su eficiencia y eficacia 30. La entidad tiene capacidad para ajustarse a los cambios del entorno. 31. La estructura organizacional diseñada contribuye al cumplimiento de los objetivos institucionales 32. El diseño de la estructura organizacional y de los cargos está de acuerdo a los requerimientos de su proceso y de los procedimientos. 36. La estructura organizacional facilita la comunicación entre los niveles de la entidad % 62 45% 21 15% 5 4% 2 1% 55 40% 52 38% 22 16% 7 5% 1 1% 37 27% 77 56% 18 13% 2 1% 3 2% 24 18% 69 50% 38 28% 4 3% 2 1% 30 22% 71 52% 28 20% 4 3% 4 3% 24 18% 68 50% 36 26% 4 3% 5 4% 60 44% 59 43% 14 10% 2 1% 2 1% 41 30% 70 51% 21 15% 4 3% 1 1% 28 20% 66 48% 36 26% 6 4% 1 1% 27 20% 76 55% 24 18% 9 7% 1 1% 30 22% 6 50% 26 19% 11 8% 1 1% 30 22% 56 41% 38 28% 9 7% 4 3% 12

13 PREGUNTAS EN RELACIÓN A CADA PROCESO 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 23. Su proceso está concebido en función de los objetivos institucionales. 24. La ejecución de su proceso logra el cumplimiento de los objetivos planteados. 25. Su proceso tiene claramente establecida la interrelación con los demás procesos Institucionales. 26. Conozco a qué proceso de la entidad corresponden las labores que ejecuto. 29. Están definidos claramente los niveles de responsabilidad y autoridad en su proceso. 33. La asignación y distribución de cargos responde a los requerimientos de sus procesos. 34. Conoce los manuales de funciones y competencias de los cargos de su proceso. 35. Están los manuales de funciones y competencias de su proceso actualizado a la realidad del quehacer institucional. 37. Su proceso cumple con el objetivo descrito en la caracterización. 38. El proceso cumple con el hacer descrito en el ciclo PHVA de la caracterización. 39. Su proceso tiene identificados a los proveedores y clientes que interactúan transversalmente con su desarrollo misional. 40. Su proceso conoce y aplica la normatividad que lo regula % 51 37% 3 2% 0 0% 2 1% 71 52% 57 42% 7 5% 1 1% 1 1% 72 53% 52 38% 12 9% 1 1% 0 0% % 34 25% 2 1% 0 0% 1 1% 57 42% 66 48% 13 9% 1 1% 0 0% 33 24% 65 47% 30 22% 9 7% 0 0% 52 38% 51 37% 20 15% 7 5% 7 5% 34 25% 58 42% 30 22% 12 9% 3 2% 66 48% 56 41% 12 9% 0 0% 3 2% 55 40% 59 43% 19 14% 0 0% 4 3% 56 41% 61 45% 18 13% 0 0% 2 1% 76 55% 50 36% 10 7% 1 1% 0 0% 13

14 PREGUNTAS 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 41. Conoce los indicadores de su proceso % 44 32% 17 12% 5 4% 3 2% 42. Participa en la medición de los indicadores de su proceso. 43. Participa en el análisis de la medición de los indicadores de su proceso % 41 30% 21 15% 10 7% 5 4% 55 40% 40 29% 23 17% 13 9% 6 4% 44. Participa en la construcción en la matriz de riesgos de su proceso % 40 29% 22 16% 15 11% 9 7% 45. Conoce la matriz de riesgo de su proceso % 43 31% 21 15% 11 8% 8 6% 46. Conoce y utiliza los sistemas de información dispuestos por la Institución para el desarrollo de 66 48% 50 36% 14 10% 3 2% 4 3% su proceso. 47. La toma de decisiones se hace con base en los sistemas de información % 58 42% 39 28% 7 5% 0 0% 48. La información generada por su proceso cumple con condiciones de calidad, cantidad, 53 39% 69 50% 10 7% 3 2% 2 1% oportunidad y forma de presentación. TOTAL % % % 296 5% 149 2% 77% 23% 14

15 CONCLUSION COMPONENTE GENERAL Este componente contiene 48 preguntas y contestado por 137 personas y, aunque el resultado de la encuesta general tuvo su mayor número de respuesta en totalmente de acuerdo y de acuerdo (77%), los aspectos en esta opción de respuesta que muestran una buena percepción están: la misión, visión, control a los procesos, planes, programas y proyectos y temas relacionados al diseño de la estructura organizacional, lo que indica que se ha logrado una amplia apropiación de todos los elementos en la Institución, dando cuenta de un sentido de pertenencia por la misma. Los aspectos que sacaron un porcentaje alto dentro de respuesta medianamente de acuerdo, en desacuerdo y totalmente en desacuerdo son: el conocimiento del Plan de Desarrollo Institucional, valores y principios de la institución y los planes de acción; el tema de participación en relación a la medición de indicadores y matriz de riesgo, políticas, directrices rectorales y aspectos en relación a la alta dirección, lo que indica que hay que hacer una mayor capacitación y difusión en estos ítems. Para el análisis del componente general, las preguntas se agruparon por temas, para una mejor comprensión de los resultados arrojados, para los otros componentes las preguntas no fueron agrupadas, ya que las preguntas fueron desarrolladas por procesos. 15

16 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL PROCESO PREGUNTAS PERSONAS 5 TOTALMENTE DE ACUERDO 4 De 3 MEDIANAMENTE DE ACUERDO 2 EN DESACUEDO 1 TOTALMENTE EN DESACUERDO TOTAL 2 Planeación % 63 41% 31 20% 2 1% 0 0% 100% Preguntas 1) 49. La Institución cuenta con una política de Administración del Riesgo 2) 50. La Institución cuenta con un Manual de Gestión del Riesgo 3) 51. La entidad tiene identificados los eventos de riesgo tanto internos como externos que pueden afectar negativa o positivamente el logro de los objetivos institucionales. 4) 52. Se han identificado los riesgos que afectan el cumplimiento de los planes y programas de la entidad. 5) 53. Se han identificado los riesgos que afectan el desarrollo de los procesos de la entidad. 6) 54. Los riesgos de corrupción están claramente identificados, calificados y evaluados en cada proceso. 7) 55. Se han identificado las causas que generan los riesgos en la entidad. 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En TOTAL 2 29% 5 71% 0 0% 0 0% 0 0% 100% 3 43% 4 57% 0 0% 0 0% 0 0% 100% 5 71% 1 14% 1 14% 0 0% 0 0% 99% 3 43% 3 43% 1 14% 0 0% 0 0% 100% 3 43% 3 43% 1 14% 0 0% 0 0% 100% 2 29% 4 57% 1 14% 0 0% 0 0% 100% 3 43% 3 43% 1 14% 0 0% 0 0% 100% 16

17 Preguntas 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En TOTAL 8) 56. Se han identificado los efectos que pueden presentarse si se materializan los riesgos. 9) 57. La entidad tiene priorizados, clasificados y evaluados los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos. 10) 58. La entidad está aplicando acciones con el fin de evitar, reducir, transferir o asumir los riesgos. 11) 59. La entidad cuenta con los recursos para administrar los riesgos. 12) 60. Conoce las orientaciones institucionales para la administración del riesgo. 13) 61. Hay compromiso dela alta dirección para que se implementen acciones que garanticen la efectividad de la administración del riesgo. 14) 62. Están identificados los controles para prevenir los riesgos en la entidad. 15) 63. Los responsables de los procesos realizan periódicamente evaluaciones de riesgos en sus actividades. 16) 64. La entidad cuenta con un Plan de Acción, para monitorear y hacerle seguimiento a los riesgos 17) 65. La entidad cuenta con políticas y procedimientos efectivos para detectar / prevenir los riesgos. 18) 66. Los procesos tienen definidos controles en las actividades críticas para prevenir situaciones de riesgo. 19) 67. La Institución cuenta con indicadores actualizados en todos sus procesos. 3 43% 3 43% 1 14% 0 0% 0 0% 100% 2 29% 3 43% 2 29% 0 0% 0 0% 101% 3 43% 1 14% 3 43% 0 0% 0 0% 100% 1 14% 2 29% 2 29% 2 29% 0 0% 101% 1 14% 1 14% 5 71% 0 0% 0 0% 99% 1 14% 4 57% 2 29% % 2 29% 4 57% 1 14% 0 0% 0 0% 100% 2 29% 3 43% 2 29% 0 0% 0 0% 101% 3 43% 3 43% 1 14% 0 0% 0 0% 100% 2 29% 4 57% 1 14% 0 0% 0 0% 100% 2 29% 4 57% 1 14% 0 0% 0 0% 100% 4 57% 2 29% 1 14% 0 0% 0 0% 100% 17

18 Preguntas 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En TOTAL 20) 68. Los responsables de los procesos realizan periódicamente evaluaciones y seguimientos a los indicadores. 3 43% 3 43% 1 14% 0 0% 0 0% 100% 21) 69. La entidad cuenta con un Plan Operativo Anual de Inversiones-POAI- como un instrumento de programación de la inversión anual, en el cual se relacionan los proyectos de 4 57% 1 14% 2 29% 0 0% 0 0% 100% inversión clasificados por sectores, órganos y programas. 22) 70. Los Planes operativos se formulan en concordancia con el Plan de Desarrollo 4 57% 2 29% 1 14% 0 0% 0 0% 100% Institucional. Total 58 38% 63 41% 31 20,1% 2 1,3% 0 0,0% 100% 79% 21,4%

19 CONCLUSIÓN COMPONENTE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Este componente fue contestado por 7 personas y contiene 22 preguntas, Planeación Institucional es uno de los procesos que tuvo un porcentaje más alto en la opción de respuesta de medianamente de acuerdo (21.4%); esto puede deberse a que muchas de las preguntas no están bajo la gobernabilidad del proceso evaluado; sino que depende de otras instancias. Dentro de los aspectos evaluados en altamente de acuerdo y de acuerdo, se encuentran aspectos en relación a el seguimiento, control y actualización de indicadores, riesgos, existe un Plan Operativo Anual de Inversiones que se formula en concordancia con el Plan de Desarrollo y el cual sirve como instrumento de programación de la inversión anual, el cual se relaciona con los proyectos de inversión. El tema de riesgos es contradictorio en relación a los aspectos calificados en medianamente de acuerdo como lo es en el ítem de la orientación institucional para la administración de los riesgos. De todo esto se concluye a modo general que; aunque el personal encuestado manifiesta estar de acuerdo en que tienen conocimiento de la identificación de riesgos del proceso, no hay control sobre estos. Lo que indica que debe hacerse un trabajo de cultura y seguimiento del riesgo en la institución. 19

20 GESTIÓN DE COMUNICACIONES 3 PROCESO Gestión de Comunicaciones PREGUNTAS PERSONAS 5 TOTALMENTE DE ACUERDO 4 De 3 MEDIANAMENTE DE ACUERDO 2 EN DESACUEDO 1 TOTALMENTE EN DESACUERDO TOTAL % 25 32% 14 18% 3 4% 1 1% 101% PREGUNTAS 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 1) 71. Se cuenta con información sobre la satisfacción de los usuarios frente a la calidad en la prestación de los servicios. 1 25% 2 50% 0 0% 1 25% 0 0% 2) 72. El proceso de PQRSF es insumo para el mejoramiento continuo. 1 25% 1 50% 1 25% 0 0% 0 0% 3) 73. Se han tenido en cuenta las sugerencias realizadas por los servidores de la entidad para el mejoramiento continuo. 4) 74. Las políticas de información han contribuido al fortalecimiento de la imagen institucional. 5) 75. La comunicación interna ha contribuido al fortalecimiento de los resultados de los procesos de la entidad. 6) 76. Los mecanismos internos de comunicación han contribuido al logro de los objetivos institucionales. 7) 77. Los servidores de la entidad han recibido capacitación sobre mecanismos de participación ciudadana y estrategias para informar a la ciudadanía sobre la gestión de la entidad. 8) 78. Los procesos de rendición de cuentas se han constituido en un mecanismo de comunicación e intercambio de información entre la entidad y la ciudadanía. 9) 79. Se informa a la ciudadanía acerca de los mecanismos de participación que pueden utilizar frente a la entidad. 2 50% 1 25% 1 25% 0 0% 0 0% 1 25% 1 25% 2 50% 0 0% 0 0% 0 0% 2 50% 1 25% 0 0% 1 25% 3 75% 1 25% 0 0% 0 0% 0 0% 2 50% 0 0% 1 25% 1 25% 0 0% 2 50% 2 50% 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% 2 50% 2 50% 0 0% 0 0% 20

21 PREGUNTAS 10) 80. La información de la entidad relacionada con los programas, servicios, obras, contratos o administración de recursos se han puesto a disposición permanente de la ciudadanía. 11) 81. Los medios de comunicación contribuyen a la retroalimentación para el mejoramiento continuo. 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 3 75% 1 25% 0 0% 0 0% 0 0% 3 75% 1 25% 0 0% 0 0% 0 0% 12) 82. La Institución cuenta con diferentes medios para dar a conocer a tiempo, la información actual e importante de la Entidad. 13) 83. Independiente de los medios internos de divulgación, la Institución dispone permanentemente de información a través de medios masivos de comunicación. 14) 84. Los medios que utiliza la institución para comunicarse con la comunidad universitaria son adecuados. 15) 85. El correo electrónico institucional es un medio útil para que fluya la información en la institución. 16) 86. El correo electrónico institucional es una herramienta para que la comunidad en general obtenga información oportuna y suficiente. 2 50% 2 50% 0 0% 0 0% 0 0% 2 50% 1 25% 0 0% 1 25% 0 0% 3 75% 0 0% 1 25% 0 0% 0 0% 2 50% 1 25% 1 25% 0 0% 0 0% 1 25% 2 50% 1 25% 0 0% 0 0% 17) 87. La página web es un medio eficaz para conocer acerca de la dinámica institucional. 3 75% 1 25% 0 0% 0 0% 0 0% 18) 88. En la página web se encuentra información clave de la institución. 3 75% 3 75% 1 25% 0 0% 0 0% 19) 89. A través de la página web de la Institución se desarrollan procesos académicos y administrativos de manera eficiente. 2 50% 0 0% 2 50% 0 0% 0 0% TOTAL 36 46% 24 31% 14 18% 3 4% 1 1% 77% 23% 78 21

22 CONCLUSION COMPONENTE GESTIÓN DE COMUNICACIONES Este componente fue contestado por 4 personas y contiene 19 preguntas, según resultados de la encuesta obtuvo en la opción de respuesta de totalmente de acuerdo y de acuerdo (77%); dentro de los aspectos que fueron evaluados en estas opciones de respuesta están, los mecanismos de comunicación utilizados para poner la dinámica institucional a disposición de la ciudadanía, estudiantes y comunidad universitaria en general, esto evidencia en términos generales una satisfacción con respecto al mejoramiento continuo, el insumos de atención en Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y/o Felicitaciones es un insumo fundamental para el mejoramiento continuo y en la difusión de la diferente información, se han aplicado diferentes mecanismos de participación ciudadana y estrategias para informar a la ciudadanía sobre la gestión de la entidad y mejorar la comunicación y estrategias con los servidores para informar la gestión de la entidad, hay mayor difusión de información relacionada con los programas, servicios, obras, contratos o administración de recursos para la disposición permanente de la ciudadanía. Sin embargo, en la opción de respuesta de medianamente, en desacuerdo y totalmente en desacuerdo (23%), hay algunos aspectos que fueron calificados con un porcentaje alto, los aspectos que fueron evaluados en estas opciones de respuesta, se encuentra: mejorar las políticas de información que contribuyan al fortalecimiento de la imagen institucional, contar con información con respecto a la satisfacción de los usuarios. 22

23 GESTIÓN DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA 4 PROCESO Tecnología e Informática PREGUNTAS PERSONAS 5 TOTALMENTE DE ACUERDO 4 De 3 MEDIANAMENTE DE ACUERDO 2 EN DESACUEDO 1 TOTALMENTE EN DESACUERDO TOTAL % 72 33% 10 5% 2 1% 1 0% 100% TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 1) 90. Los sistemas de información de la Institución permiten el cruce de información y servicios entre los procesos. 2) 91. El proceso de Tecnología fomenta la innovación y la utilización de nuevas herramientas informáticas para mejorar los procesos institucionales. 2 22% 3 33% 3 33% 1 11% 0 0% 7 78% 2 22% 0 0% 0 0% 0 0% 23

24 TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 3) 92. El proceso de Tecnología informa a todos los implicados en los cambios de los procesos con tiempo suficiente. 4) 93. Está debidamente instalado y con licencia el software adquirido por la Institución. Los software adquiridos por la Institución están debidamente instalados y cuentan con las licencias respectivas. 5) 94. El proceso de Tecnología e Informática ha elaborado un plan de contingencia para garantizar la continuidad de las operaciones de los sistemas de información en el caso de que se presente algún evento. 6) 95. En el proceso de Tecnología e Informática existe un procedimiento para el respaldo y recuperación de la información que se encuentra almacenada en los servidores. 7) 96. El proceso de Tecnología e Informática verifica previamente que los nuevos desarrollos de los sistemas de información y modificaciones a los existentes son compatibles, escalables e interoperables con los existentes. 8) 97. El proceso de Tecnología e Informática verifica que haya seguridad de acceso al personal autorizado que comprenda registro de altas, actualizaciones y bajas de usuarios. 9) 98. El proceso de Tecnología e Informática cumple con los tiempos establecidos para la solución a los requerimientos de los usuarios de la Institución. 6 67% 2 22% 1 11% 0 0% 0 0% 6 67% 3 33% 0 0% 0 0% 0 0% 5 56% 4 44% 0 0% 0 0% 0 0% 6 67% 3 33% 0 0% 0 0% 0 0% 7 78% 2 22% 0 0% 0 0% 0 0% 6 67% 3 33% 0 0% 0 0% 0 0% 3 33% 6 67% 0 0% 0 0% 0 0% 24

25 TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 10) 99. El proceso de Tecnología e Informática participa constantemente en actividades de actualización o innovación de herramientas o aplicativos tecnológicos. 11) 100. El proceso de Tecnología e Informática cuenta con políticas de actualización y mantenimiento de los equipos tecnológicos y aplicaciones. 12) 101. El proceso de Tecnología e Informática está mejorando sus procesos con el fin de optimizar los tiempos de respuesta en la prestación del servicio. 13) 102. El proceso de Tecnología e Informática mediante el Área de Medios Educativos brinda con eficiencia los servicios propuestos para este fin. 14) 103. El Área de Medios Educativos hace cumplir las directrices y políticas establecidas por la alta dirección y tiene soporte de ello. 15) 104. El Área de Medio Educativos presta con eficiencia el apoyo a las diferentes facultades de la Institución en eventos internos y externos. 16) 105. Conoce el proceso de Tecnología e Informática las medidas a tomar respecto a la seguridad y posibles desastres. 17) 106. El proceso de Tecnología e Informática tiene por escrito planes de contingencia y seguridad y se hacen conocer a los empleados de la organización. 6 67% 3 33% 0 0% 0 0% 0 0% 6 67% 3 33% 0 0% 0 0% 0 0% 8 89% 1 11% 0 0% 0 0% 0 0% 6 67% 3 33% 0 0% 0 0% 0 0% 3 33% 6 67% 0 0% 0 0% 0 0% 6 67% 3 33% 0 0% 0 0% 0 0% 7 78% 1 11% 1 11% 0 0% 0 0% 4 44% 3 33% 2 22% 0 0% 0 0% 25

26 TECNOLOGÍA E INFORMATICA 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 18) 107. El proceso de Tecnología e Informática tiene implementada por escrito una política sobre derechos de propiedad intelectual para el software desarrollado en la entidad. 19) 108. Ha elaborado el proceso de Tecnología e Informática una estructura para designar formalmente los propietarios de los datos. Sus funciones y responsabilidades. 20) 109. El proceso de Tecnología e Informática, ha elaborado un procedimiento mediante el cual los usuarios son identificados mediante código de seguridad. 21) 110. El proceso de Tecnología e Informática, ha organizado el procedimiento para que el computador verifique el código asignado a las terminales para asegurar que se utilizan con la debida autorización. 22) 111. El proceso de Tecnología e Informática ha documentado los cambios que se realizan a los sistemas de información. 23) 112. El proceso de Tecnología e Informática, ha documento procedimientos escritos acerca de la seguridad de la base de datos (protección de las base de datos contra destrucción accidental o deliberada, y de acceso no autorizados) 2 22% 6 67% 1 11% 0 0% 0 0% 5 56% 3 33% 1 11% 0 0% 0 0% 5 56% 3 33% 0 0% 0 0% 1 11% 6 67% 2 22% 0 0% 1 11% 0 0% 5 56% 3 33% 1 11% 0 0% 0 0% 7 78% 2 22% 0 0% 0 0% 0 0% 26

27 TECNOLOGÍA E INFORMATICA 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 24) 113. El proceso de Tecnología e Informática bloquea el acceso de los usuarios a las partes de la base de datos que no son necesarias para su trabajo. 7 78% 2 22% 0 0% 0 0% 0 0% TOTAL % 72 33% 10 5% 2 1% 1 0% 94% 6% 27

28 CONCLUSIÓN DE COMPONENTE DE TECNOLOGIA E INFORMÁTICA Este componente fue contestado por 9 personas y contiene 24 preguntas, Tecnología e Informática es uno de los componentes con mayores aspectos en totalmente de acuerdo y de acuerdo (94%); Los aspectos que sobresalen en esta opción de respuesta están: El fomento a la innovación y utilización de herramientas informáticas que ha tenido el proceso de tecnología, mejoramiento en relación a los tiempos de respuesta para la prestación del servicio, la documentación de procedimientos escritos y protección de acceso a las bases de datos y las medidas a tomar con respecto a la seguridad y posibles desastres, organización y claridad en todos los aspectos del área, se fomenta y se utilizan nuevas herramientas informáticas para mejorar los procesos institucionales, se informa a tiempo los cambios en los procesos, los software de la institución están debidamente instalados y cuentan con las licencias respectivas, además existe un plan de contingencia para garantizar la continuidad de las operaciones de los sistemas de información en el caso de que se presente algún evento, existe respaldo y recuperación de la información que se encuentra almacenada en los servidores, existe tiempo establecido para la solución a los requerimientos de los usuarios de la institución, actualización e innovación de herramientas tecnológicas, en términos generales hay recursos para innovaciones tecnológicas y se cumple con las directrices establecidas por la alta dirección En medianamente de acuerdo y en desacuerdo y totalmente en desacuerdo; los aspectos a mejorar son: los sistemas de información de la institución para que se permita el cruce de información, verificación y servicios entre los procesos. 28

29 7. GESTIÓN FINANCIERA 5 PROCESO Gestión Financiera PREGUNTAS PERSONAS 5 TOTALMENTE DE ACUERDO 4 De 3 MEDIANAMENTE DE ACUERDO 2 EN DESACUEDO 1 TOTALMENTE EN DESACUERDO TOTAL % % 7 2% 2 1% 1 0% 101% PREGUNTAS 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 1) 106. Las compras e inversiones están aprobadas por el Comité de Contratación. 2) 107. La información contable, presupuestal y financiera generada se presenta de acuerdo a la normatividad vigente y se rinde de manera oportuna. 8 53% 6 40% 1 7% 0 0% 0 0% 14 93% 1 7% 0 0% 0 0% 0 0% 3) 108. Se prepara la información teniendo en cuenta los requerimientos de los diferentes entes de control % 2 13% 0 0% 0 0% 0 0% 29

30 PREGUNTAS 4) 109. La entidad aplica el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) y demás normas técnicas contables para el registro de sus operaciones. 5) 110. Se elabora y actualiza permanentemente el inventario de bienes, muebles e inmuebles. 6) 111. La institución cuenta con mecanismos de planificación financiera. 7) 112. Los recursos obtenidos, los intereses y dividendos, se aplican y registran en forma oportuna y en las cuentas apropiadas. 8) 113. Las actividades de tesorería que son base para el cálculo de impuestos tienen controles para verificar que se realicen de forma correcta. 9) 114. Para los pagos electrónicos la entidad cuenta con mínimo dos claves para la transacción (preparador y ordenador). 10) 115. Se encuentran registrados todas las propiedades, planta y equipo. 11) 116. La entidad aplica el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) y demás normas técnicas contables para el registro de sus operaciones. 12) 117. Se Concilian las operaciones reciprocas con las entidades públicas que se efectuaron transacciones. 13) 118. Los cheques para realizar pagos contempla la obligatoriedad de dos firmas (preparador y ordenador). 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 14 93% 1 7% 0 0% 0 0% 0 0% 4 27% 10 67% 1 7% 0 0% 0 0% 10 67% 5 33% 0 0% 0 0% 0 0% 9 60% 5 33% 0 0% 1 7% 0 0% 11 73% 3 20% 1 7% 0 0% 0 0% 13 87% 2 13% 0 0% 0 0% 0 0% 7 47% 6 40% 2 13% 0 0% 0 0% 14 93% 1 7% 0 0% 0 0% 0 0% 9 60% 6 40% 0 0% 0 0% 0 0% 14 93% 1 7% 0 0% 0 0% 0 0% 30

31 PREGUNTAS 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 14) 119. Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja (consignados). 15) 120. Se evalúan los servicios prestados por los proveedores. 16) 121. Se elabora y actualiza permanentemente el inventario de bienes, muebles e inmuebles. 17) 122. La institución cuenta con mecanismos de planificación financiera 18) 123. El presupuesto de gasto es desagregado de acuerdo con prioridades institucionales. 19) 124. La elaboración del presupuesto se hace teniendo en cuenta las necesidades y tomando como referente el Plan de Desarrollo, Plan Operativo Anual de Inversiones, planes de mejoramiento institucional. 20) 125. La entidad utiliza el Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP) como un instrumento de referencia para la elaboración del presupuesto anual. 21) 126. La entidad cuenta con políticas para la racionalización del gasto púbico % 3 20% 0 0% 0 0% 0 0% 3 20% 10 67% 1 7% 1 7% 0 0% 4 27% 10 67% 1 7% 0 0% 0 0% 10 67% 5 33% 0 0% 0 0% 0 0% 11 73% 4 27% 0 0% 0 0% 0 0% 10 67% 5 33% 0 0% 0 0% 0 0% 6 40% 9 60% 0 0% 0 0% 0 0% 8 53% 7 47% 0 0% 0 0% 0 0% 22) 127. La entidad cuenta con un Plan Financiero, como un instrumento de planificación y Gestión Financiera, que tenga como base las operaciones efectivas, en consideración a las previsiones de ingresos y gastos, déficit y su financiación es compatible con el Programa Anual de Caja - PAC. 9 60% 6 40% 0 0% 0 0% 0 0% TOTAL % % 7 2% 2 1% 0 0% 97% 3% 31

32 CONCLUSIÓN COMPONENTE GESTION FINANCIERA Este componente fue contestado por 15 personas y contiene 22 preguntas, El componente de Gestión Financiera en opciones de respuesta de totalmente de acuerdo, de acuerdo según encuesta obtuvo un (97%), en estas opciones de respuesta se resalta, existe mecanismos de planificación financiera, la información contable, financiera y presupuestal generada está de acuerdo a la normatividad y técnicas contables vigentes, la cual es generada de manera oportuna y teniendo en cuenta los requerimientos de los entes de control; existen controles en los procesos, también se destaca, la seguridad manejada por la institución para los pagos y manejo de cheques, se refleja que la gestión del proceso financiero es hecho de acuerdo a las prioridades institucionales, necesidades y de acuerdo a los distintos referentes de la institución como el Plan de Desarrollo, Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI, Marco Fiscal de Mediano Plazo y planes de mejoramiento en su planificación y en pro de la racionalización del gasto público, se elabora y actualiza permanentemente el inventario de bienes, muebles e inmuebles, se concilia la información periódicamente, existe coherencia entre el presupuesto y el Plan de Desarrollo, la entidad utiliza el Marco fiscal de Mediano Plazo (MFMP) como instrumento de referencia para la elaboración del presupuesto anual. En Medianamente de acuerdo, En desacuerdo y Totalmente en (3%); los aspectos a mejorar son: Los intereses y dividendos, no se aplican y registran en forma oportuna y en las cuentas apropiadas. No se hace evaluación de los servicios prestados por los proveedores. 32

33 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 6 PROCESO Gestión del Talento Humano PREGUNTAS PERSONAS 5 TOTALMENTE DE ACUERDO 4 De 3 MEDIANAMENTE DE ACUERDO 2 EN DESACUEDO 1 TOTALMENTE EN DESACUERDO % 27 32% 4 5% 0 0% 0 0% 100% TOTAL PREGUNTAS 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 1) 136. El proceso de Gestión del Talento Humano identifica de manera sistemática las capacidades del personal (conocimientos y comportamientos requeridos) que son indispensables para el desarrollo del trabajo en el proceso encargado. 2) 137. El proceso de Gestión del Talento Humano contrasta los conocimientos y competencias del personal con los necesarios para el desarrollo de la gestión de los procesos, y se diseñan, desarrollan y fomentan, las actividades de formación para el personal. 3) 138. Se imparten actividades de formación y se trasladan las necesidades a la Oficina de Talento Humano. 4) 139. El proceso de Gestión del Talento Humano evalúa el impacto que la formación ha tenido en la mejora de la capacitación de las personas en el desarrollo de su trabajo. 5) 140. Los diferentes procesos promueven actuaciones que fomenten la participación del personal, en acciones de mejora, y proporciona la suficiente autonomía para llevarlos a cabo. 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% 1 33% 2 67% 0 0% 0 0% 0 0% 1 33% 1 33% 1 33% 0 0% 0 0% 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% 6) 141. El proceso de Gestión del Talento Humano, hace seguimiento al cumplimiento de las evaluaciones exigidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% 33

34 PREGUNTAS 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 7) 142. Existen diversos canales de comunicación entre los diferentes procesos que garanticen el dialogo 8) 143. El diseño de los perfiles corresponde a la razón de ser de los cargos o empleos de la entidad. 9) 144. Los procesos de inducción permiten que el nuevo servidor conozca la cultura de la entidad y todo lo relacionado con el ejercicio y sus funciones. 10) 145. El proceso de Gestión del Talento Humano realiza diagnóstico sobre los requerimientos de personal para el desarrollo de sus planes, programas, proyectos o procesos. 11) 146. Los procesos de re-inducción permiten la actualización de todos los servidores en las nuevas orientaciones técnicas y normativas que afectan el que hacer institucional de la entidad. 12) 147. El proceso de Gestión del Talento Humano, vela por el cumplimiento de la adopción anual de un plan institucional de formación y capacitación. 13) 148. El proceso de Gestión del Talento Humano consulta a los servidores sobre sus necesidades de capacitación, a través de encuestas o reuniones de trabajo. 14) 149. La capacitación recibida por la entidad contribuye al desarrollo de conocimientos y capacitación para un mejor desempeño en el puesto de trabajo. 15) 150. El proceso de Gestión del Talento Humano adopta y ejecuta programas de bienestar social laboral. 16) 151. El proceso de Gestión del Talento Humano adopta un plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios. 0 0% 3 100% 0 0% 0 0% 0 0% 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% 1 33% 1 33% 1 33% 0 0% 0 0% 1 33% 2 67% 0 0% 0 0% 0 0% 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% 34

35 PREGUNTAS 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 17) 152. El proceso de Gestión del Talento Humano tiene o está diseñando un sistema institucional de evaluación del desempeño que cumpla las orientaciones legales y criterios dados por la Comisión 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% Nacional del Servicio Civil. 18) 153. Los resultados de las evaluaciones del desempeño sirven de insumo para programar acciones de capacitaciones y desarrollo de los 1 33% 1 33% 1 33% 0 0% 0 0% servidores. 19) 154. La entidad cuenta con mecanismos internos y/o externos para la selección de servidores del nivel gerencial. 1 33% 1 33% 1 33% 0 0% 0 0% 20) 155. Los manuales de funciones orientan los procesos académicos y administrativos 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% 21) 156. Los procesos de inducción le facilitaron a los nuevos servidores conocer la cultura organizacional de la entidad y el ejercicio 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% de sus funciones. 22) 157. Los procesos de re-inducción han permitido la actualización de todos los funcionarios en las nuevas orientaciones técnicas y 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% normativas que afectan el quehacer institucional. 23) 158. La vinculación de los servidores responde a los requerimientos de los empleos. 1 33% 2 67% 0 0% 0 0% 0 0% 24) 159. El proceso de Gestión del Talento Humano vela porque la Institución implemente el plan de formación y capacitación. 25) 160. Los servidores de la Institución fueron consultados sobre sus necesidades de capacitación y formación 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% 26) 161. Ha mejorado el desempeño en el puesto de trabajo debido a la capacitación recibida por la Institución. 1 33% 2 67% 0 0% 0 0% 0 0% 27) 162. La entidad adoptó y ejecutó programas de bienestar social laboral. 28) 163. La entidad implementó el plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios. 2 67% 1 33% 0 0% 0 0% 0 0% TOTAL 53 63% 27 32% 4 5% 0 0% 0 0% 95% 5% 35

36 CONCLUSÓN COMPONENTE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO componente fue contestado por 3 personas y contiene 28 preguntas, El componente de Talento Humano en opciones de respuesta de totalmente de acuerdo, de acuerdo según encuesta obtuvo un 95%, ya que se cumplen con todas las directrices establecidas por los entes de control y Función Pública, toda vez que se está dando cumplimiento con la normatividad vigente, con las actividades de formación, inducción y reinducción, con el fin de que todo el personal que labora en la institución conozca la cultura de la entidad y todo lo relacionado con el ejercicio y las funciones, el aspecto que resalto en esta opción de respuesta es con respecto al tema de capacitaciones en torno a que estas han sido consultadas según necesidades, han contribuido al conocimiento en mejora del desempeño; ejecutando el proceso programas de bienestar social laboral, plan de incentivos y de formación; además se evidencia según resultados una adecuada gestión en el proceso de identificación de las capacidades y perfiles indispensables para el proceso encargado y útiles en el diseño y fomento en las actividades de formación para el personal, la capacitación programada y recibida contribuye al desarrollo de conocimientos y capacitación para un mejor desempeño en el puesto de trabajo, se adopta y ejecuta planes y programas de bienestar laboral, existe un plan de incentivos. La inducción y re-inducciones reflejan según resultados, que estas permiten la actualización de los servidores y conocimiento con respecto a la cultura de la entidad. En medianamente de acuerdo, en desacuerdo y totalmente en desacuerdo (5%); resaltó el tema de evaluaciones de impacto de la formación de las personas para el desarrollo de su trabajo y de uso de las evaluaciones de desempeño para ser utilizadas como insumo en la capacitación de servidores y; de requerimientos de personal para el desarrollo de planes, programas, proyectos o procesos y selección de personal gerencial. 36

37 CONTROL INTERNO PROCESO PREGUNTAS PERSONAS 5 TOTALMENTE DE ACUERDO 4 De 3 MEDIANAMENTE DE ACUERDO 2 EN DESACUEDO 1 TOTALMENTE EN DESACUERDO 7 Control Interno % 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% 100% TOTAL CONTROL INTERNO 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 1) 164. El programa de auditoría se socializo en el comité coordinador de control interno y calidad y fue aprobado por el mismo 2) 165. Los procedimientos en los que participa están diseñados, documentados y comprendidos 3) 166. Los procedimientos diseñados son efectivos para desarrollar las funciones y alcanzar los objetivos y metas. 4) 167. El proceso realiza difusión de los principios MECI. 5) 168. El proceso tiene definidos controles en las actividades críticas para prevenir situaciones de riesgo 6) 169. Los controles definidos por el proceso han contribuido a reducir los riesgos. 7) 170. Existen indicadores para medir la efectividad del proceso y se realizan mediciones periódicas para tomar los correctivos necesarios. 8) 171. El proceso socializa los informes de auditoría con los líderes de proceso y subproceso auditados. 9) 172. Se discuten todos los asuntos evidenciados en el desarrollo de la auditoria con el líder del proceso auditado, antes de emitir el informe final. 37

38 CONTROL INTERNO 5 Totalmente de 4 De 3 Medianamente de 2 En 1 Totalmente En 10) 173. El proceso socializa con la alta dirección los informes de auditoría interna y hace énfasis en las debilidades que ponen el riesgo el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales. 11) 174. Los informes son emitidos en forma electrónica a las partes interesadas. 12) 175. El proceso cuenta con un plan de mejoramiento institucional, que da respuesta a las observaciones del órgano de control, a las recomendaciones de la Oficina de Control Interno y a las acciones de mejora de las auditorias de calidad. 13) 176. Las estrategias planteadas han sido efectivas para hacer frente a los hallazgos encontrados por los órganos de control. 14) 177. Las acciones de mejoras planteadas son pertinentes para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. 15) 178. El cumplimiento de los planes de mejoramiento ha contribuido al fortalecimiento de la cuenta o a mejorar la calificación obtenida por parte de los órganos de control. 16) 179. Conoce el resultado frente al fortalecimiento de la cuenta para la última vigencia evaluada por la Contraloría General. 17) 180. Conoce los planes de mejoramiento por proceso que la Institución tiene definidos. 18) 181. La Oficina de Control interno, realiza recomendaciones a los planes de mejoramiento de los procesos. 19) 182. La oficina de Control Interno realiza seguimiento a las acciones determinadas en los planes de mejoramiento. 20) 183. Los planes de mejoramiento por proceso guardan coherencia con el desarrollo de las estrategias de mejoramiento institucional. 21) 184. Los planes de mejoramiento individual se encuentran establecidos. 22) 185. Las acciones de mejora implementadas han fortalecido el proceso sujeto de auditoría. 23) 186. El proceso de seguimiento a los planes de mejoramiento esta formalizado e inmerso en el proceso de Control Interno para garantizar el cumplimiento de las acciones de mejora acordadas. 38

39 CONCLUSIÓN COMPONENTE CONTROL INTERNO Este componente fue contestado por 3 personas y contiene 23 preguntas, de los 12 componentes evaluados, control Interno es el proceso que saco en totalmente de acuerdo el 100% de las 23 preguntas por las que está compuesto la encuesta. Se destaca que el proceso tenga estrategias planteadas frente a los posibles riesgos, socialice los programas de auditoría y acciones de mejoramiento a los diferentes procesos y alta dirección, realice seguimiento a las acciones de los planes de mejoramiento en relación a las observaciones del órgano de control, este documentado, actué bajo procedimientos de normatividad MECI etc. Según los resultados de la encuesta este es altamente efectivo institucionalmente en pro del cumplimiento de los objetivos y fortalecimiento de los procesos. Existe una buena programación en el programa de auditoria, los procedimientos diseñados son efectivos para desarrollar las funciones, alcanzar objetivos y metas, se cumple con la normatividad MECI, están definidos controles en las actividades críticas para prevenir situaciones de riesgo, son socializados los informes de auditoría con los líderes de procesos y subprocesos auditados, existe un plan de mejoramiento institucional que da respuesta a las observaciones del órgano de control, se plantean acciones de mejora pertinentes para el cumplimiento de los objetivos de la Institución y fortalecimiento de cada uno de los procesos. 39